1 TILBUDSINNBYDELSE - INNFORDRINGSTJENESTER Nes kommune innbyr til åpen anbudskonkurranse under nasjonalterskelverdi på kjøp og levering av innfordringstjenester. Anskaffelsen skal gi kommunen den mest prisgunstige avtalen og på samme tid en hensiktsmessig og moderne innfordringstjeneste. 1.1 Oppdragsgivers kontaktperson Øystein Seland Nes kommune Postboks 114 2151 Årnes Oystein.seland@nes-ak.komune.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. 1.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av Rammeavtale for kjøp av Innfordringstjenester 1.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort på Nes kommunes hjemmesider www.nes-ak.kommune.no 2 KVALIFIKASJONSKRAV Tilbyderen skal ha ordnede forhold mht. innkassobevillingen, skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling og skal ha et fungerende HMS-system. Skatteattest, merverdiavgiftattest og HMS-egenerklæring kreves vedlagt tilbudet. 3 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det mest fordelaktige basert på følgende kriterier: Tildelingskriterier: Vekting: Kvalitet, leveranse og IT-løsninger 40 Service og kompetanse 30 Pris 30 3.1 Vektingsmodell Alle tildelingskriterier blir vurdert etter en poengskala fra 1-10, hvor 10 poeng gis til beste leverandør.
3.2 Kvalitet, leveranse og IT-løsninger Det vil bli lagt særlig vekt på: 1. Løsning av arbeidsprosesser 2. Valg av innfordringsløyper 3. Avvikshåndtering 4. Løsningsgrad 5. Leverandørens tekniske løsninger 3.3 Service og kompetanse Følgende områder vil ha betydning: 1. Samhandling mellom leverandør og Nes kommune 2. Samhandling mellom leverandør og debitor 3. Rapportering 4. Løsninger med hensyn til oppgjør og overføring av innkasserte midler 5. Kompetanseutvikling og opplæring for ansatte i Nes (opplæring i innfordringstjenester, deltagelse på fagdager, brukerseminarer o.l.) 3.4 Pris 1. Alle priser og kostnader for Nes kommune skal oppgis. 2. Leverandøren skal spesifisere kostnader og inntekter, og på hvilket tidspunkt i innfordringsprosessen de påløper og når de kommer til inntekt for kommunen. 3. Leverandøren skal beskrive oppdragsgivers muligheter for tilbakekalling av sak uten begrunnelse og på hvilket tidspunkt eventuelle kostnader inntreffer. 4. Leverandøren skal spesifisere eventuelle kostnader for rapportering og statistikkopplysninger ut over standard. 5. Leverandøren skal beskrive sine rutiner for behandling av gebyr, i de tilfeller der kommunen har tillagt gebyr ved egen innfordring på et tidligere tidspunkt. 6. Leverandøren skal oppgi priser for kompetanseutvikling og opplæring 7. Leverandøren skal oppgi pris for kredittopplysningstjenester. Alle priser oppgis i NOK eks. mva. 4 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Tilbudet skal leveres/sendes til: Nes kommune, økonomiavdelingen Postboks 114 2151 Årnes Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, Innfordringstjenester v/øystein Seland. Åpnes kun av adressat Frist for å komme med tilbud er satt til: 16.10.2013
5 Anbudets omfang og innhold Kommunens fakturaproduksjon er samlet på ca. 58.000 pr år. fordelt på følgende områder: Tall for 2012 Type krav Årsbasis (ca antall) Hyppighet Barnehage/SFO/Husleie 9.300 Månedlig Kulturskole 500 Halvårlig Kommunale avgifter 37.000 Kvartalsvis Pleie og omsorg 8.300 Månedlig Diverse krav 3.000 Månedlig Sum 58.100 Alle fakturaene er formuerettslige pengekrav i kategorien vederlagskrav. Innfordring overfor mindreårige (personer under 18 år) faktureres foresatte. I 2012 ble det oversendt 1441 nye saker til inkasso. Omfang og volum er kun et estimat og ikke forpliktende for Nes kommune.
Unntatt offentlighet, off.lovens 13, jfr. forvaltningslovens 13 Utkast til RAMMEAVTALE Denne rammeavtale er inngått mellom Nes kommune Postboks 114, 2051 Årnes og Avtalen gjelder kjøp og levering av innfordringstjenester Avtaleperiode 3 år med mulighet til forlengelse 1+1 år For Nes kommune For leverandøren
For denne rammeavtalen gjelder Standard avtalevilkår for Nes kommune (heretter kalt standardvilkår) med de endringer og suppleringer som følger av denne rammeavtalen. 1 Avtalen 1.1. Avtalen består av følgende dokumenter: a) Rammeavtale (dette dokument) b) Konkurransegrunnlag c) Standard avtalevilkår e) Leverandørens tilbud Ved motstrid gjelder dokumentene i ovennevnte rekkefølge. 2. Avtalens omfang 2.1. Avtalen gjelder kjøp og levering av: Innfordringstjenester Avtaleperiode: 3 år 2.2. Nes kommune har ensidig rett til å prolongere avtalen med inntil 1+1 år. Utløsing av opsjonen skal skje senest 3 måneder før avtalens utløp og for ett år av gangen. 3. Produktendringer 3.1. Hvis produkter som omfattes av kontrakten skal endres eller utgå av produksjon, skal Kunden informeres umiddelbart. Ved lansering av ny produkter i avtaleperioden, skal tilbud sendes Nes kommune. Prisstrukturen på nye produkter skal ikke være dårligere enn på de produktene som allerede omfattes av avtalen. Nes kommune vil ta stilling til om de tilbudte produkter skal omfattes av gjeldende avtale. 3.2. Om nye produkter lanseres eller erstatter andre i avtaleperioden, skal de leveres i henhold til gjeldende avtalevilkår og etter samme prisstruktur / kalkyle. 4. Prisendring 4.1. Prisene skal være faste i hele avtaleperioden. 4.2. Krav om prisendringer i avtaleperioden kan framsettes dersom de skyldes eksterne forhold, herunder offentlige avgifter, regelverk mv. 4.3. Eventuelle krav om prisendringer skal begrunnes og dokumenteres skriftlig minst 2 måneder før ikrafttredelse, og kan ikke settes i kraft før Kunden har godkjent prisendringen. 4.4. Eventuelle prisøkninger skal ivareta de rabatter Nes kommune er innrømmet i forhold til offisielle prislister. 4.5. Hvis prisene på avtalte produkter faller i perioden, skal leverandøren uoppfordret gjøre de reduserte prisene gjeldende for Nes kommune.