SKIPTVET KOMMUNE Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Herredshuset : 27.10.2009 Tid: 15.00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til tlf. 69806000 - servicekontoret Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaknr.: Side: Tittel 72/09 09/947 REFERATER 3 73/09 09/888 MØTEPLAN 2010 4 74/09 09/938 SAMARBEIDSAVTALE MED ASKIM KOMMUNE OM SKATTEOPPKREVING 5 75/09 09/940 AVTALE MED STATSBYGG OM GANG-/SYKKELVEG MELLOM OMSORGSSENTERET VED ENGSKLEIVAVEIEN OG KIRKELUND SKOLE 7 76/09 09/941 E-VALG 2011-PROSJEKTET - INVITASJON OM Å SØKE OM DELTAKELSE 9 77/09 09/943 TOMTESALG TIL PER HAUGEN SØKNAD OM ENDREDE BETINGELSER 11 78/09 09/947 AKTUELLE ORIENTERINGER 12
79/09 09/947 ÅPEN POST 13 BUDSJETT 2010 GJENNOMGANG AV RÅDMANNENS FORSLAG Skiptvet, den 20.10.2009 Svein Olav Agnalt Ordfører Kjell Eivind Solberg rådmann
SKIPTVET KOMMUNE Sak 72/09 REFERATER Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 09/947 72/09 Formannskapet 27.10.2009 32/09 Brev fra biskopen i Borg Bispedømme Bispevisitas til Skiptvet i uke 10/2010 33/09 Brev fra Fylkesmannen i Østfold omgjøring av vedtak om å øke antall skytedager på Hestehagen Skytebane. 34/09 Fra skatteoppkreveren - Notat om skatteinngangen per 30.09.09 og innkommet skatt i september. 35/09 Brev fra Spydeberg kommune nyvalg av ordfører og varaordfører 36/09 fra Los ungdomsutvalg i Østfold lærlingeplasser 2010. 37/09 Fra Kirkens SOS søknad om støtte 38/09 Fra Securitas kontrollrapport Glenntangen Camping Side 3 av 13
SKIPTVET KOMMUNE Sak 73/09 MØTEPLAN 2010 Saksbehandler: Kjell Liborg Arkivsaksnr.: 09/888 C83 69/09 Formannskapet 06.10.2009 73/09 Formannskapet 27.10.2009 Vedlegg: Møteplan for 2010 Saksutredning: Vedlagt følger forslag til møteplan for 2010. Det er lagt opp til å følge samme rutiner som for inneværende år. Møter i alle utvalgene legges i hovedsak til tirsdager. For Næring og teknikk som har to hovedutvalg, så må møtene fordeles på hhv tirsdag og onsdag da begge utvalgene har møte samme uke. Gruppemøtene er lagt til mandag før hovedutvalgsmøter og kommunestyremøter. Dette er opp til det enkelte parti. Planen må sees på som foreløpig, og det vil muligens være behov for endringer i løpet av året. Formannskapsmøtene begynner kl. 1500, hovedutvalgsmøter og kommunestyremøter begynner kl. 1830. 20.10.2009 Etter formannskapets behandling av saken i møte 6. oktober er det tatt inn de endringene som det ble bedt om. Justert møteplan vedlegges. INNSTILLING: Møteplan for 2010 vedtas Side 4 av 13
SKIPTVET KOMMUNE Sak 74/09 SAMARBEIDSAVTALE MED ASKIM KOMMUNE OM SKATTEOPPKREVING Saksbehandler: Kjell Liborg Arkivsaksnr.: 09/938 74/09 Formannskapet 27.10.2009 / Kommunestyret Vedlegg: Forslag til samarbeidsavtale Utkast budsjett 2010 Kommuneloven 28 b. Bakgrunn: Skatteoppkreveren i Skiptvet gikk av med pensjon i mai 2009. Siden da har Askim kommune forestått skatteoppkrevingen på vegne av Skiptvet kommune da det var en utredning på gang om felles skatteoppkreverkontor for kommunene Hobøl, Spydeberg, Askim og Skiptvet. I denne saken har som kjent Hobøl og Spydeberg gått sammen om felles skatteoppkreverkontor. Saksutredning: Det er utarbeidet forslag til samarbeidsavtale med Askim kommune om skatteoppkreverfunksjonen. Avtalen spesifiserer samarbeidet mellom kommunene og rapportering om driften av kontoret og skatteinngangen. Det vises til vedlagte samarbeidsavtale. Kontoret vil hete: Skatteoppkreverkontoret for Askim og Skiptvet kommuner. Juridiske forhold: Samarbeidsavtalen er hjemlet i kommuneloven 28,b. Se vedlegg. Avtalen kan sies opp med 1 års skriftlig varsel etter vedtak fra kommunestyret. Økonomiske forhold: Det er utarbeidet budsjett for samarbeidet. Fordelingen av kostnader skjer ved at skatteoppkreverkontorets kostnader fordeles på kommunene etter innbyggertall. Kapitalinvestesteringer utover etablering skal godkjennes av deltakerkommunene. Vurdering: Skatteoppkreverfunksjonen har mange steder blitt slått sammen til større faglige enheter som er mindre sårbare ved ferie osv. Skatteoppkreverfunksjonen egner seg godt for interkommunalt samarbeide. Alle benytter samme dataverktøy og man rapporterer likt til Skatteetaten. Det er også egen, felles revisjon for skatteoppkreverfunksjonene. Kontakten med skatteyterne foregår i alle hovedsak via post, elektronisk innsending av data eller telefon. Skiptvet kommune står i valget mellom å ansette ny skatteoppkrever eller inngå samarbeide med en annen kommune. Askim kommune har nå utført denne oppgaven for Skiptvet noen måneder og dette har fungert tilfredsstillende. Side 5 av 13
Sak 74/09 INNSTILLING: 1 Skiptvet kommune tiltrer avtalen med Askim kommune om felles skatteoppkreverkontor fra 1. januar 2010. 2 Samarbeidet gjennomføres som et administrativt vertskommunesamarbeide etter kommuneloven 28, b. Side 6 av 13
SKIPTVET KOMMUNE Sak 75/09 AVTALE MED STATSBYGG OM GANG-/SYKKELVEG MELLOM OMSORGSSENTERET VED ENGSKLEIVAVEIEN OG KIRKELUND SKOLE Saksbehandler: Kjell Eivind Solberg Arkivsaksnr.: 09/940 75/09 Formannskapet 27.10.2009 Vedlegg: -Avtale mellom Skiptvet kommune og Statsbygg -brev fra Lyngåsveien vel Bakgrunn: Statsbygg skal bygge omsorgssenter inntil Engskleivaveien nå. Bygget er planlagt ferdig i mai 2010. Forutsetningen i reguleringsplanen er at det bygges gang-/sykkelvei fram til Kirkelund skole. Trasevalg blei bestemt av HU for næring og teknikk nylig. Saksutredning: Det er ført forhandlinger med Statsbygg om kostnadene ved å bygge den aktuelle gang- /og sykkelveien. Statsbygg har akseptert å dekke 50 % av kostnadene oppad begrenset til kr 750 000. Det er dette som statsbygg ønsker å avtale i vedlaget avtale. Anbudsdokumenter er under utarbeiding. Administrasjonen antar at anbudet kan lyses ut før årsskiftet og at anlegget kan igangsettes straks på nyåret og være ferdig samtidig med omsorgssenteret i mai 2010. Juridiske forhold: Reguleringsplanen forutsetter at det bygges gang-/sykkelvei på den aktuelle strekningen før omsorgssenteret åpnes. Økonomiske forhold: Den aktuelle veitraseen er anslått å koste 1,5 mill kr. Det innebærer at Skiptvet kommune må bevilge kr 750 000 for å dekke sin andel av kostnadene. Administrasjonen legge denne investeringen inn i budsjettet for 2010. Vurdering: En del beboere lengre inn på Engskleivaveien ber om at gang- og sykkelvegen bygges vider østover fra omsorgssenteret, minimum 300 m lengre. Dette ønsket er framkommet etter at teknisk hovedutvalg fastsatte traseen. Behovet for gang- og sykkelveien ligger i trafikken på Karlsrudvegen og krysset mellom Karlsrudveien og Engskleivaveien. Trafikken på Engskleivaveien er meget lavt. Administrasjonen anbefaler derfor at gang- og sykkelvengen stopper ved omsorgssenteret i denne omgangen. Forlengelse av gang- /sykkelvengen vil koste ca 900 000 kr mer (3000 kr pr m). Disse ekstra kostnadene må ev. dekkes av Skiptvet kommune, uten deling med Statsbygg. Side 7 av 13
Sak 75/09 INNSTILLING: Skiptvet kommune godkjenner vedlagte avtale med Statsbygg om opparbeidelse av gang- /sykkelkveg fra planlagt omsorgssenter på Engskleivavegen og fram til kirkelund skole. Skiptvet kommunes andel av kostnadene legges inn i budsjettet for 2010. Side 8 av 13
SKIPTVET KOMMUNE Sak 76/09 E-VALG 2011-PROSJEKTET - INVITASJON OM Å SØKE OM DELTAKELSE Saksbehandler: Kjell Liborg Arkivsaksnr.: 09/941 76/09 Formannskapet 27.10.2009 / Kommunestyret Vedlegg: Invitasjon fra Kommunal- og regionaldepartementet datert 28.09.09 Bakgrunn: Kommunal- og regionaldepartementet foretok en spørreundersøkelse i alle landets kommuner høsten 2009 som gikk på elektronisk stemmegivning ved kommune- og fylketingsvalget 2011. På bakgrunn av denne spørreundersøkelsen har 56 kommuner fått invitasjon til å søke om å bli med i prosjektet E-valg 2011. Det er 8 10 kommuner i Norge som skal være med på uttestingen, og i Østfold er det Skiptvet og Sarpsborg som har fått invitasjon. Saksutredning: Skiptvet kommune har hatt ansvaret for valggjennomføringen siden 1991, før dette lå ansvaret hos lensmannsetaten. Vi har siden 1991 brukt valgdatasystem som har utviklet seg mye opp igjennom årene. Siden 2003 har Skiptvet kommune brukt skanner til å telle opp stemmene. E-valg 2011 prosjektet omfatter nytt valgdatasystem og løsning for å kunne stemme elektronisk. Det er ikke besluttet hvordan den elektronisk stemmegivning skal foregå på valgdagen. Det kan for eksempel være internettbasert på valgdagen. Målet med med prosjektet er å gjøre valg mer tilgjengelig. Det planlegges for å fjerne bruken av fremmede stemmer ved online elektronisk manntall for hele landet. Kommunen må søke om å være med i prosjektet innen 27. november og departementet velger ut forsøkskommunene etter samlet vurdering. Kommunens forpliktelser: Detaljspesifikasjon av det funksjonelle i systemløsningen Uttesting av løsningen Tilpassing av løsningen lokalt Rådgivning Være ansvarlig for innføringen av ny løsning i egen kommune Rutineutvikling Økonomiske forhold: Kommunal og regionaldepartementet skriver videre i sin invitasjon at kostnader knyttet til valgdatasystemet, medregnet nødvendig maskinvare og noen kostnader til eget personell i kommunen, vil bli dekket av departementet i forsøksperioden. Forsøksperioden er fra januar 2010 og fram til valget i 2011 ca. 20 måneder. Det blir antatt fra 50 100 % st. fra hver forsøkkommune. Stillingsstørrelse vil variere noe i perioden på 20 måneder. Vi antar for Skiptvets del at 50 % stilling vil være en god dekning i forsøksperioden. Side 9 av 13
Sak 76/09 Juridiske forhold: For å være med i prosjektet forplikter vi oss å delta fullt ut i uttesting og tilpassing av den valgte løsning til valgdatasystem og elektronisk stemmegivning. Departementet krever også at Kommunestyret har fattet vedtak om å delta i prosjektet. Vurdering: Våre valgmedarbeidere har vært med fra starten av fra manuell telling og stikking til maskinell telling. Vi har erfarne valgmedarbeidere som er trygge i gjennomføringen av et valg. Skiptvet kommune har vært tidlig ute med å ta i bruk data på valggjennomføringen. Noe av grunnen til dette er at Skiptvet er en liten og oversiktlig kommune og det går fort å innføre nye systemer uten alt for mye ressursbruk. INNSTILLING: Skiptvet kommune søker om å være med i E-valg 2011-prosjektet som innebærer nytt valgdatasystem og elektronisk stemmegivning. Det opprettes 50 % prosjektstilling til arbeidet fra januar 2010 og fram til og med valget i 2011, under forutsetning av at vi blir tatt ut til å være med i prosjektet. Alle kostnadene ifb. E- valgprosjektet forutsettes dekkes av kommunal- og regionaldepartement. Side 10 av 13
SKIPTVET KOMMUNE Sak 77/09 TOMTESALG TIL PER HAUGEN SØKNAD OM ENDREDE BETINGELSER Saksbehandler: Kjell Eivind Solberg Arkivsaksnr.: 09/943 77/09 Formannskapet 27.10.2009 Vedlegg: Avtale datert 3.sept. 2008 mellom Per Haugen og Skiptvet kommune Sak 72/08 Tomtesalg til Per Haugen utsatt byggefrist Bakgrunn: Per Haugen kjøpte tomteareal syd for Uranienborg forretningslokale i sept. 2008. Salgsavtalen inneholder noen klausuler som Per Haugen ønsker endret. Per Haugen har vært i møte med ordfører og rådmann om dette. Per Haugen har kun henvendt seg muntlig. Per Haugen ønsker fjerne følgende punkter i avtalen: 1. Punkt 11: Byggesøknad må være levert innen to år regnet fra den dagen skjøtet er tinglyst. 2. Punkt 12: Ved salg av ubebygd tomt har Skiptvet kommune forkjøpsrett. Saksutredning: I sak 72/08 søkte Per Haugen utsatt byggefristen til desember. 2011. F. skapet vedtok enstemmig å forlenge fristen fram til 20.09.2010. Juridiske forhold: Saken inneholder ingen spesielle juridiske forhold. Partene har anledning til å avtale betingelsene mellom seg. Økonomiske forhold: Saken har ingen økonomiske konsekvenser for Skiptvet kommune. Vurdering: Endringer i inngåtte avtaler kan lett føre til at avtaler inngått med Skiptvet kommune ikke oppfattes som konsekvente. Skiptvet kommune har brukt om lag samme formuleringer ved flere tomtesalg. Jeg vil derfor ikke foreslå at punktene i avtalen fjernes slik Per Haugen ønsker. Utsatt byggefrist bør derimot kunne vurderes fra gang til gang. Per Haugen blei forespeilet denne muligheten allerede ved avtaleinngåelsen. For meg synes det mest naturlig å vurdere byggefristen når gjeldende frist nærmer seg, f. eks sommeren 2010. INNSTILLING: Skiptvet kommune kan på ny vurdere byggefristen når fristen nærmer seg. Ut over dette vil ikke Skiptvet kommune endre på den inngåtte avtalen med Per Haugen. Side 11 av 13
SKIPTVET KOMMUNE Sak 78/09 AKTUELLE ORIENTERINGER Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 09/947 78/09 Formannskapet 27.10.2009 Side 12 av 13
SKIPTVET KOMMUNE Sak 79/09 ÅPEN POST Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 09/947 79/09 Formannskapet 27.10.2009 Side 13 av 13