Sakliste ledermøte 16.10.2013: 1. Referat fra møte 10.10 2. Gjennomføring av målstyringsarbeidet (notat vedlagt) 3. Budsjett 2014 4. Budsjettforslag 2015 5. Administrative ressurser Adamstua 6. Mandat for felles undervisningsutvalg for veterinær- og dyrepleierutdanningene 7. UNIS 8. Høringsuttalelse ny UH-lov 9. Administrering av strategiske midler 10. Felles ressurssenter hva nå? 11. Status Urbygningen 12. Møtestruktur innen fakultetene 13. Hvordan yte støtte til dekanene? (notat vedlagt) 14. Romplassering Cirkus og Adamstua 15. Evt
URBYGNINGEN Gjennomgang av status og spørsmål i styringsgruppen 16.oktober 2013
STATUS/FREMDRIFT April august 2013 Verifisering og optimalisering av forprosjekt 2009 med kalkyler Anbudsgrunnlag for K200 forberedende entreprise August desember 2013: Gjennomføring av K200 Anbudsgrunnlag for K201 generalentreprise Februar 2014: Kontrahering av generalentreprenør og oppstart generalentreprise Plan for overføring av bygg fra Statsbygg til NMBU KORO kunstplan ferdig medio mars 2014
TEMAER I DETALJPROSJEKTERINGEN Optimalisere tekniske føringsveier og ventilasjonsløsninger Takkonstruksjon forsterkning Romdisponering Ny inngang mot nord Fargevalg og materialbruk Innvendige dører (utforming og plassering) Innvendig og utvendig belysning Innredning av undervisningsrom inkl AV-løsninger / IKT Universell utforming Avklaringer med Riksantikvaren
PROSJEKTERINGSPRINSIPPER Bygningen skal kunne brukes til ulike formål knyttet til undervisning og studier, for NMBU. Bygningen skal primært brukes til studierelaterte aktiviteter / studentarbeidsplasser og skal legge til rette for forskjellig pedagogikk og fremtidsrettet læring og skal inkludere fleksibilitet og endringsmuligheter. Bygningens kulturhistoriske verdier skal ivaretas. Rehabilitering av Urbygningen skal gi et generelt, moderne, fleksibelt og funksjonelt undervisningsbygg (med hovedfokus på undervisningsrom auditorier, læresaler og grupperom samt tilhørende fasiliteter) med økt tilgjengelighet, samtidig som rehabiliteringen skal ivaretar kulturhistoriske verdier
PLANLØSNINGER Rom blir stort sett tilbakeført til opprinnelig størrelse Nye innganger mot sør og nord og heis 3 auditorier Ny bitrapp p.g.a. brannrømning Hovedfokus på fleksibilitet dvs. mulighet for senere bruksendring «Grønn sone» - Festsalen, trapperommene, korridorer, de to kjemisalene i 1.etasje samt tre rom mot nord øst i andre etasje får spesielt antikvarisk fokus «Hjerterommet» blir en viktig sosial sone
AREALBRUK/HVEM SKAL INN NB! Arealet er begrenset såfremt man ikke velger å ta mer av undervisningsarealene til andre funksjoner. Foreslåtte arealer er vestre fløy i 1.etasje samt ev vestre risalitt i kjelleretasjen. Foreløpig forespurte aktører er Studieavdelingen/SiT, NSO- Ås og SiÅs Er det andre dere tenker kan være aktuelle? De forespurte er bedt om å svare på følgende: 1. En prioritert liste over egne funksjoner, inklusiv arealbehov, som man mener bør få plass i Urbygningen 2. En prioritert liste over andres funksjoner som man mener bør få plass i Urbygningen Tilbakemeldingene vil legges frem for styringsgruppen og danne grunnlaget for en samlet prioritering.
PLASSERING AV DATASALER Det er planlagt for to datasaler tilrettelagt for undervisning med behov for stasjonære pcer og tyngre programvare i Urbygningen. Universitet har bedt om til sammen 70 80 plasser. Statsbygg har meldt tilbake følgende to alternativene Alternativ 1, 3.etasje, de to salene i østfløy, vil gi ca 57 plasser Alternativ 2, 4.etasje/ loft, de to salene i østfløy, vil gi ca 43 plasser Vi ser dessuten to ytterligere alternativer - å benytte de to største rommene, ett i 3. og ett 4.etasje for å øke kapasiteten noe - å gå bort fra å ha «tunge datasaler» (primært aktuelle for ILP- og IMT-kurs) i Urbygningen
BRUKERUTSTYR ORGANISERING For rehabiliteringa av Urbygninga ved Noregs miljø- og biovitskaplege universitet legg departementet opp til ei samla utstyrsramme på 55,3 mill. kroner og foreslår ei løyving på 41,4 mill. kroner i 2014. (s 177 i Kunnskapsdepartementets Prop. 1S 2013 2014 http://www.regjeringen.no/pages/38489746/pdfs/prp201320140001_kddddpdfs.pdf) Planlegging og innkjøp av brukerutstyr må skje i tett samarbeid mellom NMBU og Statsbygg (interiørarkitekt i PG og innkjøpsansvarlig for møbler ved NMBU, IT/AV-rådgiver og NMBUs ansvarlige for innkjøp av IT og AV-utstyr til undervisningsrom, ansvarlige for bygningsteknisk utstyr og automasjon m.fl.)
SAMORDNING INTERNT VED NMBU Det er et behov for å samkjøre overordnede prinsipper for felles driftsfunksjoner innen IKT, bygningstekniske forhold og logistikk mv mellom de fire prosjektene (Urbygningen, SHF; SLP og brukerutstyrsprosjektet for SLP). Statsbygg har bedt om at vi avklarer dette internt og ønsker et møte med NMBU på ledernivå om dette.
UTSMYKNING I URBYGNINGEN Statsbygg har engasjert KORO (Kunst i offentlige rom) som er Statens fagorgan for kunst i offentlige rom Området som kunsten kan/bør plasseres: 6-8 rom som er undervisningsrom og auditorier. Kunst som også kan være med på å dempe lyd er ønskelige. En lukket konkurranse kan være en nyttig til oppdraget (særlig fordi bygget er verneverdig og skaper andre utfordringer enn nybygg). Ønskelig med flere uttrykk kanskje 3-5 ulike kunstprosjekt. Kunstplanen skal være ferdig ca 15.mars. Planen er et viktig verktøy for skal kvalitetssikre kunsten på alle måter (også økonomi og fremdrift ) Kunsten bør være ferdig (på plass) til mars/april 2015
STRATEGIER - KUNSTENS ROLLE? Prosess-orientert Temporært Stedsspesifikt Mobilt Reversibelt Integrert Samfunnskritisk Konstruktivt Signalverk Funksjonelt Dekorativt Deltakende Samarbeid (mellom kunstner og institusjon)
NY INNGANG MOT FELLESBYGGET
BELYSNING UTE OG INNE Det arbeides med å optimalisere belysningsløsningene både ute og inne Utvendig belysning av Urbygningen er i utgangspunktet tenkt reetablert Men PG mener at det er et stort forbedringspotensial ved å erstatte det ti år gamle anlegget Innvendig arbeides det med å lage god nok belysning som også ivaretar de kulturhistoriske interessene Typer armaturer er ikke valgt Det vil trolig ikke bli mulig å få helt optimal belysning i Festsalen
FESTSALEN I forprosjektet ble det vurdert en rekke ulike løsninger, med og uten midtgang, med trappet amfi, med jevnt stigende amfi, ulike høyder på amfiet, ulike avstander fra yttervegg, osv. Felles for alle var imidlertid at man hadde til sammen 9 rader, med avkortning på sidene på første rad. Felles var også én rullestolplass på midten, på rad 2 og 3. Vår føring var da et ønske om "flest mulig plasser". Hvor førende skal dette være sett i forhold til funksjonalitet? Er krav om løsninger som reduserer tømmetid og som gjør det enklest mulig å fylle salen helt opp er like viktig som absolutt maksimum antall plasser?
RIGGOMRÅDE NYTT GANG OG KJØREMØNSTER Oppstart av forberedende arbeider er noe forsinket, men arbeidene vil komme i gang i løpet av oktober. Det betyr at byggegjerder og nytt trafikkmønster for forgjengere og biltrafikk snart er på plass. Entreprisen (K 200) inneholder blant annet riving av lettvegger inne i bygget (lettvegger som er satt opp etter at bygget sto ferdig i 1901), riving av brakkene Naturum og Futurum nord for Urbygningen for å etablere riggområde og parkeringsplasser samt drenering rundt Urbygningen. Endelig ferdigstillelses av prosjektet berøres ikke av at "K 200 Forberedende arbeider" er noe forsinket.
BEHOV FOR BESLUTNINGER I RLG Datasaler Utforming av festsalen (sterke føringer fra Riksantikvaren) Romdisponering (f.eks. plassering av datasaler, hvem som skal bruke rommene, løsninger for enkelttyper rom mm) Avklare tilleggsbestillinger fra NMBU (prioriteringer) f.eks. transparent asfalt, ny el-kabel mellom Urbygningen og Tunbygningene, ny utvendig belysning, mv. Kutt (prioriteringer) Vi vil komme tilbake til dette i form av konkrete henvendelser til styringsgruppen
10887 10931 URBYGNINGEN UMB SHA UØNSKET HENDELSE Status Intern granskning SB Avviksmeldinger Registrering Samba Osloliftutleie feilsøkning m/ rapport (kabelbrudd)
1 Gjennomføring av NMBUs arbeid med målstruktur og delstrategier Bakgrunn Fellesstyret vedtok på møtet 25.05.13 hvordan arbeidet med målstruktur for NMBU skal legges opp. Vedtaket er dette: «Med utgangspunkt i NMBUs overordnete mål legger rektor frem forslag til en samlet målstruktur for NMBU innen 1. februar 2014. Målstrukturen skal omfatte overordnede og særegne virksomhetsmål, styringsparametere og risikovurderinger for NMBU, fakultetene og de fakultetsovergripende fagområdene som er vedtatt i strategidokumentet for NMBUs virksomhet 2014-2018.» Målstrukturen skal legges til grunn for Rapport og planer for NMBU som skal sendes til Kunnskapsdepartementet innen 15.03.14. Målstrukturen er universitetsstyrets viktigste arbeidsredskap for å nå målene som er vedtatt. Kunnskapsdepartementet har presisert overfor institusjonene at målstrukturen skal være et strategisk styringsredskap for institusjonsstyret, ikke et rapporteringsgrunnlag overfor departementet. Målene må være mest mulig realistiske uten å miste det langsiktige strategiske perspektivet av syne. Kravet om å dokumentere måloppnåelse skjer gjennom styringsparametere som viser kvantitativ og kvalitativ utvikling og endring. Risikovurderinger skal vise om tiltakene kan føre til de definerte målene. Ledergruppen har ansvaret for at universitetsstyret kan ta stilling til og vedta en samlet målstruktur med de nødvendige delstrategier og handlingsplaner som må være på plass for at NMBU skal fungere etter intensjonen. På seminaret 27.09.13 hadde ledergruppen den første gjennomgang av arbeidet med blant annet målstruktur og delstrategier. Sekretariatet gir i dette notatet en oppfølging av diskusjonene på denne ledersamlingen. Overordnet målstruktur for NMBU Fellesstyret har tatt utgangspunkt i samfunnsoppdraget da det vedtok den overordnete målstrukturen for NMBU. Med overordnet målstruktur menes både mål som er felles for universitetene og mål som er spesifikke for NMBU. Disse overordnete målene må imidlertid konkretiseres og presiseres i den nye målstrukturen. Fellesstyret har vedtatt disse overordnete målene: «- NMBU skal kjennetegnes ved høy studiekvalitet, og utdanne kandidater med kompetanse på høyt internasjonalt nivå. - NMBU skal i samarbeid med instituttene på Campus Ås være et forskningsintensivt universitet som skal bidra til å sikre framtidens livsgrunnlag.
2 - NMBU skal i samarbeid med instituttene på Campus Ås og Adamstuen styrke samarbeid om utdanning, forskning, formidling og innovasjon med næringsliv, forvaltning og samfunnet for øvrig. - NMBU skal i samarbeid med Statsbygg og forskningsinstituttene utvikle Campus Ås til et moderne, fremtidsrettet studie- og forskningssted hvor ansatte og studenter har felles institusjonsidentitet og kultur. - NMBU skal ha sikker ledelse og effektiv drift av begge studiesteder.» Målstruktur for alle universiteter Rammen for og målsetningen med målstrukturen er avklart i strategidokumentet som fellesstyret vedtok 05.03.13: «Denne første strategien for NMBU blir fulgt opp av en målmatrise som i henhold til Kunnskapsdepartementets sektormål formulerer årlige virksomhetsmål for utdanning, forskning, formidling og forvaltning. Strategien er derfor rammeverket for det kontinuerlige arbeidet med å formulere mål og utforme de nødvendige virkemidler.» Strategidokumentet har, i likhet med samfunnsoppdraget, en del som omhandler NMBUs generelle akademiske forpliktelser som universitet. Slike generelle mål som NMBU deler med de andre universitetene har utgangspunkt i Kunnskapsdepartementets sektormål. I dette notatet kalles disse målene for «generiske», altså mål som er typiske for ethvert universitet. NMBUs spesifikke mål NMBU har i tillegg til denne generiske også en rekke særegne mål. Fellesstyret har lagt oppgaven med å arbeide med slike særegne mål til de tre nye fakultetene. Strategidokumentet har denne ordlyd om slike mål: «Fakultetene skal med utgangspunkt i strategidokumentet utarbeide faglig-strategiske satsingsplaner. Til sammen vil disse dokumentene gi NMBU en tydelig og særegen profil innenfor den norske universitetsfamilien. NMBU har et spesielt ansvar for å ivareta utdannelser som universitetet er alene om i Norge. Videre skal NMBU arbeide for å styrke fakultetsovergripende utdannings- og forskningssatsinger.» NMBUs faglig-strategiske satsingsområder er fastsatt til å være disse i perioden 2014 til 2018: - Bruk og vern av naturressurser, areal og landskap - Energi, miljø og klima - Landbruk - Mat, mattrygghet og matsikkerhet - Folkehelse - Dyrehelse og dyrevelferd - Akvakultur - Vitenskapsteori og etikk På disse 8 områdene skal det utarbeides kvalitative og kvantitative mål og styringsparametere. Området Vitenskapsteori og etikk gjelder alle områdene.
3 NMBUs utfordringer Rektors ledergruppe skal i samarbeid med instituttledere, studentledere, tillitsvalgte og administrasjonen utarbeide forslag om følgende til det nye universitetsstyret: - Målstruktur med generiske virksomhetsmål for NMBU som helhet. - Målstruktur med spesifikke virksomhetsmål for NMBUs faglig-strategiske satsinger. - Styringsparametere for NMBUs samlete virksomhet. - Styringsparametere for de faglig-strategiske satsingene. - Risikovurderinger av virksomheten på alle nivåer. UMBs nåværende målstruktur har generiske virksomhetsmål som hovedelement, mens NVH har lagt vekt på de spesifikke virksomhetsmålene for veterinærmedisin og dyrepleieutdanningen. NMBUs generiske målstruktur kan bygge institusjonenes virksomhetsmål med nødvendige justeringer og tillegg. Utfordringen for NMBU er å utarbeide den nye delen som gjelder de faglig-strategiske virksomhetsmålene. Utgangspunktet for disse er blant annet: - Satsingsområder som allerede er vedtatt ved NVH og UMB. - Et eksempel er matsatsingen ved UMB. Visjonen for matprogrammet er «Mat for en bærekraftig verden», og denne visjonen er en viktig del av NMBUs samfunnsoppdrag. - Tilsvarende matsatsingen vil det på de andre områdene være en rekke strategiske dokumenter, målformuleringer og utredninger ved NVH og UMB som kan inngå i arbeidet med NMBUs spesifikke målstruktur. En spesiell utfordring er det at de 8 faglig-strategiske områdene ikke ivaretas av ett fakultet alene, men må gjennomføres av to eller alle tre i fellesskap. Eksempelet med matsatsingen bekrefter dette. Styringsgruppen har medlemmer fra flere institutter som fra 2014 vil være organisert i forskjellige fakulteter. Dekanene fikk på ledergruppens seminar 27.09.13 i oppdrag å utarbeide oversikt over virksomheten på disse områdene. Ett viktig bidrag i denne forbindelse er redegjørelsen som ligger på http://www.lifesciences.no/statisk/forsiden/fellesstyret/sakspapirer/vedlegg_fs0613.pdf Her er det redegjort for faglig virksomhet og ambisjoner ved instituttene under hvert av de tre fakultetene. Tidsplan for oppfølging av fellesstyrets vedtak NMBU har 15.03.14 som frist for Rapport og planer. Arbeidet med å utarbeide dette dokumentet vil gjennomføres i februar 2014. Målstrukturen må derfor være vedtatt i slutten av januar eller begynnelsen av februar. Møteplan for NMBUs styre i 2014 er ennå ikke fastsatt, men sekretariatet regner med at det er mulig å ha et styremøte i månedsskifte januar og februar.
4 Det vil ikke være anledning til å ha en førstegangs drøfting i det nye styret på grunn av tidspresset. Det vil derfor måtte åpnes for en revisjon av målstrukturen i løpet av 2014, og at den endelige strukturen er på plass høsten 2014. Med disse fristene vil følgende tentative tidsplan være en mulighet: - Medio oktober 2013: seminar om spesifikk målstruktur basert på forslag fra dekanene om fakultetenes ansvar for de 8 faglig-strategiske satsingsområdene og oversikt over pågående og planlagte faglig-strategiske satsinger. - Medio november 2013: Første utkast til samlet målstruktur for NMBU, både generisk og spesifikk. - Ultimo november 2013: Første forslag til styringsparametere, både generiske og spesifikke. - Medio desember 2013: Seminar for rektors utvidede ledergruppe om målstruktur. - Medio januar 2014: Første forslag til styresak - Medio januar 2014: Utarbeidelse av endelig forslag til NMBUs styre. - Februar 2014: Gjennomgang og vedtak av målstruktur og styringsparametere. - Ultimo februar 2014: Seminar for rektors utvidede ledergruppe om utarbeidelse av NMBUs Rapport og planer. - Primo mars 2014: NMBUs styre gjennomgår og vedtar Rapport og planer. - 15. mars 2014: Dokumentet gjøres ferdig og oversendes Kunnskapsdepartementet. Denne tidsplanen er svært krevende. Spørsmål om gjennomføring En forutsetning for at målstrukturen blir et strategisk styringsverktøy, er at instituttene aktivt deltar i utformingen av de faglig-strategiske virksomhetsmålene. Instituttene har en helt spesiell funksjon innenfor den vedtatte organisasjonsmodellen. De har resultatansvar for utdanning, forskning og innovasjon/formidling. Målstrukturen forutsetter derfor et tett samspill mellom instituttstyrene, fakultetstyrene og universitetsstyret. Sekretariatet mener at tidsplanen ikke kan gjennomføres dersom kravene til medvirkning skal ivaretas. Tidsplanen vil ikke gjøre det mulig å ha en forsvarlig behandling av en samlet målstruktur med tilhørende styringsparametere og risikovurderinger. Det nye universitetsstyret som skal vedta denne målstrukturen må få tid til å drøfte den på to møter. Det er viktig at styret har tid til å sette seg inn i de faglig-strategiske avveininger og konkretiseringer som legges til grunn for virksomhetsmålene. Det vil være uheldig å sette det nye styret i en slik situasjon på sitt første møte i 2014.
5 Alternativ gjennomføring 2013-2014 Med utgangspunkt i den vedtatte overordnete målstrukturen kan det utarbeides en målstruktur som viderefører UMBs og NVHs målformuleringer med de justeringer og tillegg som er nødvendige. Universitetsstyret kan vedta en slik generisk målstruktur i januar 2014. Denne delen av NMBUs målstruktur legges til grunn for arbeidet med Rapport og planer» som gjøres ferdig innen 15.03.14. Sekretariatet kan i løpet av oktober utarbeide forslag til en slik målstruktur. Utfordringen for NMBU er å lage en samlet målstruktur og virksomhetsmål for de faglig-strategiske satsingsområdene. Denne delen må utarbeides med aktiv medvirkning og involvering fra fakultetene og instituttene. Dette er en tidkrevende prosess. Arbeidet med den faglig-strategiske delen av målstrukturen må gjennomføres i løpet av vårsemesteret 2014. Det endelige forslaget bør legges frem på et seminar for universitetsstyret i august 2014 og vedtas i styret i september samme året. Konsekvenser ved alternativ gjennomføring På etatsstyringsmøtet med Kunnskapsdepartementet 18.06.13 gav departementet blant annet denne tilbakemeldingen: KD oppfordrer fellesstyret til å benytte strategien aktivt i det videre arbeidet med utvikling av en helhetlig målstruktur, slik at denne tydelig viser det nye universitetets profil og egenart. Den alternative gjennomføringen har som konsekvens at målstruktur for NMBU i sin helhetlige form ikke blir vedtatt av fellesstyret, men avgjøres av det nye universitetsstyret. Den andre konsekvensen er at NMBUs første Rapport og planer ikke har en helthetlig målstruktur. Det vil imidlertid være fullt mulig å levere dette dokumentet med utgangspunkt i NMBUs overordnete målstruktur og de «generiske» målene som videreføres fra UMB og NVH. Den viktigste konsekvens er at det gis tid til en forsvarlig gjennomføring av dette krevende, men strategisk viktige arbeidet. Det er tid som er den kritiske faktoren i dette opplegget. Rektors ledergruppe kom først sammen ultimo september, noe som er senere enn det fellesstyret forutsatte da vedtaket om fremdrift ble vedtatt 23.05.13. Denne forsinkelsen er grunnen til sekretariatets forslag. Paul Stray 07.10.13
6