Statusrapport for omstillingsprogrammet, hovedstadsprosessen. Overføringsprosjektene OUS AHUS, OUS - Vestre Viken og AHUS Vestre Viken Delrapport 5 for overføringsprosjektet mellom OUS og Vestre Viken Rapportperiode Pr. 20.09.2010 Ansvarlig Adm dir Siri Hatlen 1 Overordnet status Tabellen under viser overordnet status per hovedområde sett fra OUS sitt perspektiv. Det vises til punkt 3 for detaljer 1 2 3 4 5 6 7 Område Resultat Tid Forankring/dialog med ulike interessenter Overføring av pasienter HR- Overgang av personale Økonomi / eiendom IKT FOU Omdømme Samlet avtale for overføring Lite symbol markerer siste rapportering til Helse Sør Øst 20.08.2010. Side 1 / 10
2 Detaljer per område Område 1 Overføring av pasienter: Resultat er fortsatt på gult og tid på rødt da det gjenstår areal- og personellmessige avklaringer. Vestre Viken har meldt at de utfra arealmessige hensyn kan etablere behandlingstilbud innen pediatri (unntatt nyfødt intensiv) hematologi, patologi, samt behandlingshjelpemidler innen 1.1.2011. Av arealmessige hensyn er det ikke mulig å overta nevrologi, øre nese hals og øye 1.1.2011, VV HF vil ultimo september presentere mulige arealmessige løsninger og timeplan for overføring av disse funksjonene. For videre planlegging av omstilling og bemanningstilpasning er en slik avklaring viktig for OUS. Område 2 HR Overgang av personale: Vestre Viken lyste ut deler av sitt stillingsbehov 7. juni med søknadsfrist 23. juni. Ved fristens utløp var det svært få søkere til stillingene. Fase to i Vestre Vikens rekrutteringsprosess følger samme tidsplan som Akershus universitetssykehus: stillingene lyses ut internt i Oslo universitetssykehus og Vestre Viken 16.09. med søknadsfrist 30.09. Hjemmelsituasjonen på legesiden vil være avklart ila uke 38 med bistand fra HSØ. OUS ledelsen har iverksatt interne tiltak og ledelsesmessig oppfølging for å motivere ansatte til å søke ledige jobber ved Vestre Viken, og følger dette tett. Det er fortsatt en utfordring internt i OUS at det ikke foreligger tilstrekkelig avklaring om fremtidig bemanniingsbehov for ulike grupper. Område 3 Økonomi/eiendom: Forventet resultat er fortsatt varslet i rødt pga omstillingskostnader og manglende omstillingsmidler. Forankring/dialog med ulike interessenter og tid er varslet gul da OUS ser det som nødvendig å endre gjestepasientoppgjøret fra 80% -100% DRG finansiering i forbindelse med ut- og innfasing av pasienter. Område 4 IKT: Tid er varslet i rødt da OUS fortsatt venter på en konkret bestilling på hvilken pasientdokumentasjon som er relevant og nødvendig vurdert fra mottakende fagmiljøer. Det gis juridisk ikke åpning for å overføre all pasientdokumentasjon en block for pasienter med adresse Vestre Viken. Databaser for behandlingshjelpemidler er imidletidig klarlagt for overføring. Område 5 FoU og utdanning: Utdanningsaktivitet vil generelt overføres Vestre Viken der fordelingsmodellene følger omfanget av behandlingsaktivitet Dette gjelder så godt som alle utdanningsfunksjoner, med unntak for universitetets fordeling av medisinstudenter, hvor andre forhold spiller inn Risikobildet er fortsatt markert gult da noen avklaringer gjenstår. Område 6 Omdømme: Prosjektets uavklarte fremdrift utsetter vår evne til tydelig kommunikasjon internt og eksternt, som igjen øker sannsynligheten for svekket omdømme Område 7 Samlet avtale for overføring: Prosess for etablering av plan er i gang. Side 2 / 10
3 Fremdrift Figuren under viser status på de viktigste milepælene. Milepælsplanen justeres ved mer detaljert planlegging av høstens aktiviteter innen 31.08.2010. Milepælene viser sluttdato. Milepælene er markert med farge alt etter status på aktiviteten. Grønn indikerer at arbeidet er i hht. plan. Gul indikerer forsinkelse, der korrigerende tiltak er iverksatt. Uten farge indikerer milepæl der startdato ikke er passert. Nærmere omtale av særskilte områder vil være under punkt 3. Aktiviteter Januar Februar Mars April Mai Juni 2.halvår 1. Overføring av pasienter 1.1Avklare omfang av aktiviteter for overføring 1.2 Plan for ut- og innfasing av pasienter 1.3 Plan for å endre pasientstrømmer i samarbeid med bydeler og kommuner 2. HR overgang av personell 2.1 Fastsette modell og prosedyre for overgang 2.2 Identifisere personell for overgang 2.3 Gjennomføre virksomhetsoverdragelser og overgang av personell 3. Økonomi /eiendom 3.1 Avklare øk modell for overføring 3.2 Konstruere nye åpningsbalanser 3.3 Identifisere investeringsbehov av kapasitetsjustering 4. IKT 4.1 Beslutte hvilket klinisk informasjonsgrunnlag som skal være tilgjengelig fra overføringsdato og hvordan denne informasjonsoverføringen skal gjennomføres 4.2 Etablere teknisk infrastruktur for å sikre overføring av pasientinformasjon 5. FOU 5.1 Avklare omfang UiO og høgskoler 5.2 Plan for overføring av studenter og undervisning 6. Omdømme 6.1 Etablere felles plan for kommunikasjon 6.2 Gjennomføre felles informasjon om overføringsprosjektet 7. Samlet avtale om overføring 7.1 Etablere ramme for samlet avtale om personell, økonomiske forutsetninger, disponering av bygg, førsteutkast Side 3 / 10
4.Risikovurdering av overføringsprosjektet OUS Vestre Viken sett fra OUS`s perspektiv 4.1 Risikomatrise KONSEKVENS SANNSYNLIGHET NR Betegnelse 1. Meget liten 2. Liten 3. Moderat 4. Stor 5. Svært stor 5 Svært alvorlig 1 4 Alvorlig 3 Moderat 2 Lav 1 Ubetydelig 6 4 3 8 2 5 7 1. Akuttberedskap ved ut- og innfasing av pasientstrømmer 2. Økning i ventelister 3. Manglende kontinuitet i pasientbehandlinge 4. Arbeidsmiljø og belastning på nøkkelpersonale 5. Kompleks og krevende HR prosess med fa for overtallighet 6. Kostnadskontroll/gjennomføringskostnader 7. Fremdrift innen angitt plan 8. Omdømme Pilene angir endring fra forrige rapportering Side 5 / 10
4.2. Risikovurdering Pasient ansatte økonomi omdømme Nye mulige årsaker/ begrunnelser konsekvenser er merket blått Sannsynlighet Konsekvens ID Risikofaktorer Mulig årsak/ begrunnelse 1. Akuttberedskap ved ut- og innfasing av pasientstrømmer Kommunikasjon om pasientstrøm for akuttpasienter Tap av nøkkelpersonell/ fagkompetanse 2 Økning i ventelister Omstillingsprosessen tar tid og fokus fra pasientbehandlingen/-omsorg Ulike kulturer og måter å organisere tjenestene på 3 Manglende kontinuitet i Endret behandlingsrelasjon pasientbehandlingen for kronisk syke Overføring av pasienter under behandligsforløp IKT overføring av pasientinformasjon Endring av samhandlingsstruktur for kommuner/bydel og foretak 4 Arbeidsmiljø og belastning på nøkkelpersonale 5. Kompleks og krevende HR prosess med fare for overtallighet Stor arbeids belastning på ansatte og ledere Ansattes usikkerhet om egen arbeidssituasjon Motstand mot endring Ikke nok leder- og HR/ juridisk støtte knyttet til kompetansekartleggings- Mulige konsekvenser Pasienter tilhørende Vestre Viken blir feilsendt til OUS Redusert kapasitet for akuttberedskap Midlertidig redusert behandlings tilbud Midlertidig redusert behandlingstilbud og kontinuitet Opplevd utrygghet hos pasienter Pasienter kan falle ut av behandlingssystemet Tap av gode samarbeidsrelasjoner Dårlig arbeidsmiljø Økt sykefravær Tap av nøkkelpersonell/ fagkompetanse Overtallighet Meget liten Liten Moderat stor Svært stor Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Svært alvorlig Side 6 / 10
4.2. Risikovurdering Pasient ansatte økonomi omdømme Nye mulige årsaker/ begrunnelser konsekvenser er merket blått Sannsynlighet Konsekvens ID Risikofaktorer Mulig årsak/ begrunnelse 6. Kostnadskontroll/gjennomføri ngskostnader prosess og innplasseringsprosess før Dag 3 Differensiert ut- og innfasing IKT pga overføring av pasientdata Tap av nøkkelpersonell/ fagkompetanse Økt sykefravær Manglende omstillingsmidler 7 Fremdrift innen angitt plan Stort omfang av komplekse aktiviteter innen kort tidsramme krever stort fokus fra klinikklederne Redusert ledelsesmessig kapasitet til gjennomføring for Dag 3 planlegging 8. Omdømme Brukere, ansatte, eksterne aktører og media opplever mangelfull og ikke konsistent informasjon om omstillingsprosessen Mulige konsekvenser Økte kostnader på grunn av behov for reservekapasitet i utog innfasingsperioden Økte lønnsutgifter for å erstatte /supplere nøkkelpersonell /fagkompetanse, spesielt ved ut- og innfasing Redusert aktivitet Forsinket framdrift i deleprosesser kan ha konsekvens for overordnet masterplan, særlig areal- og flytteprosess knyttet til samlokalisering av OUS for Dag 3 Unødig usikkerhet for brukerne og ansatte Uheldig påvirkning på arbeidsmiljøet Negativ relasjon til eksterne samarbeidspartnere Svekket OUS omdømme Meget liten Liten Moderat stor Svært stor Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Svært alvorlig Side 7 / 10
4.3 Tiltak ID Risikofaktorer Tiltak for å redusere risiko 1 Akuttberedskap ved ut og innfasing av pasientstrømmer Nye tiltak er merket blått Revidere veiviseren innen 01.12.2010. OUS har fått ansvar fra Helse Sør Øst Informasjon og dialog fastleger, kommuner og bydeler 2 Økning i ventelistene Gode planleggingsprosesser med stor grad av gjensidig involvering fra begge sykehus ifht overlappende områder Følge utvikling i ventetid på poliklinikkene og elektive ventetider 3 Manglende kontinuitet i pasientbehandlingen Involvere avdeling for samhandling for å kartlegge og planlegge aktiviteter innen å snu pasientstrømmer Overføringsrutiner for pasienter o Kontaktpersoner og prosedyrer ved henvisning behandling, og etter utskrivning revideres og tilpasses o Utarbeide retningslinjer for overføring/ivaretagelse av kronisk syke / alvorlig syke pasienter med tett relasjon til behandlere ved OUS IKT løsninger som sikrer overføring av pasientinformasjon Informasjon til befolkningen om endringene o Dialog og informasjon mot fastleger, avtalespesialister, legevakt, bydeler og kommuner Se til erfaringene fra tidligere overføringsprosesser 4 Arbeidsmiljø og belastning på nøkkelpersonale Vurdere å innleie av ekstra ressurser ved behov Tett dialog og samspill med TV/ VO Følge nøye med sykefravær statistikk både kort- og lantgtids fravær Oppdatert relevant informasjon til linjeledere på alle nivå Benytte eksisterende varslingssystemer AMU følger opp arbeidsmiljøkonsekvenser Side 8 / 10
ID Risikofaktorer Tiltak for å redusere risiko 5 Kompleks og krevende HR prosess med fare for overtallighet Side 9 / 10 Nye tiltak er merket blått Begge foretak har eierskap og lojalitet til HR metoden og totalprosessen Tett dialog og samspill med TV/ VO Opplæring av linjeledere Estimere behov for HR kompetanse og kartlegge tilgjengelige ressurser Raske avklaringer Kartlegging av ansatte som ønsker overføring Årvåkenhet og særlig vurdering mht potensiell oppsplitting av fagmiljøer som kan bli for små for å opprettholde god behandlingskvalitet. Faglig utvalg mellom sykehusene Ferdigstille bemanningsplaner i OUS innen 15.10.2010 6 Kostnadskontroll/gjennomføringskostnader Konkret oversikt over differensierte ut- og innfasingsplaner gir mulighet for å kostnadsberegne personellressurser og eventeuelle andre merkostnader i overføringsperioden Styrt arbeide med aktivitetene innen HR og IKT Kartlegging av konsevenser i berørte klinikker, oppfølging på aktivitet, sykefravær og turnover på nøkkel personell Involvere OUS personale i kompetanseoverføringsplaner i Vestre Viken Oversikt over hvilke funksjoner som ikke blir overført Avtaler vedr økonomisk oppgjør ved ut- og innfasing Gjestepasientoppgjør økes fra 80% til 100% i overgangsperioden (kortest mulig tid) 7 Fremdrift innen angitt plan Følge fremdriftsplanen Samkjøre areal og overføringsprosjektet ut- og innfasing av aktivitet i henhold til Dag 3 redesign Gode planleggingsprosesser med stor grad av gjensidig involvering fra begge sykehus 8 Omdømme Felles informasjonsplan OUS Vester Viken Informasjon via hensiktsmessige kanaler, tilstrekkelig og riktig til alle interessenter internt og eksternt Tettere dialog med involverte bydeler Fortløpende faktaorientering om status i prosessen på intra- og internettet
5. Oppfølgingspunkter 6. Beslutningspunkter Beskrivelse av forestående avklaringer/beslutninger for å sikre fremdrift Referansegruppen Styrene i helseforetakene Helse Sør-Øst RHF Side 10 / 10