Statusrapport for omstillingsprogrammet, hovedstadsprosessen. Overføringsprosjektene OUS AHUS, OUS - Vestre Viken og AHUS Vestre Viken

Transkript

1 Statusrapport for omstillingsprogrammet, hovedstadsprosessen. Overføringsprosjektene OUS AHUS, OUS - Vestre Viken og AHUS Vestre Viken Delrapport 6 for overføringsprosjektet mellom OUS og AHUS Rapportperiode Pr Ansvarlig Adm. dir Siri Hatlen 1 Overordnet status Tabellen under viser overordnet status per hovedområde. Det vises til punkt 2 for detaljer Område Resultat Tid Forankring/dialog med ulike interessenter Overføring av pasienter HR- Overgang av personale Økonomi / eiendom IKT FOU Omdømme Samlet avtale for overføring Lite symbol markerer siste rapportering til Helse Sør Øst Side 1 / 11

2 2. Detaljer per område Område 1 Overføring av pasienter: Tid er vaslet fra rødt til gult. Plan for ut- og innfasing av aktivitet fra OUS til Ahus ble behandlet av styret i OUS og styret i Ahus Forutsetningenfor at plan kan iverksettes er at personell er på plass ved Ahus fra Ahus vil ut fra denne forutsetningen senest gi tilbakemelding på om overføringstidspunkt kan gjennomføres. Område 2 HR Overgang av personale: Ahus lyste ut stillinger internt i OUS og Ahus , med søknadsfrist Pr 20.oktober var det totalt kommet inn 755 søknader til Ahus, hvorav 306 søknader fra OUS. Det gjenstår for Ahus å få fullstendig oversikt over søkermassen. Risiko knyttet til resultat er gått fra rødt til gult, men på grunn av stort volum søkere vil risiko knyttet til tid fortsatt være rødt til ansettelsesprosesser er avklart. Det er en god dialog mellom ledelsen, fagmiljøene, tillitsvalgte og verneombud ved OUS og Ahus. Forankring og dialog er derfor endret fra rødt til gult. Hovedfordeing av legehjemler (bruttotall) er nå avklart med bistand fra Helse Sør-Øst. OUS ledelsen har iverksatt interne tiltak og ledelsesmessig oppfølging for å motivere ansatte til å søke ledige jobber ved Ahus, og følger dette tett. Det er fortsatt en utfordring internt i OUS at det ikke foreligger tilstrekkelig avklaring om fremtidig bemanningsbehov for ulike grupper. Område 3 Økonomi/eiendom: Forventet resultat er gult. Når det gjelder gjestepasientoppgjøret er det nå opprettet en dialog med Helse Sør-Øst. Finansiering av BUP og TSB er foreløpig uavklart. Videre gjenstår det avklaringer blant annet relatert til håndtering av pensjonsmidler for tidligere medarbeidere med oppsatte pensjonsrettigheter og dagens pensjonister. Område 4 IKT: Det er pågående faglige og juridiske prosesser for å avklare hvilken pasientinformasjon som er relevant og nødvendig for overføring, samtidig som man skal ivareta pasientsikkerhet/personvern. Parallelt arbeides det med praktisk IKT tilrettelegging av slik overføring i samarbeid med Sykehuspartner. I all hovedsak vil relevante pasientopplysninger være klargjort for overføring både medisinskfaglig og juridisk til Akershus universitetssykehus HF innen Område 5 FoU og utdanning: Resultat, tid og forankring har gått fra gult til grønt. Det ble avholdt et felles møte mellom OUS, Vestre Viken, Ahus, Universitetet i Oslo og Helse Sør-Øst for å diskutere ulike aspekter/avklare prinsipielle spørsmål ifm endrede pasientopptaksområder og eventuelle konsekvenser for forskning og utdanning. Område 6 Omdømme: Det er fremdeles ikke helt avklart eksakte tidspunkter for overføring av alle pasientstrømmer. Dette er med på å prege kommunikasjonen eksternt og internt, på en slik måte at vi ikke er så tydelige som mange etterspør mht konkret overføringstidspunkt for det enkelte område. Side 2 / 11

3 Område 7 Samlet avtale for overføring: Avtale om virksomhetsoverdragelse til Akershus universitetssykehus HF ble styrebehandlet og er sendt Helse Sør-Øst RHF for endelig vedtak i foretaksmøte. Arbeid med delavtaler på ulike områder pågår. Framdriften i avtalearbeidet er i henhold til plan. Side 3 / 11

4 3. Fremdrift Figuren under viser status på de viktigste milepælen. Milepælsplanen justeres ved mer detaljert planlegging av høstens aktiviteter innen Milepælene viser sluttdato. Milepælene er markert med farge alt etter status på aktiviteten. Grønn indikerer i hht. plan. Gul indikerer forsinkelse, der korrigerende tiltak er iverksatt. Uten farge indikerer milepæl der startdato ikke er passert. Nærmere omtale av særskilte områder vil være under punkt 3. Aktiviteter Januar Februar Mars April Mai Juni 2.halvår 1. Overføring av pasienter 1.1Avklare omfang av aktiviteter for overføring 1.2 Plan for ut- og innfasing av pasienter 1.3 Plan for å endre pasientstrømmer i samarbeid med bydeler og kommuner 2. HR overgang av personell 2.1 Fastsette modell og prosedyre for overgang 2.2 Identifisere personell for overgang 2.3 Gjennomføre virksomhetsoverdragelser og overgang av personell 3. Økonomi /eiendom 3.1 Transportere aktuelle avtaler fra OUS til Ahus ifm overdragelser 3.2 Identifisering av anleggsmidler som skal overføres i virksomhetsoverdragelsen og formelt behandle de regnskapsmessige balanseforhold 3.3 Identifisere evt andre økonomiske forpliktelser; leieavtaler, rettighetspasienter, personal etc ifm overdragelse 4. IKT 4.1 Beslutte hvilket klinisk informasjonsgrunnlag som skal være tilgjengelig fra overføringsdato og hvordan denne informasjonsoverføringen skal gjennomføres 4.2 Etablere teknisk infrastruktur for å sikre overføring av pasientinformasjon 5. FOU 5.1 Avklare omfang UiO og høgskoler 5.2 Plan for overføring av studenter og undervisning (se merknad kap 2 område 5) 6. Ømdømme 6.1 Etablere felles plan for kommunikasjon 6.2 Gjennomføre felles informasjon om overføringsprosjektet 7. Samlet avtale om overføring 7.1 Etablere ramme for samlet avtale om personell, økonomiske forutsetninger, disponering av bygg, førsteutkast Side 4 / 11

5 4. Risikovurdering av overføringsprosjektet OUS - Ahus sett fra OUS`s perspektiv 4.1 Risikomatrise KONSEKVENS SANNSYNLIGHET NR Betegnelse 1. Meget liten 2. Liten Stor 5. Svært stor 5 Svært alvorlig 1 4 Alvorlig Akuttberedskap ved ut- og innfasing av pasientstrømmer 2. Økning i ventelister 3. Manglende kontinuitet i pasientbehandlingen 4. Arbeidsmiljø og belastning på nøkkelpersonale 2 Lav 5. Kompleks og krevende HR prosess.med fare for overtallinghet 1 Ubetydelig 6. Kostnadskontroll/gjennomføringskostnader 7. Fremdrift innen angitt plan 8. Omdømme Pilene angir endringer fra forrige rapportering Side 5 / 11

6 4.2. Risikovurdering Pasient ansatte økonomi omdømme Nye mulige årsaker/ begrunnelser konsekvenser er merket blått Sannsynlighet Konsekvens ID Risikofaktorer Mulig årsak/ begrunnelse 1. Akuttberedskap ved ut- og innfasing av pasientstrømmer Kommunikasjon om pasientstrøm for akuttpasienter Tap av nøkkelpersonell/ fagkompetanse 2 Økning i ventelister Omstillingsprosessen tar tid og fokus fra pasientbehandlingen/-omsorg Ulike kulturer og måter å organisere tjenestene på Store ventelister innen enkelte fagområder, kan ta lang tid å avvikle med redusert bemanningssituasjon fra Manglende kontinuitet i Endret behandlingsrelasjon pasientbehandlingen for kronisk syke Overføring av pasienter under behandligsforløp IKT overføring av pasientinformasjon Endring av samhandlingsstruktur for kommuner/bydel og foretak Mulige konsekvenser Pasienter tilhørende Ahus blir feilsendt til OUS Redusert kapasitet for akuttberedskap Midlertidig redusert behandlings tilbud Forlenget ventetid og eventuelle fristbrudd Midlertidig redusert behandlingstilbud og kontinuitet Opplevd utrygghet hos pasienter Pasienter kan falle ut av behandlingssystemet Tap av gode samarbeidsrelasjoner Meget liten Liten stor Svært stor Ubetydelig Lav Alvorlig Svært alvorlig Side 6 / 11

7 4.2. Risikovurdering Pasient ansatte økonomi omdømme Nye mulige årsaker/ begrunnelser konsekvenser er merket blått Sannsynlighet Konsekvens ID Risikofaktorer Mulig årsak/ begrunnelse 4 Arbeidsmiljø og belastning på nøkkelpersonale Stor arbeids belastning på ansatte og ledere Meget liten Mulige konsekvenser Dårlig arbeidsmiljø Økt sykefravær Liten stor Svært stor Ubetydelig Lav Alvorlig Svært alvorlig 5. Kompleks og krevende HR prosess med fare for overtallighet Ansattes usikkerhet om egen arbeidssituasjon Motstand mot endring Tap av nøkkelpersonell/ fagkompetanse Overtallighet 6. Kostnadskontroll/gjennomføri ngskostnader Differensiert ut- og innfasing IKT pga overføring av pasientdata Tap av nøkkelpersonell/ fagkompetanse Økt sykefravær Manglende omstillingsmidler 7 Fremdrift innen angitt plan Stort omfang av komplekse aktiviteter innen kort tidsramme krever stort fokus fra klinikklederne Redusert ledelsesmessig kapasitet til gjennomføring for Dag 3 planlegging Arealer for psykisk helse Ahus i OUS lokaler Økte kostnader på grunn av behov for reservekapasitet i utog innfasingsperioden Økte lønnsutgifter for å erstatte /supplere nøkkelpersonell /fagkompetanse, spesielt ved ut- og innfasing Redusert aktivitet Forsinket framdrift i delprosesser kan ha konsekvens for overordnet masterplan, særlig areal- og flytteprosess knyttet til samlokalisering av OUS for Dag 3 Side 7 / 11

8 4.2. Risikovurdering Pasient ansatte økonomi omdømme Nye mulige årsaker/ begrunnelser konsekvenser er merket blått Sannsynlighet Konsekvens ID Risikofaktorer Mulig årsak/ begrunnelse 8. Omdømme Brukere, ansatte, eksterne aktører og media får fremdeles noe usammenhengende informasjon om gjennomføringen av prosessen. Mulige konsekvenser Unødig usikkerhet for brukerne og ansatte Svekket OUS omdømme Meget liten Liten stor Svært stor Ubetydelig Lav Alvorlig Svært alvorlig x Side 8 / 11

9 4.3 Tiltak ID Risikofaktorer Tiltak for å redusere risiko Nye tiltak er merket blått 1 Akuttberedskap ved ut og innfasing av pasientstrømmer Revidere veiviseren innen OUS har fått ansvar fra Helse Sør Øst Informasjon og dialog fastleger, kommuner og bydeler Faglig utvalg ved OUS og Ahus gjennomgår fordeling av nøkkelpersonell mellom OUS og Ahus for å sikre kapasitet 2 Økning i ventelistene Plan for differensiert ut- og innfasing av elektiv virksomhet Gode planleggingsprosesser med stor grad av gjensidig involvering fra begge sykehus ifht overlappende områder Følge utvikling i ventetid på poliklinikkene og elektive ventetider 3 Manglende kontinuitet i pasientbehandlingen Involvere avdeling for samhandling for å kartlegge og planlegge aktiviteter innen å snu pasientstrømmer Møteserie mellom berørte klinikker og avdelinger i OUS og Ahus for å sikre omforent plan for ut- og innfasing av aktiviet innen øyeblikkelig hjelp og elektiv virksomhet Overføringsrutiner for pasienter under utarbeidelse o Kontaktpersoner og prosedyrer ved henvisning behandling, og etter utskrivning revideres og tilpasses o Utarbeide retningslinjer for overføring/ivaretagelse av kronisk syke / alvorlig syke pasienter med tett relasjon til behandlere ved OUS IKT løsninger som sikrer overføring av pasientinformasjon Informasjon til befolkningen om endringene o Dialog og informasjon mot fastleger, avtalespesialister, legevakt, bydeler og kommuner Se til erfaringene fra tidligere overføringsprosesser Side 9 / 11

10 ID Risikofaktorer Tiltak for å redusere risiko Nye tiltak er merket blått 4 Arbeidsmiljø og belastning på nøkkelpersonale Vurdere innleie av ekstra ressurser ved behov Tett dialog og samspill med TV/ VO Følge nøye med sykefravær statistikk både kort- og lantgtids fravær Oppdatert relevant informasjon til linjeledere på alle nivå Benytte eksisterende varslingssystemer AMU følger opp arbeidsmiljøkonsekvenser 5 Kompleks og krevende HR prosess med fare for overtallighet Begge foretak har eierskap og lojalitet til HR metoden og totalprosessen Tett dialog og samspill med TV/ VO Opplæring av linjeledere Estimere behov for HR kompetanse og kartlegge tilgjengelige ressurser Raske avklaringer Kartlegging av ansatte som ønsker overføring Årvåkenhet og særlig vurdering mht potensiell oppsplitting av fagmiljøer som kan bli for små for å opprettholde god behandlingskvalitet. Opprette faglig utvalg mellom OUS og Ahus Det er satt ledelsesfokus i klinikkene om å motivere den ansatte til å takk ja til tilbud fra A-hus Tett samarbeid mellom de kliniske fagmiljøene i forhold til bemanningsbehov Ferdigstille bemanningsplaner i OUS innen Kostnadskontroll/gjennomføringskostnader Konkret oversikt over differensierte ut- og innfasingsplaner gir mulighet for å kostnadsberegne personellressurser og eventeuelle andre merkostnader i overføringsperioden Styrt arbeide med aktivitetene innen HR og IKT Kartlegging av konsevenser i berørte klinikker, oppfølging på aktivitet, sykefravær og turnover på nøkkel personell Involvere OUS personale i kompetanseoverføringsplaner i Ahus Oversikt over hvilke funksjoner som ikke blir overført Avtaler vedr økonomisk oppgjør ved ut- og innfasing Side 10 / 11

11 ID Risikofaktorer Tiltak for å redusere risiko Nye tiltak er merket blått Gjestepasientoppgjør økes fra 80% til 100% i overføringsperioden (kortest mulig tid) 7 Fremdrift innen angitt plan Følge fremdriftsplanen Samkjøre areal og overføringsprosjektet ut- og innfasing av aktivitet i henhold til Dag 3 redesign Gode planleggingsprosesser med stor grad av gjensidig involvering fra begge sykehus 8 Omdømme Fortløpende faktaorientering om status i prosessen på intra- og internettet Felles informasjonsplan OUS - Ahus Informasjon via hensiktsmessige kanaler, tilstrekkelig og riktig til alle interessenter internt og eksternt Tettere dialog med bydelsoverlegene 5. Oppfølgingspunkter 6. Beslutningspunkter Beskrivelse av forestående avklaringer/beslutninger for å sikre fremdrift Referansegruppen Styrene i helseforetakene Helse Sør-Øst RHF Side 11 / 11