Referat Rådmannsutvalget Sted: Kongsberg Krona- 6. etg Breistul 1 Tid: 31. mars kl 10:00-14:00 Kongsberg 31. mars 2017 Britt Inger Kolset Kongsbergregionen
Til stede: Svein Aannestad Notodden kommune Hilde Enget Kongsberg kommune Rune Engehult - Hjartdal Jon G. Pedersen Flesberg Rune Lødøen Tinn Hans Henrik Thune Rollag Gro Rudi Hansen Nore og Uvdal Kjersti Linneberg sekretariatet (sak 016/17) Berit Slagnes sekretariatet (sak 018/17) Britt Inger Kolset - sekretariatet Sakliste Sak 014/17 Godkjenning av møtereferat.. Sak 015/17 Nytt fra sekretariatet.... Sak 016/17 Responssenter for velferdsteknologi... Sak 017/17 Regional Sak/arkiv- løsning - Analyse av felles postmottak og arkivtjeneste..... Sak 018/17 Digitale løsninger i oppvekst.... Sak 019/17 Etablering av nytt fagnettverk: Teknisk. Sak 020/17 Årsrapport 2016 Sak 021/17 Regnskap 2016. Sak 022/17 Kommunereformen... Eventuelt... Felles bord...
Sak 014/17: Godkjenning av møtereferat Dokumenter i saken: Referat fra møtet i rådmannsutvalget 17. februar 2017 Opplysninger i saken: Referatet fra siste møtet er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 17. februar 2017. Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 17. februar 2017. Sak 015/17: Nytt fra sekretariatet Dokumenter i saken: Ingen dokumenter Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken: Fast post på dagsorden der daglig leder gir en kort og uformell orientering om arbeidet i sekretariat og drøfting av aktuelle problemstillinger. - Virusangrep i kommunene - Prosjekter og samorganisering av tjenester Daglig leders forslag til konklusjon: Tas til orientering
Rådmannsutvalgets konklusjon: Tas til orientering Sak 016/17: Responssenter for velferdsteknologi Tidligere dokumenter i saken: Referat fra sak 010/17, rådmannsutvalget 17. februar 2017 Referat fra sak 032/16, rådmannsutvalget 22. juni 2016 Referat fra sak 018/16, rådmannsutvalget 1. april 2016 Referat fra sak 028/16, rådmannsutvalget 27. mai 2016 Saksbehandler Odd J. Resser Spørsmålsskjema responssenter velferdsteknologi mai 2016, med svar fra Notodden, Tinn og Kongsberg kommune Brev til Kongsberg kommune fra Telenor datert 06.06.2016 Opplysninger i saken: 1. Bakgrunn 2. Funksjoner, samarbeidsform og navn 3. Økonomi og kostnadsfordeling 4. Vedtekter (og samarbeidsavtale?) 1. Bakgrunn: Helse og omsorgsnettverket (20. mai 2016) og Rådmannsutvalget (27.mai 2016) i Kongsbergregionen konkluderte i hvert sitt møte med å anbefale at det etableres regionalt responssenter i Kongsbergregionen, med målsetting om at det på sikt tilbys responssentertjenester til kommuner utenfor regionen. Videre ble det av Rådmannsutvalget bestilt en utredning av alternativer for mulig lokalisering av et regionalt responssenter og at det utarbeides skisser på tilleggstjenester et slikt senter kan levere ut over å besvare trygghetsalarmer og varsler fra velferdsteknologi. Rådmannsutvalget gjorde 22. juni 2016 følgende vedtak: Rådmannsutvalget anbefaler ut fra en faglig vurdering at regionalt responssenter for velferdsteknologi etableres på legevakten på Kongsberg.
Daglig leder gis i oppdrag å utvikle planer for tilleggstjeneste i responssenter som beskrevet. Basert på vedtak ovenfor lager daglig leder felles saksfremlegg for politisk behandling lokalt. Rådmannen i Tinn kommune ønsker også at mulig lokalisering i Tinn vurderes. 4 av regionskommunene har i løpet av høsten 2016 gjort vedtak som følger: 1. NN kommune tiltrer det interkommunale samarbeidet om felles responssentertjenester for trygghetsalarmer og velferdsteknologi i Kongsbergregionen 2. NN kommune tilslutter seg anskaffelse og drift av felles responssenterløsning 3. NN kommune slutter seg til Rådmannsutvalgets faglige vurdering om etablering av regionalt responssenter for velferdsteknologi på Kongsberg legevakt. 2 av kommunene, Rollag og Flesberg, har lagt inn forbehold i pkt 2 som følger: Det tas forbehold inntil antall deltakende kommuner og kostnadsfordeling for driftsbudsjettet er avklart, og sett i forhold til økonomiplan og handlingsprogram 2017-2020. Tinn kommune hadde følgende kommunestyevedtak: «Tinn kommune tiltrer det interkommunale samarbeidet om felles responssentertjenester for trygghetsalarmer og velferdsteknologi i Kongsbergregionen. Tinn kommune tilslutter seg anskaffelse og drift av felles responssenterløsning. 1. Gevinster ved etablering av et responssenter En eldre befolkning Befolkningen får en stadig økende andel eldre som vist i eksempelet fra Notodden. Ut fra dette forventes et stadig økende behov for helse- og omsorgstjenester. En aktiv og velfundert bruk av velferdsteknologi kan bidra til å holde den rene personalinnsatsen nede og at ressursene som settes av til formålet brukes på en mer hensiktsmessig måte.
2015 2040 90-94 år 75-79 år 60-64 år 45-49 år 30-34 år 15-19 år 0-4 år 600 400 200 0 200 400 600 90-94 år 75-79 år 60-64 år 45-49 år 30-34 år 15-19 år 0-4 år 600 400 200 0 200 400 600 Menn Kvinner Menn Kvinner Figur 1. Folkemengde i Notodden etter alder og kjønn. Registrert 2015, framskrevet i alternativ MMMM i 2040. Kilde: SSB Responssenter en forutsetning Et velfungerende responssenter er en forutsetning for utvidet bruk av velferdsteknologi i kommunene. Ulike velferdsteknologiske løsninger genererer alarmer og informasjon som må sjekkes ut og tolkes, og det må iverksettes nødvendige tiltak. Et velfungerende responssenter skal normalt kunne avklare mellom 80 og 90% av alarmene, og på den måten redusere behovet for at helsepersonell må rykke ut. I dette ligger det et stort potensiale for innsparinger, eller som det ofte rapporteres om, utsatt opptrapping av tjenester. Det er økonomien i dette som skal være med og finansiere driften av et responssenter. I tillegg er det en rekke kvalitative gevinster ved innføring av velferdsteknologi: «De viktigste gevinstene vi ser er utsatt behov og redusert antall besøk fra hjemmetjenester, utsatt behov for institusjonsplass, økt trygghet, frihet, mestring og selvstendighet for brukere og pårørende, redusert belastning for tjenesten og mindre bruk av tvang» (Larvik kommune, 2016). Konkrete gevinster Gjennom det nasjonale velferdsteknologiprogrammet er det prøvd ut flere løsninger, med gode økonomiske og kvalitetsmessige resultater. Det er verdt å merke seg at eksemplene under gjelder begrensede forsøk i enkeltavdelinger. Innsparingene i kroner og øre vil måtte ganges opp betraktelig for å kunne reflektere en samordnet og helhetlig bruk av de forskjellige løsningene på kommunenivå. Vi velger likevel å bruke reine tall for å anskueliggjøre innsparingspotensialet. Medisindispensere Bruk av medisindispensere har gitt raske og gode resultater: Reduksjon i antall hjemmebesøk med 42% (Farsund), 35% (Oslo) og 38% (Bergen) Redusert tid pr hjemmebesøk med 39% i Farsund, 32% for brukere brukere med tje nester ut over medisineringsstøtte
Redusert bemanningsbehov med 2,3 årsverk i Bærum Økt ivskvalitet for 98% av brukerne (Farsund) Varsling og lokaliseringsteknologi (GPS) Forsøkene med bruk av varslings- og lokaliseringsteknologi har gitt både kvalitative og økonomiske gevinster: «Vår erfaring er at de kvalitative gevinstene ved bruk av lokaliserings-teknologi er så store at dette er en teknologi kommunen ønsker å tilby personer med kognitiv svikt» (Bærum kommune, 2016). For pårørende og ansatte knyttes trygghet til visshet om at bruker kan lokaliseres hvis vedkommende ikke finner veien tilbake. I Drammen kommune har 28 personer hatt lokaliseringstjenesten. De viktigste gevinstene har vært økt livskvalitet for bruker og for pårørende gjennom at bruker får en tryggere og mer aktiv hverdag, styrket sosial og mental stimulering og at bruker kan bo hjemme lenger (Drammen kommune, 2016). Konkrete gevinster er: Spart kr 124 000 pr bruker som fremdeles kan bo hjemme, i alt kr 3 474 240 for 28 brukere (Drammen) Spart kr 720 000 på årsbasis for ekstra bemanning for en bruker med GPS 15-20 % av brukerne vil ha gevinst i form av utsatt behov for opptrapping av tjeneste eller institusjonsplass (Skien kommune, 2016). Elektronisk dørlås Elektronisk dørlås (e-lås) er et nøkkelfritt låssystem som i velferdsteknologisk sammenheng installeres på ytterdør hos innbyggere som mottar hjemmetjenester. Døren kan åpnes av en applikasjon i den ansattes tjenestemobil. I tillegg til en rekke kvalitative gevinster er de konkrete gevinstene: 62,5 km redusert kjøring på natt i Grimstad Besparelsen for 1.000 brukere med nøkkelhåndtering tilsvarer 8 sykepleiestillinger, eller 5,6 mill. kroner per år (Fredrikstad kommune, 2016). Digitalt tilsyn Digitalt tilsyn omtales som sensorteknologi eller passiv varsling, og kan bestå av ulike sensorer som sengematter/sensorlaken som registrerer fravær fra seng, bevegelsessensorer i rom som detekterer bevegelse, døralarm som varsler ved passering og falldetektorer som registrerer brå bevegelser etterfulgt av stillstand med mer. Digitalt tilsyn gjør det mulig å redusere tildelt tjenestetid. Tjenestene blir mer målrettede ved at tjenestemottakerne får besøk når de har utløst en alarm og har behov for hjelp, der de tidligere fikk besøk etter faste tilsyn (Farsund kommune, 2016). Bruk av digitalt tilsyn kan føre til at veksten i helse og omsorgtjenesten bremses ved at ressursene brukes mer effektivt (Risør kommune, 2016). Digitalt tilsyn som inkluderer kamera gir også færre «utrykninger» på feilalarmer ved at tjenesten kan logge seg på og «se» tilstanden. Dette gir potensielt store besparelser for kommunen og samtidig øker trygghet for både bruker og ansatte.
For tjenestemottaker og pårørende betyr færre fysiske tilsyn at de slipper å bli vekket av at ansatte i tjenester låser seg inn. Dette gir bedre søvnkvalitet. «[Bruker]..ble tidligere vekket av tjenesten ved tilsyn. Våknet og stod opp for å sjekke at døren var låst og at det ikke var noen i huset etter at tjenesten hadde dratt. Problemer med å sovne igjen.» (Vestre Toten kommune, 2016). I tillegg til flere kvalitative gevinster er de konkrete gevinstene: En mindre nattevakt tilsvarer 1,8 årsverk og en unngått kostnad på 1 370 000 kroner per år (Grimstad kommune, 2016). Redusere 1:1-bemanning på dag for en bruker ved bruk av døralarm (Selbu kommune, 2016). Sykesignalanlegg/pasientvarsling i institusjonsbasert omsorg Nye pasientvarslingssystem/sykesignalanlegg gjør det mulig å utstyre beboerrommene med sensorteknologi/digitalt tilsyn for passiv varsling, og alarmknapp, snortrekk eller trygghetsalarm som muliggjør aktiv varsling av pasienten selv. Varslene går rett til mobil enhet hos de ansatte i tjenesten. Noen har også enheter for toveis talefunksjon slik at det kan kommuniseres mellom ansatte og beboer. Dette er kombinert med smarthusteknologi som automatisk lystenning, røykdetektorer, flomvarsel og lignende på rommene. Sykehjemmene tilbyr også lokaliseringsteknologi, som etter behov og samtykke fra pasient eller pårørende kan brukes for å se hvor beboere befinner seg, eller som kan gi varsel til ansatte hvis beboer beveger seg utenfor forhåndsdefinerte områder. I tillegg til flere kvalitative gevinster er de konkrete gevinstene: Betydelig nedgang i korttidsfraværet sammenlignet med samme periode i 2015 (redusert fra 2,7 % til 1,4 %). Vikarbruken er også redusert Unngått oppbemanning tilsvarende to stillinger på natt og 0,5 stilling på dag (Østsiden sykehjem, Fredrikstad kommune, 2016). Unngått oppbemanning av 1 nattevakt (sykepleier) på natt, som tilsvarer 1,98 årsverk og en årlig besparelse på 1.7 mill.kr. (Stabekk bo- og behandlingssenter, Bærum kommune, 2016b). Bemanningen redusert med 1 årsverk knyttet til endringer i tjenesten og bruk av nytt varslingssystem (Lyngbakken, Skien kommune, 2016). Gevinster oppsummert Et responssenter er en forutsetning for å kunne innføre velferdsteknologi i full skala og hente ut de gevinstene som ligger i en velfundert, bred og koordinert bruk av løsninger som eksisterer i dag, og de løsningene som vil komme. Når vi ser på de gevinstene enkeltkommunene har hatt av (de relativt begrensede) forsøkene, ser vi at ved en bevisst og helhetlig bruk kan forsinke og redusere de bemanningsøkningene som befolkningsutviklingen uvegerlig vil føre til. De kommunene som aktivt tar i bruk de nye løsningene vil redusere kostnadene langt mer enn de nå må bidra til responssenteret. Samtidig er det nødvendig å poengtere at det er kommunene, og ikke responssenteret, som må ta løsningene i bruk og hente ut gevinsten. Responssenteret ligger der som en premiss for å kunne gjøre det.
1. Funksjoner og navn Primærfunksjoner for et responssenter er 1 : Ta i mot, vurdere, dokumentere og respondere på varsler fra velferdsteknologiske løsninger som tjenestemottakeren benytter. Sikre at tjenestemottakere som benytter velferdsteknologi får råd og veiledning og registrere, prioritere og eventuelt iverksette nødvendig og effektiv oppfølging av varslet. Tilleggsfunksjoner som vurderes tillagt responssenteret er: Teknisk overvåking av velferdsteknologi og trygghetsalarmer. Kunne iverksette nødvendig beredskap ved feil eller nedetid. Følge opp tilbakemeldinger fra tjenesten knyttet til løsning og videre ha kontakt med leverandører. Koordinerende rolle i alarmanrop hvor det er aktuelt å tilkalle nødetater i tillegg til kommunal tjeneste. Overvåke elektronisk meldingsutveksling teknisk. Eventuelt også helsefaglige varsler for kommuner som melder det som utfordrende å ivareta dette hele døgnet. Levere styringsdata til kommunene gjennom å ta ut statistikk knyttet til bruk av trygghetsalarmer og velferdsteknologi. «Ett telefonnummer» utenfor kontortid i hjemmetjenesten. Det foreslås at samarbeidet benevnes K-Respons - Kongsbergregionens Responssenter for velferdsteknologi 1. Samarbeidsform Forholdet til anskaffelseslovverket Responssenteret er et samarbeid mellom de 7 kommunene i Kongsbergregionen. Et fullt bemannet responssenter har kapasitet til å håndtere vesentlig mer enn 7 kommuner, og for å redusere de enkelte kommunenes kostnader er det ønskelig å knytte til seg flere. Nye kommuner som ønsker å delta i samarbeidet står overfor et valg om hvilket responssenter de ønsker å knytte seg til, et kommunalt samarbeid eller en privat tilbyder. Denne valgsituasjoen setter dem i utgangspunktet inn under anskaffelseslovverket. I Forskrift om offentlige anskaffelser, Kapittel 3. Samarbeid i offentlig sektor er det noen unntak fra anskaffelsesregelverket. 3-3.Samarbeidsavtaler sier: Anskaffelsesloven og forskriften gjelder ikke for kontrakter som inngås utelukkende mellom to eller flere oppdragsgivere, og som etablerer eller gjennomfører et samarbeid a) som har til formål å sikre at offentlige oppgaver blir utført for å oppnå et felles mål, b) som blir utført utelukkende av hensyn til offentlige interesser og 1 Anbefalinger om responstjenester for trygghetsskapende teknologier, Helsedirektoratet 11/2016, IS-2552
c) der mindre enn 20 prosent av aktivitetene som samarbeidet omfatter, blir utført for andre enn oppdragsgiverne. Responssenteret er et samarbeid som skal utføre helsetjenester (offentlig oppgave, av hensyn til offentlige interesser) for kommunene (pt ingen private som samarbeidet yter tjenester til), Med formuleringene i 3-3 er det altså mulig for kommuner å slutte seg til eksisterende samarbeid, i denne sammenheng responssenteret, uten å måtte følge anskaffelseslovverket. Valg av samarbeidsform Kongsbergregionen IKT er etablert som et samarbeid etter kommunelovens 27, med Notodden som hovedkontorkommune. Skatteoppkreveren er etablert på samme måte, med Kongsberg som hovedkontorkommune. Disse er etablert en gang for alle, og det er ikke planer om utvidelse. Vedtekter og eierskap er vedtatt likt i alle 7 kommunene. Kongsbergregionens responssenter etableres i utgangspunktet for 7 kommuner, med et ønske om å knytte til seg flere. Dette løses enkelt innenfor kommunelovens 28-1 b. Administrativt vertskommunesamarbeid, hvor en kommune driver tjenesten, mens øvrige kommuner inngår avtale med og gir delegert myndighet til vertskommunen. Utfordringen med denne løsningen er samarbeidskommunenes styringsmuligheter. Daglig leder i responssenteret er underlagt rådmannen i vertskommunen, som utelukkende har avtaleformuleringene som styringsgrunnlag. Om en mot formodning skulle få en lite samarbeidsorientert rådmann i vertskommunen kan denne ordningen bli noget vrang. En mulighet her er, i avtalen om samarbeid, å legge inn et driftsråd som gir anbefalinger til vertskommunen. Styringsretten ligger uansett til vertskommunen. Samarbeid etter kommunelovens 28-1 b. Administrativt vertskommunesamarbeid vil være en ny samarbeidsmodell i Kongsbergregionen, og avviker fra den modellen det meste av samarbeidet bruker, samarbeid etter kommunelovens 27. Kristiansand kommune og Vernesregionen er andre prosjekter som har kommet langt i etableringen av et responssenter. De har begge valgt 28-1 b som sin samarbeidsform. Utfordringen ved et samarbeid etter kommunelovens 27 er å finne en smidig måte å ta opp nye kommuner i samarbeidet. Den normale måten å etablere slike samarbeid på er å treffe likelydende vedtak i alle samarbeidskommunene. Skal dette skje etter hvert som et antall kommuner slutter seg til samarbeidet blir det mange kommunestyrevedtak om selvfølgeligheter. Kommuneadvokaten i Kongsberg skriver følgende om problemstillingen: Spørsmålet er kva prosedyrar som må følgjast når ein ny kommune skal slutta seg til eit eksisterande kml 27-samarbeid. Det som er sikkert er at den kommunen som vil slutta seg til eit eksisterande samarbeid, må gjera dette gjennom vedtak i kommunestyret. Spørsmålet er om dei eksisterande deltakarane må til kommunestyret for å godkjenna opptak av nye deltakarar eller om avgjerd om dette kan delegerast til typisk formannskapet eller rådmannen.
Kommunelova 27 lyder slik: 27.Interkommunalt og interfylkeskommunalt samarbeid. 1. To eller flere kommuner, to eller flere fylkeskommuner, eller en eller flere kommuner og en eller flere fylkeskommuner, kan opprette et eget styre til løsning av felles oppgaver. Kommunestyret og fylkestinget gjør selv vedtak om opprettelse av slikt styre. Til slikt styre kan kommunestyret eller fylkestinget selv gi myndighet til å treffe avgjørelser som angår virksomhetens drift og organisering. Kongen kan gi pålegg om opprettelse av styre som nevnt i første ledd. 2. Vedtektene for det interkommunale styre skal inneholde bestemmelser om: a. styrets sammensetning og hvordan det utpekes, b. området for styrets virksomhet, c. hvorvidt deltakerkommunene skal gjøre innskudd til virksomheten, d. hvorvidt styret har myndighet til å ta opp lån eller på annen måte pådra deltakerne økonomiske forpliktelser, e. uttreden fra eller oppløsning av samarbeidet. 3. Den enkelte kommune og fylkeskommune kan i alle fall med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i det interkommunale samarbeid og kreve seg utløst av det. Utløsningssummen fastsettes til andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp, men ikke til mer enn verdien av de midler vedkommende kommune eller fylkeskommune har skutt inn. Oppsigelse av avtale om interkommunalt styre kan bringes inn for departementet. Departementet kan gi pålegg om at samarbeidet skal fortsette i et nærmere bestemt tidsrom eller inntil videre, hvor samfunnsmessige interesser eller hensynet til samarbeidende kommuner tilsier dette. Argument for at opptak også må godkjennast av kommunestyret er at ved kvart opptak så vert det eigentleg etablert eit nytt samarbeid. Eit nytt samarbeid må jo tvillaust opprettast ved vedtak i kommunestyret. Argumentasjon for meir fleksibilitet er at det kan framstå som noko strengt og formalistisk å så det slik at tilslutning av ein ny deltakar gjer samarbeidet til eit genuint nytt samarbeid. I og med at det kan argumenterast i begge retningar er det viktig at delegeringane er tydelege i tilfelle ein ønskjer at eksisterande kommunar skal kunna delegera mynde til å avgjera opptak av nye deltakarar. Etter mi vurdering er det gode grunnar for at det skal kunna gå å delegera mynde til å avgjera opptak av nye deltakarar. I alle fall dersom samarbeidet er av ein slik type at nye deltakarar ikkje medfører større økonomisk ansvar for eksisterande deltakarar. Dette må framgå klart av vedtektene. Om myndet vert delegert til formannskapet eller rådmannen er ikkje avgjerande. Når en ny kommune slutter seg til Kongsbergregionens responssenter innebærer det ingen endring i det genuine formålet med samarbeidet. Inntreden av en ny kommune reduserer kostnadene for øvrige kommuner, en endring som ikke vil være kontroversiell. Vurderingen er derfor at godkjenning av nye deltakere kan gjøres på delegert myndighet.
I valget mellom samarbeid etter kommunelovens 27 eller etter samme lovs 28 1.b, vurderes samarbeid etter 27 å være den løsningen som gir samarbeidskommunene best felles styring over responssenteret. Imidlertid gir 28-1 b best fleksibilitet med tanke på tilslutning flere nye kommuner utenfor regionen. Dette vil gi Kongsberg kommune alene både betydelig innflytelse og risiko. 1. Økonomi og kostnadsfordeling Som skrevet i sak 032/16 er det avsatt investeringsmidler til anskaffelse av responssenterløsning Kongsbergregionen. Hver kommune har avsatt investeringsmidler til innkjøp av digitale trygghetsalarmer i 2016. Kostnadsnivået på en innovativ offentlig anskaffelse av responssenterløsning er vanskelig å anslå, da leverandørene i denne fasen ikke vil oppgi kostander, kun funksjonsbeskrivelser. I samarbeid med Værnesregionen gjennomføres det nå en anskaffelse på løsning. Gjennnom denne anskaffelsen avklares det endelige kostnadsnivået for den tekniske løsningen. Til sak 032/16 ble det laget beregninger for hva det vil koste å bemanne et heldøgns regionalt responssenter. I beregningen er det lagt inn 2 personer på vakt i tredelt turnus. 1 sykepleier (eller tilsvarende kompetanse) og 1 helsefagarbeider (eller tilsvarende kompetanse. Bemanningen tilsvarer 9,46 årsverk og er beregnet til å koste 7,6 millioner pr. år fra 2017. Husleie som del av legevakta, 10% av total leie, kr 367 400. Helse og omsorgsnettverket ønsker at det i tillegg til bemanningen ovenfor avsettes midler til fagressurs/ koordinator knyttet til responssenteret. I forbindelse med oppstart av regionalt responssenter for velferdsteknologi forventes det at oppgaver som utarbeidelse av arbeidsprosesser, rutiner, opplæring og oppfølging av leverandører vil betinge en dedikert fagressurs. Sekretariatet mener denne ressursen inngår i de oppgavene som ligger til en daglig leder. Det er inngått samarbeid med Øvre Eiker og Nedre Eiker kommune om felles utredning av mulighetene for felles responssentertjenester etablert i Kongsbergregionen. Som en følge av kommunereformen har Nedre Eiker måtte gå bort fra intensjonen om å slutte seg til regionens responssenter. Øvre Eiker deltar utredningen som forventes ferdigstilt i april 2017. Det pågår også en dialog med andre kommuner i Buskerud. Det er fortsatt ingen andre initiativ for å etablere responssentre i fylket. I kostnadsoverslaget under har en søkt å få med alle relevante kostnader. Det ligger ingen flere kommuner inne i fordelingen, og overslaget kan regnes som en maks-pris. Det er samtidig verdt å merke seg at kostnadene ved anskaffelse og drift av selve responssenterløsningen kommer i eget prosjekt, og blir innarbeidet i responssenterets budsjetter når prosjektet går over i driftsfase. Med dette kostnadsgrunnlaget legger daglig leder frem to alternative delingsmodeller (50/50 og 40/60) der første halvdel deles likt, og andre halvdel deles etter innbyggertall. Rådmannsutvalget må drøfte hvilken delingsmodell som blir mest riktig. Med en kostnadsfordeling 50/50 blir belastningen på kommunene som følger
Driftsbudjsett responssenter 2017 - ff 2017 2018 2019 ff Tinn 126 535 962 064 1 406 432 Notodden 189 381 1 439 894 2 104 965 Nore og Uvdal 95 079 722 903 1 056 804 Rollag 84 470 642 242 938 888 Flesberg 96 479 733 550 1 072 368 Kongsberg 321 953 2 447 868 3 578 513 Hjartdal 86 408 656 979 960 430 Sum Kongsbergregionen 1 000 306 7 605 500 11 118 400 Med en kostnadsfordeling 40/60 blir belastningen på kommunene som følger 2017 2018 2019 ff Tinn 123 261 937 177 1 370 050 Notodden 198 676 1 510 572 2 208 290 Nore og Uvdal 85 515 650 184 950 497 Rollag 72 784 553 391 808 996 Flesberg 87 195 662 960 969 174 Kongsberg 357 764 2 720 142 3 976 547 Hjartdal 75 110 571 074 834 847 Sum Kongsbergregionen 1 000 306 7 605 500 11 118 400 Med en kostnadsfordeling 0/100 (utelukkende innbyggertall) blir belastningen på kommunene som følger 2017 2018 2019 ff Tinn 110 168 837 629 1 224 521 Notodden 235 860 1 793 287 2 621 587 Nore og Uvdal 47 257 359 306 525 266 Rollag 26 040 197 985 289 432 Flesberg 50 058 380 599 556 394 Kongsberg 501 006 3 809 237 5 568 683 Hjartdal 29 916 227 457 332 517 Sum Kongsbergregionen 1 000 306 7 605 500 11 118 400 Differanser mellom fordelingsnøklene er betydelige, særlig mellom 50/50 og 0/100:
Differanse mellom fordelingsnøklene 50-50 og 0-100 Diff 2017 Diff 2018 Diff 2019 ff Tinn 16 366 124 436 181 911 Notodden -46 480-353 394-516 622 Nore og Uvdal 47 822 363 597 531 539 Rollag 58 431 444 258 649 455 Flesberg 46 421 352 950 515 974 Kongsberg -179 053-1 361 368-1 990 170 Hjartdal 56 492 429 521 627 913 Differanse mellom fordelingsnøklene 50-50 og 40-60 Diff 2017 Diff 2018 Diff 2019 ff Tinn 3 273 24 887 36 382 Notodden -9 296-70 679-103 324 Nore og Uvdal 9 564 72 719 106 308 Rollag 11 686 88 852 129 891 Flesberg 9 284 70 590 103 195 Kongsberg -35 811-272 274-398 034 Hjartdal 11 298 85 904 125 583 Vi ser at kommuner og regioner tar «ledertrøya» når responssentre etableres. Kristiansand gjør det, Vernes gjør det og Kongsbergregionen er i ferd med å gjøre det. I Telemark gjøres det også ved en 110-sentral, men de vet strengt tatt ikke hvor mange som kommer til å bli med. At noen kommuner gjør dette og har bygget seg solid kompetanse for dette er bra, og det vil gi andre kommuner mulighet til å knytte seg til etablerte mottak. Ved etableringstidspunktet er vi på det absolutt dyreste nivået for hver kommune. Dette fordi vi alene dekker alle kostnadene. Vi må ta høyde for at det vil komme med nye kommuner, noe som vil redusere kostnaden for regionskommunene. I regionen kan vi imidlertid bli enige om hva et medlemskap skal koste innledningsvis for nye kommuner. Eksempelvis kan en kommune med 15.000 innbyggere få tilbud om å bli med for kr 85,- pr innbygger. Det utgjør kr 1,275 mill Legger vi til en klynge småkommuner med tilsammen 15.000 innbyggere kan vi plusse på nye 1,275 mill. Slik kan vi redusere regionkommunenes utgifter betydelig med å hente inn kommuner og kommunegrupper.
2. Vedtekter Vedtektene utgjør samarbeidets formelle plattform. Vedtektsforslaget ligger som vedlegg 1. Vedtektene vedtas og om nødvendig endres av kommunestyrene. Vedtektene for responssenteret er i hovedsak bygd over samme mal som vedtektene for skatteoppkreveren. Responssenteret har som intensjon å knytte til seg flere kommuner. Når en vurderer dette opp mot Forskrift om offentlige anskaffelser, 3-1 til 3-3, mener sekretariatet at dette kan gjøres med en kontrakt mellom responssenteret og den enkelte kommune, uten at de eksterne trenger å gjennomføre konkurranse om oppdraget. Det refereres her særskilt til 3-3. I skrivende stund foreligger det ikke spesifikk veiledning til denne delen av forskriften. Sekretariatet vurderer vedtektenes formuleringer som dekkende. Dersom senere veiledninger tilsier endringer i vedtektene vil dette fremmes som egen sak. 3. Framdrift Framdriften i etableringen styres mye av den tiden de formelle prosessene tar. Vi ser det som kritisk å få på plass en daglig leder som skal ha ansvaret for oppbemanning og etablering av responssenteret. Ansettelsesprosessen tar tid, og startes umiddelbart etter at denne saken er godkjent i rådmannsutvalget. Vedkommende må ha ansvaret for å ansette den første gruppa operatører. Anskaffelsesprosessen på den tekniske løsningen går paralellt, og det er påregnelig at den er på plass tidlig 2018. Slik sett passer disse prosessene godt sammen. 21.04.17 Utlysning Daglig leder ASAP etter Vedtekter til kommunene 31.03.17 12.05.17 Søknadsfrist Daglig leder 15.06.17 Aksept fra Daglig leder 15.09.17 Tiltredelse daglig leder 29.09.17 Utlysing operatør 1 30.10.17 Søknadsfrist, ansettelsesprosess 01.12.17 Aksept fra operatørgrp 1 01.03.18 Tiltredelse operatørgrp 1 01.04.18 Overtakelse trygghetsalarmer KK Q2 Overtakelse trygghetsalarmer Q3 Overtakelse trygghetsalarmer Q4 Overtakelse trygghetsalarmer.. og.. Q4-18 Utlysing operatør 2 Q1-19 Tiltredelse operatør 2 4. Styret Vedtektene foreslår at styret består av rådmann eller den rådmannen bemyndiger. I Kongsberg tenker en pt at det vil være kommunalsjef for Helse og omsorg som vil være styrerepresentant og, om Kongsberg blir hovedkontor, styreleder.
Det vil være nyttig om kommunene tenker på hvem som skal være kommunens kontaktperson for responssenteretableringen nå innledningsvis, og etter hvert styrerepresentant. 5. Ansettelse av daglig leder Det er styret som er ansettelsesmyndigheten. Ansettelsesprosessen må gjennomføres av en intervjugruppe. Med alle mulige forbehold er denne nå foreslått å være: o o o o o o Gunnhild Bergsaker Anne Grete Rønningsdalen Nina Stølen Kjersti Linneberg Odd J. Resser, som sekretær Ansattrepresentant Arbeidet med utlysingstekst er i gang, og den foreslåtte intervjugruppa har reservert nødvendig tid. Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget drøfter og konkluderer med en felles anbefaling for organisering av og vedtekter for regionalt responssenter Daglig leder gis i oppdrag å arbeide videre med planer for tilleggstjeneste i responssenteret som beskrevet. Basert på vedtak ovenfor lager daglig leder felles saksfremlegg for politisk behandling lokalt Forslag til ansettelsesprosess og intervjugruppe for ansettelse av daglig leder av resposnssenteret godkjennes. Rådmannsutvalgets konklusjon: 1. Rådmannsutvalget anbefaler at regionalt responssenter (K-Respons) organiseres som et samarbeid etter kommunelovens 27. Utkast til vedtekter legges til grunn for samarbeidet - med justering av innspill fremkommet i møte. Sekretariatet bes kvalitetssikre forslag til vedtekter i tråd med lov og regelverk. Nytt utkast til vedtekter ettersendes, og det gis muligheter for innspill før endelig versjon ferdigstilles. 2. Daglig leder gis i oppdrag å arbeide videre med planer for tilleggstjeneste i responssenteret som beskrevet 3. Basert på vedtak ovenfor lager daglig leder felles saksfremlegg for politisk behandling lokalt
4. Forslag til ansettelsesprosess og intervjugruppe for ansettelse av daglig leder av responssenteret godkjennes. Daglig leder i responssenteret ansettes i prosjektstilling med mulighet for fast ansettelse 5. Daglig leder gis i oppdrag å rekruttere nye samarbeidskommuner inn i samarbeidet. 6. RMU vedtar kostnadsfordelingsmodell i neste møte. Sekretariatet synliggjør felleskostnader og fordeling av disse og eksempler på fordeling fra tilsvarende samarbeid utenfor Kongsbergregionen. Sak 017/17: Regional sak-/arkivløsning Analyse av felles postmottak og arkivtjeneste Dokumenter i saken: 1. Sluttrapport forprosjekt sak-arkiv.pdf 2. Beslutning om valg av scenarie_aø 26-05-2015.pdf 3. NUARK.pdf 4. RMU 28.10.16 Saksbehandler Anne Rygaard Opplysninger i saken: På forespørsel av enkelte rådmenn ble det i RMU i november behandlet en sak om ønske om felles post- og arkivtjeneste i regionen. Det ble diskutert stordriftsfordeler og bekymring for om arkivarene forsvinner fra de ulike kommunehus. Det ble konkludert med at de kommuner som ønsket å delta i en arbeidsgruppe for videre utredning av saken, skulle gi tilbakemelding om dette. Alle de 7 kommunene ga tilbakemelding med ønske om deltakelse i en arbeidsgruppe. Arbeidsmåte Arbeidsgruppen består av 1 person fra hver av de 7 kommunene som har det organisatoriske og økonomiske ansvaret for post/arkiv i de aktuelle kommuner. I tillegg har vi hatt med oss Torleif Lind fra IKA Kongsberg som har erfaring med sammenslåing av arkiv i forbindelse med nye Sandefjord kommune. Anne Rygaard, som er prosjektleder for sakog arkivprosjektet, har ledet arbeidet. Det er gjennomført 5 møter, hvorav 1 var fellesmøte med regionens arkivledere. Det har blitt drøftet likheter og ulikheter ved dagens arkiver. I tillegg har det blitt gjennomført en undersøkelse for å kartlegge hvor mye tid kommunene bruker på post- og arkivrelaterte oppgaver utover det som utføres i arkivavdelingen. Denne kartleggingen var det vanskelig å konkludere noe eksakt på, men det ga en større bevissthet om at det absolutt er flere personer i kommunene enn de som sitter i arkivet, som jobber med arkiv-oppgaver.
Unntaket er Tinn, som har sentralisert all arkivvirksomhet. Konklusjon Arbeidsgruppen er enig om at det kan være gevinster ved å samarbeide om flere oppgaver knyttet til post og arkiv. Arbeidsgruppen mener imidlertid det vil være fornuftig å benytte seg av prosjektperioden for innføring av felles sak-/arkivløsning til å utprøve praktisk samarbeid om noen arkivoppgaver, og basert på disse erfaringene komme med en anbefaling om valg av samarbeidsnivå og evt. valg av organisasjon. Arbeidsgruppen har ikke sett det som hensiktsmessig på nåværende stadium å vurdere organisasjonsform. Den har heller brukt tiden på å bli kjent med hvilke oppgaver som utføres i arkivene i dag, og hva man med fordel kan starte å samarbeide om allerede nå, og hva man kan se på etter hvert. Arbeidsgruppen har, i samråd med arkivnettverket, kommet frem til at man allerede nå kan dra gevinst av å samarbeide om oppgaver knyttet til overordnet arkivledelse: Helpdesk / brukeroppfølging, opplæring / utarbeidelse av e-læring, overordnet arkivfaglig kompetanse, utarbeidelse av dokumentmaler, systemoppsett, integrasjoner, rammen for arkivplan, oppfølging av SvarUt / SvarInn. Når nytt sak-arkivsystem er innført, vil det være naturlig å prøve ut samarbeid om kvalitetskontroll av postlister, journalføring og andre hverdagsoppgaver. Arbeidsgruppen mener det vil være fornuftig at de fortsetter å møtes som arbeidsgruppe for videreføring av sitt arbeid, men også med formål å fungere som styringsgruppe for det praktiske samarbeidet mellom arkivene i forbindelse med innføringen av nytt sakarkivsystem. Det vil si at gruppen både skal sette i gang nye samarbeidsområder, samt evaluere effekten av allerede utprøvde samarbeidsområder. Det forutsettes at arbeidsgruppens deltagere selv holder kommunikasjonen med egen arkivleder. Arbeidsgruppen vil i løpet av 2018 presentere en sak for RMU som konkluderer på de forskjellige samarbeidsområdene man har utprøvd og komme med anbefaling om man bør formalisere videre samarbeid, senest innen budsjettforslag skal utarbeides høsten 2018. Arbeidsgruppen ønsker at deres videre arbeid koordineres av en dedikert stillingsressurs fra regionsekretariatet estimert til ca 30-40 %. Daglig leders forslag til vedtak: Arbeidsgruppen ser nærmere på, og prøver ut, praktisk samarbeid om postarkivoppgaver fram til høsten 2018, og leverer da en anbefaling om videre samarbeid og organisering av dette. RMU beslutter hvilke kommuner som deltar videre og hvordan arbeidet skal ledes og koordineres. Rådmannsutvalgets vedtak: De kommuner som ønsker å gå videre tar initiativ til å etablere felles post-arkivtjeneste
Sak 018/17 Digitale løsninger i oppvekst Saksbehandler Berit Slagnes Dokumenter i saken: Ingen Opplysninger i saken: Prosjektet for digitale løsninger i oppvekst er ved innspurten i anskaffelsesprosessen og vi vil gå i gang med planlegging og gjennomføring av implementeringen av systemene. Prosjektet har fått ny prosjektleder, Berit Slagnes, og hun vil gi Rådmannsutvalget en statusrapport fra prosjektet i møtet. Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget tar presentasjonen til orientering. Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalget tar presentasjonen til orientering. Sak 019/17 Etablering av nytt fagnettverk - Teknisk Dokumenter i saken: Samarbeidsavtale SuksIT Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken/vurderinger: I samarbeidsavtalen for SuksIT står det blant annet om utvalgets oppgaver: Foreslå opprettelse av faggrupper som støtte for de regionale samarbeidsnettverkene der dette er hensiktsmessig SuksIT foreslo opprettelse av ny faggruppe for teknisk sektor i møte 9. november 2016: Sak 37/16 Arkitektur og standardisering Prosjekt arkitektur og standardisering gjennomførte en workshop 18. oktober med
deltakere både fra SuksIT og sekretariatet. De som deltok i workshopen deler sine erfaringer fra samlingen og ev. tanker gjort i ettertid slik at vi ta disse med oss i videre arbeid. SuksIT besluttet i forrige møte at ansvaret for å implementere IDM (enhetlig brukerhåndtering) i alle kommunene ble tillagt prosjekt Arkitektur og standardisering. Det gis også informasjon om status i dette arbeidet i dagens møte. Konklusjon: Saken ble tatt til orientering SuksIT anbefaler at det etableres et regionalt fagnettverk innenfor tekniske tjenester for å sette på kartet og følge opp felles digitaliseringsutfordringer (og gjerne andre felles utfordringer) innen dette tjenesteområdet. Britt Inger følger opp dette med daglig leder i Kongsbergregionen. Daglig leder vurderer dette som nyttig for det helhetlige arbeidet med digitaliserng i våre tjenester. Dette fagområdet berøres av stadig flere digitaliseringstiltak, og det vil være avgjørende at Teknisk sjef i hver kommune kommer tidlig inn i de aktuelle prosessene. Daglig leders forslag til konklusjon: Det opprettes nytt fagnettverk for tekniske tjenester bestående av teknisk sjef i hver kommune. Rådmannsutvalgets konklusjon: Det opprettes nytt fagnettverk for tekniske tjenester bestående av teknisk sjef i hver kommune. Sak 020/17 Årsrapport 2016 Dokumenter i saken: Årsrapport 2016 Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken/vurderinger: Årsrapport for 2016 er vedlagt.
Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget tar Årsrapport for 2016 til etteretning. Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalget tar Årsrapport for 2016 til etteretning. Sak 021/17 Regnskap 2016 Dokumenter i saken: Regnskap 2016 Hoveddokument 2016 Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken/vurderinger: Regnskap for 2016 er i henhold til budsjett for 2016. Kongsbergregionens vedtatte budsjett for 2016 var på kr. 21 750 300,00 Regnskapsresultat for 2016 var på kr. 12 888 617,78 Vi går ut med en balanse i 2016 på kr 12 465 278,76 Akkumulert overskudd fra 2015 til 2016 lå ikke inne i budsjettet. Det er dessuten et mindreforbruk for 2016 som i hovedsak skyldes utgifter som ikke kommer før i 2017. Dette gjelder anskaffelsene knyttet til prosjektene sak/ Arkiv og program for velferdsteknologi 9 millioner. Kongsbergregionens økonomi har vært stabil gjennom alle våre år i kommunesamarbeidet. Etter etableringen av K-IKT har vi ikke lenger like mange systemkostnader på vegne av kommunene, og følgelig ikke like stort likviditetsbehov som den gang. Vi har gjennom budsjett for 2017 også justert egenkapitalen ned fra tidligere nivå da vi ikke lenger har det samme behovet for likviditet.
Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget tar regnskap for 2016 til etterretning Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalget tar regnskap for 2016 til etterretning Sak 022/17 Kommunereformen Dokumenter i saken: Rådmannsutvalget 22.08.14 sak 056/14 Regionrådet 10.09.14 sak 033/14 Regionrådet 17.02.2015 Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmennene gir en oppdatert status fra de enkelte kommunene. Daglig leders forslag til konklusjon: Saken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon: Saken tas til orientering
Eventuelt Skattesamarbeid Rådmannsutvalget drøftet status. Saken skal til politisk behandling i kommunestyret i Notodden i mai. Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet.