Konkurransegrunnlagets. administrative bestemmelser. Rammeavtale for anskaffelse av lysutstyr til politiet

Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Rammeavtale for anskaffelse av lysutstyr til politiet 200900336 Politiets data- og materielltjeneste Dato: 28. juni 2010 Åpen anbudskonkurranse

INNHOLD 1 ANSKAFFELSENS FORMÅL/ OMFANG...3 1.1 OPPDRAGSGIVER... 3 1.2 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 3 1.3 ANSKAFFELSENS OMFANG... 3 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT...4 3 HENVENDELSER/ KOMMUNIKASJON...4 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 4 3.2 TILBYDERENS KONTAKTPERSON... 4 3.3 PERIODE FOR HENVENDELSE... 4 3.4 TAUSHETSPLIKT... 5 4 ANSKAFFELSESPROSEDYRE/ KUNNGJØRING...5 4.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 5 4.2 KUNNGJØRING... 5 4.3 KONTRAKT... 5 5 KVALIFIKASJONSKRAV...6 5.1 SKATTEATTESTER... 6 5.2 HMS EGENERKLÆRING... 6 5.3 TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 7 5.4 TILBYDERS EIERSTRUKTUR... 7 5.5 TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET... 7 5.6 TILBYDERS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 7 5.7 KVALITETSSIKRING/-STYRING... 8 5.8 TILBYDERS UNDERLEVERANDØRER/ AGENTER... 8 6 KRAV TIL KVALIFISERINGSDOKUMENTASJON OG TILBUD...9 6.1 STRUKTURELLE KRAV... 9 6.1.1 Kvalifiseringsdokumenter... 9 6.1.2 Tilbudsdokumenter... 10 6.1.3 Tilbudsbrev... 10 6.1.4 Tilbudsprøver... 10 6.1.5 spesifikasjon (utfylt)... 10 6.1.6 Priser og betalingsbestemmelser (utfylt)... 11 6.1.7 Forbehold og forutsetninger... 11 6.1.8 Annen dokumentasjon fra tilbyder... 11 6.2 FORMELLE KRAV... 11 6.2.1 Språk... 11 6.2.2 Innpakning og merking... 11 6.2.3 Leveringsadresse... 11 6.3 FRISTER... 12 6.3.1 Tilbudsfrist... 12 6.3.2 Vedståelsesfrist... 12 6.3.3 Fremdriftsplan... 12 7 TILDELINGSKRITERIER... 13 7.1 PRIS (60 %)... 13 7.2 40 %) KVALITET... 13 7.2.1 (60 %)... 13 7.2.2 (30 %)... 13 7.2.3 (10 %)... 13 Side 2 av 13

1 ANSKAFFELSENS FORMÅL/ OMFANG 1.1 1.1 OPPDRAGSGIVER Politiets data- og materielltjeneste (PDMT) skal på vegne av politi- og lensmannsetaten inngå rammeavtale for anskaffelse av lysmateriell til politiet. 1.2 1.2 ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med anskaffelsen er å anskaffe lysmateriell til politiet. Lysmateriell omfatter små kompakte lommelykter, større arbeidslys, hodelykt, UV lys og tilhørende forbruksmateriell. 1.3 1.3 ANSKAFFELSENS OMFANG (Ramme)avtalen(e) inngås for en periode på 3 - tre år med mulighet til forlengelse med 1 - ett år. Avtalen(e) løper fra undertegnelsesdato. Det er ikke anledning til å inngi tilbud på deler av spesifiserte produkt. Tilbyder må inngi tilbud i alle produktgrupper. Følgende type enheter skal anskaffes Liten kompakt personlig lommelykt. Større fast lykt/arbeidslys. Hodelykt. Spesialbelysning (bølgelengde 430-470 nm). Uten forbindtlighet for oppdragsgiver, estimeres et antall på ca. 2200 enheter for alle produktkategorier i løpet av avtaleperioden, hvor hovedvekten er på liten kompakt personlig lommelykt. Se også Del 2 Vedlegg B Priser, betalings- og leveringsbetingelser for nærmere årlig estimat på fordeling av volum. Side 3 av 13

2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag innholder følgende dokumenter: Invitasjonsbrev Administrative bestemmelser DEL 1 DEL 2 (Kontrakt) Kontraktsvilkår Vedlegg A spesifikasjon Vedlegg B Priser og betalings- og leveringsbestemmelser Vedlegg C Forbehold og forutsetninger Vedlegg D Endringskatalog Vedlegg E Tilbyders vedlegg Her er Del 1 ment å styre konkurransen frem mot kontrakt, og Del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. 3 HENVENDELSER ENVENDELSER/ / KOMMUNIKASJONK / K 3.1 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON TPERSON PDMT er oppdragsgiver/kontraktsadministrator, og alle henvendelser vedrørende anbudsprosessen/kontrakten skal rettes til: post.pdmt@politiet.no med kopi til christer.edlund@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Tilbydere skal ikke henvende seg til andre enkeltpersoner, eventuelt enheter, i politiet, for å tilegne seg informasjon vedrørende anskaffelsen. 3.2 3.2 TILBYDERENS KONTAKTPERSON Tilbyderen skal i tilbudsbrevet, plassert fremst i tilbudet, jf 6.1.1 Kvalifiseringsdokumenter og punkt 6.1.3 Tilbudsbrev, oppgi kontaktperson (med tilhørende adresse, e-postadresse og telefonnummer) for anskaffelsen. Dersom kontaktperson endres, skal oppdragsgiver informeres. PDMT tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem dersom eventuelle endringer ikke blir videreformidlet. 3.3 3.3 PERIODE FOR HENVENDELSE Spørsmål til konkurransen kan sendes i 3 perioder, periode 1: er fra 28. juni - 2. juli, periode 2: 19. juli 30. juli, periode 3: 16. august 1. september 2010. Side 4 av 13

Spørsmål utenom periodene kan ikke påregnes besvart før påfølgende periode. Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og besvares samlet til alle tilbydere. Alle henvendelser skal være skriftlige. 3.4 3.4 TAUSHETSPL AUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om politiet, politiets systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. anskaffelsesforskriften 3-6. 4 ANSKAFFELSESPROSEDYRE NSKAFFELSESPROSEDYRE/ / KUNNGJØRINGK / K 4.1 4.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen foretas ved åpen anbudskonkurranse og omfattes av Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 og av Forskrift om offentlig anskaffelser av 7.april 2006. PDMT påpeker at det ved en åpen og begrenset anbudskonkurranse ikke er anledning til forhandlinger. 4.2 4.2 KUNNGJØRING Anskaffelsen er kunngjort i Doffin- og TED-databasen i uke 26. Kunngjøringen kan finnes på www.doffin.no og http://ted.europa.eu/. 4.3 4.3 KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Del 2 Kontraktsvilkår med vedlegg. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold eller settes forutsetninger. Slike forbehold/ forutsetninger skal føres i Del 2 Vedlegg C Forbehold og forutsetninger og ny formulering og/ eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold og forutsetninger som knyttes til oppdragsgivers kravspesifikasjon, skal i tillegg føres i merknadsrubrikken til hvert enkelt krav. Alle forbehold som fremkommer i andre bilag vil bli ansett som ugyldige. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold og/eller vesentlige forutsetninger vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. Side 5 av 13

5 KVALIFIKASJONSKRAV Formålet med kvalifikasjonskravene er å fastsette et nedre kvalifikasjonsnivå og hindre at ikkekvalifiserte virksomheter får anledning til å delta i konkurransen. Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke vurderes nærmere. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan Oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Dersom tilbyderen ønsker å godtgjøre at kvalifikasjonskravene oppfylles ved å henvise til kapasiteten i sammenslutninger eller virksomheter som tilbyderen indirekte eller direkte er knyttet til, skal dette fremkomme tydelig. Det er i et slikt tilfelle et krav at det godtgjøres at tilbyderen reelt disponerer over disse sammenslutningers eller virksomheters ressurser. 5.1 5.1 SKATTEATTESTER Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Norske interessenter skal legge frem skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (blankett RF-1244 fra Skattedirektoratet) i kommunen der tilbyder har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen utløpet av tilbudsfristen, og skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Interessenter fra andre EØS-land, land omfattet av GPA-avtalen eller frihandelsavtale med EFTA/Norge skal vedlegge tilsvarende attester eller annen lovbestemt dokumentasjon fra tilsvarende myndighet i det land tilbyder har sitt hovedsete. 5.2 HMS HMS EGENERKLÆRING Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Tilbyder skal legge frem egenerklæring om at tilbyder oppfyller, eller eventuelt vil oppfylle ved tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Erklæringen kan hentes på nettadressen http://www.lovdata.no/for/sf/fa/ta- 20060407-0402-033.html Side 6 av 13

5.3 5.3 TILBYDERS ORGANISATORISKE ISKE OG JURIDISKE STILLING Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Dette skal dokumenteres ved firmaattest eller eventuelt ved attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. 5.4 5.4 TILBYDERS EIERSTRUKTUR Tilbyder skal redegjøre for eierstruktur. Eierstrukturen skal dokumenteres ved at tilbyders reelle eier(e) angis. Dersom finansielle instrumenter er registrert på forvalterkonti ("nominees", finansieringsselskaper etc.), skal eierstrukturen dokumenteres ved fremleggelse av kopi av eierregisteret/aksjeboken som til enhver tid viser hvem som er reelle eiere av aksjene forvalteroppdraget omfatter. 5.5 5.5 TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET Tilbyder skal ha en kredittrating som ikke er lavere enn A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende 5.6 5.6 TILBYDERS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Som dokumentasjon skal det legges ved kredittvurdering fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. Tilbyder skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Tilbyder skal dokumentere sin evne til å levere i henhold til det omfang som er anslått i kvalifikasjonsgrunnlaget samt vedkommendes erfaringer med lignende leveranser til andre kunder. Tilbyder skal dokumentere de viktigste relevante leveranser de siste 2 år inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. Side 7 av 13

5.7 5.7 KVALITETSSIKRING VALITETSSIKRING/-STYRING STYRING Det kreves at tilbyder har et godt og velfungerende system for kvalitetssikring /-styring Tilbyder skal dokumentere system for kvalitetssikring /-styring. Dokumentasjonskravet gjelder også for eventuelle underleverandører/produsenter. Dersom tilbyder er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for kvalitetssikring / -styring, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. Sertifikatet/sertifikatene skal omfatte alle elementer som omfattes av anskaffelsen. Det vil si utvikling, produksjon, salg og distribusjon av de produkter som etterspørres i anskaffelsen. Dersom tilbyder og eventuell underleverandør/produsent ikke er sertifisert, må kvalitetssystemet dokumenteres. Dokumentasjonen skal omfatte prosedyrer/rutiner for: Leveringsdyktighet. Avviks- og reklamasjonsbehandling Godkjenning av underleverandør Kvalitetssikring av produksjonen (kvalitetsplan) Sluttkontroll 5.8 5.8 TILBYDERS UNDERLEVERANDØRER VERANDØRER/ / AGENTERA / A Tilbyderen skal ha veletablerte forbindelser til eventuelle underleverandører/ agenter. Som dokumentasjon på dette skal det vedlegges: enten forside på signert avtale mellom partene, eller egenerklæring fra underleverandør på at samarbeid er inngått. Det skal spesifiseres hvilken del av leveransen underleverandør er ansvarlig for. Dersom tilbyderen formidler sitt tilbud gjennom en agent skal agentens rolle i forhold til kontrakten spesifiseres. Side 8 av 13

6 KRAV TIL KVALIFISERINGSDOKUMENTASJON OG TILBUD T 6.1 6.1 STRUKTURELLE KRAV Dette avsnittet beskriver hvordan kvalifiseringsdokumentasjonen og tilbudet ønskes organisert og strukturert. Det samlede tilbudet skal leveres med kvalifiseringsdokumentene og tilbudsdokumentene i hver sin ringperm, i 1 eksemplar, altså 2 permer totalt. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permene i henhold til strukturen i punkt 6.1.1 og 6.1.2. Innholdet i permen bør i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Kvalifiseringsdokumentasjonen og tilbudsdokumentasjonen skal også leveres i elektronisk versjon på CD/DVD/Minnepinne (dersom plass til all dokumentasjon på samme medium, kan det leveres ett eksemplar). Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at CD/DVD/Minnepinne er lesbar og identisk med original perm. PDMT ønsker at kun materiale som har saklig sammenheng med tilbudet skal vedlegges. Kun etterspurt dokumentasjon vil bli vurdert. 6.1.1 Kvalifiseringsdokumenter Kvalifiseringsdokumentene skal leveres i henhold til følgende inndeling: 1. Tilbudsbrev (kopi) 2. Skatteattester 3. HMS-egenerklæring 4. Dokumentasjon på at foretaket er lovlig etablert 5. Redegjørelse for eierstruktur 6. Dokumentasjon på god soliditet 7. Dokumentasjon på kredittverdighet 8. Dokumentasjon på erfaring fra tilsvarende oppdrag 9. Dokumentasjon på godt og velfungerende kvalitetssystem 10. Dokumentasjon av eventuelle underleverandørers kvalitetssystem 11. Dokumentasjon på veletablerte forbindelse med underleverandører/ agenter Kun dokumentasjon som presenteres i henhold til og innenfor ovenstående inndeling vil bli vurdert (tilbyderen kan dermed ikke presentere dokumentasjon på ulike kvalifikasjonskrav samlet). Dokumentasjonen skal også leveres i elektronisk versjon på CD/DVD/Minnepinne (ett eksemplar). Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at CD/DVD/Minnepinne er lesbar og identisk med original. Kun materiale som har saklig sammenheng med kvalifikasjonskravene skal vedlegges. Side 9 av 13

6.1.2 Tilbudsdokumenter Tilbudet skal som minimum inneholde: 1. Tilbudsbrev 2. Vedlegg A spesifikasjon (utfylt) 3. Vedlegg B Priser og betalingsbestemmelser (utfylt) 4. Vedlegg C Forbehold og forutsetninger 5. Vedlegg E Annen dokumentasjon fra tilbyder 6.1.3 Tilbudsbrev Det skal utarbeides et eget tilbudsbrev som skal presenteres som tilbudets førsteside. Tilbudsbrevet skal som minimum inneholde følgende: Tilbyders kontaktperson med tilhørende kontaktdata, jf. punkt 3.2 Tilbyderens kontaktperson. Opplysninger om hvilken periode tilbudet er bindende, jf. punkt 6.3.2 Vedståelsesfrist. Tilbudsbrevet skal være signert av person som har fullmakt til å forplikte Tilbyder. 6.1.4 Tilbudsprøver Det skal sammen med tilbudet leveres følgende antall tilbudsprøver: Liten kompakt personlig lommelykt: 1 stk Større fast lykt/arbeidslys: 1 stk Hodelykt: 1 stk Spesialbelysning (bølgelengde 430-470 nm): 1 stk. Ved tilbud med flere alternativer av de enkelte enheter skal det leveres tilsvarende antall tilbudsprøver. Tilbudsprøvene skal være produsert ved den fabrikk som skal benyttes i kontraktsperioden. Tilbudsprøvene skal kontrolleres og leveres i henhold til denne kravspesifikasjonen med vedlegg og dokumentasjonskrav. På forespørsel returneres tilbudsprøver etter tildeling av kontrakt. 6.1.5 spesifikasjon (utfylt) Besvarelse skal skje i skjemaet hvor kravene er spesifisert, se Del 2 Vedlegg A spesifikasjon. I kravspesifikasjonen er alle krav forklart med skal å anse som minimumskrav. Tilbud som ikke tilfredsstiller disse vil bli avvist. For at et krav skal anses oppfylt, må tilbyderen sannsynliggjøre oppfyllelsen av krav som ikke er krevd dokumentert på annen måte, gjennom en tilfredsstillende beskrivelse. Hvert enkelt krav skal besvares med tilbyders oppfyllelse (ja/nei), kommentarer og eventuell referanse til dokumentasjon eller løsning. Slike referanser skal være detaljerte, med Side 10 av 13

punktnummer, sidenummer og dokumentnummer slik at det er enkelt å finne frem. Der tilbyder har svart nei, vil dette lede til avvisning. Et ja knyttet til forbehold må fremgå tydelig. Dersom det knyttes forbehold/ forutsetninger til noen av kravene, skal dette utdypes i merknadsrubrikken til det enkelte krav, i tillegg til i Del 2 Vedlegg C Forbehold og forutsetninger. Besvarelsen vil inngå i den endelige kontrakten.. 6.1.6 Priser og betalingsbestemmelser (utfylt) Priser skal fylles ut i Del 2 Vedlegg B Priser betalings og leveringsbestemmelser og vedlegges tilbudet. Tilbyderen må påse at alle nødvendige komponenter for en fungerende løsning prises, også dersom ikke enhver komponent til fungerende løsning fremgår av konkurransegrunnlagets kravspesifikasjon. 6.1.7 Forbehold og forutsetninger Forbehold og forutsetninger skal føres i Del 2 Vedlegg C Forbehold og forutsetninger. Se for øvrig punkt 4.3 Kontrakt. 6.1.8 Annen dokumentasjon fra tilbyder Plan med rutiner for avhending ved destruksjon skal vedlegges i Del 2 Vedlegg E Tilbyders vedlegg. Dersom produktet inneholder miljøskadelige stoffer skal dette gjøres rede for, og beskrivelse av prosedyrene rundt avhending skal vedlegges i Del 2 Vedlegg E Tilbyders vedlegg. Eventuell annen relevant dokumentasjon fra tilbyder for å utdype tilbudet skal vedlegges i Del 2 Vedlegg E Tilbyders vedlegg. Dette være seg datablader, testdokumentasjon, løsningsforslag etc. Dokumentene må påregnes å inngå i den endelige kontrakten. 6.2 6.2 FORMELLE KRAV 6.2.1 Språk Tilbudet samt øvrig kommunikasjon skal utformes på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon på det forespurte språk, kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 6.2.2 Innpakning og merking Tilbudsdokumentene og kvalifiseringsdokumentene leveres/oversendes i lukket, anonymisert forsendelse og merkes Tilbud 200900336 Rammeavtale for anskaffelse av lysutstyr til politiet. 6.2.3 Leveringsadresse Tilbudet skal sendes/leveres til: Side 11 av 13

Ved levering vareadresse: Politiets data- og materielltjeneste v/ Christer Edlund Sørkedalsveien 27 B 0369 Oslo Ved postforsendelse (bedriftspakke): Politiets data- og materielltjeneste v/ Christer Edlund Postboks 8031 Dep 0030 Oslo 6.3 6.3 FRISTER 6.3.1 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til fredag 3. september 2010 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på leveringsadressen, jf pkt 6.2.3 Leveringsadresse, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 6.3.2 Vedståelsesfrist Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til 31. desember 2010. 6.3.3 Fremdriftsplan PDMT har som mål at leverandør skal være valgt innen oktober 2010. PDMT har som mål at første leveranse skal være foretatt innen desember 2010. Fastsettelse av endelig fremdriftsplan frem mot leveranser vil skje etter kontraktssignering. Side 12 av 13

7 TILDELINGSKRITERIER Kontrakten tildeles den tilbyder som etter en helhetsvurdering har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier, oppgitt med tilhørende vekting: 7.1 7.1 PRIS RIS (60 %) Evalueres med bakgrunn i priser oppgitt i Del 2 Vedlegg B Priser og betalingsbestemmelser. 7.2 40 %) KVALITET K Kvalitet blir evaluert på bakgrunn av blant annet: Funksjonalitet: opplevelsen av utforming i samsvar med funksjonen produktet skal løse Brukervennlighet: hvordan produktet oppleves av brukeren ved utførelsen av de arbeidsoppgaver som skal gjøres. Teknisk kvalitet knyttet til tilbudte produkter er delt inn i følgende underkategorier med tilhørende vekting: 7.2.1 (60 %) Oppfyllelse av preferanser på lett kompakt lommelykt samt hodelykt 7.2.2 (30 %) Oppfyllelse av preferanser på stor lykt 7.2.3 (10 %) Oppfyllelse av preferanser på spesialbelysning Side 13 av 13