PROSJEKTARBEID PROSJEKTLEDELSE PROSJEKTTENKNING - ET HENSIKTMESSIG VERKTØY I LEIRARBEID Eidene april 2008
Hva er et prosjekt? Prosjekt blir det når noen kommer på en idè, noen bestemmer at noe må gjøres og en arbeidsgruppe utnevnes med personer som allerede har for mye å gjøre. Prosjekt fra latin projektum = fremkastet. Idèer, planer eller større arbeider som skal føre til et bestemt mål.
Et prosjekt er: avgrenset i tid, bestemt mål, er unikt, engasjerer flere mennesker med klart definerte arbeidsoppgaver og ansvar, krever en prosjektorganisasjon som står ved siden av den ordinære organisasjonen, har som regel til hensikt å føre til forandring.
Hva er et prosjekt? Et prosjekt er en arbeidsform der en midlertidig organisasjon etableres for å løse en ny, avgrenset oppgave som regel med et tverrfaglig ressursbehov og et eget budsjett.
Hvorfor bruke prosjekt som arbeidsform? Samarbeid på tvers av organisasjoner og fagbåser, riving av byråkrati Raske beslutning på et kvalifisert grunnlag Utnytte de medarbeideres kreativitet Sikre læring og utvikling Utvikle motiverte og inspirerte medarbeidere gjennom spesielle oppgaver
Fordeler og ulemper med prosjekter. Pro: Prosjekt gir oftere enklere beslutningsprosess, lavere kostnader og høyere effektivitet. Dessuten kan målene bli tydeligere, saken tar kortere tid og ansatte får bedre fokus på en oppgave. Contra: Kunnskaper blir pulverisert, forstyrre arbeidet i linjen og utvikle seg til en stat i staten. Misunnelse for hvem som får delta på de spennende prosjektene. Alt kan ikke organiseres som prosjekt; må være tidsbestemt.
Prosjektarbeid skal sikre At vi klargjør mandat At vi formulerer klare mål At arbeidsoppgaver plasseres og fordeles At ansvar for beslutninger klargjøres At framdrift tydeliggjøres At ressurser organiseres
PROBLEMBESKRIVELSE Er prosjektet nødvendig Forebygge eller løse et akutt problem? Ta vare på og utnytte en mulighet? Sette fokus på spesielle utfordringer? Har prosjektet tilstrekkelig forankring; - i virksomhetens planer - i ledelsen - i de politiske organer Prosjektplanse Tore Byfuglien Bilde 8
RESULTATMÅL KONKRETE MÅL FOR PROSJEKTET EFFEKTMÅL - HVA KOMMER UT AV TILTAKET?
KOM UT - MÅL Konkrete Oppnåelige Motiverende Utviklende Tidsbestemte
RAMMEBETINGELSER OG AVGRENSENINGER Ressurser til disposisjon; - utstyr/materiell - mennesker/kompetanse - penger -tid Prosjektplanse Tore Byfuglien Bilde 11
Prosjektorganisasjon Styringsgruppe Prosjektgruppe Prosjektleder Arbeidsgrupper Arbeidsgrupper Arbeidsgrupper
Styringsgruppas oppgaver Prosjektet er forankret mot virksomhetens planer Delta i utformingen av mandat og mål Sette krav til planer/framdrift Få inn rapporter og sikre framdrift Sikre at nødvendige vedtak fattes Gi støtte til prosjektleder Ta ansvar for oppfølging av prosjektet ikke løper ut i sanden Sikre organisasjonsmessig læring
Prosjektlederens oppgaver Utarbeide mål Planlegge arbeidet (hva, når, hvordan) Organisere/disponere ressursene (hvem gjør hva når) Ivareta og utvikle prosjektgruppa/motivere Ansvar for resultatet av prosjektet Rapportere og informere
Prosjektmedarbeidere/deltakere i prosjektgruppas oppgaver Avklare tidsdisponering med linjeleder Planlegge eget arbeid Bidra med sin kompetanse inn i prosjektet Bidra til godt miljø og samarbeid i gruppa Gjennomføre avtalte oppgaver Ta medansvar for resultatet av prosjektet Prosjektplanse Tore Byfuglien Bilde 15
Arbeidsgruppenes/fokusgruppenes oppgaver Gi faglige råd Bidra med sin kompetanse inn i prosjektet Inspirere/idèleverandører Gjennomføre avtalte oppgaver Har ikke besluttende myndighet
Oppgaver en prosjektleder bør håndtere: Formulere mål Planlegge arbeidet Styre mot målet og skape resultater Motivere medarbeidere/utvikle gruppa Sørge for oppfølging Disponere ressursene effektivt God kommunikasjon Håndtere konflikter
God ledelse er å komme dit man sikter med det man har ikke med folk som ikke finnes, ressurser man bare drømmer om og ønsketenkning som bare resulterer i luftslott.
1. Idé- og vurderingsfasen 2. Planlegging 3. Prosjektarbeidet 4. Oppfølging og evaluering
Et team er: En gruppe mennesker som ut fra ulik kompetanse arbeider mot felles mål. Avhengige av hverandre og forpliktet på å arbeide sammen. Opprettet med en hensikt og skal fylle en funksjon. Ansvarlig overfor noen.
Kjennetegn på et godt team: Felles mål som er presise og realistiske Tar beslutninger og viser handlekraft Er kreativ og evner å se ting på nye måter Tar ansvar og er forpliktet og lojal mot gruppa Lærer av egne handlinger og erfaringer Viser vilje til å løse konflikter Viser følelser og skaper trygghet og respekt hos andre i gruppen
Tre begrunnelser for teamarbeid Komplekse utfordringer krever tverrfaglige løsninger. Sosial interaksjon øker realkompetansen mer enn summen av individenes kompetanse. Team skaper intern-lojalitet som bidrar til å holde på viktige medarbeidere.
Viktig å stille spørsmålet: Hvem er jeg god sammen med? Som er best. - Hva betyr det for meg? Hva er kompetanse i denne sammenhengen? Som utfyller/er komplementære til meg som leder. Som deler en grunnleggende visjon. Som har handlingskompetanse. Som er lojale mot arbeidsfellesskapet. Som har legitimitet i forhold til relevante andre. Som ikke er humørløse.