Dok.id.: 1.2.1.1.5.2 Årsbudsjettet Utgave: 2.00 Skrevet av: Økonomisenteret Gjelder fra: 03.12.2014 Godkjent av: Berit Koht Dok.type: Styringsdokumenter Sidenr: 1 av 7 Årsbudsjettet er en bindende plan for fylkeskommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret. Årsbudsjettet omfatter hele fylkeskommunens virksomhet. I årsbudsjettet fastsetter fylkestinget konkrete mål og resultatkrav og hvilke økonomiske rammer disse skal realiseres innenfor. Utarbeidelse av årsbudsjett er lovfestet i Kommunelovens 45-47, og fylkeskommunen er gjennom denne bestemmelsen pålagt å utarbeide og vedta et bindende budsjett for kommende kalenderår innen utgangen av året før gjeldende budsjett. Kommunelovens 45 sier følgende om årsbudsjettet: 45. Årsbudsjettet. 1. Kommunestyret og fylkestinget skal innen årets utgang vedta budsjett for det kommende kalenderår. 2. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsbudsjettet og endringer i dette. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. 3. Innstillingen til årsbudsjett, med alle de forslag til vedtak som foreligger, skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før den behandles i kommunestyret eller fylkestinget. Dette gjelder likevel ikke ved innstilling som gjelder endringer i årsbudsjettet. 4. Kommunestyrets og fylkestingets vedtak om årsbudsjett, samt formannskapets og fylkesutvalgets saksdokumenter, sendes departementet til orientering.
Kommunelovens 46 sier følgende om innholdet i årsbudsjettet: Side : 2 av 7 46. Årsbudsjettets innhold. 1. Årsbudsjettet er en bindende plan for kommunens eller fylkeskommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret. I bevilgninger til formål kan det likevel gjøres fradrag for tilhørende inntekter. Kravet om budsjetthjemmel på utbetalingstidspunktet gjelder ikke for utbetalinger som kommunen eller fylkeskommunen er rettslig forpliktet til å foreta. 2. Årsbudsjettet skal omfatte hele kommunens eller fylkeskommunens virksomhet. 3. Årsbudsjettet skal være realistisk. Det skal fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen eller fylkeskommunen kan forvente i budsjettåret. 4. Årsbudsjettet skal være stilt opp på en oversiktlig måte. Kommunestyrets eller fylkestingets prioriteringer, samt de målsettinger og premisser som årsbudsjettet bygger på, skal komme tydelig fram. 5. Årsbudsjettet skal være inndelt i en driftsdel og en investeringsdel. 6. Det skal budsjetteres med et driftsresultat som minst er tilstrekkelig til å dekke renter, avdrag og nødvendige avsetninger. 7. I årsbudsjettet kan det avsettes midler til bruk i senere budsjettår. 8. Departementet kan gi nærmere regler om årsbudsjettet og innstilling til årsbudsjettet. I disse reglene kan det stilles krav om oversikter over inntekter og utgifter for kommunens eller fylkeskommunens samlede virksomhet.
Kommunelovens 47 sier følgende om årsbudsjettets bindinger: Side : 3 av 7 47. Årsbudsjettets bindende virkning. 1. Kommunestyrets eller fylkestingets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. Dette gjelder ikke for utbetalinger kommunen eller fylkeskommunen er rettslig forpliktet til å foreta, jf. 46 nr. 1 tredje punktum. 2. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen, kommunerådets leder eller fylkesrådets leder gi melding til kommunestyret eller fylkestinget. 3. Får kommunestyret eller fylkestinget melding etter nr. 2 foran, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet. Årsbudsjettet er en konkretisering av første året i økonomiplanen, og er det eneste året i økonomiplanen som er bindende. Arbeidet med årsbudsjettet er detaljplanlegging av drift, iverksetting og gjennomføring av den aktivitet som er vedtatt i økonomiplanen. Årsbudsjettet skal foreligge senest 31. januar i det året budsjettet gjelder for, og skal sendes til departementet til orientering. Obligatoriske hovedoversikter skal sendes departementet innen 1. mars i det året budsjett gjelder for. Nye tiltak eller endringer i vedtak, aktivitetsnivå, kvalitetsnivå og målgrupper m.v. og som ikke er innarbeidet i økonomiplanen, skal ikke planlegges og innarbeides i årsbudsjettet uten at det er skjedd vesentlige endringer i fylkeskommunens rammebetingelser eller behovsutvikling etter at økonomiplanvedtaket ble fattet. Det er viktig at nye tiltak kanaliseres til budsjett- og økonomiplanprosessen slik at nye tiltak og effektiviseringstiltak kan vurderes opp mot hverandre og det gjøres en reell prioritering. Det økonomiske handlingsrommet til fylkeskommunen er begrenset, og medfører at det normalt ikke vil være mulig å innarbeide alle nye tiltak og behov i budsjett og økonomiplan.
Side : 4 av 7 Årsbudsjettet er en driftsplan for fylkeskommunens virksomhet i budsjettåret, og den skal omfatte alle deler av fylkeskommunens virksomhet. Årsbudsjettet på rammenivå per sektor vedtas av fylkestinget sammen med økonomiplanvedtak for den neste planperioden, og kalles tallbudsjettet. Denne skal omfatte alle deler av fylkeskommunens virksomhet. Økonomiplan og tallbudsjettet gjennomføres som en prosess. I rammene forutsettes det at sektorenes aktivitet videreføres med unntak av eksplisitte forslag til nye/utvidete tiltak og eventuelle omstillingsvedtak. Det utarbeides i tillegg et årsbudsjett på detaljnivå (på 5-sifret kontonivå), detaljbudsjettet. Alle virksomheter har en svært sentral rolle i budsjettarbeidet ved at det meste av detaljplanleggingen utføres av virksomhetene. Delegasjon for fordeling av budsjett er omtalt i kapittel 3. Årsbudsjettets formål og funksjon er å være: et system for å planlegge inntekter og utgifter i budsjettåret, og gi grunnlag for kontroll av at midlene er brukt i samsvar med fylkestingets forutsetninger å gi tillatelse til å bruke penger i henhold til gitte fullmakter å inneholde vedtak om hvordan/til hva pengene skal disponeres en ramme for hvor mye penger som kan brukes et verktøy for å sikre forsvarlig økonomisk utvikling et bidrag til effektiv bruk av fylkeskommunens midler. Detaljbudsjettet er som navnet sier en detaljert driftsplan, og skal inkludere: hva som skal gjennomføres av tjenesteproduksjon hvordan det skal gjennomføres hvor tjenesteproduksjonen skal foregå hvem (hvilke virksomheter/etater/sentra) som skal utføre tjenesten hvilke og hvor store ressurser som skal anvendes i tjenesteproduksjonen Det skal med andre ord budsjetteres på korrekt ansvar, korrekt tjeneste (5-sifret KOSTRAfunksjon), korrekt art og eventuelt på prosjektnummer.
Side : 5 av 7 I årsbudsjettet er i utgangspunktet alle midler disponert fullt ut til bestemte formål eller tiltak. Konsekvensen av å pådra seg, eller bli utsatt for større utgifter enn driftsenheten har fått budsjettmidler til, er at overskridelsen må dekkes innenfor tildelt budsjettramme. Dersom ikke fylkeskommunens inntektsside øker utover det som er forutsatt i årsbudsjettet kan tilleggsbevilgning kun oppnås på bekostning av prioriterte behov innenfor egen sektor eller andre sektorer. Tilleggsbevilgninger fra andre sektorer inkludert økte inntekter kan kun vedtas av fylkestinget. Se nærmere om regulering av i delkapittelet om budsjettreguleringer. Tallbudsjettet skal være klart og oversiktlig slik at det er gir et fullstendig og oversiktlig bilde av fylkeskommunens økonomi. offentlig, og innstillingen til årsbudsjettet, med alle forslag til vedtak som foreligger, skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før den behandles i fylkestinget. Dette gjelder ikke innstillinger til endringer i årsbudsjettet. Detaljbudsjettet er også offentlig, men det skal ikke legges ut til ettersyn eller behandles av fylkestinget. satt opp ensartet i forhold til regnskap for alle fylkeskommuner for å muliggjøre statens tilsynsoppgave og produksjon av offentlig statistikk. Tall- og detaljbudsjettet skal være: reelt både på inntekts- og utgiftssiden. Det er ikke tillatt å budsjettere med regnskapsmessig underskudd. fullstendig, det vil si at alle kjente inntekter og utgifter skal være med. i balanse, det vil si at utgiftene ikke skal overstige inntektene. tilstrekkelig spesifisert slik at fylkestingets bevilgningsrett ivaretas. Detaljbudsjettet skal være ført etter bruttoprinsippet, det vil si at utgiftene og inntektene skal føres opp i sin helhet og hver for seg. satt opp for å vise hvilke ansvar og tjenester (utgiftssteder/formål) de enkelte inntekter/utgifter tilhører. satt opp slik at det svarer til regnskapet - post for post - for at vedtak og resultat kan sammenlignes.
Side : 6 av 7 Et overordnet prinsipp er at driftsutgifter inkludert renter og avdrag skal dekkes av driftsinntektene. Det betyr at låneopptak eller andre kapitalinntekter (for eksempel inntekter fra salg av bygninger eller eiendommer) ikke kan brukes til å dekke løpende driftsutgifter. Årsbudsjettprosessen Budsjettprosessen på rammenivå (tallbudsjettprosessen) og økonomiplanprosessen gjennomføres som en prosess, og økonomiplanens fire faser som er skissert i kapittelet som omhandler økonomiplanen er også gjeldende for budsjettprosessen. I tillegg til budsjettprosess på rammenivå gjennomføres en budsjettprosess på detaljert nivå (detaljbudsjettprosessen). Denne prosessen kan deles inn i 5 faser: Fase 1 Korrigering og oppdatering av rammer pr tjeneste/ansvar Fase 2 Løpende prosess for å utarbeide detaljbudsjett. Fase 2 strekker seg inn i fase 3 og 4 Fase 3 Prisjustering etter statsbudsjettet og innarbeiding av nye tiltak i hht fylkesrådets innstilling Fase 4 Fylkestinget vedtar tallbudsjett og økonomiplan. Detaljbudsjettene justeres i hht. til vedtak Fase 5 Frist for innleggelse av detaljbudsjettet i økonomisystemet Juli-august aug- sep okt-nov des 31. januar Fase 1: I løpet av sommeren oppdaterer og korrigerer Økonomisenteret rammene per ansvar og tjeneste på basis av gjeldende økonomiplan, det vil si inneværende års budsjett korrigert for engangstiltak for inneværende år, endring av tiltak og nye tiltak i henhold til gjeldende økonomiplan som ble vedtatt i fylkestinget i desember året før. Fase 2: Oppdaterte rammer skal være klar i siste halvdel av august og er grunnlaget for virksomhetenes arbeid med detaljbudsjettet. Arbeidet med detaljbudsjettet er en løpende prosess mellom den enkelte virksomhet og Økonomisenteret.
Side : 7 av 7 Det er den enkelte virksomhetsleder som er ansvarlig for å få detaljbudsjettet på plass med reelle utgifter og inntekter, og at budsjettet er i balanse. Dette arbeidet strekkes seg fram til jul. Fase 3: Detaljbudsjettene prisjusteres i etterkant av statsbudsjettet som vanligvis legges fram i første halvdel av oktober. Innarbeiding av nye tiltak i hht. fylkesrådets innstilling vil foregå etter at fylkesrådet har gjort sitt budsjett- og økonomiplanvedtak med innstilling til fylkestinget, dvs. når Fase 3 i økonomiplanprosessen er ferdigstilt (se delkapittelet om økonomiplan). Innarbeiding av nye tiltak i detaljbudsjettet utføres i samarbeid mellom den enkelte virksomhet og Økonomisenteret. Fase 4: Fylkestinget vedtar budsjett og økonomiplan på rammenivå (se delkapittelet om økonomiplan). I etterkant av fylkestinget må rammer og detaljbudsjett oppdateres i henhold til fylkestingets vedtak. Økonomisenteret har ansvaret for å justere rammene. Endringer i detaljbudsjettene som følge av rammejusteringer utføres av Økonomisenteret og den enkelte virksomhet i samarbeid. Fase 5: De senere år har det på sektorovergripende poster vært avsatt midler til senere fordeling blant annet knyttet til endringer i ordningen med Regional Differensiert Arbeidsgiveravgift (RDA), pensjonsutgifter og lønnsvekst. Økonomisenteret skal regulere ut de avsetninger der fordelingen er klar (helårsvirkning av lønnsvekst året før, RDA), legge inn og avstemme budsjettene i økonomisystemet innen 31. januar.