8. RETNINGSLINJER FOR INNKJØP I MODUM KOMMUNE Juli 2003 (rev. juni 2011 og sist i K-sak 46/14) Modum kommune er med i innkjøpssamarbeidet BTV (Buskerud, Vestfold, Telemark). Alle rammeavtaler i dette samarbeidet som Modum kommune er part i, ligger på ansattportalen. Der ligger også en oversikt over egne inngåtte avtaler. På hjemmesiden til BTV-innkjøp (http://innkjop.btvregion.no/) ligger det maler for gjennomføring av konkurranser, protokoller osv. 8.1. Generelt om innkjøp Formål, virkeområde m.m. Formålet med Retningslinjer for innkjøp i Modum kommune er å sikre god innkjøpspraksis, herunder god ressursbruk, og at lover og forskrifter for offentlige anskaffelser følges. Retningslinjene skal følges av alle virksomheter og etater i Modum kommune. Retningslinjene gir likevel ikke en fullstendig beskrivelse av alle forhold, men skal være en veiledning for blant annet å sikre at Lov om offentlige anskaffelser følges. Retningslinjer for innkjøp i Modum kommune omfatter vare- og tjenestekjøp. Byggog anleggskontrakter eller konsulenttjenester knyttet til disse er også underlagt lov om offentlige anskaffelser, men er ikke inkludert i disse retningslinjene. Øvrige kjøp av konsulenttjenester skal skje i henhold til retningslinjene nedenfor.. Ansvar Leder for hver etat har overordnet ansvar for at vare- og tjenestekjøp foregår i henhold til disse retningslinjene og at den som kjøper inn har myndighet til dette. Det skal være budsjettmessig dekning for innkjøpet/anskaffelsen. Attestasjon og anvisning i henhold til økonomireglement for Modum kommune. En person ved rådmannskontoret skal ha en koordineringsfunksjon for innkjøp i Modum kommune. Innkjøpsgruppe Økonomigruppa fungerer som innkjøpsgruppe. Innkjøpsgruppa skal samordne innkjøpspraksis i de forskjellige etatene. Innkjøpsgruppa skal være et viktig diskusjonsforum ved strategiske beslutninger innen innkjøp, bl.a. i spørsmålet om rammeavtaler. Representanten for hver etat skal være ansvarlig for informasjon, gjennomføring og oppfølging i egen etat. Etatenes representanter utvikles til å bli ressurspersoner innen innkjøp, herunder inneha grunnleggende kompetanse om offentlig regleverk på området. Bygg-og anleggskontrakter eller tjenestekjøp knyttet til disse ligger ikke under innkjøpsgruppas ansvarsområde.
Lover og forskrifter Alle anskaffelser, uansett verdi, av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider som foretas av kommunale etater og virksomheter (skoler, barnehager, sykehjem, omsorgsboliger, svømmehall etc) er underlagt Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrift. Anskaffelser som gjelder produksjon og distribusjon av vann er omfattet av forsyningsforskriften. Loven sier at anskaffelser skal baseres på forretningsmessighet og likebehandling, og skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Forskrift om offentlige anskaffelser gir nærmere bestemmelser om hvordan ulike anskaffelser skal håndteres. Det er verdien av anskaffelsen som avgjør hvordan innkjøpet skal foretas. Dette er nærmere beskrevet nedenfor. Beregning av anskaffelsens verdi Noen anskaffelser foretas relativt regelmessig (eksempler: rengjøringsmateriell, medisiner, matvarer, fyringsolje, byggevarer, kontorrekvisita samt ulike tjenester/serviceoppdrag). Andre anskaffelser foretas kanskje ikke regelmessig ved den enkelte virksomhet, men flere ganger i året for kommunen samlet sett (eks kontormøbler, service på kopimaskiner). Det er i begge disse tilfellene kommunens samlede kjøp i løpet av et år av en vare/varegruppe eller tjeneste som er grunnlaget for beregning av anskaffelsens verdi og derved for om kjøpet skal foregå etter en anbudskonkurranse. Det er ikke tillatt å dele opp kontrakter i den hensikt å unngå at de må lyses ut. Eksempel: En skole kjøper kontorrekvisita for 15.000 kroner pr år. Kommunens samlede kjøp av kontorrekvisita er på kr. 1.200.000. Det er da 1,2 mill kroner som er utgangspunkt for hvilken del av forskriften om offentlige innkjøp som gjelder. Skolens innkjøp må i dette tilfellet skje etter en anbudskonkurranse, som mest hensiktmessig foretas samlet for kommunen. Se nedenfor om rammeavtaler. For enkeltkjøp (i motsetning til regelmessige kjøp) av varer eller tjenester (eks: det skal kjøpes en bil i løpet av året eller et bestemt konsulentoppdrag skal utføres), er det verdien av kontrakten som legges til grunn for beregning av anskaffelsens verdi. Forskriften beskriver dette nærmere. Anskaffelser under kr 500.000, eks. merverdiavgift 1. For anskaffelser under kr 500.000 pr år, samlet for kommunen, er det ikke krav om utlysning av konkurranse i databasene som er nevnt over. Dette omtales som direkte anskaffelser i forskriften. Kommunen (innkjøpsgruppa, ansvarlig etat) kan likevel velge utlysning av konkurranse for å sikre innkjøp til best mulig betingelser. 2. Ved enkelt-anskaffelser der verdien er under kr 500.000, men over kr 50.000 skal det i henhold til Modum kommunes Retningslinjer for innkjøp innhentes tilbud hos minst 3 leverandører for å sammenlikne pris, kvalitet etc. 3. For alle anskaffelser over kr 100.000 er det krav om protokollplikt. 4. For enkelt-kjøp under 50.000 skal en foreta innkjøp til best mulig betingelser. Se også avsnitt om rammeavtaler.
Anskaffelser over kr 500.000, eks. m.v.a. For anskaffelser over kr 500.000 er det krav om utlysing av konkurranse i DOFFIN-databasen (nasjonal utlysning). Se avsnitt 2 nedenfor om utlysning. Del III i forskriften omhandler kjøp mellom 500.000 og 1.600.000 kr. Eksempel 1 : En kommunal etat/ virksomhet skal kjøpe en maskin som koster mer enn kr 500.000. Det holder ikke å ringe rundt/skrive til aktuelle leverandører i nærområdet og be om tilbud. Kjøpet må lyses ut i relevant database for offentlig innkjøp. Eksempel 2: Kontrakter om tjenester som kommunen kjøper av andre (som konsulentoppdrag, service, transport, brøyting etc), d.v.s. ikke utføres av kommunens egne ansatte eller f.eks gjennom et interkommunalt samarbeid, skal også lyses ut dersom de overstiger terskelverdiene. Anskaffelser over kr 1,6 mill. For anskaffelser over 1,6 millioner kr er det krav om internasjonal utlysning av konkurranse (TED-databasen). Unntak for såkalte uprioriterte tjenester, se forskriften. Del II i forskriften omhandler slike kjøp over EØS-terskelverdi. Samarbeid med andre For å sikre effektiv ressursbruk og et faglig godt nivå, bør kommunen samarbeide med andre om innkjøp. Mulighet for deltakelse i rammeavtaler som forhandles fram i samarbeid med fylkeskommunen eller mulighet for samarbeid med andre kommuner om innkjøp bør vurderes før en inngår avtaler kun for Modum. Inngåelse og bruk av rammeavtaler Modum kommune skal inngå rammeavtaler på områder der det er hensiktsmessig. Det bør inngås rammeavtaler for varer-/tjenester som kjøpes jevnlig. Inngåelsen av slike avtaler tas opp innkjøpsgruppa og inngås samlet for hele kommunen. Med rammeavtale menes at det inngås en avtale med en eller flere leverandører innenfor en vare-/tjenestegruppe og at alle enkeltstående kjøp gjennom året foretas innenfor denne avtalen. Eksempel: Rammeavtaler om kontorrekvisita, matvarer (storhusholdning), kopimaskiner, kontormøbler m.fl. Alle enkeltbestillinger/kjøp av varer innenfor denne kategorien fortas fra den/de valgte leverandøren/-er. På områder der rammeavtale er inngått er alle kommunale etater/virksomheter forpliktet til å foreta kjøp innenfor disse avtalene og andre leverandører skal ikke benyttes. Rammeavtaler gjør også at vi ikke trenger å bruke arbeidstid på dørselgere eller på å reise rundt og foreta innkjøp. Problemer i forbindelse med rammeavtaler tas opp direkte med leverandøren og/eller med innkjøpsgruppa Oppdatert oversikt over inngåtte rammeavtaler ligger på kommunens intranett. Lokale/mindre leverandører Det er i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser ikke lov å velge lokale leverandører kun fordi de er lokale. For å sikre at også lokale firmaer får anledning til å konkurrere om leveranser til Modum kommune bør en i tillegg til utlysning i databasene bekjentgjøre innkjøp f.eks
ved annonser i lokalpressen, på Modum kommune sine egne internettsider og/eller ved direkte kontakt med alle aktuelle leverandører. Der det er hensiktsmessig bør det i utlysningen legges til rette for at leverandører kan gi tilbud på deler av anskaffelsen, slik at også mindre leverandører kan velges. Dette gjelder også ved samarbeid med andre (kommuner/fylkeskommune). Miljø Modum kommune skal legge vekt på livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser når anskaffelser foretas. Det skal så langt det er mulig stilles konkrete miljøkrav. Dette er også nedfelt i forskriften. 8.2. Gjennomføring av konkurranse Konkurransen skal gjennomføres i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Nedenfor følger en kortfattet veiledning. Denne er ikke uttømmende. Forberedelser til utlysning På en rekke områder er det hensiktsmessig å samarbeide med andre (fylkeskommunen, kommuner). Et mulig samarbeid bør vurderes før utlysning. Drøftes i innkjøpsgruppa. For avtaler som får virkning for flere etater skal utlysningen som hovedregel drøftes i innkjøpsgruppa før anbudet lyses ut. Det skal vurderes om det er hensiktsmessig å etablere en brukergruppe med representanter fra berørte virksomheter eller en brukerkontakt. Brukergruppa/- kontakten skal være med og definere behov, bidra med bakgrunnsmateriale, delta i utarbeidelse av konkurransegrunnlag, delta under evaluering av tilbud samt i oppfølging/tilbakemelding etter at avtale er inngått. Dette punktet gjelder særlig for rammeavtaler. Utarbeidelse av konkurransegrunnlaget Som hovedregel skal dette utarbeides av ansvarlig etat. Eventuell deltakelse fra brukergruppe/-kontakt(er) i utarbeidelsen. Det skal settes av tid til å kvalitetssikre forslaget til konkurransegrunnlag. Før oversendelse til Norsk Lysningsblad/DOFFIN-/TED-database skal leder av innkjøpsgruppa orienteres og eventuelt bidra med kvalitetssikring. Vurdere valg av anskaffelsesprosedyre. Forskriften åpner for åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandlinger. Nærmere beskrivelse i forskriften Beskrive anskaffelsen. Bestemme krav som skal stilles til leverandøren. Bestemme kriterier for tildeling av kontrakt (pris, service, kvalitet, miljø, levering etc.) Angi tidsfrister, adresser m.m.
Gjennomføring av konkurransen Protokoll som skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen herunder navn på leverandører og begrunnelse for valg av tilbud. Tilbud skal være skriftlig og avgis i lukket og merket forsendelse, direkte eller pr. post. Innkomne tilbud skal påføres tidspunkt for mottakelse. Åpning skal foretas på tidspunkt og sted som er beskrevet i konkurransegrunnlaget, av minst to personer. Tilbud kan avvises, jfr forskriften. Forhandlinger er ikke tillatt dersom en har lyst ut åpen eller begrenset anbudskonkurranse. Det er tillatt med enkelte avklaringer, se forskriften. Ved noen anskaffelser kan f.eks leverandørbesøk med besiktigelse av produktene være hensiktsmessig. Avslutning av konkurransen Tildeling på grunnlag av tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget/kunngjøringen. Se også punktet om protokoll over. Avlysning eller totalforkastelse, se forskriften Informasjon til alle deltakere i konkurransen om hvem som skal tildeles kontrakt, før kontrakt er inngått, med begrunnelse for valget og klagefrist. Kontrakt Kontrakt inngås med de vilkår som er beskrevet i utlysningen og eventuelt i standard kontraktsvilkår for Modum kommune Oppfølging av leverandør i kontraktsperioden..
8.2 SJEKKLISTE VED INNKJØP AV VARER OG TJENESTER (Oversikt/veiledning. Vedlegg til Retningslinjer for innkjøp i Modum kommune) Har du fullmakt til å foreta kjøp/bestilling? Har kommunen inngått rammeavtale? (Se Intranett) Foreta innkjøp i hht. rammeavtale Nei Kjøper kommunen samlet for under 500.000 kr, eks. mva pr år? (sjekk med innkjøpsgruppa) Nei Enkelt-kjøp er under 50.000 kr: Foreta innkjøp til best mulig betingelser Enkelt-kjøp over 50.000 kr: Tilbud fra minst 3 leverandører Kjøp under1,6 mill kr? Krav om utlysning i DOFFINdatabasen Nei Utlysning i TEDdatabasen Kontakt innkjøpsgruppa for mer informasjon