Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester Møtested: Store møterom, Storgt 7 - Wielgården Dato: 28.03.2017 Tidspunkt: 19:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 17 45 00 eller til ps@halden.kommune.no. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 2017/8 PS 2017/9 PS 2017/10 PS 2017/11 PS 2017/12 Innhold U.off Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Representanter til foreløpig godkjenning av protokoll Referatsaker RS 2017/5 Økonomirapport februar 2017 2017/611 RS 2017/6 RS 2017/7 PS 2017/13 Orientering om tilsyn med helse- og omsorgstjenester til voksne mennesker med utviklingshemming Vedrørende busstilbudet ved Aktivitetssenteret for psykiatri Forslag til forskrift om rett til opphold i sykehjem - Kriterier og ventelister, Halden kommune,østfold 2016/188 2017/1423 2017/985 Side nr. Egil Lund Pettersen utvalgsleder 2
PS 2017/8 Godkjenning av innkalling PS 2017/9 Godkjenning av saksliste PS 2017/10 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 2017/11 Representanter til foreløpig godkjenning av protokoll PS 2017/12 Referatsaker 3
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 151 2017/611-2 13.03.2017 Iren Vestskogen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 2017/24 23.03.2017 Kommunestyret Hovedutvalg for administrasjon Hovedutvalg for samfunnsutvikling og kultur Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester 2017/5 28.03.2017 Hovedutvalg for undervisning og oppvekst Utsendte vedlegg 1 Fellesinntekter 2 Fellesfunksjoner 3 NAV 4 Sentraladministrasjonen 5 Undervisning og oppvekst 6 Kultur 7 Helse & Omsorg 8 Teknisk 9 Eiendom 10 Oversikt pr. enhet Medsaksbehandlere <Kommunalsjefer> <Økonomikonsulenter> <Alle kommunalavdelinger> <Avd. Økonomi> <Tall og tekst til de respektive områder> <Bistand i økonomiarbeidet> Økonomirapport februar 2017 Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Økonomirapport pr. februar viser samlet en prognose ved årets slutt på 0,84 mill.kr mer enn budsjettert. Med en omsetning på om lag 2,4 mrd er det å anse som en prognose i balanse. Halden kommunes foreløpige resultat for 2016 viser et mindreforbruk på 53,5 mill.kr etter inndekning av 20 mkr av tidligere års underskudd. Dette gode resultatet skyldes i all hovedsak økte skatteinntekter og lavt rentenivå. I driftsåret 2017 skal det dekkes inn 35 mill.kr i hht. forpliktende plan. Det kan ikke påregnes hverken økte skatteinntekter eller fortsatt lavt rentenivå gjennom 2017. Kommunen er helt avhengige av å få full effekt av vedtatte driftstiltak, for at det overordnede målet om budsjettbalanse skal nås. 4
2017 blir dermed et krevende år med sterkt fokus på gjennomføringen av vedtatte tiltak. Rådmannens innstilling: 1. Økonomirapporten tas til etterretning. Saksutredning: Bakgrunn Vurderingskriterier Følgende kriterier anses som vesentlige for vurdering av saken: X Økonomiske forhold Juridiske forhold Personalspørsmål Organisasjonsspørsmål Betydning for næringsutvikling Betydning for miljøet Betydning for eiendomsforhold IKT og innovasjon Forhold som gjelder barn og unge Forhold som gjelder eldre Forhold som gjelder universell utforming Forhold som gjelder folkehelsen Forhold som gjelder samfunnssikkerhet/beredskap Annet: Kommunestyret vedtok 15.12.2016 i sak PS2016/144 for 2017: «..4. Rådmannen skal påse at rammer og vedtak følges opp og rapporterer månedlig sektorenes økonomi samt fremdrift på innsparinger og andre tiltak til formannskapet og kommunestyret» Rådmannen fremlegger med dette økonomirapporten pr. februar 2017. Økonomirapporten pr. februar viser et tallmessig merforbruk på 0,84 mill. kr. Rådmannen har balanse som overordnet mål og forventet resultat for 2017. Inneværende år vil bli nok et krevende år med fokus på systematisk arbeid for å sikre god økonomistyring, sunn økonomi, gode tjenester og et handlingsrom for framtiden. Årsbudsjett, Årsbudsjett, Årsprognose Prognoseavvik Tall i mkr opprinnelig inkl. endringer pr. februar pr. februar Fellesinntekter -1 508,292-1 506,192-1 506,192 - Fellesfunksjoner 11,473 5,855 5,855 - Sentraladministrasjon 109,684 115,302 115,376-0,074 NAV 57,349 57,349 55,766 1,583 Undervisning og oppvekst 618,252 616,152 616,147 0,005 Helse og omsorg 599,164 599,164 599,148 0,016 Teknisk 70,538 70,538 71,232-0,694 Kultur og idrett 41,832 41,832 41,832 0,000 VAR og Havn - - - - Totalt -0,000-0,000-0,836 0,836 Kommentarer Fellesinntekter Skatteinngangen pr. januar 2017 viser for hele landet en økning på 9,6 % sammenlignet med samme periode i fjor. For Halden kommune, som nå har en relativ skatteandel på 79,17 %, er økningen på 9,4 %. Grunnlaget for skatteinntekter mottatt i januar (og februar) gjelder forhold i 2016 og gir således ikke indikasjoner på den videre skatteveksten i 2017. 5
Selv om økningen på 9,4 % er langt over det som er budsjettert er det for tidlig å kunne trekke noen konklusjoner knyttet til skatteinngangen på årsbasis. Rådmannen velger derfor å prognostisere skatteinntektene i tråd med departementets prognoser. Fellesfunksjoner Fellesfunksjoner inneholder blant annet AFP ordninger, forsikringer og konto til formannskapets disposisjon. Det meldes ikke om noe avvik i februar 2017. NAV Resultatet for februar viser et mindreforbruk, men det kan påløpe noe mer utgifter videre når vi satser ytterligere på aktivitetsplikten for økonomisk sosialhjelp. Sentraladministrasjon Per februar rapporter Sentraladministrasjon en prognose i balanse. Helse & omsorg Kommunalavdelingen rapporterer en prognose i balanse. Det vil gjennom hele 2017 være nødvendig med stram kontroll med kostnadsnivå i alle enheter. Tiltak i henhold til budsjett 2017 er konkretisert, men det knytter seg usikkerhet til enkelte poster som vil kreve særskilt fokus. Behovet for å besette stillinger, samt behovet for vikarbruk ved fravær hos fast ansatte vurderes kontinuerlig. For tiden er det utfordringer vedrørende tilsetting av sykepleiere og dette gir økte bemanningsutgifter fra byrå, men det er kontinuerlig fokus på å holde denne kostnaden så lav som mulig. Undervisning & oppvekst Prognosen viser balanse per februar. Den enkelte enhetsleder har fokus på å tilpasse tjenestetilbudet i henhold til tildelt ramme. En restriktiv ressursbruk skal ikke medføre permanent sammenslåing av klasser og bortfall av spesialundervisning. Kommunalavdelingen må være offensive med å fremskaffe kvalifiserte vikarer i barnevern, PPT, skole og barnehage. Kultur & Idrett Enheten er i balanse pr februar. Teknisk Rammen til teknisk sektor for 2017 er på totalt 70,5 mill.kr. For 2016 var budsjettet på 67,2 mill.kr. Økningen på 2,8 mill.kr. er i hovedsak lagt på drifts- og vedlikeholdsutgifter på eiendom. Teknisk kan for årets første måned rapportere om et prognostisert merforbruk på ca. 0.7 mill.kr. Avviket skyldes i hovedsak at tilbakekjøp av Fayegården foreløpig ikke gjennomført. Dette er foreløpig lagt inn halvt års husleie for denne. Det er imidlertid veldig tidlig på året og fokus holdes nå på å kvalitetssikre enhetenes budsjett og sikre god periodisering, for utover året å kunne gi gode og realistiske prognoseoversikter. VAR På selvkostområdene rapporteres det pr. februar med et positivt avvik på tilsvarende 1,0 mill.kr. Dette er i hovedsak, som et resultat av positive avvik på vann. På de andre selvkostområdene avløp, renovasjon, feiervesen, havn og rapporteres det om balanse. Eiendom Avdelingen rapporterer, pr. februar om et merforbruk i størrelsesorden 600 000 kr. Dette er hovedsakelig knyttet til husleie for Fayegården. I budsjettprosessen var denne planlagt kjøpt i løpet 6
av 2016, og det er dermed ikke budsjettert med husleieutgifter til dette bygget. Det er i første omgang lagt inn kostnader for et halvt års husleie til Fayegården. 7
Brutto lønnsutvikling Tabellen under viser forbruk på fast og variabel lønn under respektive kommunalavdelinger/- områder, og hvordan disse er forbrukt i forhold til periodisert budsjett, samt prognose. Artsgruppe 10 Lønn til fast ansatte, også tillegg som kveld, helg, natt og helligdag. Artsgruppe 20-40 Variabel lønn som vikarutgifter, ekstrahjelp og overtid. Artsgruppe 70 Fast lønn vedlikehold. (hovedsakelig knyttet til fordelingskapitler) Artsgruppe 75 Lønn Renhold Omr. Artsgr. Artsgrp.navn Akk.regn Budsjett Prognose Sentraladm. inkl. NAV Undervisning og oppvekst Helse og omsorg Kultur Avvik årsprognose 10 Fastlønn 11 632 67 274 67 350 75 20-40 Variabel lønn 155 1 420 1 465 45 10 Fastlønn 59 210 321 727 325 008 3 281 20-40 Variabel lønn 3 359 13 716 16 008 2 292 10 Fastlønn 75 728 409 707 409 401-306 20-40 Variabel lønn 12 084 79 049 74 939-4 110 75 Lønn Renhold 868-4 799 4 799 10 Fastlønn 2 179 13 877 13 675-202 20-40 Variabel lønn 153 560 678 118 10 Fastlønn 11 055 63 447 62 550-896 0 0 0 0 Teknisk 20-40 Variabel lønn 268 1 459 1 444 70 Fastlønn vedlikehold 1 383 7 235 7 353-15 119 0 10 Fastlønn 159 804 876 031 877 984 1 953 Halden Kommune 20-40 Variabel lønn 16 018 96 203 94 534-1 669 70 Fastlønn vedlikehold 1 383 7 235 7 353 119 75 Lønn Renhold 868-4 799 4 799 8
Grafene viser bruttolønnsutvikling i antall tusen kroner. Summering av prognose og avvik, eks. VAR og Havn Periode 02/17 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endring Årsprognose Prognoseavvik Fellesinntekter -227,34-1 508,29-1 506,19-1 506,19 - Brutto lønn 238,71 1 333,15 1 333,52 1 346,25-12,73 Refusjoner -8,75-53,87-53,63-55,37 1,74 Netto lønn 229,96 1 279,28 1 279,90 1 290,88-10,99 Andre utgifter 120,64 762,32 756,43 768,95-12,53 Andre inntekter -75,23-533,31-530,13-554,48 24,35 Totalt 48,02-0,00-0,84 0,84 9
Likviditet Grafen viser saldo på konsernkonto og brukt av trekkrettigheten fra 1.1.15 og hittil i år. Per utgangen av februar var gjennomsnittlig likviditetstrekk på 235,3 mill.kr. Ubrukte lånemidler er inkludert i grafen. Pr. februar utgjør ubrukte lånemidler 18 mill.kr og er i sin helhet knyttet til startlånsordningen som ble tatt opp i 2016. Påløpte utgifter i investeringsregnskapet utgjør 19,9 mill.kr. Netto effekten av ubrukte lånemidler og utgifter til investeringsregnskapet utgjør 1,8 mill.kr. Likviditetssituasjonen for driften isolert sett utgjør da i snitt 233,4 mill.kr Det er ikke foretatt nye låneopptak for 2017. Nye lån vil tas opp i takt med fremdriften av investeringsprosjektene. Finans Halden kommune har per desember 2016 et lånevolum på 1,93 mrd. kr. til eksterne långivere eksklusiv startlån. Andelen av gjeldsportefølje med bundet rente mer enn et år frem i tid utgjør 46,1 %. Gjennomsnittlig rentebindingstid for porteføljen er 4,0 år. Porteføljen har en relativt høy sikringsgrad, noe som innebærer at risikoen for en økt rentekostnad i nærmeste fremtid er mindre sammenlignet med portefølje med lavere sikringsgrad. Halden kommune har 951 mill.kr i låneopptak i sertifikatmarkedet. Alle disse regnes inn som andel flytende lån, i og med at de i all hovedsak har en avtaletid på 3 eller 6 måneder. Når kommunen i tillegg har forfall på et ordinært lån i 2017 medfører dette en høy andel som forfaller de neste 12 måneder. Rådmannen følger denne utviklingen nøye, og vurderer en lavere andel av innlånene gjort i sertifikatmarkedet i forbindelse med økonomiplanarbeidet 2018-2021. Rådmannen vil utover våren 2017 med bakgrunn i ny finansforskrift gjeldende fra 1.1.17 komme med forslag til nytt finansreglement hvor størrelsen på sertifikatlånene vil være tema. 10
Dokumentet er elektronisk godkjent av: <Inger-Johanne Røren > 11
Økonomirapport Fellesinntekter Periode 02/07 Regnskap hittil Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endring Årsprognose Avvik Rammetilskudd -148 373 948-897 361 856-895 261 856-895 261 856 0 Skatt inntekt/formue -84 777 852-685 051 163-685 051 163-685 051 163 0 Skjønnstilskudd 0 0 0 0 0 Kompensasjonstilskudd 0-6 900 000-6 900 000-6 900 000 0 Sum statstilskudd -233 151 800-1 589 313 019-1 587 213 019-1 587 213 019 0 0 0 Eiendomsskatt "Verk og br 0-37 000 000-37 000 000-37 000 000 0 Eiendomsskatt "Annen fas 271-63 600 000-63 600 000-63 600 000 0 Sum eiendomsskatt 271-100 600 000-100 600 000-100 600 000 0 0 Renter løpende lån 4 522 862 56 500 000 56 500 000 56 500 000 0 Renter formidlingslån 257 841 6 100 000 6 100 000 6 100 000 0 Renter driftskonto 0 5 500 000 5 500 000 5 500 000 0 Andre finanskostnader 0 250 000 250 000 250 000 0 Avdrag lån 1 027 482 62 271 019 62 271 019 62 271 019 0 Sum finansutgifter 5 808 185 130 621 019 130 621 019 130 621 019 0 0 Renter bankinnskudd 0 0 0 0 0 Renter utlån 0-6 000 000-6 000 000-6 000 000 0 Utbytte fra selskaper 0 0 0 0 0 Sum finansinntekter 0-6 000 000-6 000 000-6 000 000 0 0 Andre inntekter 0 0 0 0 0 Sum motpost avskrivninge 0 0 0 0 0 0 Underskuddsinndekning 0 35 000 000 35 000 000 35 000 000 0 Avsetning til/ bruk av bun 0 0 0 0 0 Avsetning til/ bruk av disp 0 22 000 000 22 000 000 22 000 000 0 Sum disposisjoner 0 57 000 000 57 000 000 57 000 000 0 Sum fellesinntekter -227 343 344-1 508 292 000-1 506 192 000-1 506 192 000 0 12
Fellesfunksjoner Periode 02/17 Regnskap Årsbudsjett opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endringer Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn 845 252 23 997 439 18 135 136 18 135 136 - Refusjoner - -1 500 000 - - - Netto lønn 845 252 22 497 439 18 135 136 18 135 136 - Andre utgifter 5 846 148 70 665 183 69 410 000 69 410 000 - Andre inntekter -40 331-81 690 000-81 690 000-81 690 000 - Sum enhet 6 651 069 11 472 622 5 855 136 5 855 136 - Totalt: Fellesfunksjoner inneholder blant annet AFP ordninger, forsikringer og konto til formannskapets disposisjon. Det meldes ikke om noe avvik i februar 2017. 13
NAV Periode 02/17 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endring Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn 6 190 181 34 942 310 34 942 310 41 225 303-6 282 993 Refusjoner -109 008-1 200 000-1 200 000-1 111 968-88 032 Netto lønn 6 081 173 33 742 310 33 742 310 40 113 335-6 371 025 Andre utgifter 9 188 295 62 306 690 62 306 690 57 673 044 4 633 646 Andre inntekter -14 502 090-38 700 000-38 700 000-42 020 418 3 320 418 Sum enhet 767 378 57 349 000 57 349 000 55 765 961 1 583 039 Totalt Resultatet for februar viser et mindreforbruk, men det kan påløpe noe mer utgifter videre når det satses ytterligere på aktivitetsplikten for økonomisk sosialhjelp. Bruttolønn Bruttolønn viser et merforbruk og årsak til dette er at lønn til personer i introduksjonsordningen er budsjettert for lavt. Det blir justert i sammenheng med inntektene fra IMDI. Andre utgifter Utgifter til økonomisk sosialhjelp er også i balanse for februar mnd. Det henger sammen med at NAV har gode tiltak bl.a for ungdomsgruppen under 30 år som er et av våre viktigste satsningsområder. Kommunale indikatorer i målekortet: Antall som har mottatt økonomisk sosialhjelp. Jan Feb 461 473 Antall langtidsmottakere av økonomisk 189 198 sosialhjelp, og med sosialhjelp som hovedinntektskilde. Antall mottaker a økonomisk sosialhjelp 91 88 under 25 år Antall mottakere av økonomisk 146 141 sosialhjelp som hovedinntektskilde med forsørgelsesplikt for barn under 18 år i husholdningen Antall deltakere i kvalifiseringsprogram 22 22 Viktige tiltak videre for å opprettholde utvikling og endring i kontoret, samt mål om flere brukere i arbeid og aktivitete. 14
Vi skal jobbe med kontinuerlig forbedring (KF), skal være en del av styringsdialogen både på statlig og kommunal styringslinje i NAV. En systematisk tilnærming for å jobbe med kontinuerlig forbedring Alle ansatte er involvert i kontinuerlig forbedringsarbeid. Lederen er eier av prosessene Brukerorientering som preger våre aktiviteter og beslutninger En ledelsesfilosofi som basert på forpliktelse og langsiktig endring. Vi har analysert forbedringsområder og har tatt i bruk kanalstrategien. Det innebærer at vi skal hjelpe de som trenger oss mest, målet er planlagte samtaler mellom veiledere som skal gi bedre brukermøter. Antall adhoc henvendelser, er redusert fra 120 i snitt til ca 30 pr dag. Det betyr at de ansatte nå har flere målrettede timeavtaler, da er vi på vei måt et mål om bedre brukermøter. I stedet for å avvise når personer kommer innom, skal vi vise. Det gjør vi ved at vi veileder til selvbetjeningsløsninger for de som mestrer det. et er svært mange, i tillegg har de med seg kodebrikke. Gevinstrealiseringen skal brukes til økt oppfølging med opplevd god kvalitet. 15
Sentraladministrasjonen Periode 02/17 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endring Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn 13 565 540 82 527 027 88 389 330 88 483 343-94 013 Refusjoner -339 022-992 325-992 325-1 301 304 308 979 Netto lønn 13 226 518 81 534 702 87 397 005 87 182 039 214 966 Andre utgifter 12 739 298 67 752 125 67 752 125 68 847 735-1 095 610 Andre inntekter -4 900 071-39 602 449-39 602 449-40 408 606 806 157 Sum enhet 21 065 745 109 684 378 115 546 681 115 621 169-74 488 Totalt: Per februar rapporter Sentraladministrasjon med balanse. Brutto lønn: Brutto lønn viser et mindreforbruk på 0,1 mill.kr. Refusjoner: Refusjoner viser et lite positivt prognose avvik på 0,3 mill.kr. Netto lønn: Netto lønn viser et mindreforbruk på 0,2 mill.kr med bakgrunn i høyere refusjoner enn budsjettert. Andre utgifter: Andre utgifter viser et mindreforbruk på 1,1 mill.kr Andre inntekter: Andre inntekter viser et merforbruk på 0,8 mill.kr 16
Kommunalavdeling Undervisning & oppvekst Periode 02/17 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endring Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn 82 080 705 442 387 393 443 647 872 449 711 028-6 063 156 Refusjoner -3 116 489-16 413 522-17 674 001-18 488 018 814 017 Netto lønn 78 964 216 425 973 871 425 973 871 431 223 010-5 249 139 Andre utgifter 53 246 609 266 257 056 266 257 056 268 442 861-2 185 805 Andre inntekter -24 677 133-73 978 922-76 078 922-83 518 407 7 439 485 Sum enhet 107 533 691 618 252 005 616 152 005 616 147 464 4 541 Totalt: Prognosen viser en balanse per februar. Den enkelte enhetsleder har fokus på å tilpasse tjenestetilbudet i henhold til tildelt ramme. Brutto lønn: Negativt avvik er relatert til lønnsutgifter vedrørende barn i barnehage med særskilte behov og tospråklig fagopplæring, og vikar i forbindelse med sykefravær og videreutdanning for lærere. Videreutdanning av lærere refunderes delvis fra staten, blir dekket av økte inntekter. Refusjoner: For februar er refusjoner høyere enn budsjettert. Netto lønn: Se bruttolønn. Andre utgifter: Relatert til barnevern, plassering og utgifter knyttet til bundne midler, blir dekket av økte inntekter. Andre inntekter: Statlige midler til videre- og etterutdanning, og etterslep på refusjon knyttet til ressurskrevende bruker i barnevernet. Sum område: Balanse, men det er avvik mellom skolene og felles områdene. Dette er et område som må gjennomgås. Tiltak for å dekke avvik: En restriktiv ressursbruk skal ikke medføre permanent sammenslåing av klasser og bortfall av spesialundervisning. Kommunalavdelingen må være offensive med å fremskaffe kvalifiserte vikarer i barnevern, PPT, skole og barnehage. 17
18
Kommunalavdeling Kultur Periode 02/17 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endring Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn 3 005 386 19 634 704 19 634 704 19 439 813 194 891 Refusjoner -107 922-276 899-276 899-339 355 62 456 Netto lønn 2 897 464 19 357 805 19 357 805 19 100 458 257 347 Andre utgifter 6 626 120 35 746 424 35 746 424 37 547 358-1 800 934 Andre inntekter -5 610 885-13 272 174-13 272 174-14 816 052 1 543 878 Sum enhet 3 912 699 41 832 055 41 832 055 41 831 764 291 Totalt: Enheten er i balanse pr februar. Enheten har avvik på andre utgifter og andre inntekter knyttet til spillemidler. Brutto lønn: Positivt avvik på lønn er i hovedsak knyttet til vakante stillinger som vil bli besatt innen kort tid. Dette gjelder for kulturadministrasjonen, Brygga kultursal, Ungdomstilbudene og hovedbiblioteket. Refusjoner: Enheten jobber aktivt med nærvær. Netto lønn: Samme som bruttolønn. Andre utgifter: For det meste knyttet til utgifter til spillemidler og må sees i sammenheng med andre inntekter. Det er også noen ikke budsjetterte utgifter knyttet til arrangementer og festivaler. Andre inntekter: Inntekter knyttet til spillemidler og må sees i sammenheng med andre utgifter Sum område: Enheten går i balanse. Tiltak for å dekke avvik: Ingen. 19
Kommunalavdeling Helse og omsorg Periode 02/17 Regnskap Oppr.BUD Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn 116 576 670 636 985 909 636 985 909 637 509 810-523 901 Refusjoner -4 895 954-32 913 867-32 913 867-33 409 616 495 749 Netto lønn 111 680 716 604 072 042 604 072 042 604 100 194-28 152 Andre utgifter 22 354 740 180 194 117 180 194 117 190 908 532-10 714 415 Andre inntekter -13 429 146-185 102 159-185 102 159-195 860 710 10 758 551 Sum enhet 120 606 310 599 164 000 599 164 000 599 148 016 15 984 Totalt: Kommunalavdelingen rapporterer en prognose i balanse. Det vil gjennom hele 2017 være nødvendig med stram kontroll med kostnadsnivå i alle enheter. Tiltak i henhold til budsjett 2017 er konkretisert, men det knytter seg usikkerhet til enkelte poster som vil kreve særskilt fokus. Behovet for å besette stillinger, samt behovet for vikarbruk ved fravær hos fast ansatte vurderes kontinuerlig. Brutto lønn: Merforbruk på 0,523 mkr refereres til at flere prosjekter er avhengig av tilskudd for å bli videreført, lønnsmidler til disse er ikke budsjettert, og svar på søknader om tilskudd er ventet i løpet av første halvår. Et av disse tiltakene er dagtilbudet på Busterud. Det er en utfordring å planlegge drift som er avhengig at tilskuddsmidlene da svar på søknader kommer godt ut i 2017, mens lønnsutgiftene løper fra starten av året. Det må derfor tas en bevisst risiko i forhold til sannsynligheten for å få godkjent søknader om tilskudd, opp mot å legge ned et tilbud i påvente av søknadsbehandling. I prognosearbeidet blir dette forsøkt ivaretatt. Refusjoner: Kommunalavdelingen prognoserer foreløpig med et avvik på 0,495 mkr. Det foretas løpende vurderinger i forhold til utviklingen av sykefraværet i kommunen og endringer i refusjoner vil forekomme. Netto lønn: Netto lønn prognoseres på bakgrunn av ovennevnte med et avvik på totalt kr 0,028 mkr. Andre utgifter: Merforbruk på 10,714 mkr skyldes i det vesentligste følgende forhold: 1) 3,5`Avsetning bundne fond 2) 6,8`Økning avlastning utover budsjett Det er størst usikkerhet knyttet til tjenesteleverandører, og her først og fremst avlastningstjenester. Etter budsjettarbeidet og budsjettvedtaket som ble gjort i 2016 har behovet for avlastningstjenester økt. Avlastningen er i enkelte tilfeller så omfattende at noen brukere «bor» på avlastningsstedene. Der det er mulig arbeides det for å få disse brukerne over i kommunale boliger med kommunal bemanning. Her må imidlertid vurderingene også sees opp mot brukernes behov for stabilitet og forutsigbarhet. Andre inntekter: Merinntekt på 10,758 mkr skyldes i det vesentligste følgende forhold: 20
1) 3,5` Avsetning bundne fond` 2) 0,7` Tilskudd dagsenter aktivitet Solheim senter 3) 0,4`Tilskudd veiledningsnettverk 4) 1,1`Tildkudd Busterudgata demenstilbud. 5) 1,0`Tilskudd BOSO 6) 2,5` Husleiefond fra borettslag 7) 0,9` Viderefakturering tjeneste Kostnader som avregnes for 2016 og estimering av 2017 for ressurskrevende brukere påvirker inntektene. Risikoen vil reduseres når regnskapet er revidert og sendt over til helsedirektoratet. Flere prosjekter er avhengig av tilskuddsmidler, tilskuddene det knytter seg usikkerhet rundt er i det vesentligste ikke budsjettert. Sum område: Sektoren har en svært kompleks drift 24 timer i døgnet, 365 dager i året, og så tidlig i året vil usikkerheten være stor. Tiltak for å dekke avvik: Kommunalavdelingen rapporterer en prognose i balanse. 21
Kommunalavdeling Teknisk Periode 02/17 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endring Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn 16 447 405 92 670 927 91 789 007 91 744 913 44 094 Refusjoner -182 155-570 000-570 000-716 229 146 229 Netto lønn 16 265 250 92 100 927 91 219 007 91 028 684 190 323 Andre utgifter 10 635 639 79 401 519 79 201 519 80 565 903-1 364 384 Andre inntekter -12 070 486-100 964 506-99 882 586-100 362 998 480 412 Sum enhet 14 830 403 70 537 940 70 537 940 71 231 588-693 648 Totalt: Rammen til teknisk sektor for 2017 er på totalt 70,5 mill.kr. For 2016 var budsjettet på 67,2 mill.kr. Økningen på 2,8 mill.kr. er i hovedsak lagt på drifts- og vedlikeholdsutgifter på eiendom. Teknisk kan med bakgrunn i årets første måneder rapportere om et prognostisert merforbruk på ca. 0.7 mill.kr. Avviket skyldes i hovedsak at tilbakekjøp av Fayegården foreløpig ikke gjennomført. Det er imidlertid veldig tidlig på året og fokus holdes nå på å kvalitetssikre enhetenes budsjett og sikre god periodisering, for utover året å kunne gi gode og realistiske prognoseoversikter. Brutto lønn: Positivt avvik på 0,364 mill. kr. Ingen store avvik på enhetene på brutto lønn pr. februar, med unntak av på brann hvor det meldes om et prognostisert avvik på ca. 0,5 mill.kr. Dette er blant annet som en følge av kostbare vikarordninger. Refusjoner: Positivt avvik tilsvarende 0,146 mill.kr. Refusjoner føres som inntekt. Sektoren har kontinuerlig mål om å redusere sykefravær. Sektoren hadde i 2016 et gjennomsnittlig sykefravær på 5,5%. Dette er 0,5 % over målet om et sykefravær på under 5 %. Siste oppdaterte tall for januar og februar tilsier et sykefravær på 6,2 %. Denne utviklingen følges nøye. Netto lønn: Positivt avvik pr januar tilsvarende 0,510 mill.kr. Viser ellers til kommentarer over Andre utgifter: Det rapporteres om et negativt avvik totalt for andre utgifter pr. februar tilsvarende 1,36 mill.kr. Dette er hovedsakelig knyttet til husleie for Fayegården. Og avtale på brennbart restavfall som blir dyrere enn budsjettert. I budsjettprosessen var det planlagt å kjøpe Fayegården i løpet av 2016, og det er dermed ikke budsjettert med husleieutgifter til dette bygget. Det er i første omgang lagt inn kostnader for 1.og 2 kvartal for husleie til Fayegården. Det avventes nå politisk vedtak vedrørende bruken av Fayegården og Østfoldmuseene som evt. leietaker. Videre vil økte aktiviteter på St. Joseph og Iddebo påvirke drift og utgiftssiden for eiendom ut over året. Andre utgifter utvalgte områder: «Andre utgifter» Budsjett 2017 Prognose 2017 Avvik 22
Eiendom 35 191 450 35 795 114-603 664 Rokke avfallsplass 8 184 500 8 338 746-154 246 Parkering 1 535 000 1 485 016 49 984 Brann 4 419 063 4 479 077-60 014 Drift og v. vei og g. 3 301 395 3 258 022 43 373 Forv. Veier og gater 1 842 985 1 774 440 68 545 Andre inntekter: Tilsvarende balanse. Et lite negativt avvik pr februar på tilsvarende 0,1 mill.kr. Det er imidlertid for tidlig å si om prognosen holder seg. Fokus er på å kvalitetssikre tallmaterialet og få et godt utgangspunkt for videre prognosearbeid. Tall for havn må fortsatt sies å være budsjettall da det fortsatt er usikkerhet knyttet til hvor mange som ønsker båtplass fra april. Inntektsprognosen vil bli gjenstand for nøye oppfølging gjennom den kommende perioden. Andre inntekter utvalgte områder; «Andre inntekter» Budsjett 2017 Prognose 2017 Avvik Eiendom -12 010 000-12 071 920 61 920 Rokke -18 370 612-18 313 744-56 868 Brann -2 921 783-3 152 709 230 926 Småbåthavn -2 868 080-2 695 685-172 395 Parkering -10 790 000-10 730 520-59 480 Sum område: Viser til kommentarer over. Tiltak for å dekke avvik: Det avventes nå vedtak i sak vedr bruk av Fayegården. Avvik vil forsøkes dekkes innad i sektoren. I eiendom er det allerede tatt 300 000,- fra vedlikehold for å dekke manglende budsjettdekning på kommunale avgifter. 23
VAR Periode Regnskap Årsbudsjett, Årsbudsjett, Årsprognose Prognoseavvik opprinnelig endring Brutto lønn 3 888 865 19 530 169 19 530 169 20 121 513-591 344 Refusjoner -105 805-17 298-17 298-120 262 102 964 Netto lønn 3 783 060 19 512 871 19 512 871 20 001 251-488 380 Andre utgifter 7 409 021 130 821 192 130 821 192 130 976 646-155 454 Andre inntekter -2 266 891-150 334 063-150 334 063-152 008 363 1 674 300 Sum enhet 8 925 190 0 0-1 030 466 1 030 466 Totalt: På selvkostområdene rapporteres det pr. februar med et positivt avvik på tilsvarende 1,0 mill.kr. Dette er i hovedsak, som et resultat av positive avvik på vann. På de andre selvkostområdene avløp, renovasjon, feiervesen, havn og rapporteres det om balanse. Fondsutvikling VAR Vann Avløp Renovasjon Saldo 01.01.17 12 359 599 12 109 881 9 713 221 Prognose 2017 830 148 180 096 20 222 Prognose fond 13 189 747 12 289 977 9 733 443 24
Avdeling for Eiendom Periode Regnskap Årsbudsjett, Årsbudsjett, Årsprognose Prognoseavvik opprinnelig endring Brutto lønn 2 494 206 13 384 187 13 584 187 13 662 430-78 243 Refusjoner -5 331-100 000-100 000-88 911-11 089 Netto lønn 2 488 875 13 284 187 13 484 187 13 573 519-89 332 Andre utgifter 2 845 960 35 391 450 35 191 450 35 795 114-603 664 Andre inntekter -1 538 343-12 010 000-12 010 000-12 071 920 61 920 Sum enhet 3 796 492 36 665 637 36 665 637 37 296 712-631 075 Totalt: Avdelingen rapporterer, pr. februar om et merforbruk i størrelsesorden 600 000 kr. Dette er hovedsakelig knyttet til husleie for Fayegården. I budsjettprosessen var denne planlagt kjøpt i løpet av 2016, og det er dermed ikke budsjettert med husleieutgifter til dette bygget. Det er i første omgang lagt inn kostnader for et halvt års husleie til Fayegården. Innenfor ansvaret eiendom lønnes pr. i dag 15 vaktmestere og 2 jurister samt 5 personer i administrasjon (prosjektledere/saksbehandlere/leder for eiendom). Eiendom har ansvar for vedlikehold av kommunens eiendommer og bygningsmasse samt ansvar for å planlegge, lede og gjennomføre større investeringsprosjekt. Avdelingen fungerer som byggherre ved kommunens byggeprosjekter. De jobber også med forvaltning, kjøp og salg av eiendommer, festetomter etc. Avdelingen har pr. i dag ansvar for forvaltning og vedlikehold for alle kommunens bygg og tilhørende områder. Da kommunen i 2015-2016 kjøpte tilbake flere bygg fra Halden Kommunale pensjonskasse samt andre eiendommer har forpliktelsene i forhold til vedlikehold og andre driftskostnader økt de siste årene. Avdelingen er noe styrket i forhold til budsjettmidler, men behovet for ytterligere styrkning er stort og øker i takt med ervervet bygningsmasse. Innenfor driftsutgifter i budsjettallene ligger hovedsakelig midler til husleie for de bygg kommunen leier, strøm, kommunale avgifter, renhold og serviceavtaler som for eksempel heisanlegg/ventilasjonsanlegg/brannvarslingsanlegg/el-anlegg. Når det gjelder inntektssiden får eiendom blant annet inn festeavgifter, leieinntekter (hovedsakelig for Ishallen) samt at investeringsprosjekt blir belastet med de timer en prosjektleder bruker på større investeringsprosjekt (disse vises som inntekt i regnskapet). Brutto lønn: Ingen store avvik å rapportere om innenfor brutto lønn. Refusjoner: Budsjett videreført fra 2016 Netto lønn: Viser til kommentarer over. 25
Andre utgifter: Det rapporteres om et merforbruk i størrelsesorden kr. 600 000. Dette er hovedsakelig knyttet til husleie for Fayegården. I budsjettprosessen var denne planlagt kjøpt i løpet av 2016, og det er dermed ikke budsjettert med husleieutgifter til dette bygget. Det er i første omgang lagt inn kostnader et halvt års husleie til Fayegården. Vider vil økte aktiviteter på St. Joseph og Iddebo påvirke drift og utgiftssiden ut over året. Andre inntekter: Hovedsakelig inntekter fra festeavgifter, leie av ishallen samt lønnsbelastning til prosjektledere som arbeider med investeringsprosjekt. Sum område: Merforbruk på kr. 600 000. Tiltak for å dekke avvik: Avvik i drift vil bli dekket innenfor avtalt ramme. Merforbruk pga husleie for Faye gården må tilleggsbevilges da denne ikke har ligget inne i budsjettet for 2017. 26
Med endr. Avvik Regnskap pr. Budsjett Prognose pr. februar Enhet februar 2017 2017 Fellesinntekter -227 343 344-1 506 192 000-1 506 192 000 0 Fellesfunksjoner 6 651 069 11 472 622 11 472 622 0 NAV 767 378 57 349 000 55 765 961 1 583 039 Rådmannen 3 551 611 28 137 515 27 777 257 360 258 IT 5 947 374 27 570 335 27 833 143-262 808 Avdeling for Samfunnsutvikling 2 139 882 14 170 381 14 121 094 49 287 Avdeling Økonomi 5 048 052 20 363 000 20 312 620 50 380 Personal & Organisasjon 4 410 744 19 443 147 19 714 752-271 605 Sum sentraladministrasjon 21 865 042 167 033 378 165 524 828 1 508 550 Kulturadministrasjon 86 434 3 781 768 3 756 149 25 619 Ungdomstilbud 250 396 2 390 884 2 368 998 21 886 Remmen/Kultursal -975 708 1 317 442 1 396 418-78 976 Tilskudd 2 775 034 20 820 490 20 811 788 8 702 Bibliotek/Kulturskole/Frivilligsentral 1 776 542 13 521 471 13 498 410 23 061 Sum Kultur & idrett 3 912 699 41 832 055 41 831 764 291 Kommunalteknikk 7 533 390 43 833 990 44 515 662-681 672 Plan og Miljø 538 690 6 252 626 6 213 953 38 673 Brann 5 194 037 23 789 282 24 123 251-333 969 Rokke avfallsanlegg 1 038 490-5 763 981-5 732 003-31 978 Kommunale bryggeplasser 275 122-6 151-39 556 33 405 Kommunalsjef Teknisk 250 673 2 432 174 2 150 281 281 893 Sum Teknisk 14 830 403 70 537 940 71 231 588-693 648 Felles grunnskoletjenester -4 851 273 45 480 273 40 875 101 4 605 172 Tistedal Skole 4 663 401 23 796 646 23 796 475 171 Berg skole 3 434 767 18 036 806 18 036 806 0 Folkvang skole 3 487 652 14 650 638 15 835 988-1 185 350 Gimle skole 3 542 751 20 661 420 20 372 240 289 180 Hjortsberg skole 6 062 965 31 024 134 31 494 356-470 222 Låby skole 3 802 192 21 517 650 21 517 650 0 Os skole 4 129 697 22 562 517 22 960 017-397 500 Prestebakke skole 1 197 941 6 064 538 6 198 738-134 200 Idd skole 3 724 067 21 207 560 21 185 150 22 410 Risum skole 2 914 094 23 642 168 24 299 345-657 177 Rødsberg skole 5 042 892 27 146 411 27 084 012 62 399 Strupe skole 5 597 487 37 211 449 37 922 664-711 215 Halden kompetansesenter 1 979 070 1 084 666 1 728 323-643 657 PPT 1 540 348 8 784 979 8 692 087 92 892 Barnehagene felles/private 42 740 087 179 938 638 180 875 408-936 770 Bergknatten barnehage 778 008 4 514 231 4 420 656 93 575 Bjørklund barnehage 869 344 5 112 929 5 051 961 60 968 Karrestad barnehage 1 029 871 6 322 253 6 205 781 116 472 Stangeløkka barnehage 1 217 925 7 323 640 7 323 332 308 Brekkerød barnehage 1 152 067 6 537 162 6 508 914 28 248 Isebakke barnehage 1 158 253 6 014 337 6 129 015-114 678 Familiens hus administrasjon 184 774 2 660 000 2 635 552 24 448 Barneverntjenesten 10 201 870 63 513 884 63 654 920-141 036 Helsesøstertjenesten 1 933 441 13 443 076 13 442 972 104 Sum Undervisning og oppvekst 107 533 691 618 252 005 618 247 464 4 541 Helse og omsorg -2 585 625-71 473 471-78 059 486 6 586 015 Sykehjem 31 233 537 157 129 613 160 119 145-2 989 532 Hjemmebaserte tjenester 59 913 411 332 060 501 332 692 809-632 308 Basistjenester 23 092 935 144 383 607 147 394 427-3 010 820 Koordinerende fellestjenester 8 952 052 37 063 750 37 001 121 62 629 Sum Helse og omsorg 120 606 310 599 164 000 599 148 016 15 984 T O T A L T 48 055 870 2 100 000 1 264 282 835 718 Vann 2 304 818 0-830 148 830 148 Avløp 2 923 088 0-180 096 180 096 Renovasjon 3 112 717 0-20 222 20 222 Feiervesen 558 995 0 0 0 Havn 25 572 0 0 0 VAR og Havn 8 925 190 0-1 030 466 1 030 466 27
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: G90 2016/188-50 15.03.2017 Gina Anette Brekke Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester 2017/6 28.03.2017 Utsendte vedlegg Medsaksbehandlere Veronica Aam Kommunalsjef helse og omsorg Orientering om tilsyn med helse- og omsorgstjenester til voksne mennesker med utviklingshemming Sammendrag av saken: Tidlig i 2016 varslet Fylkesmannen om landsomfattende systemtilsyn med helse- og omsorgstjenester til voksne mennesker med utviklingshemming som bor i egen bolig. Tilsynet skulle gjennomføres som en systemrevisjon for å se om kommunens rutiner, prosedyrer og systemer er tilstrekkelig gode for å sikre ivaretakelse av den enkeltes rettigheter. I brev av 7. juni ble Halden kommune varslet om stedlig tilsyn i kommunen. Tilsynet fant sted høsten 2017. Tilsynet medførte en helhetlig gjennomgang av systemer, rutiner, prosedyrer og dokumentasjon. Det ble avdekket noen svakhetspunkter som måtte forbedres, og disse ble samlet i to avvik. Gjennomføringen av tilsynet, avvikene og planlagt lukking av avvik gjennomgås i denne sak. 1. Gjennomføringen av tilsynet: Halden kommune mottok en omfattende liste over dokumenter Fylkesmannen ønsket som underlag for revisjonen. Fristene for denne leveransen var kort, og det ble lagt mye ressurs i å fremskaffe materiale. Det ble også bedt om en oversikt over enkeltbrukere. Det ble gjennomført et formøte og arbeidsmøte med Fylkesmannen 31. august, der Fylkesmannen redegjorde for intensjonene med tilsynet og delte erfaringer fra allerede gjennomførte tilsyn i Østfold. På dette møtet var avdelingsledere i enhet samlokaliserte boliger tilstede, herunder ambulerende miljøarbeidertjeneste, enhetsleder, leder for hjemmehjelpstjenesten og representant for kommunalsjef. Fylkesmannen redegjorde for arbeidsmetode med intervjuer av brukere, verger og pårørende og besøk i boliger som noe nytt i tilsynssammenheng, og delte positive erfaringer med tilsynsformen. Arbeidsmøtet ble også benyttet til å vurdere aktuelle brukere, og/eller pårørende og verger til intervjuer og hvilke boliger som kunne være aktuelle for besøk. 28
Det ble på vegne av Fylkesmannen sendt ut invitasjon til informasjonsmøte for alle brukere/pårørende/verger og invitasjon til samtaler med utvalgte brukere /pårørende/verger 13. september. Fylkesmannen gjennomførte tilsynsbesøk i kommunen 20. og 21. september, og det ble avholdt sluttmøte 23. september 2016. Her uttrykte Fylkesmannen stor tilfredshet med gjennomføring og oppfølging fra Halden kommunes side. 2. Resultat av tilsynet: Halden kommune mottok tilsynsrapport 9. november 2016, hvor det ble avdekket to avvik. I brev av 2. januar 2017 redegjorde Halden kommune for allerede iverksatte og planlagte tiltak for å lukke disse avvikene. I det følgende refereres avvikene og Halden kommunes tiltak for lukking: Avvik 1: Halden kommune sikrer ikke gjennom kontroll og styring forsvarlig gjennomføring av legemiddelhåndtering. Grunnlaget 1: Interne rutiner og prosedyrer: På tjenestestedene finnes interne rutiner og prosedyrer for legemiddelhåndtering. Det går ikke frem av disse hvem som har utarbeidet dem, når de er utarbeidet eller om de er godkjent av virksomhetsleder/faglig rådgiver. Kommunens tiltak for lukking: 1. Interne rutiner og prosedyrer for legemiddelhåndtering skal inngå som en del av det elektroniske internkontrollsystemet Risk Manager der utarbeidelse, tidsangivelse for utarbeidelse og godkjenning fremgår. Overgang fra manuell til elektronisk internkontroll er iverksatt. 2. Kommunalavdelingens legemiddelhåndbok foreligger elektronisk på overordnet nivå. Samlokaliserte boliger legger inn nødvendige prosedyrer på enhets- og avdelingsnivå. Alle prosedyrer og rutiner vil ligge tilgjengelig elektronisk, og ikke i papirutgave for å sikre at det er de til enhver tid oppdaterte rutiner som etterfølges. Ansvar for prosessen er enhets- og avdelingsledere. Status pr.15.3.17: Overgang fra manuell til elektronisk internkontroll er iverksatt på overordnet nivå. Arbeidet pågår i avdelingene. Grunnlag 2: Rutiner er ikke oppdatert etter ny forskrift: Brukerpermene i avdelingene inneholder rutiner som ikke er oppdatert etter ny forskrift. Kommunens tiltak for lukking: 1. Gruppe for legemiddelhåndtering forestår revisjon av den overordnede legemiddelhåndbokens rutiner og sørger for at de er i tråd med forskrift. 2. Samtlige rutiner og prosedyrer knyttet til legemiddelhåndtering på enhets- eller avdelingsnivå innarbeides i det elektronisk internkontrollsystem Risk Manager. Her vil varsling av revisjon ligge inne, og det vil være en kvalitetssikring av at prosedyrene er oppdatert etter forskrift gjennom faglig ansvarlig og ledere. Ansvar for faglig kvalitetssikring, oppdatering og godkjenning på enhets og avdelingsnivå er enhetsleders ansvar. Avdelingslederne har på sin side ansvar for å sikre overgang fra manuell oppbevaring i brukerpermer til elektronisk håndtering. Arbeidet pågår. Status pr.15.3.17: Revisjonen er iverksatt og nye rutiner innarbeides fortløpende. Overgang til full elektronisk håndtering av rutiner og prosedyrer ute i avdelingene må ses i sammenheng med innføring av tiltaksplaner i Gerica. Dette arbeidet er startet i samråd med systemansvarlig og etter fremdriftsplan. Arbeidet må pågå over tid. 29
Grunnlag 3: Kjennskap til prosedyrer: Ikke alle ansatte er kjent med/ har signert for at de har lest og forstått oppdaterte prosedyrer. Kommunens tiltak for lukking: 1. Ansatte signerer skjema for å ha lest prosedyrer og legemiddelhåndbok etter deltagelse på KPFkurs (intern undervisning i kommunale prosedyrer og forhold knyttet til legemiddelhåndtering) og på kompetanseskjema for fullmakt. Dette arkiveres i personalsystemet Visma HRM. Tiltaket er allerede iverksatt. Avdelingsledere i enheten har ansvar for signeringslister systematisk gjennomgang og arkivering i Visma HRM. Status pr.15.3.17: Tiltaket er iverksatt. Dette skjer fortløpende når ansatte har vært på KPF kurs. Grunnlag 4: Prosedyre for risikovurdering mangler. Kommunen har ikke etablert prosedyre for risikovurdering innen legemiddelhåndtering. Kommunens tiltak for lukking: 1. Det er tatt i bruk egen modul for risikovurdering i Risk Manager, og opplæring av avdelingslederne ble gjennomført 17.12.16 med oppfølgingskurs i januar 2017. 2. Risikovurdering knyttet til de ulike prosedyrer innenfor legemiddelhåndtering er påstartet i regi av legemiddelhåndteringsgruppa. Det er fristilt en ressurs 20 % stilling for å bidra til dette arbeidet. Status pr.15.3.17: Tiltaket er iverksatt Grunnlag 5: Avvikshåndtering. Tilsynet viser til mangler i en del avviksskjemaer- behandling mangler, mangler i mange tilfeller tilbakemelding og signatur fra enhetsleder. Enkelte avvik er ikke gjennomgått eller behandlet slik kommunens rutiner forutsetter, før etter 2-3 måneder. Kommunens tiltak for lukking: 1. Elektronisk avvikshåndtering er satt i verk etter systematisk opplæring i kommunalavdelingen. 2. De fleste avvik lukkes på avdelingsnivå. For å sikre at enhetsleder er kjent med avvikene, benyttes rapportmodulen. Det kjøres en fast rapport fra avdelingene som er tilgjengelig for enhetsleder, med videre rapportering til kommunalsjef/kvalitetsutvalget. 3. Når det gjelder manglende tilbakemelding eller sen håndtering av innmeldte avvik, vil overgang til elektronisk avvikshåndtering medføre at restanser synliggjøres i RiskManager. Systemet varsler om meldte avvik via e- post til ansvarlig. Det er lagt inn automatisk frist for behandling av avvik på 2 uker. Ved manglende overholdelse av fristen går det e-post melding til ledernivå over. Ansvar vil ligge hos avdelingsledere og enhetsleder. Status pr.15.3.17: Tiltakene er iverksatt. Elektronisk avvikshåndtering gjennom Risk manager er tatt i bruk fra 1.2.17. Avdelingsledere kjører rapport og redegjør for alle avvik til enhetsleder hver måned i eget elektronisk system. Avvik 2: Halden kommune sikrer ikke gjennom kontroll og styring forsvarlig gjennomføring av personlig assistanse til voksne mennesker med utviklingshemming. Grunnlag 1: Vedtak- Vedtak med inntil antall timer gir ikke forutsigbart tjenestetilbud. Vedtak viser ikke om bistanden ytes individuelt eller i gruppe, eller om det ytes bistand fra en eller to 30
bistandsytere. Omfanget av innvilget hjelp er ikke tydeliggjort på en slik måte at brukere/pårørende/verger får innsikt i nivået på hjelpen for å kunne ivareta sine rettigheter. Tilsynet viser en inkonsekvent praksis i vedtaksutformingen. Kommunens tiltak for lukking: 1. Det er nedsatt en gruppe som skal vurdere og eventuelt foreslå endringer på vedtaksmaler. Ansvarlig: Koordinerende fellestjeneste. Gruppen består av leder for koordinerende, leder av kartleggingsteamet og 1 avdelingsleder fra enheten samlokaliserte boliger. Alle vedtak skal gjennomgås, målet er konkretisering av vedtak både i form og innhold. Det skal avholdes en felles gjennomgang med avdelingsledere som vedtaksansvarlige 2. februar 2017, og det vil gis individuell veiledning til avdelingsleder etter behov. Ansvar Koordinerende enhet. Tidsperspektiv for prosessen er våren 2017. Status pr.15.3.17: 14. og 16.mars er samtlige avdelingsledere innkalt til arbeidsmøter for gjennomgang og oppstart av dette arbeidet sammen med representant fra koordinerende tjenester. Grunnlag 2: Manglende tiltaksplaner: Brukerne har heller ikke (tiltaks)planer som viser hvordan innvilget tjeneste konkret skal gjennomføres, og hvor antall timer og individuell eller felles bistand synliggjøres. Enkelte brukere har ukeplaner som angir at aktiviteter skal gjennomføres, men det er likevel ikke forutsigbart at det faktisk blir gjennomført etter planen, for eksempel fordi bistandsyter må gi bistand til en annen bruker. Det er heller ikke etterprøvbart om aktiviteten faktisk blir gjennomført. Det er usikkerhet blant ansatte om hva som skal meldes som kvalitetsavvik og hva som skal journalføres når en aktivitet ikke blir gjennomført. Kommunens tiltak for lukking: 1 Tiltaksplaner i Gerica innføres i hele enheten med bistand fra systemansvarlig i Gerica. Alle faglige tiltak knyttet til den enkelte bruker legges inn i tiltaksplaner i Gerica. Arbeidsgruppe har utarbeidet tjenestetre og pilot starter opp ved en avdeling medio januar 2017. Status pr. 15.3.17: Arbeidet pågår 2 Opplæring fra systemansvarlig til avdelingsledere og primærkontakter/fagansvarlige i avdelingene starter opp 1. kvartal 2017. Status pr.15.3.17: Grunnet utfordringer med overgang til ny driftsleverandør IT endres oppstart til 2. kvartal når nødvendige avklaringer foreligger 3 Implementering av tiltaksplaner i Gerica gjøres via avdelingsleder og primærkontakter/fagpersoner i alle avdelinger etter dette. Frist for at avdelingene har påbegynt innføring av tiltaksplaner settes til 01.06. 2017. Status pr.15.3.17: Tidsplanen er realistisk og tidspunkt for oppstart opprettholdes. 4 Antall superbrukere i Gerica økes fra 4 i enheten til 1 per avdeling for å sikre opplæring og veiledningsstøtte. Status pr.15.3.17: Superbrukere er nå på plass de fleste avdelinger. Det mangler noen, men tiltaket er iverksatt i sin helhet innen 30.3.17 31
5 Avdelingsleder vurderer behov for eventuelt annet utstyr som er nødvendig eller hensiktsmessig for at ansatte skal benytte tiltaksplaner (PDA, IPAD) Status pr. 15.3.17: Arbeidet pågår. Behovet knyttes til innføring av tiltaksplaner og omfanget av dette. 6 Melde som forbedringsforslag/observasjon. Er den ansatte usikker på om det han/hun har sett/opplevd er et avvik, kan det meldes som forbedringsforslag/observasjon. Denne meldingsformen har ikke samme krav til behandling, men skal tas til etterretning og melder skal få tilbakemelding. Status pr.15.3.17: Tiltaket er iverksatt og fullført ved at modul i Risk Manager er tatt i bruk. Grunnlag 3: Kvalitetsavvik/journalføring: Det dokumenteres ikke alltid at tjenester er gitt og dokumentasjonen er fragmentert og uoversiktlig. Kommentar fra kommunen: Det er gjennomført et kvalitetsprosjekt i dokumentasjon i 2016 med deltakere fra enhetene. Leveranse i prosjektet har vært et kursopplegg til bruk i internundervisning og en plan for kursing og implementering. Fokus har vært og er tilstrekkelig og korrekt journalføring. Kommunens tiltak for lukking: 1. To ressurspersoner er utpekt i enheten med oppgaver i forhold til dokumentasjon og journalføring. 2. Ressurspersonene har deltatt i eget kurs i dokumentasjon og journalføring med jurist 29.11.2016. 3. Ressurspersoner gjennomfører kurs for avdelingslederne i dokumentasjon og journalføring innen 20.02.2017. Statuspr.15.3.17: Tiltak 1-3 er gjennomført. 4. Alle ansatte i enheten gjennomfører obligatorisk e-læringskurs i dokumentasjon og journalføring innen 01.06. 2017. Kursopplegg er utarbeidet av prosjektgruppe og vedtatt i kommunalsjefens ledergruppe, med fokus på tilstrekkelig og korrekt dokumentasjon. Kurset gjennomføres av avdelingslederne på sine respektive avdelinger. Status pr.15.3.17: Oppstart etter eget kurs for avdelingsledere 14.3, deretter implementering og gjennomføring innen 1.6.17 for ansatte 5. E-læringskurs og kurs i dokumentasjon legges inn i handlingsplanen(kompetanseplanen) for enheten, og det gjennomføres årlig internundervisning i avdelingene for alle ansatte. Tiltaket er iverksatt. 6. Kursbevis legges inn i ansattes CV i Visma HRM som dokumentasjon. Status pr.15.3.17: Tiltaket er iverksatt- gjøres fortløpende etter KPF kurs 7. All dokumentasjon om bruker skjer i Gerica i elektronisk pasientjournal med utarbeidede tiltaksplaner. Status pr.15.3.17: 32
Dokumentasjon skjer i elektronisk pasientjournal og følges opp i avdelingene. Det arbeides med innføring av tiltaksplaner. 8. Beskjedbøker brukes bare til ikke- arkivverdig/ journalverdig informasjon. 9. Prosedyrer som omhandler elektronisk pasientjournalføring ligger på overordnet nivå i Risk Manager. (Helse og omsorg- tema Gerica). Status pr. 15.03.17: Tiltak 8 og 9 er iverksatt. Grunnlag 4: Kontroll av tjenester/kvalitetssikring: Avdelingslederne har ikke systematisk oppfølging av dokumentasjon, gjennomfører bare stikkprøver, er i ulik grad til stede, har ulik mulighet til oppfølging av daglig og faglig drift osv. Kommunens tiltak for lukking: 1. Se tiltak over. Fullstendig elektronisk journalføring og økt kompetanse på dokumentasjonsområdet vil bidra til at avdelingslederne kan påse at aktiviteter i avdelingene er i samsvar med lover, forskrifter og kvalitetskrav, for eksempel krav til forsvarlig dokumentasjon samt system for legemiddelhåndtering. 2. Signering av ansvarlig bistandsyter vil sikres gjennom føring av elektronisk pasientjournal. Status pr.15.3.17: Gjennomføres i henhold til tiltak nevnt ovenfor vedrørende kvalitet og journalføring Grunnlag 5: Manglende kompetanse på målrettet miljøarbeid: Ansatte mangler kunnskap om målrettet miljøarbeid og det mangler systematikk i brukerpermer på dette området. Kommunens tiltak for lukking: 1. Enheten drøfter og utarbeider en definisjon og tydeliggjøring av hva som menes med målrettet miljøarbeid i løpet av februar. 2. Kurs/opplæring knyttet til målrettet miljøarbeid legges inn i enhetens handlingsplan. Status pr.15.3.17: Tiltak 1 er iverksatt og tiltak 2 er innarbeidet i vedtatt handlingsplan og opplæring gjennomføres i tråd med denne. 3. Innføring av tiltaksplaner vil bidra til systematisk oppfølging av brukernes behov. Status pr.15.3.17: Enheten har utarbeidet felles definisjon og jobber videre med planverk i enheten på implementering/opplæring/bruk/forståelse og dokumentering på dette i alle avdelinger. Vil forankres i enhetens planverk kompetanseplan, handlingsplan og virksomhetsplan Grunnlag 6: Planlegging av aktiviteter er i stor grad overlatt til tjenesteyter på hver enkelt vakt Kommunens tiltak for lukking: 1. Økt kompetanse på målrettet miljøarbeid og innføring av tiltaksplaner vil sikre at den enkelte medarbeider har tydeligere retningslinjer for bistand til den enkelte bruker. Status pr.15.3.17: Tiltaket må ses i sammenheng med det som er gjennomført og planlagt i forhold til miljøarbeid og tiltaksplaner. Flere tiltak er iverksatt og arbeidet pågår. Grunnlag 7: Ikke individuelt tilrettelagte tjenester på grunn av bemanning og ressursstyring. 33
Kommunens tiltak for lukking: Tjenestens ledere og kommunalsjef vil foreta en gjennomgang av driften ved de enkelte boenheter, og foreta nødvendige endringer for å ivareta at individuelle tilrettelagte tjenester sikres i tråd med vedtak. Status pr.15.3.17: Prosessen pågår med dialog mellom kommunalsjef og enhetsleder 3. Avsluttende bemerkninger: Halden kommune mottok 15. januar 2017 tilbakemelding fra Fylkesmannen på de foreslåtte tiltakene. Fylkesmannen støtter planens forslag og kommunens tiltak for lukking av avvik. 15. mars var Fylkesmannens frist for tilbakemelding om status på tiltakene, og Halden kommune har gitt som det fremkommer av oversikten over-en detaljert tilbakemelding pr. tiltak. Generelt vises det til at Halden kommune startet umiddelbart etter tilsynet et planmessig arbeid med fokus på både overordnede systemer og driftsrelaterte tiltak. Slik det fremkommer av statusrapporten, pågår arbeidet fortløpende og med høy innsats på alle nivåer. Hovedfokus har vært systematisk elektronisk dokumentasjon og satsing på et fullverdig elektronisk internkontrollsystem som tilfredsstiller kravene i tråd med ny forskrift på området. Strategisk og systematisk kompetansebygging går også som en rød tråd igjennom tiltakskjeden. I sitt brev av 15. mars meddeler Fylkesmannen at de etter at ha mottatt ledelsens gjennomgang og vurdering av om tiltakene har virket som planlagt, ta stilling til om tilsynet skal avsluttes eller om det er behov for ytterligere tiltak eller oppfølging. Slik endelig tilbakemelding er ikke mottatt pr. dd. For øvrig har kommunen lagt vekt på åpenhet rundt tilsynet både internt og eksternt. Når rapporten ble mottatt ble den publisert på kommunens nettsider og det ble lagt ut en pressemelding om rapportens innhold. Det ble videre sikret at media fikk besvart sine spørsmål til innholdet av rapporten innen rimelig tid. Det har også vært åpenhet om de tiltak som skulle iverksettes på alle nivå i organisasjonen og arbeidet med å lukke avvikene ble påstartet umiddelbart etter at tilsynsrapporten ble mottatt. Det presiseres for øvrig at tilsynet var en systemrevisjon. Dokumentet er elektronisk godkjent av: 34
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 033 2017/1423-3 20.03.2017 Marit Skauge Johnsen Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester 2017/7 28.03.2017 Utsendte vedlegg Medsaksbehandlere <navn> <adm.enhet> <beskrivelse av bidrag til saken> Vedrørende busstilbud ved Aktivitetssenteret for psykiatri Sammendrag av saken: Leasingavtale for minibuss tilknyttet aktivitetssenteret utløp i mars 2017. På bakgrunn budsjettvedtak og sentralisering av aktivitetssenteret fra sommeren 2017 ble leasingavtalen ikke forlenget og ny leasingavtale ble ikke inngått. Bakgrunn: Under opptrappingsplanen for psykisk helse 1999 2009 opprettet Halden kommune aktivitetssenteret hvor også bussen ble en del av tilbudet. Aktivitetssenteret var den gang lokalisert i sentrum. Hensikten med den bynære lokaliseringen var å benytte byen/sentrum som treningsarena. Senteret ble senere flyttet til fine lokaler i underetasjen på gamle Bergheim sykehjem i 2009. Flyttingen medførte den gangen massive protester og hovedproblemet med flyttingen var avstanden til sentrum. Dette begrenset bruken av senteret, og antall daglige brukere falt med ca. 1/3 som følge av flyttingen. Bussen som senteret hadde tilgjengelig var finansiert av statlige midler som bortfalt i 2009. Kommunen valgte likevel å beholde bussen med de kostnadene dette representerte pga. at ny beliggenhet ble utenfor sentrum. Årlige kostnader på bussen er i størrelsesorden 150-200 000 kroner. I tillegg bindes det opp betydelige personellressurser i transport av pasientene. Psykiatritjenesten var under press for å redusere kostnadene og dermed aktivitetsnivået etter at opptrappingsperioden var over i 2009. Av den grunn har aktivitetssenteret vært foreslått nedlagt hvert år siden 2011. Dette fordi aktivitetssenteret ikke er en lovpålagt tjeneste, ei heller transporttilbudet. Brukergruppen som benytter senteret har svært forskjellige psykiatriske diagnoser og problematikk. Det spenner fra alvorlige psykiatriske diagnoser til lette og moderate angst og depresjonslidelser. Således kjører noen egen bil mens andre ikke er i stand til å komme seg til senteret på egen hånd. Det planlegges som kjent også et nytt demenssenter på Bergheim noe som forutsetter rivning av bygningen hvor aktivitetssenteret i dag har sine lokaler. Disse to forholdene gjør det både ønskelig og nødvendig å finne nye lokaler for aktivitetssenteret og da fortrinnsvis i/nært sentrum. Det er i tillegg vurdert at en samling av rus psykiatri i sentrum vil styrke tilbudet til disse brukergruppene og gi en mer helhetlig og samordnet tjeneste. Det er derfor besluttet å opprette et nytt felles senter for rus og psykiatri i St. Joseph. 35
Kommunestyret vedtok 15. desember 2016 en reduksjon i budsjettet for aktivitetssenteret for psykiatri på kr. 600.000. En samling av rus og psykiatritjenesten i sentrumsnære lokaler forventes å kunne gi en innsparing i form av sparte transportkostnader og bedre utnyttelse av ressurser. Herav nedleggelse av busstilbudet med en årlig besparelse i størrelsesorden 150.000,- og en ca. 30% personalressurs for busskjøring som kan benyttes til andre pasientrelaterte oppgaver. Målsetning: Aktivitetssenteret er ikke en lovpålagt tjeneste og har vært under vurdering for nedleggelse hvert år fra og med 2011. Det er tjenestens håp at samordningen med andre rus- og psykiatritilbud og lokaliseringen i sentrum skal sikre senterets videre drift samtidig som man igjen kan benytte sentrum som treningsarena. Det er vår forventning at flytting til sentrum vil gjøre senteret mer tilgjengelig for flere, og målet er å øke antallet deltakere vesentlig, og det sees her opp mot at antall deltakere sank med 30 % når tilbudet ble flyttet ut fra sentrum. I dag er det ca. 15 brukere pr. dag som benytter senteret. Aktivitetssenteret inneholder også et behandlingstilbud med f.eks. trening i å takle angst eller andre utfordringer. Vi er på trygg faglig grunn når pasienter eksponeres for sosiale situasjoner som kan oppleves som utfordrende. Aktivitetssenteret er derfor et senter som rommer langt mer enn et sted å møtes og for hygge. Leasingavtalen: Det har vært en 5-årlig leasingavtale på bussen som gikk ut 7. mars d.å. Med utgangspunkt i kommunestyrets vedtak, flyttingen til sentrum og en gjennomgang av det faglige innholdet i tilbudet på aktivitetssenteret, er det besluttet å ikke inngå en ny avtale. Denne beslutningen ble tatt høsten 2016 og ble formidlet til pasientene på senteret 7. november 2016. Pasientene er holdt orientert om hvilke konsekvenser vedtaket vil få for dem. De som mener de har spesielle behov, vil få hjelp til å søke relevante tjenester. St. Joseph Store deler av rus- og psykiatritjenesten vil samlokaliseres på St. Joseph. Innflytting er planlagt til juni 2017. Klargjøring av bygget er godt i gang. Detaljerte tegninger og komplett beskrivelse av endringer foreligger. Vi har et godt samarbeide med pensjonskassa om gjennomføringen. Det er innhentet tilbud på møblering. Teamene gjennomgår det faglige innholdet i tjenestene. Første etasje inneholder aktivitetssenteret, værested og helsestasjon for rusmisbrukere: 36