Temamøte: Prosjekt Nye Drammen

Dagsorden Orienteringer Lokaldemokratiundersøkelsen ved Yngve Carlsson Politisk plattform ved Tove Paule og Merete Andrea Risan Status ved Trond Julin, Ulla Nordgarden og Odd Myklebust Tillitsvalgtes rolle ved Elisabeth Schjenken Arntsen Saker Styringsdokument for etablering av nye Drammen Kommunikasjonsstrategi for etablering av nye Drammen Lokaldemokratiundersøkelsen Handlingsregler for budsjettarbeidet i Svelvik, Nedre Eiker og Drammen for 2018 og 2019

Status ved Ulla Nordgarden, Trond Julin og Odd Myklebust Bystyret mandag 23. oktober 2017 Tema: Kommunereform

Disposisjon: 1. Tidslinje - Nasjonalt - Lokalt 2. Hvordan vi nå arbeider med kommuneform - Fellesnemda - Styringsdokument 3. Noen sentrale forhold i styringsdokumentet - Økonomi - Eierstyring - Kommunikasjon

Kommunereform - nasjonalt 121 kommuner slås sammen til 47 nye kommuner 4 nye kommuner slår seg sammen 2018 11 fylkesmannsembeter fra 2019 11 regioner fra 2020 354 kommuner 1. januar 2020 Nesten 1 av 3 innbyggere får ny kommune Fortsatt behov for å endre kommunestrukturen

Kommunereformen høsten 2017 Kommunene starter den formelle sammenslåingsprosessen Forskrifter om sammenslåingene, ink. kommunenavn Det utarbeides nye kommune- og fylkesnummer Partsbasert oppfølgingsarbeid i den enkelte kommune

Politiske vedtak lokalt 2016 Juni - Bystyret vedtok sammenslåing med «Svelvik og andre som fatter positive vedtak» Desember - Nedre Eiker vedtok sammenslåing 2017 Formannskapet Mars vedtok prosess for anskaffelse av rekrutteringsfirma ifm prosjektrådmann 2017 - Bystyret Mars vedtok deltakelse i Lokaldemokratiprosjektet og Lokaldemokratiundersøkelsen Mai - vedtok deltakere til fellesnemnd fra Drammen Juni - vedtok navnet Drammen på den nye kommunen, med likelydende vedtak i de tre kommunene August - deltok i felles kommunestyremøte og behandlet saker bestemt i Inndelingsloven Kommunenavn Revisor til fellesnemd Antall medlemmer til kommunestyret Antall medlemmer fellesnemd og mandat Opprettelse av felles partssammensatt samarbeidsutvalg September behandlet orienteringssak om styringsdokumentet Oktober - temamøte Bystyret får orienteringssaker om status i arbeidet i hvert møte. Økonomi behandles i forbindelse med tertialrapporter og økonomiplan

Fellesnemndas arbeidsform 2 møter i måneden, ett til drøfting, ett til vedtak Felles ordførermøte (torsdag 1) Formøte (onsdag) FN drøfting (torsdag 2) Ordinære HTVmøter PSU/FN vedtak (torsdag 4) Formøte med HTV (onsdag) Felles ordførermøte (torsdag 3) Ordinære politiske møter i kommunene Møtested: Gamle Kirkeplass 7 Orienteringssaker Prinsippsaker Økonomi

Saker vedtatt i Fellesnemnda Ansatt prosjektrådmann Felles personvernrådgiver Budsjett for fellesnemnda Utbetalt til kommunene i 2017: 41 MNOK i engangsmidler 5 MNOK i regiontilskudd 3,5 MNOK IKT-prosjekt Handlingsregler for budsjettarbeidet i de tre kommunene Utredning felles pensjonsordning Utredning Landbruksforvaltning Kommunikasjonsstrategi

Styringsdokument Kommunestyrene Nedre Eiker Svelvik, Drammen Fellesnemnda Prosjekteier PSU Prosjektrådmann Prosjektstab Koordinering og støtte Vedtatt i Fellesnemnda 21. september Politiske prosjekter Administrative prosjekter med behov for politisk forankring Administrative prosjekter

Politiske prosjekter P 1 Politisk organisering P 2 Identitet, symboler og felles kultur Administrative prosjekter med behov for politisk forankring AP 1 Overordnede planer AP 2 Stedsutvikling AP 3 Arbeidsgiverpolitikk AP 4 Interkommunale samarbeid og eierskap AP 5 Økonomisk politikk og handlingsregler AP 6 Innovasjon og digitalisering AP 7 Kommunevalg 2019 Administrative prosjekter A 1 Administrativ organisering, ledelse og tjenesteutvikling A 1 Eiendom A 3 Kommunikasjon A 4 IKT, arkiv, matrikkel A 5 Økonomi og anskaffelser

De politiske prosjektene

AP-prosjektene Politiske verksteder/seminarer Stedsutvikling Kommuneplan/temaplaner Innovasjon Ordinære politiske vedtak etter forankring i PSU og andre relevante utvalg Eierskap Økonomi Arbeidsgiverpolitikk

Prosjektplaner Mandat Oppgaver Rapportering Risiko Medvirkning Økonomi Tidsplaner Deltakere

Overordnet milepælsplan Konstituert fellesnemnda Etablere politiske prosjekter Politisk utvalgsstruktur Nærdemokratiske ordninger Valg felles kommunestyre Ansatt prosjektrådmann Prosjektkontor Etablere administrative prosjekter Administrativ ledergruppe Administrativ organisering av ny kommune Start implementering av ny organisering 2017 2018 2019 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Sep Nov/des X X X Sep X X X X X

Arbeidsgruppe Medlemmer Staus Økonomiplanarbeid Liv Østberg (NE), Roar Paulsen (D) og Lars Thomas Budsjett FN Ellstrøm (S). Felles handlingsregler Skyggebudsjett Lokaldemokratiske ordninger Anne Synnøve Horten (leder, S), Odd Myklebust (D) og Berit Bakkane (NE), Vegard Hetty Andersen (D) Gjennomført lokaldemokratiundersøkelsen Organisert studietur til Vejle HR og arbeidsgiverpolitikk Marit Nielsen (leder, D), Jan Tore Skjørshammer (NE) og Frøydis Vaagsland (S). Frikjøpsordning HTV ferdig. Omstillingsdokument lagt fram for FN 12/10/17 til diskusjon. Felles system for Sak, arkiv og kvalitet Frank Baklid (leder, D), Tone Lystad Olsen (S), Jan Tore Skjørshammer (NE) Evaluerer tilbud 26. oktober Implementering 2018 Kommunikasjon Pensjonsordning for nye Drammen Landbrukskontor Odd Myklebust (leder, D), Cathrina de Lange (NE) og Ranveig Hushovd (S). Paul Røland leder (D) Deling Yang HR (S) Katarina Hevesi Bakke - HR (NE) Innkjøp - Anette Hartz-Bruun (D) +4 HTV Trondar Lien (leder, S), Marte Kristine Høibraaten (D), Richard Sletten Nilsen (NE) Kommunikasjonsstrategi Månedlige nyhetsbrev Drift www.nyedrammen.no Løpende kommunikasjon Jobber med kravspesifikasjonen til anskaffelse av en pensjonsanalyse Jobber med saksutredning for organisering av landbruksforvaltningen

Innspill Sammensetning av prosjektgruppene Arbeidsform Medvirkning Informasjon

Handlingsregler Fellesnemnda anbefaler at kommunestyrene i Nedre Eiker, Svelvik og Drammen legger følgende føringer til grunn ved utarbeidelse av handlingsdel/økonomiplan og årsbudsjettene for 2018 og 2019: 1. Netto driftsresultat i prosent av driftsinntektene skal være minimum 1,75% 2. Ingen av kommunene skal være registrert i ROBEK per 31.12.2019 3. Ingen av kommunene skal være avhengige av eiendomsskatt i 2019 for å nå målsettingene ovenfor 4. Ingen av de nåværende kommunene må foreta investeringer i perioden fram til 2020, som svekker en bærekraftig økonomi i en ny kommune (jfr. Politisk plattform for ny kommune - punkt 11b). 5. Handlingsreglene legges frem som orienteringssak i de tre kommunenes formannskap

Økonomisk handlingsregler Drammen kommune Bystyret har ved behandlingen av økonomiplan 2017-2020 fastsatt følgende økonomiske handlingsregler for Drammen kommune: Generell reserve på minimum 5 % av brutto driftsinntekter «Rentesikringsfond» på minst 2 % av kommunens samlede lånegjeld Eierrisikofond på minst 20 millioner kroner Egenfinansiering av investeringer skal være på minst 20-25 prosent

Budsjett Budsjett for Fellesnemnda for Nye Drammen for perioden 2017 vedtas innenfor de inntekts- og utgiftsrammer som fremgår av tabellen nedenfor: Tilskudd Engangsstøtte - 41 000 Regionsentertilskudd -4 878 Infrastrukturtilskudd -3 500 Sum tilskudd -49 378 Budsjett 2017 3 146 Overskudd 2017-46 232 Regionsentertilskudd 2018 og 2019-19 512 Til disposisjon 2018-2019 -65 744 Budsjett for årene 2018 og 2019 vedtas endelig i siste møte før de respektive årsskiftene Avsetning av midler til prosjekter skal behandles av Fellesnemnda Rådmennene bes om å utarbeide forslag til delegeringsreglement for prosjektrådmann som legges frem for Fellesnemnda i 2017. Drammen kommune velges som regnskapsfører for Fellesnemndas regnskap I tillegg får Drammen kommune kompensert 5,6 mill. kr årlig i hhv. for 2017 2019 pga. kommunereformen

Overordnet om gebyrer og betalingstjenester Eksempler på betaling for tjenester: Det er foreløpig ikke gjort analyse av innholdet i tjenestene Kartlagt forskjeller 6 000 Kulturskole pr år Prosess med hensyn til harmonisering av gebyrer og betalingstjenester starter opp i 2018 Herunder handlingsrom 4 000 2 000 0 Drammen Nedre Eiker Svelvik 500 Hjemmetjeneste pr time 3 500 3 000 2 500 2 000 SFO pr måned Drammen Nedre Eiker Svelvik 400 300 Drammen Nedre Eiker Svelvik

Vi må avklare hvordan vi skal presentere tall og styringsdokumenter Nye Drammen

Eierstyring og ny kommune Bakgrunn Målsetting med kommunereformen rasjonalisere interkommunale samarbeid og organisering av tjenesteproduksjon i nye og større kommuner PWC-utredning i 2015 av ny kommune i Drammensregionen pekte på behovet for gjennomgang av interkommunale samarbeid og selskaper og muligheten for å organisere tjenestene i ny kommune. Ulike typer samarbeid og selskaper på mange områder: Aksjeselskap (AS) (22 selskaper) Interkommunale selskap (IKS) (10 selskaper) Kommunale foretak (KF) (6 foretak) Samarbeid etter kommunelovens 27 (8 samarbeid) Vertskommunesamarbeid (kommunelovens 28) (13 samarbeid) Samvirkeforetak (SA) (1 samvirkeforetak) Stiftelser o.a. (stiftelser er selveide og kommunene utøver ikke eierstyring

Eierstyring og ny kommune Bakgrunn Politisk plattform for den nye kommunen sier følgende om eierskapsstrategi: del B, s. 7: «Fellesnemnda oppretter en administrativ arbeidsgruppe som jobber med eierstrategi for en ny kommune. De demokratiske styringsutfordringene ved ulike eierskap beskrives og vurderes. Strategien vedtas i det nye kommunestyret, eller i de ulike kommunestyrene før ny kommune er opprettet.» del C, s. 11: «I perioden fra søknad er sendt fram til fellesnemnd tiltrer, skal rådmennene i deltagende kommuner prioritere samarbeider vedr.: Felles eierskapsstrategi, vurdering av IKS er, vertskommunesamarbeid og 27-samarbeid»

Eierstyring og ny kommune Eierstyring for ny kommune utarbeides i 2018 basert på: Drøftinger med nabokommuner Gjennomgang av selskaper med lite hensiktsmessig organisering Peke ut strategisk retning

Eierstyring og ny kommune Kartlegging eierskap Informasjon og drøfting med naboer og selskaper 2017 2018 vår 2018 Høst 2019 Ferdig Oktober/ november Sak om eierskap 1. tertial Drammen kjøkken KF Utredning pensjonsordning Prosjekt-gruppe opprettet Legges i basis fra 1. januar Evaluering og innstilling i FN. Landbrukskontor Utredning Oppsigelse nåværende avtaler. Evaluering og innstilling i FN. Utredninger andre selskaper I samråd med prosjektrådmann Vedtak i kommunestyrene Vedtak i kommunestyrene Etablering felles landbruksforvaltning

Kommunikasjon i ny kommune Å kommunisere betyr å forstå hverandre Vi skal gjennom en stor fusjon for 6500 ansatte Den berører foreninger, selskaper og 100.000 innbyggere i tre kommuner

To nye storkommuner to nettsider Nye Asker kommune Nye Drammen kommune

Verktøykasse for vellykket kommunikasjon En egen kommunikasjonsstrategi: Målgrupper Tre redaktører for nyedrammen.no. Ansattes representanter deltar på redaksjonsmøter. Nært samarbeid med multimedieredaksjonen. Månedlige nyhetsbrev. Live-dekning av Fellesnemndas møter. Dyrke nyedrammen.no og effektiv bruk av Facebook.

Kommunikasjonstiltak og budskap Besøk og nyhetsbrev til lag, foreninger etc. Skolebesøk, folkemøter og aktiv bruk av mediene Hovedbudskap i 5 punkter: Gode og likeverdige tjenester Helhetlig samfunnsutvikling God og forutsigbar kommuneøkonomi Styrket lokaldemokrati En sterkere stemme

Informasjon www.nyedrammen.no

Innspill Sammensetning av prosjektgruppene Arbeidsform Medvirkning Informasjon