KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV DATAVASK OG DATABERIKELSE ANSKAFFELSESNR. A-92895 FRA NSB AS (Oppdragsgiver) UTSENDT DATO: 28.05.2014 Godkjent av:
ANSKAFFELSESNR.: A-92895 Datavask og databerikelse Side 2 av 14 DEL I OM KONKURRANSEN
ANSKAFFELSESNR.: A-92895 Datavask og databerikelse Side 3 av 14 INNHOLDSFORTEGNELSE DEL I OM KONKURRANSEN... 2 1.1 Oppdragsgivers virksomhet og organisasjon... 4 1.2 Anskaffelsens formål... 4 1.3 Kontraktstype... 4 1.4 Kontraktsomfang... 4 1.5 ets oppbygning... 4 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Gjennomføring av konkurransen... 5 2.3 Kunngjøring... 5 2.4 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget... 5 2.5 Oppdragsgivers forbehold... 5 2.6 Tilbyders forbehold og avvik... 6 2.7 Tilbyders generelle plikter... 6 2.8 Konfidensialitet... 6 3. Tilbudsbestemmelser... 6 3.1 Bekreftelse... 6 3.2 Tilbudsfrist... 6 3.3 Kommunikasjon... 6 3.4 Informasjonsmøte og befaring... 7 3.5 Tidsplan... 7 3.6 Vedståelsesfrist... 7 3.7 Åpning av tilbudene... 7 3.8 Avvisning av tilbud... 8 3.9 Tilbud på deler av leveransen... 8 3.10 Alternative tilbud... 8 3.11 Tilbakekall eller endring av tilbudet... 8 3.12 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud... 8 4. Tilbudets innhold, format og struktur... 8 4.1 Tilbudets innhold... 8 4.2 Språk... 9 4.3 Format og antall kopier av tilbudet... 9 4.4 Innlevering av tilbud... 9 5. Kvalifikasjon for å delta i konkurransen... 10 5.1 Utvelgelse av leverandører... 10 5.2 Kvalifikasjonskrav... 10 5.2.1 Lovpålagte krav... 10 5.2.2 Lovpålagte krav... 10 5.2.3 Organisatorisk og juridisk stilling... 10 5.2.4 Finansiell og økonomisk stilling... 11 5.2.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner... 11 6. Tildeling av kontrakt... 12 6.1 Tildelingskriterier... 12 6.2 Begrunnelsesplikt og klageadgang... 12 DEL II GENERELLE KONTRAKTSVILKÅR... 13 DEL III BESKRIVELSE AV OMFANG OG KRAV TIL LEVERANSEN... 14
ANSKAFFELSESNR.: A-92895 Datavask og databerikelse Side 4 av 14 Generell introduksjon 1.1 Oppdragsgivers virksomhet og organisasjon NSB AS (heretter kalt Kunden) er et av Norges største transportkonsern, og eies av staten ved Samferdselsdepartementet. Konsernets hovedkontor er i Oslo mens virksomheten er spredt over det meste av Norge og i deler av Sverige. For mer informasjon se: http://www.nsb.no/konsern/. 1.2 Anskaffelsens formål NSB Persontog AS leter etter de neste årenes samarbeidspartner for levering av oppslag (oppdatering av person og bedriftsopplysninger), datavask og databerikelse av kundedata i NSB Persontog AS. Leveransen omfatter oppslag på enkeltkunder, vask av kunder, berikelse samt generell rådgivning innenfor fagfeltet. Kundedatabasen består i dag av 1.2 millioner kunder som er registrert i forbindelse med etablering av en kundeprofil når man har bestilt reisekort, kjøper billetter i NSB-app, nsb.no eller skal bruke Wi-Fi om bord på tog. For nærmere beskrivelse av anskaffelsen vises det til Vedlegg A Leveransebeskrivelse. 1.3 Kontraktstype Oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtale med en leverandør for leveranse av designbyråtjenester. 1.4 Kontraktsomfang Anskaffelsens kontraktsverdi er estimert til NOK 1 000 000 per år. Det inngås avtale for 2 år med opsjon på forlengelse i 1 + 1 år. 1.5 ets oppbygning et består av tre deler: Del I Om konkurransen Del I gir retningslinjer og fastsetter alminnelige regler for hvordan konkurransen skal gjennomføres. Del II Generelle kontraktsvilkår Del II inneholder de generelle kontraktsvilkår som gjelder for anskaffelsen. De generelle kontraktsvilkårene er: Generelle vilkår for kjøp av tjenester - Rammeavtale Del III Beskrivelse av omfang og krav til leveransen Del III omfatter vedlegg/bilag som angir omfang og krav til leveransen, samt skjema for utarbeidelse av leverandørens tilbud. Vedlegg A Leveransebeskrivelse Vedlegg B Pris Vedlegg C Varighet og fremdrift Vedlegg D Administrative bestemmelser
ANSKAFFELSESNR.: A-92895 Datavask og databerikelse Side 5 av 14 Vedlegg E Tilbyders forbehold og avvik Vedlegg H Underleverandører Vedlegg I Mal for HMS-egenerklæring Vedlegg J Etiske retningslinjer for NSB-konsernet Vedlegg L Mal for tilbudsbrev Vedlegg M Bekreftelse på deltagelse i konkurranse Ferdig utfylte og fremforhandlede vedlegg blir en del av den endelige avtalen. 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til gjeldende lov av 16. juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser (LOA), samt forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. april 2004. Anskaffelsen er beregnet til over EØS-terskelverdi og skal følge forskriftens Del I og Del II. Anskaffelsen foretas som kjøp etter forhandling. Oppdragsgiver kan redusere det antall tilbud som det forhandles om. En første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene. 2.2 Gjennomføring av konkurransen Vi har tatt hensyn til den totale ressursinnsatsen i konkurransegjennomføringen (oppdragsgiver og alle potensielle leverandører), og hvordan vi kan gjennomføre en mest mulig effektiv og rettferdig prosess for alle leverandører som deltar. Tildeling av kontrakt vil skje basert på det økonomisk mest fordelaktige tilbudet Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å redusere antall leverandører som kalles inn til forhandlinger. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene angitt i pkt 6.1 i konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver vil forhandle med 3-5 leverandører, gitt at det finnes tilstrekkelig antall egnede tilbud. Det er ønskelig at leverandørene stiller med de konsulenter som skal være faglig og administrativt ansvarlig for leveransene på rammeavtalen. 2.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin/TED den 28.05.2014. 2.4 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt umiddelbart og samtidig til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. 2.5 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn for dette.
ANSKAFFELSESNR.: A-92895 Datavask og databerikelse Side 6 av 14 2.6 Tilbyders forbehold og avvik For å bli vurdert skal eventuelle forbehold og mindre avvik klart angis i Vedlegg E - Tilbyders forbehold og avvik. Forbehold og avvik skal så langt det er mulig kostnadsberegnes av Tilbyder. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å prise forbehold og avvik dersom tilbyder ikke har gjort dette. Dersom forbehold og avvik er av en slik art at de ikke lar seg kostnadsberegne, vil dette kunne føre til at tilbudet ansees som ufullstendig og bli forkastet. 2.7 Tilbyders generelle plikter Tilbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter omfattet av konkurransegrunnlaget og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med konkurransen. Der hvor Tilbyder oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i konkurransegrunnlaget, plikter Tilbyder straks å gjøre Oppdragsgiver oppmerksom på dette. 2.8 Konfidensialitet Tilbyder skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom anskaffelsen som konfidensielle. et skal betraktes som fortrolig informasjon og skal oppbevares deretter. Tilbyder skal ikke offentlig kommentere denne anskaffelsen uten først å ha innhentet Oppdragsgivers skriftlige samtykke. NSB AS er omfattet av Offentlighetsloven. 3. Tilbudsbestemmelser 3.1 Bekreftelse Det ønskes at Tilbyder senest 12.06.2014 skriftlig bekrefter om han har til hensikt å inngi tilbud på oppdraget ved å sende e-post til kontaktperson oppgitt i punkt 3.3. E-posten skal inneholde navn, telefonnummer og e-postadresse til Tilbyders kontaktperson for alle forhold i forbindelse med konkurransegrunnlaget og tilbudet. Vedlegg M Bekreftelse på deltagelse i konkurranse, benyttes som mal for bekreftelsen. 3.2 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er: 30.06.2014 kl 12:00. Tilbudet skal være ankommet leveringsadressen innen fristen. Tilbyder har risiko for at tilbudet er levert innen fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.3 Kommunikasjon All kommunikasjon mellom Tilbyder og Oppdragsgiver skal rettes til Oppdragsgivers kontaktperson. Alle henvendelser skal skje skriftlig.
ANSKAFFELSESNR.: A-92895 Datavask og databerikelse Side 7 av 14 Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Kenneth Woodward Tlf. : 91652573 E-post : ken.woodward@nsb.no Kun ovennevnte person er bemyndiget til å besvare henvendelser relatert til konkurransen. Henvendelser til andre personer i NSB-konsernet vil kunne medføre at tilbyder blir diskvalifisert fra konkurransen. Alle innkomne spørsmål av betydning for utarbeidelse av tilbudet, vil bli besvart skriftlig og distribuert til alle leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget. Spørsmålene vil bli besvart anonymisert slik at spørsmålsstilleren ikke blir gitt til kjenne. Henvendelser mottatt senere enn 5 arbeidsdager før innleveringsfristen for tilbudet vil ikke bli besvart. 3.4 Informasjonsmøte og befaring Det blir ikke avholdt informasjonsmøte i sammenheng med anskaffelsen. Spørsmål rundt anskaffelsen forgår i henhold til punkt 3.3 3.5 Tidsplan (* = datoer som er estimerte) Utsendelse av konkurransegrunnlag 28.05.2014 Tilbudsfrist 30.06.2014, kl. 12.00 Tilbudsåpning 30.06.2014 Evaluering og forhandling* 01.07.2014 18.08.2014 Estimert dato for tildeling* 19.08.2014 Klagefrist (10 kalenderdager)* 29.08.2014 Planlagt kontraktsignering* 29.08.2014 Avtalen gjelder fra* 01.09.2014 3.6 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til og med 15.10.2014. 3.7 Åpning av tilbudene Åpning av tilbudene finner sted den 30.06.2014. Åpningen er ikke offentlig.
ANSKAFFELSESNR.: A-92895 Datavask og databerikelse Side 8 av 14 3.8 Avvisning av tilbud Tilbud som er ufullstendige, uklare, ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkår, vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen, eller som er levert for sent vil bli avvist. Tilbyder som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning. 3.9 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen. 3.10 Alternative tilbud Oppdragsgiver godtar ikke alternative tilbud. 3.11 Tilbakekall eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbud er å betrakte som et nytt tilbud. 3.12 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til tilbudet og deltakelsen i konkurransen. 4. Tilbudets innhold, format og struktur 4.1 Tilbudets innhold Tilbudet skal bestå av de elementer som er oppført i matrisene under, og skal organiseres i samme rekkefølge. Innholdet skilles med merkede skilleark. Dokumentrekkefølge: Tilbudsbrev Vedlegg A Leveransebeskrivelse Vedlegg B Pris Vedlegg D Administrative bestemmelser Vedlegg E Tilbyders forbehold og avvik Kvalifikasjoner Kommentarer: Skal være signert av bemyndiget person og settes opp i henhold til Vedlegg L Mal for tilbudsbrev. Tilbyder skal sette inn sitt svar på Kundens krav og preferanser. Tilbyder skal fylle ut samtlige matriser i Vedlegg B. Tilbyder setter inn sine merknader og forslag i forhold til administrative bestemmelser. Tilbyders forbehold og avvik skal, for å bli vurdert, fylles ut i dette skjema og i henhold de retningslinjer som fremgår av punkt 2.5. Her legges svar og dokumentasjon i forhold til Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav.
ANSKAFFELSESNR.: A-92895 Datavask og databerikelse Side 9 av 14 Vedlegg H - Underleverandører Vedlegg I Mal for HMSegenerklæring Tilbyder skal fylle ut skjema. Dersom Tilbyder ikke skal benytte underleverandører merkes skjema med n/a. Tilbyder skal returnere HMS-egenerklæring signert av selskapets daglige leder, samt en representant fra de ansatte. 4.2 Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til tilbudet skal være på norsk. Der dokumentasjon ikke finnes på norsk, er det adgang til å levere dokumentasjon på skandinaviske språk eller engelsk. Dokumentasjon på øvrige språk bør følges av autorisert oversettelse til ett av de tillatte språk, primært norsk. 4.3 Format og antall kopier av tilbudet Tilbudet skal leveres i 1 original innsatt i ringperm, samt en kopi. I tillegg skal det leveres 1 komplett elektronisk versjon på CD eller minnebrikke. Tilbyder skal garantere at elektronisk versjon er sjekket for virus før oversendelse. Ved avvik mellom eksemplarene vil original i papirversjon gjelde. 4.4 Innlevering av tilbud Tilbudet skal avgis lukket og i merket forsendelse, men slik at Tilbyders identitet ikke fremgår av emballasjen. Tilbudet sendes til: NSB AS Schweigaards gate 23 Postboks 1800 Sentrum 0048 Oslo Tilbudet skal merkes med: ANSKAFFELSESNR: A-92895 Konfidensielt «Åpnes kun av adressaten»
ANSKAFFELSESNR.: A-92895 Datavask og databerikelse Side 10 av 14 5. Kvalifikasjon for å delta i konkurransen 5.1 Utvelgelse av leverandører Alle kvalifiserte leverandører får delta i konkurransen. 5.2 Kvalifikasjonskrav 5.2.1 Lovpålagte krav Gjelder kun norske Tilbydere. Kvalifikasjonskrav: Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift Dokumenteres ved: Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse 5.2.2 Lovpålagte krav Gjelder for samtlige tilbydere, for alt arbeid som skal utføres i Norge. Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Dokumenteres ved: Signert HMS-egenerklæring, jf. vedlegg I Mal for HMS-egenerklæring 5.2.3 Organisatorisk og juridisk stilling Gjelder for samtlige Tilbydere. Kvalifikasjonskrav: Tilbydere skal være et lovlig etablert foretak Dokumenteres ved: Firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat
ANSKAFFELSESNR.: A-92895 Datavask og databerikelse Side 11 av 14 5.2.4 Finansiell og økonomisk stilling Gjelder for samtlige Tilbydere. Kvalifikasjonskrav: Tilbyr skal ha god soliditet og for øvrig tilfredsstillende økonomisk kapasitet til å gjennomføre Kontrakten. Dokumenteres ved: Kredittvurdering fra uavhengig kredittvurderingsselskap (kredittvurdering ikke eldre enn 6 måneder) Dokumentasjon skal knytte seg til den enhet v/organisasjonsnummer som skal stå ansvarlig for tilbudet. 5.2.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Gjelder for samtlige Tilbydere. Kvalifikasjonskrav: Tilbyder må ha dokumentert kompetanse og erfaring innen datavask og databerikelse beskrevet i vedlegg A. Tilbyder må ha tilstrekkelig kapasitet og evne til å gjennomføre kontrakten. Dokumenteres ved: Liste over de fem viktigste relevante leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, samt navnet på kunden. Presentasjon av den totale bemanningen i selskapet, inkludert organisasjonskart og annen dokumentasjon om gjennomføringsevne. Tilfredsstillende kvalitetssikringssystem Beskrivelse av metoder for kvalitetssikring, inkludert kort redegjørelse for hvordan tilbyder sikrer god kvalitet i gjennomføring av oppdrag.
ANSKAFFELSESNR.: A-92895 Datavask og databerikelse Side 12 av 14 6. Tildeling av kontrakt 6.1 Tildelingskriterier Følgende tildelingskriterier vil bli benyttet for å avgjøre hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige: Tildelingskriterier: Vekt: Dokumenteres med: 1. Kvalitet på leveranse og ressurser 60 % Vedlegg A - Leveransebeskrivelse (NB! Svar på absolutte krav skal ikke telle med i vurdering av tildelingskriteriene). 2. Pris 40 % Vedlegg B Pris 6.2 Begrunnelsesplikt og klageadgang Oppdragsgiver vil gi skriftlig varsel om kontraktstildelingen til de tilbydere som ikke får antatt sine tilbud. Varselet vil inneholde opplysninger om hvem NSB har til hensikt å tildele kontrakt og en kort redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler. Redegjørelsen vil ta utgangspunkt i tildelingskriteriene.
ANSKAFFELSESNR.: A-92895 Datavask og databerikelse Side 13 av 14 DEL II GENERELLE KONTRAKTSVILKÅR GENERELLE VILKÅR FOR KJØP AV TJENESTER RAMMEAVTALE
ANSKAFFELSESNR.: A-92895 Datavask og databerikelse Side 14 av 14 DEL III BESKRIVELSE AV OMFANG OG KRAV TIL LEVERANSEN Vedlegg A - L