Kvalifikasjonsgrunnlag DRIFTSAVTALE - WAN 2015000295 Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 1
INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN... 3 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 3 1.2 KUNDEN... 3 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 3 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG... 3 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET... 4 1.6 ANTALL LEVERANDØRER... 4 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT... 4 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON... 4 3.1 KUNDENS KONTAKTPERSON... 4 3.2 HENVENDELSER... 4 3.3 TAUSHETSPLIKT... 4 3.4 OPPLYSNINGSPLIKT... 5 3.5 TILBAKEKALLING ELLER ENDRING AV FORESPØRSEL OM DELTAKELSE... 5 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 5 4.1 LOVPÅLAGTE KRAV... 6 4.2 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 6 4.3 LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 6 4.4 LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 7 5 ANTALL LEVERANDØRER SOM BLIR INVITERT TIL Å DELTA VIDERE I KONKURRANSEN OG UTVELGELSESKRITERIER... 8 6 KRAV TIL LEVERANDØRENS FORESPØRSEL OM Å DELTA... 8 7 FRISTER... 9 7.1 FRIST FOR FORESPØRSEL OM DELTAKELSE... 9 7.2 FREMDRIFTSPLAN... 9 Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 2
1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører sende en forespørsel om å delta i konkurransen. Konkurransegrunnlaget sendes deretter de Leverandørene som er best kvalifisert, og som derved inviteres til å inngi tilbud, jfr. pkt. 5. 1.2 KUNDEN Politiet er underlagt Justis- og politidepartementet. Politiet består av Politidirektoratet, fra 1.1.2016 de tolv politidistriktene (tidligere 27) og de seks særorganene til politiet, og har rundt regnet 15 500 ansatte med 20 000 brukere. Hvert politidistrikt består av et hovedsete, med flere tilhørende tjenestesteder. Særorganene er som regel kun lokalisert på ett sted. Politiet, heretter kalt Kunden, skal inngå avtale for leveranse av nytt fjernnett (WAN) med tilhørende tjenester. For mer informasjon om Kunden: www.politi.no. Kontrakten skal forvaltes av Politiets IKT tjenester (PIT). 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med anskaffelsen er å dekke etatens behov for landsdekkende (inkludert Svalbard) fjernaksessnettverk (WAN). Anskaffelsen er kritisk i forhold til politiets virksomhet. Det stilles derfor krav til høy pålitelighet og teknisk kvalitet på leveransen. Alle politiets tjenestesteder er knyttet sammen i et WAN, som er forgrenet til de i underkant av 500 fysiske tjenestestedene i politiet. Lokasjonene er spredd over hele landet, herunder også i tynt befolkede områder. Det må påberegnes at lokasjoner kan bli lagt til og/eller fjernet i avtaleperioden. Antall tjenestesteder er forventet å bli færre i forbindelse med Politireformen https://www.politi.no/om_politiet/politireformen/ Mer informasjon om anskaffelsen vil fremgå av konkurransegrunnlaget. Det vil kunne stilles krav om at leverandørens personell som skal utføre oppgaver under denne avtalen må kunne sikkerhetsklareres etter lov om forebyggende sikkerhetstjeneste av 20. mars 1998 nr. 10 (sikkerhetsloven). 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG På grunnlag av tidligere års erfaringsdata kan det, uten forbindtlighet for Kunden, estimeres driftsavtalens årlige verdi ligge mellom NOK 30-35 mill. Avtaleperiode Avtaleperioden er 4 år regnet fra avtalen er signert av begge parter. Opsjon Kunden har opsjon på å forlenge avtalen med de samme betingelser med 1 + 1 + 1 år slik at total mulig avtalelengde blir 7 år. Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 3
1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.6 ANTALL LEVERANDØRER Kunden vil inngå avtale med 1 leverandør. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette kvalifikasjonsgrunnlaget inneholder følgende dokumenter: Kvalifikasjonsgrunnlaget (dette dokumentet) Vedlegg 1: Prekvalifiseringsskjema Vedlegg 2: Annen dokumentasjon fra Leverandør 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 KUNDENS KONTAKTPERSON Kundens kontaktperson er: Navn: Christer Edlund e-post: christer.edlund@politiet.no Rolle: Anskaffelsesleder 3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til Kundens kontaktperson per e-post med kopi til post.fellestjenester@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom Leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til Kundens kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Kunden, hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Henvendelser kan sendes innen utgangen av 22. april 2016. Spørsmål fra de enkelte Leverandører anonymiseres og legges ut sammen med svarene via DOFFIN. 3.3 TAUSHETSPLIKT Leverandørene har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om Kunden, Kundens systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen, jf. Forvaltningsloven 13. Kunden og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 4
det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-6. 3.4 OPPLYSNINGSPLIKT Kunden vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Forespørsel om deltakelse avvises Samtlige forespørsler om deltakelse forkastes eller konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor forespørselen er avvist eller forkastet Kunden plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 3.5 TILBAKEKALLING ELLER ENDRING AV FORESPØRSEL OM DELTAKELSE Innleverte forespørsler kan tilbakekalles eller endres inntil fristens utløp. Tilbakekalling av forespørselen skal skje skriftlig. Endringer av forespørselen er å betrakte som en ny søknad. 4 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (pkt 4.1 4.4) ikke er tilfredsstilt, vil Leverandørens forespørsel om deltakelse ikke vurderes videre i kvalifiseringsprosessen. I de tilfeller Leverandøren har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan Kundens kontaktperson, før utløp av frist for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Det åpnes for å knytte til seg underleverandører senere i konkurransen dersom konkurransegrunnlaget setter krav som gjør dette nødvendig, og dersom kravene ikke er synliggjort i dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Dette forutsetter at deres kvalitative oppfyllelse av kvalifikasjonskravene og utvelgelseskriteriene minimum holder samme nivå som den opprinnelige forespørselen om deltakelse i konkurransen. Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 5
4.1 LOVPÅLAGTE KRAV Krav Leverandøren skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Dokumentasjonskrav Skatteattest, felles attest for skatt og merverdiavgift, som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av forespørsel om deltakelse. (Attesten, skjema RF-1316, bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten, alternativt bestilles og hentes ut i Altinn). Utenlandske tilbydere skal fremlegge egenerklæring der det fremgår at forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt i det landet der tilbyder er etablert. Alternativt kan det legges frem dokumentasjon fra offentlig myndighet på at forpliktelsene er oppfylt. 4.2 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Leverandøren skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning Leverandørens hjemstat. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. 4.3 LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING Krav Tilbyder skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten, med det menes en kredittrating som ikke er lavere enn A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. Kunden forbeholder seg muligheten til å innhente egen kredittvurdering om det anses nødvendig for vurderingen av kravet. Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 6
4.4 LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Vekt Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha erfaring og kunne dokumentere sin evne til å levere i henhold til det omfang som er anslått samt erfaringer med lignede oppdrag de siste 3 årene. 50 % Leverandøren skal vedlegge en oversikt og beskrivelse i henhold til skjema "Vedlegg 2 Oversikt over oppdrag" over de 3 (tre) viktigste relevante leveransene i forhold til anskaffelsens formål, innhold og omfang, jf pkt 1.3-1.4 de siste 3 (tre) år, herunder opplysninger om verdi/omfang, tidspunkt, leverte produkter, løsninger og tjenester samt navn på Kunden/kunde med beskrivelse av antall lokasjoner og geografisk spredning. Referanser skal kunne bli kontaktet ved behov. Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å gjennomføre oppdraget. Med dette menes blant annet i forhold til implementering, teknisk rådgivning og oppfølging, service og markedskunnskap. Leverandøren skal ha et godt og velfungerende system for kvalitetssikring/-styring innenfor område for leveransen. 40 % Leverandøren skal redegjøre for sin kapasitet og kompetanse for gjennomføring av anskaffelsens formål, innhold og omfang, jf pkt 1.3 1.4. Redegjørelsen må som minimum omfatte: En beskrivelse av relevante enheter hos Leverandøren Antall ressurser fordelt på relevante kompetanseområder (det skal ikke angis hvilke personer som vil tilbys, og det skal ikke leveres inn CV-er) 10 % Leverandøren skal dokumentere sitt system for kvalitetssikring/ -styring og hvordan dette er implementert i virksomheten. Dersom Leverandøren er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for kvalitetssikring/-styring, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. Leverandøren skal i tillegg beskrive de prosesser og metoder som er relevant for å sikre kvaliteten på det som skal leveres under avtalen. Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 7
Dersom leverandøren må støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene skal det dokumenteres at han har råderett over tilbudte ressurser i hele avtaleperioden. Dette gjøres ved: en forpliktelseserklæring (egenerklæring) fra eventuelle underleverandører/ samarbeidspartnere. Forpliktelseserklæringen (egenerklæringen) skal minimum inneholde; X (underleverandør/samarbeidspartner) bekrefter at Y (leverandøren) råder over våre tilbudte ressurser i hele kontraktsperioden. Dato og underskrift av X. 5 ANTALL LEVERANDØRER SOM BLIR INVITERT TIL Å DELTA VIDERE I KONKURRANSEN OG UTVELGELSESKRITERIER Kunden vil på grunnlag av vurderingen av de mottatte forespørsler invitere de 3-5 Leverandørene som best oppfyller de tre kvalifikasjonskravene i punkt 4.4, til å inngi tilbud. Utvelgelsen av leverandørene vil baseres på graden av oppfyllelse av disse kvalifikasjonskravene. De forskjellige kravene er vektet i henhold til de vekttall i tabellen over i punkt 4.4. Utvelgelsen blant overtallige kvalifiserte vil skje i henhold til kriterier/regler i tabellen under. Krav i pkt. 4.1 Krav i pkt. 4.2 Krav i pkt. 4.3 Krav i pkt. 4.4 Skatt, Merverdiavgift Firmaattest Kredittvurdering/rating Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Vurderes ok/ikke ok Vurderes ok/ikke ok Vurderes ok/ikke ok Vurderingen av Leverandører vil foregå på følgende måte: Leverandørene gis en karakter for hvert kvalifikasjonskrav på en poengskala fra 0 til 10 der 10 er best. Hver av disse karakterene blir multiplisert med gjeldende vekttall. Når kvalifiseringsprosessen er fullført, vil oppdragsgiver underrette samtlige Leverandører om kvalifiseringsresultatet. Leverandører som inviteres til å inngi tilbud vil, sammen med meddelelsen, motta konkurransegrunnlaget. 6 KRAV TIL LEVERANDØRENS FORESPØRSEL OM Å DELTA Forespørselen om deltakelse skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt prekvalifiseringsskjema som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte Leverandøren. 2. leveres direkte Politiets Fellestjenester Fridtjof Nansens vei 14, 0369 Oslo, alternativt sendes med post (bedriftspakke) til Politiets Fellestjenester Postboks 8031 Dep. 0030 Oslo: v/christer Edlund. Forespørsel om deltakelse skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). 3. utformes på norsk. Det samme gjelder alle vedlegg. Der Leverandøren har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon (eks. skatteattest) på Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 8
det forespurte språk kan Kunden, før fristen for forespørsel om deltakelse i konkurransen utløper, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 4. leveres med: kvalifiseringsdokumentene i ringperm, i 1 eksemplar. Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permen i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Prekvalifiseringsskjema. ett elektronisk eksemplar (minnepinne). Leverandøren er ansvarlig for å verifisere at minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permen. Forespørselen bør leveres/oversendes i lukket forsendelse, og merkes «Forespørsel om deltakelse Driftsavtale WAN, referansenr. 201500295». Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål og krav i kvalifikasjonsgrunnlaget besvares/belyses. 7 FRISTER 7.1 FRIST FOR FORESPØRSEL OM DELTAKELSE Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen er satt til mandag 2. mai 2016 kl 12:00. Forespørselen skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av fristen. Det er Leverandørens ansvar at forespørselen kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. Prosess for forhandlinger (overordnet). 7.2 FREMDRIFTSPLAN Kunden har som mål å sende konkurransegrunnlaget til de best kvalifiserte Leverandørene innen 13. mai 2016. Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 9