Brukerveiledning (10.08.2011) for
Forord Den foreliggende brukerveiledningen versjon 1.0 pr. februar 2010 gir en kortfattet oversikt over forskerfunksjonene i økonomi- og prosjektstyringsverktøyet Power office for bruk i Østlandsforskning. Brukerveiledningen vil ligge på intranett og kompletteres etter hvert. Ved innføring av nytt økonomi- og prosjektstyringsverktøy har en lagt vekt på videreføring av allerede etablerte rutiner. 2
1. Pålogging 2. Timeføring 3. Reiseregning 3
SJEKKLISTE VED MÅNEDSAVSLUTNING: Timelister skal føres hver dag fordelt på ekstern og intern tid. Alle fakturerbare prosjekter skal ha minst ett delprosjekt som timene føres i forhold til. Alle skal levere timelister senest første hverdag etter utløp av hver kalendermåned (i praksis innen første mandag etter ukenummer tilhørende aktuelle kalendermåned) Timeregistreringen godkjennes av den enkelte samt på overordnet nivå (forskningsledere/direktør). 4
Tilgang til Power Office fås fra terminalserver. Alle brukere er lagt inn med initialer. Det anbefales at alle legger inn et passord, f.eks. 123456. Fremgangsmåte ved første gangs innlogging: brukernavn: skriv inn initialer passord: (blankt) logg in Du kommer da inn i timeføringsmenyen. Velg Verktøy fra verktøylinja og Endre passord. 2. Timeregistrering Hver enkelt bruker logger inn med sitt eget brukernavn og passord. Brukeren kommer da inn i timeføringsmenyen og visningen for pålogget bruker. I timeoversikten har du til en hver tid oversikt over alle registrerte aktiviteter pr. dag, uke eller måned. Du har også egen ferie/ fravær/ mertidsoversikt. Timeregistrering Det finnes flere alternative måter å registrere på: Timeregistrering i ukeliste (anbefalt for ØF-brukere) Løpende timeregistrering (Med stoppeklokke) Løpende timeregistrering (Med direkte inntasting av tid) Timeregistrering med kundefordeling Buntvis timeregistrering Kalenderfunksjonen (til venstre) muliggjør manøvrering mellom dager/uker/år. Før timeregistrering starter må du hente frem dine aktive prosjekter og ulike interntid-aktiviteter. Disse kan låses, slik at de automatisk kommer opp neste uke. Trykk på Legg til flere linjer nede til venstre. Her henter du frem dine aktive prosjekter og ulike interntid-aktiviteter. Du kan hente frem alle prosjekter og ulike intern-tid-aktiviteter. Trykk Legg til. Aktuelle intern-tid-aktiviteter kan værr; egenutvikling, interne møter, ferie, lege/tannlege, barns sykdom etc. Alternativt; velg ny time fra menyen. Tilgjengelige prosjekter finner du ved å trykke på knappen med forstørrelsesglass. Velg prosjekt og delprosjekt som skal belastes, registrer antall timer og trykk ok. Dette vil da legges inn som en linje i timeføringsbildet (ukeregistrering). 5
Trykk Lås av/ Lås på i verktøylinjen. Låst/ikke låst vises i kolonnen helt til venstre i registreringsbildet. Legg inn timene på aktuelle prosjekter. NB! Bruk piltaster når du manøvrerer mellom prosjektene. Buntvis timeføring: Utføres via menyen Handling - Buntvis timeføring. NB! Dersom sistnevnte meny ikke er tilgjengelig, kan denne tilgangen aktiveres for brukergruppen. Kontakt superbruker. Det er lagt opp til godkjenning av timer i PO (tilsvarende Maconomy). Det er lagt opp til godkjenning på to nivå; den enkelte medarbeider samt overordnet (forskningsleder/direktør) som godkjenner timene. Trykk på Godkjenn uke når uken er klar for avlevering. Statusen Godkjent vil låse transaksjonene som er ført, slik at det ikke er mulig å gjøre endringer på disse. Ved fakturering vil status på timene automatisk stilles om til Godkjent. Etter at timene er fakturert kan det ikke foretas endringer. Det vil bli lagt opp til månedsgodkjenning slik som tidligere. PowerOffice Reiseregning er et integrert produkt som er tilgjengelig fra hovedmenyen i PowerOffice. Valutakurser og alle statlige satser og regler ivaretas av systemet. Funksjonen for reiseregning i PowerOffice er integrert med timesystemet. Kostnadsfordeling og belastning for fakturering på kunde eller prosjektnivå skjer derfor automatisk. Hvordan lage reiseregning Start reiseregning ved å klikke på knappen Reiseregning. Fra denne hovedmenyen kan du lage ny, redigere, slette, godkjenne og skrive ut reiseregningen. Du kan også laste ned dagens valutakurser. Velg Ny reiseregning Fyll ut de ulike feltene i arkfane Reiseregning. Gå til arkfane Reiserute. Fyll inn tidspunkter og steder for hver etappe på reisen og eventuelle kjøretillegg. Se informasjon i grått felt. Gå deretter til arkfane Overnatting. Legg inn overnattingssted. Se informasjon i grått felt. Arkfane Kostgodtgjørelse gir et forslag på hvilken kostgodtgjørelse du har krav på. Ta bort haker på måltider som dekkes f.eks inkludert frokost ved overnatting. Se informasjon i grått felt. 6
NB! Hvis du har haket av for "kostgodtgjørelse etter regning" i første fane, eksisterer ikke denne fanen. Andre utlegg registreres i arkfane Utlegg. Du har valget mellom ulike utlegg i kolonne Type. Hvis du velger Annet kan du overskrive teksten med den type utlegg du har. Se informasjon i grått felt. Siste fane er Kostnadsfordeling. Alle reiseregninger skal kostnadsfordeles. Det er mulighet for å foreta kostnadsfordeling på reiseregning. Hver linje danner grunnlag for en transaksjon som opprettes automatisk i PowerOffice Time når du lagrer reiseregningen. Transaksjonene oppdateres når du eventuelt gjør endringer på kostnadsfordelingen. Når du har fylt inn alle opplysningene trykker du lagre og lukk. Reiseregningen legger seg som Ubehandlet i hovedmenyen. Her kan du forhåndvise, skrive ut og godkjenne reiseregningen. Når reiseregningen er klar; trykk Godkjenn. Reiseregningen skal attesteres av overordnet (forskningsleder/direktør). Ann Iren: Ansvarlig for å registrere personalia og evt endringer knyttet til dette i PO Katrin: Reiseregninger / superbruker Merethe: Ansvarlig PO/ superbruker 7