Nytt blikk Modum kommune Jeanette Jacobsen
Liten kommune 13 000 innbyggere Helse og omsorg er organisert i 5 tun 22 avdelinger 280 årsverk Budsjett 181 millioner (2017) Vikarbruk 30 millioner Modum kommune
Drømmen I en ideell verden hadde vi ikke hatt behov for vikarer. Vi hadde hatt Lavt sykefravær Økt grunnbemanning Mer lik bemanning gjennom hele uka Tatt høyde for variasjoner i drift Dessverre er ikke Modum kommune der
Nytt blikk og fremtidsrettet heltidskultur Modum kommune gikk inn i KS læringsnettverk, Nytt blikk høsten 2015. Vi opprettet en prosjektgruppe med avdelingsledere og hovedtillitsvalgte. Det ble i prosessen også definert en styringsgruppe hvor rådmann, helse og sosial sjef og personalsjef var involvert. Vi ante ikke konsekvensene av hva vi gikk til og resultatene vi ville finne
Hva hadde vi!?! Høy bruk av overtid Høy bruk av ufaglærte Mange vikarer Liten fleksibilitet og liten grad av utnyttelse av kompetanse i etaten «mine» og «dine» ansatte og lite samarbeid avdelingene imellom Stort gap mellom planlagt og faktisk bemanning Skjev fordeling av kompetanse gjennom uken HELG Alle jobber hver 3 helg Forskjellig rutiner og praksis i etaten Lite bruk av datasystemer Mye ressursbruk til å skaffe vikarer Høyt sykefravær
Stillingsprosent Turnusansatte i kommunen 57%
Prosessen Dette er et tidkrevende, møysommelig og ikke avsluttende arbeid. Endring i tankegang Må se og jobbe direkte for å finne tall - kartleggingsmodell Forankring i hele organisasjonen Nok tid og ressurser Rolleavklaring og samarbeid for de involverte Tillitsvalgte Ledere Ansatte
Bemanningssentralen kommer høsten 2014 Vår avdeling og pasienter/brukere er veldig spesielle Hos oss har vi klart oss uten så lenge jeg har jobbet her (40 år) Vi liker ikke data Vi pleier alltid å gjøre det slik.. «Konkurranse» mellom avdelingene
Oppstart Vi begynte smått- nøye utvalgt hvilke avdelinger som var piloter 3 avdelinger 2 ansatte Gradvis implementering av flere avdelinger og flere ansatte. I denne prosessen har informasjon og tilgjengelighet vært en suksessfaktor. Vært rundt i alle avdelinger flere ganger Brukt tid på å bli kjent med avdelinger og de ansatte Gode opplæringsrutiner God kommunikasjon med avdelingsledere
BEMANNINGSENTRALEN Bemanningssentralen i Modum har ansvaret for å dekke inn alt fravær i helse og omsorgsetaten. Ansvarsfordeling mellom BS og avdelingsleder Avdelingsleder har ansvaret for å fraværsføring og å publisere vakter etter hva behovet er BS har ansvar for å dekke opp vakter med kvalifiserte vikarer BS har myndighet til å flytte personale og omdisponere ressursene til det beste for hele etaten Vi bruker visma ressursstyring som verktøy. Kommunikasjonen mellom BS og avdelingsleder foregår i hovedsak gjennom publisering av vakter på visma. Ved korttidsfravær sender avdelingsleder eller avdelingen mail.
BEMANNINGSSENTRALEN Bemanningssentralen har i dag 10 fast ansatte De ansatte i BS har en fast grunnturnus på 6 uker. De vet derfor alltid når de skal jobbe og de har egne hjelpeturnuser ved høytider og sommer. Den ansatte er knyttet opp mot 4-6 avdelinger hvor vedkommende jobber. Vi har fokus på kvalitet på tjenestene og at den ansatte skal være trygg i jobben og ha en tilhørighet til arbeidsplassen sin. Erfaringsmessig er det ideelle at den ansatte er knyttet opp mot 3-4 avdelinger. Vi har organisert BS slik at de ansatte blir plassert der de skal jobbe etter hvor behovet for deres kompetanse til enhver tid er størst. Planlagt frem i tid justeres ved nye behov Det er avdelingen som bruker den ansatte som betaler for vakten. Dette blir administrert gjennom visma. Fortsatt behov for å styrke bemanningssentralen med flere ansatte.
FORDELENE MED BEMANNINGSENTRALEN Det er en enhet(bs) som kjenner driften og som til enhver tid har oversikt over alle avdelinger Sykefravær Vakante stillinger Økt pleietyngde Det er 1 enhet som administrerer all innleie og kan disponere ressurser etter behov Det er 1 enhet som kjenner en stor andel av de ansatte og alle vikarene i etaten. BS har oversikt over hvor de enkelte jobber og dette gjør det lettere å omdisponere ressursene til hvor behovet er. BS er et bindeledd mellom avdelinger og vikarer organiserer opplæring etter behov BS bidrar til en mer omforent drift og likere rutiner i kommunen
Hva har vi nå!?! Vi har færre vikarer og faste ansatte som jobber i BS og på timebank Ansatte jobber i større stillinger De ansatte er mer fleksible Flere ansatte jobber en større andel av arbeidstiden på helg Dette bidrar til at De blir en del av arbeidsmiljøet Skaffer erfaring på tvers av avdelinger Mindre turnover og mindre belastning på de faste ansatte Trygger hverdag for pasientene, det er mer stabil kompetanse og kjente ansatte på jobb. Mindre gap mellom planlagt og faktisk kompetanse Vi har blitt en «mindre» og mer åpen etat hva gjelder erfaringsdeling og åpenhet Helse og sosialsjef har fått mer innblikk og oversikt i sin etat
Hva har vi nå!?! Avdelingsledere frigjør mye tid ved å ikke ha ansvar for innleie av vikar Alle avdelingsledere er mer bevisst viktigheten av stabil drift Vi klarer å beholde de gode ansatte og vikarer Færre ansatte å følge opp Mer tett og nært samarbeid avdelinger imellom Ikke lenger «mine» og «dine» ansatte Likere drift i etaten Ved behov for nye ansatte lyser vi i hovedsak ut 100% stillinger Vi ansetter fast og ikke vikariat Vi ansetter ikke assistenter som ikke er i utdanningsforløp ei heller som vikar Vi har lange vakter ved flere avdelinger Ansatte som får tilbud om økt stilling må da jobbe mer av arbeidstiden på helg
Fremtidsrettet heltidskultur For å oppnå en heltidskultur er det nødvendig med flere tiltak, samt individuelle tilpasninger ved de forskjellige avdelingene. Vi har i hele prosessen hatt et nært og godt samarbeid med tillitsvalgte og har gjennomført følgende tiltak for å oppnå en heltidskultur. Økt grunnbemanning på Modumheimen Dette gjelder for hele sykehjemmet og er sykepleiere, da både fra bemanningssentralen og de faste ansatte. Kompensasjon for arbeid utover den tradisjonelle 3 hver helg. Utbetalt 2 ganger i året og for faktisk arbeidet tid på helg. Faste ansatte i timebank. Felles nattevaktsturnus for hele etaten. Prosjekt sommervikar samarbeid i hele etaten. Ressursstilinger Studenter i utdanningsforløp.
Målbare resultater Stillingsstørrelse for turnusansatte gått fra 57%-68% Overtid er redusert med 50% fra 2015 Antall vikarer er redusert med 30% Bruk av ufaglærte er redusert med 45%
Hva nå Nytt blikk og heltidskultur er 1 av 4 satsningsområder på budsjett 2018 Prosjektleder Midler til kurs og samlinger Midler til kompensasjon for økt helgearbeid Avdelingsledere i kommunen vet og ser nytteverdien Begynne arbeidet ut i avdelinger
UTFORDRINGER Aldri god nok informasjon Skynd deg sakte - prosessen tar tid forandring gjør vondt Viktig med god forankring i hele organisasjonen Balansegang mellom bruke av planlagte vikarmidler og uforutsette vikarmidler buffer for ferie, permisjoner etc. Mer arbeidstid på helg. Deltidsansatte vs heltids ansatte Jeg har det jeg trenger og vil ikke bidra i prosessen
SKY IS THE LIMIT