Community Live 2013 FLEKSIBEL ARBEIDSTID

Transkript

1 Community Live 2013 FLEKSIBEL ARBEIDSTID

2 11:50 12:30 - Programinnhold Fleksibel arbeidstid Ønsketurnus på web Vi viser hvordan Vefsn kommune har løst dette i praksis. Hva er viktig å huske på når man starter opp, og Hvilke regler må man ta hensyn til? Torolf Slettevoll, Vefsn Kommune Per-Elvin Lie, Visma Community Live Karlstad

3 Vefsn kommune, erfaringer med ønsketurnus på Web v/ Torolf Slettevoll, systemansvarlig Ressursstyring Mosjøen, byen midt i Norge, der du kan oppleve fire årstider på en dag Community Live Karlstad

4 Vefsn kommune, erfaringer med ønsketurnus på Web v/ Torolf Slettevoll, systemansvarlig Ressursstyring Hva er viktig å huske på når man starter opp? Forankring i organisasjonen; kommunen og forbundene (lager avtaleutkast). Lage forpliktende avtaler (avdelingsvis) for hvordan man løser utfordringer og kan omhandle: Hvem avtalen gjelder Hvilke lover/avtaleverk man legger til grunn Om forhandlingsmøtet og evt. godtgjøring for dette Hvordan man må forholde seg ved langtidsfravær ifht ubekvemstilleggene Hva som er forsvarlig bemanning og hvordan dette framkommer (bemanningsplan) Hva om de ansatte ikke kommer til enighet? Retningslinjer vedr. bruk av fleksibel tid. Tilleggslønn Hver enhet gjør lokale avtaler vedr. hvordan samarbeidsturnusen skal fungere i forhold til for eksempel bytte av vakter, intervall på turnus, hvordan turnusen skal gjøres kjent etc. Avtaleperiode og oppsigelighet. Community Live Karlstad

5 Vefsn kommune, erfaringer med ønsketurnus på Web Det er stor variasjon lokalt i hvordan man praktiserer samarbeidsturnus: 6-ukers turnus med krav om 4 ekstra vakter (to helger) pr år. 8-ukers turnus med krav om 4 ekstra vakter (to helger) pr år. (12 ukers turnus med krav om 4 ekstra vakter (to helger) pr år). Sommerturnus lenger enn andre turnuser Noen har hull i turnusen på helg som forhandlingsmøtet skal dekke. Andre har dekket helg, og opplever problem med å få inn pliktige vakter i løpet av året (på små avdelinger med stabilt mannskap) Andre har overbemanning på helg som skal dekke fravær i uken hvis det ikke er mangler på helg Noen avdelingsledere er med på forhandlingsmøtet, andre ikke Noen har utøkt stillinger til ansatte (uønsket deltid), andre ikke Noen har høyere fastlønn enn det som ligger i turnus, noe som kan tas inn ved å sette inn ekstravakter i flexibel turnus, eller det ligger minustimer i timebank som nulles ut når man tar ekstravakter. Community Live Karlstad

6 Vefsn kommune, erfaringer med ønsketurnus på Web Ressursstyring Web, utfordringer og potensiale: Krever at de ansatte kan forholde seg til data. Avdelinger med høy snittalder på ansatte sliter, eller har ikke tatt i bruk verktøyet. Også kulturbetinget fra avdeling til avdeling om folk benytter verktøyet, noen avdelinger krever at ansatte må benytte Web for å legge inn ønsker Forhandlingsmøte med Ressursstyring Web på storskjerm fungerer bra. De som skal være skrivere må beherske dataverktøyet, og ha god kjennskap til turnusarbeid (ellers kan det bli mer ekstraarbeid for leder). For skrivere som er fortrolig med verktøyet, opplever arbeidet lettere, og at de sparer mye tid i forog etterarbeid Noen opplever mer ekstrainnleie fordi skriverne ikke klarer å følge med for å dekke opp der det er mangler i årsturnus. Fornøyde ansatte som kan planlegge sin arbeids- og fritid (bedre for ansatte der ektefelle/samboer også går turnus kan få samme helger), noen er fortsatt der at de vil ha en god grunnturnus og gå i den. Community Live Karlstad

7 Vefsn kommune, erfaringer med ønsketurnus på Web Ønsker til forbedring i programmet: Bemanningsplanen fast i nedre del av bildet Visning av fravær (antall/dag) ifht. årsturnus? Noen har vansker med for å forholde seg til to timebanker en i årsturnus og en i fleksibel turnus. Noe man kan se på videre en kombinasjon? Ekstravakter i en turnusperiode bør kunne korrigere timebanken (inngangsverdien) for neste flexi-periode (henger på forrige punkt)? Funksjonalitet for beregning av tillegg for de som går ut eller kommer inn i løpet av en periode? Community Live Karlstad

8 Visma Enterprise Ressursstyring Brukerlisens, avvik, timeliste Publisering til web Fleksibel arbeidstid web Import lønn og personalopplysninger Eksport variabel lønn Eksport ferie og fravær Eksport fastlønn Eksport tilstedeværelse

9 Innlogging Enterprise web

10 FLEKSIBEL ARBEIDSTID

11 Visma Enterprise Ressursstyring «Fleksibel Arbeidstid» - innhold: 1. Metodegrunnlag 2. Forberedelser Windows 3. Web individuelle tilpasninger 4. Web felles justeringer 5. Etterarbeid Windows

12 Fleksiturnus, bevegelig arbeidstid/ forhandlingsturnus Modellen innebærer at det utarbeides en arbeidsplan over et antall uker satt sammen av de ansatte i fellesskap. Utgangspunktet er avdelingens oppgaver, arbeidsmiljøloven og helsepersonellovens bestemmelser, samt de ansattes individuelle ønsker. En viktig bakgrunn er at dersom uønsket deltid skal reduseres, må en enten gjøre noe med omfanget av helgearbeid sett i forhold til omfanget av arbeid i resten av uken, eller gjøre noe med hyppigheten av helgearbeid. Mye helgearbeid er også en sosial belastning. Prinsippet her er å gi fleksibilitet til ansatte slik at de kan være med og bestemme hvilke vakter de vil ha i egen turnusplan. Det er utviklet en rekke modeller for forhandlingsturnus eller bevegelig arbeidstid, og KS har utarbeidet en egen veileder. I dette materialet er imidlertid ikke modellen sett som et virkemiddel mot uønsket deltid. Erfaringene viser også at forhandlingsturnus ikke løser problemet med uønsket deltid, «men kan sies å løse opp i det på individuell basis, fra gang til gang» (Amble 2008).

13 2. Windows Rettigheter og lisenser Utgangsplan Bemanningsplan Egenskaper Publisering

14 3. Web individuell tilpasning Med Fleksibel Arbeidstid i Ressursstyring Web lar du ansatte selv komme med forslag til egen arbeidstid. Det eneste man trenger er tilgang til internett og et passord. Modulen Fleksibel arbeidstid er et verktøy som effektiviserer og forenkler den administrative prosessen rundt fleksibel arbeidstid for turnusansatte.

15 3. Web Når du logger inn, finner du forslag til arbeidstid. Du kan legge inn dine ønsker om endring på Web. Når du legger inn et ønske, blir forslaget markert med blå farge. Grensesnittet viser hvilke vakter som kan benyttes.

16 3. Web Når du legger inn endringer, har du live og full kontroll på timer til gode, overførte timer og om du må arbeide flere timer for å oppnå stillingsstørrelsen. Grensesnittet viser deg også kontinuerlig oppdatert informasjon på antall timer med kveld og søndagstillegg. Legger du inn vakter som er i konflikt med innstillinger og arbeidsmiljøloven, får du alarm

17 3. Web Du vil til enhver tid ha oversikt over hvor mange dag aften nattvakter bemanningsplanen inneholder. Du kan sette på alarm, slik at der det mangler vakter markeres med rødt. Om det er satt opp en bemanningsplan som er spesifisert på stillingskoder, vil du også få oversikt på det

18 3. Web Når fristen for å legge inn ønsker har passert, låses mulighet for å legge inn fler ønsker.

19 4. Web - Felles Når alle har lagt inn sine personlige ønsker, er neste steg å se på samlet arbeidstid for alle som arbeider sammen. Dette er tilgangsstyrt, slik at den som har rettigheter kan gjøre dette i et Webgrensesnitt. Det er tilsvarende funksjonalitet som for individuell planlegging. I tillegg er det mulig å filtrere på stillingskoder, slik at det blir enklere å få oversikt.

20 4. Web Felles Du kan også få oversikt på den til enhver tid gjeldende «Personlige Grunn Turnusen» (PGT), for alle i arbeidsplanen. Alle endringer som legges inn flyttes kontinuerlig og automatisk inn i Windows.

21 5. Windows Etterarbeid Avpublisering Når du har gjennomført planleggingen, kan du flytte perioden over til «årsturnus» i Windows.

22 Spørsmål og kommentarer?