Varemottak BIM20/OF15/BIM30/BIM40/CS33
Page 2 of 9 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Varemottak 28/4/2014 BDR 2.0 3.0 INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 Forord... 3 Varemottak ved hjelp av BIM20... 3 Beskrivelse av feltene tilhørende varelinjen i BIM20... 5 Varemottak på leveranse som ikke er registrert som bestilt (OF15)... 5 Varemottak ved elektroniske følgesedler (BIM30)... 6 Oppdatere varemottaket... 8 Henting av elektroniske følgeseddel fra en leverandør... 8 Mottaksjournal (BIM40)... 9 Utskrift av etiketter (CS33)... 9 CS-Mobile og andre håndholdte enheter... 9
Page 3 of 9 Forord Korrekt varemottak er helt avgjørende i forhold til varelagerstyring. Det er varemottaket som legger varer i beholdning/til lager. Og det er prisen ved varemottaket som er prisen som brukes til beregning av bruttofortjeneste ved salg. Det er 3 programmer som brukes i forbindelse med varemottak: Leverandørbestilling (BIM20), og programmet varemottak (OF15) som kun skal brukes der ordren ikke er registrert i CS-Web. Elektroniske følgesedler (BIM30) er det beste og enkleste alternativet, men det fordrer at leverandøren leverer følgeseddel på fil til import til CS-Web, eller at du selv registrerer følgeseddelen via programmet BIM35 (se egen beskrivelse). Behandling hos leverandør, klargjort og sendt Bestilling generert i fra butikk Varemottaksrutine i i butikken Sky Dersom kundebestilling automatiske meldinger i form av mail / SMS Varemottak ved hjelp av BIM20 Alle bestillinger blir godkjent og ferdigbehandlet i BIM20, og det er også der du skal ta varemottak hvis du ikke har tatt i bruk elektroniske følgesedler (BIM30). I BIM20, finner du aktuell bestillingsreferanse, og går inn på bestillingen til varelinjene. Her vil systemet foreslå antall mottatt tilsvarende det som er bestilt, og stemmer ikke det må du endre antall mottatt til det du har fått levert. Veldig viktig at innkjøpsprisen blir endret til det som står på følgeseddelen. Det er prisen fra varekortet som vil bli foreslått som innkjøpspris ved varemottak i BIM20, og skal denne endre gjøres det ved knappen <Endre kostpris>.
Page 4 of 9 Da får du opp nytt bildet for å legge inn kostpris på dette varekjøpet: Hvordan du legger inn verdiene i forhold til kostpris velger du selv, men det viktigste er at det er verdi i feltet <Kostpris>. Trykk <OK>, så kommer du tilbake til varelinjen, og ser at prisinformasjonen er endret. Prisinformasjon som du legger inn ved knappen <Endre kostpris> oppdaterer ikke selve varekortprisen, men oppdaterer FIFO-tabellen på varekortet. Ønsker du i tillegg å oppdatere prisinformasjonen i varekortet, velger du knappen <Varekort> fra linjen i BIM20, og får da mulighet til å redigerer informasjonen på varekortet.
Page 5 of 9 Nå er det klart for oppdatering og det gjøres ved knappen <Ferdig> for å bekrefte mottaket. Det skrives ut kundebestillinger som var tilknyttet bestillingen, samt mottaksjournal (basert på at dette er valgt i parameter BIM90). Blir alle varelinjer på bestillingen mottatt vil bestillingen forsvinne fra BIM20 når du bekrefter mottaket. Men er det en varelinje hvor antall levert ikke stemmer med antall bestilt, vil bestillingen bli liggende i BIM20 med status <R> for restet. Den blir liggende her til mottaket på siste linje blir bekreftet, alternativt til bestillingen aktivt slettes. Beskrivelse av feltene tilhørende varelinjen i BIM20 Det er mye informasjon pr varelinje i BIM20. Feltet til venstre tilhører informasjon som står i varekortet, og det midterste feltet er relatert til selve bestillingen. Feltet til høyre er statistikk på varen. Her vises nyttig informasjon relatert til varen. Varemottak på leveranse som ikke er registrert som bestilt (OF15) Ved vareleveranse der varen ikke er registrert som bestilt i CS-Web skal du bruke OF15 til varemottak. Velg <Ny>, og legg inn din referanse. Legg inn varelinjene og registrer varelinjen med antall korrekt innpris i forhold til leveransen. Innprisen som legges inn her oppdaterer FIFO tabellen på varekortet. Kjør mottak ved knappen <oppdater>, og bekreft mottaket. OF15 har ingen knytning til bestillinger registrert i CS-Web, så mottak her vil kun oppdatere FIFO-tabell og beholdning.
Page 6 of 9 Varemottak ved elektroniske følgesedler (BIM30) beskrivelse). Overfører følgeseddel til PocketSuper. Endre butikk. Sletter følgesedler eldre enn dato. OBS, det slettes for alle butikker. Logg på hva som har kommet fra CS-Mobil til BIM30. Starter henting av nye følgesedler fra definert leverandør (se egen Søk etter følgeseddel. Sletter den følgeseddelen du står på. Avslutt. I BIM30 ser du følgesedler som har kommet fra dine leverandører. Du velger den aktuelle følgeseddel ved å stille deg på linjen og dobbeltklikk, eller bruk <Enter>.
Page 7 of 9 Gir mulighet til å prioritere en kundebestilling. Systemet vil automatisk matche mot kundebestillinger (eldste først osv), men er leveransen mindre enn antall i bestilling kan du ved knappen velge hvilke kunder som prioriteres. Skal du bruke håndskanner til innregistrering velger du dette alternativet, så kan du forløpende skanne inn varer og BIM30 legger de på riktig linje i henhold til varenr. I teorien kan du altså skanne inne hele leveransen uten noen form for kontroll. Kontrollen blir ivaretatt av BIM30. Etter endt skanning, trykker du avbryt, og vil se hvilken match BIM30 har gjort i forhold til innskanning. Ta alltid en kontroll av linjene før oppdatering. Gir utskrift av følgeseddelen. Viser bestillinger som ligger på varen. Oppdaterer mottaket i henhold til antall i kolonnen <Levert>. Setter kolonnen <Levert> lik kolonnen <Antall>. Tar deg til varekortet på gjeldene varelinje. Søk etter varelinje i følgeseddelen, kan også brukes til å sortere linjene. Ut av følgeseddelen. På linjenivå i følgeseddelen ser vi i kolonne <Inn>, en <I> der det er avvik mellom innpris i varekortet og innpris på følgeseddel. Dette er til informasjon, og avviket ser man i feltene:
Page 8 of 9 Innpris fra følgeseddel vil oppdatere kostprisen (FIFO) pr butikk. Salg og varelagerverdi beregnes etter denne kostprisen. Kostpris fra BIM30 endrer ikke innprisen i varekortet, så det er normalt sett ikke nødvendig å endre innprisen i varekortet, men det er valg som hver kjede gjør selv. Kolonne Ut viser avvik utpris følgeseddel (hvis aktuelt) og, varekortet ved U. I den grad leverandøren leverer følgeseddel med veilendende utpris vil dette normalt sett kreve handling ved å endre utprisen på varekortet. Den viktigste kontrollen i varemottaket, er kontrollen med antall som er mottatt og til hvilken pris. Ved bruk at elektroniske følgeseddel vil det være samme innkjøpspris som din leverandør benytter ved faktureringen, men en kontroll mot feil bør utføres. Innkjøpsprisen vil oppdatere din kostpris (FIFO) på varen. Utsalgsprisen kan du endre hvis ønskelig. Innprisen på elektronisk følgeseddel kan ikke endres. Er det avvik må det reklameres til leverandør. Oppdatere varemottaket Når leveransen er kontrollert og mottatt antall registrert i følgeseddelen er det klart for oppdatering. Er det mankoleveranse vil disse bli liggende igjen som restlinjer. Dersom du melder inn et større antall enn hva følgeseddelen viser, vil varelinjen meldes oppdatert og vareregisteret oppdateres. Du må selv informere din leverandør om slike uregelmessigheter. Du gir kun informasjon om hvilken skriver du vil ha mottaksrapporten/kundebestillinger skrevet ut på, samt om du ønsker at etiketter skal skrives ut for de aktuelle varer (etikettformat må være definert på varekortet). Henting av elektroniske følgeseddel fra en leverandør Tar deg til oversikt over de leverandørene som leverer elektronisk følgeseddel og det er her du henter nye følgesedler fra disse.
Page 9 of 9 Du stiller deg på den aktuelle leverandør og bruker knappen <Start henting>, og du får overført følgesedler som ligger klare hos leverandør (det hentes på alle butikker når en butikk velger <Start henting>. Mottaksjournal (BIM40) Hvis du trenger å se hva du har av registrert mottak på dato, leverandør, eller kombinasjon så får du dette i BIM40. Her oppgir du aktuelt valg og velger <OK>. Da skrives det ut en liste som viser de varelinjer du har mottatt i perioden. Utskrift av etiketter (CS33) Ved mottak dannes det automatisk (hvis aktuelt) etiketter på de varene der det er definert det skal være etiketter. or utskrift av disse etikettene brukes CS33. Her velger du aktuell fil (ref format på etiketten), sjekk at det er korrekt skriver og bekreft med <Skriv etiketter>. Ønsker du å endre antall før utskrift har du et valg for dette ved <Korriger antall>. Det er også mulig hente tilbake tidligere filer til utskrift i CS33 ved knappen <Historikk>. Dette kan være aktuelt hvis utskriften blir brutt av en eller annen grunn første gangen. CS-Mobile og andre håndholdte enheter CS-Mobile kan benyttes til mottak mot de elektroniske følgesedlene i BIM30. (se egen beskrivelse CS-Mobile). BHT terminal kan også brukes til å melde mottak i BIM30 (se egen beskrivelse for BHTterminal.