SPEED UP YOUR BUSINESS

Navision Bil - For en enkel og effektiv hverdag gjennom funksjonalitet og teknologi Navision Bil Bilbransjeløsning basert på Microsoft Business Solutions Navision. SI-Data AS tlf: 66 77 41 50 www.si-data.no salg@si-data.no SPEED UP YOUR BUSINESS

Navision Bil Bilbransjeløsningen basert på Navision Navision - et internasjonalt anerkjent og fremgangsrikt system som er: Kundetilpasninger Kundetilpasninger Internasjonalt: 40000 system installert i 102 forskjellige land Bil funksjonalitet Microsoft Navision Standard Verksted / Service Kunder Innkjøp Leverandører Navision Bil - generelt Biler Prosjekt Resurser Bilbransjen forandrer seg stadig raskere ved hardere konkurranse, større utfordringer, og en rekke ny teknologi som Internett, e-post, e- handel, SMS, Vi har utviklet Navision Bil for å hjelpe deg drive din forretning enda mer effektivt og fremgangsrikt. Navision Bil er utviklet for motorbransjen generelt; bilforhandlere, bilverksteder, engros og import. Systemet gjør det mulig for deg å optimalisere bedriftens prosesser internt og mot kunden. Data fra de ulike prosessene blir effektivt registrert, lagret og kan enkelt hentes frem. Dette gir deg enkel tilgang til informasjon for gode beslutninger samtidig som tid spares. Kravene hos forskjellige forhandlere og verksteder er selvfølgelig ulike. Gjennom den modulbaserte oppbyggingen og tilpasningsmuligheten kan du til enhver tid ha den systemstøtte din forretning har behov for. Microsoft Business Solutions har laget en meget moderne plattform for systemet. Dette er selve grunnlaget for et brukervennlig system som er enkelt å vedlikeholde og utvikle videre. Navision har et integrert utviklingsverktøy for kundetilpasninger. Navision kan bruke en åpen database i Navision eller gjennom MS SQL Server. Bil adm. Merketilpasninger CRM standard Lager Lager Innkjøp CRM Finansiering Grafisk Planlegging Mønstring / Stempling Regnskap Anleggs aktiva Serviceinnk utvidet Bilutleie Autocontrol integrasjon CarWeb integrasjon Utviklings verktøy Personal Rapporter Klargjørings ordre MS Office / Outlook +++ E-produkter +++ Navision Bil er oppbygget på MBS Navision Bilbransjeløsningen er utviklet på MBS Navision som er et standard økonomi og logistikk system. Til denne basisfunksjonaliteten er det lagt til de spesialfunksjoner som bilbransjen har behov for. I utgangspunktet er Navision laget for små og mellomstore bedrifter og inneholder regnskap, basis salg, innkjøp og lager m.m. som de fleste bedrifter trenger. Navision har en teknologiplattform som Microsoft Business Solutions kontinuerlig utvikler videre. Dette gir dere mulighet for å ha et til enhver tid moderne system. Navision Bil er et meget fleksibelt system da det finnes et innbygget utviklingsverktøy. Dette gir oss nesten uendelige muligheter til å lage et ekstra felt, et nytt skjermbilde eller nye funksjoner som er unike for det enkelte selskapet. Alle disse fordelene gjør Navision til det perfekte utgangspunkt for et moderne bilbransjesystem. Moderne: Microsoft plattform med standard database Etablert: Support og salgsorganisasjon worldwide Kostnadseffektivt: Enkel implementering og drift Teknologi: Åpen struktur for å integrere til andre systemer Skalerbart: Moduloppbygget Fleksibelt: Innbygget utviklingsverktøy for forandring av skjermbilder, tabeller, rapporter, integrasjoner kraftfull og brukervennlig Grafisk brukergrensesnitt Microsoft sertifisert Meget gode søkemuligheter og filterfunksjoner Kraftfulle Navigeringsmuligheter for å finne posteringer og dokumenter Data vises i tabeller eller kortformat Integrasjon til øvrige Microsoft produkter som Office og Outlook Data registreres kun en gang Realtid presentasjon: Avansert database viser statistikk og beregner data i realtid. Konsolideringsfunksjoner Multilanguage med muligheter for å forandre språkdrakt Valutahåndtering Flere selskap i samme database Flerlager funksjonalitet MS SQL Server database eller Navision Native database. 2

Biladministrasjon I biladministrasjonsmodulen finnes all informasjon om hvert kjøretøy lagret på et kjøretøykort. Navision Bil er helt merkeuavhengig og systemet har maler som håndterer informasjon som gjelder for alle kjøretøy innenfor et merke eller modell for enkelt vedlikehold. Forskjellige statistikk begreper legges inn for å gi grunnlag for enkle statistikkrapporter og sorteringer. Hvert kjøretøy har også et komplett bilregnskap som viser alle transaksjoner. Kostpriser, salgspriser og fortjeneste vises f.eks. på kjøretøyet, utstyr, avgifter, påkost og diversekostnader. I kjøretøyhistorikken finner man enkelt alt arbeid som er gjort, eller alle varer/deler som er solgt til bilen ved verkstedbesøk. Systemet gir også mulighet for merknader på bilen for å øke kundeservice og skape flere salgsmuligheter. Bestilling av bil Navision Bil forenkler håndtering av innkjøp av kjøretøy og kalkulering. Det er mulig å generere en bestilling automatisk fra en ordre eller taste inn manuelt. Reglene for å beregne riktig innkjøpspris settes unikt for hvert merke. Alle beregninger blir logget. Tilbud og salg av kjøretøy Tilbudsmodulen gir deg full mulighet til å lage tilbud på biler som er nye, brukte eller demonstrasjonsbiler. Navision Bil har også en konfigurator der man enkelt kan krysse av for å beregne priser for ønsket ekstra utstyr. Innbytte funksjonen håndterer kundens innbyttebil. For å finne frem aktuelle biler kan en trestruktur brukes. Denne tar utgangspunkt i merke og modell og viser frem interessant informasjon. Navision Bil har også støtte for å gi finansieringsforslag knyttet til den aktuelle tilbudsbilen. Lån, leasing og flexilån er mulige alternativer. Selgeren kan enkelt skrive ut aktuelle dokumenter eller sende dem som e-post. Som ved innkjøp kan salgspriser beregnes og logges i detalj. Informasjon kan hentes og kopieres fra allerede eksisterende dokumenter for å få spare tid og sikre at informasjonen blir riktig. Kundereservasjoner kan settes på nye, brukte og biler som er i bestilling. s- og bestillingsdokumenter linkes sammen for å forenkle og få full sporbarhet. Biladministrasjon Bilregnskap og bilhistorikk All data om kjøretøyet på et sted Innkjøp - Forespørsler - Innkjøpsordre - Mottak av kjøretøy - Innkjøpsfaktura - Kreditfaktura Tilbud sordre Levering / Følgeseddel sfaktura og samlefaktura Kreditfaktura Innbyttebil Dager i lager beregning Fortjeneste beregning Lagerliste biler Tilbud og salg av kjøretøy Brukervennlig bilkonfigurator Kjøretøyoversikt i trestruktur Finansieringsforslag: Lån, flexilån og leasing Data om bil og utstyr lagret for evig Kobling av bilder til bilkortet Kundereservasjoner Beregning av avanse Utskrift av salgsprospekt og andre dokumenter Forhåndsvisning av alle dokumenter 3

CRM / Kundeoppfølging forenkler selgerens hverdag Modulen for CRM / Kundeoppfølging er selgerens utgangspunkt for å finne informasjon om en kunde eller mulig kunde. Her lagres adresseinformasjon samtidig som annen informasjon som er viktig kobles till dette knutepunktet: f eks tilbud, ordrer, fakturaer, saldo, kundens kjøretøy m.m. På denne måten får selgeren frem ønsket data enkelt og med få tastetrykk. Alle aktiviteter på kunden lagres her som møte og oppgaver. Gjennom å sette ansvarlig person på oppgaver kan salgsansvarlig gå inn og se at oppgaven er utført til bestemt dato. Aktiviteten oppdater MS Outlook sin kalender gjennom Outlook integrasjonen. Hvis kunden er et firma kan flere kontaktpersoner legges inn på en egen fane. Kontaktpersonen kan da ha et eget kontaktkort der mer informasjon om interessen med mer kan lagres. Også dokumenter som er skrevet i Word er lagret via Navision Office integrasjon. Dokumentmaler som automatisk legger inn ønsket data i et Word dokument brukes for å forenkle brevskriving. SMS integrasjon Navision har også funksjonalitet for å sende ut meldinger som SMS. Dette kan gjøres med utgangspunkt i CRM / Kundeoppfølgings bildet eller fra Servicemodulen. Automatisert kampanjestyring Navision har en kraftfull funksjon for å generere og håndtere markedskampanjer mot kunder. Tre forskjellige hovedtyper finnes: - Standard kampanje - Serviceinnkalling - Periodisk innkalling Standardkampanjen kan ta utgangspunkt i en mengde ulike data; alt fra data knyttet til kunden som interesse, adresse, markedsgruppe, salgshistorikk til informasjon knyttet til de biler han eier eller har eid. For serviceinnkalling og periodisk innkalling finnes det maler der de ønskede utvalgs-kriterier defineres. Adresseregistre kan leses inn fra for eksempel innkjøpte adresselister og oppdatere kontaktdatabasen. CRM / Kundeoppfølging En kundesentral der informasjon om en kunde samles opp: Kontaktinformasjon Økonomisk informasjon som saldo, omsetting Kundens kjøretøy Tilbud Ordrer Fakturaer Interessen Aktiviteter: planlagte og gjennomførte Dokumenter sendt til kunde: Word, Excel, e-post, SMS Kontaktpersoner MS Officeintegrasjon MS Outlook integrasjon SMS integrasjon Kampanjeverktøy 4

Verksted administrasjon Navision Bil dekker inn hele kjeden i verkstedsprosessen: fra tilbud til kundefakturaen og en fornøyd kunde. Serviceordre med grafisk verkstedplanlegging Å registrere en serviceordre eller et servicetilbud er en enkel operasjon i Navision Bil og det finnes mange måter å finne den rette kunden og bilen i systemet. Hvis det finnes bemerkninger på kunden eller bilen, kommer de automatisk opp slik at kundemottakeren kan gi ekstra service til kunden og skape mersalg til bedriften. Dette kan være at clutchen bør skiftes eller at bilen er aktuell for en periodisk service. I Navision Bil finnes det ferdige funksjoner for å lage pakker med deler og arbeid definert. Både bedriftsunike og pakker fra produsent er mulige samtidig. Den grafiske verkstedplanleggeren brukes for å finne dato, klokkeslett og mekanikere for arbeidet. Den er meget brukervennlig og gir en god oversikt over beleggingen på verkstedet. Systemet skriver ut et jobbkort og en ordrebekreftelse når serviceordren er ferdig registrert. Stempling og mønstring Når arbeidet skal gjennomføres kan mekanikeren stemple inn på den riktige serviceordren via en PC. Flere personer kan stemple mot den samme ordren hvis man arbeider i team. Den stemplede tiden vises tydelig i systemet og kan sammenlignes med fakturert tid. Avanserte rapporter viser også effektiviteten på hver mekaniker og på gruppenivå. Effektiv håndtering av servicefakturaen sparer tid Service-fakturaen kan organiseres på forskjellige måter for å få en enkel og lesbar faktura for kunden. Den ferdige serviceordren kan splittes på linjenivå slik at flere fakturamottakere kan håndteres; f eks for garanti, forsikring. Garanti og reklamasjonsoppfølging med minimal innsats Serviceordren legger også grunnlag for reklamasjonshåndteringen. Navision sin reklamasjonsoppfølging er ferdig frem til integrasjonen mot det unike bilmerket. Integrasjonen er enkel å gjennomføre i Navision etter spesifikasjoner fra bilprodusenten. Verkstedadministrasjon Tilbud Ordre Ordrebekreftelse Arkiverte tilbud og ordrer Logg over bokførte følgesedler, faktura, kreditnota Avansert layoutverktøy til kundefakturaen Bemerkninger på kunde og kjøretøy gir bedre kundeservice og mersalg Pakkeregistre Grafisk verkstedplanlegger Tildeling av arbeid Splitting av faktura pr linje, også splitte en linje til flere mottakere Arbeidskort Stempling av brukt mekanikertid Effektivitetsrapporter Mønstring av arbeidstid PC støtte på verksted Garanti og reklamasjonsfunksjoner Moderne integrasjonsverktøy til produsentsystemer 5

Økonomi / Administrasjon Full realtidsintegrasjon med alle øvrige moduler Alltid oppdaterte saldofelter, beholdningsfelter m.m. Navision Bil forenkler ditt regnskap og administrasjon I og med at det i Navision finnes en regnskapsmodul som er en del av bilsystemet, forenkles all regnskapsføring. On-line integrasjon innebærer at: - tall oppdateres kontinuerlig - enkelt å lete i hele systemet hvor enkeltposter eller tall kommer fra - tall lagres kun en gang - store rapporteringsmuligheter Alle bevegelser for hver konto er alltid oppdaterte. Før et bilag bokføres er det mulig å kontrollere hvordan postene vil påvirke beholdningskonti. Du kan se den nye saldoen og justere postene før bokføring. Store rapporteringsmuligheter I Finans-modulen finner du også standardrapporter for alt som har å gjøre med regnskapsføring og andre finansområder: balanse for budsjett, balanse for fjorår, budsjett, kladder, journaler, kontoplaner og kontokort, mva, kontoskjema, konsolidering og finansoppgaver. Med kontoskjema kan du definere og formatere et ubegrenset antall alternative rapporter med data fra Finans. På et kontoskjema kan du kombinere konti og totaler fra kontoplaner for å få akkurat den rapporten du trenger. Du kan opprette så mange skjema du vil og lagre dem i en tabell slik at du ikke må gå gjennom hele prosessen neste gang du trenger samme informasjon. Register over aktiva Modulen gir en omfattende mulighet til å organisere, håndtere og føre regnskap over selskapets aktiva. Sanntidshåndtering, analyse og rapportering av aktiva er basisfunksjoner. Systemet har flere metoder for avskriving. Statistikken er alltid i sanntid, noe som gir et komplett bilde av hver aktiva. Også vedlikeholds- og forsikringsinformasjon dekkes av modulen. Forenkle administrasjonen via integrasjoner Det finnes en rekke integrasjoner til andre systemer i Navision Bil. Med remitterings-modulen kan man kommunisere med sin bank om leverandørbetalinger. OCR modulen gir deg mulighet å lese inn kundenes innbetalinger rett i inn i Navision. Navision Bil kan også integreres med lønnsystem som Huldt & Lillevik eller Hogia lønn. Stort antall standardrapporter Drill-Down Navigering Avansert og brukervennlig filterfunksjon Kontoskjema rapporteringsverktøy Konsolidering Aktivamodul Remitteringintegrasjon leverandører OCR integrasjon for kunder Huldt & Lillevik lønnsintegrasjon Hogia Lønnsintegrasjon 6

Funksjonsoversikt Dette inngår i Navision Bil standard. CRM / Kundeoppfølging - CRM Basis - Aktiviteter - Markedsgrupper - Bransjer - Adresse synkronisering - Kontaktrapport Verkstedadministrasjon - Basis jobber - Basis resurs - Basis rater (basis flat rates) - Basis standard tider - Pakker (Meny Pricing) - Kreditnota - Basis vare - Basis motor-måledata - Basis serviceinnkalling - Spørring verksted - Oppdragsavvikling-job split - Fremmed hjelp-eksterne aktiviteter - Intern ordre - Årsakskoder - Flere ressurs-salgspriser - Ordreadministrasjon - Fakturering verksted - Mekanikerplanlegging, basis - Bokførte dokumenter - Basis garantiavvikling Biladministrasjon salg/kjøp - Basis bilkartotek - Bilregnskap - Basis modeller - Farge-trim - Bilkonfigurator - Innkjøpsadm. Biler - Kjøpsfakturaer biler - Bilfakturering - Lagerrente - Bruttofortjeneste-kalkulasjon - Kommisjon - "Wash out list" - Basis salg Delelager / Kjøp - Basis kjøp - Spørre varer - Varemaster - Erstatningsvarer - Varetelling - Kjøpsfaktura-rabatt - Kjøpsfakturaer - Samlefakturering - Innkjøpsadministrasjon - Restordrestyring - Alternative ordre/fakturaadresser - Delefakturering - Fakturarabatt - Kunde/varerabatt - Alternative leverandører - Kjøp kvantumsrabatter - Stykklister - Flere kostpriser - Alternative leveringsadresser - Bestillingsforslag - Bokførte kjøpsfakturaer - Bestillingsmottak-følgeseddelrutine - Purring bestillinger - Direkte levering - Leveringsforslag-restordre - Kjøps-deposit - s-deposit - Flere salgspriser Regnskap / Finans - Basis - Budsjetter - Kontoskjema - Fordeling - Bankkontostyring - Bankavstemming - Del-betalinger Øvrig - Valuta - Språk - Selgere / Innkjøpere - Utvidet tekster - Bruker ID / Passord - Tilgangsrettigheter - Windows NT/200x Tileggsmoduler Til standard Navision Bil finnes en rekke med tileggsmoduler - Utvidet CRM - Lån/leasing - Grafisk verkstedplanlegging - Stempling / Mønstring - SMS integrasjon - Klargjøringsordre til verksted - Kjøpekontrakt NBF - Integrasjon Norsk Bildelekatalog - Integrasjon Carweb - Integrasjon Autocontrol - Integrasjon CQS CRM - Bilutleie korttid med grafisk planlegging - Bilutleie langtid - Internett: webshop mm - Huldt & Lillevik lønn, integrasjon - Remittering, integrasjon - OCR, integrasjon - Compello lev faktura scanning - Biztalk, XML - Rapportgenerator - Utviklingsmiljø - Merke integrasjoner til bilprodusenter - Butikkfunksjonalitet - Personalsystem, basis - Aktiva regnskap - Basis aktiva - Forsikring - Vedlikehold - Fordelinger - Reklassifisering SPEED UP YOUR BUSINESS 7