Fra Ansatt til Visma Enteprise HRM Nyheter og endringer windows

Visma Enterprise HRM Versjon 2012.1 Fra Ansatt til Visma Enteprise HRM Nyheter og endringer windows Redigert 12.7.12

Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 2 av 57

INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE... 3 1 Innledning... 5 2 Generelle Nyheter og forbedringer... 6 Ny meny... 6 Ansattutforsker... 6 Utforsker... 6 Fanen; Ansattopplysninger... 7 Fanen; Stilling med fastlønn... 7 Fanen; Pårørende... 8 Fanen; Ferie... 8 Fanen; Web (i Ansatt)... 12 Kompetanse... 13 Fanen; Fravær... 13 Endret rutine for å registrere ny ansatt... 16 Postnummer og sted... 18 Oppdatering av NAV kontor... 18 Faste transaksjoner per selskap... 18 Mulighet for å merke grunndata som Passiv... 19 Arter generelt... 20 Rapportkjøring... 21 Rapportgenerator selskapsavhengig... 21 Kryptering av lønnsslipp - Lønnsslipp i dokumentarkiv... 22 AA-rapporten... 23 Lønnstabell 4 siffer... 23 Automatisk godkjenning av lønnsbilag valgfritt... 23 Skift selskap og år... 24 Endre standardverdier... 25 Påloggingsident Travel Send brukernavn og passord... 25 Div endringer i fravær... 26 Refusjon fra NAV automatisk utligning... 27 3 Ny bankrutine... 31 Konvertering av bankopplysninger... 31 Bankopplysninger under Ansattopplysninger... 31 Utenlandsk bankkonto... 35 Tilleggskonto... 36 Overføring fra en akkumulator... 36 Overføring av fast beløp eller prosentberegnet beløp... 39 Overføring til bank... 39 Utenlandske kontonummer... 41 4 Organisasjonsstruktur... 42 5 Brukeradministrasjon... 43 6 Selskapsstruktur... 44 Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 3 av 57

7 Lokale forhandlinger... 45 Forbedret funksjonalitet på web:... 47 Forbedret funksjonalitet i windows:... 47 8 Personalarkiv... 49 9 Veldedige og allmennyttige organisasjoner... 50 10 Rapportering til private pensjonskasser ny bransjenorm... 50 11 Timelønn... 51 12 Registrering av fravær og ferie på web... 51 13 Varsling ved fravær... 54 14 Mine ansatte... 55 15 Variabel lønn... 56 Registrere... 56 Angi kontering... 57 Kontroller og godkjenn de variable i Windows... 57 Oversikt... 57 Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 4 av 57

1 INNLEDNING Dette dokumentet beskriver nyheter og endringer som er implementert i Visma Enterprise HRM, og vi gir en generell beskrivelse av endringer i denne dokumentasjonen. Merk at vi her kun vil gi en overordnet beskrivelse av funksjonalitet knyttet til selve windowsløsningen. For å ta i bruk ny funksjonalitet vil det for flere av modulene være behov for videre opplæring om oppbygging og bruk av løsningen. Dette blir beskrevet i egen dokumentasjon. Eksempler på slike moduler er timelønn, organisasjonsstruktur, personalarkiv, mine ansatte, registrering av fravær/ferie på web og selskapsstruktur. Vi anbefaler at du tar deg tid til å lese hele dokumentet før du starter å bruke Visma Enterprise HRM. Da er du sikker på å få med deg nyheter som kan være nyttige for deg og din bedrift/kommune. De største endringene er; Ny meny Forbedret brukeropplevelse tilpasset Nordic Cool Endringer på Ansattutforskeren Flere bankkonti Endringer i fravær Refusjon fra NAV automatisk utligning (se egen dokumentasjon) Forbedret brukeradministrasjon (se egen dokumentasjon) Organisasjonsstruktur (se egen dokumentasjon) Selskapsstruktur (se egen dokumentasjon) Lokale forhandlinger Personalarkiv (se egen dokumentasjon) Forbedret rutine for Veldedige og allmennyttige organisasjoner (se egen dokumentasjon) Rapportering til private pensjonskasser ny bransjenorm (se egen dokumentasjon) Nytt brukergrensesnitt på web-modulene (se egen dokumentasjon) Timelønn (se egen dokumentasjon) Fravær og ferie på web (se egen dokumentasjon) Varsling ved fravær (se egen dokumentasjon) Mine ansatte Variabel lønn Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 5 av 57

2 GENERELLE NYHETER OG FORBEDRINGER Ny meny Det er gjort store forbedringer på menyen og menystrukturen. Menyen følger nå en Nordic Cool standard, som vi i tillegg har tilpasset i våre skjermbilder. Nordic Cool, er en fargeskala og presentasjonsmåte som er laget ut ifra at brukeropplevelsen skal ha hovedfokus. Det ligger omfattende brukertester bak denne standarden, og vi er stolte av å kunne innføre denne i våre systemer. Når det gjelder praktisk bruk av den nye menyen er stikkordene: Enkelklikk, egen meny, fullmeny, søk, historikk og skjul automatisk. Se under Introduksjon i hjelpefilen for mer informasjon. Hjelpefilen finner dere ved å trykke F1. Ansattutforsker Utforsker I Ansattutforskeren er det flere nyheter og forbedringer som er gjort. Noe er for å tilpasse rutinene Organisasjonsstruktur og Bank, mens andre er mindre endringer. Enhet er lagt inn som alternativ i Utforskeren. Her vil du finne alle enheter som det er knyttet ansatte til. De ansatte fremkommer nede i bildet. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 6 av 57

Tilsvarende er Organisasjonskart og Roller/Oppgaver lagt inn som utvalg. For nærmere beskrivelse, se dokumentasjon for "Organisasjonsstruktur". Fanen; Ansattopplysninger Under Bank, er det nå lagt inn mulighet for å ha flere bankkonti som du ønsker å overføre penger til. Du har også mulighet til å overføre til utenlandske bankkonti. Fanen; Stilling med fastlønn I dette bildet er det gjort en del endringer. Konteringsbegrepene er flyttet til en egen fane. Utbetalingssted og red.ferie er flyttet til fanen andre opplysninger, tjenestested er flyttet til fanen statistikk. Videre er fastlønnstransaksjoner og lønnsopplysninger nå å finne i samme fane. Det kommet nye felt; Enhet og Overordnet, disse er nærmere omtalt i dokumentasjonen for organisasjonsstruktur. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 7 av 57

Stilling med fastlønn Historikk Dersom markøren står på stillingsid eller pr dato-feltet når du trykker på knappen, vil du få se all historikk for stillingen. Dette er som tidligere. Dersom markøren står på et annet felt når du trykker på knappen, vil du få se historikk for aktuelt felt. Dette er nytt. Fanen; Pårørende Pårørende er utvidet med felt for Kronisk, Ekstra dager og Eneforsørger. Disse feltene er bare aktive når slektskapet er Barn. Ekstra dager er bare aktivt når det er satt hake i Kronisk. Det er også et nytt felt for Passiv. Dette har sammenheng med at dersom et barn er knyttet til et fravær, er det heretter ikke mulig å slette barnet. I slike tilfeller kan dere sette hake i Passiv. Barn merket med Passiv vil ikke vise i dropdown ved fraværsregistrering. Merk: Heretter er fødselsdato påkrevd felt for alle pårørende. Ved overgang til HRM blir det kjørt en automatisk konvertering. Pårørende som har registrert fødselsår får verdi 01.01.år. Pårørende uten registrert fødselsår får verdi 01.01.1970. Fanen; Ferie Vi har lagt inn et nytt felt i feriebildet i ansattutforskeren. Det nye feltet heter "Feriepenger til gode". Beløpet blir hentet fra ny akkumulator for til gode feriepenger. Denne skal vise summen av til gode ordinære feriepenger (vanligvis akk 4100) og feriepenger over 60 år (vanligvis akk 4070). Opprett ny akkumulator. Vi anbefaler akkumulatornummer 4170 Feriepenger til gode. Akkumulatoren skal ha akkumtype O, slik at den blir overført fra år til år. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 8 av 57

Akkumulatoren skal være tilknyttet alle arter som fra før inngår i akk 4100 eller 4070. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 9 av 57

Når dette er gjort, kjører dere korrigert akkumulering på måned 12 i 2012 (forrige år). Kjør kun på den nye akkumulatoren. Merk: Korrigering av akkumulatorer er aktuelt for de av dere som konverterer etter at feriepengene er oppdatert i årsoppgjøret og før feriepengene utbetales i juni. Deretter overfører dere akkumulatorverdien fra forrige år til i år. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 10 av 57

Kjør så ny korrigert akkumulering, denne gangen for akkumulator 4170. Kjør for alle avsluttede måneder i 2013 (inneværende år): Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 11 av 57

I bildet Selskapsinformasjon oppgir dere den nye akkumulatoren for opptjent totalt, i feltet Akk for opptjent. Når disse stegene er utført, vil dere finne beløpet for til gode feriepenger i feriebildet. Dette er altså akkumulatorverdien på 4170. Vi minner om at dere har muligheten til å legge den nye akkumulatoren inn under Akkumulator lønnskonvolutt. Dermed vil de ansatte få informasjon om hvor mye feriepenger de til enhver tid har til gode. Fanen; Web (i Ansatt) Fanen for Web er fjernet. Felter som tidligere lå her, er flyttet til Brukeradministrasjon. For nærmere beskrivelse, se dokumentasjon for "Brukere - Brukeradministrasjon". Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 12 av 57

Kompetanse I windows er det mulig å merke hele kompetansegrupper slik at de kun gjelder for ansatte. Det er også mulig å merke enkelte felt innenfor en kompetansegruppe. Web tar nå hensyn til denne merkingen. Det er dermed mulig å differensiere hvilke felt som er tilgjengelige for søkere og for ansatte. Det er også mulighet for å merke kompetansen som reell, ønsket eller planlagt. Nå kan vi skille de ulike kompetansetypene også på web. Filter står som standard på Reell. Merk: Det er kun ansatte som har denne muligheten. For eksterne/søkere er det bare aktuelt med reell kompetanse. Fanen; Fravær Maksdato NAV og Maksdato intern Det er nå 2 felt for maksdato i fraværsbildet: Maksdato intern (tidligere Maxdato refusjon), og et nytt felt for Maksdato NAV. Feltet Maksdato NAV blir oppdatert på 3 måter: Refusjon mottak NAV, når dere legger inn maksdato ved føring av mottatt refusjon Innlesing av datafil fra NAV (ny rapport knyttet til automatisert registrering av mottak) Registrere direkte i fraværsbildet Feltet er i utgangspunktet blankt når dere har startet versjon 2012.1. Merk: Vi anbefaler å kopiere over verdier som ligger i Maksdato intern til Maksdato NAV ved hjelp av rapporten Endring av ansattdata, for å få riktig dato på alle som allerede er registrert. I rapporten I rapporten Endring av ansattdata, er det lagt til et kolonnevalg under tabellvalg Ansatt og Ansatt/Stilling: MaksdatoNAV=MaksdatoIntern. Rapporten kan dere også kjøre på et senere tidspunkt, fordi rapporten kun legger inn verdi dersom feltet Maksdato NAV er blankt. Feltet Maksdato intern er til fri bruk og kan for eksempel brukes dersom dere har annen dato for stopp i lønn enn maksdato fra NAV. Feltet oppdaterer du i fraværsbildet. I rapporten Maksdato ligger nå begge datoene. Utvalg, sortering og layout er også endret. Blant annet kan utskriften sorteres på dato og kjøres med sideskift pr ansvar. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 13 av 57

Status på fravær I forbindelse med saksgang har fraværstabellen fått et nytt felt for saksgang-status pga ny modul for fraværsregistrering på web. Det nye feltet er ikke synlig i windows, men vi bruker verdien fra feltet. I skjermbilder og rapporter utelater vi fravær som er underveis i saksgangen eller til godkjenning. Dette gjelder for eksempel fraværsbildet i ansattutforsker og refusjonsrapportene. Unntaket er bildet for godkjenning av fravær fra web, hvor vi viser kun fravær med status Til overføring. Etter godkjenning får fraværet status Overført. Fravær som blir registrert i windows får automatisk status Overført. Nye felt i fraværsbildet windows Tilfelle-id Rutinen Fraværsoppfølging med varsling web har medført at det er et nytt felt i fraværsbildet: Tilfelle-id. Feltet har bare betydning for varslingsrutinen. Fravær som tilhører samme arbeidsgiverperiode får samme tilfellenummer. Alle nye sykefravær vil automatisk få tildelt et nummer. Dere kan overstyre og knytte nytt fraværstilfelle til et tidligere tilfelle ved å klikke på nedtrekkspilen i feltet eller skrive direkte i feltet. Nye felt knyttet til tilfelle-id finner dere også i detaljbildet for fraværslinjen: Fraværstilfelle og Fradato (tlf). Her kan dere overstyre fradato for tilfellet dersom det er nødvendig. Det er aktuelt dersom den ansatte for eksempel har brukt av sine sykepengerettigheter i et tidligere fraværstilfelle. For nærmere informasjon, se egen dokumentasjon: Fraværsoppfølging med varsling. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 14 av 57

Barn Vi har lagt inn kolonne for Barn i fraværsbildet. Dette er valgfritt eller påkrevd felt, alt etter hva dere har valgt i systemkodebildet. Lenger til høyre i bildet finner dere en annen ny kolonne: "Registrert av". Vi minner om at dere selv kan styre rekkefølgen på kolonnene ved å høyreklikke på kolonneoverskriften. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 15 av 57

Endret rutine for å registrere ny ansatt Når du skal opprette en ny ansatt, har du nå et nytt valg som heter "Person". Her kan du velge personer som allerede finnes i systemet. For å få en bedre oversikt over personer som er registrert fra før, har vi lagt inn utvidet funksjonalitet i rutinen for nyansettelser. Bildet er noe endret og ser slik ut: Skal den ansatte hentes fra Rekrutteringsmodulen, trykker dere pilen bak Jobbtilbud og velger person derfra. I alle andre tilfeller går dere via pilen bak Person. Dere kommer da inn i et nytt bilde som ser slik ut: Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 16 av 57

Ved å angi kriterier i venstre del av bildet og trykke Enter, vil høyre del av bildet vise tilsvarende personer. De som er merket med blå ball ligger som søkere. De som er merket med personfigur ligger som ansatte. Dersom den personen dere skal registrere kommer frem i høyre del, setter dere markøren på aktuell person og trykker Velg. Da vil opplysningene om vedkommende følge med over i Ny ansatt-bildet. Registreringen skal du fullføre der. Dersom den personen dere skal registrere ikke kommer frem i høyre del, må du fylle ut alle felt merket med stjerne. Når alle felt har verdi, blir knappen for Lagre som ny aktiv. Opplysningene vil følge med over i Ny ansatt-bildet. Registreringen fullfører du der. Når du oppretter en ny ansatt oppretter systemet samtidig denne som bruker i Brukeradministrasjon. Brukernavn blir satt til fullt navn. I praksis betyr dette Etternavn Fornavn eller Fornavn Etternavn, avhengig av hva dere har valgt. Dersom navnet er brukt fra før i brukeradministrasjon, blir det lagt et løpenummer i tillegg. Registrering av e-post som alias i Brukeradministrasjon gjør dere fortsatt manuelt, for de som ønsker å ha e-post som brukernavn. Vi presiserer at dette gjelder ved nyansettelser, da eksisterende ansatte automatisk får e-post som alias ved overgang til Enterprise HRM. Skal den nyansatte være bruker av windows-løsningene, gir du de korrekte tilgangene i Brukeradministrasjon. Skal vedkommende ikke ha krav om å oppgi brukernavn og passord ved pålogging til windows, registrerer du domenebruker som alias i Security. Dette er tilsvarende som ved bruk av Ansatt. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 17 av 57

Postnummer og sted Her kan du nå lagre utenlandske postnummer. Er landkoden lik "NO" og du legger inn et firesifret postnummer, vil du få fram poststed automatisk som tidligere. Hvis landkoden er ulik "NO", har du nå mulighet til å lagre utenlandske postnummer. Feltet blir lagret per ansatt. Oppdatering av NAV kontor Under menyen for Grunndata\ Generelt har vi nå tilført en rapport kalt NAV oppdatering. Start nedlasting vil oppdatere tabellene for NAV-kontor og NAV-kontor per gate. Opplysningene hentes direkte fra NAV s hjemmeside og vil derfor være à jour ifht NAV. Faste transaksjoner per selskap Under menyen for Grunndata/Selskap, ligger det et skjermbilde for "Faste transaksjoner". Dette skjermbildet er endret. Se nedenfor. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 18 av 57

Ved å bla med "PgUp" og "PgDn", når markøren står i feltet for Artnr, ser du de ulike faste transaksjonene som er registrert her. Mulighet for å merke grunndata som Passiv Grunndata som ikke lenger er i aktiv bruk, kan heretter bli merket som Passiv. I zoomene vil vi som standard vise kun aktive koder. Det vil være mulig å hente frem de passive, og det vil være lov å bruke også de passive kodene Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 19 av 57

Arter generelt Det er gjort endringer i artsbildet. Det er ikke lenger bokstaver for å kode arbeidsgiveravgift, feriepenger, skatt etc. Dette gjøres nå ved å sette haker på de rette feltene. Videre så er det også endringer i feltet for etterbetaling. Ved å sette hake i dette feltet betyr det at arten inngår i etterbetalingen. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 20 av 57

Rapportkjøring Alle rapporter er gjennomgått og valg for kjør lokalt og kjør på server er fjernet. Disse er erstattet med et valg: kjør rapport. Videre er rapportene gått gjennom og strukturert på en bedre måte. Fri fraværsstatistikk er et eksempel på det: Rapportgenerator selskapsavhengig Alle rapportene blir heretter lagret pr selskap. I forbindelse med overgangen til 2012.1 har eksisterende rapporter blitt kopiert ut på hvert sitt selskap. Når dere senere gjør endringer på en rapport, eller oppretter ny rapport, vil dette gjelde kun for pålogget selskap. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 21 av 57

Kryptering av lønnsslipp - Lønnsslipp i dokumentarkiv Dokument med fødselsnummer kan gjerne bli sendt som e-post, forutsatt at sendingen blir kryptert. Vi har derfor gjort det mulig å sende lønnsslippen som et kryptert pdf-dokument. Ny lønnsslipp "HR". Html-formatet som tidligere ble brukt på e-post utgår. Lønnsslipper på e-post fra lønnsslippbildet kommer på format HR. Valgfri utskrift av fødselsnummer. Fødselsnummer krever kryptering. Lønnsslipper på e-post fra transaksjonsbildet kommer på format HR, med fødselsnummer og krav om kryptering. Lønnsslipper til dokumentarkivet kommer på format HR, med fødselsnummer. Lønnsslipper til papir på format H1, H2, H4 og H7 kommer alltid uten fødselsnummer. Lønnsslipper til papir på format H6, H8, H9 og HR kommer alltid med fødselsnummer. Samtidig som vi innfører kryptering av lønnsslippen som pdf-dokument, fjerner vi muligheten for å kryptere ved hjelp av SilverKey. Dette er for å sikre en lik håndtering og redusere behovet for vedlikehold. Merk: Dere bør informere de ansatte om at de må ha installert Adobe Reader for å lese pdfdokumentet. Hvis kryptering ønskes og ikke tidligere er benyttet må passord sendes ut i forkant. Forslag til informasjon til de ansatte angående pdf: "Lønnsslippen kommer i pdf-format. Dersom du ikke kan lese vedlegget, vær vennlig å gå til http://www.adobe.no og last ned Adobe Acrobat reader gratis ved å klikke på "Get Adobe Reader". Du trenger bare å laste ned programmet en gang, så er det installert på maskinen for senere bruk. Nedlastingen tar normalt 1-2 min." For å få lagt lønnsslippen i dokumentarkivet på web setter dere hake i Dokumentarkiv under Styringsparametre når dere kjører lønnsslippen. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 22 av 57

AA-rapporten Rapporten for å sende AA-meldinger til NAV er endret. Vi har hatt en god prosess sammen med NAV for å forbedre rapporteringen. Endringene er disse: Ved endring av organisasjonsnummer blir lønnstakeren utmeldt fra det opprinnelige nummeret og deretter innmeldt på det nye organisasjonsnummeret. Beregningen av timer pr uke er endret. En lønnsperiode betraktes nå som en måned. Det vil si at antall variable timer i en periode blir ganget med 12 måneder og delt på 52 uker. I tillegg kommer utregningen av timer fra fastlønn. En person kan få flere endringsmeldinger i samme rapporteringsperiode. Endring i timetall mellom to perioder blir ikke meldt hvis endringen er under 0,5 timer. Recordlengden er satt fast til 120 posisjoner. Det er mulig å velge utskrift av kun ansatte med endringer. Fjernet ansattdato på alle transaksjonstyper unntatt 8I Innmelding. Tidligere endringer blir meldt med endringsdato lik dagen etter siste oppdaterte statusmelding. Det blir generert statusmeldinger for hver innsending for bedre kontroll av endringer på kontrollrapporten. Rapportdato blir lagt inn i transaksjonene i stedet for kjøredato. Da får man bedre kontroll med hvilken periode som rapporteres. Lønnstabell 4 siffer Registeret for lønnstabeller er utvidet, slik at det er heretter mulig å bruke tabellnummer med inntil 4 siffer. Automatisk godkjenning av lønnsbilag valgfritt I rapportene Kontering og Kontering refusjon har vi lagt inn mulighet for å angi hvorvidt bilaget automatisk skal bli merket som godkjent i Økonomi. Dette vil gjelde for våre kunder som bruker Enterprise økonomi. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 23 av 57

Skift selskap og år Du skifter nå selskap og år oppe til høyre i bildet. Dette gjelder når du allerede er inne i modulen. Avsluttede år som står nederst på hvert selskap er avsluttede år i Økonomi. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 24 av 57

Endre standardverdier Det er nå mulig å legge inn/endre standard oppstartsverdier direkte fra HRM. Det kan du gjøre fra Verktøy Oppstartsverdier. Bildet du kommer inn i oppdaterer samme felt som du finner i Brukeradministrasjon Bruker Modulspesifikke egenskaper. Påloggingsident Travel Send brukernavn og passord Feltet "Ekstern pålogging" i persondatabildet er et krav for å kunne overføre og bruke Travel. Det er nå mulig å sette og/eller formidle denne informasjonen ved hjelp av rapporten "Send brukernavn og passord". Du har 4 alternative feltverdier: E-postadresse, initialer, selskapsnr ansattnr og securitybruker. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 25 av 57

Div endringer i fravær Arbeidsgiverperiode Tidligere var arbeidsgiverperiode hardkodet til 16 dager med mulighet for å overstyre til 3 dager pr ansatt. Vi har nå lagt til rette for å endre arbeidsgiverperioden, med tanke på fremtidige regelendringer. Dere finner nå felt for arbeidsgiverperiode i bildet Refusjon generelt. Ved overgang til 2011.1 vil feltet automatisk få verdi 16 dager. Grenseverdier Dager +/- og Beløp +/- brukes av rutinen Refusjon fra NAV Automatisk utligning. I mange tilfeller er det ikke samsvar mellom krav som dannes i HRM og mottak fra NAV. I disse feltene angis hvor stort avvik som er akseptabelt i forhold til beløp eller fraværsperiode. Feltene er nærmere beskrevet i dokumentasjonen Refusjon fra NAV Automatisk utligning. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 26 av 57

Refusjon fra NAV automatisk utligning Rutinen leser inn refusjon fra fil og gir forslag til automatisk match mot refusjonskrav. Mottatte refusjonslinjer som ikke matches automatisk avstemmes manuelt i samme rutine. Rutinen håndterer også refusjon av feriepenger. Erstatter manuell håndtering av mottak. Rutinen er lisensbelagt. For nærmere informasjon se egen dokumentasjon. Feilrettinger og forbedringer Vi har rettet feil og gjort forbedringer ut fra innmeldte kundesaker på fravær og refusjon. Dere finner oversikt over dette i revisjonsbeskrivelsen. De viktigste punktene er: Rettet håndtering av sykemelding og permisjoner i forbindelse med ferie Rettet håndtering av refusjon for timelønte som er kronisk syke Lagt inn mulighet for å endre ukelønn på timelønte Lagt inn forbedret mulighet for å utvide tildato på fraværslinjen Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 27 av 57

Slett ansatte Rapporten for å slette ansatte er endret. Tidligere var det en forutsetning at det ikke fantes lønnstransaksjoner, akkumulerte verdier, fravær osv. Rapporten sletter nå innholdet i alle tabeller. Dette setter strengere krav til brukeren, så vi anbefaler at denne er tilgjengelig for kun utvalgte brukere. Merk: Vi anbefaler at dere legger applikasjonen XSLET-C0 inn i Brukeradministrasjon og gir tilgang til utvalgte brukere. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 28 av 57

Slett søknader/personer Denne rapporten er utviklet for å styrke personvernet. Sletting av søknader/søkere er beskrevet i Nyheter Web rekruttering. Alle opplysninger om personen, for eksempel adresse, skatteopplyninger, pårørende og kompetanse på personnivå blir slettet. Brukeren i Brukeradministrasjon får status deleted. Dette valget krever også at evt. søknadsopplysninger slettes. Rapporten skal alltid kjøres uten oppdatering først. Merk: Sletting kan ikke annulleres. Vi anbefaler at dere legger applikasjonen XSLETT-SOKER inn i Brukeradministrasjon og gir tilgang til utvalgte brukere. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 29 av 57

Status på brukere i Brukeradministrasjon Dette er en rydderapport for eksisterende data i brukeradministrasjon. Rapporten kan være en del av rutinene når ansatte slutter. Ønsker dere å kjøre rapporten jevnlig, kan det med fordel settes opp en regelmessig jobb i programserveren. Kunder som ikke bruker Rekruttering på web kan sette Status Passiv eller Slettet på alle som slutter. Feltforklaring: Felt Sett ansatte som aktive brukere Sett tidligere ansatte som aktive brukere Sett tidligere ansatte som slettede brukere Forklaring Endrer status fra aktiv til passiv. Brukere som har status DELETED blir ikke satt aktive igjen. Endrer status fra passiv til aktiv. Brukere som har status DELETED blir ikke satt aktive igjen. Endrer status fra aktiv eller passiv til DELETED. Nullstiller samtidig alle opplysninger (e-post, fullmakter, alias osv.) Dato for endret status blir lagt i parentes bak brukernavnet. Merk: Vi anbefaler at dere legger applikasjonen AR102STATUS inn i Brukeradministrasjon og gir tilgang til utvalgte brukere. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 30 av 57

3 NY BANKRUTINE I Visma Enterprise HRM har du nå mulighet til å benytte utenlandske bankkontoer på de ansatte. Det vil si at du kan utbetale lønn til utenlandske lønnsmedarbeidere og norske arbeidstakere som har bankkonto i utlandet. Dette kan du gjøre via rutinen for Telepay. Merk: Overføring til utenlandske bankkonto, kan kun gjøres ved bruk av telepay på rapporten for "Generere overføringsfil til bank eller post". En annen nyhet, er at du nå kan overføre deler av lønnen til en eller flere tilleggskontoer. Eks. sparekonto, regningskonto osv. Hvilket beløp du ønsker å overføre, kan du velge ut ifra et fast beløp, et prosentberegnet beløp, eller en akkumulator. Konvertering av bankopplysninger Første gang du går inn i Visma Enterprise HRM, vil dine tidligere bankopplysninger automatisk bli konvertert. Grunnen til dette er at bankopplysninger har fått nye felter for hovedkonto og tilleggskontoer. Du vil se at konverteringen pågår via en opplysningslinje øverst i skjermbildet. Det blir gitt en melding når konverteringen er ferdig. Gå deretter inn på en ansatt, for å sjekke at bankkontoen ser riktig ut. Bankopplysninger under Ansattopplysninger Bildet Ansattopplysninger er delt opp i følgende mapper/faner; Skatt Bank Statistikk Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 31 av 57

Under Bankopplysninger, kan du legge inn en hovedkonto og flere tilleggskontoer. Hovedkontoen er kontoen lønnen til den ansatte blir overført til. Tilleggskontoer kan for eksempel være sparekonto, regningskonto osv, som du ønsker at deler av lønnen skal bli overført til. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 32 av 57

Feltforklaring til Hovedkonto: Felt Forklaring Kontonummer Her legger du hovedkontonummeret til den ansatte Kontoholder Landkode Kontoeierens navn. Feltet kan være blankt. Her velger du landet som kontoen tilhører. SWIFT/BIC IBAN Her legger du inn SWIFT/BIC koden som tilhører bankkontoen. Koden får du fra kontoeieren. Feltet blir synlig etter at du har valgt en landkode som er ulik "NO". SWIFT er et internasjonalt betalingsnettverk som bankene bruker for utbetalinger til utlandet. Banker som er medlem av SWIFT-nettet, har en egen unik SWIFT-adresse på 8 eller 11 tegn. Koden består av en kombinasjon av bankens navn, land og sted. Her legger du inn IBAN koden som tilhører bankkontoen. Koden får du fra kontoeieren. Feltet blir synlig etter at du har valgt en landkode som er ulik "NO" IBAN (International Bank Account Number) er den internasjonale standarden for bankkontonummer. Kjennetegnet på IBAN er at kontonummeret starter med 2 bokstaver som er landkoden. Deretter er tegnene ulike. Feltforklaring til Tilleggskonto: Felt Forklaring Tilleggskonto Her legger du inn et valgfritt navn for beskrivelse av tilleggskonto. Kontonummer Her legger du inn bankkontoen du skal overføre til. Nasjonalitet Her legger du inn Nasjonalitet. Land Her blir landet tilhørende nasjonaliteten i forrige felt vist. Type Her kan du velge mellom Beløp, Prosent eller Akkumulator. Verdi Akkumulatortekst Her angir du verdien ut ifra hvilken type du har valgt (akkumulatornummer, beløp eller prosent). Tekst fra akkumulator (hvis akkumulator er valgt). Kontoholder Kontoeierens navn. Feltet kan være blankt. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 33 av 57

Felt Forklaring SWIFT/BIC IBAN Her legger du inn SWIFT/BIC koden som tilhører bankkontoen. Koden får du fra kontoeieren. Landkoden må være ulik "NO". SWIFT er et internasjonalt betalingsnettverk som bankene bruker for utbetalinger til utlandet. Banker som er medlem av SWIFT-nettet, har en egen unik SWIFT-adresse på 8 eller 11 tegn. Koden består av en kombinasjon av bankens navn, land og sted. Her legger du inn IBAN koden som tilhører bankkontoen. Koden får du fra kontoeieren. Landkoden må være ulik "NO". IBAN (International Bank Account Number) er den internasjonale standarden for bankkontonummer. Kjennetegnet på IBAN er at kontonummeret starter med 2 bokstaver som er landkoden. Deretter er tegnene ulike. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 34 av 57

Utenlandsk bankkonto Hvis du bruker Telepay-rutinen, ved generering av fil til post eller bank, har du mulighet til å overføre til utenlandske bankkontoer i tillegg til norske. Merk: Du må først legge inn en annen landkode enn "NO", for at feltene for "SWIFT/BIC" og "IBAN" skal bli vist i skjermbildet. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 35 av 57

Tilleggskonto Det er mulighet for å kunne overføre penger til mange andre tilleggskontoer, både norske og utenlandske. Dette kan du selv om hovedkontoen er norsk. Hvilket beløp du ønsker å overføre, kan du velge ut ifra en akkumulator, et fast beløp, eller et prosentberegnet beløp. Se forklaring nedenfor. Overføring fra en akkumulator For å kunne overføre et beløp fra en akkumulator, må du oppdatere verdier i skjermbildet "Akkumulator- tilleggskonto". Skjermbildet ligger under Grunndata- Art/akkumulator. Merk: Hvis det tidligere er benyttet akkumulator i "Alternativt trekk" under Ansattopplysninger (versjoner før Enterprise HRM) på en eller flere ansatte, vil akkumulatoren bli overført til dette bildet. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 36 av 57

Feltforklaring til feltene i skjermbildet: Felt Forklaring Beskrivelse av tilleggskonto Her legger du inn et valgfritt navn for beskrivelse av tilleggskonto. Akkumulator Akkumulatornavn Her legger du inn de forskjellige akkumulatorene som du ønsker å kunne benytte, for overføring til en eventuell tilleggskonto. Her blir navnet til akkumulatoren du valgte i forrige felt vist. I skjermbildet på forrige side, er det lagt inn tre forskjellige eksempler; Akkumulator 1050 - Overtid: Hvis den ansatte ønsker å overføre alle lønnslinjer / transaksjoner som har akkumulator for Overtid til en egen tilleggskonto, velger du denne under Ansattopplysninger. Akkumulator 902 Reiseregning: Hvis den ansatte ønsker å overføre alle lønnslinjer / transaksjoner som har akkumulator for Reiseregning til en egen tilleggskonto, velger du denne under Ansattopplysninger. Akkumulator 8090 Bidragstrekk: Hvis den ansatte ønsker å overføre alle lønnslinjer / transaksjoner som har akkumulator for Bidragstrekk til en egen tilleggskonto, velger du denne under Ansattopplysninger. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 37 av 57

Når du skal legge inn en overføring fra en akkumulator, gjør du dette via tilleggskontoen. Feltet ligger under fanen "Bankopplysninger" i skjermbildet Ansattopplysninger. I feltet for "Type", angir du om overføringsbeløpet skal være ut ifra en akkumulator. Når du velger akkumulator, får du opp et nytt bilde hvor du kan velge hvilken akkumulator du skal ha. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 38 av 57

Overføring av fast beløp eller prosentberegnet beløp Hvis du skal overføre et fast beløp eller et prosentberegnet beløp til en tilleggskonto, registrerer du dette på de ansatte i Ansattutforskeren. Valget av Fast beløp eller Prosent velges under feltet "Type". Overføring til bank Det er laget en egen rapport for generering av bankfil og utskrift av bankliste. De ulike banktypene og utskriftene velger du under feltet "Filtype". Rapporten ligger under Rapporter- Lønnskjøring. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 39 av 57

Feltforklaring til de forskjellige Filtypene: Filtype Forklaring Telepay BBS Dette er fil til Telepay. Merk: For å kunne benytte denne filtypen må feltene for "Telepay Betalingsform" og "Kundenummer" være utfylt. Feltene ligger under Grunndata\ Selskap\ Selskap\ Avtalenr./kundenr. Dette valget må du bruke når du skal overføre til utenlandske bankkontoer. Dette er en fil som blir generert til BBS, uten melding til mottaker. Merk: For å kunne benytte denne filtypen må feltet for "BBS Avtale Id" være utfylt. Feltene ligger under Grunndata\ Selskap\ Selskap\ Avtalenr./kundenr. BBS m/melding Dette er en fil som blir generert til BBS, med mulighet for å legge inn meldinger til mottaker. Merk: For å kunne benytte denne filtypen må feltet for "BBS Avtale Id" være utfylt. Feltene ligger under Grunndata\ Selskap\ Selskap\ Avtalenr./kundenr. BBS m/transer Dette er en fil som blir generert til BBS, men med utskrift av alle lønnstransaksjonene på betalingsblanketten. Merk: For å kunne benytte denne filtypen må feltet for "BBS Avtale Id" være utfylt. Feltene ligger under Grunndata\ Selskap\ Selskap\ Avtalenr./kundenr. Dette valget er kun aktuelt for de som ikke mottar lønnslipper. Ingen Ingen fil blir laget. Kun utskrift som du kan sortere på kontonummer eller ansattnavn. Merk: For alle filtypene som er beskrevet ovenfor, blir det også skrevet ut utskrift i tillegg. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 40 av 57

Utenlandske kontonummer Hvis du har ansatte med utenlandske kontonummer på lønnskjøringen, vil du få; 1 fil og 1 utskrift for norske bankkontoer, og 1 fil og 1 utskrift for utenlandske bankkontoer Merk: Det er kun Telepay som håndterer utenlandske bankkontonummer. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 41 av 57

4 ORGANISASJONSSTRUKTUR I egen dokumentasjon for organisasjonsstruktur finner dere all nødvendig informasjon for å komme i gang. Organisasjonsstruktur gjør det mulig å opprette organisasjonskart, opprette roller og oppgaver som det ønskes og rapporterer på i organisasjonen, samt enkelt å få informasjon om hvem som er overordnet i en avdeling. For å ta i bruk modulene Timelønn, Personalarkiv, Mine ansatte, Fravær/ferie og Varsling Web på web er det en forutsetning at Organisasjonsstruktur er bygget opp. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 42 av 57

5 BRUKERADMINISTRASJON Modulen for Brukeradministrasjon styrer alt som har med tilgang til moduler, funksjoner og data, også det som tidligere lå i de enkelte systemene. Modulen er felles for alle Enterprisemoduler, og den inneholder oversikt og status for alle modulene. I Brukeradministrasjon definerer vi Brukergrupper og gir tilgang til disse, og brukere er medlemmer av aktuelle grupper. Det er nå mulig å opprette grupper på tvers av Enterprisesystemene, slik at medlemmene har tilgang i flere av systemene. Dette kan være aktuelt for ledergrupper. Videre inneholder modulen oversikt over alle Brukere. Det er fullt mulig å styre all tilgang på brukernivå, men det forenkler naturligvis å melde brukere inn i Brukergrupper. Vi anbefaler alle å administrere tilgang ut fra Brukergrupper. Når det gjelder Fullmakter, som styrer tilgang på blant annet konteringsbegrepsnivå, skal eventuelle begrensninger være registrert på den enkelte brukeren. Modulen for Brukeradministrasjon er bygget på de samme prinsippene som Security. I bunnen ligger hovedsaklig de samme tabellene. De som er kjent i Security vil fort kjenne seg igjen her, selv om skjermbildene er helt nye. Det viktigste nye er: Funksjonalitet fra tidligere Security- og Systemadministrator er slått sammen i nye skjermbilder. Det er lagt inn en Utforsker, hvor man flytter mellom Systemer, Brukergrupper og Brukere. Modultilganger viser enkel oversikt over tilganger pr system. Brukergrupper kan nå defineres på tvers av systemene med tilgang i flere/alle. Tidligere Brukeradgangskontroll er flyttet inn i Brukeradministrasjon, nå kalt Fullmakter. Derved er registrering av brukere ikke nødvendig i de enkelte system. En felles e-postadresse I Enterprise ligger e-postadressen lagret i Brukeradministrasjon. Ved vedlikehold av e-post i en Enterprisemodul blir e-postfeltet i Brukeradministrasjon oppdatert. Alle system bruker den samme e-posten. Vi gir dialog med informasjon om dette i Persondatabildet og i Personalia/Brukerinnstillinger på web. Merk: På brukere som sender e-post fra jobb, for eksempel innen Rekruttering, må det være jobb-epost som er registrert. For nærmere beskrivelse av rutinen henviser vi til egen dokumentasjon. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 43 av 57

6 SELSKAPSSTRUKTUR Vi har forbedret Enterprise HRM slik at det er lettere å administrere flere selskap. Et eller flere selskap blir definert som malselskap. Hvert malselskap kan ha en rekke selskap knyttet til seg. Når det er behov for å endre grunndata gjør vi det i malselskapet og kopierer til tilknyttede selskap. Vi ivaretar behovet for avvikende grunndata, på selskaps- og feltnivå. Det blir enklere å kjøre rapporter på tvers av selskap. Forbedringene innebærer: Vi innfører begrepet malselskap, nytt felt i selskapsbildet Forenklet rutine for oppstart av nytt selskap Ny rutine for å kopiere grunndata fra malselskap til tilknyttede selskap Forbedret rutine for kjøring av rapporter på tvers av selskap En rekke tabeller/grunndata er endret fra selskapsuavhengige til selskapsavhengige For nærmere beskrivelse av rutinen henviser vi til egen dokumentasjon. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 44 av 57

7 LOKALE FORHANDLINGER Vi har gjort Lokale forhandliger tilgjengelig fra web i Enterprise HRM. Vi har samtidig forbedret windowsdelen med nyheter og endringer. Webmodulen er felles for Enterprise HRM og Unique Ansatt. Tilgangen til web i HRM blir automatisk innvilget til brukere som er med i forhandling og/eller er forhandlingspart. Det er altså ikke nødvendig med en egen tilpasset ressurs (tidligere kalt brukerdefinert ressurs). I Enterprise HRM finner du Lokale forhandlinger på web på startsidene. Etter at du har klikket på Forhandling/Lokale forhandlinger på web, skal du oppgi brukernavn og passord. Dette er de samme som du bruker ved pålogging web. Kunder som bruker Single Sign On vil komme direkte inn i Forhandlinger. Den enkelte ansatte finner sine opplysninger under fanen Min forhandling. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 45 av 57

De som logger seg på som ledere eller tillitsvalgt, har i tillegg en fane Tillitsvalgt/leder. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 46 av 57

Forbedret funksjonalitet på web: Overføring fra web forhandling til Excel Det er nå mulig å eksportere data fra web-modulen til Excel. Dette gjør du i fanen Tillitsvalgt/leder, nederst til høyre i bildet. Mulig å registrere Krav 3 og 4 Vi har utvidet slik at det er mulig å registrere inntil 4 krav fra fagforeningene. Forbedret funksjonalitet i windows: Mulig å registrere Krav 3 og 4 Vi har utvidet slik at det er mulig å registrere inntil 4 krav fra fagforeningene. Mulig å slette/kopiere mer enn ett forhandlingssett. Tidligere begrensning på å kopiere/slette kun ett forhandlingssett om gangen er fjernet. Det betyr for eksempel at det er mulig å slette alle krav og tilbud i en operasjon. Det blir også mulig å kopiere alle tilbud som er Akseptert over til Endelig resultat i samme operasjon. Krav m/status Under arbeid er ikke synlig for arbeidsgiver Krav fra fagforeningene som er registrert med status Under arbeid vil ikke være synlig i Unique Ansatt og Enterprise HRM. Først når foreningene setter status på kravene til Gjeldende, vil kravene bli synlige. Mulig å søke opp krav / tilbud med forskjellig status samtidig Kolonne for Status i tabell Resultat tillater nå at det søkes etter flere status-verdier samtidig, ved å angi hele eller deler av verdien, adskilt med komma. Ved å søke etter for eksempel a,g eller Aks,Gje og krysse av for alle Tilbud, får man opp en øyeblikksoversikt over forhandlingen så langt og kan beregne kostnaden. Brukerdefinert ressurs Forhandling i Security utvides. Brukerdefinert ressurs Forhandling hadde tidligere to nivå. SYSADM med alle rettigheter og BRUKER som ikke hadde tilgang til Grunndata i modulen, og heller ikke adgang til å overføre forhandlingsresultatet. Det er nå lagt inn et nivå SEKR i mellom disse. SEKR har adgang som SYSADM, med unntak av menypunktet Brukere, der tilgang i Lokale forhandlinger settes opp. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 47 av 57

Beregne pott fordelt pr. fagforening Rapporten beregner potten som før og kan nå skrive ut beløpene fordelt pr. fagforening. Brøkavhengige funksjonstillegg Det er nå mulig å merke om funksjonstilleggene i Lønn1 til Lønn8 er brøkavhengige eller ikke. Dette sikrer at tillegg på disse feltene gir korrekt forbruk av potten. For nærmere beskrivelse av rutinen henviser vi til egen dokumentasjon. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 48 av 57

8 PERSONALARKIV Personalarkiv i Enteprise HRM gir deg mulighet til å legge inn dokumenter i et Personalarkiv som den ansatte kan ha tilgang til via Web. Dokumentene blir lagt inn av systemansvarlig. Nyheten innebærer for systemansvarlig: Du kan opprette valgfrie personalmapper etter behov Du kan laste opp dokumenter på web Du kan laste opp dokumenter i windows Nyheten innebærer for bruker: Du kan som bruker få tilgang til ulike dokumenter som er lastet opp fra personalarkivet. Dette kan være for eksempel arbeidsavtaler og medarbeidersamtaler. Disse dokumentene kan enkelt lastes ned til eget område. For nærmere beskrivelse av rutinen henviser vi til egen dokumentasjon. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 49 av 57

9 VELDEDIGE OG ALLMENNYTTIGE ORGANISASJONER Vi har utvidet funksjonaliteten i konteringsrapporten. Nyheten er av interesse for Veldedige og allmennyttige organisasjoner, som har fritak fra arbeidsgiveravgift inntil gitte grensebeløp. Rutinen består av en rekke lønnsarter og et nytt valg i oppstartsbildet til konteringsrapporten. Det nye valget i konteringsrapporten er aktuelt ved årsslutt, for å kontrollere at arbeidsgiveravgift er korrekt beregnet i løpet av året i forhold til grensebeløpene. Den nye funksjonen er detaljert beskrevet i dokumentet "Veldedige org Kontroll av grense arbgavg". For nærmere beskrivelse av rutinen henviser vi til egen dokumentasjon. 10 RAPPORTERING TIL PRIVATE PENSJONSKASSER NY BRANSJENORM En rekke private pensjonskasser har gått sammen og definert en felles bransjenorm. Vi har ut fra bransjenormen laget en ny rapport for innrapportering av medlemsdata. Dere finner detaljert informasjon i et eget dokument: "Pensjonsrapport pr måned - private PK". Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 50 av 57

11 TIMELØNN Timelønn er modulen for timeregistrering. Timelønn gjør det enkelt for den ansatte å registrere timene sine på web. Modulen er lisensbelagt. Timelønnsmodulen bygger på Organisasjonsstruktur. Det betyr at alle stillinger må være tilknyttet en enhet. Det betyr også at dere må ha registrert innehavere på roller/oppgaver. Dere bygger opp Timelønn ved å registrere grunndata i Windows. Her oppretter dere flere skjema med tilhørende stillingstyper, lønnsarter, saksgang og regler. Den ansatte fører timene sine i en kalender på web. Når den ansatte sender timene fra seg, vil timelistene følge saksgang ut fra organisasjonsstrukturen. Den ansatte har mulighet til å se status på timelistene sine og hvem som skal behandle dem. Personer som skal behandle timelister får melding om dette i Oppgavelisten sin på web. I selve saksbehandlingen er det mulig å endre kontering. Når saksbehandlingen er fullført på web, kjører dere en rapport i Windows for å opprette variabelposter. Deretter vil timene bli med på ordinær lønnsberegning. Timelønn er utviklet for å dekke behovet for føring av ekstratimer og overtid. Modulen er ikke et turnussystem. For nærmere beskrivelse av rutinen henviser vi til egen dokumentasjon. 12 REGISTRERING AV FRAVÆR OG FERIE PÅ WEB Ansatt kan nå få muligheten til å registrere fraværet sitt på web. Modulen er lisensbelagt. Den nye modulen bygger på saksgang i organisasjonsstruktur, og det er en forutsetning at organisasjonsstrukturen er oppbygd. Dere bestemmer selv hvilke fraværskoder ansatte skal registrere på web ved å merke den enkelte fraværskoden. Den ansatte fører fraværet i en kalender på web. Når den ansatte sender fraværet fra seg, brukes saksgang i organisasjonsstrukturen. Tidligere fraværstilfeller vises i skjermbildet. Personer som skal behandle fraværet får melding om dette i Oppgavelisten sin på web. Fraværet kan også returneres til den ansatte ved behov. Når saksbehandlingen er fullført på web, kjører dere en rapport i Windows for å godkjenne fraværet. Fraværet legger seg i fraværsbildet i Ansattutforskeren. Ferie føres på samme måte og legges i feriebildet i Ansattutforskeren. Se egen dokumentasjon for nærmere beskrivelse. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 51 av 57

Skjema i saksgang I menyen under Avansert finner dere rapporten Skjema i saksgang. Rapporten lister kun ut skjema som er underveis i saksgangen. Det er verdt å merke seg at dersom dere kjører rapporten med huke i Vis data fra logg, vil dere få med også ferdigbehandlede skjema. Feltbeskrivelse: Felt Forklaring Timelister Fravær Ferie Dato Organisasjonskart Timelister Ansatt Enhet Rolle/oppgave Saksbehandler Huk i dette feltet for valg av utskrift av timelister i saksgang Huk i dette feltet for valg av fravær i saksgang Huk i dette feltet for valg av ferie i saksgang Dagens dato ligger utfylt. Organisasjonskart blir automatisk utfylt med hovedkart for pålogget selskap Her kan du legge utvalg på en eller flere timelister hvis du har huket for timelister i saksgang Her kan du legge utvalg på en ansatt Her kan du legge utvalg på en enhet Her kan du legge utvalg på en spesiell rolle/oppgave Her kan du legge utvalg på en enkel saksbehandler Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 52 av 57

Felt Forklaring Status Antall dager u/endring Vis data fra logg Vis notater Her kan du gjøre utvalg på en spesiell status Her kan du gjøre utvalg på antall dager siden forrige statusendring, dvs dager siden forrige saksbehandling Dette valget inkluderer skjema som er ferdig behandlet. Her får du informasjon om hvem som har saksbehandlet hvert enkelt skjema. Når du viser data fra logg, får du også mulighet til å se notater fra Saksbehandlingen. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 53 av 57

13 VARSLING VED FRAVÆR Rutine for fraværsoppfølging sender varsel til ledere og andre slik at det er enklere å følge opp sykmeldte og overholde frister satt av NAV. I HRM web dokumenteres oppfølgingen av den enkelte ansatte. Regler for varsler settes opp i windows. Varsel sender innehavere av roller/oppgaver i organisasjonsstruktur. Det kan settes opp varsling på e-post. Modulen er lisensbelagt. Se egen dokumentasjon for nærmere beskrivelse. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 54 av 57

14 MINE ANSATTE Enhetsledere kan nå se alle sine ansatte på web. Vi har laget en ny fane under Medarbeidere, og fanen har fått navnet "Mine ansatte". Fanen er lisensbelagt, det vil si at funksjonen krever at dere har lisens. Den nye fanen bygger på rollen enhetsleder og viser ansatte i gitte enheter, og dermed er det en forutsetning at organisasjonsstrukturen er oppbygd. Klikker du på knappen Personalia får du frem samme bilde som den ansatte selv, og med de samme redigeringsmulighetene. Eneste unntak er Brukerinnstillinger; denne er sperret slik at enhetsleder ikke skal kunne endre e-post eller passord for sine ansatte. Dersom enhetslederen endrer opplysninger under Personalia, blir dette logget. Endringene kan du se i Persondatabildet i Windows, ved å trykke ctrl+alt+l i aktuelt felt. På denne måten har dere oversikt over om det er den ansatte selv eller enhetslederen som har redigert data. Du finner også knapper for Pårørende og Kompetanse. Enhetsleder får se opplysningene og har mulighet for å redigere. Det betyr blant annet at enhetsleder kan skrive ut CV for sine ansatte. Vi gjør oppmerksom på at det ikke er logging for Pårørende eller Kompetanse. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 55 av 57

15 VARIABEL LØNN Vi har laget funksjonalitet for enkel registrering av variabel lønn. Modulen dekker både føring av variable timer og annen variabel lønn. Postene blir oppdatert direkte i variabeltabellen, og det er dermed ikke knyttet saksgang til modulen. Fanen er lisensbelagt, det vil si at funksjonen krever at dere har lisens. Den nye fanen bygger på rollen enhetsleder, og det er en forutsetning at organisasjonsstrukturen er oppbygd. Registrere Registreringsbildet ser slik ut. Søkepanelet i øverste del av bildet er det samme som vi bruker på Personalarkiv og på Mine ansatte. Her henter du frem aktuell enhet og får se dine ansatte. Ved å klikke på en gitt ansatt/stilling, får du opp inputpanel i nederste del av bildet. Det er krav om å registrere antall og art for alle lønnsarter. Vi tar hensyn til behandlingskoden når vi lagrer den variable, dermed varierer det om det er antall og sats eller beløp som blir lagret. Merk: De variable får type TM. Dette betyr at det er ingen ny beregning ved lønnskjøring. Variable med type TM blir ikke behandlet ved etterbetaling. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 56 av 57

Angi kontering Setter du hake her får du frem konteringsbegrep fra stillingen og fra lønnsarten. Det er mulig å overstyre et eller flere konteringsbegrep, og overstyringen blir beholdt ved lønnsberegning Etter at du har trykket på knappen Legg til variabel får du frem en oversikt over Variable under arbeid. Dette bildet viser midlertidig lagrede poster, og navigerer du bort fra siden blir postene slettet. Knappen Lagre oppdaterer variabel-tabellen. Kontroller og godkjenn de variable i Windows Som vanlig bruker dere bildet "Variable transaksjoner pr periode" for å sjekke de variable før lønnsberegning. Dette er særlig aktuelt for å kontrollere konteringen. Vi anbefaler at dere bruker godkjenningsrutinen for disse variable. I selskapsbildet, fanen Variable transaksjoner, kan dere merke at variable fra web krever godkjenning. Selve behandlingen gjør dere i bildet "Godkjenning av variable transaksjoner". Oversikt Lurer du på hva du tidligere har registrert, finner du denne informasjonen i bildet Oversikt. Måten vi logger bruker pr variabel er ny, slik at bildet viser variable registrert på web eller i windows fra versjon 2011.1. Enterprise HRM - Nyheter og endringer i windows Side 57 av 57