FELLESSTYRET FOR NORGES VETERINÆRHØGSKOLE (NVH) OG UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP (UMB) Dato: 2. november 2010 Tid: 10.30-14.40 Sted: NVH Utkast til PROTOKOLL 06/10 Til stede: Styremedlemmer: Finn Bergesen jr. (leder), Agneta Bladh, Karen Johanne Baalsrud, Vincent Eijsink, Turid Hegerstrøm, Frida Holand, Tor Einar Horsberg, Geir Isaksen, Jon Grønli Olafsen, David Persson og Camilla Røsjø. Observatører: Bjørn Næss (VI), Hans Fredrik Hoen (UMB), Siri Margrethe Løksa (UMB) og Yngvild Wasteson (NVH). Harald Færgestad og Per Roar Nordby (begge Statsbygg) deltok under behandling av sak 55/10. Fra sekretariatet: Knut Moksnes, Halvor Hektoen, Terje Holsen, Jan Henrik Martinsen, Anne Lucie Poulsen, Andreas Stokseth, Paul Stray og Karina A. Vistven. Saksliste: FS-50/10 FS-51/10 FS-52/10 FS-53/10 FS-54/10 FS-55/10 FS-56/10 FS-57/10 FS-58/10 Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Styreleders orientering - Oppsummering av studieturen til Utrecht og Wageningen - Styrets arbeidsform - Workshop # 1-8. november Orientering fra rektorene ved NVH og UMB Referat fra IDF-møter Samlokaliseringsprosjektet prinsipper for samlokalisering og arealutveksling Strategisk samarbeid med Ås kommune oppnevning av felles utvalg Drøfting av navn, visjon og kjerneverdier Eventuelt 1. FS-50/10 Godkjenning av innkalling og saksliste Fellesstyret godkjenner innkalling og saksliste. 2. FS-51/10 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Fellesstyret godkjenner protokollen fra fellesstyrets møte 11. oktober 2010, justert for merknad til høringsutkastet under sak FS-49/10.
3. FS-52/10 Styreleders orientering Styreleder viste til notat fra sekretariatet med oppsummering av studieturen og viste spesielt til studentløsningene. Driftskostnader og klinikk/utplassering ble særlig nevnt som utfordringer fra møtet viste til styreinstruksen for fellesstyrets arbeidsform. Styremedlemmene fører den faglige diskusjon og sekretariatet skal bidra med faktisk informasjon. Vedtak treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmer hvis ikke annet er fastsatt i universitets- og høyskoleloven. Ved stemmelikhet er styreleders stemme avgjørende, jf. universitets- og høyskoleloven 9-7 andre ledd. orienterte om første møte i prosjektrådet for nybygget for det nye universitetet. Prosjektrådets mandat og fellesstyrets mandat må være avstemt i forhold til hverandre ut fra at fellesstyret rapporterer til KD viste til at brukerne er invitert til Statsbyggs workshops (5) for å komme med synspunkter knyttet til bygg. Første workshop arrangeres 8. november og institusjonene oppnevner medlemmer. Det arrangeres enda en workshop før jul, begge disse på et overordnet nivå, - senere mer spesialisert. Det er viktig med konsentrasjon ikke bare om bygget, men om helheten for det nye universitetet. Statsbygg vil rapportere til fellesstyret om arbeidet i gruppene konstaterte at det ikke var gitt tilbakemelding fra departementet på fellesstyrets forslag til eget driftsbudsjett for 2011. Budsjettsaker forøvrig er knyttet til viktigheten av fortgang i beslutning om renovering av bygninger på Ås og nytt bygg i statsbudsjettet for 2013. Fellesstyret tar orienteringene til etterretning. 4. FS-53/10 Orientering fra rektorene ved NVH og UMB Yngvild Wasteson orienterte om trangt budsjett for 2011 og at det forberedes en Soria Moria III for videreføring av forskningssamarbeid mellom NVH/UMB/VI. Hans Fredrik Hoen viste til besøk fra FKD, som vil invitere til fellesmøte med NVH/UMB. UMBs budjett 2011 vil bl.a. prioritere rehabilitering og vedlikehold av Tårnbygningen. UMB har tidligere gjennomført en omfattende intern omfordeling av budsjettrammene og har utarbeidet femårig bemanningsplan. I forbindelse med rektorenes redegjørelse for ansettelsespolitikken ble det vist til arbeidet med forslag til omstillingsavtale som departementet skal godkjenne. Fellesstyret er interessert i ansettelser som går ut over tiden fram til fusjonen og har respekt for at instiusjonene skal drives best mulig. Med henvisning til utarbeidet oversikt over kommende fellesoppgaver fra interimstyrets seminar, henstilles det til institusjonene om dialog ved nyansettelser der det er naturlig, samt at samarbeid her starter opp så raskt som mulig. Fellesstyret tar orienteringene til etterretning. 5. FS-54/10 Referat fra IDF-møter
Referat fra IDF-møtet 29. oktober ble delt ut på møtet, og Siri M. Løksa orienterte om møtet. Frist for omforent forslag til omstillingsavtale til departementet fra institusjonene er 22. november. Forslaget sendes fellesstyret til orientering. Fellesstyret tar referater fra IDF-møte 29. oktober 2010 til orientering. 6. FS-55/10 Samlokaliseringsprosjektet prinsipper for samlokaliseringog arealutveksling Det forelå notat fra sekretariatet. Alternativt forslag til vedtak ble fremmet i møtet og vedtatt med noen justeringer. Fellesstyrets mandat er å planlegge alle sider ved det nye universitetet på Ås. En viktig del er å foreslå fordeling av ulike funksjoner mellom nye og eksisterende bygg på universitetsområdet på Ås. Denne oppgaven er vanskeliggjort ved at det på det nåværende tidspunkt ikke er besluttet oppussing av Urbygningen og Tunbygningene. Disse bygg sammen med Tårnbygningen og et nytt fellesbygg vil utgjøre et viktig sentrum i det nye universitetet. Fellesstyret har behov for å disponere alle disse byggene for å kunne planlegge fellesfunksjonene på en hensiktsmessig måte. Fellesstyret vil legge hovedvekt på å få vedtatt en tilfredsstillende helhetlig plan for de faglige aktiviteter, undervisning og forskning. Dette blir vanskelig med mindre Urbygningen og Tunbygningene restaureres. Kostnadene for slik restaurering kan ikke bakes inn i budsjettet for nye bygg. Den eneste mulige plassering av et tenkt vrimleområde med kantine, bibliotek, generelle undervisningsrom, noen av grupperommene, pc-stasjoner og andre studentmøteplasser er i den nye bygningsmassen. Et fellesbygg vil være et naturlig møtested for den del av studentene som har tilhold i dette området av universitetet. En slik plassering forutsetter at de lokalitetene som allerede er planlagt til slike funksjoner i det nye bygget, pluss nødvendige deler av tilleggsarealet på 5% blir benyttet til dette. I disponeringen av tilleggsarealet skal det også tas hensyn til faglige synergier. De nye byggene er tenkt å stille nødvendige arealer til disposisjon for de aktivitetene som flyttes fra Adamstuen til Ås. Deler av aktivitetene som kan defineres som fellesfunksjoner for hele universitetet, slik som sentraladministrasjon, økonomi m.m. vil kunne lokaliseres i eksisterende bygninger, forutsatt at disse er restaurerte. Fakultetsadministrasjon legges i tilknytning til det aktuelle fakultet. I det videre arbeidet vektlegges følgende prinsipper: Generelt: En helhetlig løsning basert på faglige vurderinger må legges til grunn for eventuelle arealutvekslinger.
Faglige funksjoner: Interimsstyrets rapport om faglige synergier vektlegges. Videre legges arbeidet fra fellesstyrets arbeidsgrupper til grunn. Viktige forskningssynergier for hele det nye universitetet, Veterinærinstituttet, samt instituttsektoren på Ås, kan etableres ved å legge til rette for sentrale enheter med tungt vitenskapelig utstyr. Undervisningsfunksjoner: Generelle undervisningsarealer skal i prinsippet kunne utnyttes av hele universitetet. Spesielle arealer, f.eks. undervisningsarealer innen smittesonen, unntas. 7. FS-56/10 Strategisk samarbeid med Ås kommune oppnevning av felles utvalg Det forelå notat fra sekretariatet. Institusjonsdirektørene starter opp arbeidet med rammen for et strategisk samarbeid. Mandat for foreslått fellesutvalg fremmes for endelig vedtak på styremøtet 2. desember. Samtidig fremmes sak om fellesstyrets uttalelse til høringsutkast til revisjon av kommuneplanen for Ås fram til 2023. Fellesstyret inviterer Ås kommune, Akershus fylkeskommune, forskningsinstituttene på Campus Ås og Veterinærinstituttet til et samarbeid om å utvikle Ås til en ledende FoUkommune i Norge. Mandat for et fellesutvalg fremmes på kommende styremøte. Det strategiske samarbeidet innledes med et oppstartsmøte (16.11 eller 14.12.) med Ås kommune, Akershus fylkeskommune, campusinstituttene og Veterinærinstituttet. Administrerende direktører ved hhv UMB og NVH har ansvar for innkalling, koordinering og videre oppfølging. 8. FS-57/10 Drøfting av navn, visjon og kjerneverdier for det nye universitetet Fellesstyret behandlet saken i en første runde i forrige styremøte, jf. sak FS-43/10. Det forelå justert notat fra sekretariatet for videre behandling. Gjennomgangen viste tilslutning til samfunnsoppdrag, behov for mer jobbing med visjon og kjerneverdier og at institusjonsnavn kan knyttes til geografi og/eller tema. Det må konkretiseres på disse punktene. Fellesstyrets retningslinjer og vurderinger legges til grunn for utarbeidelse av forslag til nytt navn og visjon for det nye universitetet. Fellesstyret ber om at saken legges frem på møtene 2. desember 2010 og 25. januar 2011. 9. FS-58/10 Eventuelt To orienteringssaker ble tatt opp under eventuelt: Fellesstyrets styringsdokument skal ha vedlegg som gir oversikt over alle arbeidsgrupper og prosjekter med milepæler og framdriftsplan. - Gruppen faglig organisering starter opp 5. november og leverer innen juni 2011.
- Gruppen styring og ledelse skal også levere innen juni 2011. Her avventes oppnevning av leder. - Gruppen akvariefunksjoner leverer medio november - Gruppen delfunksjonsprogram for IHA leverer ultimo november - Gruppen nytt SHF har frist for levering 31. desember. Sekretariatet vil gi oppdatert informasjon om arbeid og framdrift for gruppene i styremøtene fremover. KD etterlyser tilbakemeldinger for å kunne utbetale styrehonorar, evnt. reiseregninger som ikke er sendt inn.