Tilsynsrapport og varsel om pålegg

VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 av 11 30.03.2012 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Solveig Juløy Johansen GJØVIK KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON Postboks 630 2810 GJØVIK Tilsynsrapport og varsel om pålegg Dette brevet er en rapport fra tilsynet hos GJØVIK KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON den 08.03.2012. Brevet er også et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten. Hva må dere gjøre? Les grundig gjennom rapporten fra tilsynet. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt, eller har andre kommentarer, må vi få skriftlig tilbakemelding senest 20.04.2012. Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgingen. Vennligst oppgi vårt referansenummer hvis dere gir tilbakemelding. Ta kontakt med saksbehandleren hvis noe er uklart. Hensikten med tilsynet Kontrollere om Fredheim skole kjenner til Gjøvik kommune sine rutiner og se hvordan skolen arbeider for å forebygge dårlig inneklima som kan føre til helseproblemer og sykefravær. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og føre til helseproblemer eller sykefravær, mens godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Tilsynet hos dere var en del av den nasjonale satsningen Inneklima i offentlige bygg, der vi samarbeider med helse- og undervisningsmyndighetene. Vi så nærmere på følgende temaer: det systematiske HMS-arbeidet knyttet til inneklimaet, blant annet kartlegging, risikovurdering, handlingsplan og oppfølging systemet for å melde fra og håndtere avvik renholdsrutiner vedlikeholdsrutiner rolleavklaring og medvirkning samarbeidet med godkjent bedriftshelsetjeneste godkjenning etter forskrift om miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. Avvik som er avdekket ved skolen i forhold til systematisk HMS og FDV arbeid er gitt til kommunen (skoleeier). POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 815 48 222 974761211 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01

VÅR REFERANSE 2 av 11 Oppsummering av tilsynet Til stede fra GJØVIK KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON: Elling Langedal (undervisningsinspektør), Hallgeir Rogstad (gjøvik regionens helse- og miljøtilsyn), Harald Udahl (fageleder eiendom), Stein Libach (land bht), Anne Engh (verneombud), Edin Tiksvea (fagleder tekniske anlegg), Marianne Nordland (avd. leder renhold). Til stede fra Arbeidstilsynet: Solveig Juløy Johansen (overingeniør). og Henning Sørlie (byggesaksbehandlier og overingeniør). Fredheim skole er arbeidsplass for 52 ansatte og lærested for 336 elever. Skolen har tatt i bruk andre undervisningslokaler og har 50 elever mer enn da den ble godkjent med anmerkninger i henhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. Gjøvik kommune som skoleeier har registrert vedlikeholdsbehovet ved Fredheim skole som må total rehabiliteres. Det finnes imidlertid ingen planer for oppstart av total rehabilitering av Fredheim skole. Vi gjør oppmerksom på at tilsynet ikke var en fullstendig gjennomgang av virksomhetens HMSsystem, og at det er arbeidsgiverens ansvar å sørge for at helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet er forsvarlig. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av tilsynet 08.03.2012 vurderer vi å gi følgende pålegg: Pålegg 1 Verneombud - opplæring Arbeidsgiver skal sørge for at verneombudet får den opplæring som er nødvendig for å ivareta vervet på en forsvarlig måte. Kopi av kursbevis eller kopi av bindende påmelding til kurs Hjemmel: forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg 12 nr. 1 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 01.07.2012 Verneombudet skal ha den opplæring som er nødvendig for å ivareta vervet på en forsvarlig måte. Dette følger av forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg 12. Hensikten med opplæringen er at verneombudet skal ha god kunnskap om arbeidsmiljø for å kunne ivareta funksjonen. Opplæringen skal tilpasses den enkelte virksomhets behov og utfordringer og skal gi innføring og orientering om arbeidsmiljøloven og andre lover som gjelder på området. Varigheten på opplæringen skal i utgangspunktet minst være på 40 timer og skal

VÅR REFERANSE 3 av 11 primært foregå i arbeidstiden. For verneombud som utfører vervet innenfor verneområder med særlig kompliserte arbeidsmiljøproblemer, bør det gis spesiell opplæring. Verneombudet har rett til å ta den nødvendige opplæringen ved kurs arrangert av arbeidstakernes organisasjoner. Det ble opplyst under tilsynet at verneombudet Anne Engh ikke hadde gjennomført nødvendig opplæring. Det foreligger brudd på forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg 12 nr. 1. Pålegg 2 Bedriftshelsetjeneste - plan for bistand Arbeidsgiver skal sørge for at det utarbeides en plan for bedriftshelsetjenestens bistand til virksomheten. Kopi av planen for bedriftshelsetjenestens bistand ved Fredheim skole. Hjemmel: forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste 5 bokstav a Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 01.07.2012 Det ble opplyst i tilsynet at det ikke var utarbeidet en plan for bedriftshelsetjenestens bistand til virksomheten. Gjøvik kommune har kun en rammeavtale med antall timer som til bruk ved Fredheim skole. Arbeidsgiver skal sørge for at det utarbeides planer for bedriftshelsetjenestens bistand til virksomheten. Dette følger av forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste 5 bokstav a. Bedriftshelsetjenestens oppgaver skal være en del av virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Planen skal utformes slik at den fører til konkrete handlinger for å forebygge helseskader i virksomheten. Pålegg 3 Inneklima - kartlegging og risikovurdering - rutine Arbeidsgiver skal utarbeide og iverksette skriftlige rutiner for å sikre jevnlig og systematisk kartlegging av helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima. Dette for å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Verneombud/ansattes representant skal medvirke i utarbeidelsen av rutinen.

VÅR REFERANSE 4 av 11 Kopi av rutinen Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Beskrivelse av hvordan rutinen er blitt implementert og bekjentgjort for alle berørte arbeidstakere i virksomheten Hjemmel: arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 01.07.2012 Det finnes rutiner for årlige vernerunder. Det er gjennomført noe kartlegginger av inneklima ved Fredheim skole. Disse er gjennomført på grunn av opplevde problemer. Slik arbeidstilsynet forstår det finnes det ikke rutiner for systematisk kartlegging og risikovurdering av inneklima ved Fredheim skole. Arbeidstilsynet er informert om at Gjøvik kommune er i ferd med å få på plass et HMS-systems om vil sikre dette. På tilsynstidspunktet fantes det ikke rutiner som sikret at det ble gjennomført risikovurderinger av forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima. Pålegg 4 Inneklima - kartlegging og risikovurdering - gjennomføring Arbeidsgiver skal kartlegge forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima og på den bakgrunn vurdere risiko. Verneombud/ansattes representant skal medvirke. Kopi av kartlegging Kopi av risikovurdering Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Det er gjennomført kartlegginger av noen inneklimafaktorer på enkelte arbeidsplasser ved Fredheim skole. Dette er en god start.

VÅR REFERANSE 5 av 11 Det er imidlertid ikke gjennomført en systematisk kartlegging med sikte på å få full oversikt over inneklimaproblematikken ved Fredheim skole. Det er gjennomført vernerunder og målinger av luftkvalitet som viser at de ansatte utsettes for inneklimafaktorer som kan medføre redusert effektivitet og helseplager. Eksempler på dette er: - Klasse-, pauserom og kontorlokaliter med manglede mulighet for lufting og utilfredstilledne ventilasjon. - Spiserom som er underdimensjonerte i forhold til antall ansatte. Fysiske arbeidsmiljøfaktorer som bygnings- og utstyrsmessige forhold, inneklima, lysforhold, støy, stråling o.l skal være fullt forsvarlig ut fra hensynet til arbeidstakernes helse, miljø, sikkerhet og velferd. Lokaler skal være utformet og innredet slik at de enkelte arbeidsplasser får tilfredstillende belysning, klima og luftkvalitet, og beskyttelse mot støy, vibrasjoner, stråling, giftige eller helsefarlige stoffer, trekk m.v. For å sikre at hensynet til arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver kartlegge forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima og på den bakgrunn vurdere risiko. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i dette arbeidet. Dette følger av forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 8 første ledd, arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd, 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6. Arbeidsgiver kunne under tilsynet ikke dokumentere tilfredsstillende kartlegging og vurdering av forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima. Det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 6. Pålegg 5 Inneklima - tiltak og handlingsplan Arbeidsgiver skal gjennomføre tiltak eller utarbeide en handlingsplan for å fjerne eller redusere forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima. Verneombud/ansattes representant skal medvirke. Kopi av tidsfestet plan som skal sørge for at blandt annet følgende forhold er innen 01.01.2016: - Ventilasjon i samtlige undervisningslokaler, pauserom og arbeidsrom må være i tråd med forskrift om Arbeidsplasser og arbeidslokaler 8 med veiledning. - Pauserom må være tilstrekkelig dimensjonert og ha utsyn jf. forskrift om Arbeidsplasser og arbeidslokaler 41 med veiledning

VÅR REFERANSE 6 av 11 - Det må sørges for utsyn på arbeidsplassene jf. forskrift om Arbeidsplasser og arbeidslokaler 13 Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Gjøvik kommune som arbeidsgiver skal gjennomføre tiltak eller utarbeide en tidsfestet handlingsplan for å fjerne eller redusere forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima. Tiltakene må bygge på den gjennomført kartlegging og risikovurdering. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Dette følger av arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd, 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6. Arbeidsgiver kunne under tilsynet ikke dokumentere at det er gjennomført tiltak eller utarbeidet en handlingsplan etter gjennomført kartlegging og risikovurdering. Det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 6. Pålegg 6 Arbeidsplasser og arbeidslokaler - vedlikehold av ventilasjonsinstallasjoner Gjøvik kommune som skoleeier må sørge for at ventilasjonsanlegget på Fredheim skole er tilpasset skolens behov slik at arbeidstakerne har tilfredsstillende klima og luftkvalitet, og slik at arbeidstakerne får beskyttelse mot helseskadelige stoffer, trekk og støy. og/eller Dokumentasjon på gjennomførte tiltak som viser at ventilasjon er tilpasset aktuelt behov Handlingsplan som sikrer at det finnes tilfredsstillende ventilasjon på Fredheim skole innen 01.01.2016. Hjemmel: forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 7 og 8 første ledd og arbeidsmiljøloven 3-1 andre ledd bokstav c og andre ledd bokstav e

VÅR REFERANSE 7 av 11 Fredheim skole har flere elever og ansatte enn hva ventialsjonsanlegget er dimensjonert for. Som en følge av at det har vært behov for mer plass grunnet økt elvmasse og flere ansatte er skolen bygd på. Påbyggingene har ført til at arbeidslokaler (kontorarbeidsplasser og klasserom) som tidligere hadde mulighet til å lufte ikke lenger har dette lenger. Tilsynet avdekket at luftkvaliteten oppleves som ikke tilfredsstillende. Ventilasjonen ier kke er tilpasset endret bruk av lokalene. Der foreligger brudd på forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 7 og 8 første ledd. Lokaler skal være utformet slik at de enkelte arbeidsplasser får tilfredsstillende klima og luftkvalitet, og beskyttelse mot støy, giftige eller helseskadelige stoffer, trekk m.v. Dette følger av forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 7 og 8 første og fjerde ledd. Arbeidsmiljøloven krever at arbeidsgiver iverksetter rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av krav fastsatt i eller i medhold av arbeidsmiljøloven, jf. arbeidsmiljøloven 3-1 andre ledd bokstav e. Pålegg 7 Inneklima - solavskjerming Arbeidsgiver må gjennomføres tiltak for å hindre at arbeidsplassen utsettes for direkte sol. En beskrivelse av tiltak for å hindre at arbeidsplassen utsettes for direkte sol Hjemmel: arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Fredheim skole har ikke solavskjerming der hvor det er behov for dette. Noe solskjerming er på plass, men denne fungere ikke tilfredsstillende siden den er gammel og slitt. For å sikre at arbeidstakerne har et fullt forsvarlig inneklima, må det gjennomføres tiltak for å hindre at arbeidsplassen utsettes for direkte sol. Dette følger av arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6.

VÅR REFERANSE 8 av 11 Rom med vinduer som utsettes for sol, kan bli svært varme dersom det ikke er solavskjerming. Dette går ut over arbeidsevne og konsentrasjon. For enkelte kan varmebelastning være en helserisiko. For veiledning om solavskjerming, viser vi til veiledning om klima og luftkvalitet på arbeidsplassen. Under tilsynet ble det opplyst at sjenerende sollys var et problem. Det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 6. Pålegg 8 Inneklima - fuktskader rutine Arbeidsgiver skal utarbeide rutine for å avdekke og sanere fukt- og råteskader. Verneombud/ansattes representant skal medvirke i utarbeidelsen av rutinen. Kopi av rutinen Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 01.07.2012 Det er gjennomføres gjevnlig utbedringer av lekasjer fra taket. Det er ikke gjennomført kontroll av vegg for fukt der hvor det jevnlig er lekasjer. For å sikre at hensynet til arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver iverksette rutine for å avdekke og rette opp fukt- og råteskader. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i utarbeidelse av rutinen. Dette følger av arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd, 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7. Arbeidstakere i arbeidslokaler med fukt, råteskader eller mugglukt har økt risiko for luftveissymptomer, luftveisinfeksjoner og astma. Utbedring av fukt kan redusere sykdom og plager. Arbeidstilsynet har ikke blitt forelagt dokumentasjon som viser at arbeidsgiver har rutine for å avdekke og sanere fukt- og råteskader. Det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 7.

VÅR REFERANSE 9 av 11 Pålegg 9 Arbeidsplasser og arbeidslokaler - toalett Arbeidsgiver skal sørge for at antall toaletter for kvinner og menn er tilpasset virksomhetens størrelse. Kopi av plan som sikrer at det er minst er et toalett per 15 kvinnelig ansatte innen 01.01.2016 Hjemmel: forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 40 På Fredheim skole er det i ny del ikke toaletter for de ansatte. I gammel del er det 1 toalett på 45 damer. Gjøvik kommune som arbeidsgiver må sørge for at virksomheten har tilstrekkelig antall toaletter. Det skal være atskilte toalett for kvinnelige og mannlige arbeidstakere. Det foreligger brudd på forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 40. Pålegg 10 Arbeidsplasser og arbeidslokaler - garderober Arbeidsgiver skal sørge for tilfredsstillende garderober for kvinner og menn. Tidsfestet plan som sikrer at de ansatte har garderober med dusjmuligher som kan benyttes i forbindelse med kroppsøving og svømmeundervisning innen 01.01.2016 Hjemmel: forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 37 Under tilsynet kom det frem at arbeidsgiver ikke har sørget for tilfredsstillende garderober med dusjfasiliteter for kvinner og menn til bruk i forbindelse med undervisningen. - Ved kroppsøving i Traneberghallen er det 2 lærergarderober tilgjengelig. Det er ikke alltid disse garderobene er ledig og kan brukes av de ansatte ved Fredheim skole. Dette medfører at de ansatte må skifte og dusje sammen med elevene.

VÅR REFERANSE 10 av 11 - Ved svømmeundervisning finnes det ingen dusj og garderobemuligheter for ansatte. Dette medfører at de ansatte må dusje samme med elevene. Arbeidsgiver skal sørge for at hver arbeidstaker har tilstrekkelig plass for opphengning av tøy o.l. Arbeidsplasser skal normalt ha atskilte garderober for kvinner og menn. Dersom forholdene gjør det nødvendig, skal det være atskilte skap for arbeidstøy og privat tøy og tilstrekkelig plass til å skifte. Dette følger av forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 37. Det foreligger brudd på forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 37 og 39 Gi en kopi av dette brevet til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har derfor lagt ved en kopi av dette brevet som arbeidsgiver skal gi videre til verneombudet. Hvis virksomheten har under ti arbeidstakere og partene har skriftlig avtale om ikke å ha verneombud, skal arbeidsgiveren gi dette brevet til representaten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no, eller dere kan kontakte oss på telefon 815 48 222. Dersom dere har spørsmål til saken deres, ber vi dere kontakte saksbehandleren. Oppgi referansenummeret hvis dere tar kontakt. Med hilsen Arbeidstilsynet Svein Myklebust Tilsynsleder (sign.) Solveig Juløy Johansen Overingeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Gjøvik kommune v/ ordføreren, Postboks 630, 2810 Gjøvik Gjøvik kommune v/ Teknisk personale som har hovedansvaret for kommunens drift og vedlikehold av skolebygningene Biristrand skole v/ rektor, Midtekervn. 10, 2837 Biristrand Biristrand skole v/ verneombudet, Midtekervn. 10, 2837 Biristrand Fredheim skole v/ rektor, Kronprins Olavsv. 31, 2819 Gjøvik Fredheim skole v/ verneombudet, Kronpris Olavsv. 31, 2819 Gjøvik Gjøvik kommune v/ hovedverneombudet Gjøvik kommune v/ hovedtillitsvalgte Gjøvikregionen Helse- og Miljøtilsyn IKS, Teknologiveien 6, 2815 Gjøvik Fylkesmannen i Oppland v/ utdanningsdirektøren, Postboks 987, 2626 Lillehammer

VÅR REFERANSE 11 av 11