Ajour Office er et komplett administrativt system tilrettelagt for enkel og effektiv gjennomføring og registrering av den daglige forretningsførsel i en virksomhet. Du registrerer forretningstilfellene (dvs. tilbud, ordre, faktura, kreditnota, rentenota, purrenota, innbetaling, bestilling, regning, utbetaling etc.) og programmet bilagsfører og konterer så automatisk det som skal i regnskapet. På den måten kan 95% av regnskapsføringen i virksomheten din automatiseres slik at du kan klare å føre regnskapet ditt selv. Selve gjennomføringen av de ulike forretningstilfellene er også i stor grad automatisert, f eks ved at programmet automatisk kan gjenta faste oppdrag som f eks årlige eller månedlige fakturaer, automatisk purre forfalte krav eller automatisk gjennomgå og foreslå å utbetale regninger som forfaller til betaling eller å bestille nye varer fra leverandører. Dessuten kan alle innbetalinger leses inn og bilagsføres automatisk om man benytter seg av KID på utgående fakturaer sammen med bankenes OCR-innbetalingstjeneste. Tilsvarende kan alle utbetalinger enkelt overføres til bankenes tjeneste for Direkte remittering. Ajour Office er altså et system virksomheten din kan vokse og utvikle seg med og det er ingen begrensninger når det gjelder antall transaksjoner, kunder eller leverandører etc. Du kan også opprette et ubegrenset antall virksomheter i samme installasjon (avhengig av versjon) og du kan utvide med flerbrukerversjon og integrere programmet med lønnsprogram og med Ajour e-handel. Denne korte innføringen skal hjelpe deg til få et raskt overblikk over programmet og noen av de grunnleggende funksjonene, men den er langt fra en fullstendig gjennomgang! Derfor er det viktig å bruke den elektroniske Hjelpen som du henter opp med et tastetrykk (F1) overalt i Ajour Office. Vi henviser i denne gjennomgangen stadig til Hjelpen, som du da bør konsultere. Brukerstøtte: Support pr. e-post og i vårt nettforum er gratis og du har alltid tilgang til den i samsvar med serviceavtalen (se emnet Support i Hjelpen). Nettforumet når du enkelt ved å velge Ajour Support Forum fra Hjelpmenyen i programmet. I forumet finner du også den til enhver tid siste oppdateringen av programmet og hjelpefilen for nedlasting. 1
Innhold Oppstart.. side 3 Registrere inngående balanse.. side 4 Opprette kontakter (kunder, leverandører og andre). side 13 Opprette varegrupper og varer.. side 17 Kjøpsprosessen.. side 21 Bestilling.... side 22 Mottak (inngående pakkseddel)... side 22 Registrere en regning (et kjøp) fra en leverandør. side 23 Registrere en utbetaling til en leverandør.. side 31 Registrere et kontantkjøp... side 34 Registrere et kjøp fra en leverandør, alternativ metode.... side 37 Registrere en utbetaling til en leverandør, alternativ metode side 45 Registrere en utbetaling til en leverandør fra Kontaktkortet.. side 47 Registrere et kontantkjøp, alternativ metode.. Salgsprosessen.... side 48 Tilbud. side 49 Ordre..... side 50 Uttak (utgående pakkseddel). side 50 Registrere en faktura (et salg) til en kunde. side 51 Registrere en innbetaling fra en kunde.. side 58 Registrere et salg til en kunde, alternativ metode.. side 61 Registrere en innbetaling fra en kunde, alternativ metode side 65 Registrere en innbetaling fra en kunde fra Kontaktkortet.. side 67 Kreditnota.. side 68 Purrenota og rentenota side 71 Avskriving av tapte krav.. side 72 Produksjon....... side 72 Bruke en tidligere trans som mal side 72 Bruke et tidligere bilag som mal. side 73 Avdelinger og prosjekter. side 73 Rapporter... side 74 Avgiftsoppgjør side 74 2
Oppstart Start Ajour Office: Dobbeltklikk på snarveien Ajour Office på skrivebordet i Windows: Eller du klikker Start-knappen og velger Ajour Office fra startmenyen. Du kan også starte programmet ved å gå til Start Programmer Ajour Office og velge programmet der. Start Ajour Office Hjelp: Dobbeltklikk på snarveien Ajour Office Hjelp på skrivebordet i Windows: eller trykk funksjonstast [F1] eller klikk knappen Les så emnene Velkommen Installering Slik kommer du i gang Første gangs oppstart Pålogging Åpne virksomhet Start arbeidet Hjelp inne i Ajour Office. Når du starter Ajour Office, kommer du til det aktive skrivebordet som domineres av Ajour Office-symbolene, en rekke klikkbare sirkler som hver omhandler et fokusområde med snarveier til den viktigste funksjonaliteten innen området. Du kan lese mer om det aktive skrivebordet under emnet Start arbeidet som du finner i Hjelpen. Alternativt kan du bruke menyene og knapperaden langs toppen av skjermbildet, som i et hvert Windows-program: Om du vil registrere en utgående faktura f eks, klikker du menyen Dokumenter og velger Faktura dermed åpnes fakturaskjermen. Du kan lese mer om menyene i Hjelpen under stikkord Menybegrepet. Mus kontra tastatur Om du heller vil bruke bare tastaturet i stedet for musen under registreringsarbeidet, kan du godt gjøre det. Programmet følger Windowsstandarden. Les i Hjelpen, stikkord Musepeker kontra tastatur om hvordan tastaturet virker i enhver sammenheng. 3
Registrere inngående balanse Vi tenker oss at du skal starte en virksomhet og at du allerede har en bygning til å drive forretningen i, verdsatt til kr 650.000, en varebeholdning på kr 20.000 og et bankinnskudd på kr 250.000. Dette er eiendelene dine. Eiendeler brukes som fellesbetegnelse på det som du betrakter som ditt og som du selv bestemmer over, uansett om du har lånt penger for å skaffe deg dette eller ikke. For å skaffe deg eiendelene har du tatt opp et lån i en bank på kr 600.000 og du har en gjeld til vareleverandøren av varebeholdningen på 20.000. Dette er gjeldspostene du har. Du har altså eiendeler for 920.000 og gjeld på 620.000. Følgelig har du en formue på kr 300.000 som er differansen mellom eiendelene og gjelden. I regnskapssammenheng kalles denne differansen for egenkapital. Gjelden kaller vi også fremmedkapital. Vi kan nå sette opp en oversikt over den økonomiske situasjonen i en inngående balanse eller en status: For en grundig innføring i dobbelt bokholderi, viser vi til Hjelpen, stikkord Innføring i bokføring. Vi skal nå registrere den inngående balansen eller den inngående beholdningen i regnskapet. Å registrere inngående balanse er en engangsoperasjon. Neste års inngående balanse blir laget automatisk av programmet på grunnlag av dette årets utgående balanse. Om du vil taste inn eksemplet i programmet etter hvert, starter du med å konstatere at det er Testvirksomhet som er den aktive eller åpne virksomheten. Du finner navnet på virksomheten i boksen til høyre for verktøylinjen under menyen øverst i skjermbildet: Om du ikke har denne virksomheten, kan du opprette den ved å velge Ny fra Filmenyen. Virksomhetsskjermen åpnes og du får opp en dialogboks med programmets forslag til startdato for første regnskapsår, som du aksepterer ved å klikke OK-knappen. Skriv inn navnet Testvirksomhet og klikk knappen 4 Lagre. Deretter åpner du Testvirksomhet ved å klikke knappen Åpne på verktøylinjen øverst og velger så aktuell virksomhet. Du kan også velge Åpne fra Fil-menyen.
Den inngående balansen registreres som vanlige bilag og kan registreres når tid som helst i året, dvs at disse bilagene ikke nødvendigvis behøver å være de første du registrerer. Du starter prosessen med å velge Registrer inngående beholdning fra Oppgaver-menyen: Bilagskjermen åpnes (som om du hadde åpnet den fra menyvalget Dokumenter Bilag) og du får opp en dialogboks der det foreslås at første bilagnummer skal være 1 (om det ikke er registrert bilag før dette året). Aksepter dette ved å klikke OK-knappen. Programmet henter da opp et nytt bilag som allerede er delvis utfylt: Husk å klikke knappen Hjelp når du trenger opplysninger om hva som skal legges inn i de forskjellige tekstboksene! Bilagnr: Programmet tildeler bilagnummeret; du kan ikke endre dette. Dato: Datoen er allerede satt til 01.01. siden vi ønsker å registrere den inngående beholdningen i begynnelsen av året. Art: Inngående beholdning er allerede valgt av programmet. NB: Det er avgjørende at du ikke endrer arten! Tekst: Her legger du ikke inn noe i dette tilfelle. Kontakt: Vi skal ikke legge noe inn i kontaktboksene siden dette bilaget ikke inneholder kunde eller leverandør. Vi skal nemlig registrere leverandørgjelden i eget bilag; se nedenfor. Beløp: Skriv 920000. Dette er bilagsbeløpet som er summen av alle balanseelementene. Ajour Office opererer med to beløpstyper: Bilagsbeløpet (summen) og kontobeløpene. Hver konto får sitt beløp. Det er bare kontobeløpene som virker inn på regnskapet. Se mer i Hjelpen, stikkord Beløp. 5
Vi skal nå kontere hvert enkelt element i den inngående beholdningen (bygning, varebeholdning, bankinnskudd, pantelån) slik du finner dem i balansen ovenfor, med unntak av leverandørgjelden (og tilsvarende for kundekrav om vi hadde hatt det) som skal behandles spesielt, se nedenfor. Konto: Vi starter med bygningen: Skriv 1120 som er kontoen til bygningen. Du kan også klikke eller trykke funksjonstast [F9] for å få opp kontoplanen og velge konto derfra. Ajour Office bruker Norsk standard kontoplan og kontoene er lagt inn på forhånd. I standarden er 1-kontoene eiendeler (slik som kontanter, bygninger osv.). 2-kontoene er gjeld og egenkapital. Du finner mer om kontoplanen i Hjelpen, stikkord Kontoplan. Om du henter opp kontoplanen for å velge: Dobbeltklikk på overskriften Navn i utvalgslisten og trykk så noen bokstaver for å lete inkrementelt i denne kolonnen. Beløp: I beløpsboksen til høyre for konto foreslår programmet bilagsbeløpet, 920000. Du skal taste inn verdien på bygningen, 650000. B eller N: B står for brutto, dvs inklusive merverdiavgift. Men siden mva ikke er involvert i dette bilaget, er det likegyldig om det står B eller N (netto). Du kan klikke knappen for å endre valget og se hva bokstavene betyr. D: Pass på at det står D for debet. Du kan klikke knappen for å se at debet i dette tilfelle betyr at kontoen øker; det stemmer jo bygningen står på debetsiden i balansen! Avgift: Klikk knappen og endre til 0 (null) eller blankt om ikke programmet har foreslått det allerede. Det skal ikke beregnes merverdiavgift når du legger inn inngående balanse. Midtre del av skjermbildet skal se slik ut: Etter at du har lagt inn data slik som vist her, klikker du knappen eller taster [Ctrl]+[Ins] for å legge konteringen ned på skillekortet Kontering. Etter dette ser skjermbildet slik ut: 6
Legg merke til: 1. Overskriften Kredit (på skillekortet Kontering nederst til høyre) er nå i fet skrift. Det betyr at bilaget ikke er balansert og følgelig ikke kan lagres ennå. I kontobeløp viser programmet hvor mye som mangler for at bilaget skal være i balanse. 2. Markøren er tilbake i tekstboksen Konto, klar til å legge inn neste kontering. Konto: Vi skal så registrere varebeholdningen. I Konto skriver du 1460 som er kontonummeret. Du kan også klikke eller trykke funksjonstast [F9] for å få opp kontoplanen og velge konto derfra. Beløp: I beløpsboksen til høyre for konto skal du taste inn 20000 som er størrelsen på varebeholdningen. (OBS: Programmet foreslår imidlertid 650000, siden det alltid vil forsøke å balansere bilaget!) B eller N: Igjen er det slik at det likegyldig om det står B eller N siden mva ikke er involvert i konteringen. (Vi ser bort fra mva for enkelthets skyld.) D: Pass på at du velger D for debet (siden vi vil øke en eiendel du finner varebeholdningen på debetsiden i balansen)! Klikk knappen og endre fra K til D. (OBS: Programmet foreslår K for kredit, siden det alltid vil forsøke å balansere bilaget). Avgift: Klikk knappen og endre til 0 (null) eller blank om ikke programmet har foreslått det allerede. Midtre del av skjermbildet skal se slik ut: 7
Etter at du har lagt inn data slik som vist her, klikker du igjen knappen taster [Ctrl]+[Ins] for å legge konteringen ned på skillekortet Kontering. eller Markøren er igjen tilbake i kontoboksen, klar for neste kontering Konto: Vi skal så registrere siste eiendel, bankbeholdningen. I Konto skriver du 1920 som er kontonummeret til bankinnskuddet. Du kan også klikke eller trykke funksjonstast [F9] for å få opp kontoplanen og velge konto derfra. Beløp: I beløpsboksen til høyre for konto skal du taste inn 250000 som er størrelsen på bankinnskuddet. B eller N: Igjen er det slik at det likegyldig om det står B eller N siden mva ikke er involvert i denne konteringen. D: Pass på at du velger D for debet (siden vi vil øke en eiendel du finner bankinnskuddet på debetsiden i balansen)! Klikk knappen og endre fra K til D. (OBS: Programmet foreslår K for kredit nå, siden det alltid vil forsøke å balansere bilaget). Avgift: Avgiftskoden er dimmet ned siden avgift ikke er relevant på denne kontoen. Klikk så knappen eller [Ctrl]+[Ins] for å legge konteringen av bankinnskuddet ned på skillekortet Kontering. Etter dette ser nedre del av skjermbildet slik ut: Alle tre eiendelene er lagt ned på skillekortet Kontering og alle er debitert siden de hører hjemme på debetsiden i balansen (og er positive!). Hvis du gjør feil Om du f eks førte konteringen på konto 1920 til kredit, kan du enkelt ordne det slik: Marker konteringen du vil korrigere ved å klikke på konteringslinjen (på skillekortet Kontering nederst) og klikk knappen Endre som du finner nederst til høyre på bilagskjermen, eller knappen 8. Dermed
hentes konteringen opp igjen i midtdelen og du kan endre K til D. Klikk så knappen eller [Ctrl]+[Ins] for å legge den rettede konteringen ned på skillekortet Kontering igjen. Du kan også slette konteringen ved å klikke knappen Slett som du finner nederst til høyre på bilagskjermen. Du kan forkaste hele bilaget og begynne på nytt ved å klikke Angre på verktøylinjen øverst i bilagskjermen. Du kan til og med korrigere eller slette bilaget etter at det er lagret! Markøren er tilbake i boksen Konto, klar til å ta imot et nytt kontonummer. Nå skal vi legge inn pantelånet som vi finner på kreditsiden i balansen: Konto: Skriv 2240. Igjen kunne du ha klikket eller trykket [F9] for å få opp kontoplanen og valgt konto derfra. Beløp: Skriv 600000. Programmet foreslår 920000, siden det alltid vil forsøke å balansere bilaget. B eller N: Igjen er det slik at det likegyldig om det står B(rutto) eller N(etto) siden mva ikke er involvert i denne konteringen. K: Pass på at du aksepterer K for kredit slik programmet foreslår (siden gjelden befinner seg på kreditsiden i balansen). Klikker du knappen ser du at K i dette tilfelle øker gjelden. Avgift: Avgiftskoden er dimmet ned siden avgift ikke er relevant på denne kontoen. Etter at du har lagt inn data slik som vist her, klikker du knappen for å legge konteringen ned på skillekortet Kontering. Da ser nedre del av skjermbildet slik ut: 9
Markøren er tilbake i boksen Konto, klar til å ta imot et nytt kontonummer. Nå skal vi legge inn egenkapitalen: Konto: Skriv 2050. Igjen kunne du ha klikket eller trykket [F9] for å få opp kontoplanen og valgt konto derfra. Beløp: Aksepter beløpet 320000. Programmet foreslår 320000, siden det alltid vil forsøke å balansere bilaget. Men er ikke egenkapitalen ifølge balanseoversikten kr 300.000? Jo, men vi er ikke ferdige ennå! Vi skal føre et eget bilag med leverandørgjelden. Da blir egenkapitalen berørt igjen; se nedenfor. K: Pass på at du aksepterer K for kredit slik programmet foreslår. Klikker du knappen ser du at K øker egenkapitalen. Etter at du har lagt inn data slik som vist her, klikker du igjen knappen eller trykker [Ctrl]+[Ins] for å legge konteringen ned på skillekortet Kontering. Etter dette ser nedre del av skjermbildet slik ut: Som du ser, er bilaget nå balansert; det vil si at det er kontert like mye til debet som til kredit. Først da tillater Ajour Office lagring av bilaget. Klikk knappen Lagre som du finner oppe på verktøylinjen. Programmet har satt bilagdatoen til 1.1., men det er kun datoen på konteringslinjene som påvirker regnskapet! Ved lagring av inngående beholdningsbilag setter programmet derfor datoen på hver av konteringene til 31.12. året før, siden disse bilagene ikke er en del av årets regnskap. Du kan se datoen på konteringslinjene ved å rulle mot høyre på skillekortet Kontering. Vi skal så registrere leverandørgjelden. De enkelte kundekrav eller leverandørgjeld registreres i hvert sitt bilag. Har du f eks ti kundekrav (ti forskjellige kunder som du har krav på) og fem leverandørgjeldsposter, skal det altså registreres ti pluss fem bilag. Disse bilagene 10
kan godt registreres manuelt konto for konto på samme måte som vi laget bilag nr 1 ovenfor (med det unntak at vi da i tillegg må legge inn navnet på kontakten i Kontakt-boksen), men det enkleste er å la programmet lage disse bilagene selv fra Kontaktkortet: Velg Kontakt fra Lister-menyen og klikk knappen Ny på verktøylinjen. Eller du kan klikke sirkelen Kontakt på skrivebordet og deretter snarveien Ny kontakt Programmet henter da opp et nytt kontaktkort: Sortering: I denne boksen skriver du Datavarehuset AS. Navn: Programmet foreslår sorteringsnavnet i boksen Navn. Du kan lese om forskjellen mellom sorteringsnavn og navn i Hjelpen, stikkord Sorteringsnavn. Type: Sett merke i alternativknappen Leverandør. Kontaktnr: Programmet tildeler også leverandøren et kontaktnummer. Du kan lese om dette i Hjelpen, stikkord Kontaktnummer. Du kan legge inn mange flere opplysninger om leverandøren, men vi hopper over det nå du kan når som helst komme tilbake hit og legge inn mer. Vi går også gjennom registrering av kontakt mer i detalj nedenfor i kapitlet Opprette kontakter. Men det er én viktig opplysning vi må få med nå, nemlig hvor mye vi skylder leverandøren. Siden vi har bare én leverandør som vi skylder noe til, finner vi beløpet i balansen, på kreditsiden. Om du hadde flere, ville kun summen av dem vært oppført på balansen og du ville hatt en egen spesifikasjon (saldoliste) med hver enkelt. Leverandørgjelden: Klikk skillekortet Reskontro (andre fra høyre, øverst). I boksen Vår gjeld legger du inn 20000: Programmet har selv lagt inn konto 2400 som er standard hovedbokkonto for leverandørgjeld. Dermed vet programmet hvordan bilag som involverer denne kontakten skal konteres. Det var alt, og du klikker knappen Lagre som du finner oppe på verktøylinjen på Kontaktskjermen. Programmet lager da et inngående beholdningsbilag automatisk bilag nummer 2 og konterer bilaget, se skillekortet Kontering nederst: Debet 2050 Annen egenkapital, kredit 2400 Leverandørgjeld. 11
I tekstboksen Kontakt har programmet lagt inn navnet på leverandøren. Bilaget er også lagret. Når det gjelder flere detaljer om å opprette kunder og leverandører, vises det til eget kapittel om dette nedenfor. Siden konto 2050 Annen egenkapital nå ble debitert med 20.000, er den endelige egenkapitalen blitt 300.000 (320.000 i bilag 1 minus 20.000 i bilag 2). Det betyr at den inngående beholdningen er ferdig registrert. Hvis AS Legg merke til at vi nå har registrert egenkapitalen på konto 2050 Anne egenkapital. Om du har aksjeselskap, skal den delen av egenkapitalen som er aksjekapital, til konto 2000. Du må i så fall registre enda ett bilag der du debiterer konto 2050 og krediterer 2000. Husk å velge bilagsart Inngående beholdning også i dette bilaget. Du kan se virkningen av registreringene ved å velge Balanse eller Saldobalanse samt Reskontro fra Rapporter-menyen. 12
Opprette kontakter Kontaktregisteret i Ajour Office kan inneholde Kunder, Leverandører og Andre kontakter, f eks kontaktpersoner hos kunder eller leverandører. I tillegg til å opprette kontakter i forbindelse med registrering av inngående beholdning, slik vi gjorde i kapitlet foran, kan du opprette kontakter på forhånd eller mens du registrerer forretningstransaksjoner eller bilag. Opprette en kunde Du oppretter en ny kontakt fra menyvalget Lister Kontakter: Dette henter opp kontaktskjermen og du klikker Ny på verktøylinjen. Du kan også opprette en ny kontakt ved å klikke sirkelen Kontakt på skrivebordet og deretter klikke snarveien Ny kontakt der. Et nytt kontaktkort er klart. Husk å klikke knappen Hjelp når du trenger opplysninger om hva som skal legges inn i de forskjellige tekstboksene! Skjermbildet ser slik ut: Sortering: Skriv inn firmanavnet Larsen & Holm AS. Navn: Programmet foreslår sorteringsnavnet i boksen Navn. Du kan lese om forskjellen mellom sorteringsnavn og navn i Hjelpen, stikkord Sorteringsnavn. Type: Sett merke i alternativknappen Kunde. 13
Kontaktnr: Programmet tildeler også kunden et kontaktnummer. Du kan lese om dette i Hjelpen, stikkord Kontaktnummer. Adresse: Skriv p 8877 og trykk [Tab] eller [Enter]. Programmet utvider da adressen til Postboks 8877. I neste adresselinje skriver du 5504 og trykker [Tab] eller [Enter]. Programmet finner da tilhørende postadresse og legger den inn. Telefon, : Som du ser av skjermbildet, kan du legge inn telefon-, mobil- og faksnummer, pluss et privatnummer. Om du legger inn mobilnummer, kan du senere sende SMS til kontakten via knappen Send SMS på verktøylinjen. Sending av SMS forutsetter at du har opprettet en brukerkonto hos vår partner PSWinCom. Ajour Intouch følger gratis med ved oppretting av brukerkonto for SMS. Se våre nettsider for videre informasjon om hvordan du oppretter en konto. På skillekortet Diverse kan du legge inn kontaktens e-postadresse og du kan da senere sende e-post til kontakten via knappen verktøylinjen. Du lagrer opplysningene ved å klikke knappen Send e-post på Lagre på verktøylinjen. I denne korte innføringen går vi ikke inn på omtale av de andre skillekortene på Kontaktkortet. Her legger programmet inn en rekke standardvalg som kan endres. Du kan lese i Hjelpen om de forskjellige skillekortene på Kontaktkortet ved å trykke funksjonstast [F1] Hjelp når skillekortet er valgt. Standardvalg kan endres permanent fra Egenskaper på Fil-menyen. Klikk skillekortet Faste oppsett og deretter knappen Kontakter. Opprette en leverandør Vi har allerede opprettet en leverandør, under registreringen av den inngående beholdningen. Vi viser derfor til omtalen der. Opprette andre kontakter Vi vil opprette en kontaktperson hos kunden vi opprettet ovenfor. Vi starter med å markere kontakten (kunden Larsen & Holm AS) på skillekortet Liste slik at programmet vet hvilken kontakt det dreier seg om. Deretter klikker vi skillekortet Kontakter nederst til venstre. Dermed vet programmet at nå skal vi forta oss noe med eventuelle kontaktpersoner på denne kunden. Vi starter selve opprettingen ved å klikke den nedre Ny-knappen: 14
Vi får opp et skjermbilde som er likt det vi ellers får opp når vi skal registrere en ny kontakt, men programmet vet allerede at dette hverken er en kunde eller en leverandør og har dermed satt merke i Annet. Vi velger å sortere på etternavn, og skriver derfor inn Bø, Sverre. Kommaet skriver vi inn for å fortelle programmet hvor skillet går mellom etternavn og fornavn slik at programmet kan foreslå korrekt navn i tekstboksen Navn. Programmet fjerner kommaet i sorteringsnavnet, men dette kan du endre fra menyvalget Fil Egenskaper, Faste oppsett, Kontakter. Vil legger om ønskelig inn telefonnummer f eks og e-postadresse (på skillekortet Diverse). Når vi er ferdig, klikker vi knappen Lagre på verktøylinjen. 15
Når du lukker skjermbildet, finner du kontaktpersonen Bø Sverre på skillekortet Kontakter nederst til venstre på Kontaktkortet til Larsen & Holm AS: Kontaktnavnet er understreket, det betyr at det er klikkbart. Om du klikker på det, åpnes Kontaktkortet til Sverre Bø. Hvis du på hans kort klikker på skillekortet Diverse, finner du hans overordnede, Larsen & Holm AS, i boksen Overordnet. Klikker du dette ordet (som er understreket), kommer du tilbake til Larsen & Holms Kontaktkort. Se Hjelpen, stikkord Kontaktperson for en grundig gjennomgang. Oversikt over kontaktene Om du klikker skillekortet Liste, får du en alfabetisert oversikt over kontaktene som er opprettet. Programmet har alle kontaktene (kunder, leverandører og andre (dvs kontaktpersoner hos kunder eller leverandører) i samme register. På den måten er det enkelt å finne en kontakt, uansett hvilken type den er av. Det er likevel enkelt å filtrere bort midlertidig de øvrige om du kun ønsker å se på kunder f eks siden programmet også holder dem i hver sin kontaktgruppe. Om vi ønsker å se bare kundene på skillekortet Liste, klikker vi knappen velger Alle kunder fra nedtrekksmenyen over de faste kontaktgruppene i programmet: og 16
De faste kundegruppene vedlikeholdes automatisk av programmet. Fra menyvalget Lister Kontaktgrupper, kan du opprette frie kontaktgrupper som du vedlikeholder manuelt via skillekortet Grupper på nedre del av Kontaktkortet. Se Hjelpen, stikkordene Kontakter og Kontaktgrupper for en grundig gjennomgang. Opprette varer Vareregisteret i Ajour Office OLFI og Komplett kan inneholde både fysiske produkter og tjenester som du kjøper og/eller selger. Les i Hjelpen om begrepet Varer, stikkord Varer Varebegrepet. Du kan enten opprette varene på forhånd eller mens du registrerer forretningstransaksjoner, f eks faktura. Du kan også la være å opprette varer i det hele tatt, og heller benytte konto i stedet for varekode når du angir varelinjer i fakturaer og regninger (inngående fakturaer). Du finner eksempler på dette nedenfor. Fordelen med å opprette en varekode er bl a at du da slipper å huske varetekst, pris, konto og avgiftsbehandling etc hver gang du selger en spesifikk vare, siden informasjon om dette ligger på Varekortet. Opprette en ny varegruppe Om du vil, kan du la varen tilhøre en varegruppe, som da bør opprettes først, bl a siden varen arver innstillinger fra varegruppen. Fra menyvalget Lister velger vi Varegrupper. Klikk knappen verktøylinjen for å hente opp en ny varegruppe. Ny på Husk å klikke knappen Hjelp når du trenger opplysninger om hva som skal legges inn i de forskjellige tekstboksene! Navn: Skriv HP laserskrivere i boksen Navn. Kode prefiks: Skriv HPL- i boksen Kode prefiks. Varetype: Her lar du det stå Lagervare som programmet foreslår. Du kan lese i Hjelpen nærmere om varetyper. 17
Legg imidlertid merke til at lagervarer krever at du legger inn en beholdning på hver og at manglende beholdning på denne typen varer vil medføre opprettelse av restordre ved fakturering. Skillekortet Priser: Klikk dette skillekortet og velg Fast pris i nedtrekksmenyen Beregning ved å klikke knappen. Det er alt vi registrerer nå og klikker knappen Lagre på verktøylinjen. Etter dette skal skjermbildet se slik ut (klikk eventuelt på skillekortet Varegruppe): Nærmere detaljer om registrering av en varegruppe finner du i Hjelpen, stikkord Registrer varegruppe. I ditt skjermbilde mangler du nok HP-logoen som her er lagt inn som bilde for varegruppen. Dette bildet følger med ved eksport av varelageret til nettbutikkprogrammet Ajour e-handel, som er et frittstående program men fullt integrerbart med Ajour Office. Registreringen nederst, på skillekortet Grupperabatter, foretar vi heller ikke i denne innføringen. Opprette en ny vare Du oppretter en ny vare fra menyvalget Lister Varer: Dette bringer opp vareskjermen og du klikker Ny på verktøylinjen. Du kan også opprette en ny vare ved å klikke sirkelen Forretning på skrivebordet og deretter klikke snarveien Ny vare der. Et nytt varekort er klart: Øvre del av Varekortet ser slik ut: 18
Gruppe: Skriv en H og programmet finner straks den ene varegruppen vi har og viser resten av navnet. Alternativt kunne du ha klikket knappen eller [F9] og hentet opp oversikten over varegruppene og valgt den derfra. (Hvis du skal registrere mange varer i den samme varegruppen, kan det svare seg å først aktivere den aktuelle varegruppen ved å klikke den i gruppetreet på skillekortet Liste aller først. Da vil programmet foreslå denne varegruppen automatisk når du klikker Ny på verktøylinjen.) Kode: Varen må ha en varekode eller et varenummer. Så snart du klikker i denne boksen, skriver programmet HPL- som er arvet fra varegruppen og som alle varene i denne gruppen skal ha som de første fire tegnene i varekoden. Skriv så 3200. Type: Varetypen, Lagervare, arves fra varegruppen. Navn: Varen må også ha et navn. Skriv HP Laserjet 3200. Du mangler nok bildet av skriveren. Det legger vi ikke inn i denne innføringen. Vi gjør heller ikke noe med de nedre skillekortene (Alternativer, Komponenter, osv). Skillekortet Priser: Klikk dette skillarket og legg inn prisen som vist her: Kostpris: Dette er prisen du kjøpte varen for (inntakskostprisen). Denne boksen 19
kan godt være tom om du ikke har behov for opplysningen. Se Hjelpen, stikkord Kostpris. Pris 1, Pris 2, : Dette er forskjellige utsalgspriser (f eks til forskjellige kundegrupper). Prisen kan angis netto (ekskl. mva) eller brutto (inkl. mva). Prisboksen kan også være tom: Da foreslår ikke programmet pris under faktureringen. Du kan lese i Hjelpen om de fire forskjellige prislistene, stikkord Pristyper. Skillekortet Kontering: Her legger programmet automatisk inn salgs- og kjøpkontoer og avgiftskoder. Dette er grunnlagsopplysninger som gjør at programmet kan bilagsføre f eks en faktura automatisk. Opplysningene kan endres etter ditt behov. 20
Skillekortet Beholdning: Klikk dette skillekortet og legg inn tallet 5 i minimumsbeholdning, Datavarehuset AS som leverandør og tallet 20 i Fri beholdning: Det er alt vi registrerer nå og klikker til slutt knappen Lagre på verktøylinjen. Kjøpsprosessen Bestilling - Mottak - Regning - Utbetaling Du registrerer de forskjellige kjøpstransaksjonene ved å velge transaksjonstypen fra Dokumenter-menyen: På Dokumenter-menyen finner du kjøpstransaksjonene (Bestilling, Mottak, Regning Kontantkjøp, Kreditnota og Utbetaling) i en egen avdeling, tilsvarende avdelingen for salgstransaksjoner. Les mer i Hjelpen, boka Kjøp- og utbetalingstranser som du finner under Forretning, eller ved å lete under Stikkord på de forskjellige transaksjonstypene. En annen måte å starte en ny transaksjon på, er å klikke på sirkelen Forretning på skrivebordet. Deretter klikker du på snarveien Ny forr.trans En tredje måte er via Ny-knappen under skillekortet Transer på Kontaktkortet. 21
I dialogboksen Ny transaksjon som kommer opp når du klikker Ny forr.trans eller Nyknappen under skillekortet Transer på Kontaktkortet, setter du merke i ønsket transaksjonstype. Klikk så Ny-knappen. Dermed åpnes skjermbildet med en ny post for den valgte transaksjonstypen. Fra Kontaktkortet vil da tekstboksen Kontakt allerede være utfylt. Bestilling Når det er behov for å bestille varer, henter du opp bestillingsskjermen fra menyvalget Dokumenter Bestilling for å lage en bestillingstransaksjon. Følgende scenarier kan tenkes: Enkeltbestilling, programmet lager bestillingsforslag. Massebestilling: Du legger ikke inn leverandør, men klikker Lagre flere. Programmet vil lage bestillingsforslag til de aktuelle leverandørene. Bestilling generert fra en ordre: Programmet kan generere en bestilling fra en ordre. Se grundig gjennomgang i Hjelpen, stikkord Bestilling. Mottak (inngående pakkseddel) Hensikten med å bruke transaksjonstypen mottak (inngående pakkseddel) er at du kan oppdatere varelageret selv om regningen (den inngående fakturaen) ikke er kommet ennå. Til grunnlag for mottaket ligger altså en inngående pakkseddel fra leverandøren. Det er to måter å starte mottakstransaksjonen på: Du henter opp en uoppgjort bestilling fra menyvalget Dokumenter Bestilling og klikker Overfør til oppgjør på verktøylinjen. Da vil programmet opprette en mottakstransaksjon på den aktuelle leverandøren. Du henter opp mottakskjermen fra menyvalget Dokumenter Mottak og velger 22