RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: TORSDAG 15. NOVEMBER 2007, KL. 10.00 STED: Kommunestyresalen, Røyrvik Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. 2. varamedlem møter da 1. varamedlem sitter i formannskapet etter kommunevalget, og kan dermed ikke møte i kontrollutvalget. Øvrige varamedlemmer møter etter nærmere avtale / i tråd med tidligere praksis. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. Kontrollutvalget i Røyrvik kommune har vedtatt at utvalgets møter er åpne, jfr. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 19, 1.ledd SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 015/07 Viltnemda i Røyrvik kommune sin forvaltningspraksis 016/07 Røyrvik kommunes behandlingstid ved henvendelser fra kontrollutvalget Eventuelt Grong 12.11. 2007 Inge Staldvik leder Gunnhild Berg kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 / 99 39 36 88 gunnhild.berg@komsek.no Kopi: - Ordfører - Rådmann - Varamedlemmer - KomRev Trøndelag IKS
SAK 015/07 VILTNEMDA I RØYRVIK KOMMUNE SIN FORVALTNINGS - PRAKSIS. Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Røyrvik kontrollutvalg 15.11.07 Gunnhild Berg 015/07 Røyrvik 07 Røyrvik kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon og redegjørelse til etterretning, og slutter seg til den konklusjon at Røyrvik viltnemd har et forbedringspotensial i sin forvaltningspraksis. 2. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1. Hver jaktrettshaver må bli hørt, og interesser og verdier ivaretatt selv om viltforvaltningen organiseres gjennom valdansvarlig representant. 2. Viltnemda må gjennom sine vedtak vise til hvilke grunnlag de er fattet på og hvilke lover og forskrifter vedtakene er hjemlet i. Dette gjelder alle vedtak som fattes. 3. Viltnemda må vise til klagemuligheter og klagefrister i forhold til sine vedtak. Dette gjelder alle vedtak som fattes. 4. Viltnemda må vare konsekvent i sin forvaltningspraksis og saksbehandling. Vedlegg (utdelt til kontrollutvalgets medlemmer i kontrollutvalgsmøte 08.11. 2007): 1. Klage på Røyrvik viltnemds forvaltningspraksis, datert 07.09. 2007. Mottatt 17.09. 2007. 2. Tilsendte etterspurte dokumenter fra Røyrvik kommune, datert 01.11. 2007. Mottatt pr. e-post 05.11. 2007 3. Oversikt over korrenspodanse i saken angående viltnemdas forvaltningspraksis, datert 31.10. 2007. 4. Svar fra viltnemda angående Røyrvik kommunes forvaltningspraksis. Datert 26. 10. 2007. Mottatt på e-post 05.11. 2007. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): - LOV 1981-05-29 nr 38 Lov om viltet - LOV 1967-02-10 Forvaltningsloven - LOV 2003-08-01 Lov om endringer i forvaltningsloven (klagerett når klageinstansen avviser). - LOV 2005-09-01 Forskrift om jakt og fangst av bever, Røyrvik kommune, Nord- Trøndelag. - LOV 2003-07-04 nr 74 Lov om hundehold (hundeloven). - FOR 2000-06-23 nr 838 Forskrift om minsteareal som grunnlag for tildeling av elg og rådyr, Frosta, Leksvik, Snåsa, Røyrvik og Nærøy kommuner, Nord-Trøndelag. - Rundskriv juli 2002 Forvaltning av hjortevilt og bever - NINA Rapport 38 Lokalforankret forvaltning og nasjonal overvåking av småvilt. - Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner
Saksopplysninger: Kontrollutvalget i Røyrvik kommune har fått tilsendt en klage på forvaltningen viltnemda i kommunen utøver. I henvendelsen vises det til ulike saker påklager mener bør etterses. Forvaltningspraksisen i viltnemda er ifølge påklager utøvet over en lang tidsperiode. Det vises til saker behandlet fem år tilbake i tid. Vedkommende ønsker å informere kontrollutvalget om viltnemdas forvaltningspraksis, som etter hans syn er utøvet på en uansvarlig måte gjentatte ganger. Det har også vært gjennomført et orienteringsmøte i kontrollutvalget angående saken. I Røyrvik kommune er viltnemda kommunens organ i viltforvaltningen. Viltnemda er organisasjonsmessig underlagt Plan-, drift- og næringsavdelingen. Viltnemnda tildeler fellingstillatelser for elg, hjort og rådyr. Ut over dette behandler nemnda øvrig saker innen viltforvaltning og viltfaglige spørsmål som er delegert kommunene. I viltforvaltningen er følgende organer: 1. Departementet 2. Direktoratet for naturforvaltning. 3. Fylkemannen 4. Kommunen Viltforvaltningen er hjemlet i lov om viltet. Formålet med lov om viltet er at viltet og viltets leveområder skal forvaltes slik at naturens produktivitet og artsrikdom bevares. Innenfor denne ramme kan viltproduksjonen høstes til gode for landbruksnæring og friluftsliv. Fra 01.januar 1993 ble kommunene det lokale viltforvaltningsorgan. Ved lovendringer i 2000 ble det lovfestet at kommunene skulle få større ansvar og mer virkemidler hvor utfordringene ble knyttet til fleksibilitet, effektivitet og lokal forankring. Kommunene har også overtatt ansvar og myndighet fra fylkesmannen, og jaktrettshaverne har fått et større ansvar for det praktiske forvaltningsarbeidet. Kommunene har også et stort ansvar knyttet til jaktrettshavernes rettigheter og rettsikkerhet ved å fastsette forskrifter og fatte enkeltvedtak. Fylkesmannens rolle i viltforvaltningen er å være rettssikkerhetsinstans og veileder. Klagebehandling av kommunale vedtak vil sikre likeverdig og korrekt behandling av søknader. Kommunens vedtak kan i følge viltlovens kapitel 2, 4 påklages fylkesmann. Regler om klage i forvaltningsloven gjelder tilsvarende. Henvendelsen til kontrollutvalget fremstilles i korthet slik: 1. Utgangspunktet for denne saken omhandler avslag på påklager sin søknad som grunneier om å få opprettholde tidligere inngåtte avtale om tildelt kvote på felling av elg for 2007. Viltnemda opprettholder sitt vedtak, og valgte tilføyelsen: Viltnemda vil minne om at klage skal komme fra valdleder, og ikke fra jaktfelt/grunneier. Ved senere år vil ikke klager fra andre enn valdleder bli behandlet (sitat fra viltnemda sitt svar, gitt til påklager). I følge påklager fratar viltnemda grunneier gjennom dette retten til å klage på et kommunalt vedtak, de følger ikke lovverket og forsøker å innskrenke en grunneierrett. 2. Denne henvendelsen gjelder fellingstillatelse på bever. Det vises til brev fra viltnemda hvor de gir fellingstillatelse på bever. Denne fellingstillatelsen gjelder hele valdet. Brevet er stilet til en grunneier. Valdet består av åtte eiendommer hvor sju grunneiere
er involvert. Valdleder er ikke kopiadressat i brevet fra viltnemda. Det påpekes fra påklager at fellingstillatelse skal stiles til valdleder etter søknad fra vedkommende og ikke til en særskilt grunneier. 3. Hovedspørsmålet i denne saken gjaldt sammenslåing av eiendommer til større jaktvald. Referansen i saken er en møteinnkalling fra viltnemda i kommunen. Dette møtet skulle omhandle ny valdstruktur. Møteinnkallelsen var sendt til jaktledere. De ble bedt om å kalle inn jegere i de respektive jaktlag. Grunneiere ble ikke nevnt, eller tilsendt møteinnkallelse. Påklager mener det skulle være grunneiere som skulle vært innkalt, og viser til viltloven som var gjeldene i 2002. Påklager ønsket et nytt møte hvor grunneiere ble innkalt. Nytt møte ble ikke avholdt. Rådmannen anbefalte også viltnemda å avholde et møte hvor grunneiere var representert. Viltnemda overså denne henvendelsen og sendte ut høringsforslag angående sammenslåing av vald til grunneiere. Høringsfristen til forslaget var kort. 4. Den fjerde saken påklager viser til gjelder søknad om dispensasjon fra båndtvangsbestemmelsene. Dispensasjon var ønsket i forbindelse med rypetelling på søkers eiendom, samt telling på påklager sin eiendom. Viltnemda avslo å behandle søknaden da den ikke kom inn til riktig tidsfrist. Viser ellers til vedlegg 1, Klage på viltnemdas forvaltningspraksis hvor utdypende fremstilling foreligger. KomSek Trøndelag IKS har på vegne av kontrollutvalget innhentet dokumenter og de referanser det er henvist til i klagen, samt fått en redegjørelse fra viltnemda angående de prosedyrer som ligger til grunn for saksbehandlingen og vedtak fattet i de ulike saker. Redegjørelsen og svar fra viltnemda fremstilles i korthet slik: 1. Røyrvik viltnemd viser til avslag på klage angående tildeling av elgkvote for 2007. De viser også til at det ikke finnes noen avtale på at valdet til påklager skulle fått tildelt samme kvote som tidligere. Røyrvik viltnemd tildeler elg for hvert år etter anbefalinger fra fylkesmann ved viltforvalteren. Det er fra påklager uttrykt misnøye angående viltnemdas tilføyelse til vedtak ved viltnemdas opprettholdelse av vedtak vedrørende tildelt kvote. Viltnemda vil minne om at klage skal komme fra valdleder, og ikke fra jaktfelt/grunneier. Ved senere år vil ikke klager fra andre enn valdleder bli behandlet. Valdene i Røyrvik har en bestandsplan som er signert av viltnemda og valdleder i de enkelte vald. Valdansvarlig representant skal være jaktretthaverens kontaktperson overfor myndighetene i saker angående valdet. Valdansvarlig representant sin rolle beskrives i rundskriv av juli 2002, forvaltning av hjortevilt og bever, 10. 2. Viltnemda beklager at viltnemda har stilet brevet til en grunneier og ikke valdets valdleder. Vedtaket i saken viser at det er hele valdet som er tildelt kvote, ikke en enkelt grunneier. 3. Viltnemda beklager at ordlyden i møteinnkallelsen til møtet henvendte seg til jegerne og ikke til grunneierne.
4. Røyrvik kommune mottok en søknad angående dispensasjon fra båndtvangbestemmelsene. Dispensasjon var ønsket to dager etter sendt søknad. Dispensasjonssøknader behandles i viltnemda. Søknaden i denne saken ble ikke behandlet grunnet den korte fristen fra søknaden kom inn til kommunen og til utførelsen skulle skje. Søkerne ble besvart med en e-post fra postmottaket dagen etter innkommet søknad hvor det ble vist til forvaltningsloven 11 om behandlingstid. I følge viltnemda kjenner søkerne til viltnemdas praksis ved slike søknader da de har søkt om dispensasjon ved tidligere anledninger. Viltnemdas retningslinjer som blir brukt i forvaltningen er viltloven med tilhørende og nærliggende forskrifter. I sin forvaltning viser de også til de punkt som er beskrevet i bestandsplanene for elg i kommunen. Viser ellers til vedlegg 4, Svar fra viltnemda hvor utdypende fremstilling foreligger. Vurderinger: Kontrollutvalget har etter å ha mottatt klage, etterspurt dokumenter i Røyrvik kommune og bedt om redegjørelse fra viltnemda i kommunen. Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Dette etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, 5. Dokumenter skal sendes uten ugrunnet opphold. Innhenting av slike dokumenter og en slik redegjørelse har tatt uhensiktsmessig lang tid. Kontrollutvalget sendte to separate henvendelser. Den ene henvendelsen gikk til kommunen med etterspørsel av dokumenter, den andre til viltnemda hvor en redegjørelse for de prosedyrer som ligger til grunn for saksbehandlingen og vedtak fattet i ulike saker var ønsket. Viser til vedlegg 3 hvor korrenspodanse i saken synliggjøres. I påvente av etterspurte dokumenter og en redegjørelse, kalte kontrollutvalget inn til et orienteringsmøte 8. november hvor de ulike parter ga en orientering og redegjørelse for sitt syn i saken. Påklager meldte forfall grunnet arbeidssituasjon. Kontrollutvalget ble orientert om saken ut i fra det skriftlige dokument som påklager har sendt. Kontrollutvalgets sekretariat fikk tilsendt de etterspurte dokumenter pr. e-post 5. november 2007. Dette gjorde at kontrollutvalget ikke fikk dokumentene i hende før orienteringsmøtet den 8. november. Saken kunne ikke behandles i møtet da det ikke har vært tid til å gjennomgå de etterspurte dokumenter. Kontrollutvalget vurderer som sin oppgave i denne saken å se på forvaltningspraksisen og prosessen i saken, ikke vurdere de enkelte vedtak som er fattet. Den faglige kompetansen i enkeltsaker er det viltforvaltningen som innehar. Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer ifølge 4 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalget har ikke avgjørelsesmyndighet i enkeltsaker på forvaltningens område, og er således ikke et klageorgan. Kontrollutvalget avgjør selv i hvilken grad enkeltsaker skal følges opp spesielt.
Grunneierens rettigheter til jakt er knyttet til valdenheten hvor samarbeidet mellom grunneiere forgår innenfor valdets grenser. Det kan være en fordel at valdene omfatter store områder med flere fellingstillatelser. Dette gjør at det administrative arbeidet i viltforvaltningen blir enklere. Røyrvik kommune organiserer sitt arbeid gjennom valdansvarlige representanter. En valdansvarlig representant er i følge i rundskriv av juli 2002, Forvaltning av hjortevilt og bever 10, en representant som skal være representant for jaktrettshavere og som opptrer på vegne av dem overfor kommunen i saker som berører valdet. Viltnemda mener at klager skal fremmes via valdleder og viltnemda forholder seg til valdleder. Kontrollutvalget ser det som viktig at en grunneiers rettigheter blir ivaretatt da det er store verdier og interesser som skal ivaretas. Ved en slik organisering som viltnemda i Røyrvik praktiserer må en være sikker på at den enkelte grunneiers rettigheter blir fremmet, selv om det kan herske uenighet innad i valdet. I følge juridisk rådgiver i direktoratet for naturforvaltning har enhver part i en sak rett til å påklage vedtak etter forvaltningsloven 28. En rettighetshaver taper ikke sin lovfestede klagerett selv om man deltar i et samarbeid om elgvald. For å godkjenne vald må søknad sendes kommunen, og det stilles krav til innholdet i søknaden. Dette gjelder bl.a. skriftlig samtykke fra de enkelte jaktrettshavere i form av underskrift. Bakgrunn for dette er viltloven 27 31. Søker må kunne dokumentere at underskriftene representerer de enkelte eiendommer / jaktrettigheter på lovlig vis. ( rundskriv av juli 2002, forvaltning av hjortevilt og bever 9.) Dette viser jaktrettshavere sin rettighet ved godkjenning av vald. Ved sammenslåing av eiendommer til felles viltområde het det seg i viltloven, gjeldene i 2002 at innkalling skulle rettes til jaktrettshavere. Dersom kommunen mener at flere eiendommer bør slås sammen til felles viltområde, skal de jaktberettige innkalles til fellesmøte der kommunen i samsvar med regler fastsatt av departementet søker om å oppnå en frivillig avtale om sammenslåing. Det samme gjelder i nåværende viltlov. Kontrollutvalget stiller spørsmål i saken angående ny valdstruktur om hvorfor det ikke ble innkalt til møte hvor grunneiere var representert når dette også ble anmodet om nytt møte fra rådmann i kommunen. Det ble i stedet sendt ut et høringsdokument med kort svarfrist. Det ble gjort innvendinger til høringen fra ulike områder. Viltnemda beklager at møteinnkalling ble sendt til feil målgruppe, men tok det ikke til etterretning at det burde bli gjennomført en nytt møte. Når det gjelder forhold rundt søknad angående beverjakt og dispensasjon fra båndtvangbestemmelsene beklager viltnemda at svar angående beverjakt ble sendt til feil person. Det ble adressert til en enkelt grunneier, ikke valdets leder. Når en ser på vedtaket gjelder det for hele valdet. Angående søknad om dispensasjon fra båndtvang bestemmelsene ble denne sendt pr. e-post til 2. august om kvelden til kommunens postmottak. Dispensasjon var ønsket i perioden 4. 5. august 2007. Vanlig praksis i Røyrvik kommune er at viltnemda behandlinger slike søknader. Dette er søker er kjent med ifølge viltnemda, da de har søkt ved tidligere anledninger. Denne søknaden ble ikke behandlet i viltnemda, og kom sent til Røyrvik kommune slik at det ikke ble tid til å behandle den før dispensasjonen var ønsket. Søker fikk tilbakemelding fra kommunens postmottak pr. e-post.
Konklusjoner: Kontrollutvalget har vurdert skriftlige dokumenter, samt redegjørelsen fra viltnemda og rådmann gitt i møte 8. november 2007 i saken angående klage på viltnemda i Røyrvik kommune sin forvaltningspraksis. Kontrollutvalget ser det som viktig at en grunneiers rettigheter ivaretas selv om valdet er organisert med valdansvarlig representant. Dette gjelder ved saker som omhandler valdet, bl.a. klageretten og ny valdstruktur. Det er store verdier og interesser som forvaltes. Det stilles også spørsmål om hvorfor det ikke ble avholdt nytt møte angående ny valdstruktur, selv da dette ble anmodet fra administrasjonen i kommunen. Kontrollutvalget ser det som en uheldig praksis at slike anmodninger ikke blir imøtekommet for å ivareta de ulike interesser fra ulike vald. En grunneiers rettigheter er hjemlet i forvaltningsloven og i viltloven. Rundskriv av juli 2002, forvaltning av hjortevilt og bever viser også en grunneiers rettigheter og plikter. Kontrollutvalget tar viltnemdas beklagelse angående fellingstillatelse på bever til etterretning. De beklager at svar ble stilet til feil person, selve vedtaket omfatter hele valdet. Angående dispensasjon fra båndtvangbestemmelsene ser kontrollutvalget at det ble kort behandlingstid fra innkommet søknad til dispensasjon var ønsket. Det stilles krav til grundig og god saksbehandling i enkeltsaker selv om slike saker er behandlet før. Viltnemda kunne behandlet søknaden i ettertid for å vise til tidsfrister for behandling og for å synliggjøre sin forvaltningspraksis. Ved saksbehandling viser vi til forvaltningsloven og dens kapitel 3 angående alminnelige regler om saksbehandlingen, kapitel 5 om vedtak samt kapitel 6 om klage og omgjøring Slik kontrollutvalget ser det har vilforvaltningen i Røyrvik kommune et forbedringspotensial i sin forvaltningspraksis. Hver jaktrettshaver må bli hørt og interesser og verdier ivaretatt selv om det organiseres gjennom valdansvarlig representant. Viltnemda må også gjennom sine vedtak vise til hvilke grunnlag de er fattet på og hvilke lover og forskrifter vedtakene er hjemlet i. Dette gjelder i alle vedtak, uansett om de er positive eller negative. Viltnemda kan med fordel vise til klagemuligheter og klagefrister i forhold til sine vedtak. Viltnemda må være konsekvent i sin forvaltningspraksis og saksbehandling, eventuelt vise til delegasjonsreglement hvis saker behandles i andre organ. SAK 016/07 RØYRVIK KOMMUNES BEHANDLINGSTID VED HENVENDELSER FRA KONTROLLUTVALGET. Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Røyrvik kontrollutvalg 15.11.07 Gunnhild Berg 016/07 Røyrvik 07 Røyrvik kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak:
2. Kommunestyret henstiller om at Røyrvik kommune følger lover og forskrifter ved henvendelser fra kontrollutvalget slik at de kan utrede saker på en rask og grundig måte: 1. Kontrollutvalget skal ved henvendelser få enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre en oppgave. (Jf. forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, kapitel 3, 5) 2. Etterspurte opplysninger, redegjørelse og dokumenter skal oversendes uten ugrunnet opphold. 3. Ved lang tid før henvendelsen besvares skal det gis et foreløpig svar om forventet behandlingstid. Vedlegg: 1. Oversikt over korrenspodanse i saken angående viltnemdas forvaltningspraksis, datert 31.10. 2007. Andre saksdokument: 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 2. Forvaltningsloven Saksopplysninger: Kontrollutvalget i Røyrvik kommune har fått tilsendt en klage på forvaltningen viltnemda i kommunen utøver. Kontrollutvalget har etter å ha mottatt klage, etterspurt dokumenter i Røyrvik kommune og bedt om redegjørelse fra viltnemda i kommunen. Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Dette etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, 5. Dokumenter skal sendes uten ugrunnet opphold. Viser til vedlegg 1. Oversikt over korrenspodanse i saken angående viltnemdas forvaltningspraksis, datert 31.10. 2007. Innhenting av slike dokumenter og en slik redegjørelse har tatt uhensiktsmessig lang tid. Kontrollutvalget sendte to separate henvendelser. Den ene henvendelsen gikk til kommunen med etterspørsel av dokumenter, den andre til viltnemda hvor en redegjørelse for de prosedyrer som ligger til grunn for saksbehandlingen og vedtak fattet i ulike saker var ønsket. Kontrollutvalget har ved gjentatt henvendelser etterspurt dokumentene. Kommunen ønsket å sende en samlet forsending med dokumenter som inneholdt etterspurte dokumenter samt svar og redegjørelse fra viltnemda. Kontrollutvalget ser ingen sammenheng i at disse forsendelser skulle følge hverandre da det fra kontrollutvalget ble sendt to separate henvendelser. Kommunens dokumenter lå lenge klar til sending, men de valgte å vente med oversendelse til viltnemdas svar og redegjørelse forelå. Kontrollutvalget ser det som uhensiktsmessig for saksbehandlingen at en slik etterspørsel tar ugrunnet lang tid å få i hende, og stiller spørsmål om dette er en rask og forsvarlig måte å imøtekomme en henvendelse på? Det er omfattende og mange dokumenter som skal gjennomgås og kontrollutvalget har interesse av å sette seg inn i saker på en grundig måte. Grong 12. november 2007. Gunnhild Berg Kontrollsekretær