Varamedlemmer møter etter nærmere avtale/i tråd med tidligere praksis.sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann.

Transkript

1 HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: kl STED: Kommunehuset, møterom Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale/i tråd med tidligere praksis.sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. Møtet holdes for lukkede dører jfr. Kommunelovens 77 pkt 8. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 001/05 GODKJENNING AV MØTEINNKALLING OG SAKLISTE 002/05 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FORRIGE MØTE 003/05 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING /05 MØTEPLAN /05 VIRKSOMHETSPLAN /05 REFERATER/EVENTUELT -Kontrollutvalgets budsjett Kort orientering om årsregnskapet 2005 v/komrev Trøndelag IKS Kontrollsekretær har forberedt en kort orientering om selskapet KomSek Trøndelag IKS, organiseringen av sekretariatsfunksjonen mv. som kan tas ved møtets åpning om utvalget ønsker det. Grong, Karl Flaat (sign) leder Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Dir.tlf / SIDE 1 AV 1

2 SAK 001/05 GODKJENNING AV MØTEINNKALLING OG SAKLISTE Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Høylandet kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 001/05 H 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Møteinnkalling og sakliste godkjennes. Vedlegg: Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksopplysninger: Vurdering SIDE 2 AV 2

3 SAK 002/05 GODKJENNING AV MØTEBOK Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Høylandet kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 002/05 H 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Møtebok fra møte godkjennes Vedlegg: Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Møtebok utsendt tidligere. Saksopplysninger: Vurdering SIDE 3 AV 3

4 SAK 003/05 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2004 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Høylandet kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 003/05 H 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2004 vedtas. Vedlegg: 1. Forslag til kontrollutvalgets årsmelding for 2004 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksopplysninger: Kontrollsekretær har på bakgrunn av møteprotokoller og i samråd med oppdragsansvarlig revisor utarbeidet forslag til årsmelding for Vurdering: SIDE 4 AV 4

5 HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2004 Oppnevning/ medlemmer: Etter kommunestyrevalget høsten 2003 ble det valgt følgende utvalg: Karl Flaat leder, Svein Flaat n.leder, Tone Dahl. Varamedlemmer ble; Kåre Georg Grongstad, Bjørn P. Kjøglum og Gunvor Ahlin. Skolering: Kontrollutvalget startet en opplæringsrunde ang. nye forskrifter for kontrollutvalg i siste møte. Av hensyn til et visst faglig ajourhold er det abonnert på bladet «Kommunerevisoren» som er et fagtidsskrift for kommunal revisjon og kontrollutvalg. Sekretariat: I henhold til forskriftenes 3 nr. 7 har kommunerevisjonen stått for saksutredning og sekretærhjelp. Per er sekretariat for kontrollutvalget overført selskapet KomSek Trøndelag IKS, dette i tråd med forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner ledd. Møtevirksomhet: Det er i året avviklet 5 møter og behandlet i alt 17 vedtakssaker. I tillegg til er framlagt og drøftet/tatt til orientering i alt 7 referatsaker. Ordfører og rådmann har fått tilsendt innkalling og saksdokumenter. Ordfører har ikke møtt i kontrollutvalgets møter i Rådmannen har etter invitasjon gitt følgende orienteringer: 19.02: Generell orientering om kommunen 13.12: Budsjett 2005 I tillegg har skatteoppkrever og økonomisjef møtt under behandling av enkeltsaker. Karl Flaat deltok på informasjonsmøte ang. forslag til nye forskrifter for revisjon og kontrollutvalg. Møtet fant sted i Trondheim. Saker som er behandlet: Saksnr Tittel Vedtak 1/2004 Godkjenning av møtebok Godkjent 2/2004 Skatteregnskapet 2003 Innstilling til KS: Godkjennes 3/2004 Kontrollutvalgets årsmelding 2003 Oversendt KS til behandling 4/2004 Kontrollutvalgets virksomhetsplan 2004/05 Forslag utarbeides til neste møte 05/2004 Høringsuttalelse ny forskrift om kontrollutv Innstilling til KS 06/2004 Lønnsrutiner i Høylandet kommune Rapport tas til etterretning 07/2004 Godkjenning av møtebok Godkjent 08/2004 Årsregnskap 2003 m/revisjonsberetning Innstilling til KS: Fastsettes med kommentar 09/2004 Kommunens årsberetning 2003 Uttalelse vedtatt 10/2004 Kontrollutvalgets virksomhetsplan 2004/05 Virksomhetsplan vedtatt 11/2004 Godkjenning av møtebok Godkjent 12/2004 Deltakelse i KomRev og KomSek Innstilling til KS SIDE 5 AV 5

6 13/2004 Godkjenning av møtebok Godkjent 14/2004 Skatteregnskapet 1. halvår 2004 Innstilling KS: Godkjennes 15/2004 Godkjenning av møtebok Godkjent 16/2004 Forvaltningsrevisjonsrapport Funksjon 120 Innstilling til KS: Tas til orientering med kommentar 17/2004 Forv.rev.rapport: Gjennomgang av vedtak Til KS som orienteringssak Referatsaker: Saksnr Tittel R1/2004 Vedr. kommunal lønn under sykdom R2/2004 Årsmelding regnskapskontrollørordningen i Indre Namdal R3/2004 Orientering om KomSek Trøndelag IKS R4/2004 Orientering om KomRev Trøndelag IKS R5/2004 Budsjettforslag for kontrollutvalget 2005 R6/2004 Oppdragsansvarlig revisor og kontaktperson R7/2004 Kommunens andel av driftsutgiftene til KomRev Trøndelag IKS Avslutning: Arbeidsformen i 2004 har vært som i tidligere år. Det er kontrollutvalgets oppfatning at de saker som har blitt reist overfor administrasjonen i 2004 har blitt besvart innen rimelig tid. Høylandet, den 19. februar Karl Flaat (s) Tone Dahl (s) Svein Flaat (s) Sekretær SIDE 6 AV 6

7 SAK 004/05 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2005 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Høylandet kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 004/05 H 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Forslag til møteplan vedtas. Møtetidspunkt settes til kl.. Vedlegg: 2. Forslag til møteplan for kontrollutvalgene tilhørende avdeling Grong Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksopplysninger: Siden sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene nå skal løses av en person, anses det nødvendig å legge en møteplan for kontrollutvalgene. Dette gir en større forutsigbarhet for KomSek Trøndelag IKS, for utvalgsmedlemmene og kommunene. Forslag til møteplan er utarbeidet med bakgrunn i tidligere praksis mht. møtedag og tidspunkt. I tillegg er det forsøkt tatt hensyn til møteplan for øvrige politiske møter i kommunen. Utvalgsmøtene er forsøkt spredt litt mer enn det som har vært tilfelle hittil. Fra KomSek Trøndelag IKS sin side er det ønskelig med flest mulig kontrollutvalgsmøter på dagtid, mellom anna ut fra et ressurssynspunkt. Det henstilles derfor til de kontrollutvalg som har hatt møter på kveldstid å vurdere om dagmøter kan være aktuelt. Vurdering: SIDE 7 AV 7

8 Forslag til møteplan for kontrollutvalgene 2005 Kommune Tid Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Grong Høylandet Lierne Namsskogan Overhalla (20.) Røyrvik Snåsa Behandling av årsregnskap 2004 er understreket Ved behandling av negativ revisjonsberetning årsregnskap i april/mai- møtene må det påregnes nytt møte for behandling av årsregnskapet i løpet av juni. SIDE 8 AV 8

9 SAK 005/05 VIRKSOMHETSPLAN 2005 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Høylandet kontrollutvalg Per Morten Bjørgum 005/05 H 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Virksomhetsplan for 2005 fastsettes. Vedlegg: Forslag til virksomhetsplan for 2005 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksopplysninger: På bakgrunn av tidligere års virksomhetsplaner er slik plan utarbeidet for Vurdering: SIDE 9 AV 9

10 Kontrollutvalgets virksomhetsplan 2005 Generelt: Kontrollutvalgets virksomhet baserer seg på Lov om kommuner og fylkeskommuner av , Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Årsplan 2005: Feb/mar: Kontrollutvalgets årsmelding for 2004 Skatteregnskapet for 2004 med restansesituasjon April/mai: Årsregnskapet for 2004 Kommunens årsberetning for 2004 Overordnet analyse- igangsettingsvedtak August: Kontrollutvalgets budsjettforslag 2005 Oktober: Nov/des: Forvaltningsrevisjonsrapporter Overordnet analyse- Prioriteringer Plan for forvaltningsrevisjon- arbeid Plan for forvaltningsrevisjon- vedtak SIDE 10 AV 10