Markedsføring av arrangement Artikkelen er skrevet av Henning Handå og Beate Johansen for Studentliv Artikkelen er opprinnelig utarbeidet i til bruk for deltagere på Studentlivs kurs i PR og markedsføring. Samtidig fungerer den også som en god kilde for deg som ikke har deltatt på dette kurset, men ønsker en grunnleggende innføring i temaet. Planlegging Lag en tidsplan! Det meste tar lengre tid enn hva man i utgangspunktet tror. Derfor bør du legge inn litt ekstra tid hvis du har muligheten. Tiden det tar å lage en plakat, folder eller annet markedsføringsmateriell er avhengig av hvor erfaren den som skal lage det er. En plakat til et arrangementer bør henges opp ca 2 uker før arrangementet gjennomføres. Sørg for at målgruppen får tilstrekkelig med tid til å planlegge besøket til ditt arrangement. Alt materiell som har med rekruttering å gjøre bør komme ut og opp med en gang de nye studentene ankommer lærerstedet. Det gjelder å være den første til å utmerke seg! Hvis det er et stort arrangement bør man starte med en teaser eller annen type reklame ca 2-3 måneder før selve dagen, for deretter å følge opp med nærmere informasjon 2-3 uker før arrangementet. Et semesterprogram tar lang tid å lage, og det vil ofte komme forandringer tett opp til fristen man har satt. Kom med ideer, tenk utforming og lag rammen tidlig, gjerne et halvt år før det skal ut til folket. Da unngår man i større grad stress ved forsinkelser og forandringer. Det viktigste å huske på er at kan noe gå galt, så går det galt. Begynn derfor så tidlig du kan! 1
Plandokumentet Et plandokument fungerer som en veiledning i PR-arbeidet og kan hjelpe dere til å komme ut med godt og gjennomtenkt reklame til et arrangement. Det er dere som kjenner deres egen forening best. Dere vet selv om det er noe som må legges til i dokumentet eller noe som ikke er så viktig. Dette kan også forandre seg fra arrangement til arrangement. Avsnittene med målgruppe, budskap og kanaler er de viktigste delene i forhold til dette dokumentet. Ta det med til foreningen og bruk det. Slik kan utgangspunktet for et plandokument se ut: Tittel/oppgave Mål Produkt Pris Nåværende ressurser Kritiske suksessfaktorer Hva trenger man? Målgruppe Budskap Markedsføringskanaler 2
Eksempel Justivisens plandokument for arrangementet Paragrafparty Tittel/oppgave Mål Produkt Pris Nåværende ressurser Kritiske PARAGRAFPARTY Et av delmålene for semesteret om at vi skal ha 30 nye medlemmer, 10 nye medlemmer i løpet i løpet av kvelden. 60 % solgte billetter tre dager før festen. Paragrafparty : DJ en skal ha dommerkappe og parykk, vi kan lime sammen bokstavkjeks til paragraftegnet, alle drinkene skal hete Paragrafparty : vi gir øl for kr. 28,- mot at en folder leveres i baren. Eller de kommer inn for 30,- i stedet for 50,- ved at folderen leveres i døra. Fire i baren den kvelden Fire til å jobbe med markedsføring To vakter Har ikke noe materiale fra før som vi kan bruke. Festen holdes der i egne lokaler Har ikke bil, men kan kanskje låne ved behov. Produkter for salg i baren, Funksjonærer, søknader, musikk suksessfaktorer Hva trenger man? Målgruppe Budskap Markedsføringskanaler Effektene til festen DJ Tilgang til dataprogrammer for å lage markedsføringsmateriale Nye studenter, alder ca 20-25, begge kjønn, de fleste har ikke studert før, ikke så godt kjent på Blindern + gode gamle travere Hvorfor? Nye studenter fordi det er rekrutteringsfest, gode gamle fordi de kan påvirke og holde liv i festen og vise de nye vei inn i foreningen. Hvor er de? Forelesningene, fadderordningen, og campus. Ha det gøy Respekt for Norges lover Justivisen er et bra sted å være Plakater, epost til gamle travere, annonse i studentavisen. 3
Mål - angi retning og resultat - høye men oppnåelige - presise (tall/tid gjør det mer forpliktende) - evt. bruke delmål for å oppnå hovedmål Produkt Her skriver man ned alle de ideene man har til å bruke konkurransemidlene på best mulig måte. Hvis arrangementet skal skille seg ut er det nødvendig at det er gjennomført, bruk gjerne spesielle virkemidler til akkurat dette arrangementet. Pris Hvordan kan din forening bruke pris til å oppnå de mål dere har satt? Nåværende ressurser Hvilke ressurser besitter foreningen per i dag i forhold til arrangementet? Her vurderer man arbeidskapasitet, økonomiske midler, utstyr osv. På denne måten er det lettere å fordele arbeidsoppgaver og man får en oversikt hva man har til rådighet av kapasitet og midler. Kritiske suksessfaktorer Hva er det absolutt viktigste for at arrangementet skal kunne gjennomføres? Eksempler: Det nødvendige utstyret, nok funksjonærer, alle søknader må være sendt og rettigheter må være bekreftet Hva trenger man? Se på de kritiske suksessfaktorene og sammenlign med det foreningen allerede har tilgjengelig. Hva mangler? Sett opp en liste over det som må ordnes og skaffes. 4
For informasjon om plandokumentets resterende felt; målgruppe, budskap og markedsføringskanaler se de følgende underkapitlene. Målgruppe Målgrupper er de gruppene man velger å henvende seg til ved markedsføring av varer eller tjenester. Å velge målgruppe gjør det lettere å bestemme hvordan markedsføringen skal forgå. Valg av budskap og utforming av reklame, distribusjon og kanaler vil være mer hensiktsmessig hvis man er bevisst at målet er de valgte målgruppene. Det finnes ingen standardisert inndeling av et marked. Man kan velge målgruppe ut fra en mengde kriterier og inndelinger. Det blir opp til hver forening å selv definere disse. Det finnes imidlertid enkelte klare forutsetninger for en anvendbar målgruppe: målgruppen må kunne identifiseres målgruppen må være tilgjengelig av hensyn til lønnsomhetspotensialet må målgruppen være av en viss størrelse målgruppens antall og størrelse må også passe med foreningens ressurser For studentforeninger vil verdioppfatning, livsstil, interesse og atferd være gode utgangspunkt for valg av målgruppe. Studenter er på mange måter en homogen gruppe, men også innenfor denne gruppen kan man dele opp i mer nøyaktige beskrivelser, etter for eksempel hvilke fag man tar, interesser utenfor faget, alder, bosted osv. Du kan også ta utgangspunkt i hvilke referansegrupper du ønsker å nå med arrangementet. En referansegruppe er en gruppe man kan være medlem av eller ønske å være medlem av. Nye studenter vil kanskje ha en referansegruppe de ønsker å være en del av og søker seg til denne gruppen. 5
Med utgangspunkt i dette er det viktig å tenke på hvordan man ønsker fremstå ved semesterstart når mange nye studenter skal ta et valg om de vil være med i en forening. Husk å stille følgende spørsmål når dere skal bestemme målgruppe: Hvem? Hvorfor? Hvor er de? Hvordan nå dem? Hvilken målgruppe vil man fokusere markedsføringen på? Er det alltid den samme målgruppen man forholder seg til? Beskriv målgruppen din, da er det lettere å nå den. Hvorfor akkurat denne målgruppen? Er målgruppen stort sett samlet på samme sted? Må vi bruke flere kanaler? Er det spesiell type budskap vi vet funger på akkurat denne gruppen? Budskap For at foreningen skal oppnå de mål den setter seg med hensyn til målgruppen må de sørge for at budskapet deres når frem. Forskjellige målgrupper kan motta ett og samme budskap forskjellig. For at budskapet skal være effektivt er det derfor viktig å vite mest mulig om målgruppene. Budskapet er også mer overbevisende hvis kilden oppfattes som troverdig. Mottakeren må stole på at foreningen holder det de lover. Kilde Koding Kanal/budskap Dekoding Mottaker Tilbakemelding Reaksjon Persepsjonsområde er et viktig begrep i kommunikasjonsprosessen. Mottakeren må ha mulighet til å forstå hva som sies og foreningene må sørge for at budskapet oppfattes slik dere ønsker. Sender og mottaker må dermed ha sammenfallende persepsjonsområder om kommunikasjonen skal være 6
vellykket. Eksempelvis må man ikke bruke faglige termer eller fremmedord som bare enkelte deler av samfunnet kan forstå, med mindre man bare ønsker å tiltrekke seg akkurat disse menneskene. Avsender Mottaker Felles persepsjonsområde Markedsføringskanaler Ikke-personlig kommunikasjon gjennom betalte medier, der senderen kan identifiseres Definisjon av reklame, R.Framnes, H.M. Thjømøe, S-E. Blom Markedsføringsledelse 1993 Det er viktig at man legger foreningens økonomi og arbeidskraft til grunn når man skal velge markedsføringsmetode. Vær også bevisst på at omgivelsene vil være omgitt av ulik grad av støy. Med støy menes alle de konkurrerende plakatene, bannerne osv. Det blir sagt at et menneske i Vesten blir i gjennomsnitt utsatt for omkring 1500 kommersielle inntrykk hver dag gjennom annonser, plakater, brosjyrer etc. Mennesket vil i gjennomsnitt ha kapasitet for å motta omkring 7 slike elementer om gangen. I praksis betyr det at en annonse ikke bør inneholde flere enn syv elementer. Dette betyr at det kan være vanskelig å skille seg ut i mengden. Nytenkning og et klart og konsist budskap blir viktigere og viktigere. 7
Ulike typer markedsføringskanaler Plakater Plakater er billig å produsere. De koster ofte mindre per stk jo flere du bestiller. Samtidig kreves det en del arbeidskraft til å henge dem opp. De har ofte kort levetid, det er kamp om oppmerksomhet og plakatene blir ofte revet ned eller andre plakater blir hengt over. Derfor kreves det en god distribusjonsplan og foreningen bør/må ofte gå flere runder på samme sted. Plakatene er effektive for den målgruppen som er vant til å se etter plakater som fanger dem og deres interesser. En plakat får i gjennomsnitt 2 3 sekunders oppmerksomhet. Derfor er det viktig å være selektiv på informasjonen som gis på plakaten. De bør være et blikkfang, enten det er direkte informasjon eller en type teaser det er snakk om. Plakaten er ofte brukt for å pirre nysgjerrighet eller virke som en påminnelse. En plakat kan promotere et enkelt arrangement eller gjelde for hele perioden (semesteret, festivalen etc). Flyers Flyere kan også være billig å produsere. Hvis du klarer å vekke en interessents nyssgjerrighet med flyeren er fordelen med den at du kan holde lengre på hun/han oppmerksomhet. Den kan dermed inneholde mer informasjon enn en plakat. Forsiden er viktig for at interessenten skal lese videre, ellers havner den i søpla. Pass på at dere bruker riktig språk og fanger de aktuelle målgruppene. En flyer har imidlertid bare oppmerksomheten til en person om gangen og man må ofte trykke opp flere for at et tilfredsstillende antall mennesker skal lese den. Flyers kan deles ut for hånd eller man kan lage avtaler med steder hvor man treffer sin målgruppe om å legge ut flyeren der (utesteder, kafeer og lignende). En ide er også å legge den i postkassen til studenter. Program Fordelen med et program er at man kan bruke mer plass. Her kan man skrive mer i detalj om de ulike prosjektene, det være seg lokaler, artister, arrangementer og det er plass til bilder. En annen fordel er at de kan vare lenge. Du kan ha gjort mye av markedsføringen på kort tid gjennom et program, men man bør ofte ha påminnere om de enkelte arrangementene. Et eksempel er et semesterprogram hvor man beskriver de ulike arrangementene foreningen har tenkt å holde utover i semesteret. Bakdelen er at når du har distribuert dette programmet så har du allerede lovet forbrukerne noe og skapt forventninger hos interessentene. 8
Stunts Dette kan være en effektiv måte å kommunisere på. Vel og merke til dem som befinner seg på det stedet stuntet foregår, men det har også fordelen ved at du kan plukke ut steder hvor du vet at din målgruppe vil ha flere representanter. Her kan man finne på mye gøy og det kan være helt gratis. Hovedpoenget er å skape nysgjerrighet omkring arrangementet. For å klare dette bør dere finne på noe nytt fra gang til gang. Har man gjort noe en gang er det oppbrukt. Er man riktig flink til å være nyskapende kan man sørge for å tipse journalister og fotografer. Det man skal være oppmerksom på er å ikke støte noen. Husk at folk har ulik humor og at det å tråkke over streken kan skape mer trøbbel enn hva godt er. E-post E-post er en form for direkte markedsføring. Her kan du fylle på med stoff og beskrive alt i detalj hvis du vil. Dette er en måte å holde deres faste brukere oppdatert på hva som skjer. Du kan skreddersy tilbud og informasjon til en enkelt gruppe. Hvis e-posten er god kan du holde på leseren mye lenger enn det du kan med plakater og flyere. E-post er en enkel, billig og rask måte å kommunisere på, det krever heller ikke mye arbeid. Et tips er å legge ut lister ved inngang/utgang av lokalet hvor besøkende kan skrive ned sin e-postadresse og dermed få oppdatering på foreningens arbeid og arrangementer. Banner Et stort banner plassert på strategiske steder kan gjøre en meget god jobb for arrangementet eller foreningen din. Du må være kritisk i forhold til informasjonen som skal stå da det er plass til lite tekst. Husk at en setning kan være nok. Å produsere en profesjonell banner kan være dyrt og man kan ikke alltid bruke den flere ganger, men en hjemmelaget banner kan også gjøre samme nytten. Pass på at du henger banneret opp på lovlige og avtalte steder, det er kjedelig å bruke en dag på å lage noe som blir fjernet etter en time. Annonser Denne type markedsføring er ikke så ulikt plakaten når det gjelder innhold, men den koster en del mer. Her må man vurdere nøye utgiftene i forhold til hvor mye man tror inntekten eller antall besøkende øker på grunn av annonsen. Ved gjentagende annonsering kan man forhandle seg fram til gunstigere avtaler med de enkelte mediene. På grunn av gjenkjennelseseffekten bør man i størst mulig grad ha like annonser med samme plassering fra gang til gang. Et viktig medie hos foreningen ved UiO vil være de ulike studentavisene. 9
Hjemmeside Her kan du også fylle på med stoff og beskrive alt i detalj. De faste brukere vil kunne være oppdatert på hva som skjer og potensielle brukere kan søke seg direkte til deres side. En annen fordel er at internettbrukerne selv kan velg når de vil gå inn på deres side, de vil derfor være motiverte til å lese det som står. Medieomtaler/artikler Man kan dele medieomtale i to deler, det ene er forhåndsomtale og det andre er omtale om det aktuelle arrangementet. For å få en medieomtale kreves det at arrangementet ditt skal være interessant for flere enn de som deltar den aktuelle dagen, det skal rett og slett ha en nyhetsverdi. For en pressemelding gjelder den omvendte pyramiden også kjent som antiklimaksoppbygging, den går kort og godt ut på at journalisten skal kunne kutte teksten fra bunn hvis det ikke er plass til alt. All den viktige informasjonen skal stå i toppen, fra overskrift til hovedtekst. For å få en omtale om selve arrangementet må man sørge for at journalisten vet om arrangementet! Ta kontakt i forkant, fortell hva du kan tilby og sørg for at det er interessant også for det aktuelle mediets målgruppe. Å lyve eller love noe du ikke kan holde vil straffe seg i lengden. For mer informasjon om pressemeldinger se eget kapittel om dette temaet. Jungeltelegrafen Jungeltelegrafen er en effektiv metode. Mer enn de fleste vet. Det er helt gratis og krever ingenting! Her må man sørge for å snakke om arrangementet til så mange som mulig. Husk at jungeltelegrafen kun er effektiv hvis det er lite negativt å assosiere til din forening. Sørg for at medlemmene er stolte av arbeidet og det dere tilbyr, og at de har den kunnskap og entusiasme som trengs for å fortelle det videre. Jungeltelegrafen begynner derfor internt! Teaser Gjennom en teaser kan man vekke nysgjerrighet hos en interessent uten at de nødvendigvis vet hva det dreier seg om. Det kan være plakater, klistremerker, flyers og bannere. Dette brukes ofte som et ledd i en markedsføringskampanje og krever at man følger opp senere med oppklarende informasjon. Det lønner seg derfor at man henger opp de oppfølgende plakatene eller bannerne på de samme stedene, eller at man deler ut flyers på de samme stedene. 10
Praktiske spørsmål ved markedsføring av arrangement Hvorfor den kanalen? Begrunn alltid hvorfor. Man går da gjennom en del spørsmål som bevisstgjør valget. Hvem lager? Trenger vi hjelp av noen utenfor foreningen til å lage dette? Eller sitter vi med alle nødvendige resursene og kunnskap selv? Hvor mange plakater, flyere osv? Hvor skal vi lage materialet? Har vi nødvendig utstyr? Kostnader? Sjekk flere trykkerier. Det kan også hende at man kan gå med andre foreninger om å benytte et trykkeri og dermed få rabatter. Distribusjon Hvor? Bare Blindern? Hele byen? Enkelte utesteder? Osv Hvem? Bestem hvem som skal ha ansvaret for distribusjon Grupper? Skal man dele distribusjonshjelpen inn i grupper? Soner? Hvis man har soner så gi hver enkelt gruppe sine soner hvor de har ansvaret for distribusjonen 11