PR-Arbeid - i Klubb, Krets og Forbund

Transkript

1 PR-Arbeid - i Klubb, Krets og Forbund Media Med media menes alle kommunikasjonskanaler eller meddelelsesmidler som gjør det mulig å spre et budskap til mange mennesker over et stort område på kort tid, som f. eks tv, radio, tidsskrifter, internett, sosiale medier, aviser, ukeblader og lignende. I mange sammenhenger blir ordet massemedia og media brukt om hverandre. Dette kan skape forvirring i og med at kommersiell reklame også er en del av massemediene, f. eks flygeblader, direkte mail, plakater, brosjyrer og lignende. Derfor bør man holde seg til ordet media. PR virksomhet Å drive med PR-virksomhet er en svært viktig del av organisasjonsarbeidet. Målet innen enhver organisasjon er hele tiden å få flere medlemmer eller flere aktive utøvere. For å få til det må man formidle sine aktiviteter gjennom de kanaler folk bruker i dagliglivet, f. eks sosiale medier, internett, aviser, TV og radio. Om man skal bruke PR for å endre på forholdene og medlemstallene i organisasjonen, må man starte med å beholde de man allerede har. Disse medlemmene trenger en aktiv medlemspleie for å føle at de er en del av klubben. Noe av det viktigste i den prosessen er å holde medlemmene informert om det som skjer i klubben. Dette skjer gjennom den interne PR-virksomheten.

2 PR-rutiner i organisasjonen For at kontakten med media skal forholde seg på et mest mulig profesjonelt nivå, er det viktig at man følger enkle rutiner. Dette for at resultatet skal bli best mulig ovenfor det medium man er i kontakt med. Ha en kontaktperson overfor media Hver klubb og krets bør utnevne én person til å ha ansvaret for informasjons- og PR-arbeidet. Dette vil være med på å skape et bedre og nærmere forhold mellom klubben/kretsen og de enkelte mediene. Ved å ha en informasjons- og PR- ansvarlig sikrer man kontinuitet i arbeidet, og unngår at informasjons- og PR- formidlingen blir tilfeldig. Biografi- og fotoarkiv Ved sesongstart skal det foreligge et biografi- og fotoarkiv av de best rangerte spillerne i klubben/kretsen/forbundet. Dette gjør jobben enklere når man kontakter media ved en senere anledning i forbindelse med arrangementer eller prestasjoner til enkeltspillere og ledere. Utgående informasjon Så snart informasjon som er av interesse for media og andre er klar, sendes denne ut. Eksempler på dette: Ved sesongstart sendes terminlisten, hvor man markerer ut hvilke arrangementer som er innenfor dekningsområdet til det enkelte mediet. Kontakt med media før sesongstart er også viktig angående klubbenes plan og mål for sesongen, samt informasjon om aktuelle spillere og forventninger for årets sesong. Send gjerne et eksemplar både til sportsredaksjonen og deres kontaktperson i mediet.

3 Pressemeldinger Ved utsendelse av pressemeldinger skal dette skje på egne skjemaer med standard layout, slik at man skaper en gjenkjennelseseffekt ovenfor mediene. Pressemeldinger bør inneholde: Avsender (evt. logo), dato, overskrift, ingress, tekst, kontaktperson og eventuelle foto/illustrasjoner. Forslag til pressemelding er lengre ned i dokumentet. Arkiver medieomtaler For ettertiden er det smart å lagre redaksjonelt stoff som er publisert i media slik at man vet hva man har fått inn på f. eks aviser og nettaviser tidligere. Dette har både en historisk og organisatorisk nytteverdi for senere arbeid. Kontaktnettverksliste over aktuelle medier Sørg for en oppdatert oversikt over alle aktuelle media. Aktuelle punkter som bør inkluderes er: Navn, adresse, telefon, e-postadresser, kontaktperson (journalist), samt leveringsfrister osv. i de aktuelle mediene. For klubber vil det ofte være tilstrekkelig å innhente informasjon om lokale media, ettersom lister for regionale og riksdekkende media ofte kan fås ved henvendelse til kretsen, forbundet eller på forbundets hjemmeside. Forslag til medieliste er lenger ned i dokumentet. Skaff en kontaktperson i de ulike mediene Gjennom å opprette en kontaktperson i hvert av de aktuelle mediene, er det enklere å få igjennom stoff. Det kan ta tid å opparbeide en slik kontakt, men gjennom personlige henvendelser til redaksjonen etableres slik kontakt. Annonsering av arrangementer Tidspunkt for annonsering av arrangement bør gjøres til best mulig tid. Annonsering for lang tid i forveien, eller for nært opp til arrangementene, er begge lite gunstig. Annonsering ca. 3-4 dager i forveien vil være ønskelig. Forhåndsomtale av arrangementer En svært viktig del av PR-virksomheten er å sørge for at omverdenen blir kjent med arrangementet. Det oppnås ved at media/journalisten får innbydelsen og programmet minimum en uke i forveien. Deretter tar man kontakt igjen et par dager før arrangementet som en påminnelse. Media må i denne sammenheng informeres om følgende: Type arrangement Arrangør Tid og sted Deltagere/profiler/favoritter Sluttspill/finaletidspunkt Resultatservice Denne prosessen øker dessuten medias interesse for å følge opp selve arrangementet.

4 Under arrangementet PR-ansvarlig for arrangementet bør til enhver tid være tilgjengelig. Den ansvarshavende skal være behjelpelig med å finne aktuelle intervjuobjekter, informasjon om regler, resultater, tidligere prestasjoner og lignende. Det er viktig å huske på at journalistene som kommer til arrangementet, er på jobb, og at de derfor fortjener en profesjonell behandling. Det er en fordel å sørge for litt enkel bevertning til journalistene. Ved større arrangement kan det være aktuelt å skaffe til veie et eget rom som mediene kan jobbe i. Etter arrangementet Nyhetsinformasjon og resultater fra gjennomførte arrangement skal i etterkant sendes til media, både tilstedeværende og ikke-tilstedeværende. Fotografier av profiler og vinnere bør også være med. Legg resultater og en kort pressemelding ut på hjemmesiden, sosiale media og andre aktuelle kanaler, og gjør det så raskt som mulig. Ved større arrangementer skal NTB ha resultater i hende maks to til tre timer etter arrangementslutt. PR internt i klubb/krets/forbund For at medlemmene skal føle at de har en tilhørighet til det som skjer i klubben/kretsen, er det viktig at de får informasjon om det som foregår. Denne informasjonen kan man formidle gjennom forskjellige kanaler i klubben, kretsen eller i forbundet. Eksempler på dette kan være: Internett og sosiale medier: Internett er blitt en større og større del av hverdagslivet til folk, spesielt gjennom sosiale medier. Dette forklares det mer om senere. Derfor er det viktig at man har opprettet digitale arenaer som omhandler sin organisasjon. Disse sidene bør ha en enkel og innbydende lay-out som man enkelt kan navigere i og som stimulerer nysgjerrigheten hos besøkeren. Det er viktig at det ikke er for mange forstyrrende elementer. Det er også viktig å koble seg opp mot søkermotorer med aktuelle søkeord. På forbundets hjemmeside kan du finne oppdaterte nyheter, terminlister og kontaktpersoner, samt finne nyttig materiell. Mange kretser og klubber har også egne hjemmesider og flere av disse ligger linket under forbundets hjemmesider. De som eventuelt ikke har noen hjemmeside, men som ønsker det, kan spørre etter veiledning på forbundskontoret. Sosiale medier er en viktig arena for å optimalisere synligheten og fremme engasjement blant medlemsmassen og andre interessenter. Eksempler på populære sosiale medier er Facebook, Instagram, Twitter og YouTube. Det vanligste og mest benyttede sosiale mediet er Facebook. Her kan man informere om arrangementer, dele nyhetssaker, legge ut bilder, diskutere og opprette kontakt mellom medlemmene. Et nyttig verktøy for å samle bilder på Instagram og oppdateringer på Twitter er å opprette en «hashtag»(emneknagg). Du finner for eksempel NBFs oppdateringer på Instagram ved å søke på #badmintonnorge. Medlemsskriv: Dette kan komme ut i mange varianter, men har som felles mål å gi medlemmene informasjon om det arbeid som blir gjort. Dette er en meget effektiv form for PR-virksomhet, siden man

5 allerede har adressene til medlemmene. Saker som kan være relevante å ha med i et slikt skriv er nyhetssaker, oppdateringer på pågående prosjekter, reportasjer, generell informasjon og lignende. Kretser og klubber kan ordne dette på en enklere måte gjennom f.eks små medlemsaviser eller nyhetsbrev. I disse kan man la medlemmene få innsikt i hva som skjer i selve styret, ulike utvalg eller andre interessante ting. Nyhets e-post: Dette er en måte å gi informasjon direkte til de berørte parter i forbindelse med interne nyheter etc. som man ikke vil at andre skal få tak i. Gjennom å opprette e-post adressegrupper med de ulike «kollegene» som skal ha informasjonen, gjør man dette til et enkelt og svært effektivt arbeidsredskap. Det er også en sikker måte å gi informasjon til de berørte parter siden man selv har kontroll på om mottakeren har fått e-posten. Denne type PR-virksomhet kan drives i alle deler av organisasjonen. Oppslagstavler: Dette er en PR-form som de aller fleste er kjent med. Om man ikke selv har slike tavler er det ofte mulig å bruke felles tavler i idrettshaller. På denne måten kan man gi PR både til sine medlemmer og til andre som leser slike oppslagstavler. Skal man bruke dette som PRvirksomhet, er det lurt å tenke på hvordan man utformer budskapet slik at det ikke forsvinner i mengden av andre budskap. PR eksternt Målet for en organisasjon er å treffe nye målgrupper gjennom sitt arbeid. På den måten kan man rekruttere nye medlemmer og nye aktive utøvere, slik at organisasjonen vokser. En stor og godt drevet organisasjon får lettere oppmerksomhet og sponsormidler. For å få til dette må man jobbe målrettet med sin PR-virksomhet. Det behøver ikke bare være opp mot media, men også opp mot lokalsamfunnet og fylket. Når man driver med ekstern PR-virksomhet, er det bare kreativiteten som stopper mulighetene. Eksempler på dette kan være: Internett og sosiale medier: Som sett over er internett en viktig intern informasjonskilde. Eksternt kan internett brukes som et redskap til å skaffe nye medlemmer og gi informasjon til andre aktører og interessenter. Sosiale medier er som sagt en nyttig arena for medlemmene, men de er også en god kilde til informasjon og oppdateringer for massemediene og andre eksterne interessenter. Det er viktig å huske at dette ikke er et alternativ man kan velge istedenfor tett kontakt med massemedier, men et tillegg. PR-stunts: For å skape blest rundt sin idrett er det muligheter for å lage PR-stunt rundt omkring for å skape liv og røre som folk legger merke til. Dette kan for eksempel være: At man legger ut en morsom video på sosiale medier som Facebook eller Youtube. At den lokale klubben blir med på sommerarrangementet til handelsstandsforeningen. På et slikt arrangement kan man ha konkurranser, badmintonoppvisning og andre kreative gjøremål.

6 Man kan lage en liten badmintonbane hvor man kan prøve å spille litt, enten mot hverandre eller mot en kjent spiller. Man kan lage konkurranse der man skal serve fjæren gjennom hull i en vegg for å vinne premier og lignende. Man kan invitere for eksempel politikere til å bli med på en liten badmintonkamp og på den måten få medieomtale rundt stuntet sitt. Har man kreativitet har man også mange muligheter. Dette kan være med på å gi folk en smakebit av hva badminton har å tilby og øke interessen for idretten. Dermed har man fått markedsført f.eks sine nybegynnerkurs på en annerledes måte enn gjennom vanlige annonser. Redaksjonell omtale: Den beste og mest effektive PR man kan få er redaksjonell omtale. På den måten er det ikke organisasjonen selv som presenterer seg, men det er mediene som omtaler organisasjonen. Gjennom redaksjonell omtale får man en objektiv vinkling av organisasjonen og ikke en egen fremstilling som ofte er subjektiv. Det er ikke like lett å skaffe seg redaksjonell omtale, men sjansen er større om man har en interessant sak. Hva som er interessant er veldig forskjellig fra medium til medium, men lokale medier er mer mottakelig for slikt stoff. Man må uansett gi pressen en pressemelding på at det skal skje eller har skjedd noe som kan være interessant å skrive om. Presseinvitasjoner: Når man skal ha et arrangement eller lignende er det viktig at man sender media en invitasjon i god tid før arrangementer slik at det er lettere for dem å legge det inn i sin tidsplan. Slike invitasjoner bør sendes til redaksjonen direkte, men man kan gjerne skrive ved en spesiell journalist om det er noen man har god kontakt med eller som er interessert i det man driver med. Pressemeldinger: Det er vanlig å sende ut pressemeldinger etter at et arrangement eller møte som er av betydning er ferdig, slik at media vet at vedtak er gjort eller personer er valgt osv. Pressemeldinger skal sendes raskt ut, slik at media får vite om nyhetene mens de enda er ferske. Se vedlagt eksempel. Ansvarsfordeling i Norges Badminton Forbund: I kampen med andre idretter om medias oppmerksomhet, har Norges Badminton Forbund kommet frem til at man gjennom å skape et PR-nettverk vil stille bedre rustet til disse utfordringene. Et PR-nettverk som involverer forbund, kretser og klubber, vil gjøre det lettere å treffe det rette mediet og skape de rette kontaktene. For at PR-nettverket skal være mest mulig effektivt, må man fordele oppgavene mellom de ulike organisasjons- og aktivitetsnivåene. Følgende ansvarfordeling vil være gjeldende: Forbundets hovedansvarsområde er kontakt med riksdekkende media i forbindelse med: Internasjonale arrangementer (f.eks OL, VM, EM og Thomas & Uber Cup)

7 Store nasjonale arrangementer (f.eks NM, NIC, Eliteserien) Forbundstinget Utsending av pressemeldinger (turneringsoppmannens ansvar) Ved enkelte arrangementer kan det være aktuelt å samarbeide med de lokale/regionale arrangørene. Ved disse arrangementene avtales dette med kretsen eller forbundet på arrangementstedet. Kretsenes hovedansvarsområde er kontakt med regional/lokal media i forbindelse med: Regionale arrangementer (f.eks Kretsmesterskap og Lagserier) Kretstinget Utsending av pressemeldinger Ved spesielle arrangementer kan det være aktuelt å kontakte riksdekkende medier. Ved disse arrangementene avtales det med forbundet hvem som formidler kontakt. Klubbenes hovedansvarsområde er kontakt med lokale medier i forbindelse med: All forhåndsomtale i forbindelse med arrangementer i klubbens regi Nasjonale arrangementer (f.eks UBM) Lokale arrangementer (f.eks Klubbmesterskap og egne arrangement) Oppfølging av lokale deltakere i nasjonale og internasjonale konkurranser Årsmøte Utsending av pressemeldinger I enkelte tilfeller kan det være interessant å kontakte regional eller riksdekkende medier. Ved disse arrangementene avtales det med enten krets eller forbund hvem som formidler kontakt. Arrangørene har ansvar for PR ut fra de definisjoner som her er beskrevet.

8 Eksempel på medialiste: Eksempel Pressemelding: Pressemelding Dato: Kontakt: Espen Larsen Tlf: E-post: Badminton Sluttspill i Eliteserien Til helgen spilles det om NM medaljer for lag. Kampene går i Skøyenhallen (Oslo). Bunnpuljen med Grimstad, Oslo Studentene, Trondheim og Bergen starter lørdag kl Semifinalene mellom henholdsvis Oslo BK Kristiansand BK og Grong BK Sandefjord BK begynner kl På søndag spilles finale og bronsefinale kl , mens de øvrige plasseringskampene spilles fra kl Tre lang anses som favoritter: Sandefjord BK, Oslo BK (tittelforsvarer) og Kristiansand BK Lørdag Oslo Studentene Grimstad BK Trondheim BK Bergen BK semifinaler Oslo BK Kristiansand BK Grong BK Sandefjord BK Søndag Kamp om 5. plass Kamp for å unngå direkte nedrykk Finale

9 Bronsefinale Resultatservice finnes via Badminton.no