Kommunikasjonsplan NORKLIMA

Transkript

1 Kommunikasjonsplan NORKLIMA 1. Bakgrunn og tre utfordringer Mål, målgrupper og budskap Mer om kanalene, og planer for Andre kanaler Ansvar Budsjett Oppsummert aktivitetskalender Desember

2 1. Bakgrunn og tre utfordringer Kommunikasjonsplanen er designet for å bidra til at NORKLIMA når sine målsetninger. Fokus er satt på tre prioriterte utfordringer hvor kommunikasjon er et egnet virkemiddel. Programmets hovedmål: NORKLIMA skal gi nødvendig ny kunnskap om klimasystemet, klimaets utvikling i fortid, nåtid og fremtid, samt direkte og indirekte effekter av klimaendringer på natur og samfunn som grunnlag for samfunnsmessige tilpasningstiltak. NORKLIMA er et av syv Store programmer i forskningsrådet. Blant disse er NORKLIMA det eneste som ikke har et mål som skal bidra direkte til verdiskapning. NORKLIMA skal derimot bidra til forutsigbare og stabile miljømessige rammebetingelser for næringsliv og samfunn. Kommunikasjon vil være et viktig virkemiddel for følgende 3 utfordringer. 1. NORKLIMAs årlige budsjett er 91.6 MNOK (2006). Utfordringen er å bringe budsjettet opp på et nivå som samsvarer bedre med behovet. Flere departementer og næringslivsbransjer har et ansvar. 2. NORKLIMA er i utgangspunktet en sammenslåing av tidligere programmer, det er utpreget tverrfaglig, spenner fra grunnforskning til anvendt forskning og rommer mange forskningsmiljøer med ulike kulturer. I tillegg har NORKLIMA flere store integrerte prosjekter som til en viss grad fremstår som egne enheter og profilerer seg selvstendig. Utfordringen her er å få alle deltakere til å dra i samme retning og at NORKLIMA fremstår som ett samlet og velkoordinert program som representerer helheten i norsk klimaforskning. Et helhetlig perspektiv på klimaforskingen gir nye muligheter til å koble ulik forskning og forskningsmiljøer. 3. NORKLIMA representerer et forskningsfelt som allmennheten og beslutningstakere (byråkrater og politikere) er opptatt av. Medias oppmerksomhet og interesse for fagfeltet er høy, sammenlignet med mange andre forskningsfelter. Det er potensiale for ytterligere fokus på fagfeltet. Utfordringen er imidlertid å utnytte eksisterende medieinteresse på en positiv måte, ved å koble den i større grad mot forskningens resultater og nytteverdien av disse resultatene for samfunnet. Det er viktig å både gjøre NORKLIMA synlig som program og spre kunnskap om klimaforskning generelt. 2. Mål, målgrupper og budskap Hvert mål bidrar til flere av utfordringene. Mål 1: Å øke NORKLIMAs budsjett. Målgrupper: Beslutningstakere / Forvaltere og næringslivsbransjer. Budskap: NORKLIMA er eneste aktør som representerer hele bredden av norsk klimaforskning. Desember

3 NORKLIMA har høy samfunnsrelevans på grunn av sin tverrfaglige natur, samtidig som programmet representerer internasjonal spisskompetanse innen prioriterte felter. Flere departementer og næringslivsbransjer har et ansvar, alene og i samarbeid. NORKLIMA bidrar til mer forutsigbarhet om fremtidens miljøbetingelser. Dette er verdifullt for utvikling av norsk næringsliv og flere samfunnssektorer. Kanaler: Forskningsrådets budsjettprosesser (økt beredskap og aktiv deltagelse) Møter og konferanser (Forskerkonferanser) Brukerforum (Forvaltning og næringslivsbransjer) I tillegg kommer det som blir ivaretatt gjennom mål 3. Mål 2: Å oppnå et effektivt nasjonalt samarbeid med synlige synergieffekter. Målgruppe: Forskere Budskap: Samarbeidet gir synergieffekter og styrker forskningen i Norge på feltet generelt NORKLIMAs resultater spesielt, og derigjennom NORKLIMAs budsjetter. Kanaler: forskningsradet.no forskningsradet.no/norklima Møter og konferanser (Forskerkonferanse og forskerseminar). Mål 3: Å øke mediefokus på forskningens betydning for samfunnets evne til tilpasse seg fremtidens klima. Målgrupper: Allmennheten, næringsliv og beslutningstakere (politikere og deler av byråkratiet som befatter seg med forskning), via media. Budskap: NORKLIMA representerer fundamentet for fremtidige nasjonale tilpasningsplaner NORKLIMA er allmennhetens viktigste kilde til kunnskap om klimaendringer og konsekvenser for Norge Kanaler: Massemedia, direkte via innsalg av forskningsnyheter eller egenproduserte kronikker, og indirekte via andre kanaler (for eksempel forskning.no og evt. eget nyhetsbrev). 3. Mer om kanalene, og planer for 2006 Et budskap tilpasset målgruppen gjennom riktig kanal til riktig tid gir størst sannsynlighet for å nå frem. Kommunikasjonsplanen bør oppdateres årlig med en tidsplan for de planlagte aktivitetene. Desember

4 3.1. Internet Forskere er den største brukergruppen for forskningsradet.no og programmets hjemmeside. Beslutningstakere i departementer og underliggende etater er også en stor brukergruppe. Flere av NORKLIMAs større prosjektene har egne nettsteder, og NORKLIMAs kjennemerke/grafisk profil vil fremkomme på disse nettstedene. Nettstedet forskning.no har allmennheten og pressen som målgrupper, og dette stoffet brukes ofte direkte av massemedia. NORKLIMA vil aktivt benytte forskning.no som kanal. Aktiv bruk av internett som kanal gir NORKLIMA muligheten til å styre den informasjonen som går ut, og til å formidle nyansert informasjon om et komplekst tema. På denne måten kan NORKLIMA bidra med komplementær informasjon til den ofte mindre nyanserte informasjonen som formidles gjennom media. Hvis NORKLIMA lykkes i å produsere god informasjon på internett, ikke minst på forskning.no, øker også sjansen for at media bruker denne som kildemateriell. NORKLIMAs skal også ha en hjemmeside på engelsk, der internasjonale samarbeidspartnere kan finne nye forskningsresultater, programplanen, handlingsplanen og andre nyheter Media Media er den viktigste kanalen til allmennheten, og en av de viktigste til politikere og beslutningstakere. Under media regnes dagspresse (riksdekkende og regionale), radio og TV, men også populærfaglige tidsskrifter. Metodene som benyttes direkte er innsalg til media av godt forberedte saker, eller kronikker og debattinnlegg. De to sistnevnte formene gir NORKLIMA mulighet til å styre hva slags informasjon som går ut, mens kontrollen over resultatet er noe mindre ved direkte innsalg av stoff. For større konferanser eller andre begivenheter kan også pressemeldinger benyttes. Proaktivt mediearbeid: I begynnelsen av hvert halvår identifiseres 1-3 saker/debattinnlegg/eksempler som egner seg til å formidle ønsket budskap til ønskede målgrupper. I tillegg må en ha en viss beredskap for å knytte saker til dagsaktuelle hendelser i media. I mediearbeidet er det viktig at alle som jobber med dette bruker budskapene som en felles plattform. Dette styrker NORKLIMAs profil og bidrar til å etablere NORKLIMA som aktiv deltaker i samfunnsdebatt og som troverdig forskningsformidler. I direkte innsalg til mediene bør man prioritere programstyremedlemmer og programadministrasjon som intervjuobjekter. Sakene må knyttes til NORKLIMA, og programnavnet og forskningen må bevisst profileres. Argumentene for hvorfor klimaforskning er viktig bør brukes systematisk. I tillegg bør NORKLIMA bygge opp et lite internt arkiv med gode forskningseksempler som brukes i mediearbeidet og som kan gjenbrukes i Forskningsrådets budsjettprosesser og i møter med beslutningstakere. I denne sammenhengen bør NORKLIMA ha et godt dokumentert og konkret tallfestet budsjettbehov. Dette bør være stabilt over tid, slik at det konkrete tallet for et fornuftig budsjett befester seg hos relevante mottakere. Medieovervåkning: NORKLIMA skal i løpet av 2005 vurdere å benytte elektronisk medieovervåkning for å øke relevans og treffsikkerhet på egne utspill til media. Desember

5 Motivere prosjekter til egen kommunikasjonsvirksomhet: Programmets kommunikasjon bygger på prosjektresultater. Prosjektene leverer populariserte sammendrag som del av den ordinære fremdrifts- og sluttrapporteringen. NORKLIMA vil stimulere prosjektene til selv å gjøre populær formidling Møter og konferanser NORKLIMA har store oppgaver som møteplass for å få til et fungerende nasjonalt samarbeid og å øke budsjettene. For sistnevnte vil direkte møter med beslutningstagere være verdifulle ikke som rene budsjettmøter (slike innspill koordineres sentralt i Forskningsrådet), men for å vise finansiører hva NORKLIMA oppnår for midlene som allerede er tildelt. For konferanser er det svært viktig å være bevisst hvilke målgrupper man retter seg mot. En konferanses suksess vil avhenge av hvor godt opplegg og innhold er tilpasset målgruppen(e). NORKLIMA har en rolle i Nasjonal klimakonferanse, som retter seg mot allmennhet, politikere, beslutningstakere og ulike næringslivsbransjer, der nye forskningsresultater formidles. Det planlagte brukerforumet bør utfordres til å arrangere egne brukerkonferanser og møter. Disse møteplassene må NORKLIMAs programstyre bruke aktivt til å profilere programmet og spesielt sine forskningsresultater. Brukerforumet har representanter fra ulike departement og næringslivsbransjer. Første møte i Brukerforumet holdes i løpet av I tillegg til Nasjonal klimakonferanse vil NORKLIMA arrangere egne forskerkonferanser, der (deler av) konferansen skreddersyes til målet om å skape ekte samarbeid og streben etter felles målsettinger og forbedret kommunikasjon på tvers av fag og kulturer. NORKLIMA vil også arrangere forskerseminarer mellom klimamodellører og effektforskere for å bedre tverrfagligheten i programmet. NORKLIMA bør også aktivt profilere programmet på nasjonale og internasjonale klimakonferanser som andre aktører arrangerer. I tillegg bør NORKLIMA være proaktive i forhold til politiske prosesser. Som et utgangspunkt for dette bør det settes opp en oversikt over relevante prosesser for kommende periode. Vitenskapskafeen arrangeres hver måned i Oslo, der dagsaktuelle temaer diskuteres uformelt med forskere. NORKLIMA vil foreslå tema og foredragsholder til arrangørene Papirbaserte kanaler Nyhetsbrev: NORKLIMA har i dag ikke eget nyhetsbrev (elektronisk eller papirbasert), men har overtatt en avtale med tidsskriftet CICERONE fra tidligere programmer. Denne avtalen er forlenget ut 2006, med intensjon om et mer langsiktig samarbeid. I løpet av 2006 vil NORKLIMA jobbe for å finne frem til gode arbeidsformer som sikrer en god og representativ profilering av programmet. Det vil gjøres opp status innen utgangen av Andre publikasjoner: Publikasjoner fra programmet (bortsett fra vitenskapelige artikler) bør være begrenset, fordi innsatsen som oftest er høy i forhold til effekten. Det bør lages en presentasjonsbrosjyre. Oppstart for dette arbeidet er våren 2006 med målsetting om å ha den ferdig for sommeren Desember

6 3.5 Andre kanaler Bremuseet i Fjærland utvikler en egen klimautstilling. NORKLIMA vil i løpet av våren 2006 beslutte eventuell deltakelse eller profilering av programmet i den forbindelse. 4. Ansvar Det er en trend blant andre store programmer å leie inn ekstern kommunikasjonsbistand, spesielt for å lage nyhetsbrev eller andre større oppgaver. NORKLIMA legger i første omgang opp til et tett samarbeid mellom administrasjonen og kommunikasjonsrådgiver i divisjonen. En person i sekretariatet har et særlig ansvar for oppfølging av kommunikasjonsarbeidet. Kommunikasjonsrådgiver fungerer også som kontaktperson videre og er ansvarlig for kobling mot ekstern hjelp. Det legges opp til innleie av ekstern hjelp for å kunne gjennomføre og øke omfange av en rekke av de planlagte tiltakene. I løpet av våren 2006 skal det utarbeides en plan for formidling fra prosjekter. Denne vil også inneholde en mer detaljert ansvarsfordeling mellom personer i programadministrasjonen og programstyre. Programstyret: Programadm: Prosjekter: SATS kommunikasjonsrådgiver: Utarbeide og følge opp kommunikasjonsplan og budsjett Sørge for at kommunikasjonsarbeidet har nødvendige rammebetingelser, kompetanse og synlighet Fronte overordnede budskap (programstyreleder og - medlemmer) Stimulere til formidling fra enkeltprosjekter Evt: Skrive kronikker og debattinnlegg i NORKLIMAs navn, sammen med Forskningsrådet (sekretariat eller kommunikasjonsrådgiver) Evt: Fronte NORKLIMA/Forskningsrådet og programmets budskap i media Evt: Bidra til forberedelse av konkrete saker til innsalg i media (med kommunikasjonsrådgiver) Overordnet ansvar for at tiltakene blir gjennomført Kontakt med samarbeidspartnere, inkl. kommunikasjonsrådgiver i SATS Rapportere fremdrift i kommunikasjonsarbeidet til hvert programstyremøte. Ingunn Borlaug Lid har et spesielt ansvar for kommunikasjon i administrasjonen, og jobber tett sammen med Karin Totland, kommunikasjonsrådgiver i divisjonen. For øvrig er ansvarsfordelingen i administrasjonen spesifisert nærmere i den årlige aktivitetskalenderen. Levere populærvitenskapelige sammendrag Rapportere om egen formidling I løpet av våren 2006 skal det utarbeides en plan for formidling fra prosjekter. Utarbeide forslag til kommunikasjonsplan Bistand og rådgiving i planleggingsarbeidet Desember

7 Operative oppgaver i henhold til kommunikasjonsplan Koordinering av kommunikasjonsaktiviteter mot andre programmer. Kontakt mot komm.enheten i Forskningsrådet og ekstern hjelp Komm.enheten i Forskningsrådet: Allierte Grafisk profil. Teknisk hjelp ved trykking av publikasjoner. Hjelp til kommunikasjon i henhold til den årlige planen for medie- og samfunnskontakt. Disse kontaktes ved behov for samarbeid og fronting av felles budskap. Aktuelle aktører er: Bedrifter, organisasjoner, forskningsinstitusjoner, departementer, Klima-Norge. 5. Budsjett Kommunikasjon er et viktig virkemiddel i den fasen NORKLIMA er nå. Det bør derfor årlig settes av en sum på kr til kommunikasjonsarbeidet. 6. Aktivitetskalender 2006 Aktivitetskalenderen finnes som eget dokument. Den gjelder for ett år om gangen og oppdateres jevnlig. Desember