Styresak Går til: Styremedlemmer Foretak: Helse Stavanger HF Dato: 02.03.2011 Saksbehandler: Saken gjelder: Anne Berte Vigrestad og Maiken H. Jonassen Styresak 022/11 O Sykefraværsoppfølging ved Helse Stavanger HF Arkivsak 0 2010/5518 1. Innledning Administrerende direktør vil i denne saken orientere styret om det helsefremmende og sykdomsforebyggende arbeidet i foretaket. 2. Sykefravær ved Stavanger universitetssjukehus, Helse Stavanger HF (SUS) SUS har i mange år hatt fokus på det helsefremmende og sykdomsforebyggende arbeidet i foretaket. Ledere, tillitsvalgte og vernetjenesten har i samarbeid bidradd til å oppnå gode resultater sett i forhold til andre vi kan sammenligne oss med. Sammenlignet med nasjonale tall fra Statistisk sentralbyrå når det gjelder alle yrkesgrupper og tall fra helse-og sosialtjenesten, viser at SUS har hatt en positiv utvikling. Sykefravær 2008-2010 Helse Stavanger HF versus nasjonale 12 10 % sykefravær 8 6 4 2 0 2008 2009 2010 Helse Stavanger Norge - Alle yrkesgrupper Norge - Helse & Sosialtj. 1
Figuren nedenfor viser at SUS har lavest sykefravær av helseforetakene i Helse Vest. Sykefravær i % av netto dagsverk - Sammenligning - Helseforetak Helse Vest RHF 11 10 9 8 7 Prosent 6 5 4 3 2 1 0 feb.09 apr.09 jun.09 aug.09 okt.09 des.09 feb.10 apr.10 jun.10 aug.10 okt.10 des.10 Helse Bergen Helse Fonna Helse Førde Helse Stavanger Tall fra Agresso pr 4.2..2011. Tabellen nedenfor viser sykefraværsutviklingen ved SUS pr måned for perioden 2007-2010 Totalt sykefravær Helse Stavanger HF 2007-2010 9,0 8,5 Prosentvis sykefravær 8,0 7,5 7,0 6,5 6,0 5,5 5,0 4,5 4,0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des 2007 6,5 8,0 7,8 6,7 6,7 7,2 8,1 6,1 6,3 4,9 5,8 5,5 6,6 2008 5,7 7 6 6,4 6 6,5 6,1 6,3 5,8 6,1 7,1 6,7 6,3 2009 7,3 7,3 7,1 5,6 6,5 6,4 6,8 7,1 6,4 6,8 7,3 5,9 6,7 2010 6,9 6,6 5,6 4,9 5,3 5,4 4,6 4,7 5,3 6,1 5,9 6,8 5,7 Gj.snitt hittil i år Foretaket har jobbet aktivt for å fremme helse og forebygge sykdom samt følge opp sykemeldte medarbeidere. Tabellen nedenfor viser den positive utviklingen foretaket har hatt når det gjelder reduksjon i sykefravær over 17 dager. Dette er et viktig bidrag i arbeidet med å hindre at ansatte går over på uføretrygd. 2
2007 2008 2009 2010 Egenmeldt fravær 0,8 % 0,9 % 1,0 % 1,1 % Sykemeldt fravær 1 16 dgr 1,8 % 2,4 % 2,5 % 2,2 % Sykemeldt fravær 17 56 dgr 2,6 % 2,8 % 3,0 % 2,3 % Sykemeldt fravær over 56 dgr 1,6 % 0,2 % 0,2 % 0,1 % TILSAMMEN 6,8 % 6,3 % 6,7 % 5,7 % Sykefraværet pr aldersgruppe og kjønn er i 2009 og 2010 registrert med følgende: 20-29 år 30-39 år 40-49 år 50-59 år 60-69 år 2009 2010 2009 2010 2009 2010 2009 2010 2009 2010 Kvinner 6,3% 5,4% 7,6% 7,0% 6,7% 6,4% 8,0% 5,6% 9,1% 7,6% Menn 1,9% 2,2% 4,5% 4,1% 3,7% 2,7% 6,2% 5,3% 6,7% 2,9% Tallene viser en nedgang i sykefravær for alle aldersgruppene når det gjelder kvinner, og for menn er det kun en liten økning for aldersgruppen 20-29 år. Menn i denne aldersgruppen er fortsatt den gruppen som har lavest fravær på SUS. 3. Mål Mål for sykefraværsprosent ble for foretaksgruppen i Helse Vest satt til 4,5 %. Denne ble oppjustert til 5,5 % i juni 2010. Uavhengig av justert mål, besluttet SUS å fortsette sitt målrettede arbeid med fokus på helsefremmende arbeidsplasser og sykdomsreduserende tiltak. 4. Måloppnåelse/resultater Det er ikke mulig å trekke frem enkeltfaktorer som har spilt en viktigere rolle enn andre i det helsefremmende og sykdomsforebyggende arbeidet. Man har konstatert at det er samspillet av flere faktorer over tid som har gitt resultater. Samtidig pågår det en kontinuerlig vurdering av effekten av de tiltakene som iverksettes og man fokuserer på korrigering der dette er nødvendig. En forutsetning for å lykkes med dette arbeidet, er en sterk ledelsesforankring og medvirkning fra de ansatte. 5. Tiltak Arbeidet med å redusere sykefraværet er en kontinuerlig oppgave på SUS. Nedenfor beskrives tiltak som er iverksatt: o Overtid Arbeidsmiljøutvalget (AMU) vedtok medio 2009 at det skulle utarbeides månedlige oversikter som viste overtidsbruken for ansatte. Oversiktene skulle fremlegges månedlig for AMU. Det ble utarbeidet standardrapporter med oversikter per divisjon ned på avdelingsnivåsnivå, for yrkesgrupper og på individnivå. Disse rapportene har medført at ledere har kunnet følge opp ansatte og satt i verk korrigerende tiltak. AML-brudd knyttet til overtidsbruk er blitt redusert i denne tidsperioden. Dette har trolig hatt positiv effekt på ansattes trivsel og helse. o Opplæring I 2009 og 2010 har det blitt arrangert flere kurs for ledere i (1) sykefraværsarbeid i praksis og (2) sykefraværsoppfølging samtalen som verktøy i regi av både NAV arbeidslivssenter og foretakets bedriftshelsetjeneste (BHT). Over 100 ledere har deltatt. Det er også undervist i oppfølging av sykefravær på divisjons og avdelingsnivå, samt at bistand er gitt til ledere ved behov. NAV arbeidslivssenter har deltatt på dialogmøte 2 sammen med leder og den 3
sykmeldte, mens BHT har deltatt på dialogmøte 1. Disse møtene har hatt en positiv læringseffekt overfor ledere. Vel 40 tillitsvalgte og verneombud har deltatt på kurset sykefravær i praksis i regi av enten NAV arbeidslivssenter eller BHT. SUS har sett det som svært viktig å trekke tillitsvalgte og verneombud aktivt med i det pågående IA-arbeidet. Det tilbys HMS-undervisning i regi av BHT innen en rekke temaer som enkeltvis og samlet sett kan bidra til et bedre arbeidsmiljø og derav lavere sykefravær. Noen eksempler: Konflikthåndtering for ledere, tillitsvalgte og verneombud, Jobbing uten mobbing, Hvordan ta vare på seg selv og andre i en krevende arbeids- og livshverdag?, Friskfaktorer og energilekkasjer hva skal til for å komme på jobb med det som er friskt?, med flere. Divisjoner og avdelinger har arrangert flere samlinger med eksterne foredragsholdere med tilsvarende emner som nevnt over. Kurs i Terapeutisk mestring av aggresjon (TMA) gjennomføres i psykiatrisk divisjon samt ved aktuelle avdelinger i somatiske divisjoner. TMA-konsulent ansatt i psykiatrisk divisjon foretar opplæring. Det jobbes aktivt med skadeforbyggende tiltak for å redusere denne type skader. o Samarbeidsmøter mellom ledere og verneombud Det er innarbeidet kvartalsmessige møter mellom ledere og verneombud på alle nivå i foretaket. Erfaringsutveksling, arbeidsmiljøproblemer, etc. blir diskutert under disse møtene og har bidratt til økt fokus på samarbeid og konstruktive løsninger som omfatter både psykisk og fysisk arbeidsmiljø. Helseforetaket har en meget bra fungerende vernetjeneste som er både kunnskapsrik, initiativrik og løsningsfokusert. o Arbeidsmiljøkartlegginger med handlingsplaner BHT har gjennomført flere arbeidsmiljøkartlegginger for avdelinger og grupper ansatte. Disse har blitt initiert på bakgrunn av henvendelser vedrørende arbeidsmiljømessige forhold, høyt sykefravær, samarbeidsproblemer, etc. Disse har vært omfattende og har involvert alle ansatte i prosessen. Rutinemessig utarbeides det handlingsplaner i etterkant. Både handlingsplan og resultater fra kartleggingen blir presentert overfor de ansatte. SUS har erfart at denne tilnærmingsmåten har gitt positive resultater hvor ansatte har blitt sett og hørt, samt at deres forslag til forbedringer har blitt tatt til følge. o Coaching / veiledning Både avdelinger og enkeltpersoner blant ledere og ansatte, har blitt coachet /veiledet av BHT-personale. Dette har bidratt til å kunne se nye løsninger og muligheter både for enkeltpersoner og grupper. Man har sett god effekt av denne tilnærmingen og ser et økende behov. Det tilbys også samtaler med BHT for ansatte som føler de sliter av ulike årsaker. Psykologbistand er gjort tilgjengelig for ansatte som har vært utsatt for større traumer i arbeidsforholdet. Kollegastøtteordningen er godt innarbeidet og bistår ansatte ved behov. o Stress og mestring I siste kvartal 2010 ble det satt fokus på stress og mestring og hvordan den enkelte og avdelinger kan forholde seg til utfordringer i arbeidsmiljøet. Det er satt fokus på både 4
individuelle og avdelingsvise tilnærminger. BHT har bidratt, og dette opplegget er i en implementeringsfase og vil bli utvidet. o Avdelingsvise tilnærminger til styrking av nærværsfaktorer og friskfaktorer Mange avdelinger og divisjoner har arbeidet svært aktivt med å styrke trivsel og samhold. Imponerende innsats og initiativ fra enkeltpersoner og ledere har vist igjen. Eksempler: Fysisk aktivitet med premiering, sosiale samlinger, samlinger med fokus på psykososialt arbeidsmiljø og stimulering, etc. Psykiatrisk divisjon har arbeidet aktivt for å etablere en helsefremmende arbeidsplass for de ansatte. Divisjonen ble i 2005 tatt opp som medlem i Norsk Nettverk for Helsefremmende arbeid. Norsk Nettverk for Helsefremmende arbeid er en del av det WHO affilierte internasjonale nettverket Health Promotion Hospitals and Health Services (HPH). I 2009 ble hele SUS medlem av nettverket. HPH har utviklet og arbeider etter fem kjernestandarder for forebyggende og helsefremmende arbeid på sykehus. De fem standardene omhandler: 1. Ledelse 2. Vurdering av pasienter 3. Pasientinformasjon og intervensjon 4. En helsefremmende arbeidsplass 5. Kontinuitet og samarbeid Divisjonen har etablert egen kompetansegruppe som arbeider for å forebygge og fremme helse blant både pasienter og ansatte. o Velferdstilbud SUS har et aktivt velferdstilbud som bedriftsidrettslag, sykkelklubb og TUR-støvelen. Samlet sett tilbyr disse et stort spenn av aktiviteter tilpasset de fleste ansatte. Dette har medvirket til å styrke det sosiale samholdet mellom ansatte, vært en innfallsvinkel for nytilsatte til å bli kjent med kollegaer, samt bidratt til å styrke både mental og fysisk helse. Aktiv bedrift som er et tiltak for å motivere ansatte til økt aktivitet og egentrening gjennom tilrettelegging av tilbud og fasiliteter, ble planlagt høsten 2010 og startet opp januar 2011. Aktiv Bedrift er et samarbeid mellom sykehuset og bedriftsidrettslaget (SUSBIL). o Seniorpolitikk Seniorpolitikk er nedfelt og er blitt positivt mottatt blant ansatte. Den skal medvirke til at ansatte kan stå lengre i arbeidsforholdet. Ordningen innbefatter blant annet at det skrives avtale med ansatte over 62 år hvor den ansatte og den nærmeste leder kan bruke kr.20 000 per år på tiltak som vil bidra til at senioren blir stående lenger i arbeidsforholdet. o Bistand fra NAV Arbeidslivssenter NAV Arbeidslivssenter har hatt en aktiv rolle i oppfølging av sykmeldte. De har hatt tre personer som spesielt har vært tilgjengelige for bistand overfor foretaket. Disse har bistått med rådgiving overfor ledere og sykmeldte, opplæring og undervisning, deltatt i møtevirksomhet overfor ledere, ansatte, tillitsvalgte og verneombud, samarbeidet nært med BHT, osv. Innsatsen og entusiasmen de har vist, har vært svært verdifull i oppfølgingen og tilbakeføring av sykmeldte. 5
o Ergonomisk rådgiving Bedriftsergoterapeut har bistått med: Kartlegging, risikovurdering, undervisning enhetsvis: arbeidsbelastning, arbeidsteknikk, arbeidsprosesser, belysning, synsergonomi, organisatoriske faktorer, lokaler. Rådgiving ved planlegging og utforming av arbeidsplasser ved flytting, ombygging, ominnredning etc. Rådgiving ved valg av ergonomisk arbeidsutstyr og hjelpemiddel. Bistand ved forebygging av sykefravær/tilbakeføring av sykmeldte: o Arbeidsplassvurderinger o Funksjonsvurdering o Vurdere restarbeidsevne o Individuell tilrettelegging av arbeidsplass o Søknad om stønad fra Folketrygden: Hjelpemidler fra NAV Hjelpemiddelsentral, Rådgiving ved innkjøp og utarbeidelse av kravspesifikasjoner for møbler og utstyr Det er lagt vekt på å komme tidlig med i planleggingsfasen ved ombygging, nybygg, ominnredning, innkjøp, etc. Dette for å kunne designe gode løsninger som hindrer uheldige arbeidsbelastninger. o HMS koordinatorer i divisjonene Det er tilsatt HMS/kvalitetskoordinatorer i divisjonene. Disse rapporterer til leder og er pådrivere når det gjelder gjennomføring av HMS-relaterte saker, forbedringer, etc. HMSkoordinatorene har vært viktige støttespillere for ledere og medarbeidere i det sykefraværsforebyggende arbeidet. HMS/BHT-ansatte og HMS-koordinatorene har etablert HMS-forum som er et forum for ideutveksling og læring på tvers av divisjonene. o Årlige HMS runder med handlingsplaner Alle divisjoner har en årlig HMS-gjennomgang i sine enheter. Resultatene etter HMSrundene blir gjenstand for en risikovurdering med tilhørende handlingsplan. Ved hjelp av denne arbeidsformen, har man vært i stand til å prioritere forbedringer, utbedringer, osv. på en strukturert og effektiv måte. o Statistisk materiale og IT verktøy Sykefraværsdata på individnivå og enheter, brukes som grunnlag for sykefraværsoppfølging, oppfølging, arbeidsmiljøkartlegginger, som redskap for å registrere forbedringer etter tiltak, osv. SVIPS er et elektronisk verktøy som måler pleietyngde i avdelingene og er i bruk ved kirurgisk og medisinsk divisjon. Det er bl.a. blitt brukt aktivt ved kirurgisk ortopedisk avdeling. Tallmaterialet brukes i månedsrapporter og i budsjettprosessen mht beleggprosent og utvikling i pleietyngden på sengepost. Avvikssystemet Synergi brukes i avdelinger, divisjoner, BHT, ledelse, etc. for å vurdere hvor en må sette inn tiltak på grunnlag av avviksmeldinger, ansatt skader, osv. o Sykefraværsoppfølging Det er utarbeidet egne prosedyrer og laget eget hefte med tidspunkt og hvordan og ansatte som er sykmeldte skal følges opp av leder, BHT og NAV. På BHTs intranettside er det lagt ut skjemaer til bruk for ledere ved oppfølging av sykmeldte, skjema for søknad om tilretteleggingstilskudd, retningslinjer fra NAV, etc. Egne kurs for gravide og ledere blir arrangert. Administrerende direktør mener at aktiv sykefraværsoppfølging er et svært viktig tiltak som har bidratt til den positive utviklingen når det gjelder langtidsfravær. 6
6. Videre arbeid Administrerende direktør vil fortsatt ha fokus på det målrettede arbeidet knyttet til helsefremmende arbeidsplasser og sykefraværsreduserende tiltak. Arbeidet med å konkretisere målene i ny IA-avtale er allerede startet opp. Samarbeidsavtalen forankres i toppledelsen med tillitsvalgte og vernetjenesten som fullverdige parter. Avtalen skal bidra til gode drøftinger og målrettede arbeidsprosesser og organisering. Det vil bli utarbeidet ny handlingsplan med mål og tiltak som vil ansvarliggjøre virksomheten og forplikte NAV til å levere tjenester som støtter opp under virksomhetens IA-arbeid. Den nye avtalen vil bidra til å styrke det helsefremmende arbeidet. Dette er i tråd med SUS sitt medlemskap i Helsefremmende sykehus samt engasjementet knyttet til aktiv bedrift. Fokus på kontinuerlig forbedring og arbeide målrettet med eksisterende tiltak, samt styrke enkelte tiltak etter behov, vil også være et viktig fokus i det videre arbeidet. 7