ARBEIDSMILJØUTVALGET VED HØGSKOLEN I OSLO OG AKERSHUS ÅRSRAPPORT 2013 2014 Innhold Innhold... 1 1. Innledning... 2 2. Arbeidsmiljøutvalget (AMU)... 2 Oppnevning og sammensetning...2 Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver...2 AMUs medlemmer 2013/2014...3 Antall saker og møter...3 Dagsorden, sakspapirer og referater...3 3. Saksområder 2013/2014... 4 Byggesaker...4 Avvik...4 Sykefravær...4 Lokale arbeidsmiljøutvalg og fakultets-/fellesadministrasjonsverneombud...4 Bedriftshelsetjenesten...4 Bevissthet om AMUs rolle, og høgskolens arbeidsmiljøarbeid...4 Medarbeiderundersøkelse...5 Endringsprosesser og planarbeid...5 Opplæring...5 Velferdsgoder og velferdspolitikk...5 4. Konklusjon... 5 1
1. Innledning Arbeidsmiljøloven stiller krav om at arbeidsmiljøet i virksomheten skal være fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og en samlet vurdering av arbeidsmiljøfaktorer som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd. Det er arbeidsgivers ansvar å følge opp kravene i arbeidsmiljøloven og forskriftene. At det også er andre HMS-aktører som eksempelvis verneombud og arbeidsmiljøutvalg endrer ikke på dette ansvarsforholdet. Ulike oppgaver i tilknytning til HMS-arbeidet kan delegeres, men ansvaret forblir arbeidsgivers. Arbeidstaker skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 2. Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Arbeidsmiljøutvalget ved Høgskolen i Oslo og Akershus ble etter sammenslåingen av HiO og HiAK etablert høsten 2012 bestående av 5 medlemmer fra arbeidsgiversiden og 5 medlemmer fra arbeidstakersiden. Oppnevning og sammensetning Forhold rundt opprettelse og sammensetning av arbeidsmiljøutvalg er hjemlet i arbeidsmiljøloven 7-1 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-7 3-11. Virksomheter som sysselsetter minst 50 arbeidstakere, skal ha arbeidsmiljøutvalg, der arbeidsgiveren, arbeidstakerne og bedriftshelsetjenesten er representert. Arbeidsgiver utpeker sine representanter i utvalget. En representant fra den øverste ledelsen skal alltid være medlem av utvalget. Likeledes er hovedverneombudet fast medlem som arbeidstakerrepresentant. De øvrige arbeidstakerrepresentantene kan enten velges av virksomhetens ansatte eller oppnevnes av tjenestemannsorganisasjonene. Arbeidstaker og arbeidsgiver skal være likt representert i utvalget. Medlemmene oppnevnes for to år, med mulighet for gjenvalg. Lederoppgaven går på omgang mellom de to gruppene, for et år av gangen. Bedriftshelsetjenesten er medlem av utvalget, men møter uten stemmerett. Ved HiOA er det tjenestemannsorganisasjonene som oppnevner arbeidstakernes representanter. Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver AMUs oppgaver er hjemlet i arbeidsmiljølovens 7-2 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 2-3. AMU skal virke for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. AMU skal følge opp virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Det innebærer å behandle alle planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, og planer som krever Arbeidstilsynets samtykke (aml 18-9). AMU skal videre behandle spørsmål som angår bedriftshelsetjeneste og den interne vernetjeneste, spørsmål om opplæring, instruksjon 2
og opplysningsvirksomhet som har betydning for arbeidsmiljøet. Hvis arbeidsmiljøutvalget finner det påkrevet å verne arbeidstakernes liv eller helse, kan utvalget vedta at arbeidsgiveren skal gjennomføre konkrete tiltak til utbedring av arbeidsmiljøet. Arbeidsmiljøutvalget skal hvert år avgi rapport om sin virksomhet til virksomhetens styrende organer og til arbeidstakernes organisasjoner. AMUs medlemmer 2013/2014 ARBEIDSGIVERSIDEN Medlemmer: Høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø HR-direktør Geir Haugstveit Fakultetsdirektør Marja Lundell Eiendomsdirektør Mariann Hole Instituttleder Sidsel Øiestad Grande ARBEIDSTAKERSIDEN Medlemmer: Erik Dahlgren, hovedverneombud Riccarda Pfeiffer, Forskerforbundet Betty Jacobsen, Forskerforbundet Gunn Harviken, Norsk sykepleierforbund Henrik Thorsen, NTL Varamedlemmer: Ass. høgskoledirektør Torbjørn E. Larsen Seniorrådgiver Live K. Pedersen Seksjonssjef Gry Merethe Lutro Seksjonssjef Sven Olav Hagen Instituttleder Mona Dahl Varamedlemmer: Gro Røkholt, stedfortredende HVO Astrid Ous Janbu, Akademikerne Øystein Andersen, NITO Kirsten Ulfsby, Norsk sykepleierforbund Anne Karin Larsen, Akademikerne Bedriftshelsetjenesten har vært representert på alle møtene. I tillegg har stedfortredende hovedverneombud Gro Røkholt møtt med tale- og forslagsrett. Enhet for HMS er sekretariat for AMU. I perioden 2013/2014 har arbeidsgiversiden hatt ledervervet i AMU, og leder har vært høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø. HR-direktør Geir Haugstveit har ledet møtene i hennes fravær. Antall saker og møter AMU har i 2013/2014 gjennomført 6 møter, og drøftet i overkant av 20 saker. Godkjenning av dagsorden, orienteringer/meldinger og eventueltpunkter er ikke tatt med i denne oppsummeringen. Dagsorden, sakspapirer og referater Dagsorden kunngjøres på «Hva skjer», og er tilgjengelig for tilsatte på serverens fellesområde K; [K:\alle\AMU (amu-f)] sammen med sakspapirene og referatene AMUs referater legges i tillegg ut på nettet i fulltekstversjon. 3
3. Saksområder 2013/2014 Byggesaker AMU har blitt orienter om en rekke byggesaker. AMUs byggeutvalg har ikke hatt noen saker til behandling. Avvik AMU skal behandle rapporter om avvik. På grunn av få innmeldte avvik utarbeides kun en årlig rapport. Høgskolen har stor underrapportering av avvik og mange kanaler å melde avvik i. Dette gjør at vi i liten grad vet hvor utfordringene ligger når det gjelder å sikre tilsattes arbeidsforhold og analysere hendelser, hendelsesmønster og hyppighet. Studenter i vanlig læringssituasjon omfattes ikke av høgskolens systematiske HMS-arbeid slik det er definert i dag. Studenthendelser som skjer andre steder enn i laboratorier er derfor ikke en del av det ordinære HMS-arbeidet, men registrering av også slike hendelser bør være en del av analysegrunnlaget for analyse av hendelser, hendelsesmønster og hyppighet. Sykefravær LAMU er delegert oppgaven med å følge opp sykefravær lokalt. AMU orienteres om kvartalstall for sykefraværet på virksomhetsnivå to ganger i året. Det vises til høgskolens HMSrapport til styret. Lokale arbeidsmiljøutvalg og fakultets-/fellesadministrasjonsverneombud AMU vedtok 24.april 2013 å opprette lokale arbeidsmiljøutvalg (LAMU) i fakultetene og i fellesadministrasjonen fra høsten 2013. I løpet av høsten 2013 kom alle i gang og har levert sine første årsrapporter ved avslutning av studieåret 2013/14. AMU har drøftet årsrapporteringen. Enhet for HMS vil gi konkrete tilbakemeldinger på hvordan de enkelte rapportene svarer på retningslinjenes krav til rapportering. For å styrke og utvikle vernearbeidet i fakultetene/fellesadministrasjonen vedtok AMU opprettelse av fakultets-/fellesadministrasjonsverneombud (FVO) fra 1.1.2014. FVO skal koordinere verneombudenes arbeid lokalt, være deres representant i LAMU og hovedverneombudets samarbeidspartnere lokalt. Bedriftshelsetjenesten AMU har drøftet handlingsplaner for Bedriftshelsetjenesten og mottatt halvårs- og årsrapport fra i perioden. Bevissthet om AMUs rolle, og høgskolens arbeidsmiljøarbeid Roller og forankring Fagforeningenes tillitsvalgte inviteres til HMS-kurs og -seminar, og gjennom saker AMU allerede behandler. Kommunikasjon og tillit er viktige stikkord når det gjelder forholdet mellom AMU/LAMU og linjeorganisasjonen. For å skape det, trengs blant annet kunnskap og trygghet i rollene, og kunnskap om den rollen AMU kan og skal spille. Hovedverneombudet og de hovedtillitsvalgte har med utgangspunkt i AMUs sak om rolleavklaring (sak 31/13) utarbeidet et felles notat som er distribuert og drøftet i vernelinjen 4
og fagforeningslinjen. Notatet ligger også på nettet. Synlighet AMUs møteplan ligger nå på «Hva skjer» på HiOAs nettsider. Det er også lagt lenke til AMU fra oversikten over råd og utvalg i HiOA, og AMU referater legges ut på nettsidene. Proaktivitet Enhet for HMS har lite tilgang på informasjon om hva som rører seg, da de ikke er representert verken på ledersamlinger eller andre steder hvor ledere møtes. Det er derfor vanskelig for AMUs sekretariat å fange opp forhold som bør belyses i AMU og etablere en uformell dialog med ledere om hvilken rolle AMU kan spille for å få belyst arbeidsmiljømessige problemstillinger, hva det er AMU skal drøfte og gi synspunkter på, hvilken betydning AMU har (kan ha) og hvilken nytte ledere og ledelse kan ha av å legge saker frem for AMU. Medarbeiderundersøkelse Høgskolen skal gjennomføre medarbeiderundersøkelse høsten 2014. AMU har fått uttale seg om både innhold og prosess ved flere anledninger og har vært særlig opptatt av at høgskolen må ha en god plan oppfølging i etterkant. Endringsprosesser og planarbeid Høgskolen er stadig i endring; det være seg store og små flyttinger og ombygginger, omorganiseringer, ny teknologi, nye administrative systemer osv og annet planarbeid. AMU har vært opptatt av at arbeidsforhold som kan påvirke arbeidsmiljøet til én eller flere arbeidstakere blir risikovurdert som en del av alt endrings- og planarbeid. Så langt synliggjøres slike vurderinger i liten grad. AMU arbeider for at det skal etableres rutiner som sikrer at konsekvensvurdering av arbeidsmiljøforhold i endringsprosesser og planarbeid blir dokumentert. AMU regner med at rutiner vil være på plass i løpet av høsten 2014. Opplæring AMU har drøftet opplegg for obligatorisk lederopplæring innen HMS og også fastlagt innhold i grunnleggende HMS-opplæring av alle nytilsatte. Velferdsgoder og velferdspolitikk AMU er blitt orientert om høgskolens arbeid med en mangfoldsplan. 4. Konklusjon I fjorårets årsmelding pekte AMU på to sentrale områder som spesielt viktige for høgskolen å rette fokus mot for å utvikle arbeidsmiljøet: Forankring av arbeidsmiljøarbeidet i ledelsen på alle nivåer. Konsekvensvurderinger på det arbeidsmiljømessige området som naturlig del av alt planarbeid. Arbeidsmiljøutvalget er godt i gang med arbeidet med forankring av HMS-arbeidet og synliggjøring av AMUs rolle og oppgaver, men det er det fortsatt et uutviklet potensiale når det gjelder å få frem viktige arbeidsmiljøsaker til AMU. 5
I det kommende året vil AMU følge tett opp at rutiner for konsekvensvurdering av arbeidsforhold i endringsprosesser blir fulgt opp i organisasjonen, og spesielt følge opp at arbeidsmiljømessige forhold og konsekvenser i forbindelse med eventuelle endringer som følge av midtveisevalueringen blir vurdert. AMU vil kommende år jobbe videre for styrket lederopplæring på HMS-feltet. Rapporten er behandlet i AMU 8.september 2014 og justert i tråd med AMUs ønsker. HiOA, 15.09.2014 Enhet for HMS v/ HMS-leder Wilfred Mørch 6