Årsrapportering 2013, pulje 2 Frist 1. februar 2014. Merkes Saman om ein betre kommune: Årsrapportering 2013 pulje 2 Kommune: Oppdal Dato: 01.02.2014 Prosjektleder (navn og tlf.nr): Ingrid Lien, tlf. 47299849 1.1 Hvorfor og hvordan rapportere Rapporteringen er svært viktig for programmet. Det er gjennom rapporteringen at programmet kan dokumentere resultater av arbeidet lokalt. Med resultater mener vi: Dokumentere bevegelse: Dette betyr at dere bør tilstrebe å tallfeste så mye som mulig. Vi ønsker å vite om hvordan situasjonen var når dere startet opp, og hvordan det har utviklet seg. Læring og ny praksis: Er det noe i prosjektet som har bidratt til at dere har lært noe og som har medført endret praksis i kommunen? Vi ønsker at dere beskriver dette så godt som mulig. Utfordringer: Har dere hatt spesifikke utfordringer? Har dere opplevd hindringer som har gjort at ting har stoppet opp eller endret kurs underveis? Vi ønsker at dere beskriver dette så godt som mulig. Beskriv også hvordan dere har løst utfordringene. Vi ønsker også at rapporteringen skal oppleves som en nyttig evaluering lokalt. Derfor ønsker vi at prosjektleder i samarbeid med prosjektgruppe/styringsgruppe, eventuelt andre, utarbeider rapporteringen. Husk at rapporteringen kan være et virkemiddel i arbeidet med å forankre prosjektet i kommuneorganisasjonen, og et utgangspunkt for å profilere innsatsen utenfor kommuneorganisasjonen. På siste side i skjemaet fyller dere inn hvilket organ rapporten er behandlet i. Dersom dere ikke har fått behandlet rapporten før 1. februar vil vi at dere likevel sender inn rapporteringen og at dere ettersender behandlet rapport når dette er gjort. Rapporteringen er delt inn etter tema. Dere trenger bare å fylle ut for det temaet/de temaene dere jobber med. Alle fyller ut punktene 1.3, 1.4 og 1.9 Sykefravær: Kommuner som har sykefravær som tema fyller i tillegg ut punktet 1. Heltid: Kommuner som har heltid som tema fyller i tillegg ut punktet 1.6 1
Kompetanse/Rekruttering: Kommuner som jobber med kompetanse/rekruttering fyller i tillegg ut punktet 1.7 Omdømme: Kommuner som jobber med omdømme fyller i tillegg ut punktet 1.8. Fyll ut så godt og fyldig som mulig. Det er ikke tilfredsstillende å vise til det som er rapportert, eller sendt inn tidligere. Vi er opptatt av å vite hvordan prosjektet har utviklet seg siden dere rapporterte sist. Dere kan legge til rader om det er behov for det. Dere kan også slette rader eller de punktene dere ikke trenger å fylle ut. 1.2 Frist for rapporteringen Frist er 1. februar. For at kompetansemiljøet skal klare å levere i tide er vi avhengig av at dere har rapportert innen denne fristen. Er det noe som er uklart kan dere kontakte: Mette Mannsåker, 22 24 68 89 Ina Kathrine Ruud, 22 24 68 68 Fredrik Rivenes, 22 24 72 40 Vi anbefaler også at dere leser rapporten Saman om ein betre kommune, gjennomgang av kommunenes årsrapportering. Dette er oppsummeringen av Pulje 1 sin årsrapportering fra 2012. 1.3 Hvilket tema arbeides det med Jobbes det med flere av temaene i programmet settes det flere kryss. Nærvær Heltid Kompetanse -rekruttering Omdømme Annet, spesifiser: 2
1.4 Mål Her ønsker vi å dokumentere hovedbevegelsen i prosjektet, og status i forhold til ønsket sluttresultat. Dere kan selve legge til flere linjer om det er behov for det. 1.4.1 Hovedmål/effektmål Her beskriver dere hovedmålet/effektmålet for prosjektet. Dette målet skal beskrive hensikten med prosjektet. Det ønskede resultatet for effektmålet er ønsket status når prosjektet er over. Effektmål Ønsket resultat Nullpunkt Når siste måling Resultat siste måling Kvalitet - brukertilfredshet: Brukere opplever kvalitet, forutsigbarhet, stabilitet og kontinuitet med tidlig og riktig bistand og behandling. Måles gjennom (måleindikator): IPLOS samsvar mellom behov og bistand/behandling Brukerundersøkelse: Mål for 201 Resultat for brukeren:,1 Brukermedvirkning: 4,7 Respektfull behandling:, Tilgjengelighet: Informasjon:,2 Generell fornøydhet:,1 4,7,,2 2011/12 11.2012 11.2013,3 4,8,3,2,2,4 Arbeidsmiljø - medarbeidertilfredshet: Pleie- og omsorgstjenestene organiserer arbeidet og arbeidstidsordninger som ivaretar de ansattes helse, verne- og velferdsmessige behov. Arbeidstidsordningene og organiseringen av arbeidet muliggjør full yrkesdeltakelse fram til pensjonsalder. Måles gjennom (måleindikator): Medarbeiderundersøkelse: Mål for 201 Organisering av arbeidet: 4, Innhold i arbeidet: 4,8 Samarbeid med kollegaer: Mobbing, diskriminering: 6 Nærmeste leder: 4, Overordnet ledelse: 4 Nærvær: 94 % for hele kommunen i 201 Nærvær for hjemmetjenestene Nærvær for sykehjemmet 4, 4,8 6 4, 4 94 % 2011 4,1 4,6 4,9 4,7 4,2 3,7 2012 94,1 % 92 % 92, % 11.2013 2013 4,8,3,3,3 4,6 93 % 91,2 % 90,3 % 3
Effektivitet - omdømme - ledelse - myndiggjorte medarbeidere: Pleie og omsorgstjenestene er en attraktiv arbeidsplass der vi rekrutterer og beholder kompetente medarbeidere og ledere. Ønsket resultat Nullpunkt Når siste måling Resultat siste måling Måles gjennom (Måleindikator): Medarbeiderundersøkelse: Mål for 201 Faglig og personlig utvikling: 4,2 Stolthet over egen arbeidsplass: 4,2 2011 3,8 4,6 11.2013 4,6 Andel årsverk med fagutdanning: 83 % i 201 Andel årsverk uten fagutdanning: 17 % i 201 83% 17 % 79 % 21 % 12.2013 79,60 % 20,40 % Fordeling av fagutdanning: Andel årsverk sykepleiere: 33,7 % 33,7 % 32, 7 % 3,37 % Andel årsverk vernepleiere, barnevernspedagoger, sosionomer: 9,9 % Andel årsverk fagarbeidere: 60, % 9,9 % 60, % 9,61 % % Pleie- og omsorgstjenestene er robuste og fleksible i bruk av riktig kompetanse på riktig sted. Brukerne opplever høy tilstedeværelse, forutsigbarhet og kvalitet i tjenesteutøvingen. Måleindikator her settes når vi har ferdigstilt kompetansestyringsplanen 07.2014 De vil omhandle disse områdene: Kompetanse og arbeidsflyt i organisasjonen: Antall rokkeringer, rett kompetanse på rett plass: Hospiteringer: Antall fagveiledere: Systematisert veiledning: 4 Pleie- og omsorgstjenestene organiseres med ulike arbeidstidsordninger som er tilpasset brukernes behov for gode, trygge og forutsigbare tjenester både på ukedager og i helg. Måleindikator: Antall ulike arbeidstidsordninger tilpasset brukernes behov: minimum 6 i 201. Ledige deltidsstillinger brukes til å øke stillingsandelen til andre deltidsansatte framfor å lyse ut ny deltidsstilling. Stillinger lyses ut som hele stillinger. 6 12.2012 3 12.2013 3
Måleindikator: Gjennomsnittlig stillingsstørrelse i pleie og omsorg: 6 % i 201 6 % 12.2012 8 % 12.2013 66,28 % Andel hele stillinger i pleie- og omsorg: 2 % i 201 2 % 12, % 12.2013 14,2 % 1.4.2 Delmål/Resultatmål Her beskriver dere ønsket resultat av selve prosjektet. Resultatmål Ønsket resultat Nullpunkt (ÅR:..) Når siste måling Resultat siste måling Kvalitet brukertilfredshet Mottak og tildeling av tjenester avvik i saksbehandlingstid på vedtak 0 2012 12.2013 0 Andel pårørende i sykehjemmet med systematiske årlige samtaler 100 % 2014 Brukerdialog om oppfølging av resultater fra brukerundersøkelsen 100% 100% 100 % Medarbeidertilfredshet Medarbeiderundersøkelse: Mål for 201 Organisering av arbeidet: 4, Innhold i arbeidet: 4,8 Samarbeid med kollegaer: Mobbing, diskriminering: 6 Nærmeste leder: 4, Overordnet ledelse: 4 Nærvær: 94 % i 201 4, 4,8 6 4, 4 94 % 2011 4,1 4,6 4,9 4,7 4,2 3,7 12.2012 94,1 % 11.2013 11.2013 4,8,3,3,3 4,6 93 % Effektivitet
Strategisk kompetansestyring i samsvar med brukernes behov i pleie- og omsorgstjenesten. ( Måltallene justeres etter ferdigstillelse av plan): Andel årsverk med fagutdanning: 83 % i 201 Andel årsverk sykepleiere: 33,7 % i 201 Andel årsverk vernepleiere, barnevernspedagoger, sosionomer: 9,9% i 201 83 % 33,7 % 9,9 % 79 % 32,7 % 8,9% 12.2013 79,60% 3,37 % 9,61 % Andel fagarbeidere: 60, % i 201 60, % 8, % 12.2013 % Andel sykepleiere under 60% st.: 0 i 201 Andel vernepleiere ol. under 60% st.: 0 i 201 Andel fagarbeidere under 60% st. : 0 i 201 0 0 0 23 % 33 % 47 % 11 % 22,4 % 26,4 % Andel heltidsansatte: 2 % i 201 2 % 12, % 12.2013 14,28 % Myndiggjorte medarbeidere Måleindikatorer vil bli formulert på dette området etter ferdigstillelse av kompetansestyringsplan. Her nevens i stikkord: Kompetanseflyt i organisasjonen: Antall fagveiledere: Rokkeringer med rett kompetanse på rett plass: Systematisert veiledning: Systematisk kollegaveiledning: Hospitering: Gjennomsnittlig stillingsstørrelse i pleie- og omsorg: 6 % Antall arbeidstidsordninger tilpasset brukernes behov: minimum 6 i 201 6 % 6 8 % 3 12.2013 66,28 % 3 Omdømme Innbyggerundersøkelse: Levekår - Kommunen som bosted for eldre: 4, i 2014 Kommunen hjelp til personer i vanskelige livssituasjoner: 4, i 2014 Tilfredshet med - Hjemmehjelpstjenesten: i 2014 Hjemmesykepleien:,2 i 2014 Heldøgns- omsorgstjeneste/sykehjemstjeneste: i 2014 4, 4,,2 2011 2011 4,2 4,1,2 Brukerundersøkelse: Generell fornøydhet med pleie- og omsorgstjenestene: i 2014 6
11.2013,4 Kommentarer: Her kan dere gi kommentarer til resultatet av de målinger dere har foretatt. Dersom dere eksempelvis ikke er i rute, og/eller har opplevd andre bieffekter av prosjektet kan det også beskrives her (dokumenter gjerne med tall). Kommunen som tjenesteyter innen pleie og omsorg scorer høyere på flere indikatorer enn det som er satt som måletall for resultat og effekt i 201. Det betyr at kommunen har et godt omdømme blant brukerne, og at brukerne opplever god kvalitet ved at de får tidlig og riktig bistand og behandling. Kommunen som arbeidsgiver scorer også betydeligere høyere på medarbeidertilfredshet (11.2013) sammenlignet med forrige måling i 2011 og i forhold til måletallene som er satt i 201. Dette er gledelig fordi både hjemmetjenestene og sykehjemmet de siste par åra har vært gjennom omstillingsprosesser av ulikt omfang og karakter. To store enheter ble slått sammen til en enhet - hjemmetjenesten 01.01.2013. Sykehjemmet og hjemmesykepleien har fått større utfordringer med utskrevne pasienter fra sykehus som følge av samhandlingsreformen. Til det siste så illustreres det med at andelen årsverk sykepleiere har økt mer enn måletallet for 201. Måletallet for gjennomsnittelig stillingsstørrelse er nådd, så dette må justeres etter utarbeidelse av kompetanseledelsesplanen for pleie og omsorg 01.07.2014. En utvikling med færre stillinger under 60% går i riktig retning. Målet om at vi skal ha 0 % under 60% av fagutdannede i 201 er ambisiøst, men mulig. Det er i 2013 satset på utvidelse av stillingene over 0%. Vi iler langsomt i ønsket retning. Arbeidet og prosessene i 2013 kjennetegnes av stor grad av involvering og medvirkning. Prosjektgruppa ønsker å tro at det er en sammenheng mellom involvering og bruker/medarbeidertilfredshet. Det kan bety at det tar lengre tid for å nå målene, samtidig som vi ser at forankring og felles forståelse for endring er nødvendig for at vi skal lykkes på sikt. I det følgende fyller dere kun ut på det temaet/temaene som er aktuelt for dere. 1. Nærvær 1..1 Lokale data på prosjektet Vi ønsker å få en nærmere oversikt over hvor innsatsen i prosjektet er rettet mot. Mange har det generelle sykefraværet i kommunen som mål, men retter innsatsen/tiltakene inn mot spesifikke grupper/enheter. Enkelte har startet et sted og utvidet etter hvert som prosjektet har gått framover. Selv om dere har avsluttet prosjektinnsatsen ved enkelte enheter er det av interesse for oss å vite hvordan sykefraværet har utviklet seg etterpå også. Dere kan gjerne legge til flere linjer her, for hver enhet eller målgruppe som det har vært arbeidet spesifikt med (Rad 2). Antall ansatte i målgruppe(er)/enhet(er) for prosjektet Sykefravær for målgruppe(er)/enhet(er) med i prosjektet Ved oppstart 2013 304 ansatte i sykehjem 304 ansatte i sykehjem og hjemmetjenestene og hjemmetjenestene Sykehjemmet 7, % Hjemmetjenestene 8 % Sykehjemmet : 9,7 % Hjemmetjenestene: 8,8 % 7
1..2 Tiltak Tiltak er de aktiviteter som gjennomføres i prosjektet for å oppnå målene. Tiltak * Individrettede tiltak som skjer kontinuerlig Tett oppfølging av sykmeldte Infotjenester (lik og forutsigbar oppfølging) Systematisk dialog rundt nærvær og tilrettelegging Samarbeid med BHT Trivselstiltak (eks. felles trening treningssenter, temakvelder, sosiale sammenkomster med mer.) Gjen nomført Under gjenno mføring Planla gt Prosjektrettede tiltak Samarbeid med NAV/Arbeidslivssenteret, personalkontor og pleie- og omsorgsenhetene)bruk av tilretteleggingstilskudd Fundamenteringstiltak IA -råd på kommunenivå bestående av personalsjef, enhetsledere, hovedtillitsvalgte, hovedverneombud, bedriftshelsetjeneste, Nav/Arbeidslivssenteret. Kvartalsvise møter Infotjenester Arbeidsgiver tar kontakt med ansatt innen 2 døgn ved sykefravær Oversikt over fravær, mål på nærvær og jevnlig oppfølging i alle enhetene. Annet Dialog mellom ansatt og nærmeste leder om faresignal og mulige tiltak for forebygging Dialog leder - ansatt. Informasjon om begge parters ansvar Fleksibilitet på arbeidskrav god planlegging og tilrettelegging som sørger for verdsetting av kolleger som er på arbeid på tross av redusert arbeidsevne Informasjon 8
*Med tiltak som gjennomføres menes for eksempel. antall samarbeidsavtaler med fastleger, utarbeidet funksjonsskjema for antall virksomheter, ansatt jordmor, antall samtaler med gravide etc. Forsøk å beskrive både innhold og mengde. Erfaringer: Det er i løpet av noen år skjedd en kulturendring hvor myndiggjorte medarbeidere på eget initiativ er mer i forkant og proaktiv. Dette gjelder både for forebygging til sykemelding og hva som kan gjøres i en sykemeldingsperiode i forhold til arbeidsevne og tilrettelegging på arbeidsplassen. Det har ført til mer nærvær, og at medarbeidere kommer raskere tilbake i jobb. Det er blitt større aksept for at en kan være på arbeid med redusert arbeidsevne. Bedriftshelsetjenesten har vært og er en ressurs i å finne gode tilretteleggingstiltak i samarbeid med arbeidsgiver og arbeidstaker. Samtidig som bedriftshelsetjenesten har bidratt til å ansvarliggjøre den enkelte for sin egen helse, eks. forebygging av muskel- og skjelettsmerter. I nærværsprosjektet har også Arbeidslivsenteret hatt en viktig og medvirkende rolle ved å sette fokus på arbeidstakers rettigheter og plikter. Det er i prosessmøter lagt vekt på bevisstgjøring av plikter og ansvar, der ansatte må vurdere sin egen rolle og adferd. Info HR-ressurs er et meget godt verktøy for leder som sikrer systematisk oppfølging av sykmeldte. Mellomlederne (nærmeste leder) har gjort en god jobb med å være tett på. Det er samtidig blitt større fokus på nærværstiltak for de som er på arbeid. Det er gjennomført følgende samarbeidsmøter for oppfølging i 2013: Dialogmøter med bistand fra bedriftshelsetjenesten: 1 møter. Dialogmøter med bistand fra jordmor i svangerskapstilrettelegging: møter. 1..3 Utfordringer Programmet er opptatt av å lære av de erfaringene som gjøres lokalt og finne områder for forbedring. Vi vil derfor gjerne vite om eventuelle utfordringer/hindringer. Vi ønsker å få innblikk i om dette gjelder forhold kommunen selv kan påvirke, eller hvorvidt dette ligger utenfor kommunens kontroll. Vi er også opptatt av hva dere eventuelt har gjort for å løse disse ufordringene. Lokale hindringer/utfordringer Sentrale hindringer/utfordringer Hva er gjort for å løse utfordringene? Beskrivelse Det er en utfordring når tilretteleggingstiltakene ikke virker, der en ser at smertegrensen er nådd både i forhold til brukernes behov og arbeidsmiljøet, spesielt vanskelig er det i turnusdrift. Når er nok - nok, hvor mye tåler en av tilrettelegging uten at belastningen blir for stor både for brukere og arbeidsmiljø. Det oppleves som en utfordring å måtte forholde seg til et forholdsvis omfattende skjemavelde. Her er det ønskelig med forenklinger. Samarbeidet mellom NAV, BHT, lege, personalkontor, leder og ansatte bidrar i mange sammenhenger med å løse utfordringene. Men vi ser at det er behov for en raskere avklaring og beslutning om andre tiltak når tilretteleggingstiltakene ikke fungerer for arbeidsmiljøet eller brukerne. 1..4 Hva ønsker dere å fremheve fra prosjektet 9
Her kan dere beskrive mer av hva dere ønsker å fremheve fra prosjektet deres. Dette kan være gode prosesser dere ønsker andre bør få vite om, verktøy dere har utviklet eller resultater dere er spesielt fornøyd med. Vi er fornøyd med at det har skjedd en kulturendring i pleie og omsorgsenhetene som har ført til: Større bevissthet for ansvar og plikter for egen situasjon og arbeidsmiljø. Større aksept og åpenhet for tilrettelegging på arbeidsplassen ved redusert arbeidsevne. Tiltak som har bidratt til denne kulturendringen er: Tett samarbeid med Arbeidslivsenteret og bedriftshelsetjenesten om allmenne og individrettede tiltak og insentiver. Arbeidslivsenterets prosessmøter med alle ansatte på arbeidsplassene om ansvarsfordeling arbeidsgiver arbeidstaker, bevisstgjøring av arbeidstakers rettigheter og plikter. Tett oppfølging fra nærmeste leder både for å forebygge fravær og i å tilrettelegge for større nærvær. Info-HR ressurs er et godt lederverktøy i denne sammenhengen. Lederne har etter hvert fått et større fokus på nærværstiltak for arbeidsmiljøet generelt. 1.6 Heltid 1.6.1 Lokale data på prosjektet Vi ønsker å få en nærmere oversikt over hvor innsatsen i prosjektet er rettet mot. Mange har generelle mål for kommunen, men retter innsatsen/tiltakene inn mot spesifikke grupper/enheter. I rad 1 ønsker vi å få eksemplifisert hvor mange ansatte innsatsen i prosjektet er rettet mot. Dette kan ha utviklet seg underveis ved at eksempelvis flere enheter er trukket med. De to neste radene ønsker vi at dere ser på gjennomsnittlig størrelse i de enheter/gruppe (eg vikarpool/ressurspool) som er med i prosjektet, og antallet av heltidsstillinger. Antall ansatte målgruppe(er)/enhet(er) i prosjektet Gjennomsnittlig størrelse i de enheter/for den gruppe ansatte som er med i prosjektet Ved oppstart 12. 2013 304 ansatte i sykehjem 304 og hjemmetjenesten 8 % 66,28 % Antall i heltidsstilling 12, % 14,28 % 10 1.6.2 Tiltak Tiltak er de aktiviteter som gjennomføres i prosjektet for å oppnå målene.
Tiltak * Arbeidstidsordninger Lage lokale avtaler tilpasset enheten og brukerne Utprøving av ulike arbeidstidsordninger Valg av hva som skal prøves ut gjøres på bakgrunn av kartlegging og workshop Vikarordninger Vikarpoolordning - Bruk av Notus for hele pleie og omsorg Endring av stillingsstørrelse Gjen nomført Under gjenno mføring Planla gt Kompetansetiltak Annet Vurdere og tilrettelegge for ulike arbeidstidsordninger tilpasset brukerne Tilegne seg kunnskap og kompetanse om ulike turnusordninger tilpasset brukergrupper og tjeneste Tilegne seg kunnskap og kompetanse om arbeidstidsordninger innenfor arbeidsmiljølov og der det må søkes om dispensasjon Erfaringer og kunnskap fra kommuner som har gjennomført ulike arbeidstidsordninger. 11
Med tiltak som gjennomføres menes for eksempel. Kartlegginger som er utført, antall nye arbeidstidsordninger og hva dette er, videre også tiltak der formålet er eksempelvis å skape kulturendringer, et. Forsøk å beskrive både innhold og mengde. Erfaringer: 2013 har vært et år med kompetanse- og erfaringsinnhenting for å berede grunnen til annen organisering av arbeidet, andre løsninger for turnus hvor målet alltid er det som er best for brukerne. Det er gjort kartlegginger blant deltidsansatte hvor det viser seg at flere med stilling over 0% ikke ønsker høyere stilling. Dette er et område hvor vi iler langsomt, men der vi samtidig ser at kompetansen er tilstede for å ta et steg fra ord til handling, for utprøving av modeller som kan gi større stabilitet og kontinuitet i tjenestene til brukerne samtidig som deltidsstillinger bygges opp til nærmere heltidsstilling. Vi har erfaringer med 3 alternative arbeidstidsordninger for ressurskrevende brukere og i avlastningstilbudet. Felles kompetanseheving i 2013 utover nettverksamlingene i prosjektet, hvor deltakere for prosjektgruppa, arbeidsgruppene og ansatte for øvrig har deltatt: Seminar om turnus arrangert av Fagforbundet. Det store heltidsvalget arrangert av partene i arbeidslivet og Arbeidslivssenteret. Resultatene på medarbeider- og brukerundersøkelsene både i sykehjemmet og hjemmetjenestene forteller at brukere og medarbeidere er meget godt tilfredse med tjenestetilbudet og arbeidssituasjonen. Dette kan være en utfordring i forhold til medarbeidernes motivasjon for å organisere arbeidet annerledes, fordi både de og brukerne viser gjennom undersøkelsene at de er meget godt fornøyde med slik de har det. Samtidig må det nevnes at hjemmetjenesten og sykehjemmet det siste året har vist stor endrings- og omstillingsevne. Det viser bl.a. sammenslåingsprosessen av to store enheter til en enhet hjemmetjenesten. Videre sykehjemmets håndtering av samhandlingsreformen. Hjemmetjenesten har i 2013 også hatt hånd om utbygging av 20 flere plasser i bo- og aktivitetssenteret. Disse plassene tas i bruk våren 2014 uten tilføring av flere ressurser. Sykehjemmet planlegger utbygging av demensenhet som skal stå ferdig i 2016. I utvidelsen av tilbudet i hjemmetjenesten og i planleggingen av demensavdelingen er det vektlagt stabilitet og kontinuitet for brukerne. Dette løses primært med større stillinger. Medarbeiderne i pleie og omsorg erfarer også turnustrollet med A- og B lag, og C lag som ringevikarer. Hypotesen sier at det er arbeidskultur som sliter ut folket og ikke arbeidet i seg selv. For å få en tilnærmet heltidskultur så må helgeproblematikken løses andel timer fra hverdag til helg må flyttes for å kunne øke stillingene. Dette krever igjen at helgearbeid må gjøres mer attraktivt. Erfaringene til nå sier at: Grunnturnus må legges for alle, og det må legges inn lengre vakter i perioder. Det kan hjelpe de som shopper vakter til faste større stillinger. Det bør etableres en poolordning for hele pleie og omsorg der en kan arbeide på tvers av avdelinger og enheter i tråd med kompetanse. Hovedtillitsvalgte og plasstillitsvalgte har en sentral rolle i å holde temaet varmt, kna og ruge på hvordan vi innenfor de økonomiske rammene kan organisere arbeidet på en slik måte at vi kan rekruttere og holde på fagarbeidere i 100% stilling og slik at de har ei lønn de kan leve av. 12
1.6.1 1.6.2 Utfordringer Programmet er opptatt av å lære av de erfaringene som gjøres lokalt og finne områder for forbedring. Vi vil derfor gjerne vite om eventuelle utfordringer/hindringer. Vi ønsker å få innblikk om dette gjelder forhold kommunen selv kan påvirke, eller hvorvidt dette ligger utenfor kommunens kontroll. Vi er også opptatt av hva dere eventuelt har gjort for å løse disse ufordringene. Lokale hindringer/utfordringer Beskrivelse Gjennomsnittsalderen i pleie og omsorg er forholdsvis høy. Mange av de eldre har deltidsstilling og ønsker ikke større stilling. I dag er det flere som jevnlig arbeider mer enn avtalt arbeidstid. Arbeidsgiver må heretter dokumentere at det ikke er behov for det merarbeidet i framtida, - rett til stilling for deltidsansatt tilsvarende faktisk arbeid. Flere deltidsansatte arbeider gjenomgående i større stillinger enn i sin faste stilling. Her må vi finne andre løsninger i samarbeid med partene. Det kan være utfordrende både for arbeidsgiver og arbeidstaker, det krever drøftinger rundt turnus-trollet der noen har fordeler og andre ulemper. Hvordan er det mulig å utjevne forskjellene? Hvordan skape en vinn-vinn situasjon for brukere og ansatte med andre ordninger. Sentrale hindringer/utfordringer Hva er gjort for å løse utfordringene? Partene i arbeidslivet bør bli tydeligere og mer konkret i å finne løsninger som underbygger og innfrir intensjonsavtalen det store heltidsvalget I arbeidet med kompetanseledelsesplanen arbeider vi for å etablere strukturer og retningslinjer for personalplanlegging og styring for hele pleie- og omsorgstjenesten. 1.6.1 Hva ønsker dere å fremheve fra prosjektet Her kan dere beskrive mer av hva dere ønsker å fremheve fra prosjektet deres. Dette kan være gode prosesser dere ønsker andre bør få vite om, verktøy dere har utviklet eller resultater dere er spesielt fornøyd med. Kommunens styringsdokumenter - handlingsplan for 2014-2017 og omsorgsanalysen for 2014-2017 beskriver utfordringene knyttet til økt antall eldre, økt antall med demens samt et økende behov fra unge mennesker med ulik type funksjonshemming. Prosjektet Saman om har til nå skapt en større bevissthet i organisasjonen rundt sammenhengen kvalitet, effektivitet og omdømme i forhold til de utfordringene vi står overfor. Denne bevisstheten er skapt gjennom gode prosesser hvor prosjektgruppa har vektlagt stor grad av involvering og medvirkning. Prosjektgruppa ønsker å tro at det er en sammenheng mellom involvering og bruker/medarbeidertilfredshet. Det kan bety at det tar lengre tid for å nå målene, samtidig som vi ser at forankring og felles forståelse for endring er nødvendig for at vi skal lykkes på sikt. 13
1.7 Kompetanse/rekruttering 1.7.1 Hovedfokus i prosjektet Her ønsker vi at dere spesifiserer hva som er hovedfokus i prosjektet og hvilke spesifikke målgruppe av ansatte rekrutterings/kompetanseutviklingstiltakene er rettet mot. Forsøk også å spesifisere antall ansatte dette gjelder. Legg gjerne til flere linjer om det er hensiktsmessig. Kompetanseutvikling av kommunens egne ansatte Rekruttering av nye medarbeidere Sett kryss Målgruppe av ansatte Ansatte i pleie og omsorg 7 assistenter tar fagbrev Vernepleier i sykehjem 100% Antall ansatte 2013 1.7.2 Tiltak Tiltak er de aktiviteter som gjennomføres i prosjektet for å oppnå målene. Tiltak * Gjen nomført Strategisk kompetanseplan Revidere kompetanseplan og kompetansestyring for hele pleieog omsorgstjenesten Etablere strukturer og retningslinjer for personalplanlegging og styring for hele pleie- og omsorgstjenesten Kultur for læring Etablere nettverksgrupper på tvers av avdelinger og enheter for kunnskaps- og erfaringsdeling Hospitering innenfor og utenfor kommunen Temadager for deling av praksis og kunnskap EDEN filosofien innarbeides og tilpasses brukerne/pasientene ut i fra behovene i omsorgstrappa Leder- og personalopplæring - samlinger Ledersamling om strategisk kompetanseplan og personalplanlegging og styring i pleie og omsorg Personalsamling om strategisk kompetanseutvikling med hovedvekt på læring på egen arbeidsplass Kompetanseportal Innføring av kompetansemodul i Visma personal, registrering og ajourhold av kompetanse i hele organisasjonen - start pleie og omsorg Implementering av kvalitetsstyringssystem I gjenno mføring Ferdig 07.2014 Planla gt 14
Med tiltak menes eksempelvis strategisk kompetanseplan, antall kurs i for ansatte, rekrutteringsarbeid. Forsøk å beskrive både innhold og mengde. Erfaringer: Her kan dere si noe mer om erfaringer. Har dere eksempelvis gjennomført/avsluttet tiltak kan dere beskrive hva dere opplever at dere har oppnådd. I forarbeidet til utarbeidelsen av strategisk kompetanseledelsesplan for pleie og omsorg har vi vektlagt arbeidet med lederne i tjenesten. Lederne er gjerne premissleverandører og holdningsskapere for å se på kompetanse i et helhetsperspektiv og ikke bare avdelingens eller enhetens behov. Lederne er godt kjent med Linda Lais tanker om kompetanseledelse. I vårt arbeid ønsker vi å ha særskilt fokus på kompetansemobilisering og bruken av arbeidsplassen (i vid betydning) som læringsarena. Før temadagen.11 med Hanna Dorte Sørensen om strategisk kompetanseutvikling hadde vi en ledersamling 17.10 med følgende problemstillinger: Hva vil pleie og omsorg oppnå når vi sier at rett person med rett kompetanse skal være i samsvar med tjenestebehovene i omsorgstrappa? Hvilke holdninger og atferd har du som leder når dette målet/ønsket er oppnådd? Hva sier og gjør du som leder når målet/ønsket er nådd? Gjør du noe annerledes enn hva du gjør i dag, i tilfelle hva? Hva tror du andre trenger å se at du gjør annerledes for at de skal tro at det har skjedd noen endring? Hva er dine beste erfaringer til nå, og hva får du allerede til av det du ønsker? Dette er et steg i kulturbyggingen hvor felles verdier og holdninger skal gjenspeile seg i praksis og i lederatferd. Praksisen skal fremme en lett dialog mellom avdelinger og enheter der personalet ser verdien i kompetanseflyt i organisasjonen underforstått rett kompetanse på rett plass. Konkret resultat av temadagen "Strategisk kompetanseutvikling" er idehefte utarbeidet av deltakerne. Ideheftet er ei verktøykasse for hvordan vi bruker arbeidsplassen som læringsarena. Heftet vil være en del av kompetanseledelsesplanen som ferdigstilles 01.07.2014. 1.7.3 Utfordringer Programmet er opptatt av å lære av de erfaringene som gjøres lokalt og finne områder for forbedring. Vi vil derfor gjerne vite om eventuelle utfordringer/hindringer. Vi ønsker å få innblikk om dette gjelder forhold kommunen selv kan påvirke, eller hvorvidt dette ligger utenfor kommunens kontroll. Vi er også opptatt av hva dere har gjort for å løse disse ufordringene. Lokale hindringer/utfordringer Sentrale hindringer/utfordringer Hva er gjort for å løse utfordringene? Beskrivelse En utfordring kan være at vi ikke klarer å følge opp de strukturene og retningslinjene for personalplanlegging og styring for hele pleie- og omsorgstjenesten i praksis. Utarbeide en kompetanseledelsesplan som forplikter alle i pleie- og omsorgstjenesten. 1
1.7.1 Hva ønsker dere å fremheve fra prosjektet Her kan dere beskrive mer av hva dere ønsker å fremheve fra prosjektet deres. Dette kan være gode prosesser dere ønsker andre bør få vite om, verktøy dere har utviklet eller resultater dere er spesielt fornøyd med. Vi er fornøyd med lederforankringen der lederne i pleie og omsorg forplikter seg å se helheten i hvordan vi forvalter og bruker kompetansen i tjenesten på tvers av enhetene. Vi er også fornøyd med at ledere og ansatte er blitt mer bevisste på at læring i praksis på arbeidsplassen er en læring som gir effekt. Utfordringen er å få systematisert og tilrettelagt for denne læringen i løpet av en arbeidsdag i turnusdrift. Her må ledere og ansatte se på mulige løsninger uten at det skal ta for mye tid. Implementeringen av nytt internkontroll og kvalitetsstyringssystem har bidratt til at de ansatte i større grad ser sammenhengen mellom kvalitet i tjenestene, omdømme og legitimitet og helhetlig styring og utvikling. 1.8 Omdømme 1.8.1 Hovedfokus i prosjektet Her ønsker vi at dere spesifiserer hva som er hovedfokus i prosjektet og hvilke spesifikke målgruppe av ansatte rekrutterings/kompetanseutviklingstiltakene er rettet mot. Forsøk også å spesifisere antall ansatte dette gjelder. Legg gjerne til flere linjer om det er hensiktsmessig. Kommunen som organisasjon/arbeidsgiver Kommunen som tjenesteyter Kommunen som demokratisk fellesskap Kommunen som sted Sett kryss Kommentarer (er det spesifikke enheter/innbyggergrupper eventuelt annet?) 1.8.2 Tiltak som gjennomføres Tiltak er de aktiviteter som gjennomføres i prosjektet for å oppnå målene. Tiltak * Identitet og bevissthet hos medarbeidere og ledere Konkretisering av kommunens arbeidsgiverstrategi - praksisfortellinger fra hjemmetjenestene og fra ledersamling i Gjen nomført I gjenno mføring Planla gt 16
pleie og omsorg God intern informasjon, presisering av infokanaler og ansvar for informasjon Temadag Erfaringer: Her kan dere si noe mer om erfaringer. Har dere eksempelvis gjennomført/avsluttet tiltak kan dere beskrive hva dere opplever at dere har oppnådd (om det er mulig tallfest gjerne resultat). Kommunen som tjenesteyter og arbeidsgiver innen pleie og omsorg scorer høyt i bruker- og medarbeiderundersøkelsen. Med så høy score kan det være en utfordring å holde på det gode resultatet. 1.8.3 Utfordringer Programmet er opptatt av å lære av de erfaringene som gjøres lokalt og finne områder for forbedring. Vi vil derfor gjerne vite om eventuelle utfordringer/hindringer. Vi ønsker å få innblikk om dette gjelder forhold kommunen selv kan påvirke, eller hvorvidt dette ligger utenfor kommunens kontroll. Vi er også opptatt av hva dere har foretatt dere for å løse disse ufordringene. Lokale hindringer/utfordringer Beskrivelse Sentrale hindringer/utfordringer Hva er gjort for å løse utfordringene? 1.8.4 Hva har dere oppnådd i dette arbeidet Her kan dere beskrive mer av hva dere ønsker å fremheve fra prosjektet deres. Dette kan være gode prosesser dere ønsker andre bør få vite om, verktøy dere har utviklet eller resultater dere er spesielt fornøyd med. Viser til de tidligere punktene. 17
1.9 Egenevaluering av arbeidet så langt Her gjør dere kvalitative vurderinger av arbeidet så langt. Matrisen er hentet fra Innocos modell for vurdering av gode innovasjonstiltak De fem fundamenter sannsynligheten for suksess, noe tilpasset. Denne finnes på programmets nettsider. Styringsgruppen/prosjektgruppen kan i felleskap diskutere seg igjennom hvert enkelt punkt, og gi punktet en score fra 1-6, der 1 er lavt og 6 er høyt. Bruk gjerne resultatene fra gjennomgangen til å revidere prosjektplan. Beskriv hva som er foretatt på hvert enkelt punkt Behov (hensikt) Hva er behovet (hensikten/ufordringen)? I hvilken grad har dere i foretatt undersøkelser for å komme fram til behovet? Beskriv hva dere har gjort. Prosjektgruppa har vektlagt stor grad av medvirkning i forhold til hva som er utfordringene. Vi ser på nærvær, heltidskultur, kompetanseledelse og omdømme i en sammenheng. Vektleggingen av de ulike elementene har sammenheng med hvor vi står i prosessen, og hva vi mener bør prioriteres i forhold til ståsted og bevissthet om at vi må gjøre noe med disse. Vurdering Løsning (tiltak) Løser tiltakene det aktuelle behovet/hensikten? I hvilken grad har dere målt at løsningen/tiltaket dekker behovet? Beskriv hva som er gjort. Dette er beskrevet tidligere i rapporten. Prosjektledelse I hvilken grad har dere støttet opp om prosjektledelsen? Beskriv hva som er gjort. Prosjektleder har ikke frigjort tid til arbeidet, derfor har vi avklart i starten av prosjektet at dette er et lagarbeid for hele prosjektgruppa der oppgavene fordeles i forhold til ansvarsområde, kompetanse, tid og motivasjon. Prosjektleder har koordinert og ledet arbeidet, men alle deltakerne i gruppa har tatt sin del i forhold til mål og framdrift. Arbeidsgruppene ved hjemmetjenesten og sykehjemmet har fått kompensert for sin tidsbruk på prosjektet. Dette har fungert meget godt, og vi har bevisst arbeidet for at dette utviklingsarbeidet skal være en del av den vanlige driften og hverdagen. 6 Team (prosjektgruppe/styringsgruppe) Hvordan har dere satt sammen prosjektgruppen/styringsgruppe? I hvilken grad har dere fått den kompetansen dere trenger i prosjektgruppe/styringsgruppe? I hvilken grad har teamene støttet prosjektleder? Hvor mange møter har dere hatt? Beskriv. Prosjektgruppa består av enhetslederne ved sykehjemmet og hjemmetjenestene, hovedtillitsvalgte i Fagforbundet, Sykepleieforbundet og FO, personalsjef, helsefaglig rådgiver og organisasjonssjef som er prosjektleder. I tillegg deltar lederne for arbeidsgruppene ved behov. Styringsgruppa er driftsutvalget, det politiske kvalitetsutvalget i kommunen 18 Prosjektgruppa har hatt 12 møter i 2013, arbeidsgruppa i hjemmetjenesten har hatt 10 6
møter og i sykehjemmet har gruppa hatt 10 møter. Forankring Beskriv hva dere har gjort for å forankre prosjektet? (medvirkningsprosesser/informasjonstiltak/rapporteringsmøter med kommuneledelse etc ) Beskriv og tallfest så langt som mulig. Prosjektet er forankret politisk ved at driftsutvalget er styringsgruppe. Driftsutvalget er holdt oppdatert i arbeidet gjennom hele året. Prosjektets mål og hensikt er videre forankret i vedtatt handlingsplan for 2014-2017 og enhetenes målekart for 2013. Prosjektgruppa har i forankringsarbeidet prioritert informasjons- og medvirkningsprosesser blant ledere og ansatte. Prosjektgruppa hadde kick off samling med arbeidsgruppene 26.03 og med alle ansatte i pleie og omsorg 22. og 24.04. Det har gjennom hele året vært god forbindelse mellom prosjektgruppa og arbeidsgruppene. Arbeidsgruppene ved hjemmetjenesten og sykehjemmet har jevnlig orientert personalet om sitt arbeid. Prosjektgruppa har vektlagt forankringsarbeidet i mellomledergruppa i hjemmetjenesten og sykehjemmet. Vi har hatt flere ledersamlinger enhetsvis og en felles for hele pleie og omsorg 17.10. I tillegg har ledergruppene i hjemmetjenesten og sykehjemmet gjennomført egne lederprogram med ekstern veileder. Det siste har vært en styrke for bevisstgjøring av egen rolle som utviklingsleder og team/lagarbeider i ledergruppa. På temadagen.11 for ansatte og ledere i pleie og omsorg hadde vi fokus på kompetanseflyt og kompetanseutvikling hvor vi ser på arbeidsplassen som læringsarena. Dette er starten på arbeidet med felles kompetanseledelsesplan som vil legge grunnlaget for kompetanseflyt i pleie og omsorg i tråd med behovene i omsorgstrappa. Videre vil dette være et strategisk dokument hvor vi etablerer strukturer og retningslinjer for personalplanlegging og styring for hele pleie- og omsorgstjenesten. Rådmannen er jevnlig orientert i arbeidet ved at personalsjef og organisasjonssjef sitter i rådmannens stab. De øvrige enhetslederne i kommunen er orientert om utviklingsarbeidet på enhetsledermøter. Endringer i forhold til prosjektplan siden forrige rapporteringstidspunkt Hvilke endringer er gjort siden forrige evaluering? Har dere sett behov for ytterligere endringer? Hva? Beskriv. Prosjektgruppa vil revidere og justere måltallene i planen som følge av resultatene så langt i prosjektet. 19
Sted Dato Oppdal, 31.01.2014 Underskrift Ingrid Lien Rapporten er behandles i Driftsutvalget 26.02.2014 Dersom dere ikke rekker å få behandlet rapporten før den 1. februar, sender dere allikevel inn rapporten slik at vårt kompetansemiljø kan starte jobben med å oppsummere. Ettersend melding når dere får rapporten behandlet. 20