Konkurransegrunnlag Tannimplantater Tilbudsfrist: 8. juni 2007 kl. 12.00
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELL ORIENTERING... 3 1.1 INNBYDELSE... 3 1.2 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 3 1.3 LEVERANSENS OMFANG... 3 1.4 KOMMUNIKASJON... 4 1.4.1 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget... 4 1.4.2 Tilleggsopplysninger... 4 2 TILBUD... 5 2.1 TILBYDERINSTRUKS... 5 2.1.1 Konkurransegrunnlagets innhold... 5 2.1.2 Strukturering av tilbudet... 5 2.1.3 Språkkrav... 5 2.1.4 Tilbud på deler av leveringsomfanget... 5 2.1.5 Alternative tilbud.... 5 2.1.6 Innlevering... 6 2.2 TILBUDSHÅNDTERING... 6 2.2.1 Tilbudsåpning... 6 2.2.2 Konfidensialitet... 6 2.2.3 Avvisning... 6 3 KVALIFIKASJONSKRITERIER... 7 3.1 JURIDISK STILLING... 7 3.2 ØKONOMISK LEVEDYKTIGHET/ SOLIDITET OG FINANSIELLE KAPASITET... 8 3.3 KOMPETANSE/ ORGANISASJON... 8 4 TILDELINGSKRITERIER... 9 5 AVTALEINNGÅELSE... 10 5.1 KONTRAKTSBESTEMMELSER... 10 5.2 AVTALEINNGÅELSE... 10 5.3 AVTALEPERIODE... 10 5.4 ADMINISTRASJON AV AVTALEN... 10 2
1 Generell orientering 1.1 Innbydelse På vegne av helseforetakene i Helse Vest og Fylkestannlegen i Hordaland inviterer Helse Bergen HF (heretter kalt Innkjøper) Dem med dette til å presentere deres firmas økonomisk mest fordelaktige tilbud på tannimplantater. En detaljert beskrivelse av Innkjøper, og hvem Innkjøper handler på vegne av fremkommer i Vedlegg 1 til dette konkurransegrunnlag. Tilbudet må generelt inneholde tilstrekkelig med informasjon og dokumentasjon for full medisinsk faglig og kommersiell evaluering. Tilbudsutarbeidelsen skal baseres på de retningslinjer som fremkommer i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. 1.2 Anskaffelsesprosedyre Utlysning er kunngjort på TED- og DOFFIN-databasen den xx.xx. 2007 i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999 nr. 69, ajourført med endringer senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41, med tilhørende Forskrift om offentlige anskaffelser (FoA) fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 som åpen anbudskonkurranse (jfr. FoA 14-1). Med henvisning til FoA av 07.04.06 senest endret ved forskrift av 24.11.06 nr. 1295 skal anskaffelse av tannimplantater behandles i følge bestemmelsene i forskriftens del 3 (jfr. FoA 2-1, 4. ledd). 1.3 Leveransens omfang Konkurransegrunnlaget gjelder 3-årig avtale med mulighet for 1 + 1 års prolongering på tannimplantater til Helse Bergen HF, Fylkestannlegen i Hordaland samt opsjon på tiltredelse av avtale for Helse Stavanger HF og Helse Førde HF. Årlig forbruk ekl. mva innen nevnte produktområde for dem Innkjøper her opptrer på vegne av anslås til: Helse Bergen HF : NOK 1,8 mill Fylkestannlegen i hordaland : NOK 0,3 mill Helse Stavanger HF : NOK 0,15 mill (kun opsjon) Helse Førde HF : NOK 0,3 mill. (kun opsjon) Samlet årlig forbruk i Helse Vest innen dette området anslås da til NOK 2.1 mill eksklusiv opsjoner. For øvrig vises det til Produktliste (Bilag 1 til Vedlegg 2 Kravspesifikasjon). 3
1.4 Kommunikasjon Alle henvendelser i forbindelse med tilbudet skal skje skriftlig til: Helse Bergen, e-post: jcto@helse-bergen.no 1.4.1 Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Innkjøper forbeholder seg retten til å gi supplerende opplysninger til, eller gjøre endringer på konkurransegrunnlaget inntil 10 dager før tilbudsfristen utløper. Supplerende opplysninger, eller informasjon om endringer, vil bli tilsendt alle som har mottatt konkurransegrunnlaget (jfr. FoA 8-2). 1.4.2 Tilleggsopplysninger Eventuelle spørsmål med besvarelse vil bli meddelt skriftlig til alle som har mottatt/ hentet ut konkurransegrunnlaget. Kilden for spørsmålene vil bli anonymisert. Spørsmål i forbindelse med anbudet skal være fremsatt innen 10 dager før tilbudsfristen. 4
2 Tilbud 2.1 Tilbyderinstruks 2.1.1 Konkurransegrunnlagets innhold Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter : Dette dokumentet X Vedlegg 1: Beskrivelse av Innkjøper og hvem Innkjøper handler på vegne av X Vedlegg 2: Kravspesifikasjon med tilhørende Produktliste (Bilag 1) X Vedlegg 3: Kontraktsvilkår (ramme for endelig kontrakt) X Vedlegg 4: Tilbudsbrev (standard førsteside på innlevert tilbud) X Vedlegg 5: Prisformat X Vedlegg 6: HMS-erklæring 2.1.2 Strukturering av tilbudet Tilbudet skal i angitt rekkefølge inneholde: 1. Tilbudsbrev (standard førsteside) som presiserer eventuelle avvik fra forespørselen. Mal fremkommer i Vedlegg 4 (se over). 2. Beskrivelse av tilbyder skal inneholdende i angitt rekkefølge alle de attester, erklæringer og beskrivelser som det stilles krav til i dette konkurransegrunnlags kapittel 3 - Kvalifikasjonskriterier. 3. Beskrivelse av tilbudt leveranse skal i kort og presis versjon gi all nødvendig informasjon for å svare på alle krav som fremkommer i Vedlegg 2 Kravspesifikasjon med tilhørende Produktliste (Bilag 1 til Vedlegg 2) 4. Pristilbud i.h.h.t. kravspesifikasjon levert på det prisformat som fremkommer i Vedlegg 5. 2.1.3 Språkkrav Tilbudet skal være utformet på norsk. 2.1.4 Tilbud på deler av leveringsomfanget Det gis adgang til å gi tilbud på hele eller deler av leveranseomfanget i tilbudsinnbydelsen. Dette må gå klart frem av tilbudsdokumentene. Se for øvrig pkt. 5.2 Avtaleinngåelse. 2.1.5 Alternative tilbud. Tilbyder står fritt til å avgi alternative tilbud. Det må klart fremkomme av Tilbudsbrev (Vedlegg 4 - standard førsteside) at avgitt tilbud er å betrakte som et alternativt tilbud. 5
2.1.6 Innlevering Tilbudet skal være mottatt av Innkjøper senest den 8. juni 2007 kl. 12.00. For sent ankomne tilbud vil bli forkastet. Det leveres i lukket nøytral konvolutt inneholdende 1 original og 2 komplette kopier. Konvolutten skal være merket Tilbud tannimplantater. I tillegg leveres en komplett kopi av tilbudet på CD. Tilbudet tilstilles omkostningsfritt for Innkjøper og forplikter tilbyder fram til: 31.12.07 2.2 Tilbudshåndtering 2.2.1 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbud vil bli åpnet av minst to representanter for oppdragsgiver. 2.2.2 Konfidensialitet Det forutsettes konfidensiell behandling av opplysninger partene får kjennskap til gjennom forespørselen og under utarbeidelsen av tilbud. 2.2.3 Avvisning Innkjøper forbeholder seg retten til på saklig grunnlag å forkaste samtlige tilbud og avlyse konkurransen, jf. FoA 13-1. Det tas videre forbehold om på saklig grunnlag å avvise det enkelte tilbud helt eller delvis. Det enkelte tilbud kan avvises på grunnlag av avvisningsgrunner slik de fremkommer i FoA 11-10, 11-11 og 11-12. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 6
3 Kvalifikasjonskriterier Med utgangspunkt i FoA 8-4 til 8-8 fremkommer i de følgende underpunkter Innkjøper sine tekniske og økonomiske minstekrav til leverandøren, og det sett av attester/ erklæringer som kreves som dokumentasjon på at disse kravene kan forventes innfridd. Manglende/ mangelfull dokumentasjon på disse områdene vil kunne føre til avvisning av tilbudet. 3.1 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: 1. Det kreves at tilbyder er et lovlig registrert selskap. 2. Tilbyder skal ha ordnete offentlige forhold. F.eks ikke utestående offentlige avgifter som skatt og moms. Dokumentasjonskrav: Foretaksregistering Leverandør må fremlegge attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert, f.eks Foretaksregisteret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registeret der dette finnes. Skatt Leverandør må fremlegge attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (*) hvor leverandøren hører hjemme som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (*). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Merverdiavgift Leverandør må fremlegge attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (*), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF- 1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (*). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. (*) hvor leverandøren hører hjemme. 7
3.2 Økonomisk levedyktighet/ soliditet og finansielle kapasitet Med bakgrunn i kontraktens levetid ønsker Innkjøper å sikre at leverandøren kan vise til økonomisk soliditet og en levedyktig drift. Kvalifikasjonskrav 1) God soliditet 2) Det økonomiske resultatet og omsetning skal ikke være avhengig av enkelt kunder eller produkter. Dokumentasjonskrav - Årsregnskap med noter for de siste regnskapsår. - Oversikt over totalomsetning fordelt på tilbyders største kunder - Omsetning på de aktuelle produkter/ tjenester forespurt i dette Konkurransegrunnlaget fordelt over de to siste år. 3.3 Kompetanse/ Organisasjon Kvaliteten på en leveranse er avhengig av at organisasjonen til leverandøren har rett kompetanse og rett sammensetning av organisasjonen. Kvalifikasjonskrav: 1) Tilbyder må ha en god og gjennomarbeidet leveringsprosess for å være en sikker og leveringsdyktig leverandør til innkjøper. I tillegg må tilbyder kunne vise til tidligere tilsvarende leveranser. 2) Tilbyder må inneha betydelig faglig kompetanse om produktene/tjenestene som organisasjonen tilbyr. Dokumentasjonskrav - Eierstruktur - Organisasjonskart - Gjennomsnittlig antall ansatte de siste to år, antall ansatte ved utgangen av 2005 - Oversikt og informasjon om tilbyders tilknytning og kontroll til produktproduksjonen av de forespurte varene/tjenestene. Spesielt gjelder dette oversikt over fordelingen av egenproduksjon, underleverandører, agenturavtale, distribusjonsavtaler, leveranseplan/system, el. l - Antall ansatte ved utgangen av 2005 splittet på: ledere, personer i salg, teknisk personell, klinisk personell, personell knyttet til kvalitetskontroll - Liste over bemyndigete personer i forhold til anbudsansvar, forhandlingsleder og kontraktsansvar - Kvalitetssystem (NS-ISO 9000- sertifikater/ beskrivelse av kvalitetssikringsmetoder og internkontroll) - Relevant referanseliste med spesifikasjon av leveransens art, verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere, kontakt informasjon 8
4 Tildelingskriterier Tilbudene fra de leverandører som etter gjennomgang av kvalifikasjonskriteriene aksepteres, vil innenfor tannimplantater bli evaluert ut fra en samlet vurdering av de vektede kriterier som er listet under, og det økonomisk mest fordelaktige tilbudet vil bli valgt. Evalueringskriterier Hovedvekting Pris/ kostnad 40 % Produkt/ kvalitet 40 % Service 20 % Pris/ kostnad omfatter produktets enhetspris og skiftekostnader. Produkt/ kvalitet omfatter dokumentasjon og produktgodkjenning (klinisk dokumentasjon og typegodkjenning/ fabrikaterklæring), produktspekter, brukervennlighet (ytelse, funksjonsegenskaper og forpakning/emballasje). Service omfatter faglig bistand/oppfølging, produktkompetanse og leveringstid. Innkjøper står fritt til å anta komplett tilbud eller deler av tilbudet. 9
5 Avtaleinngåelse 5.1 Kontraktsbestemmelser For leveranse av tannimplantater skal Helse Vest sine standard innkjøpsbetingelser som fremkommer i Vedlegg 3 legges til grunn ved tilbudsutarbeidelsen. Andre avtalevilkår kan kun fremmes som et alternativ til et tilbud basert på disse avtalevilkår. Hvis tilbud er gitt på avvikende betingelser må dette klart fremkomme som et avvik i Tilbudsbrev (Vedlegg 4 - standard førsteside). 5.2 Avtaleinngåelse Innkjøper vil tilstrebe inngåelse av avtale med en -1- leverandør. Innkjøper forplikter seg til 80 prosent uttak av det skisserte volum fra denne avtaleleverandøren. 5.3 Avtaleperiode Innkjøper ønsker å inngå en avtale på 3 år med rett til prolongering i ytterligere 1 + 1 år. 5.4 Administrasjon av avtalen Innkjøper skal ha den overordnete kontraktsmessige kontakten mot Leverandøren, og følge opp saker av overordnet karakter mot Leverandøren. Ansvar for implementering av avtalene, og oppfølging mot Leverandør i forhold til bruk av avtalen/ reklamasjon osv. vil ligge lokalt hos den enkelte Bruker. 10