Konkurransegrunnlag. Implantater, pacemakere, stenter samt medisinsk forbruksvarer til Hjerteavdelingen Helse Bergen HF.

Transkript

1 Økonomiavdelingen Innkjøpsseksjonen Konkurransegrunnlag Implantater, pacemakere, stenter samt medisinsk forbruksvarer til Hjerteavdelingen Helse Bergen HF NOR Ref: Tilbudsfrist: Kl 12:00 Besøksadresse: Haukeland Universitetssykehus, Haukelandsveien 32. Postadresse: Helse Bergen HF, 5021 Bergen Telefon Innvalg Telefaks , E-post: Foretaksnr. NO mva. VERSJON

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELL ORIENTERING INNBYDELSE ANSKAFFELSESPROSEDYRE LEVERANSENS OMFANG KOMMUNIKASJON Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Spørsmål fra tilbyder TILBUD TILBYDERINSTRUKS Konkurransegrunnlagets innhold Strukturering av tilbudet Språkkrav Tilbud på deler av leveringsomfanget Innlevering TILBUDSHÅNDTERING Tilbudsåpning Konfidensialitet Avvisning KVALIFIKASJONSKRITERIER JURIDISK STILLING ØKONOMISK LEVEDYKTIGHET/ SOLIDITET OG FINANSIELLE KAPASITET LEVERANDØRENS ORGANISASJON/ ERFARING PRODUKTOVERSIKT MED TEKNISKE OG GENERELLE KRAV PRODUKTBESKRIVELSER OG BRUKERVEILEDNINGER TILDELINGSKRITERIER AVTALEINNGÅELSE KONTRAKTSBESTEMMELSER AVTALEINNGÅELSE AVTALEPERIODE IMPLEMENTERING ADMINISTRASJON AV AVTALEN Side 2 av 9

3 1 Generell orientering 1.1 Innbydelse Helse Bergen HF (heretter kalt Innkjøper) inviterer Dem med dette til å presentere deres firmas mest konkurransedyktige tilbud på Implantater, pacemakere, stenter samt medisinsk forbruksvarer til Hjerteavdelingen Helse Bergen HF. En beskrivelse av Innkjøper, og hvem Innkjøper handler på vegne av fremkommer i Vedlegg 1. Tilbudet må generelt inneholde tilstrekkelig med informasjon og dokumentasjon for full teknisk og kommersiell evaluering. Tilbudsutarbeidelsen skal baseres på de retningslinjer som fremkommer i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. Nødvendig informasjon om dette anbudet skal være dekket i dette konkurransegrunnlaget med tilhørende vedlegg. I tillegg vises det til punkt Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget og Spørsmål fra tilbyder. 1.2 Anskaffelsesprosedyre Utlysning er kunngjort på TED- og DOFFIN-databasen i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999 nr. 69 med tilhørende forskrift fastsatt ved kgl. res. 15. juni 2001 som Åpen anbudskonkurranse. Med henvisning til Forskrift om offentlig anskaffelse (FoA) av senest endret ved forskrift av med virkning fra skal anskaffelsen av Implantater, pacemakere, stenter samt medisinsk forbruksvarer til Hjerteavdelingen Helse Bergen HF behandles i følge bestemmelsene i forskriftens del 1 og Leveransens omfang Helse Bergen HF (Innkjøper) forespør etter engangsmateriell og implantater som i hovedsak benyttes av eller i forbindelse med Hjerteavdelingen ved Haukeland Universitetssykehus. Produktene er inndelt i følgende tre overordnede grupper : 1. Invasiv Kardiologi 2. Pacing og hjertesvikt 3. Elektrofysiologi Radiofrekvens ablusjon Det forespørres for en avtaleperiode på 2 år med mulighet for prolongering i 1. år (2 + 1). For mer detaljert informasjon om de forespurte produktene vises det til Vedlegg 2 Kravspesifikasjon Side 3 av 9

4 1.4 Kommunikasjon Alle henvendelser i forbindelse med tilbudet skal skje til: Jørgen CM Urdahl Innkjøpsrådgiver Helse Bergen HF E-post: jorgen.urdahl@helse-bergen.no Tlf Spørsmål i forbindelse med besvarelse eller utarbeiding av tilbudet skal fremstilles skriftlig per e-post Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget HBHF forbeholder seg retten til å gi supplerende opplysninger til, eller gjøre endringer på konkurransegrunnlaget inntil 10 dager før tilbudsfristen utløper. Supplerende opplysninger, informasjon om endringer eller anonymiserte spørsmålssvar vil bli tilsendt per e-post til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget (jfr. FoA 5-4) og registrert sin interesse for dette anbudet på Doffin ( All aktuell informasjon er eller vil bli gjort tilgjengelig på disse sidene frem til tilbudsfristens utløp Spørsmål fra tilbyder Eventuelle spørsmål til konkurransen skal stilles skriftlig per e-post. Mottatte spørsmål vil bli anonymisert og besvart i størst mulig grad samlet av innkjøper. Svarene til mottatte og aktuelle spørsmål vil bli distribuert per e-post til registrerte interessenter. I tillegg vil svarene bli gjort tilgjengelig på internett i forbindelse med utlysningsdokumentene. Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt og besvart innen 10 dager før tilbudsfristen. 2 Tilbud 2.1 Tilbyderinstruks Konkurransegrunnlagets innhold Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter : Dette dokumentet X Vedlegg 1: Beskrivelse av Innkjøper X Vedlegg 2: Kravspesifikasjon X Vedlegg 3: Kontraktsvilkår (Inkl. Standardbetingelser og evt. tillegg/endringer) X Vedlegg 4: Tilbudsbrev X Vedlegg 5: Prisformat Side 4 av 9

5 2.1.2 Strukturering av tilbudet Tilbudet skal i angitt rekkefølge inneholde: 1. Tilbudsbrev (standard førsteside) som presiserer eventuelle avvik fra forespørselen på mal som fremkommer i Vedlegg Beskrivelse av tilbyder inneholdende i angitt rekkefølge alle de attester, erklæringer og beskrivelser som det stilles krav til i kapittel 3 - Kvalifikasjonskriterier. 3. Beskrivelse av tilbudt leveranse; Tilbud i kort og presis versjon i henhold til vedlegg 2 Kravspesifikasjon. 4. Pristilbud i.h.h.t. kravspesifikasjon og levert på det prisformat som fremkommer i Vedlegg Språkkrav Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilleggsdokumentasjon skal være på norsk eller engelsk Tilbud på deler av leveringsomfanget Det gis adgang til å gi tilbud på deler av leveranseomfanget Innlevering Tilbudet skal være mottatt av Innkjøper senest den kl For sent ankomne tilbud vil bli forkastet. Det leveres i lukket nøytral konvolutt inneholdende 1 original og 3 kopier. Adresse for mottak av tilbudet er: Helse Bergen HF Haukeland Universitetssykehus V/ Innkjøpsseksjonen Jørgen CM Urdahl (NOR Ref: 41921) 5021 BERGEN I tillegg leveres en komplett elektronisk versjon av tilbudet på CD eller ettersendt til følgende e-post adresse etter tilbudsfristen er utløpt : jorgen.urdahl@helse-bergen.no Tilbudet tilstilles omkostningsfritt for Innkjøper og forplikter tilbyder fram til: Tilbudshåndtering Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbud vil bli åpnet av minst to representanter for oppdragsgiver Side 5 av 9

6 2.2.2 Konfidensialitet Det forutsettes konfidensiell behandling av opplysninger partene får kjennskap til gjennom forespørselen og under utarbeidelsen av tilbud Avvisning Innkjøper forbeholder seg retten til på saklig grunnlag å forkaste samtlige tilbud og avlyse konkurransen, jf. forskrift om offentlige anskaffelser Det tas videre forbehold om å avvise det enkelte tilbud helt eller delvis. Det enkelte tilbud kan avvises på grunnlag av avvisningsgrunner slik de fremkommer i forskrift om offentlige anskaffelser 8-10, 8-11 og Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 3 Kvalifikasjonskriterier Med utgangspunkt i forskrift om offentlige anskaffelser 5-5 til 5-10 fremkommer i de følgende underpunkter Innkjøper sine tekniske og økonomiske minstekrav til leverandøren, og det sett av attester/ erklæringer som kreves som dokumentasjon på at disse kravene kan forventes innfridd. Manglende/ mangelfull dokumentasjon på disse områdene vil kunne føre til avvisning av tilbudet. 3.1 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav : 1) Det kreves at tilbyder er et lovlig registrert selskap 2) Tilbyder skal ha ordnede offentlige forhold. F.eks. ikke utestående offentlige avgifter som skatt og moms. Dokumentasjonskrav : Foretaksregistrering Leverandør må fremlegge attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert, f.eks. Foretaksregisteret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registeret der dette finnes. Skatt Leverandør må fremlegge attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (*) hvor leverandøren hører hjemme som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (*). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Merverdiavgift Leverandør må fremlegge attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (*), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med Side 6 av 9

7 hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF- 1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (*). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. (*) hvor leverandøren hører hjemme. 3.2 Økonomisk levedyktighet/ soliditet og finansielle kapasitet Med bakgrunn i kontraktens levetid ønsker Innkjøper å sikre at leverandøren kan vise til økonomisk soliditet og en levedyktig drift. Kvalifikasjonskrav : 1) God soliditet 2) Det økonomiske resultatet og omsetning skal ikke være avhengig av enkelt kunder eller produkter Dokumentasjonskrav - Årsregnskap med noter for de to siste regnskapsår - Oversikt over totalomsetning fordelt på tilbyders største kunder - Omsetning på de aktuelle produkter/ tjenester forespurt i dette konkurransegrunnlaget fordelt over de to siste år. 3.3 Leverandørens organisasjon/ erfaring Kvaliteten på en leveranse er avhengig av at organisasjonen til leverandøren har rett kompetanse og rett sammensetning av organisasjonen. Kvalifikasjonskrav : 1) Tilbyder må ha en god og gjennomarbeide leveringsprosess for å være en sikker og leveringsdyktig leverandør til innkjøper. I tillegg må tilbyder kunne vise til tidligere tilsvarende leveranser 2) Tilbyder må inneha betydelig faglig kompetanse om produktene/tjenestene som organisasjonen tilbyr. Dokumentasjonskrav - Eierstruktur - Organisasjonskart - Gjennomsnittlig antall ansatte de siste to årene, ant. ansatte ved utgangen av Oversikt og informasjon om tilbyders tilknytning og kontroll til produktproduksjonen av de forespurte varene/tjenesten. Spesielt gjelder dette oversikt over fordelingen av egenproduksjon, underleverandører, agenturavtale, distribusjonsavtaler, leveranseplan/system, el. l. - Antall ansatte ved utgangen av 2005 splittet på: ledere, personer i salg, teknisk personell, klinisk personell, personell knyttet til kvalitetskontroll - Liste over bemyndigete personer i forhold til anbudsansvar, forhandlingsleder og kontraktsansvar Side 7 av 9

8 - Kvalitetssystem (NS-ISO 9000-sertifikater/ beskrivelse av kvalitetssikringsmetoder og internkontroll) - Relevant referanseliste med spesifikasjon av leveransens art, verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere, kontakt informasjon. 3.4 Produktoversikt med tekniske og generelle krav Se Vedlegg 2 Kravspesifikasjon 3.5 Produktbeskrivelser og brukerveiledninger Både eventuell kortversjon og komplette versjoner av produktbeskrivelser og brukerveiledninger skal være på norsk eller engelsk. 4 Tildelingskriterier Tilbudene fra de leverandører som etter gjennomgang av kvalifikasjonskriteriene aksepteres, vil bli evaluert ut fra en samlet vurdering av de vektede kriterier som er listet under. Helse Bergen HF vil tildele avtale til den tilbyderen eller de tilbyderne som leverer det økonomiske mest fordelaktige tilbudet. Evalueringen av tilbudene vil bli gjort på bakgrunn av tilbyders besvarelse av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg, og i henhold til en evalueringsmatrise som inneholder følgende prioriterte hovedgrupper : 1. Totalkostnad (utgjør 40%) 2. Kvalitet / Funksjonalitet /Løsning (utgjør 40%) 3. Service og logistikk (utgjør 15%) 4. Opplæring (utgjør 5%) 5 Avtaleinngåelse 5.1 Kontraktsbestemmelser For leveranse av Implantater, pacemakere, stenter samt medisinsk forbruksvarer til Hjerteavdelingen Helse Bergen HF skal innkjøpsbetingelser som fremkommer i Vedlegg 3 legges til grunn ved tilbudsutarbeidelsen. Andre avtalevilkår kan kun fremmes som et alternativ til et tilbud basert på disse avtalevilkår Side 8 av 9

9 5.2 Avtaleinngåelse Innkjøper har som et klart mål for denne anbudsprosessen å standardisere varesortimentet og søke å begrense antall leverandører. Innkjøper vil på bakgrunn av dette søke å inngå avtaler med et begrenset antall leverandører innen de ulike varegrupper i Vedlegg 2 Kravspesifikasjon. Innkjøper står fritt til å anta komplett tilbud eller deler av tilbud. 5.3 Avtaleperiode Det forespørres for en avtaleperiode på 2 år med mulighet for prolongering i 1. år (2 + 1). 5.4 Implementering Implementering av avtalene vil bli gjennomført så fort som mulig i forhold til en praktisk gjennomføring av implementeringen og utløp av dagens avtaler. 5.5 Administrasjon av avtalen Innkjøper skal ha den overordnete kontraktsmessige kontakten mot Leverandøren, og følge opp saker av overordnet karakter mot Leverandøren. Ansvar for implementering av avtalene hos innkjøper, og oppfølging mot Leverandør i forhold til bruk av avtalen/ reklamasjon osv. vil ligge lokalt hos bruker avdelingene i samarbeid med innkjøpsseksjonen Side 9 av 9