KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III Lønns- og personalsystem til Trondheim kommune Trondheim kommunes ref. nr. i anbudsperioden 11/48359 Innleveringsfrist 04.02.2013, kl. 14.00
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 1 1.1 GENERELT OM OPPDRAGET... 1 1.1.1 Samarbeidspartnere... 1 1.1.2 Anskaffelsens formål/behov... 1 Enkelte av prosessene vil bli etterspurt som opsjoner... 1 1.1.3 Omfang... 1 1.2 KUNDEN... 1 1.3 KONTRAKTSPERIODE... 2 1.4 KUNDENS KONTAKTPERSON... 2 1.5 FREMDRIFTSPLAN FOR ANSKAFFELSESPROSESSEN... 2 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 2 2.1 LOV OG FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER... 2 2.2 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 2 2.3 KUNNGJØRING... 3 2.4 TILLEGGSOPPLYSNINGER... 3 2.5 RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET... 3 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 3 3.1 KRAV KNYTTET TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 4 3.2 KRAV KNYTTET TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET... 4 3.3 KRAV KNYTTET TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE/FAGLIGE KAPASITET... 4 3.4 LØNNS OG ARBEIDSVILKÅR... 5 4 KUNDENS BEHANDLING AV MOTTATTE FORESPØRSLER OM DELTAKELSE... 5 4.1 REGISTRERING/ÅPNING AV MOTTATTE FORESPØRSLER... 5 4.2 AVVISNING AV LEVERANDØRER... 5 4.3 FRIST FOR BEGJÆRING OM MIDLERTIDIG FORFØYNING... 5 4.4 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE... 5 4.5 DOKUMENTASJON - INNDELING AV FORESPØRSEL... 5 4.6 DELTILBUD... 6 4.7 TILBAKEKALLELSE ELLER ENDRING AV FORESPØRSEL OM DELTAKELSE... 6 4.8 FRIST FOR INNLEVERING AV FORESPØRSEL OM DELTAKELSE... 6 4.9 KRAV TIL UTFORMING - INNLEVERING AV FORESPØRSEL... 6 4.10 OPPLYSNINGSPLIKT... 6 4.11 OMKOSTNINGER... 7 Side 1
1 OPPDRAGET 1.1 Generelt om oppdraget Trondheim kommune, heretter kalt Kunden, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med anskaffelse av lønns- og personalsystem. Etter forskriftens del III over EØS terskelverdien må det ved forhandlinger foretas en utvelgelse av hvilke leverandører som skal få delta i konkurransen. 1.1.1 Samarbeidspartnere Følgende organisasjoner har inngått innkjøpsavtale med Kunden og vil ved behov benytte seg av denne avtalen: Trondheim parkering KF Stavne Arbeid og Kompetanse KF 1.1.2 Anskaffelsens formål/behov Kunden skal ha en ASP-leveranse av lønns- og personalsystem. Lønns- og personalsystemet skal være et hjelpeverktøy for Kunden med bl.a. følgende prosesser (listen er ikke uttømmende): Tid og timeregistrering Lønnsforhandlinger Refusjonsbehandling Reiseoppgjør Start/stopp/endring/lønn Pensjonsinnberetning Administrere avlastere og støttekontakter Personalmappe Rekruttering Prøvetid Egenmelding Sykemelding Permisjon Kompetansekartlegging Kursadministrasjon Personaloppfølging Oppsigelser Enkelte av prosessene vil bli etterspurt som opsjoner. 1.1.3 Omfang Totalverdien av anskaffelsen forventes å ligge over EØS terskelverdien på 1,6 mill. kroner eks. mva. 1.2 Kunden Kunden kjøper årlig inn varer og tjenester for ca. 1 milliard. kroner. En stor del av disse anskaffelsene skjer gjennom faste leveringsavtaler eller rammeavtaler, som i utgangspunktet ivaretas av Innkjøpstjenesten. For nærmere opplysninger om Kunden se www.trondheim.kommune.no. Side 1
1.3 Kontraktsperiode Fra oppstartsdag for ordinær drift varer avtalen i 3 (tre) år, og fornyes deretter automatisk for en periode på 1 (ett) år om gangen. 1.4 Kundens kontaktperson Kundens kontaktperson er: Navn: e-post: Thomas Nerland thomas.nerland@trondheim.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post og all kommunikasjon skal være på norsk. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Kunden hva gjelder kvalifiseringen til konkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.5 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Aktiviteter Dato/uke Frist for å stille spørsmål til prekvalifisering 29.01.2013 Innleveringsfrist- forespørsel om deltagelse 04.02.2013 Konkurransegrunnlag sendes ut til kvalifiserte leverandører 20.02.2013 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 25.03.2013 Frist for å levere tilbud 02.04.2013 Forhandlinger Uke 20 og 21 Oppstart av kontrakt 01.07.2013 Det tas forbehold om eventuelt endringer i fremdriftsplanen. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette kvalifikasjonsgrunnlaget. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III. Alle interesserte leverandører kan sende inn en forespørsel om å delta i konkurransen. Kunden vil av de mottatte forespørsler om deltakelse i konkurransen, invitere minimum 3 leverandører. Færre leverandører enn oppgitt kan inviteres i tilfeller hvor det ikke foreligger tilstrekkelig antall leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene FOA 17-6 (3). Konkurransegrunnlaget sendes til de leverandører som er kvalifiserte. Det vil kun bli forhandlet med leverandører som har en reell mulighet til å få tildelt kontrakten, og en første reduksjon av tilbud kan skje før første forhandlingsrunde. Side 2
Reduksjonen av tilbudene vil skje etter tildelingskriteriene i utsendte konkurransegrunnlag, jfr. FOA 20-11. Forhandlinger er planlagt gjennomført i uke 20-21 etter nærmere avtale, Kunden tar forbehold om at det kan bli endringer i tidspunkt 2.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN/TED. 2.4 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han pr e-post be om tilleggsopplysninger hos Kunden ved Kundens kontaktperson innen 6 dager før innlevering av forespørsel om deltakelse. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles pr e-post til kommunens kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Forespørsel om deltakelse i anbudskonkurranse på lønns- og personalsystem, ref nr: 11/48359 som sendes til kommunens kontaktperson pr e-post. Alle opplysninger vil bli lagt ut på www.doffin.no. 2.5 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Kunden rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har meldt sin interesse. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres på www.doffin.no. 3 KVALIFIKASJONSKRAV Kunden stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, tekniske kvalifikasjoner, finansielle og økonomiske stilling, miljø og lønnsog arbeidsvilkår. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene og som er prekvalifisert som vil få levere tilbud. For krav vedr. skatteattest for innbetaling av skatt og merverdiavgift, firmaattest og HMS erklæring omfatter dokumentasjonsplikten også underleverandører. Nødvendig dokumentasjon er en egenerklæring fra tilbyder, jfr. vedlegg 1. Dersom Leverandøren støtter seg på ressurser hos andre foretak / underleverandører, skal det dokumenteres at Leverandøren vil ha rådighet over de nødvendige ressurser. Dette kan dokumenteres ved for eksempel å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene. Side 3
3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Leverandør skal være registrert i faglig register i det land leverandør et etablert Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Leverandør skal oppfylle forskriftens krav til HMS Dokumentasjonskrav Firmaattest ( 17-10) Attester for registrering i faglig register som bestemt ved lovgivning i det land leverandør er etablert Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. ( 17-14). Bruk RF-1244. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. ( 17-14). Bruk RF-1244. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS- egenerklæring skal fylles ut ( 17-15) se vedlegg 2. 3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Foretakets to siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans i forhold til foretakets regnskapstall ( 17-8). Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen Kunden har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med et annet dokument som Kunden kan akseptere. 3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kapasitet Krav Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag til organisasjoner innenfor KStariffområde Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag på drift av ASP-løsning Leverandør skal ha et velfungerende kvalitetssikringssystem/ kvalitetsstyringssystem Leverandør skal anvende miljøledelsestiltak ved utførelse av kontrakten Dokumentasjonskrav Liste over de største organisasjonene innenfor KStariffområde som i løpet av de siste tre årene har benyttet lønns- og personalsystem som leverandøren kan tilby Liste over leverandørens viktigste leveranser av ASP-løsninger de siste tre år Redegjørelse kvalitetssikringssystem/ kvalitetsstyringssystem. Er foretaket sertifisert skal sertifiseringsbevis vedlegges Foretakets miljøstatus skal bekreftes ved utfylling av vedlagte skjema. Miljøkrav for bedriften se vedlegg 3. Side 4
Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen Kunden har anmodet om, kan han godtgjøre sin tekniske/faglige kvalifikasjoner med et annet dokument som Kunden kan akseptere. Kunden kan derfor i enkelte tilfeller åpne for dette. 3.4 Lønns og arbeidsvilkår Krav Kunden stiller krav til at leverandørens lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler eller landsomfattende tariffavtaler for det aktuelle området kontrakten omfatter Dokumentasjonskrav Tilbyder skal legge ved egenerklæring som bekrefter at lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler eller landsomfattende tariffavtaler, se vedlegg 4. I de tilfeller hvor man benytter underleverandører med produksjonssted i land utenfor EU/EØS, skal man forsikre seg om at internasjonale overensstemmelser for arbeidsmiljø og arbeidstakers rettigheter blir oppfylt. 4 KUNDENS BEHANDLING AV MOTTATTE FORESPØRSLER OM DELTAKELSE 4.1 Registrering/åpning av mottatte forespørsler Tidspunkt for mottakelse om deltakelse i konkurransen påføres etter hvert som de kommer inn. Kunden vil etter åpning, som ikke er offentlig, skriftlig bekrefte at forespørselen er mottatt. 4.2 Avvisning av leverandører Kunden har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMS - egenerklæring innen fristens utløp. Det samme gjelder for de leverandører som ikke oppfyller fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskrav. For øvrig gjelder bestemmelsene om avvisningsplikt og -rett i forskriften 20-12 fullt ut. 4.3 Frist for begjæring om midlertidig forføyning Leverandører som avvises, jfr. FOA 20-12, eller som får sin forespørsel forkastet om å delta i konkurransen, jfr. FOA 17-6, kan ikke fremsette en begjæring om midlertidig forføyning for tingretten senere enn 15 dager etter at Kunden har sendt meddelelsen. Fristen regnes fra dagen etter meddelelsen er sendt. Jfr. FOA 19-7. 4.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Kunden kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige henvendelser om deltakelse i anbudskonkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 4.5 Dokumentasjon - inndeling av forespørsel Forespørselen skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling i vedlegg som beskrevet nedenfor. Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Dokumentasjon Signert forespørselsbrev Informasjon om kontaktperson Skilleark nr 1 Side 5
Kvalifikasjonskrav: 2 Dokumenter jfr. dokumentasjonskrav pkt 3-3.4 Annen relevant informasjon/dokumentasjon 3 4.6 Deltilbud Det er ikke anledning til å inngi deltilbud. 4.7 Tilbakekallelse eller endring av forespørsel om deltakelse Innleverte forespørsler kan tilbakekalles eller endres inntil fristens utløp. Tilbakekallelse av søknad skal skje skriftlig. Endringer av forespørselen om deltakelse i anbudskonkurransen er å betrakte som en ny forespørsel. 4.8 Frist for innlevering av forespørsel om deltakelse Siste frist for å levere forespørsel om deltakelse i konkurransen er 04.02.2012 kl 14.00. Forespørsel skal være Kunden i hende på innleveringsstedet før utløpet av fristen. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. 4.9 Krav til utforming - innlevering av forespørsel Forespørselen skal være skriftlig, undertegnet og datert av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Forespørselen skal avgis i lukket forsendelse og være merket Forespørsel om deltakelse i anbudskonkurranse på lønns- og personalsystem, ref nr: 11/48359. Forespørselen skal være på norsk og leveres i 1 papireksemplar. Forespørselen skal i tillegg leveres elektronisk på en minnepinne. Forespørselen skal leveres til, og være i hende ved: Trondheim kommune Bytorget 1. etasje Erling Skakkes gate 14 7013 Trondheim Eller sendes pr. post: Trondheim kommune Innkjøpstjenesten Postboks 2300 Sluppen 7004 Trondheim Vær oppmerksom at ordinær post kan føre til at tilbudene kommer inn for sent, og at dette vil være leverandørens risiko. 4.10 Opplysningsplikt Kunden vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Forespørsel om deltakelse avvises eller forkastes Samtlige forespørsler om deltakelse forkastes eller konkurransen avlyses Side 6
4.11 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelsen av prekvalifiseringen vil ikke bli refundert av Kunden. VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Egenerklæring underleverandører HMS-egenerklæring Skjema for miljøkrav Egenerklæring for lønns- og arbeidsvilkår/produksjonssted utenfor EU/EØS Side 7
Vedlegg 1 Egenerklæring underleverandører Dokumentasjonsplikt i forhold til underleverandører. Iht. konkurransegrunnlagets punkt 3 bekrefter tilbyder at underleverandører oppfyller følgende punkter: 1. à jour med innbetaling av skatter og avgifter ( 17-14) 2. à jour med innbetaling av merverdiavgift ( 17-14) 3. er registrert i faglig register, handelsregister eller foretaksregister som er foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor de er etablert 4. oppfyller vilkårene knyttet til HMS erklæring 5. oppfyller krav til lønns- og arbeidsforhold Dato: Signatur/Firmaets stempel Side 1
Vedlegg 2 HMS -egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Land * Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Side 1
Vedlegg 3 Skjema for miljøkrav Spørsmålene her dreier seg om leverandøren er kvalifisert som leverandør til Trondheim kommune. Det betyr at leverandøren må svare på alle spørsmålene som stilles. Dersom leverandøren ikke tilfredsstiller våre krav (se nedenfor), er han ikke kvalifisert. Spørsmål For utfylling: Bruk TAB for å flytte til neste 1. Finnes det et miljøstyringssystem iht. ISO 14001, EMAS eller Miljøfyrtårn i virksomheten? Ja Svar Nei 2. Er virksomheten sertifisert? 3. Har virksomheten utarbeidet en miljøredegjørelse eller miljørapport? 4. Bedriver virksomheten aktivt miljøarbeid internt i forbindelse med egen drift gjennom at: A: Er det gjennomført noen form for miljøopplæring i virksomheten (hele eller deler av virksomheten)? B: Har virksomheten utarbeidet forbedringsprogram på miljøområdet? C: Er en person utpekt som miljøansvarlig i virksomheten? 5. Har tilbyder rutiner for miljøfarlig avfall 6. Tilbyder er villig til minimum å gjennomføre aktivitetene knytet til spm 3-5 innen 6 mnd. Tilbyder er kvalifisert: a Dersom svaret er ja på spm. 1 eller 2 eller b Dersom svaret er ja på spm. 3-5 eller c Tilbyder er villig til minimum å gjennomføre aktivitetene knyttet til spm. 3-5 innen 6 mnd. Dato:.. Signatur/Firmaets stempel:.. Side 1
Vedlegg 4 Egenerklæring for lønns- og arbeidsvilkår I forbindelse med leveranse til Trondheim kommune. Lønns- og arbeidsvilkår I det tilfelle hvor vår bedrift blir valgt som leverandør, kan vi dokumentere at lønns- og arbeidsforhold er i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler. Dersom området ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, kan vi dokumentere at krav om lønns- og arbeidsvilkår er i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Sted og dato Underskrift tilbyder ved produksjonssted utenfor EU/EØS I det tilfelle hvor vår bedrift blir valgt som leverandør, kan vi forsikre om at i de tilfeller produksjonen skjer utenfor EU/EØS-området oppfylles ILO s 8 kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og FNs menneskerettighetserklæring i leverandørens egen virksomhet og hos underleverandører. Der det er inkonsistens mellom nasjonal og internasjonal lovgivning, er det høyeste standard som gjelder. Dette gjelder også for eventuelle underleverandører og/eller samarbeidspartnere. Sted og dato Signatur/Firmaets stempel Side 1