TILBUDSFORESPØRSEL Fagsystem for Uteseksjonen Trondheim kommune

Transkript

1 TILBUDSFORESPØRSEL Fagsystem for Uteseksjonen i Trondheim kommune Trondheim kommunes ref. nr. 16/15442 Innleveringsfrist , kl

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1.1 GENERELT OM OPPDRAGET BEHOV Krav til varen / tjenesten/ ytelsen Omfang / budsjettramme KONTRAKT Kontraktbestemmelser Kontraktsperiode Prisjustering TILLEGGSOPPLYSNINGER OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON OMKOSTNINGER REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN LOV OG FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER DOKUMENTASJONSKRAV DET STILLES FØLGENDE KRAV TIL DOKUMENTASJON FRA LEVERANDØR: TILBUDSFRIST INNLEVERINGSSTED/POSTADRESSE VEDSTÅELSESFRIST LEVERANDØRENS PLIKT TILDELING Pris, vektes 20 % Løsning, vektes 60 % Referanser, vektes 20 % Generelt om oppdraget Trondheim kommune, ved Oppvekstkontoret, inviterer til å gi tilbud på fagsystem til Uteseksjonen i Trondheim kommune. Uteseksjonen i Trondheim er et rus- og kriminalitetsforebyggende tiltak for ungdom mellom 13 og 25 år. Uteseksjonen har ansvar for det oppsøkende sosiale arbeidet i Trondheim sentrum, og oppfølgingsansvar for ungdom etter Lov om barneverntjenester og Lov om Helse- og omsorgstjenester. Arbeidet utføres i samarbeid med Barne- og familietjenesten i bydelene. Uteseksjonen er et lavterskeltilbud der både ungdommen selv, deres familier eller samarbeidspartnere kan ta kontakt for hjelp. Uteseksjonen samarbeider med nært med bydelene og andre instanser som møter risikoutsatt ungdom for å skape endring og bistå ungdom i å mestre eget liv. 1.2 Behov Trondheim kommune, Uteseksjonen har behov for et fagprogram for registrering og dokumentasjon av arbeidet som utføres som følge av sin virksomhet. Side -2-

3 1.2.1 Krav til varen / tjenesten/ ytelsen Programmet skal være et standardsystem som oppdateres jamnlig etter gjeldende lovverk og etter behov. Leverandør skal i tilbudet opplyse om tidligste aktuelle leveringstidspunkt. Leverandør skal beskrive vedlikeholds- og supportløsning knyttet til systemet. Programmet skal være tilpasset Uteseksjonens virkeområde, og benyttes for blant annet: Registrere aktivitetstype der vi kan legge inn hvilke aktiviteter i egen menyliste som vi kan produsere selv. Tidsforbruk, bydel, sted der barnet observeres/treffes, journal med klientkort, samtykkeregistrering med visning. Det må også være mulighet for å kunne legge inn egne maler ift ulik rapportering. Programmet må inneholde en statistikk/rapporteringsfunksjon hvor det skrives ut årsrapport for aktiviteter, tidsforbruk og omfang av Uteseksjonens aktivitet, og der man kan velge tidsintervall. Programmet må inneholde journalsystem på individer. Det må registreres klientkort på navn, fødselsdato, adresse og andre relevante opplysninger. Dette må kunne gjøres fortløpende av alle brukerne. Løpende journal må ha en funksjon som gjør at den automatisk låses for redigering. Det er ønskelig at systemet kan arkivere fullelektronisk etter NOARK5-standard. Leverandør skal beskrive hvordan systemet forholder seg til Trondheim kommunes behov for arkivering, jamfør tildelingskriterium Kommunen har som mål å etter hvert kunne gå over til fullelektronisk arkiv. Optimal arkiveringsfunksjonalitet beskrives slik: Trondheim Kommune har anskaffet en forsystemuavhengig arkiv- og registreringsløsning (earkiv 360 fra Software Innovation), som på sikt skal inneholde all arkivverdig, og bevaringsverdig dokumentasjon i Trondheim Kommune. Alle nye it-systemer som skaper eller prosesserer informasjon som vil måtte forholde seg til denne og til kommunens kvalitetskrav for arkivering. Kommunen har derfor behov for funksjonalitet for at all dokumentasjon som blir vurdert arkiv-/bevaringsverdig avleveres automatisk til registrerings- og arkiveringsløsningen. Data skal avleveres på tilpasset Noark5 form, i rette format og skal inneholde obligatoriske Noark metadata samt data for klassifisering, funksjonsområde, partsdata, skjerming (informasjon om sensitivitet) og virksomhetsspesifikke data (f.eks. lokasjoner). Avleveringen skal skje ved hjelp av standardiserte webservices (sannsynligvis N5WS).» Programmet skal kunne brukes av 14 årsverk samtidig (14-18 brukerlisenser, pluss systemadministrator). Side -3-

4 Programmet skal etableres i Trondheim kommunes sikre sone for IKT-systemer på grunn av sensitive opplysninger, og støtte Active Directory for tilgangshåndtering. Se vedlagte informasjon om teknisk plattform. (vedlegg 7) Omfang / budsjettramme Anslått verdi på hele kontrakten er kr eks. mva. over 4 år. Den anslåtte verdien er grunnlag for budsjett for anskaffelsen. Det tas forbehold om tilstrekkelig finansiering. 1.3 Kontrakt Kontraktbestemmelser Ved en kontraktsinngåelse vil avtaleforholdet bli regulert av vedlagte kontrakter. Dokumentene vil da rangeres i følgende rekkefølge: SSA-K/SSA-V Leverandørens tilbud Tilbudsforespørsel AIK varer Kontraktsperiode Avtalen gjelder for supportløsning, installasjon- og årlig vedlikeholdskostnader, for minimum år Prisjustering Prisene er faste første avtaleår. Avtalen konsumprisindeksreguleres påfølgende år. 1.4 Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktperson Dersom leverandøren finner at tilbudsforespørselen ikke gir tilstrekkelig veiledning, tilstrekkelige opplysninger eller på annen måte er uklar, kan leverandøren skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver: Kontakt: e-post: Oppvekstkontoret, ved Maj-Britt Nilsen oppvekstkontoret.postmottak@trondheim.kommune.no Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Spørsmål: Nytt fagsystem for Uteseksjonen i Trondheim kommune, ref nr: 16/15442 og skal sendes til kommunens kontaktperson pr. e-post. 1.5 Omkostninger Omkostninger som leverandør pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbud, vil ikke bli refundert av Oppdragsgiver. Side -4-

5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del I. 3 Dokumentasjonskrav Det stilles følgende krav til dokumentasjon fra leverandør: Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Leverandør skal utøve miljø ledelse Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret og skal legges ved tilbudet Skjema for miljø, Vedlegg 1 skal fylles ut og legges ved tilbudet Leverandør skal oppfylle forskrift krav til HMS HMS- egenerklæring, vedlegg 2, vil bli innhentet fra valgt leverandør Oppdragsgiver stiller krav til at leverandørens lønnsog arbeidsvilkår er i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler eller landsomfattende tariffavtaler for det aktuelle området kontrakten omfatter Leverandør skal legge ved egenerklæring som bekrefter at lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler eller landsomfattende tariffavtaler, se vedlegg 4. I de tilfeller hvor man benytter underleverandører med produksjonssted i land utenfor EU/EØS, skal man forsikre seg om at internasjonale overensstemmelser for arbeidsmiljø og arbeidstakers rettigheter blir oppfylt. 3.1 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er kl Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.2 Innleveringssted/postadresse E-post: oppvekstkontoret.postmottak@trondheim.kommune.no 3.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 3 måneder etter tilbudsfristens utløp. 3.4 Leverandørens plikt Leverandør plikter å gjennomgå tilbudsforespørselen på en forsvarlig måte og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet. Det er leverandørens ansvar å innlevere et fullstendig og utvetydig tilbud. Ingen innrømmelser vil bli gjort av Oppdragsgiver for feil eller unnlatelser fra Leverandørens side, og Leverandøren er bundet av de Side -5-

6 opplysningene som fremgår av tilbudet. Uklarheter eller ufullstendigheter i tilbudet vil kunne medføre avvisning. 3.5 Tildeling Tildelingen skjer på basis av Oppdragsgivers vurdering av følgende: Pris, vektes 20 % Leverandør skal oppgi årlig pris for 14 bruker-årsverk (14-18 lisenser pluss systemadministrator). Priser som ikke oppgis, regnes som inkludert i leveransen. Oppdragsgiver aksepterer ingen form for gebyrer, dette i form av fakturagebyr, miljøgebyr, administrasjonsgebyr o.l. Alle avgifter eller gebyrer skal være tatt hensyn til og innkalkulert i tilbudsprisen Løsning, vektes 60 % - Leverandør skal lage en kort beskrivelse av løsningen, som bl.a. inneholder o Programmets funksjonalitet o Vedlikeholds- og supportløsning o Leverandørs fremgangsmåte ved programfeil o Beskrivelse av hvordan løsningen forholder seg til Trondheim kommunes behov for arkivering o Tidligste aktuelle leveringstidspunkt - Demonstrasjon av systemet ved hjelp av videokonferanse eller møte mellom Leverandør og Oppdragsgiver med o Vurdering av brukervennlighet o Leverandør besvarer spørsmål fra Oppdragsgiver Referanser, vektes 20 % - Leverandør skal oppgi minst 2 referanser til andre sammenlignbare kommuner med kontaktperson, rolle og antall lisenser som benytter den tilbudte løsningen der det er tilgjengelig. VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 HMS- egenerklæring Skjema for miljøkrav Egenerklæring for lønns og arbeidsvilkår Alminnelig innkjøpsvilkår for Trondheim kommunes kjøp av tjenester AIK 2012 Vedlegg 5 Kontrakt SSA-K Vedlegg 6 Kontrakt SSA-V Vedlegg 7 Trondheim kommunes organisering og tekniske plattform Vedlegg 8 SSA-K bilag 2015 Vedlegg 9 SSA-V bilag 2015 Vedlegg 10 SSA-K - Bilag 8 - Endringer i den generelle avtaleteksten Side -6-

7 Vedlegg 1 HMS -egenerklæring Vil innhentes fra valgte leverandør Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Land * Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato Representant for de ansatte Ingen ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Side -1-

8 Vedlegg 2 Skjema for miljøkrav Spørsmålene her dreier seg om leverandøren er kvalifisert som leverandør til Trondheim kommune. Det betyr at leverandøren må svare på alle spørsmålene som stilles. Dersom leverandøren ikke tilfredsstiller våre krav (se nedenfor), er han ikke kvalifisert. For utfylling: Bruk TAB for å flytte til neste Spørsmål 1. Har virksomheten et miljøstyringssystem ISO 14001, EMAS eller lignende? 2. Er virksomheten sertifisert? 3. Har virksomheten utarbeidet en miljøredegjørelse eller miljørapport? Svar Ja Nei 4. Bedriver virksomheten aktivt miljøarbeid internt i forbindelse med egen drift gjennom at: A. Er det gjennomført noen form for miljøopplæring i virksomheten (hele eller deler av virksomheten)? B: Har virksomheten utarbeidet forbedringsprogram på miljøområdet? C: Er en person utpekt som miljøansvarlig i virksomheten? 5. Har leverandør rutiner for miljøfarlig avfall 6. Leverandør er villig til minimum å gjennomføre aktivitetene knytet til spm 3-5 innen 6 mnd. Leverandør er kvalifisert: a Dersom svaret er ja på spm. 1eller 2 eller b Dersom svaret er ja på spm. 3-5 eller Dato:.. Signatur/Firmaets stempel:.. Side -1-

9 Vedlegg 3 Egenerklæring for lønns- og arbeidsvilkår I forbindelse med leveranse til Trondheim kommune. Lønns- og arbeidsvilkår I det tilfelle hvor vår bedrift blir valgt som leverandør, kan vi dokumentere at lønns- og arbeidsforhold er i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler. Dersom området ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, kan vi dokumentere at krav om lønns- og arbeidsvilkår er i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Sted og dato Underskrift leverandør ved produksjonssted utenfor EU/EØS I det tilfelle hvor vår bedrift blir valgt som leverandør, kan vi forsikre om at i de tilfeller produksjonen skjer utenfor EU/EØS-området oppfylles ILO s 8 kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og FNs menneskerettighetserklæring i leverandørens egen virksomhet og hos underleverandører. Der det er inkonsistens mellom nasjonal og internasjonal lovgivning, er det høyeste standard som gjelder. Dette gjelder også for eventuelle underleverandører og/eller samarbeidspartnere. Sted og dato Underskrift leverandør Side -1-