KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse. Kjøp av renholdstjenester

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Kjøp av renholdstjenester 1- Inn og utflytting kommunale leiligheter 2- Boligstiftelsen - trygdeboliger 3- Bygg- og vedlikehold/byggeprosjekt til Trondheim kommune For perioden med opsjon på års forlengelse av avtalen Trondheim kommunes ref. nr. 12/3227 Innleveringsfrist kl 14.00

2 Innholdsfortegnelse 1 TILBUDSINNBYDELSE GENERELT Behov/omfang Innhold Rammeavtaler OPPDRAGSGIVER FREMDRIFTSPLAN FOR ANSKAFFELSESPROSESSEN KONTRAKT Kontraktsbestemmelser Kontraktsperiode Prisjustering Lønns- og arbeidsvilkår KUNNGJØRING TILLEGGSOPPLYSNINGER OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET OMKOSTNINGER REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN LOV OG FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER ANSKAFFELSESPROSEDYRE OFFENTLIG INNSYN FORBEHOLD I KONKURRANSEGRUNNLAGET KVALIFIKASJONSKRAV OBLIGATORISKE KRAV KRAV KNYTTET TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING KRAV KNYTTET TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING KRAV KNYTTET TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE/FAGLIGE KVALIFIKASJONER HMS -EGENERKLÆRING KRAV TIL MILJØ LØNNS OG ARBEIDSVILKÅR KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING DOKUMENTASJON - INNDELING AV TILBUD ALTERNATIVE TILBUD DELTILBUD ENDRING OG TILBAKEKALL AV TILBUD TILBUDSFRIST INNLEVERINGSSTED VEDSTÅELSESANSVAR-/ FRIST SPRÅKET I TILBUDET OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE REGISTRERING AV TILBUD TILBUDSÅPNING AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD... 13

3 6 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER OPPDRAGSGIVERS BESLUTNING OM KONTRAKTSTILDELING AVVISNING AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE VEDLEGG... 14

4 1 Tilbudsinnbydelse 1.1 Generelt Trondheim kommune, heretter kalt Oppdragsgiver innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av avtale på kjøp av renholdstjenester. Nærmere beskrivelse av oppdraget finnes i vedlegg 1 kravspesifikasjonen. Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle endringer som kan påvirke avtalen. Oppdragsgiver tar også forbehold om at de ved særskilte prosjekter kan velge ikke å benytte seg av avtalen Behov/omfang Oppdragsgiver kjøper inn renholdstjenester for til sammen ca 2,5 mill. kroner pr. år innen disse 3 områdene: - Inn og utflytting kommunale leiligheter - Bolig stiftelsen - trygdeboliger - Bygg- og vedlikehold/byggeprosjekter 1. Inn og utflytting kommunale leiligheter Renhold ved inn og utflytting av kommunale leiligheter er på ca 1,2 mill. kroner pr. år eks. mva. Oppdragsgiver har ca 3800 leiligheter. Antall rom Gjennomsnitt kvadratmeter Maks kvadratmeter Antall 1 roms 29,8 57, roms 49,2 110, roms 72,1 157, roms 94,0 144, roms 117,7 184, roms 143,7 210, roms 212,0 212,0 1 Kommunale leiligheter vil variere i antall etter salg og kjøp. Dette er et estimat ut i fra dagens nivå. Behovet for kommunale boliger vil variere i avtaleperioden. Ved endring av utleieareal kan det være aktuelt å trekke ut arealer fra avtalen. 2. Boligstiftelsen - trygdeleiligheter Renhold for Boligstiftelsens trygdeboliger på til sammen 20 eiendommer utgjør ca 1,0 mill kroner pr. år eks. mva. Renholdet gjelder for boligenes fellesareal. Jfr. adressene i prisskjema vedlegg 2. Ved behov for nærmere beskrivelse av areal kontakt ingrid.fagerholt@trondheim.kommune.no. Til informasjon kan nevne at matteservice kjøpes fra annen leverandør. 3. Bygg- og vedlikehold/byggeprosjekt Renhold ved bygg- og vedlikehold/byggeprosjekter utgjør ca ,- kroner pr. år eks mva. Side 4

5 Oppdragsgiver har vanskelig for å stipulere et eksakt omfang innen pkt. 3. Noen ganger utfører Oppdragsgiver renholdet selv innenfor et entrepriseoppdrag, og dette behandles separat. Bakgrunnen er at renhold utføres ofte løpende under hele byggeperioden. Etter vedlikeholdsarbeid utført av egne håndverkere på boliger tar Oppdragsgiver som oftest renholdet selv. Bakgrunnen for dette er at Oppdragsgiver har egne ansatte til dette formål. Beløpene innenfor de 3 områdene er et estimat og er ikke forpliktende for kommunen. NB! Ved behov for ekstra renhold utover det som er beskrevet i konkurransegrunnlaget bør valgte leverandører også kunne bistå kommunen. Omfanget her vil være sporadisk og ikke omfattende. Prisen avtales i forkant ved hvert oppdrag. Prisen må være i tråd med fagområdet/markedet for å bli akseptert/godkjent Innhold Her beskrives mer detaljert hva Oppdragsgiver ønsker tilbud på av renholdstjenester: 1. Renhold etter inn og utflytting av kommunale leiligheter - Normalt renhold - Ekstremt renhold Det forventes at ekstremt renhold krever mer tid og materiell. Ekstremt renhold vil si meget skitne leiligheter, grenser til sanering. Dette avgjøres sammen med vedlikeholdsplanlegger fra Trondheim eiendom i en befaring. Ved sanering vil oppdraget gå til saneringsfirma. 2. Renhold for Boligstiftelsens trygdeboliger - Fellesarealer - Ganger, trapper, vaskerom og stuer - Daglig renhold - Periodisk renhold - Kontroll/servicerapport 3. Renhold etter bygg- og vedlikehold / byggeprosjekter - Byggrenhold Oppdragsgiver ønsker tilbud på en løsning som dekker behovene som er beskrevet i dette konkurransegrunnlag Rammeavtaler Oppdragsgiver vil inngå rammeavtale med en eller flere leverandører. Det vil kunne bli inngått separate kontrakter for de tre avtaleområdene samt eventuelt parallelle rammeavtaler. I henhold til FOA 15 3, skal det ved inngåelse av rammeavtale med flere leverandører inngås rammeavtale med minst tre leverandører, forutsatt at det er et tilstrekkelig antall egnede leverandører og tilbud. Tildeling av kontrakter (avrop/bestillinger i avtaleperioden) skal foretas på grunnlag av vilkår som er fastsatt i avtalen. Side 5

6 De endelige vilkår for en eventuell fordeling av volum i avtaleperioden mellom leverandører ved parallelle og delvis parallelle rammeavtaler vil bli fastsatt før kontraktsinngåelsen. 1.2 Oppdragsgiver Oppdragsgiver kjøper årlig inn varer og tjenester for ca. 900 mil. kr. En stor del av disse anskaffelsene skjer gjennom faste leveringsavtaler eller rammeavtaler, som i utgangspunktet ivaretas av Innkjøpstjenesten. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet Uke 4 Kunngjøring av konkurranse Uke 9 Frist for spørsmål Uke 10 Tilbudsfrist Uke 10/11 Evaluering Uke 11/12 Utsendelse av innstillingsbrev Uke 14 Kontraktsinngåelse Det tas forbehold om eventuelt endring i fremdriftsplanen. 1.4 Kontrakt Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagt kontrakt. Oppdragsgiver velger å bruke en egen kontrakt og benytter ikke standardkontrakt for renholdsbransjen Kontraktsperiode Avtale vil bli inngått for perioden med opsjon på 1+1 års forlengelse. Opsjonene gir Oppdragsgiver en ensidig rett til å prolongere avtalen på samme vilkår. Opsjonen skal utløses 3 måneder før avtalen utgår Prisjustering Leverandør skal i tilbudet si noe om hvilke kostnadselementer som vil påvirke en eventuell prisjustering. Prisendring skal ikke overstige det som kan dokumenteres som kostnadsøkning for den enkelte tjeneste Lønns- og arbeidsvilkår Tilbyder skal bekrefte at lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler jfr. pkt.3.7 og vedlegg 7. På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal tilbyder bekrefte at de oppfyller krav om lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel i kontraktsperioden dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Side 6

7 Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønnsog arbeidsvilkår. Det vises til renholdsoverenskomsten som trådde i kraft fra 1. september Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN/ TED og på Oppdragsgivers internettside, se All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen vil foregå via DOFFIN. Unntak fra dette er leverandørers innsendelse av spørsmål til konkurransegrunnlaget (jf. pkt. 1.6) og innlevering av tilbud (jf. pkt. 4.7). 1.6 Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktperson Dersom en leverandør finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, tilstrekkelige opplysninger eller på annen måte er uklart, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver: Navn : e-post: Ingrid Fagerholt ingrid.fagerholt@trondheim.kommune.no Spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være mottatt av Oppdragsgivers kontaktperson senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. Spørsmål som stilles etter dette tidspunkt kan ikke påregnes å bli besvart. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Spørsmål til anbudskonkurransen kjøp av renholdstjenester og skal sendes til ovenstående e-postadresse. Opplysninger som Oppdragsgiver gir på forespørsel fra en potensiell tilbyder meddeles samtidig til alle leverandører via Database for offentlige anskaffelser (Doffin). 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristen utløp, har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Alle som har meldt interesse vil via oppgitt e-post adresse motta beskjed om eventuelle endringer, tilleggsopplysninger og svar på spørsmål i konkurransen. Dersom rettelse, supplering eller endring som nevnt i første avsnitt kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal Oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om fristforlengelsen. 1.8 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbud vil ikke bli refundert av Oppdragsgiver. Side 7

8 2 Regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del I og III, samt reglene i dette konkurransegrunnlaget. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. 2.3 Offentlig innsyn I henhold til offentlighetslovens 23 vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske opplysninger som kan være taushetsbelagte er personlige forhold, og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold. Oppdragsgiver spør tilbyderen om det er opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet og det skal gis en begrunnelse for hvorfor opplysningene er taushetsbelagte. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne å levere to sett tilbud. Ett av tilbudssettene kan sladdes for taushetsbelagt informasjon og leveres på en separat minnepinne etc. og merkes sladdet utgave. Ved begjæring om innsyn, skal Oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i vedlegg 3. Oppdragsgiver har et ansvar for å kvalitetssikre at taushetsbelagt informasjon ikke formidles til andre (jfr. forvaltningslovens 13). 2.4 Forbehold i konkurransegrunnlaget Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold kan også føre til forkastelse av tilbud eller kan bli tatt inn som en redusert score eventuelt prissatt i forhold til tildelingskriteriene. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at Oppdragsgiver kan vurdere å prise disse uten kontakt med leverandøren. Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller avtales bestemmelser. Side 8

9 3 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Manglende skatteattest og manglende HMS -egenerklæring er avvisningsgrunn, jfr. FOA For de underliggende punkter omfatter dokumentasjonsplikten også underleverandører, nødvendig dokumentasjon er en egenerklæring fra tilbyder. Jfr. vedlegg Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. ( 17-14). Bruk RF Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. ( 17-14). Bruk RF Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.2 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest( 17-10) Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/ kontrakten Leverandør skal være kredittverdig Dokumentasjonskrav Foretakets 2 siste årsregnskap inklusive noter, styrets, årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. ( 17-8). Kredittvurdering/ rating, ikke eldre enn 1 år. En rating skal være utført av godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Side 9

10 3.4 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag: Dokumentasjonskrav Liste over de viktigste relevante leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker ( 17-9). Nødvendig sertifisering må dokumenteres Redegjør for firmaets kvalitetssikring- /styringssystem. Personell tilbyder disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke, og tilbudt personells tilgjengelig kapasitet. Dette skal dokumenteres og dette vil bli vurdert ved kvalifiseringen. Fagbrev og lignende. 3.5 HMS -egenerklæring Krav Oppdragsgiver stiller krav til HMS: Dokumentasjonskrav HMS- egenerklæring skal fylles ut ( 17-15) se vedlegg Krav til miljø Krav Oppdragsgiver stiller miljøkrav til bedrifter: 3.7 Lønns og arbeidsvilkår Krav Oppdragsgiver stiller krav til lønns og arbeidsvilkår:. 4 Krav til tilbudet Dokumentasjonskrav Bedriftens miljøstatus skal bekreftes ved utfylling av vedlagte skjema. Miljøkrav for bedriften ( 17-13, 2) se vedlegg 6. Dokumentasjonskrav Tilbyder skal legge ved egenerklæring som bekrefter at lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler eller landomfattende tariffavtaler, se vedlegg 7. I de tilfeller hvor man benytter underleverandører med produksjonssted i land utenfor EU/EØS, skal man forsikre seg om at internasjonale overensstemmelser for arbeidsmiljø og arbeidstakers rettigheter blir oppfylt. 4.1 Tilbudets utforming Tilbudet ønskes innlevert ut i fra de oppsatte punkter i konkurransegrunnlaget. Tilbudet skal være skriftlig og avgis merket og i en lukket konvolutt/forsendelse. Forsendelsen må merkes tydelig kjøp av renholdstjenester 12/3227 må ikke åpnes før tilbudsåpning. Tilbudet skal inneholde et tilbudsbrev, datert og signert av bemyndiget person. Side 10

11 Tilbudet, herunder etterspurt dokumentasjon, skal leveres på norsk. Tilbudet kan ikke avgis per e-post. Tilbudet skal leveres i to eksemplarer, ett på papir og ett på digitalt medium (minnepenn eller tilsvarende). Dersom tilbyder anser det som relevant skal det leveres ytterligere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (jfr. pkt. 2.3). Denne skal kun leveres elektronisk. Tekst som sladdes skal være erstattet med paragraftegn ( ). Det er viktig at alle vedlegg, tegninger, brosjyrer osv. merkes tydelig. Ved misforhold mellom papir og e-format er det papirformatet som gjelder. Prisskjema, vedlegg 2 skal innleveres, og oppsettet skal ikke endres. Tilbudet skal inneholde en egenerklæring om at alle krav som stilles i konkurransegrunnlaget og vedlegg 1 er oppfylt, se vedlegg 8. Katalog med nødvendig informasjonsmateriell, omkring tjenestene, samt opplysninger om eventuelle andre forhold som kan ha betydning for leveransen legges ved tilbudet. Tilbudet skal være signert av en person med nødvendig fullmakt. 4.2 Dokumentasjon - inndeling av tilbud Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Komplett tilbud skal bestå av og manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning: Dokumentasjon Signert tilbudsbrev Informasjon om kontaktperson i tilbudsfasen Offentlig innsyn, jfr. konkurransegrunnlagets pkt. 2.3 og vedlegg 3 Forbehold, jfr. konkurransegrunnlagets pkt. 2.4 Vedståelsesfrist, jfr. konkurransegrunnlagets pkt. 4.8 Tildelingskriterier Inn og utflytting av kommunale leiligheter: Se vedlegg 1 Kravspesifikasjon pkt. 3.1 og konkurransegrunnlagets vedlegg 2 Prisskjema Tildelingskriterier Boligstiftelsen - trygdeboliger: Se vedlegg, vedlegg 1 pkt. 3.2 og konkurransegrunnlagets vedlegg 2 Prisskjema Tildelingskriterier Bygg- og vedlikehold/byggeprosjekter Se vedlegg 1 kravspesifikasjon pkt. 3.3 og konkurransegrunnlagets vedlegg 2 Prisskjema Egenerklæring minimumskrav bekreftelse på lest og akseptert vedlegg 8 Kvalifikasjonskrav: Skatteattest, jfr. konkurransegrunnlagets pkt. 3.1 Merverdiavgiftsattest, jfr. konkurransegrunnlagets pkt. 3.1 Firmaattest, jfr. konkurransegrunnlagets pkt siste årsregnskap, jfr. konkurransegrunnlagets pkt. 3.3 Kredittvurdering /rating, jfr. konkurransegrunnlagets pkt. 3.3 Liste over tilsvarende oppdrag tre siste år, jfr. konkurransegrunnlagets pkt. 3.4 Personer hos tilbyder med kompetanse, jfr. konkurransegrunnlagets pkt. 3.4 Skilleark nr Side 11

12 Firmaets kvalitetssikring -/styringssystem, jfr. konkurransegrunnlagets pkt. 3.4 Dokumentasjonsplikt underleverandører, jfr. konkurransegrunnlagets pkt. 3.og vedlegg 4 HMS -egenerklæring, jfr. konkurransegrunnlagets pkt 3.5 og vedlegg 5 Bedriftens miljøstatus, jfr. konkurransegrunnlagets pkt 3.6 og vedlegg 6 Lønns- og arbeidsvilkår, jfr. konkurransegrunnlagets pkt. 3.7 og vedlegg 7 E-handel, jfr. vedlegg 1 pkt. 4 7 Annen relevant informasjon/dokumentasjon Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 4.4 Deltilbud Det kan leveres tilbud på hele eller deler av forespørselen. Det kan gis deltilbud på hvert av områdene: - Inn og utflytting kommunale leiligheter - Bolig stiftelsen trygdeboliger - Bygg- og vedlikehold/byggeprosjekter Oppdragsgiver ønsker primært å forholde seg til én leverandør innenfor området for Boligstiftelsen og under ellers like tilbudsvilkår kan dette bli bestemmende for leverandørvalg. For de andre områdene, inn og utflytting av leiligheter og bygg- og vedlikehold/ byggeprosjekter, vil Oppdragsgiver eventuelt inngå parallelle rammeavtaler. 4.5 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med kravene til hvordan tilbudet skal utformes og leveres Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er kl Tilbudet skal være hos Oppdragsgiver på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 4.7 Innleveringssted Tilbud bes innlevert til: Trondheim kommune Bytorget 1 etg. Erling Skakkes gt Trondheim 4.8 Vedståelsesansvar-/ frist Leverandøren er bundet av tilbudet til 3 måneder etter tilbudsfristens utløp. Side 12

13 4.9 Språket i tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilbud som stiles på andre språk vil bli forkastet. Dette gjelder også all dokumentasjon. Alle henvendelser vedrørende tilbudet skal også være på norsk. 5 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning, skal Oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er innlevert. 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted umiddelbart etter innleveringsfristen. Åpning skal foretas av minst to representanter for Oppdragsgiver. Tilbyderne får ikke være tilstede ved åpningen. 5.3 Avviste og forkastede tilbud Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6 Avgjørelsen av konkurransen 6.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. For nærmere beskrivelse av tildelingskriterienes innhold, se vedlegg 1, kravspesifikasjonen punkt Oppdragsgivers beslutning om kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt skal meddeles skriftlig og samtidig til alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunkt for undertegning av kontrakt av begge parter. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget og angi karenstiden. 6.3 Avvisning Det gjøres oppmerksom på at tilbud som ikke er i henhold til vilkårene i dette konkurransegrunnlaget vil bli forkastet. Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist og blir ikke returnert. Oppdragsgiver tar forbehold om retten til å anta et hvilket som helst tilbud helt eller delvis, eller ikke anta noen tilbud. Oppdragsgiver skal gi en saklig begrunnelse for sitt valg. Oppdragsgiver kan/skal avvise tilbud på grunn av forhold ved tilbudet i henhold til FOA og skal 20-14, og skal avvise tilbud på grunn av forhold ved leverandøren i henhold til FOA Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlys konkurransen helt eller delvis med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn FOA Side 13

14 VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon (egen fil) Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Taushetsbelagte opplysninger Vedlegg 4: Egenerklæring underleverandører Vedlegg 5: HMS -egenerklæring Vedlegg 6: Skjema for miljøkrav Vedlegg 7: Egenerklæring for lønns- og arbeidsvilkår/produksjonssted utenfor EU/EØS Vedlegg 8: Egenerklæring minimumskrav Vedlegg 9: Metoder/midler Vedlegg 10: Kontrakt (egen fil) Vedlegg 11: Samhandlingsavtalen (egen fil) Side 14

15 Vedlegg 2 Prisskjema Alle priser skal oppgis i NOK eks. mva og er faste første avtaleår. Alle kostnader med oppdraget skal være inklusiv i kvadratmeterpris og timepris (materiell, transport etc.). 1. Renhold etter inn og utflytting av kommunale leiligheter Pris pr. kvadratmeter normalt renhold kr.. Pris pr. kvadratmeter ekstremt renhold kr Pris ved større avfallshåndtering og bortkjøring som for eksempel møbler, innbo etc. Pris pr. time kr Dato:. Signatur/firmastempel:.. 2. Renhold for Boligstiftelsens trygdeboliger 20 eiendommer Her henvises det til egne tegninger for hver bolig/adresse hvor frekvens på renhold er oppgitt. Det må oppgis en totalpris eks. mva. pr. adresse ut i fra renholdt areal og frekvens. Adresse Totalt renholdt -areal Sum pr. måned Elgesetergate ,20 Gamle Oslovei ,40 Klostergata ,50 Klæbuveien ,90 Koefodgeilan 7 192,10 Lade alle ,00 Mellomveien ,40 Persauneveien ,60 Persauneveien 54B 107,00 Rønningen ,30 Saupstadringen ,00 Saupstadringen ,30 Stabelsvei ,50 Tonstadgrenda ,00 Tonstadgrenda ,90 Tordenskjoldsgate ,80 Valøyveien 9 577,30 Yrkesskoleveien ,40 Østre Ila 1 474,70 Øvre Møllenberg ,10 SUM AREAL ,40 Dato:. Signatur/firmastempel:.. Side 1

16 3. Renhold ved vedlikehold/bygge prosjekter Alle kostnader er inklusiv befaring, materiell og transport. Det skal gis en timepris eks. mva. for dette renholdet hvor materiell, befaring og transport er medregnet i prisen. Priseksempel Støvsanering Klargjøring til bruk Oppsett av gulv Timepris Dato: Signatur/firmastempel:... Side 2

17 Vedlegg 3 Taushetsbelagte opplysninger SETT ETT KRYSS: Tilbudet inneholder opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte (jfr. konkurransegrunnlaget, pkt. 2.3). Hvis ja på spørsmål ovenfor. Har tilbyder lagt ved sladdet versjon av tilbudet. Den sladdede utgaven skal leveres elektronisk på en egen minnepinne. JA NEI Tilbudet inneholder ikke noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte (jfr. konkurransegrunnlaget, pkt. 2.3). Dato: Signatur/Firmaets stempel Side 1

18 Vedlegg 4 Egenerklæring underleverandører Dokumentasjonsplikt i forhold til underleverandører. I hht. konkurransegrunnlagets punkt 3 bekrefter tilbyder at underleverandører oppfyller følgende punkter: 1. à jour med innbetaling av skatter og avgifter ( 17-14) 2. à jour med innbetaling av merverdiavgift ( 17-14) 3. Oppfyller vilkårene knyttet til HMS erklæring 4. Er registrert i faglig register, handelsregister eller foretaksregister som er foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor de er etablert 5. Oppfyller krav til lønns- og arbeidsforhold Dato: Signatur/Firmaets stempel Side 1

19 Vedlegg 5 HMS -egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Land * Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Side 1

20 Vedlegg 6 Skjema for miljøkrav Spørsmålene her dreier seg om leverandøren er kvalifisert som leverandør til Trondheim kommune. Det betyr at leverandøren må svare på alle spørsmålene som stilles. Dersom leverandøren ikke tilfredsstiller våre krav (se nedenfor), er han ikke kvalifisert. Spørsmål For utfylling: Bruk TAB for å flytte til neste 1. Finnes det et miljøstyringssystem iht. ISO 14001, EMAS eller Miljøfyrtårn i virksomheten? Ja Svar Nei 2. Er virksomheten sertifisert? 3. Har virksomheten utarbeidet en miljøredegjørelse eller miljørapport? 4. Bedriver virksomheten aktivt miljøarbeid internt i forbindelse med egen drift gjennom at: A/ Er det gjennomført noen form for miljøopplæring i virksomheten (hele eller deler av virksomheten)? B/ Har virksomheten utarbeidet forbedringsprogram på miljøområdet? C/ Er en person utpekt som miljøansvarlig i virksomheten? 5. Har tilbyder rutiner for miljøfarlig avfall Tilbyder er kvalifisert: a Dersom svaret er ja på spm. 1 eller b Dersom svaret er ja på spm. 2-4 eller c Hvis noen av svarene på spm. 1-4 er nei, men tilbyder er villig til minimum å gjennomføre aktivitetene knyttet til spm. 2-4 innen 6 mnd etter avtaleinngåelse og dette kan dokumenteres. Dato:.. Underskrift:..

21 Vedlegg 7 Egenerklæring for lønns- og arbeidsvilkår I forbindelse med leveranse til Trondheim kommune. LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR I det tilfelle hvor vår bedrift blir valgt som leverandør, kan vi dokumentere at lønns- og arbeidsforhold er i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler. Dersom området ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, kan vi dokumentere at krav om lønns- og arbeidsvilkår er i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Sted og dato Underskrift tilbyder VED PRODUKSJONSSTED UTENFOR EU/EØS I det tilfelle hvor vår bedrift blir valgt som leverandør, kan vi forsikre om at i de tilfeller produksjonen skjer utenfor EU/EØS-området oppfylles ILO s 8 kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og FNs menneskerettighetserklæring i leverandørens egen virksomhet og hos underleverandører. Der det er inkonsistens mellom nasjonal og internasjonal lovgivning, er det høyeste standard som gjelder. Dette gjelder også for eventuelle underleverandører og/eller samarbeidspartnere. Sted og dato Underskrift tilbyder

22 Vedlegg 8 Egenerklæring minimumskrav Det bekreftes at vårt firma oppfyller alle minimumskrav/ skal -krav stilt i konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen vedlegg 1. Dette er en forutsetning for at kontrakt kan opprettes/inngås. Det bekreftes videre at leverandør og tilbyder aksepterer at brudd på denne egenerklæringen vil anses som vesentlig mislighold av kontrakten. Dato: Signatur/Firmaets stempel Side 1

23 Vedlegg 9 Metoder /midler Overflate/ Materiale Generelt Beskrivelse av type arbeid/teknisk utførelse (daglig og periodisk renhold) Anvendte produkter, Daglig renhold Anvendte produkter, Periodisk renhold Datablad Utstyr Vinyl Linoleum Flis Terazzo Malt betong Epoksy Skifer Teppe Inventar Himling Dato:. Signatur/firmastempel:. Side 1