Digital plandialog Økt innsyn i beslutningsprosessen knyttet til kommunens planbehandling. Økt åpenhet i forvaltningen, e-demokrati.
Hvem er jeg Gudleik Engeseth Jobber i Horten kommune med plansaker, delingssaker og har ansvaret for kommunens planbase Deltok i pilotprosjekt for digitalt plandialog sammen med Tønsberg i 2006-2008 Leder av nettverksgruppa Digital plandialog i 12k Vestfold
Dette skal jeg snakke om: 12k-samarbeidet Hva ønsket vi å oppnå med prosjektet Forutsetningene for pilotprosjektet Fokusområder i utviklingen av løsningen Utforming av løsningen Endringer for saksbehandlere og arkitekter Brukererfaringer Endringer av løsningen
12-kommunesamarbeidet i Vestfold (12k) er et samarbeidsorgan mellom kommunene Andebu, Hof, Holmestrand, Horten, Lardal, Larvik, Nøtterøy, Re, Sandefjord, Stokke, Tjøme og Tønsberg. Er et av de største kommune-samarbeidene i Norge.
Samarbeidet bygger på følgende forutsetninger: Kommunenes frihet - kommunene bestemmer selv hvilke prosjekter de deltar i. Likhet - alle kommunene har samme status og stemme i samarbeidet Utviklings- og læringsfellesskap - gi arenaer for dialog, utvikling og erfaringsutveksling. Styrket samarbeid på tvers av kommunegrenser skal gi et forbedret tjenestetilbud, være et middel til å styrke fagmiljøer og rekruttering, og bedre økonomi og brukerservice.
Før plandialogen Hvor finner jeg relevante saksdokumenter Hvor langt har en prosess kommet, når kan jeg si min mening? Hvor på kartet finner jeg reguleringsplaner For meg passer det best å få informasjon utenom kontortid Kart - mye informasjon, hvor er reguleringsplaner (tilgjengelig, men vanskelig) Har behov for å få informasjon av saksbehandler Jeg får ringe saksbehandler/kommunen saksbehandler er på ferie/opptatt i et møte
Hva ønsket vi å oppnå Bedre oversikt i arealplanprosessen Alle skal lettere kunne holde seg oppdatert om status for planene Mer åpenhet i forvaltningen e-demokrati Gi berørte parter bedre muligheter til å påvirke utviklingen i lokalsamfunnet Innsyn i beslutningsprosessene Effektivisere kommunens saksbehandling Elektronisk behandling gjennom hele planprosessen Bedre service overfor utbyggere og innbyggere Uttak av tilleggsgevinster av tidligere prosjekter i 12k og andre satsinger regionalt og nasjonalt bredbåndsutbygging felles internett/intranettportaler Geodata-prosjekt, felles kartløsning felles sak/arkiv løsning Vestfolds lille grønne (planportal Vestfold) Norge digitalt
Forutsetninger for pilotprosjeketet Vektoriseringsprosjekt i 12k Geodata-prosjekt, felles kartløsning for 12k felles sak/arkivløsning for 12k Felles portal til kommunens hjemmeside Effektivisere utarbeidelse og behandling av arealplaner i medhold av plan- og bygningsloven, samt øke medvirkningen fra private og offentlige parter i prosessene, inkludert den vanlige innbygger i kommunen. Kostnad /finansiering totalkostnad for prosjektet er 5,1 mill kr. Øvrige kostnader er dekket ved egeninnsats.
Fokus i utvikling av prosjektet Bevisstgjøring av dagens arbeidsoppgaver knyttet til saksbehandlingen i h.h.t plan- og bygningsloven (sammenstilling av rutiner) Nye rutiner knyttet til publisering av planprosessen for publikum Hvordan nedfelle nye rutiner ved bruk av saksprosess i saksbehandlingen brukte mye tid på dette Brukergrensesnitt ovenfor publikum. Diskusjoner om valg av brukergrensesnitt sett i forhold til forskjellige brukere (saksbehandlere, publikum, arkitekter) Jobbe annerledes i forhold til å gjøre saksbehandlingen tilgjengelig for publikum og økt effektivisering.
Endringer Krav til at saksbehandler har ansvaret for at informasjon om planprosessen er tilgjengelig og riktig for innsynsbrukerne. Dette i tillegg til ordinær saksbehandling. Krav til arkitekter om levering av plandata i forhold til kvalitet og leveringstidspunkt. Ny rutiner knyttet til kunngjøring for arkitekter/saksbehandler knyttet til publisering. Ikke sending av vedlegg i brev.
Hva ble digital plandialog? Åpen tilgjengelig websside, nås fra kommunens nettsted Tilgang til alle reguleringsplaner på ett sted Samtidig tilgang til: Opplysninger om planens status i planprosessen Alle sakens dokumenter Mer enn 20 ulike temalag Ortofoto, 3D-visning Uttalelser via eget skjema Samler beslutningsgrunnlaget på ett sted, tilgjengelig for alle. Kobling av sak/arkiv løsning (dokumenter, status i saksbehandlingen), kart og plandata.
Sende innspill
3D
Erfaringer og grunnlag for forbedringer Ikke kommentarer fra naboer/berørte parter på at høringsdokumenter og saksutredning ikke ligger vedlagt brevet. Mindre telefoner om reguleringsplaner som er til høring Et eksempel: 20 logførte treff på en plan i kartet. positive tilbakemeldinger Sårbarhet knyttet til oppfølging av saksbehandlers ansvar knyttet til riktig statuslinje til enhver tid. Ikke oppfølging vil resultere i ufullstendig statuslinje. Behov for forenkling av saksbehandlingsverktøy knyttet til digital plandialog. Viktig med markedsføring/informasjon om løsning bl.a. på åpne møter Høy brukerterskel på kartet mange muligheter Søking etter en plan tar for lang tid
Forbedret løsning
Videreutvikling av løsningen
Mandatet Utvikle ideer og hente ut gevinster ved utveksling av erfaring Ta initiativ til systemharmonisering Ta initiativ til felles 12k prosjekter 12k skal ha hovedfokus på lokale behov og tjenesteutvikling. Kompetansegruppe som kan bistå med bl.a. opplæring økt kompetanse Viktig med tanke på en kontinuitet i løsningen og at den fokuseres på.
Fagnettverksgruppa Digital plandialog Utvikle ideer og hente ut gevinster ved utveksling av erfaring Ta initiativ til systemharmonisering Ta initiativ til felles 12k-prosjekter 12k skal ha hovedfokus på lokale behov og tjenesteutvikling. Kompetansegruppe som kan bistå med bl.a. opplæring økt kompetanse Viktig med tanke på å opprettholde fokus på løsningen med tanke på forbedringer basert på brukererfaringer.
Hva har nettverksgruppen bidratt med av endringer Koordinering av hvor digital plandialog skal ligge på hjemmesiden. Hvilke dokumenter skal være tilgjengelig i løsning i de forskjellige fasene i planarbeidet. Loggføre søketreff på reguleringsplaner på kommunenes hjemmesider. Har fått en sentral plass i planportal Vestfold. Det begrunnes med viktigheten av å ha enkel tilgang til planbasen i 12k kommunene med tanke på bl.a samhandling.