Strategisk IKT-plan for Sørum kommune 2010-2013

Strategisk IKT-plan for Sørum kommune 2010-2013 Handlingsplan 2010 Vedtatt av Økonomi - og administrasjonsutvalget 02.12.09,sak 119/09

Vedtaks- og endringsprotokoll Behandlet/endret av Dato/sak nr. AMU, til uttalelse 18.12.2000 sak 0017/00 Ø/U 18.12.2000 sak 0099/00 AMU, til uttalelse 28.11.01 sak 0021/01 Ø/U 05.12.01 sak 0078/01 Lederforum 11.09.03 AMU, til uttalelse 19.11.03 Ø/A 03.12.03, sak 0018/03 Lederforum 14.10.04 AMU 08.12.04 Ø/A 08.12.04 sak 0100/04 Lederforum 27.10.05 AMU 16.11.05 sak Ø/A 16.11.05 sak 67/05 Lederforum 24.08.06 og 12.10.06 AMU 29.11.06 sak 20/06 Ø/A 06.12.06 sak 116/06 Lederforum 24.04.08 AMU 14.05.08 Ø/A 21.05.08 sak 41/08 Lederforum 13.11.08 sak 32/08 Ø/A 10.12.08 sak 113/08 Lederforum 12.11.09 AMU 02.12.09 sak 30/09 Ø/A 02.12.09 sak 119/09 2

Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 4 2 Satsningsområder 2010-2013... 4 2.1 IKT-sikkerhet... 4 2.1.1 Tekniske sikkerhetstiltak... 4 2.1.2 Informasjonssikkerhet... 5 2.1.3 Samfunnssikkerhet... 5 2.2 IKT-arkitektur og -infrastruktur... 5 2.2.1 Bruk av standarder - referansekatalog... 6 2.2.2 Grønn IT... 6 2.2.3 Fri programvare og åpen kildekode... 7 2.2.4 Bredbånd... 7 2.2.5 Telefoni... 7 2.3 IKT-drift... 8 2.4 En døgnåpen elektronisk forvaltning... 8 2.5 e-politikere og lokaldemokrati... 9 2.6 Arkivsystem og elektronisk arkiv... 9 2.7 Utvikling av felles programløsninger... 10 2.8 Helse- og sosial / Pleie-, rehabilitering og omsorgsområdet... 10 2.9 Barnehage og skole det helhetlige læringsløpet... 10 3 IKT-kompetanse... 11 4 Innkjøp... 12 5 Handlingsplan og økonomi... 12 5.1 Driftstiltak 2010... 13 5.2 Driftstiltak 2011-2013... 14 5.3 Investeringstiltak 2010-2013... 14 6 Status opp mot ekommune 2012... 15 3

1 Innledning Kommunens visjon og strategiske mål er førende for arbeidet med IKT-strategien. Den skal støtte opp under arbeidet med å nå de langsiktige og strategiske målene i kommuneplan og handlingsprogram med økonomiplan. Utviklingen av den elektroniske kommunen ligger som en rød tråd i dette dokumentet. Dette samsvarer med de nasjonale føringene gitt i e-norge 2009, e-kommune 2012, Stortingsmelding nr. 17 og andre nasjonale styringsdokumenter. De enkelte målsettingene i e-kommune 2012 er i kapittel 7 kommentert ut fra hvordan situasjonen er i Sørum kommune. Flere av tiltakene i dette plandokumentet handler om rene teknologiske løsninger. De understøtter i så måte en stabil, moderne og effektiv tjenesteproduksjon i organisasjonen. I tillegg er det lagt opp til en del tiltak som i langt større grad utfordrer organisasjonens arbeidsprosesser og -metodikk. Det må det skapes forståelse og aksept for, både hos ledere og medarbeidere, gjennom kompetanseheving, lederutvikling og medvirkning. 2 Satsningsområder 2010-2013 2.1 IKT-sikkerhet 2.1.1 Tekniske sikkerhetstiltak IKT-systemer har gått fra å være støttesystemer til å bli driftskritiske systemer for hele tjenesteproduksjonen. Samtidig som kravene til driftssikkerhet øker, øker også kompleksiteten i nettverket. Sørum kommune har i 2008 fått gjennomført en risiko- og sårbarhetsanalyse av sine IKTsystemer, og som har resultert i en rekke sikkerhetstiltak som gjennomføres i 2009 og 2010. Et av disse tiltakene er å få på plass en nødstrømsløsning som sikrer stabil strømforsyning i krisesituasjoner. En mobil nødstrømsløsning etableres i 2009, mens en permanent løsning blir et videre satsningsområde. I 2009 ble en ny sikkerhetsløsning etablert. Løsningen kontrollerer og eventuelt godkjenner alle datamaskiner som kobles til kommunens nettverk. Det gjør det blant annet mulig for ansatte å ta i bruk egne bærbare datamaskiner i nettverket uten at det utgjør en betydelig sikkerhetsrisiko. Autentiseringsproblematikken er et annet viktig teknisk sikkerhetstiltak. Et godt system for å bekrefte brukernes identitet (autentisering), og deretter avklare korrekte brukerrettigheter (autorisering) er vesentlig for å sørge for at rett person får tilgang til rette tjenester. Dette gjelder både egne ansatte og brukere av kommunens elektroniske tjenester. Autentisering av ansatte som trenger ekstern tilgang til kommunens nettverk baserer seg på påloggingskoder tilsendt den ansattes mobiltelefon. For tilgang til kommunens sikker sone brukes en annen løsning basert på hemmelige koder. 4

Autentisering av innbyggere som skal bruke elektroniske tjenester, baserer seg på MinID (nivå 3) der det er påkrevd. MinID er her knyttet direkte opp mot de enkelte tjenestene. Når ny nasjonal eid (IDporten) er på plass i slutten av 2010 vil denne bli implementert. 2.1.2 Informasjonssikkerhet Sørum kommune har en overordnet policy for IKT-sikkerhet og en strategi for datasikkerhet. Det er iverksatt tiltak for å ivareta personvernlovens og Datatilsynets krav til personsikkerhet. Kommunens informasjons- og kommunikasjonsstrategi må sees i sammenheng med dette arbeidet. Arbeidet med informasjonssikkerhet fortsetter i planperioden. I dag har kommunen implementert egne IKT-prosesser i kvalitetssystemet. Det er ønskelig å utvide kvalitetssystemet på dette området. Et styringssystem for informasjonssikkerhet vil bidra til å identifisere og redusere kritisk risiko, fordi det hjelper kommunen i å konsentrere innsatsen for informasjonssikring og databeskyttelse. Standard for informasjonssikkerhet (ISO 27001) vil derfor bli vurdert implementert i planperioden. 2.1.3 Samfunnssikkerhet Saksbehandling, søknadsprosesser og informasjonsflyt skjer i stadig større grad elektronisk. Driftsbrudd medfører at viktige arbeids- og beslutningsprosesser stopper opp/forsinkes og at informasjon ikke er tilgjengelig verken for medarbeidere eller innbyggere. Kommunens rolle som myndighetsutøver, tjenesteprodusent og som informasjonsforvalter fordrer en sikkerhetstenkning som strekker seg utover sikkerhetstiltak i egen organisasjon. Arbeidet med kommunens beredskapsog kriseplaner vil ta inn over seg dette aspektet. 2.2 IKT-arkitektur og -infrastruktur I Stortingsmelding nr. 17 beskrives IKT-arkitektur som en reguleringsplan for bruk av IKT. Arkitekturen beskriver IKT-strukturer og relasjonene i og mellom dem. Målsettingen med en samordnet arkitektur er å få ulike elektroniske systemer til å passe og arbeide godt sammen. En velfungerende arkitektur skal bidra både til bedre brukerorientering og til mer effektiv ressursutnyttelse. Sørum kommune har i sine strategiske planer for IKT-utvikling vektlagt systematisk utbygging og effektivisering av sin IKT-arkitektur. Samordningen av tjenesteorientert arkitektur (SOA) er spesielt viktig, og skal settes som krav i forbindelse med innkjøp av nye løsninger. I praksis betyr det blant annet at datakommunikasjon mellom kommunens løsninger skal skje gjennom dokumenterte web servicer. For elektroniske skjema skal KS XML Resultat benyttes. Det pågående arbeidet rundt felles offentlig IKT-arkitektur (FAOS) er kommet i gang og utfordrer 5

arkitekturtenkningen i hele offentlig sektor. Som en konsekvens av dette arbeidet er en felles arkitektur i kommunesektoren (FAKS) under utredning blant de 10 største kommunene. Sørum kommune vil følge med på dette arbeidet og ha som langsiktig strategi å imøtekomme en felles arkitektur der det er mulig, samt bidra til utvikling av felles tjenester og komponenter. Kommunen har over lang tid utbygd et komplekst og fleksibelt IKT-miljø, og basistjenester er i hovedsak basert på standard maskin- og programvare. Tjenestene er tatt i bruk i alle virksomheter, og brukes i utstrakt grad av medarbeiderne. Utstyrsdekningen for medarbeiderne er rimelig god, selv om utskiftningstakten kunne vært raskere og mer systematisk. Optimalisering og konsolidering av infrastrukturen kommer fortsatt til å bli prioritert, og bladeteknologi kombinert med virtualisering blir et satsningsområde. Utbygging av et fullverdig trådløst nett, spesielt på skolene, har vært testet ut i 2009, og realiseres i 2009 og 2010. Det gir langt bedre tilgjengelighet og økt mobilitet for elever og ansatte. Fokus i planperioden vil for øvrig være å utvikle en helhetlig elektronisk informasjonsflyt mellom systemene. Integrasjoner mellom front- og baksystemer, mellom økonomisystem og fagsystem, og mellom arkivsystem og fagsystem ligger sentralt. Nye elektroniske tjenester som tilgjengeliggjøres mot innbyggerne skal om mulig kobles direkte til fagsystemene og til arkivsystemet. 2.2.1 Bruk av standarder - referansekatalog Gjeldende referansekatalog for IT-standarder i offentlig sektor inneholder krav som alle statlige virksomheter skal forholde seg til i utvikling av sine IT-tjenester. Regjeringen har gjennom forskrift vedtatt at også kommunene skal forholde seg til samme krav, gjeldende fra 01.01.10. Kravene er spesielt viktige i forbindelse med kapittel 2.4 (døgnåpen forvaltning). Oppsummert innebærer det følgende: - Publisering av tekstdokumenter skal skje i formatene HTML/XHTML og/eller PDF/A. - Publisering av multimedia skal skje i formatene Theora/Vorbis innkapslet i OGG. - Publisering av bilder skal skje i formatene PDF, PNG, JPEG og/eller PDF. - Publisering av skalerbar grafikk skal skje i formatet SVG 1.1, gjerne supplert av PNG. - For utveksling av dokumenter som vedlegg i e-post til innbyggere/næringsliv skal PDF og/eller ODF benyttes. - For enkoding av tegnsett på hjemmesiden skal UTF-8 benyttes. - For tilgjengelighet på nettsider skal retningslinjene WCAG 1.0 legges til grunn. Herunder følger DIFI sine kvalitetskrav til offentlige nettsider. - ELMER II-retningslinjene skal følges i utformingen av elektroniske skjema. 2.2.2 Grønn IT Kommunen ønsker å ivareta miljømessige forhold i sin IKT-strategi. Kommunen skal derfor ha en grønn tilnærming til sine IKT-systemer. Det innebærer blant annet at det kjøpes inn 6

strømbesparende systemer, at antall servere reduseres (virtualiseres), at maskinvaren ikke inneholder miljøgifter, og at papirbruket reduseres til et minimum. Et viktig tiltak i tiltaksplanen er oppgradering av kommunens serverrom. Her legges det opp til en total restrukturering av rommet, hvor et av målene vil være å redusere det totale strømforbruket betraktelig. Det å ta i bruk et elektronisk politikersystem vil også bidra til betydelige papirbesparelser, samt utviklingen av helelektroniske arkiv. 2.2.3 Fri programvare og åpen kildekode Anvendelsen av åpen kildekode i offentlig sektor har blitt stadig mer utbredt de siste årene. Bakgrunnen for dette er antagelsen om at programvare basert på åpen kildekode gir større leverandørfrihet, bedre muligheter for lokal næringsutvikling og økt konkurranse. Tanken om samhandling og deling av både teknologi og kompetanse ligger sentralt. Kommunen har i dag noen enkeltstående systemer basert på fri programvare. I løpet av planperioden er det ønskelig å ta i bruk flere slike systemer. I forbindelse med innkjøp vil kommunen alltid vurdere løsninger basert på fri programvare. 2.2.4 Bredbånd Det er et nasjonalt mål at alle innbyggere i landet skal ha tilgang på bredbånd. I Sørum kommune er dekningen estimert til 99,5 %. Utbygging av bredbånd til de gjenstående husstandene er ikke tatt med i denne planen, men ved at Sørum Kommunalteknikk KF legger til rette for fibernett i tilknytning til kommunens ledningsnett, vil stadig flere innbyggere få tilgang til bredbånd. Kommunens behov for bredbånd til skoler, barnehager og andre virksomheter er dekket i samarbeid med Sørum Kommunalteknikk KF, Hafslund, Aurskog-Høland kommune, Høykom og Akershus fylkeskommune. Ved etablering av nye kommunale bygg vil bredbåndstilknytning være en del av byggets investeringskostnader. Bredbånd er i denne sammenhengen fortrinnsvis fiber, men alternative løsninger kan være aktuelt ut fra en kost/nytte-vurdering. Det fremmes derfor ikke egne tiltak i denne strategien rundt bredbånd. 2.2.5 Telefoni Kommunen har gjennom flere år bygget opp en god infrastruktur for tale- og datakommunikasjon. Fortsatt benyttes mange fasttelefoner med linjer direkte koblet mot telefonsentralene. IP-telefoner fases inn i et jevnt tempo. IP-telefoni er et effektiviserende tiltak hvor investeringene er høye, men avskrives raskt. Det er utbygd IP-telefoni på tre skoler. IP-telefoni inngår i alle nye byggeprosjekt og større rehabiliteringsprosjekt. Telefonisentralene og telefoniprogrammene ble oppgradert i 2009, og er i så måte stabil og funksjonelt. Når det gjelder telefoni, er den største utfordringen å fortsette innfasingen av IP-telefoni på kommunale lokasjoner. 7

2.3 IKT-drift Informasjons- og dokumentasjonsavdelingen har 6 stillinger og 2 lærlinger dedikert til IKT-drift, IKTutvikling og brukerstøtte (inklusive virksomhetsleder). I tillegg har grunnskoleseksjonen og pleie-, rehabiliterings- og omsorgsseksjonen 3 årsverk. Samlet ressursbruk rundt helpdesk er forholdsvis høyt, likevel må vaktordningen vurderes utvidet i tiden som kommer. Stadig flere komplekse IKT-systemer i de ulike produksjonslinjene, flere innbyggertjenester, elektroniske politikersystemer og virksomheter med døgndrift er også drivere for å se nærmere på ordningen. Siden kommunen i stor grad drifter systemene i egen regi, er god og stabil IKT-kompetanse en avgjørende faktor for god IKT-drift. I dag er IKT-kompetansen er i hovedsak samlet i informasjons- og dokumentasjonsavdelingen. Høy og stabil kompetanse er derfor avgjørende for god drift og ved gjennomføring av prosjekter, så informasjons- og dokumentasjonsavdelingen budsjetterer med en god del opplæringsmidler/sertifiseringer. IKT-virksomheten skal organiseres på en måte som sikrer helhetlig styring og optimal ressursutnyttelse. ITIL som metodisk rammeverk adresserer denne utfordringen; det handler om å få mest mulig igjen av IKT-investeringene. Kjerneprosesser i ITIL vil bli vurdert implementert i planperioden. 2.4 En døgnåpen elektronisk forvaltning En rekke sentrale dokumenter, herunder Stortingsmelding nr. 17, enorge 2009 og ekommune 2012 legger sterke føringer for utviklingen av den elektroniske kommunen. Innbyggernes og næringslivets behov står i sentrum, og en døgnåpen, selvbetjent elektronisk kommune er derfor et satsningsområde. Ved utgangen av 2009 har Sørum kommune lansert ca 50 elektroniske tjenester (fortrinnsvis elektroniske skjema). De fleste av disse tjenestene klassifiseres gjerne i trinn 2 og 3 i tjenestetrappen (se figur). I 2010 lanseres flere elektroniske tjenester, blant annet skjema som kan inneholde personsensitive skjema, samt flere innsynsløsninger. I 2009 lanserte Sørum kommune ny hjemmeside, og prosjektet vil fortsette å løpe til medio 2011. Sørum kommune har mottatt tilskuddsmidler fra DIFI til å utvikle portalløsningen, spesielt med tanke på bruk av informasjonsstandarden LOS. I tillegg legges det vekt på kravene i referansekatalogen (se punkt 2.2.1), gjenbruk av registre og økt innsyn (ansattelister, postjournaler, møtebok). Det er videre viktig å tilrettelegge for at 8

innbyggerne kan bidra med sin kompetanse, meninger og innspill, både i forhold til den administrative tjenesteproduksjonen og det politiske nivået. Hjemmesiden har god støtte for brukergenerert innhold, så utfordringene fremover er i hovedsak organisatoriske. 2.5 e-politikere og lokaldemokrati Det er mulig å gjennomføre flere tiltak som tenkes å styrke det lokalpolitiske engasjementet. Det kan være snakk om å styrke dialogen mellom innbyggere og politikere, å synliggjøre politikerne på en bedre måte, samt å bedre tilrettelegge for politisk innsyn og medvirkning. Et tiltak er å få på plass videofilming av kommunestyremøtene, både som direktesending og i et videoarkiv. Sørum kommune jobber med å få på plass en avtale med Sørumsand videregående skole om leveranse av slike tjenester. Et annet tiltak er å få på plass elektroniske arenaer for diskusjon, blant annet for å erstatte de gamle grendeutvalgene. Et tredje tiltak er å realisere et elektronisk politikersystem, hvor politikerne får hver sin bærbare datamaskin og forbereder seg elektronisk. Det innebærer også at beslutningsnivået som over langt tid har forholdt seg til papiropptrykk kan arbeide elektronisk. 2.6 Arkivsystem og elektronisk arkiv I løpet av planperioden skal Sørum kommune ha innført fullelektronisk arkiv- og saksbehandling i hele virksomheten. Det innebærer i hovedsak at all saksbehandling skjer elektronisk, og at dagens papirdokumenter som kan lagres i et elektronisk arkiv, dermed blir overflødige. Det gjenstår betydelige utfordringer med å tilrettelegge for fullelektronisk arkiv- og saksbehandling. Den største utfordringen vil være integrasjonsløsninger mellom fagsystem og saks og arkivsystem. De organisatoriske endringene mht arbeidsflyt, endringer i ansvarsområder og kompetanseheving er også en betydelig utfordring. En viktig del av arbeidet med å få på plass et fullelektronisk arkiv er digitalisering av eldre tekniske arkiv, i første rekke byggesaksarkivet. Det er gjennomført et forprosjekt vedrørende innføring av fullelektronisk arkiv i Sørum kommune som konkluderer med et samlet ressurskjøp på 3,5 millioner kr for å digitalisere eldre tekniske arkiv. I så måte må det gjøres noen pragmatiske avveininger av hvilke dokumenter som skal digitaliseres. Det legges opp til bruk av ett årsverk i 2010, dedikert rydding, registrering og skanning av byggesaksarkiv (bevaringsverdig papirdokumentasjon i de eldre tekniske arkivene skal tas vare på). Skanning av innkommende dokumenter startet opp våren 2009. Dette er en ny og viktig arbeidsoppgave som vrir ressursbruken fra seksjonene til servicesenteret. Arkivtjenesten er derfor styrket med et årsverk fra og med 2010. Gjennom arkivforskriften har Riksarkivaren pålagt offentlige organer (kommuner) å benytte saks- og arkivsystemer som oppfyller kravene i NOARK-standarden. I den forbindelse vil det være et relevant krav at leverandører av ulike fagsystem og saks- og arkivsystemet som benyttes i kommunen, om å oppfylle kravspesifikasjonene i NOARK-5. 9

2.7 Utvikling av felles programløsninger Kommunens lønns- og økonomisystem ble skiftet ut i 2007/2008. I 2010 legges det opp til en omfattende oppgradering til Visma Enterprise. Store deler av organisasjonen blir berørt, og kompetansesikring bør prioriteres. Kommunens intranettløsning er utdatert og må skiftes ut. Tiltaket startet opp i 2009, men sen fremdrift medfører behov for å intensivere prosjektfremdrift slik at realisering kan skje mot sommeren 2010. Tiltaket er viktig, da intranettet vil tjene som administrasjonens primære elektroniske samhandlingsflate. En funksjonell samhandlingsflate vil forenkle interne arbeidsprosesser, og blant annet gi bedre styringsinformasjon til den enkelte leder. I tillegg gjøres en del viktig utviklingsarbeid, blant annet for å sikre integrasjon mellom intranettet og saks- og arkivsystemet. Valg av felles programløsninger berører store deler av organisasjonen, og har derfor vesentlige strategiske implikasjoner. Kommunens valg av intranettløsning legger for eksempel føringer for hvilket kontorstøttesystem som kan brukes. Det er fordi systemene blir stadig mer integrerte. Sørum kommune har i dag en Enterprise-avtale med Microsoft. Dette er en volumavtale på lisenser som innebærer at kommunen har rett til å ta i bruk nye versjoner av de Microsoft-produkter kommunen benytter. Avtalen er prolongert frem til sommeren 2010, og må revurderes etter det. 2.8 Helse- og sosial / Pleie-, rehabilitering og omsorgsområdet Det fokuseres på at utstrakt bruk av IKT i pleie- og omsorgseksjonen, samt i helse- og sosialseksjonen vil ha store effektiviseringsgevinster. Omsorgsteknologi er et voksende teknologiområde som kan bidra til å vri ressursbruken fra administrative prosesser til direkte tjenesteyting. Kommunens fokus på utvikling av teknologisk støtte innenfor PRO-seksjonen har medført at Sørum kommune fremstår som blant de fremste på området. Mobile enheter i hjemmetjenesten er i utstrakt bruk, og elektroniske timelister er på plass i enkelte virksomheter. I løpet av planperioden bør elektroniske timelister være på plass i alle virksomheter der det er aktuelt. Gjennom Norsk Helsenett er det lagt til rette for et sammenhengende nett for informasjonsutvikling innenfor helse- og sosialsektoren. I Sørum er oppstart planlagt høsten 2009. Fagprogrammene Profil og Winmed (legevakten) vil være de første som vil dra nytte av helsenettet. Innføring av et nasjonalt nødnett er forsinket. Nødnettet er et digitalt kommunikasjonssamband for nød- og beredskapsetatene, som skal sikre befolkningen tilgang til hjelp i nødssituasjoner, samt å sikre samhandling mellom alle ledd i beredskaps- og behandlingskjeden. 2.9 Barnehage og skole det helhetlige læringsløpet Sørum kommune har som fokus å etablere et helhetlig læringsløp fra barnehage til videregående skole, samt at det skapes en god overgang mellom barnehage og skole, og mellom de ulike 10

skoleslagene. Både barnehagene og grunnskolene i Sørum bruker IKT opplæring og undervisning for å skape fremtidsrettede læringsarenaer. ekommune 2012 har som målsetting at alle kommuner skal implementere FEIDE innen 2010. Sørum kommune ble godkjent som vertsorganisasjon i FEIDE oktober 2009, og de enkelte skolene vil bli innlemmet i løpet av vinteren 2010. FEIDE er et konsept som går ut på at hver bruker i skolesektoren (lærere, administrativt personell og elever) kun trenger å forholde seg til et brukernavn/passord som kan brukes i hele sektoren ( en kode i mitt hode ). I grunnskolen har det vært investert systematisk i IKT over lang tid for å oppnå ønsket tilgang og PCtetthet. Fiber til alle skoler og sentral drift er på plass. Normtallene for PC-tetthet endrer seg over tid. I en midtveisrapport for Program for digital kompetanse 2004-2008 slås det fast at en tetthet på ca 3 elever pr PC er en kritisk grense for å kunne bruke IKT i undervisningen i tråd med kunnskapsløftet. PC-tetthetene varierer mellom skolene, men pr september 2009 varierer det fra 2,4 til 5,6 elever pr PC. Det er derfor et behov for å sette av årlige bevilgninger til finansiering av ny IKT-park, jf. Investeringsplanen. Grunnskolene i Sørum har for øvrig en egen strategisk IKT-plan, se vedlegg. Barnehageseksjonen i Sørum har tatt IKT i bruk som et virkemiddel i barns læring. Her er også en grunnleggende forutsetning at både medarbeiderne har tilgang til PCer samt tilstrekkelig kompetanse, samt at barna har tilgang til å kunne bruke verktøyet. I planperioden vil det være behov for å styrke dette arbeidet. 3 IKT-kompetanse Behov for IKT-kompetanse på alle ledd i organisasjonen er avgjørende for å kunne realisere denne IKT-strategien. Medarbeidere må ha både generell IKT-forståelse, samt spesifikk kompetanse i sine fagsystemer. IKT-ressursene må ha kompetanse knyttet til både drift og utvikling av IKT-systemene. Sørum kommune ivaretar kompetansebehovet gjennom strategisk kompetanseutviklingsplan og seksjonsvise kompetanseplaner. Grunnskoleseksjonens plan for å utvikle digital kompetanse i skolen ivaretas gjennom egen plan, samt gjennom Kunnskapsløftet. Samtlige lærere og ledelse har tatt Datakortet. IKT-opplæringen for ledere har blitt ivaretatt gjennom ferdighetstrening og opplæring i nye fagsystemer som en integrert del av Samfunnsbyggeren, samt på arbeidsgiverkonferanser. I planperioden blir det viktig å fokusere på strategisk IKT-ledelse og gevinstrealisering som følge av IKT-prosjekter. De enkelte tiltakene i handlingsplanen skal for øvrig innlemme utgifter knyttet til kompetansetilførsel. 11

4 Innkjøp Ved innkjøp av IKT-systemer og IKT-programvare skal innkjøpsprosessen i kvalitetssystemet følges fullt ut. I tillegg skal følgende punkter hensyntas: - Ved innkjøp av saks- og arkivsystemer (eventuelt fagsystemer som skal håndtere arkivverdig informasjon) skal systemet støtte NOARK-5. - Ved innkjøp av programvare som inneholder informasjon som kan gjenbrukes mot eksisterende systemer (for eksempel intranettet), så skal programvaren leveres med integrasjonsmuligheter gjennom dokumenterte web servicer. Proprietære integrasjonskomponenter skal så langt som mulig unngås. - Ved innkjøp av programvare skal det avklares hvilke SOA-komponenter løsningen leveres med. - Ved innkjøp av programvare skal kommunen alltid vurdere alternativer basert på fri programvare. - Ved innkjøp av CMS-løsninger skal standardene i referansekatalogen følges (se kapittel 2.2.1). - Maskinvare skal følge RoHS-direktivet om begrensning i bruken av skadelige stoffer, samt EUs WEEE-direktiv. 5 Handlingsplan og økonomi Handlingsplanene under er delt i en driftsdel og en investeringsdel. Driftstiltakene er allerede budsjettert i økonomiplanen, mens investeringsdelen forutsetter finansiering over investeringsbudsjettet. Handlingsplanene inneholder konkrete tiltak som koordineres av informasjons- og dokumentasjonsavdelingen (med unntak av tiltak 1 og 2). Enkelte av tiltakene gjennomføres som prosjekt, mens andre er større driftstiltak. Flere av tiltakene utløser økte driftsutgifter. Det kan isolert sett synes utfordrende, men det er viktig å bemerke at tiltakene ikke kan sees på som rene IKT-tiltak. IKT-strategi handler i hovedsak om organisasjonsutvikling, og det er nettopp de organisatoriske effektene IKT-tiltakene medfører som kan gi reduserte driftsutgifter (arbeidsflyt endres, prosesser automatiseres og styring forbedres). Som et eksempel vil tiltaket nytt intranett berøre organisasjonens interne arbeidsprosesser. Et intranett skal tjene som et viktig arbeidsverktøy for ansatte, men er også en arena for aggregering av kommunens kunnskapskapital. Selv om det ikke er gjort egne gevinstvurderinger, er det åpenbart at det ligger en del organisatoriske effekter gjennom et slikt tiltak. 12

5.1 Driftstiltak 2010 Disse tiltakene er finansiert opp av budsjetterte driftsmidler og avsatte fondsmidler. Tiltak Ramme 1 Innføring av helsenett Seksjonen finansierer 2 Innføring av nødnett Seksjonen finansierer 3 Skanning av tekniske historiske arkiv 0,4 mill kr - Innkjøp av programvare - Egen ressurs 1 årsverk i 2010 til skanning (oppstart) 4 Domenestruktur - Revisjon av gjeldende sonemodell 5 Døgnåpen forvaltning - Videreutvikle ny hjemmeside - Utvikle flere elektroniske tjenester - Filming av kommunestyremøtene 6 Intranett - Lansere Sharepoint 2007 våren 2010 - Oppgradere til Sharepoint 2010 2010/2011 7 Trådløst nettverk - Komplettering av trådløst nettverk på kommunale lokasjoner 8 Arkivsystem - Arkivsystem i sikker sone - Integrasjoner 9 Oppgradering fra Windows XP til Windows 7 - Installere løsning for utrulling av OS (SCCM) - Applikasjonstesting - Oppgradere alle datamaskiner Sum 0,1 mill kr 0,3 mill kr 0,4 mill kr 0,2 mill kr 0,3 mill kr 0,1 mill kr 1,8 mill kr 13

5.2 Driftstiltak 2011-2013 Disse tiltakene vil vurderes innlemmet i handlingsplanene når strategiplanen revideres de kommende år. Tiltakene er finansiert opp av budsjetterte driftsmidler og avsatte fondsmidler. Tiltak Kommentar 10 Intranett Videreutvikling. 11 Døgnåpen forvaltning Videreutvikling, nivå 4 i - Avanserte brukertjenester tjenestetrappa. - Flere innsynsløsninger - Brukertilpasning av hjemmesiden og tjenestene 12 Sentralisert utskriftskø og autentisering av utskrifter på brukernivå Ny løsning sikkerhetstiltak. 13 Sampro ny programvare til bruk for IP-planer Samarbeid med H/Sseksjonen. 14 Digitalisering av historiske tekniske arkiver Samarbeid med PLU og Komtek. Henger sammen med elektronisk arkiv. 15 IKT-arkitektur Tilrettelegge for SOA og FAOS. 16 IKT til grunnskolene Innkjøp av PC, opprydding av datarom og nettverksrom. 5.3 Investeringstiltak 2010-2013 Disse tiltakene forutsetter finansiering over investeringsbudsjettet. Tiltak 17 Ombygging av serverrom på rådhuset - Ombygging i henhold til best practice - Grønn IT, strømbesparing - Oppgradering av kjølesystemet - Oppgradering av batterikapasiteten - Oppgradering av maskinvare - Oppgradering av strømfremføringer - Overvåkings- og alarmsystemer - Ny lagringsløsning - Nytt bladerammeverk og bladeservere 18 Visma Enterprise - Oppgradering av lønns-, personal- og økonomisystem Ramme 2,5 mill kr 0,5 mill kr 19 IKT til grunnskolene og barnehagene 5,0 mill kr - Utskifting av maskinvare - Helhetlig løsning for skoler og barnehager 20 Omsorgsteknologi 1,0 mill kr 21 Redundant serverrom - Sørvald 1,0 mill kr 14

Sum 10,0 mill kr 6 Status opp mot ekommune 2012 Det finnes en rekke sentrale planer som legger føringer for IKT-utviklingen i kommunesektoren. E- Norge 2009 og e-kommune 2012 er de vesentligste dokumentene. I tabellen under fremkommer de enkelte målene i e-kommune 2012 kommentert med status for Sørum kommune. Som det fremkommer er Sørum kommune godt på vei med å imøtekomme alle disse målsettingene. Mål i e-kommune 2012 Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet I løpet av 2009 skal kommuner ha etablert digitale kanaler for dialog mellom innbyggerne, kommunen og de folkevalgte. I løpet av 2010 skal kommunale nettsteder være i samsvar med kvalitetskriteriene til norge.no. I løpet av 2009 skal alle kommuner ha lagt saksdokumenter til møter i folkevalgte organer på internett samtidig som dokumentene sendes organets medlemmer, med unntak av dokumenter som er unntatt offentlighet. Tjenester på nett I løpet av 2009 skal kommuner kunne tilby elektroniske tjenester til innbyggerne gjennom MinSide. I løpet av 2009 skal kommuner kunne tilby elektroniske tjenester til næringslivet gjennom Altinn. I løpet av 2011 skal kommuner kunne tilby elektroniske selvbetjeningsløsninger på nivå 4 i tjenestetrappa for de mest brukte tjenestene. Elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren I løpet av 2009 skal dokumentasjon i helse- og omsorgstjenesten skje i elektronisk journalsystem, basert på nasjonale standarder for struktur, funksjonalitet og innhold. I løpet av 2011 skal alle kommuner være tilknyttet Norsk Helsenett og ha tatt i bruk elektronisk samhandling med helseforetak og fastleger. I løpet av 2011 skal ansatte i helse- og omsorgstjenesten i kommunene ha opparbeidet tilstrekkelig kunnskap om bruk av digitale verktøy til å kunne kommunisere elektronisk med helseforetak, fastleger og legevakt. NAV-reformen og IKT I løpet av 2010 skal alle kommuner har etablert IKT-løsninger for lokale NAV-kontor i samarbeid med den statlige arbeids- og velferdsetaten. IKT i grunnopplæringen I løpet av 2010 skal IKT være en integrert del av skoleutviklingsprogrammene i hver kommune. I løpet av 2010 skal alle kommuner tilby FEIDE som felles innloggingstjeneste for elever og undervisningspersonalet. Status og kommentarer (september 2009) Kontaktskjema, SMS og chat etablert i 2009. Sørum kommune har rundt 90 % samsvar. Realiseres ifbm ny hjemmeside. Ikke realisert. Lenke til Altinn på hjemmesiden Realiseres i 2010-2012. Krever betydelige ressurser. Elektroniske pasientjournaler er på plass. Prosjekt startet opp høsten 2009. Delvis realisert ved bruk av opplæring i datakortet. Krever mer opplæring ifbm helsenett. Realiseres i 2009/2010. 15

I løpet av 2011 skal digitale læringsressurser brukt i grunnskoleopplæringen være tilgjengelig for alle uavhengig av teknologisk plattform. I løpet av 2011 skal lærere i grunnskoleopplæringen ha nok kunnskap til å bruke digitale verktøy og læringsressurser i den daglige undervisningen. Geografisk informasjon I løpet av 2008 skal alle kommuner delta i Norge digitaltsamarbeidet. Alle kommuner skal legge til rette for at innbyggerne skal kunne benytte kommunens geodata på en enkel måte. I løpet av 2009 skal alle kommuner ha tatt i bruk matrikkelen. Elektronisk handel I løpet av 2009 skal kommuner ha målsettinger, strategier og planer for sine innkjøp som inkluderer bruk av elektroniske prosesser. I løpet av 2010 skal kommuner ha tatt i bruk løsninger for elektronisk fakturering. I løpet av 2011 skal kommuner ha innført elektronisk innkjøp og tatt i bruk markedsplassen ehandel.no. Arkivering og saksbehandling I løpet av 2009 skal kommuner ha gjennomgått og etablert rutiner for håndtering og gjenfinning av alle typer henvendelser. I løpet av 2010 skal kommuner har etablert digitalt saksarkiv basert på gjeldende standarder og rutiner for avlevering av digitalt deponi. I løpet av 2010 skal kommuner ha utarbeidet en plan for integrasjon mellom saks- og arkivsystemer, fagsystemer og datafangstsystemer. I løpet av 2010 skal kommuner ha etablert en løsning hvor korrespondanse til og fra forvaltningen er tilgjengelig på internett, med unntak av informasjon som inneholder taushetsbelagte opplysninger eller er unntatt fra offentlighet. Informasjonssikkerhet I løpet av 2008 skal kommuner ha innarbeidet sikkerhetsrutiner i henhold til gjeldende retningslinjer fra Datatilsynet. I løpet av 2009 skal kommuner kunne tilby autentisering ved hjelp av MinID. I løpet av 2009 skal kommuner som tilbyr portaltjenester gjennom egen portal eller gjennom Minside/Altinn, ha gjort risikoanalyser av personvernet. IKT-arkitektur I løpet av 2010 skal kommuner ha utarbeidet en beskrivelse av sin IKT-arkitektur basert på overordnede mål og strategier. Åpne standarder I løpet av 2009 skal kommuner ha innarbeidet krav til åpne standarder i sine styringsdokumenter for IKT. I løpet av 2010 skal kommuner ha implementert gjeldende krav til bruk av åpne standarder på alle områder. Realisert ved bruk av opplæring i datakortet. Kontinuerlig prosess, innlemmes i strategisk kompetanseplan. Sørum er også med i Geovekstsamarbeidet. Egen kartportal realisert + WebAtlas + turkartklient. Delvis realisert i kvalitetssystemet. Delvis realisert. Realisert arkiv basert på NOARK-4. Realisert i IKTstrategien. Realiseres ifbm ny hjemmeside. Delvis realisert, men må formaliseres ytterligere. Delvis realisert i IKTstrategiplanen. Realisert i IKT-strategisk plan. Alle dokumenter vil bli publisert i PDF og ODT 16

Integrasjon av IKT-systemer I løpet av 2010 skal kommuner ha tatt i bruk IKT-løsninger som sikrer sømløs overføring av data mellom portaler, saks- og arkivsystemer og fagsystemer for ett eller flere av de viktigste tjenesteområdene. Fri programvare I løpet av 2009 skal kommuner ha vurdert bruk av fri programvare innenfor administrasjon og grunnutdanning. I løpet av 2012 skal kommuner har vurdert bruk av fri programvare innenfor helse og omsorg og andre sentrale virksomhetsområder. Grønn IT I løpet av 2009 skal kommuner ha innarbeidet energi- og miljøtiltak i sine styringsdokumenter for IKT. I løpet av 2009 skal kommuner ha innarbeidet miljøkrav i sine anskaffelsesdokumenter for nye IKT-systemer. Bredbånd I løpet av 2009 skal kommuner ha sørget for bredbånd med tilstrekkelig kapasitet til alle kommunale virksomheter. I løpet av 2010 skal kommuner ha planlagt en hensiktsmessig bredbåndsinfrastruktur lokalt og regionalt. Interkommunalt IKT-samarbeid I løpet av 2008 skal alle kommuner ha vurdert mulighetene for effektivisering og kvalitetsheving av forvaltning og tjenesteproduksjon gjennom interkommunalt IKT-samarbeid. I løpet av 2009 skal kommuner som en del av et IKT-samarbeid ha utarbeidet egne strategidokumenter på basis av sin bestillerrolle. I løpet av 2009 skal alle IKT-samarbeid ha utviklet egne strategidokumenter for egen virksomhet. Strategisk IKT-ledelse I løpet av 2009 skal toppledere i kommuner ha innarbeidet tilstrekkelig kompetanse til å kunne lede arbeidet med å utvikle en IKT-strategi og realisere gevinster ved IKT-investeringer. I løpet av 2010 skal kommuner ha gjennomført strategisk IKTplanlegging som er knyttet til kommunens overordnede målsettinger. I løpet av 2010 skal folkevalgte i kommuner ha opparbeidet kunnskap om betydningen av IKT som virkemiddel for omstilling, effektivisering og kvalitetsheving i egen kommune. I løpet av 2011 skal kommuner kunne dokumentere gevinster ved IKT-investeringer. Kompetanseutvikling I løpet av 2009 skal kommuner ha utarbeidet en plan for de ansattes kompetanseutvikling på IKT-området. ifbm ny hjemmeside. Delvis realisert, jobbes videre i 2009 og 2010. Delvis realisert. Inngår i energi- og klimaplanen. Miljøkravet tas med i anbudsprosessen for IKT-utstyr. Realisert i samarbeid med Komtek og SNR. Delvis realisert. SNRsamarbeidet og IINR. Ikke realisert/ikke aktuelt. Ikke realisert/ ikke aktuelt. Delvis realisert ifbm lederforum og strategisk kompetanseplan. Realisert som en del av prosessen med IKTstrategien. Realiseres delvis i 2009 som følge av elektronisk politikersystem. Jobber med metodisk rammeverk. 17