Saksfremlegg STRATEGISK IKT-PLAN FOR SØRUM KOMMUNE OG HANDLINGSPLAN FOR 2008

Transkript

1 Arkivsak: 08/1631 Sakstittel: K-kode: 064 Saksbehandler: Helga Soldal Saksfremlegg STRATEGISK IKT-PLAN FOR SØRUM KOMMUNE OG HANDLINGSPLAN FOR 2008 Innstilling: Strategisk IKT-plan for Sørum kommune og handlingsplan for 2008 vedtas. IKT-strategiplanen Den elektroniske kommunen er rullert, og det foreslås ny strategisk IKTplan for perioden Foreslåtte satsingsområder er konkretisert i handlingsplanen for Vedlegg: 1. Forslag til strategisk IKT-plan for Sørum kommune med handlingsplan for Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Den elektroniske kommunen, IKT-strategiplan for Sørum kommune og overordnet handlingsplan for enorge2009 det digitale spranget. ekommune2009 det digitale spranget. Stortingsmelding nr 17 ( ) Eit informasjonssamfunn for alle Arbeidsgiverkonferansen Søknad til DSB om prosjektmidler eberedskap Saksutredning: Bakgrunn for saken: Kommunens IKT-strategier og handlingsplaner må løpende tilpasses både den teknologiske utviklingen og andre endringsprosesser i samfunnet. Strategisk IKT-utviklingsplan for Sørum kommune fremmes derfor for økonomi- og administrasjonsutvalget hvert år. Saksopplysninger: IKT får stadig større betydning som verktøy for omstilling, effektivisering, kvalitetsheving og brukerorientering i offentlig sektor. Kommunen har lagt vekt på å følge opp sentrale føringer og med særlig vekt på å realisere målene i ekommune2009. IKT-strategien fokuserer på utviklingsområder og tiltak, og mindre på teknologiske løsninger. Dette fordi verdien av IKT ikke ligger i selve teknologien, men i dens bevisste, målrettede anvendelse. Bruk av IKT blir vellykket først når informasjon, mennesker, teknologi og arbeidsmåter settes sammen i den hensikt å bidra til oppnåelse av ønskede mål. Konkretisering av strategien framgår av handlingsplanen for 2007: Handlingsplan for 2007 Innbygger- og brukertjenester / døgnåpen forvaltning Tiltak Minst 7 elektroniske tjenester og konkrete gjør-det-selv - løsninger på kommunens hjemmesider. Aktivitet/resultat Gjennomført, men stoppet opp i 4. kvartal fordi leverandøren måtte forbedre produktet

2 Gradvis overgang til elektronisk arkiv for å sikre fullskala digital forvaltning. Fortsatt deltakelse i SNR-prosjektene med elektroniske brukertjenester innenfor teknisk tjenesteområde. Utvide tilgang til publikumspc og infostasjoner. Utvikling og intern effektivisering Økt kvalitet og produktivitet ved utvikling av ansattportal med integrert kvalitetssystem (intranett). Videreutvikle eksisterende fagsystemer i PRO ved å ta i bruk mobile håndholdte enheter i hjemmetjenesten. Videreutvikle økonomi- og lønns- og personalsystemet for å få automatisert stadig flere arbeidsprosesser hvor det er hensiktsmessig. Vurdere Kontor2000 og komme med anbefaling/ikke anbefaling om innføring av nytt system. Grunnskole og barnehage Øke PC-tettheten i grunnskolen ved innkjøp av PC-er. Styrke bruken av IKT-verktøy i barnehagene. sitt i fht pålegg fra Datatilsynet. Forprosjekt gjennomført. Gjennomført. Arbeidet fortsetter. Ikke gjennomført, avventer blant annet nye biblioteklokaler. Oppgradering av kvalitetssystemet iverksatt, sluttføres i Forprosjekt på portalløsning i Prosjektet påbegynt i 2007, pågår. Midlene primært benyttet til pågående prosjekt. Egen prosjektvurdering kommer ved prosjektavslutning i Ikke gjennomført, utsatt til neste planperiode. Gjennomført, PC-er innkjøpt. Kjøpt utstyr. IKT-infrastruktur, sikkerhet, drift og forvaltning Oppfølging av risikovurdering gjennomført i 2006/2007. Gjennomføres i 1.halvår Oppgraderinger, uforutsette utgifter i forbindelse med prosjekter, Gjennomført. Utvidelse av serverparken, prosjektstøtte mm. trådløst nettverk bl.a. Utrede ulike driftsmodeller for IKT-forvaltningen. Ikke gjennomført, foreslått utsatt til neste planperiode. Utrede investeringskostnadene ved innføring av IP-telefoni for Ikke gjennomført, avventer evaluering av hele kommunen. pilotene. Kompetanse Opplæring i nye felles administrative systemer som alle skal benytte. Videreføring av opplæring i datakortets moduler for utvalgte grupper av ledere og medarbeidere. Gjennomført bl.a gjennom Samfunnsbyggeren. Gjennomført plan for 2007, pågår. Det vises også til rapporteringen i tertialrapporter og årsberetningen. Handlingsplan for 2008 Kommunens visjon og strategiske mål er førende for arbeidet med IKT-strategien. Den skal støtte opp under arbeidet med å nå de langsiktige og strategiske mål i kommuneplan og handlingsprogram med økonomiplan. Tiltakene er alltid foreslått innenfor de ressursene kommunestyret har stilt til disposisjon. Forslag til strategisk IKT-plan for setter fokus på utvikling av elektroniske innbygger- og brukertjenester, integrering og samhandling mellom systemer, programmer og infrastruktur og sikkerhet både direkte knyttet til IKT-infrastruktur og samfunnssikkerhet, altså en videreføring av handlingsplanen for Bakgrunnen for forslaget er at kommunen må sørge for at informasjon og flest mulig tjenester gjøres tilgjengelig på nett og at de er tilgjengelige for alle brukergrupper. Effektivisering og automatisering av arbeidsprosesser der det er hensiktsmessig, kan frigjøre ressurser til direkte brukerkontakt. Som en konsekvens av utviklingen og økt bruk av IKT er det også en stadig utfordring å ha en effektiv, sikker og funksjonell infrastruktur. Den økonomisk ramme for 2008 er på 3,5 mill kr på IKT-fond (1 mill kr fra tidligere samt 2,5 mill kr fra overskuddet for 2007) og 2 mill kr på driftsbudsjettet. Fondet foreslås benyttet for å få tatt et større sprang i forhold til sikkerhet i 2008 enn det som ellers vil være mulig.

3 Kommunestyret skal godkjenne bruk av fond og det vil bli fremmet i egen sak. Alle prosjekter vil få egne prosjektnummer slik at de lett kan følges opp og dokumenteres regnskapsmessig Forslag til disponering av IKT-fond 1. Oppfølging av risiko- og sårbarhetsanalysen Både sikring av datarom/ infrastruktur og sikker signatur, feide, RSA-brikker, sikre soner og skrivere med mer. 2 mill kr, fond Tiltaksplan utarbeides på bakgrunn av risiko- og sårbarhetsanalyse og rapport fra IT-sikkerhetsutvalget 2. IKT- utviklingen i barnehagene For perioden : Kr , fond 3. Elev -PC i skolen, uskifting/vedlikeholde og forbedre nivået For perioden : Kr , fond til delfinansiering 4. PCer til kommunestyrerepresentantene Forprosjekt i kr , fond 5. Skifte av fagprogram i barneverntjenesten da nåværende programvare fases ut fra leverandørens side i Totalt Kr , fond Kr 3,5 mill kr Forslag til disponering av 2 mill kr i driftsmidler 6. Utvikling av hjemmesidene/innbyggerdialogen Inkl noen infostasjoner /PC til bibl, demokratiutvikling, SNR-prosjekt. Målet er å komme høyere opp i tjenestetrappa Kr ¹ 7. Ferdigstille trådløst nettverk Kr ² 8. Ferdigstille mobil profil + turnus Kr ² 9. Forberedelse til digital forvaltning Earkiv utstyr og kompetanse, komme i gang med skanning Integrasjoner med esak for automatisk journalføring Barnehagesøknader, kulturskolen, ledig stillinger o. l forutsetning for utvikling av hjemmesidene, henger sammen med pkt 1 og 2 Behov for nytt fagprogram i grunnskolen, henger sammen med punkt Utvikling av Visma Unique inngår også i pkt 1,2,5, 6 kr ³ Kr ². Totalt ca i 2008 og Sannsynligvis også økning i bemanning. Kr Forprosjekt må avklare kostnadene. Utgiftsdeling med aktuell seksjon? Driftsutgiftene belastet de aktuelle seksjonene Dekkes av grunnskoleseksjonen 11. Forprosjekt intranett ny portalløsning kr Mest interne kostnader, gå av IT-personalressursene 12. Kompetanse Legges inn i det enkelte prosjekt og er ikke kostnads beregnet særskilt Til sammen Kr ¹ Forsinka prosjekt og det kreves mye resurser for å kunne gå videre ² Pågående prosjekt ³ Avsluttes som prosjekt i Dette er til videreutvikling Som konsekvens av forslag til prosjekter i 2008 og for å følge opp igangsatte prosjektet vil følgende prosjekter bli vurdert gjennomført i planperioden: 1 Ny portalløsning, intranett Oppfølging av forprosjekt i 2009

4 2 Utvikling av Visma Unique Kr i 2009 og i earkiv Kr i Sampro ny programvare til bruk for IP- planer Forprosjekt i Lave anskaffelseskostnader, høye driftskostnader. Drift er seksjonsansvar 5 Digitalisering av historisk byggesaksarkiv, delingsarkiv, landbruksarkiv, målebrevarkivet, planarkiv og arkiv for kommunalteknikk I hht forprosjektrapport ca 3 år og 3,3 mill. Fremmes som eget prosjekt. 6 Nødnett Forsinket, tidligst i Ukjente kostnader p.t 7 Helsenett Utredes i samarbeid med SNR og KS. Ukjente kostnader 8 Overføring av kommunestyret på nett Forprosjekt i 2009, 9 Interkommunalt samarbeid Ukjente kostnader 10 Evaluering av sak/arkivsystem Kr Forprosjekt i IP-telefoni Avventer rapport fra pilotene, har vært noen problemer. Legges evt. inn i kostnadene på byggeprosjekt/ rehabilitering. 12 IKT-arkitektur Forprosjekt, ukjente kostnader 13 Kompetanse En del av prosjektene samt strategisk kompetanseutviklingsplan. IKT-utviklingen påvirker og endrer måten oppgaver utføres på. Det er derfor nødvendig både å se på organisering av arbeidet for den enkelte medarbeider og bemanning for de enkelte saksområder. Kort sagt arbeidsprosesser og arbeidsflyt og etter som IKT-utviklingen går, også til gevinstrealisering. Det må skapes forståelse og aksept for dette både hos ledere og medarbeidere gjennom kompetanseheving, lederutvikling og medvirkning. Opplæring i bruk av fellessystemer og endring i arbeidsflyt har vært tema i lederprogrammet Samfunnsbyggeren. Avslutningskonferansen fokuserte også den strategiske IKT i organisasjonen. Dette ble fulgt opp på Arbeidsgiverkonferansen Forhold til eksisterende plandokumenter: Handlingsprogram med økonomiplan og tidligere strategiske IKT-planer og budsjett Forhold til gjeldende vedtak: IKT-strategiplan handlingsplan 2007, økonomi- og administrasjonsutvalgssak 116/06. Økonomiske konsekvenser: Investeringer: 3,5 mill kr fra IKT-fond er foreslått disponert. Drift, vedlikehold: Tiltakene er foreslått innenfor budsjettrammen for 2008 på kr 2 mill kr.. I tillegg til tiltakene i handlingsplanene for 2008, medfører økt bruk av IKT-verktøy driftsutgifter i form av lisenser, programvare, brukerstøtte, utstyr m.m. Driftsutgiftene dekkes innen vedtatte økonomiske rammer. Det er et mål å ha en ressurseffektiv IKT-forvaltning. Bærekraftig utvikling: Et av de viktigste målene for kommunen er å yte gode tjenester til innbyggere og brukere. IKT er et viktig verktøy for å oppnå dette og for å styrke kommunikasjonen med innbyggerne og brukerne.

5 En viktig forutsetning for at den kommunale drift skal kunne fungere hensiktsmessig, tilfredsstillende og troverdig, er god sikkerhet, da gode samfunn er sikre samfunn. Ved det økte fokus på IKTsikkerheten, vil også samfunnssikkerheten og beredskapen bli styrket. Bemanningskonsekvenser: Det er viktig å ha tilstrekkelig personalressurser til drift og brukerstøtte, da bruk av IKT blir en stadig mer virksomhetskritisk faktor. I budsjett for 2008 ble bemanningen økt med 1 stilling. Det er ikke foreslått endringer i bemanningen i planperioden. Den andre bemanningskonsekvensen som kan oppstå, er at arbeidsprosesser endres og automatiseres slik at medarbeidere kan få andre oppgaver. Dersom/når slike endringer oppstår, er det viktig å ha en god og åpen dialog både med medarbeidere og med tillitsvalgte. Uttalelse fra andre utvalg: Skal saken før den politiske behandlingen oversendes for uttalelse til: Eldrerådet (ja/nei)? Nei Rådet for funksjonshemmede (ja/nei)? Nei Andre råd/utvalg I tilfelle hvilke(t)? AMU Alternative løsninger: Det er mange uløste oppgaver i forhold til IKT-utviklingen i kommunen. Det er mulig å utrede andre strategier og handlingsplaner, men det er ikke gjort. Rådmannen ser det som viktig å fullføre påbegynte prosjekter før nye settes i gang. Dette både av økonomiske og arbeidsmessige grunner. Vurdering: Forslag til strategisk IKT-plan med handlingsplan for 2008 er en oppfølging av påbegynte prosjekter i 2007 og utviklingsretning der kommunen satser på elektroniske brukertjenester og kommunikasjon med innbyggerne i tråd med sentrale føringer for IKT-utviklingen for offentlig sektor i Norge. Vår digitale/virtuelle hverdag er vår nye hverdag. Dette krever et nytt blikk på samfunnssikkerhet risiki, sårbarhet, motstandsdyktighet og beredskap. God sikkerhet er en viktig forutsetning for at den kommunale drift skal kunne fungere hensiktsmessig, tilfredsstillende og troverdig. Dette bare bekrefter at IKT- systemene har gått fra å være støttesystemer til å bli driftskritiske systemer for hele tjenesteproduksjonen og dialogen med borgerne. Samtidig som kravene til driftssikkerhet øker, øker også den driftsmessige kompleksiteten. Borgernes og brukernes forventninger er store i forhold til elektronisk samhandling med kommunen/offentlig sektor. IKT- tiltakene har over flere år holdt seg på samme aktivitetsnivå. Denne jevne satsingen har vært positiv, men gir lite rom for ekstra satsing på enkelte områder. IKT blir mer gjennomgripende på stadig flere områder. Rådmannen mener derfor at det er nødvendig å satse ekstra på sikkerheten i Fondet foreslås benyttet for å få tatt et større sprang i forhold til sikkerhet i 2008 enn det som ellers vil være mulig. Utskrift av saken til: Lederforum Daglig leder for foretakene Fagansvarlig for IKT Sørumsand, den Seksjonsleder: Helga Soldal