Saksfremlegg. Arkivsak: 06/3818 Sakstittel: REGISTER OVER STYREVERV OG ØKONOMISKE INTERESSER K-kode: 080 &32 Saksbehandler: Per Erland Aamodt

Transkript

1 Saksfremlegg Arkivsak: 06/3818 Sakstittel: REGISTER OVER STYREVERV OG ØKONOMISKE INTERESSER K-kode: 080 &32 Saksbehandler: Per Erland Aamodt Innstilling: Forslag til Sørum kommunes retningslinjer for registrering av verv og økonomiske interesser, vedtas. For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. Kommunenes Sentralforbund (KS) har opprettet et webbasert register hvor folkevalgte og ansatte kan registrere sine styreverv og økonomiske interesser. KS anmoder sine medlemmer om å benytte registeret, og å vedta lokale retningslinjer for dette. Vedlegg: 1. KS veiledende retningslinjer for registrering av verv og økonomiske interesser av Forslag til Sørum kommunes retningslinjer for registrering av verv og økonomiske interesser. Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Saksgrunnlaget til sentralstyret i KS. Sørum kommunes arbeidsgiverplattform med arbeidsreglement. Sørum kommunes etiske retningslinjer. Saksutredning: Bakgrunn for saken: Kommunenes Sentralforbund (KS) har opprettet et webbasert register hvor folkevalgte og ansatte kan registrere sine styreverv og økonomiske interesser. Opprettelsen er ledd i KS etikkarbeid. KS har vist til at det er nødvendig at allmennheten har stor tillit til at kommunene har en høy etisk standard i sin virksomhet, og at allmennhetens interesser ivaretas på en best mulig måte. På denne bakgrunn oppfordrer KS kommunene om å be folkevalgte og nøkkelpersoner i kommunenenes administrasjon registrere sine styreverv og økonomiske interesser. Saksopplysninger: Registeret vil være åpent for allmennheten gjennom nettsiden som legges på KS sine hjemmesider. Den enkelte kommune/virksomhet kan dessuten legge en link fra sine egne hjemmesider til registeret. På bakgrunn av bl.a. personvernlovgivningen vil registreringen være frivillig for den enkelte. Sørum kommune kan derfor bare anmode ikke pålegge folkevalgte og tilsatte om å registrere gitte opplysninger i registeret. For å ivareta personvernlovgivningens krav må man innhente samtykke fra den enkelte. I dette ligger at den enkelte får tydelig informasjon om hva slags opplysninger man ønsker å registrere og formålet med dette, og hva man ønsker å bruke disse opplysningene til. Samtykket kan på et hvilket som helst tidspunkt trekkes tilbake.

2 Det er videre et krav i personvernlovgivningen at opplysningene er korrekte og oppdaterte, og at foreldede opplysninger slettes. Uavhengig av dette kravet, baserer formålet bak registreringen seg på at opplysninger til enhver tid er korrekte. For at formålet skal kunne ivaretas er det derfor svært viktig at de som samtykker i registrering selv påser å melde fra til kommunen når det er behov for oppdatering. KS har utarbeidet veiledende retningslinjer som omhandler hvem og hvilke opplysninger som bør registreres. I disse retningslinjene fremkommer det at når kommunen eller selskapet skal vurdere hvilke opplysninger som bør registreres, vil en god regel være å se hen til registerets formål størst mulig åpenhet slik at mistanke om dobbeltroller unngås. I denne vurderingen bør det imidlertid tas høyde for at det skal være overkommelig og hensiktsmessig å registrere sine verv og økonomiske interesser, i tillegg til hensynet til å ajourføre opplysningene. KS anbefaler at det utarbeides lokale retningslinjer for hva som skal registreres basert på kriteriene i de veiledende retningslinjene. En kommune som ønsker å åpne for registrering av tilsattes verv/interesser må i henhold til Hovedavtalen drøfte dette med arbeidstakerorganisasjonene lokalt før vedtak treffes. Det har vært avholdt drøftingsmøte med Hovedtillitsvalgt, og protokollen inneholder en anmodning om at tilsatte lar seg registrere. Forhold til eksisterende plandokumenter: Forhold til gjeldende vedtak: Økonomiske konsekvenser: Investeringer: Drift, vedlikehold: Utover arbeidskostnadene med å registrere opplysningene, vil tilknytningen til registeret være kostnadsfritt for kommunen. Bærekraftig utvikling: Registerets hovedformål er å ivareta allmennhetens tillit til kommunen. Dette er i tråd med en bærekraftig utvikling. Bemanningskonsekvenser: Uttalelse fra andre utvalg: Skal saken før den politiske behandlingen oversendes for uttalelse til: Eldrerådet (ja/nei)? Nei. Rådet for funksjonshemmede (ja/nei)? Nei. Andre råd/utvalg I tilfelle hvilke(t)? Nei. Alternative løsninger: Ikke å knytte seg til registeret. Vurdering: Registerets formål er å styrke allmennhetens tillit til kommunen, både dens administrasjon og dens folkevalgte organer. Rådmannen deler KS sin oppfatning om at kommunens omdømme vil bli styrket som følge av åpenhet rundt de roller tilsatte og folkevalgte har. Registeret bør sees i sammenheng med kommunens arbeidsgiverplattform m/arbeidsgiverreglement, samt de etiske retningslinjene. I arbeidsgiverplattformen er f.eks lojalitet og åpenhet valgt som styrende

3 verdier. I de etiske retningslinjene er det å fremme bevissthet omkring etiske tema og bidra til å styrke kommunens omdømme, viktige målsettinger. De etiske retningslinjene inneholder også regler knyttet til habilitet, bistillinger/konsulentvirksomhet, styre- og andre verv og arbeidstakers lojalitetsplikt. Formålet med registeret er å skape åpenhet rundt potensielle dilemmaer som kan oppstå i slike situasjoner. Retningslinjene må baseres på en avveining mellom ivaretakelse av formålet, og den arbeidsmengde registreringen og oppdateringer av denne krever. De foreslåtte lokale retningslinjene vil ta utgangspunkt i de veiledende retningslinjene fra KS, med de presiseringer og avgrensninger som anses formålstjenlige og hensiktmessige. Ad punkt 2.1. Hvem kan registrere sine verv og økonomiske interesser Ad punkt Folkevalgte. Et særskilt spørsmål her er å avgrense hvilke folkevalgte som skal omfattes av ordningen. Det foreslås at faste kommunestyrerepresentanter, samt medlemmer av innstillingsutvalgene skal omfattes av dette punktet. Det er videre naturlig at medlemmer av kontrollutvalget omfattes. Ad punkt Kommunalt ansatte ledere Spørsmålet her er å avgrense mot hvilke ledere som skal omfattes. De to mest nærliggende alternativene er enten å begrense dette til Lederforum, eller å supplere Lederforum med virksomhetslederne. Ved å omfatte også virksomhetslederne vil omfanget av registeret naturlig nok øke en del i omfang. Så blir spørsmålet i hvilken grad man ivaretar registerets formål ved å omfatte virksomhetslederne. Dette kan det neppe gis et entydig svar på, fordi ansvar og arbeidsoppgaver varierer så vidt mye i denne gruppen. Noen har ansvar og arbeidsoppgaver som kan gi allmennheten et berettiget behov for innsyn, mens andre ikke har det. Det er uansett tilrådelig å ha en prinsipiell tilnærming til dette enten omfattes alle virksomhetsledere eller ingen. En individuell vurdering synes lite hensiktsmessig. Rådmannen anbefaler at personkretsen avgrenses til Lederforum. Ad punkt Kommunalt ansatte med avgjørelsesmyndighet/innstillingsrett I de veiledende retningslinjene fra KS har man særlig pekt på de som har avgjørelsesmyndighet/innstillingsrett i forbindelse med offentlige innkjøp. Dette er tilfeller hvor dobbeltrolleproblematikk i prinsippet lett kan inntreffe. Det foreslås derfor at innkjøpssjefen for Interkommunal innkjøpsordning Nedre Romerike, samt innkjøpsansvarlig i Sørum kommune, omfattes av ordningen. Ad punkt Administrerende direktør/styrerepresentanter i kommunalt eide selskaper I de veiledende retningslinjene er også styremedlemmer/ansatte i kommunale foretak lagt inn under dette punktet, selv om de juridisk er en del av kommunen. Årsaken er at de registreres med egne opplysninger i Brønnøysundregisteret. Det er nærliggende at ordningen omfatter daglig leder og styremedlemmer i de kommunale foretakene. Hvorvidt det også skal omfatte virksomhetsledere, er et mer åpent spørsmål. Det synes prinsipielt riktig å knytte dette opp mot kommunens øvrige virksomhetsledere, slik at man enten lar dette gjelde alle eller ingen. Når det gjelder andre selskaper, som er selvstendige rettssubjekter, vil det være opp til de enkelte selskapsstyrer å eventuelt vedta en tilknytning til dette registeret.

4 Ad punkt 2.2 Hvilke verv og økonomiske interesser kan registreres Ad punkt Styreverv i offentlige/private eide selskaper/datterselskaper De opplysninger som kan registreres under dette punktet synes ikke å ha behov for presiseringer. Ad punkt Styreverv i interesseorganisasjon eller organisasjon som mottar støtte fra kommunen Med interesseorganisasjon menes f.eks verv i KS eller arbeidstakerorganisasjoner m.m. Det kan oppstå grenseproblemer med hensyn til hva som skal defineres som en interesseorganisasjon. Det synes imidlertid lite hensiktsmessig å foreta utførlige avgrensninger i de lokale retningslinjene. Ettersom registrering er frivillig vil en slik grensedragning kunne overlates til den enkelte å ta stilling til. Når det gjelder organisasjon som mottar støtte fra kommunen/selskapet, bør de lokale retningslinjene angi minimumsgrensene for den økonomiske støtten organisasjonen mottar. En slik minimumsgrense må nødvendigvis bli skjønnsmessig, og den foreslås satt til kr ,- pr. år. Ad punkt Lønnet arbeid/konsulentoppdrag som kommer i tillegg til vervet som folkevealgt/styrerepresentant/ansatt i kommunen/kommunalt selskap I dette punktet omfattes blant annet den enkeltes ordinære arbeidsgiver. Ad Næringsinteresser Når det gjelder interesser i fast eiendom, omfattes fast eiendom som har betydelig verdi og som benyttes til næringsvirksomhet. Eiendom som i det vesentlige tjener som bolig eller fritidsbolig skal ikke registreres. Det samme gjelder våningshus og friftsbygning på gårdsbruk. Det som skal registreres er eiendommens betegnelse (gnr/bnr) og i hvilken kommune den ligger. Større aksjepost eller andeler i selskap skal også registreres. Retningslinjene fra KS peker på at hva som ligger i større aksjepost må vurderes lokalt. En veiledende regel kan være selskapsinteresser (aksjer, andeler m.v) som overskrider én prosent av selskapskapitalen. Av denne veiledningen kan man se at uttrykket større ikke nødvendigvis skal tolkes bokstavelig. Etter rådmannens vurdering bør man heve terskelelen for hva som skal anses som større aksjepost eller andel i selskap. Det kan tenkes at den enkelte sitter på mange små, og i denne sammenheng ubetydelige, aksjeposter som det ikke er noen formålstjenlig grunn til å registrere. På denne bakgrunn foreslås det at grensen settes til en eierandel av 10% av selskapet. Av de veiledende retningslinjene fremkommer det at det er kun navnet på selskapet som skal registreres ikke eierandelen. Når det gjelder annen næringsinteresse har man tenkt på selvstendig inntektsbringende virksomhet som utøves i tillegg til vervet som folkevalgt osv. Eksempler er gårdbruker, lege, advokat, journalist eller megler. I disse tilfeller er registreringen begrenset til arten av virksomhet, og det avgrenses altså mot omfanget av virksomheten Annet Under dette punktet åpnes det for å registrere verv eller økonomiske interesser som ikke faller inn under de overnevnte punktene. Eksempler er avtaler av økonomisk karakter med tidligere eller fremtidige arbeidsgiver, herunder avtaler om lønnsutbetaling eller tildeling av velferdsfordeler, pensjonsrettigheter eller lignende.

5 Utskrift av saken til: Saksbehandler Lederforum Sørum kommunale eiendomsselskap KF Sørum kommunalteknikk KF Bingsfosshallen i Sørum KF Sørumsand, den Rådmann Rannveig Egerdal Eidet