Saknr. 6770/08. Ark.nr.. Saksbehandler: Ane Tonette Lognseth REGISTRERING AV VERV OG ØKONOMISKE INTERESSER -

Transkript

1 Saknr. 6770/08 Ark.nr.. Saksbehandler: Ane Tonette Lognseth REGISTRERING AV VERV OG ØKONOMISKE INTERESSER - Fylkesrådets innstilling til vedtak: ::: Sett inn innstillingen under denne linja Fylkesrådet legger saken frem for fylkestinget med slikt forslag til vedtak: 1. Fylkestinget ønsker å bidra til åpenhet knyttet til hvilke roller de folkevalgte og ledelsen i Hedmark fylkeskommune har, for derigjennom å sikre allmennhetens tillit til de prosesser som skjer og redusere risikoen for mistanke om dobbeltroller. Fylkestinget henstiller derfor alle folkevalgte og utvalgte ledere i Hedmark fylkeskommune om å registrere sine verv og økonomiske interesser i Styrevervregisteret ( 2. Det nedsettes en arbeidsgruppe med fire av fylkestingets medlemmer, som utarbeider retningslinjer for innehavelse av styreverv for fylkeskommunale politikere. Arbeidsgruppen utformer selv sitt mandat som legges fram for fylkestinget da det foreligger. 3. Som arbeidsgruppe nevnt i vedtakets punkt 2 velges følgende fire medlemmer, hvorav to fra posisjon- og to fra opposisjonspartiene: ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja Trykte vedlegg: Lokale retningslinjer for registrering Utrykte vedlegg:

2 Brev fra KS til kommuner/fylkeskommuner av Registrering av verv og økonomiske interesser Brev fra KS til kommuner/fylkeskommuner av Nærmere informasjon om Brev fra KS til landets folkevalgte av Åpenhet om verv og økonomiske interesser Hamar, Siv Tørudbakken Fylkesrådsleder

3 FYLKESRÅDETS VURDERING OG KONKLUSJON: REGISTRERING AV VERV OG ØKONOMISKE INTERESSER - Hedmark fylkeskommune ser det som svært viktig å bidra til åpenhet rundt de folkevalgtes og sentrale medarbeideres verv og roller, for derigjennom å øke tilliten til ryddighet i saksprosesser og redusere risiko for uheldige dobbeltroller eller mistanke om dette. Målsettingen er at det skal herske åpenhet og ryddighet rundt folkevalgte og lederes roller. For å bidra til den ønskede åpenhet anses Styrevervregisteret, opprettet av KS for bruk i kommunesektoren, som et egnet og nyttig verktøy. Ved registrering i registeret vil allmennheten enkelt kunne skaffe seg informasjon om hvilke verv og økonomiske interesser de enkelte innehar, og derved kunne se hvilke bindinger den enkelte har. På en enkel måte sikrer tilknytning til Styrevervregisteret at Hedmark fylkeskommune når målsettingen om åpenhet og ryddighet for å unngå uønsket rolleblanding i politiske prosesser og administrative beslutninger. KS har sterkt oppfordret sine medlemmer om å knytte seg til registeret, og Hedmark fylkeskommune anser den foreliggende webbaserte løsningen som et tidsriktig, enkelt tilgjengelig og nyttig redskap. De fylkeskommunale folkevalgte og administrative ledelse på direktør og fylkessjefnivå oppfordres til å registrere sine verv og økonomiske interesser i registeret i tråd med de utarbeidede lokale retningslinjer. Tilknytning til registeret ivaretar behovet for åpenhet omkring hvilke bindinger våre folkevalgte og ledere har utenom fylkeskommunen. Det er i siste instans et ansvar for den enkelte å sørge for at man ikke har en større portefølje av slike verv enn hva som lar seg håndtere på en forsvarlig måte, og at man ikke har bindinger som går på tvers av fylkeskommunens interesser. Nettopp disse forhold er det imidlertid mulig på en enklere måte enn i dag å ta opp til debatt når det hersker åpenhet om disse forhold.

4 K O R T U T G A V E REGISTRERING AV VERV OG ØKONOMISKE INTERESSER - For å sikre at allmennheten har den nødvendige tillit til den kommunale forvaltning er det viktig at det er åpenhet og ryddighet omkring hvilke bindinger den enkelte folkevalgte og leder har utenom sitt verv/ansettelsesforhold. Problemstillinger knyttet til mulig rolleblanding blant aktører i politikk, offentlig forvaltning og næringsliv har blitt et stadig mer omtalt tema i samfunnsdebatten. For å ivareta den ønskede gjennomsiktighet og derved redusert risiko for eller mistanke om uheldig rolleblanding i beslutningsprosesser må det herske åpenhet om den enkeltes verv og økonomiske interesser. På denne bakgrunn har KS opprettet et webbasert register, Styrevervregisteret, hvor verv og økonomiske interesser kan registreres. Registeret er åpent for allmennheten via internett. KS har sterkt oppfordret sine medlemmer om å tilknytte seg registeret gjennom vedtak i kommunestyre/fylkesting, og mange har valgt å følge oppfordringen. Tilknytning til registeret er kostnadsfritt. Fylkesrådet ønsker at Hedmark fylkeskommune knytter seg til registeret, ved at de folkevalgte og den administrative ledelse registrerer sine verv og økonomiske interesser. På bakgrunn av bla. personvernlovgivningen vil registreringen være frivillig for den enkelte, men det anmodes om at alle følger henstillingen.

5 S A K S U T R E D N I N G: REGISTRERING AV VERV OG ØKONOMISKE INTERESSER - Innledning Kommunenes Sentralforbund (KS) opprettet i 2007 et webbasert register (Styrevervregisteret) hvor folkevalgte, ansatte og styremedlemmer i kommunesektoren kan registrere sine verv og økonomiske interesser. Registeret er åpent for allmennheten gjennom Formålet med registeret er å bidra til åpenhet knyttet til hvilke roller politikere og andre enkeltpersoner i kommunal forvaltning har. Kommuner, fylkeskommuner og kommunalt eide selskaper er avhengig av at allmennheten har tillit til at myndighetsutøvelse og produksjon ivaretas på en best mulig måte. Åpenhet rundt hvilke roller de enkelte innehar, bidrar til et mer transparent system og derigjennom redusert risiko for mistanke om dobbeltroller. Det vil også innebære større muligheter for allmennheten til å bringe klarhet i aktørenes ulike roller. KS har henstilt sine medlemmer om å tilknytte seg registeret, og oppfordret til at det fattes vedtak om tilknytning i kommunestyre/fylkesting. På bakgrunn av blant annet personvernlovgivningen vil registreringen være frivillig for den enkelte. Utover arbeidskostnaden virksomheten har med selve registreringsarbeidet, medfører tilknytning til registeret ingen kostnader. Etter innføringen av registeret har mange kommuner og fylkeskommuner valgt å knytte seg til dette, og et flertall av fylkeskommunene ligger nå inne med opplysninger knyttet til sine folkevalgte og deres verv/økonomiske interesser. Utredning Bakgrunn/hensyn Hedmark fylkeskommune ser det som svært viktig å bidra til åpenhet rundt de folkevalgtes og sentrale medarbeideres verv og roller, for derigjennom å øke tilliten til ryddighet i saksprosesser og redusere risiko for uheldige dobbeltroller eller mistanke om dette. Bindinger mellom aktører i politikk, offentlig administrasjon og næringsliv og mulige problemstillinger knyttet til dette har blitt et stadig mer aktuelt tema. Graden av bevissthet og terskelen for åpenhet man velger om disse forhold i Hedmark fylkeskommune er et viktig signal overfor offentligheten i fylket vårt. Målsettingen er at det skal herske åpenhet og ryddighet rundt de folkevalgtes og ledernes roller. Det er viktig å presisere at det ikke ligger noe kritikkverdig i seg selv i det å inneha flere interesser eller roller; det kritikkverdige kan imidlertid ligge i at disse bindingene ikke er gjort kjent. Prosessen rundt registrering og diskusjonene rundt dette kan i seg selv bidra til større bevissthet hos den enkelte om egne roller, og slik bidra til å heve kompetansen og redusere faren for rolleblanding. Etter forvaltningsloven skal det forholdsvis mye til før man er inhabil grunnet kjennskap til andre eller eierinteresser. Nettopp fordi det skal mye til for at man er inhabil, er det svært viktig at folkevalgte spiller med åpne kort og bekjentgjør overfor velgerne hvilke interesser de har. Tillit i allmennheten kan lettere oppnås dersom politikerne og de fylkeskommunale lederne ikke skjuler sine bindinger.

6 Beslutninger i politiske fora tas ikke isolert fra ytre påvirkning, og det er viktig at allmennheten kan se hvem som er med i hvilke fora og hvilke interesser som kan gjøre seg gjeldende. Det har vært foreslått at det bør lages regler for godtgjøring av fylkeskommunalt folkevalgte som påtar seg styreverv. Det kan anføres flere hensyn til støtte for et slikt syn, samtidig som det er knyttet flere dilemmaer til problemstillingen. Det anses som klart ønskelig at de folkevalgte bidrar med sin kompetanse og sine verdier inn i andre sektorer/ selskaper/ bransjer, og samtidig henter impulser og læring fra dette. Dette vil styrke fylkeskommunen som organisasjon ved at representantene har tilegnet seg et bredere perspektiv, og at de har gjort seg erfaringer fra ulike felt i samfunnet. De vil også kunne bidra eksternt med det fylkeskommunale fokus, og som sådan fremme det regionale perspektivet og Hedmarksperspektivet i de aktuelle fora. Disse forhold er totalt sett en styrke for fylkeskommunen, og det må unngås at det lages ordninger eller skapes holdninger som stenger for eller i stor grad begrenser dette. Det er i siste instans den enkelte folkevalgte som må vurdere hva de tar på seg av verv, og omfanget av disse forpliktelsene. Det varierer også hvor mye tid den enkelte har til rådighet for verv og oppdrag utenom sitt verv som fylkeskommunalt folkevalgt, noe som forsterker det forhold at det er vanskelig å oppstille felles regler som skal gjelde og passe for alle og alles situasjon. Funksjoner/verv som går på tvers av fylkeskommunens interesser vil uansett være i strid med fylkeskommunens gjeldende etiske retningslinjer, jf Hedmark fylkeskommunes etiske retningslinjer, vedtatt i Hedmark fylkesting , sak 15/06. Det fremgår også av de etiske retningslinjer at fylkeskommunens folkevalgte og ansatte skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom fylkeskommunens interesser og personlige interesser. Tilsvarende retningslinjer er gitt også i andre fylkeskommuners etiske reglement, uten at det er oppstilt et konkret regelsett for godtgjøring knyttet til interne eller eksterne styreverv. Hvem bør registrere seg Den enkelte folkevalgte, samt ledere i fylkeskommunen på direktør- og fylkessjefnivå og medarbeidere med beslutningstagerrolle når det gjelder anskaffelser/innkjøp, oppfordres til å samtykke til den aktuelle registrering. Det er viktig å inkludere ledere på spesifikke områder i administrasjonen der det er særlig behov for å sikre tillit i avgjørelsesprosesser. Det er like viktig å vise at en ikke har noen verv eller økonomiske interesser, dersom det er tilfelle. Alle i den definerte målgruppe bør derfor registrere seg, selv om man ikke har aktuelle verv eller økonomiske interesser. Når det gjelder registrering av ansattes verv/interesser, må i henhold til Hovedavtalen dette drøftes med arbeidstakerorganisasjonene lokalt før beslutning om registrering tas, jf. Hovedavtalens del B 3-1. Innsamling av personopplysninger i styrevervregisteret faller inn under personopplysningslovens virkeområde. Den som bestemmer formålet med behandlingen og hvilke hjelpemidler som brukes blir etter personopplysningsloven 2 nr. 2 definert som behandlingsansvarlig. Etter loven påligger det den behandlingsansvarlige visse plikter i forhold til registeret. Det foreligger en avklaring mellom KS og Datatilsynet som bekrefter at det er hver kommune/fylkeskommune som er den behandlingsansvarlige.

7 Etter personopplysningsloven 11 skal den behandlingsansvarlige sørge for at opplysninger i styrevervregisteret bare blir registrert når samtykke er gitt. Den behandlingsansvarlige skal videre sikre at de gitte opplysningene bare nyttes i samsvar med registreringens opprinnelige formål, og at opplysningene ikke brukes til andre forhold. Personopplysningsloven krever også at formålet med registreringen skal være saklig begrunnet i forhold til virksomhetens drift. Videre skal den behandlingsansvarlige sørge for at opplysningene i registeret er korrekte og oppdaterte, og at de ikke lagres lenger enn det som er nødvendig ut fra formålet med behandlingen. Dette medfører at fylkeskommunen må ha rutiner for å sørge for at opplysningene i registeret er korrekte. Det er fra KS anbefalt ajourføring av registeret to ganger i året, og det kan legges opp til en ordning med utsendelse av e-post to ganger i året for å minne de registrerte om plikten til ajourhold. Registrerte opplysninger om folkevalgte vil automatisk bli slettet når valgperioden er over. Registrerte opplysninger om ansatte og styrerepresentanter vil bli slettet 4 år etter siste registrering. Fylkeskommunen må sørge for at styrevervregisteret oppdateres når noen fratrer sitt verv eller slutter i sin stilling/bytter stilling. Hvilke verv og økonomiske interesser bør registreres For å vurdere hvilke opplysninger som bør registreres, er det naturlig å se hen til registerets formål størst mulig åpenhet slik at mistanke om dobbeltroller unngås. Det må imidlertid tas høyde for at det skal være en overkommelig oppgave å registrere opplysningene og holde disse à jour. KS har anbefalt at det utarbeides lokale retningslinjer for hvem og hva som skal registreres. Fylkesrådets forslag til lokale retningslinjer følger som vedlegg. Opplysninger som registreres: 1. Styreverv i offentlige / private eide selskaper /datterselskaper 2. Styreverv i interesseorganisasjon eller organisasjon som mottar støtte fra fylkeskommunen 3. Lønnet arbeid/konsulentoppdrag som kommer i tillegg til vervet som folkevalgt/styrerepresentant/ansatt i fylkeskommunen 4. Næringsinteresser; dvs. interesser i fast eiendom, større aksjepost eller andeler i selskaper, annen næringsinteresse 5. Annet (eventuelle verv eller økonomiske interesser som ikke faller inn under de overnevnte punktene) Nærmere detaljer vedrørende hva som skal registreres fremgår av de lokale retningslinjene. Andre forhold omkring tilknytning til registeret Registeret og innmelding i dette er omfattet av meldeplikten til Datatilsynet, jf. personopplysningsloven 31. Det legges en egen link fra Hedmark fylkeskommunes internettside til registeret. Dette vil bidra til økt grad av kunnskap om eksistensen av registeret, og til at dets opplysninger blir lettere tilgjengelige.

8 Selve registreringen foretas av den enkelte folkevalgte/ansatte innen utløpet av januar Det vil bli utpekt en kontaktperson i administrasjonen for å koordinere og bistå med det praktiske. Alle berørte vil få tilsendt informasjon direkte pr e-post. Fylkesrådets drøfting Fylkeskommunen er på bakgrunn av sin funksjon og rolle avhengig av at allmennheten har tillit til at myndighetsutøvelse og produksjon ivaretas på en best mulig måte. En måte å styrke kommunesektorens omdømme på er at det skapes åpenhet knyttet til hvilke roller enkeltpersoner har. For å bidra til den ønskede åpenhet anses Styrevervregisteret, opprettet av KS for bruk i kommunesektoren, som et egnet og nyttig verktøy. Ved registrering i registeret vil allmennheten enkelt kunne skaffe seg informasjon om hvilke verv og økonomiske interesser de enkelte innehar, og derved kunne se hvilke bindinger den enkelte har. På en enkel måte sikrer tilknytning til Styrevervregisteret at Hedmark fylkeskommune når målsettingen om åpenhet og ryddighet for å unngå uønsket rolleblanding i politiske prosesser og administrative beslutninger. KS har sterkt oppfordret sine medlemmer om å knytte seg til registeret, og Hedmark fylkeskommune anser den foreliggende webbaserte løsningen som et tidsriktig, enkelt tilgjengelig og nyttig redskap. De fylkeskommunale folkevalgte og administrative ledelse på direktør og fylkessjefnivå oppfordres til å registrere sine verv og økonomiske interesser i registeret i tråd med de utarbeidede lokale retningslinjer. Fylkesrådet anser at tilknytning til registeret ivaretar de nødvendige hensyn hva gjelder åpenhet om bindinger den enkelte folkevalgte og leder har utenom sitt verv/ansettelsesforhold i fylkeskommunen, og gjør det mulig å drøfte hvorvidt omfanget og bredden i disse engasjementene er på et ønsket nivå totalt sett og for den enkelte. Det er viktig at den enkelte folkevalgte/leder har et bevisst forhold til hvilke verv og økonomiske interesser en har, og at disse er forenlig med de fylkeskommunale forpliktelser. Det varierer fra person til person hvor mye tid og ressurser man har til rådighet for styreverv, og det vurderes verken som mulig eller hensiktsmessig å stille opp noe eget regelsett for dette. Det er i fylkeskommunens og Hedmarks interesse at våre folkevalgte kan hente læring og impulser utenfor egen organisasjon, og samtidig kan være en del av beslutningsprosesser og drøftinger som har betydning for utviklingen på regionalt eller nasjonalt nivå og gjøre vår stemme gjeldende i disse fora. Det har ved flere anledninger, sist i fylkestinget i september d.å., vært reist spørsmål omkring fylkeskommunale politikere som innehar styreverv, godtgjøring av slike verv og hvorvidt det bør foreligge kjøreregler/retningslinjer for dette. Fylkesrådet ønsker å få belyst problemstillingene knyttet til dette på en bedre måte, og foreslår derfor at det nedsettes en arbeidsgruppe med fire av fylkestingets medlemmer for å arbeide videre med disse spørsmålene. Arbeidsgruppen settes sammen med to medlemmer fra posisjonspartiene, og to fra opposisjonspartiene. Gruppen utformer selv sitt mandat som legges fram for fylkestinget da dette foreligger.... Sett inn saksutredningen over denne linja

9