SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF Sak 8/11

Transkript

1 Sak 8/11 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF Sak 8/11 Sakstittel: SØRUM KOMMUNALE EIENDOMSSELSKAP KF - VEDTEKTSENDRINGER Arkivsaknr: 11/3024 Saksbehandler: RKO/ØKO/SANDE Stein Kristian Andersen K-kode: 037 Saksnummer Utvalg Møtedato / Kommunestyret / Økonomi- og administrasjonsutvalget 8/11 Styret for Sørum kommunale eiendomsselskap KF Administrasjonens innstilling: I vedtektene for Sørum kommunale eiendomsselskap KF gjøres følgende endringer: 2 FORMÅL: Setningen: Foretaket skal se kommunens arealer i sammenheng slik at det oppnås en effektiv utnyttelse i forhold til nedlagt kapital. tas ut. 7 STYRETS SAMMENSETNING: Første setning endres til: Foretaket skal ha et styre med 5 medlemmer, med ett eller flere varamedlemmer, som velges av kommunestyret. Første varamedlem innkalles til styremøtene. Kommunestyret tar beskrivelsen av prosesen for gjennomføring av prosjekter til orientering. Tidligere behandlinger: Side 1 av 12

2 Sak 8/11 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 11/ Sakstittel: SØRUM KOMMUNALE EIENDOMSSELSKAP KF - VEDTEKTSENDRINGER K-kode: 037 Saksbehandler: Stein Kristian Andersen Innstilling: I vedtektene for Sørum kommunale eiendomsselskap KF gjøres følgende endringer: 2 FORMÅL: Setningen: Foretaket skal se kommunens arealer i sammenheng slik at det oppnås en effektiv utnyttelse i forhold til nedlagt kapital. tas ut. 7 STYRETS SAMMENSETNING: Første setning endres til: Foretaket skal ha et styre med 5 medlemmer, med ett eller flere varamedlemmer, som velges av kommunestyret. Første varamedlem innkalles til styremøtene. Kommunestyret tar beskrivelsen av prosesen for gjennomføring av prosjekter til orientering. På bakgrunn av vurderinger som framkom under seminar mellom daglige ledere og styrer i Sørum kommunalteknikk KF og Sørum kommunale eiendomsselskap KF, ordfører, rådmann og andre sentrale fra rådmannens ledergruppe, kommer en arbeidsgruppe nedsatt av rådmannen med forslag til en tydelig rolle-, oppgave- og ansvarsfordeling mellom eiendomsforetaket og rådmannen, spesielt i forhold til forprosjekter, samt noen endringer i foretakets vedtekter. Vedlegg: 1. Arbeidsgruppas drøftingsframlegg til styret i Sørum kommunale eiendomsselskap KF 2. Høringsuttalelse fra styret i Sørum kommunale eiendomsselskap KF (ettersendes) Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Saksutredning: Bakgrunn for saken: På bakgrunn av vurderinger som framkom under seminar mellom daglige ledere og styrer i Sørum kommunalteknikk KF og Sørum kommunale eiendomsselskap KF, ordfører, rådmann og andre sentrale fra rådmannens ledergruppe, har rådmannen bl. a. nedsatt en arbeidsgruppe med følgende mandat: Å utarbeide forslag til en tydelig rolle-, oppgave- og ansvarsfordeling mellom eiendomsforetaket og rådmannen, spesielt i forhold til forprosjekter, samt foreslå nødvendige endringer i formålsparagrafen. Gruppa formulerer sitt svar innenfor ordinær saksmal. Gruppa legger en tidsplan som gjør at saken kommer opp i kommunestyret I tillegg til ordinær saksgang skal det gjennomføres et drøftingsmøte med styret og en høring til styret. Drøfting ble foretatt i SKE s styremøte , høring av saken vil skje i styremøtet Arbeidsgruppa består av daglig leder i Sørum kommunale eiendomsselskap KF, Tormod Dragland, leder av servicesenteret, Helga Soldal, med økonomisjef Stein Kr Andersen som leder. Side 2 av 12

3 Sak 8/11 Saksopplysninger: Noe av bakgrunnen for seminaret var uttrykte uklarheter rundt setningen Foretaket skal se kommunens arealer i sammenheng slik at det oppnås en effektiv utnyttelse i forhold til nedlagt kapital i foretakets formålsparagraf, spørsmålet om personlige varamedlemmer kontra varamedlemmer i nummer-rekkefølge og uklarheter rundt rolle-, oppgave- og ansvarsfordeling mellom eiendomsforetaket og rådmannen, spesielt i forhold til forprosjekter. A: Vedtektenes 2 FORMÅL lyder slik: 1. Foretaket skal ivareta eieransvaret for kommunens bygningsmasse og sikre at de verdier som er nedlagt i bygningsmassen blir ivaretatt. Dette innebærer å forvalte, drifte og vedlikeholde eiendomsmassen i samsvar med vanlige bedriftsøkonomiske prinsipper. Foretaket har også ansvaret for oppgradering av bygningsmessige forhold som følge av nye forskriftskrav, unntatt forskriftskrav som utløses av endrede brukerbehov. Foretaket ivaretar byggherrefunksjonen ved utbygging og modernisering på vegne av seksjonene. Foretaket skal se kommunens arealer i sammenheng slik at det oppnås en effektiv utnyttelse i forhold til nedlagt kapital. 2. Foretaket leverer renholdstjenester og brukertjenester i henhold til inngåtte avtaler. Gruppa foreslår å fjerne siste setning i punkt 1: Foretaket skal se kommunens arealer i sammenheng slik at det oppnås en effektiv utnyttelse i forhold til nedlagt kapital. Denne setningen framstår som mer forvirrende enn opplysende. Intensjonen i setningen ansees ivaretatt gjennom kravet om at foretaket skal forvalte, drifte og vedlikeholde eiendomsmassen i samsvar med vanlige bedriftsøkonomiske prinsipper. B: Vedtektenes 7 STYRETS SAMMENSETNING, 1. setning, lyder slik: Foretaket skal ha et styre med 5 medlemmer, med personlige varamedlemmer, som velges av kommunestyret. Gruppa foreslår å endre setningen til: Foretaket skal ha et styre med 5 medlemmer, med ett eller flere varamedlemmer, som velges av kommunestyret. Første varamedlem innkalles til styremøtene. Begrunnelsen for forslaget er at ordningen med personlig varamedlemmer gir for lite kontinuitet i styrets arbeid. En ordning med felles varaliste og med første varamedlem fast innkalt til styremøtene, vil i langt større grad sikre styrets fulltallighet og beslutningsdyktighet. C: Rolle-, oppgave- og ansvarsfordeling mellom eiendomsforetaket og rådmannen, spesielt i forhold til forprosjekter Initiativ til å starte forprosjekter tas av rådmannen på vegne av den enheten som har behovet, enten ved økonomiplan- eller årsbudsjettbehandlingen eller i egen sak. Kommunestyret, som er oppdragsgiver, bestiller eventuelt forprosjektet gjennomført og fastsetter størrelsen på tilgjengelig bevilgning. Forprosjekter gjennomføres administrativt med ansvarlig seksjonsleder som prosjekteier og leder av styringsgruppa. Prosjekteier har ansvar for økonomi, framdrift og milepælsrapportering til økonomi- og administrasjonsutvalget. Sørum kommunale eiendomsselskap KF utpeker prosjektleder som yter praktisk bistand til prosjekteier. Prosjekteier rapporterer resultatet av forprosjektet til oppdragsgiver, dvs. kommunestyret, som fatter vedtak om eventuell gjennomføring av hovedprosjektet. Styret i foretaket får denne saken til orientering. Side 3 av 12

4 Sak 8/11 Når det underveis i forprosjekter er behov for avklaring fra oppdragsgiver (f.eks. presisering av mandat, stedsvalg, økt bevilgning), legger rådmannen, v/prosjekteier, fram sak om dette til politisk behandling. Ved gjennomføring av hovedprosjekter ivaretar Sørum kommunale eiendomsselskap KF byggherrefunksjonen (ref. foretakets formålsparagraf) og har fullt ansvar for prosjektet. Styringsgruppas og prosjekteiers rolle er i denne fasen begrenset til å ivareta brukerinteressene i prosjektet og eventuelle behov for ytterligere avklaringer mot oppdragsgiver. Gruppa foreslår å legge ovenstående beskrivelse av rolle-, ansvars- og oppgavefordeling til grunn for framtidige prosjekter. Denne beskrivelsen er i all hovedsak i samsvar med etablert praksis, og vil bli benyttet til å oppdatere prosessen for forprosjekter i eiendomsforetakets kvalitetssystem. Ovenstående ble drøftet i styremøte i Sørum kommunale eiendomsselskap KF , hvor også arbeidsgruppas medlemmer var til stede. Styret sluttet seg til arbeidsgruppas konklusjoner, men vil komme med noen presiseringer i sin høringsuttalelse. Høringsutalelsen skal være vedlegg til denne saken og ettersendes når den foreligger. Forhold til eksisterende plandokumenter: Forhold til gjeldende vedtak: Vedtektene for Sørum kommunale eiendomsselskap KF ble sist revidert i kommunestyrets møte , sak 75/08. Økonomiske konsekvenser: Investeringer: Drift, vedlikehold: Bærekraftig utvikling: Klare vedtekter og tydelige, forståelige og omforente rutiner og prosesser er avgjørende for en effektiv og dermed bærekraftig samhandling mellom foretaket og rådmannens administrasjon. Bemanningskonsekvenser: Uttalelse fra andre utvalg: Skal saken før den politiske behandlingen oversendes for uttalelse til: Eldrerådet (ja/nei)? nei Rådet for funksjonshemmede (ja/nei)? nei Barns og unges kommunestyre/arbeidsutvalget (ja/nei)? nei Andre råd/utvalg I tilfelle hvilke(t)? Styret i Sørum kommunale eiendomsselskap KF Alternative løsninger: Ordningen med personlige varamedlemmer kan beholdes. Vurdering: Rådmannen slutter seg til arbeidsgruppas forslag. Informasjons- og kommunikasjonstiltak: Saken offentliggjøres på vanlig måte på kommunens internettsider. Side 4 av 12

5 Sak 8/11 Utskrift av saken til: Sørum kommunale eiendomsselskap KF Sørumsand, den Marius Trana, rådmann Side 5 av 12

6 Sak 9/11 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF Sak 9/11 Sakstittel: DUEVEGEN 11 LEILIGHET 306 SALG AV BOLIG Arkivsaknr: 11/3314 Saksbehandler: EIE/BYF/KTILL Kari Tiller K-kode: 613 Saksnummer Utvalg Møtedato 9/11 Styret for Sørum kommunale eiendomsselskap KF Administrasjonens innstilling: Leilighet nr. 306 i Duevegen 11 legges ut for salg. Tidligere behandlinger: Side 6 av 12

7 Sak 9/11 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 11/ Sakstittel: DUEVEGEN 11 LEILIGHET 306 SALG AV BOLIG K-kode: 613 Saksbehandler: Kari Tiller Innstilling: Leilighet nr. 306 i Duevegen 11 legges ut for salg. Salg av leilighet nr. 306 i Duevegen 11, 2016 Frogner i Elverhøy borettslag. I følge vedtektene må Sørum kommune selge boliger slik at vi maksimalt eier 6 enheter. Vedlegg: Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Vedtekter for Elverhøy borettslag. Saksutredning: Bakgrunn for saken: Styret for SK Eiendom er delegert myndighet til salg av kommunal grunn og boligeiendommer. Saksopplysninger: Sørum kommune eier 7 leiligheter i Duevegen 11, 2016 Frogner. Totalt er det 20 leiligheter i Duevegen 11. I vedtekter for Elverhøy borettslag står følgende under pkt. 2. Andeler og andelseiere: (3) Uansett kan staten, en fylkeskommune eller en kommune til sammen eie inntil ti prosent av andelene i borettslaget i samsvar med borettslagslovens 4-2 (1). Det samme gjelder selskap som har til formål å skaffe boliger og som blir ledet og kontrollert av stat, fylkeskommune eller kommune, stiftelse som har til formål å skaffe boliger som er opprettet av staten, en fylkeskommune eller kommune og selskap, stiftelse eller andre som har inngått samarbeidsavtale med stat, fylkeskommune eller kommune om å skaffe boliger til vanskeligstilte. (4) Likevel kan Sørum kommune eie inntil 30 % av andelene. Sørum kommune kan, ifølge vedtektene, eie totalt 6 leiligheter i Duevegen 11, 2016 Frogner. Forhold til eksisterende plandokumenter: Forhold til gjeldende vedtak: Inntekten fra salget skal dekke gjenstående aktivert verdi. Restverdien er ,-. Side 7 av 12

8 Sak 9/11 Økonomiske konsekvenser: Investeringer: Drift, vedlikehold: Reduserte leieinntekter og drift/vedlikeholdsutgifter. Bærekraftig utvikling: Bemanningskonsekvenser: Uttalelse fra andre utvalg: Skal saken før den politiske behandlingen oversendes for uttalelse til: Eldrerådet (ja/nei)? Nei Rådet for funksjonshemmede (ja/nei)? Nei Barns og unges kommunestyre/arbeidsutvalget (ja/nei)? Nei Andre råd/utvalg I tilfelle hvilke(t)? Nei Alternative løsninger: Vurdering: Informasjons- og kommunikasjonstiltak: Utskrift av saken til: Boligkontoret v/boligkonsulent Tildelingsenheten Sørumsand, den Daglig leder: Tormod Dragland Side 8 av 12

9 Sak 10/11 SØRUM KOMMUNE, POSTBOKS 113, 1921 SØRUMSAND TLF Sak 10/11 Sakstittel: HUSLEIER Arkivsaknr: 11/3318 Saksbehandler: EIE//TDRAG Tormod Dragland K-kode: 614 Saksnummer Utvalg Møtedato 10/11 Styret for Sørum kommunale eiendomsselskap KF Administrasjonens innstilling: Kapitaldelen i husleien i kommunens formålsbygg fastsettes med grunnlag i anleggskostnaden eksl. mva og eventuelle tilskudd. Tidligere behandlinger: Side 9 av 12

10 Sak 10/11 Saksutredning med administrasjonens innstilling: Saksfremlegg Arkivsak: 11/ Sakstittel: HUSLEIER I KOMMUNENS FORMÅLSBYGG K-kode: 614 Saksbehandler: Tormod Dragland Innstilling: Kapitaldelen i husleien i kommunens formålsbygg fastsettes med grunnlag i anleggskostnaden eksl. mva og eventuelle tilskudd. Husleien fra SK Eiendom KF kalkuleres i dag etter prosjektenes totalkostnader inkl. mva. Det er ønskelig å kalkulere husleiene ut fra totalkostnader eksl. mva og eventuelle tilskudd (fra Husbanken etc.). Vedlegg:. Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Saksutredning: Bakgrunn for saken: Når et nytt prosjekt realiseres blir husleien til SKEiendom KF beregnet etter anlegg/totalkostnadene med basis i avskrivningstiden. Private utleiere og utbyggere vil i sine kalkyler beregne en husleie basert på prosjektkostnader eksl. mva. Det er ønskelig at beregningen av kommunens husleier legges om til å basere seg på netto kostnader. Saksopplysninger: Husleien skal sikre at alle utgifter er dekket i forbindelse med kapitalutgifter, forvaltning, drift og vedlikehold i kommunens bygg. Ved opprettelsen (2004) av SK Eiendom KF ble de midler som var i systemet videreført og husleiene ble beregnet som et gjennomsnitt på alle våre bygg. Prisstigningen har fulgt SSBs KPI indeks. Deretter er husleien på nybygg/omgjøringer basert på de reelle utgiftene våre bygg. Kapitalutgiftene utgjør størstedelen av husleien i et nytt prosjekt. Avskrivning av et prosjekt skal basere seg på bruttokostnadene (inkl. mva.). Avskrivningstiden er også lovbestemt alt etter hvilket formål et bygg har. Ved opprettelsen var det ikke økonomi for å sikre et nødvendig vedlikehold. Dette har vi skaffet oss ved hjelp av avsetninger basert på regnskapsoverskudd foregående år. Overskuddet har også sikret hel eller delvis selvfinansiering av 11 prosjekter på samlet kr ,-. (pr ). Dette har dempet kommunes lånebehov. Hvordan har vi skaffet oss overskudd? SK Eiendom KF sitt driftsbudsjett skal balansere basert på de utgifter og inntekter som er tilstede. I vårt driftsbudsjett er det 3 poster som ikke har vært benyttet til driftsrelaterte oppgaver. Salg av eiendom, mva. refusjon fra investeringer og differanse mellom kalkulert og reell rente på våre lån. Disse tre har gitt oss de overskudd som nevnt ovenfor. Mva.refusjon fra investeringer skal innteksføres driften, men er under gradvis nedtrapping og opphører fra Det vil si at refusjonen etter 2014 føres i investeringsregnskapet. Side 10 av 12

11 Sak 10/11 Hva vil konsekvensene være hvis vi legger om kalkuleringen av husleien på nye prosjekter? En omgjøring av dagens husleier vil ikke være mulig økonomisk sett, så det er her tenkt at dette kun skal gjelde framtidige prosjekter. Hvis vi tenker oss at husleiefastsettelsen kun skal basere seg på kapitalsidens nettoutgifter vil det si at bruttoprosjekt mva. ev. tilskudd = nettohusleie. Driftsutgifter som forvaltning, drift og vedlikehold er konstant mens kapitalkostnadene vil variere med disse to modellene. Avskrivning av prosjektet skal basere seg på prosjektene bruttoutgifter. Eksempler på utregning av kapitalutgiftene: Investering 125 millioner inkl. mva. Tilskudd 5 millioner Mva.refusjon 25 millioner Avskrivningstid 40 år Kalkulatorisk rente 5% Dagens modell: Avskrivning mill / 40 år = kr pr.år Rente 5% *125 mill. = kr ,- Husleie = pr (kun kapital). Ny modell: Avskrivning - 95 mill / 40 år = kr pr.år Rente 5% *95 mill. = kr ,- Husleie = pr (kun kapital). Som en ser er differansen ,-, men det er imidlertid bare differansen i avskrivningskostnadene, dvs. kr ,- som repersenterer en reell merkostnad for foretaket. Forhold til eksisterende plandokumenter: Forhold til gjeldende vedtak: Kommunestyret har ved opprettelsen av foretaket fastsatt prisippene for husleiefastsettelse. Økonomiske konsekvenser: Investeringer: Drift, vedlikehold: Bærekraftig utvikling: Det er viktig at foretaket har økonomi slik at det kan vedlikeholde byggene skikkelig. Bemanningskonsekvenser:. Uttalelse fra andre utvalg: Skal saken før den politiske behandlingen oversendes for uttalelse til: Eldrerådet (ja/nei)? Nei. Side 11 av 12

12 Sak 10/11 Rådet for funksjonshemmede (ja/nei)? Nei Barns og unges kommunestyre/arbeidsutvalget (ja/nei)? Nei Andre råd/utvalg I tilfelle hvilke(t)? Nei. Alternative løsninger: Beholde dagens løsning. Vurdering: Husleie basert på reelle kapitalkostnader for SKE er viktig. Spesielt etter at mva. refusjonen i sin helhet skal føres i investeringsregnskapet. Det er også ønskelig at økonomien rundt husleiene kan sammenliknes i kommunal og privat regi. Videre vil det være lettere for alle involverte parter å forstå husleiefastsettelsen. Informasjons- og kommunikasjonstiltak: Selv om nytt prinsipp for husleiefastsettelse kun gjelder ved nye prosjekter/tiltak må dette kommuniseres ut til lederforum og virksomhetsledere. Utskrift av saken til: Økonomisjef Sørumsand, den Daglig leder: Tormod Dragland Side 12 av 12