Forespørsel om anskaffelse av støtte til sikkerhetsprosesser innen etablering og forvaltning av Forsvarets IKT-løsninger
Del 1 Regler for anskaffelsen
Innhold 1.... 5 1.INNLEDNING... 6 1.1ANSKAFFELSENS FORMÅL... 6 1.2BAKGRUNN... 6 1.3ANSKAFFELSENS OMFANG... 6 2.FORESPØRSELENS STRUKTUR... 7 3.ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 8 3.1KUNNGJØRING AV ANSKAFFELSEN... 8 4.KVALIFIKASJONSKRAV... 8 5.TILDELINGSKRITERIER... 8 6.KRAV TIL TILBUDET... 9 6.1TILBUDETS INNHOLD OG STRUKTUR... 9 7.FRISTER OG FREMDRIFTSPLAN... 9 7.1FRISTER... 9 7.1.1Spørsmålsfrist... 9 7.1.2Tilbudsfrist... 9 7.1.3Vedståelsesfrist... 9 7.1.4Fremdriftsplan... 9 7.2... 10 8.KOMMUNIKASJON I TILBUDSPERIODEN... 10 8.1HOVEDPRINSIPP FOR KOMMUNIKASJON... 10 8.2KONTAKTPERSON... 10 8.3... 10 8.4INNBINDING, MERKING OG ANTALL KOPIER... 10 8.4.1Innbinding, emballering og merking... 10 8.4.2Antall kopier og programvare format... 10 8.5ADRESSE OG LEVERINGSSTED FOR TILBUDET... 10 9.FJERNING AV SENSITIVE OPPLYSNINGER... 11 10.BEHANDLING AV TILBUD... 11 10.1ÅPNING AV TILBUDENE... 11 10.2AVVISNING AV TILBUDENE... 11 10.2.1Forsinkede tilbud... 11 10.2.2Vesentlige avvik... 11 10.2.3Alternative tilbud... 12 10.2.4Parallelle tilbud... 12 10.2.5Tilbud på deler av leveringsomfanget... 12 10.3AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE... 12 10.4RETUR AV TILBUD... 12 1. 2. INNLEDNING 2.1 ANSKAFFELSENS FORMÅL Forsvaret ønsker med denne anskaffelsen å dekke forsvarssektorens behov for støtte til gjennomføring av sikkerhetsprosesser knyttet til etablering og forvaltning av
Forsvarets IKT-løsninger på tvers av sikkerhetsgraderingsnivå. Med forsvarssektoren menes Forsvarsdepartementet med underliggende etater. Forsvaret ønsker å etablere parallelle rammeavtaler om støttetjenester innenfor IKTsikkerhet med 3-5 leverandører. Kontraktene skal inngås av Forsvaret ved FLO IKTkapasiteter. Tilbyderen skal inngå som en del av Forsvarets portefølje av tjenesteleverandører innen IKT. Leverandøren kan derfor ikke samtidig inneha andre roller som kan komme i konflikt med rollen som sikkerhetsleverandør, på slik måtte at det kan oppstå tvil om habiliteten. 2.2 BAKGRUNN Forsvaret har etablert ulike IKT systemer på alle graderingsnivåer som er under forvaltning, samtidig som det gjennomføres et stort antall prosjekter for å modernisere eller bygge ut disse. Forsvaret er i en situasjon der det er meget høyt aktivitetsnivå, og der Forsvarets planer som skisserer aktivitetsnivå for de nærmeste årene tilsier at et høyt aktivitetsnivå vil vedvare. Dette krever økt tilgang til kompetanse og kapasitet for gjennomføring av sikkerhetsprosesser innen forvaltningsområdene og til prosjektgjennomføring. 2.3 ANSKAFFELSENS OMFANG Anskaffelsen omfatter relevant støtte til gjennomføring ifm å oppnå eller forvalte sikkerhetsgodkjenning av IKT-løsninger. Anskaffelsen gjelder rammeavtale med varighet på to -2- år, med opsjon på forlengelse to -2- ganger ett -1- år. Tilbydere må, blant annet, kunne levere tjenester for å løse følgende oppgaver innenfor aktuelle områder:
Støtte til utarbeidelse av Kravspesifikasjon for sikkerhet (KSS) i henhold til forskrift om informasjonssikkerhet, herunder blant annet: Støtte til etablering og vedlikehold av sikkerhetskrav for nye og eksisterende IKT-løsninger Veiledningsarbeid i forhold til hvordan sikkerhetskravene skal tolkes i forbindelse med design og implementering Verifisere at sikkerhetskravene er blitt riktig implementert. Dokumentasjon av sikkerhet i alle faser i forbindelse med utvikling og forvaltning av IKT-løsninger Støtte til å utarbeide drifts- og forvaltningsprosesser som ivaretar sikkerheten i IKT-løsningene Avvikshåndtering og risikovurdering Støtte til sikkerhetsrevisjon av IKT-løsninger Støtte til analyse av den tekniske sikkerheten i IKT-løsninger Overnevnte arbeidsoppgaver krever kompetanse og erfaring innenfor minimum disse områdene: Lover, forskrifter og veiledninger knyttet til sikkerhet i graderte informasjonssystemer Relevante standarder Teknisk IKT-sikkerhet Erfaring i å utføre lignende oppgaver Avrop mot rammeavtalen vil variere på grunnlag av det til enhver tid gjeldende behov. 3. FORESPØRSELENS STRUKTUR Forespørselen er delt inn i tre deler med følgende innhold: Denne delen inneholder regler og frister for hvordan selve anskaffelsen vil bli håndtert fram til tildeling av kontrakt, samt følgende vedlegg: Vedlegg A Tilbudsbrev Vedlegg B Reservasjoner, forbehold og avvik Vedlegg C HMS, Egenerklæring Del 2 Utkast til kontrakt, inkludert krav til leveransen Denne delen inneholder utkast til kontrakt som regulerer partenes forpliktelser og betingelser som gjelder for leveransen. Kontraktsutkastene er basert på Statens standardavtale Generell Rammeavtale om IKT varer og tjenester. Det gjøres oppmerksom på at standardavtalens side 2 vil bli erstattet av Forsvarets blankett 5101 (Forsvarets signaturside). Tildeling av kontrakt under rammeavtalen vil baseres på Statens standardavtaler Bistandsavtalen, Avtale om bistand fra Konsulent og Oppdragsavtalen, Avtale om utrednings- og utviklingsoppdrag fra Konsulent. Del 2 består av følgende fire dokumenter med bilag:
Blankett 5101 - Forsvarets signaturside Generell Rammeavtale om IKT varer og tjenester med bilag Bistandsavtalen Avtale om bistand fra Konsulent med bilag Oppdragsavtalen Avtale om utrednings- og utviklingsoppdrag fra Konsulent med bilag Del 3 Dokument for kvalifisering og evaluering Denne delen inneholder de dokumentasjonsbilag tilbyder skal benytte ved innlevering av tilbud. Besvarelsene i henhold til dette dokumentet vil bli benyttet av Forsvaret ved kvalifisering av leverandører og tilbudsevaluering, og lagt til grunn for valg av leverandør. Del 3 består av følgende 4 dokumenter: Kvalifikasjonskrav Kvalitet Pris Leverandørens forbehold, reservasjoner og avvik Tilbyder skal utarbeide tilbudet basert på kravene og betingelsene som fremkommer av forespørselen. 4. ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen er av et omfang som antas å overstige EØS-terskelverdi. Lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser kommer til anvendelse. Nevnte regelverk finnes på www.lovdata.no. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til Lov om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). Forsvaret vil evaluere alle tilbud som oppfyller kvalifikasjonskravene, jf artikkel 5 Kvalifikasjonskrav under. Endelig vil Forsvaret tildele kontrakt til 3-5 tilbydere på grunnlag av tildelingskriteriene i artikkel 6 Tildelingskriterier under. 4.1 KUNNGJØRING AV ANSKAFFELSEN Anskaffelsen kunngjøres på Database for offentlige innkjøp (Doffin) og på Tenders Electronic Daily (TED). 5. KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskrav som stilles til tilbyder, er nærmere spesifisert i Del 3 Dokument for kvalifisering/evaluering. 6. TILDELINGSKRITERIER
Tildeling av kontrakt vil skje på basis av det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Følgende kriterier, med vekting som angitt under, vil bli lagt til grunn for valg av leverandør. Pris (40 %) Kvalitet (60 %) Tildelingskriteriene er nærmere beskrevet i Del 3 - Dokument for kvalifisering og evaluering. Nevnte tildelingskriterier er gjenstand for en helhetlig vurdering. Tilbyder skal vedlegge dokumentasjon for kvalitet og pris iht Del 3 Dokument for kvalifisering og evaluering. 7. KRAV TIL TILBUDET 7.1 TILBUDETS INNHOLD OG STRUKTUR Krav til tilbudets innhold og struktur er som følger: Tilbudsbrev som nevnt i Del 1 vedlegg A skal besvares av tilbyder. Tilbyder skal vedlegge dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i henhold til artikkel 4 ovenfor. Tilbyder skal fylle inn sitt tilbud i henhold til Del 3 til denne forespørselen. Tilbyder skal oppgi komplett pris på leveransen. Ved eventuelle reservasjoner eller tillegg til de tekniske krav/dokumenter, skal tilbyder vedlegge dette i henhold til Del 1 - vedlegg B. 8. FRISTER OG FREMDRIFTSPLAN 8.1 FRISTER 8.1.1 Spørsmålsfrist Frist for å stille spørsmål til innholdet i forespørselen settes til mandag 11.8.2013 kl. 12.00. Svar på innkomne spørsmål vil publisert fortløpende i anonymisert form. 8.1.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Forsvaret i hende senest innen torsdag 4.9.2014 kl. 14.00. Merk at tilbudet ikke skal sendes pr e-post, men sendes pr post, i henhold til pkt. Adresse og leveringssted for tilbudet. 8.1.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig ut 15.12.2014. 8.1.4 Fremdriftsplan Forsvaret planlegger fremdrift etter følgende tentative plan:
Dato: Aktivitet: 2014-7-9 Kunngjøring. Utsendelse av forespørsel 2014-8-11 kl. 12:00 Frist for innlevering av spørsmål som ønskes besvart på tilbyderkonferanse 2014-9-8 kl. 12:00 Påmeldingsfrist for tilbyderkonferanse 2014-9-15 kl. 12:00 Tilbyderkonferanse Kolsås leir 2014-9-19 kl: 14:00 Siste frist for eventuelle spørsmål før tilbudet skal leveres 2014-9-30 kl.14:00 Tilbudsfrist Uke 40 og 41, 2014 Evaluering og kontraktstildeling 2014-12-15 kl. 24:00 Vedståelsesfrist 8.2 9. KOMMUNIKASJON I TILBUDSPERIODEN 9.1 HOVEDPRINSIPP FOR KOMMUNIKASJON Alle spørsmål og henvendelser angående denne forespørselen skal rettes til Forsvarets kontaktperson. 9.2 KONTAKTPERSON Kontaktperson: Christian Frederik Henden Telefon: 47 41 51 35 Telefaks: 67 86 29 79 E-post: chenden@mil.no 9.3 9.4 INNBINDING, MERKING OG ANTALL KOPIER 9.4.1 Innbinding, emballering og merking Tilbudet skal legges i lukket konvolutt/innpakning Tilbudet skal merkes med: TILBUD PÅ FORESPØRSEL: og ÅPNES KUN AV ADRESSAT 9.4.2 Antall kopier og programvare format Tilbudet skal fremsendes med en original. Tilbudet skal også leveres på CD. Filene skal være lagret som MS Office format, PDF eller ODF. Eventuelle andre formater må godkjennes av FLO/IKT.
9.5 ADRESSE OG LEVERINGSSTED FOR TILBUDET Tilbudet skal ikke sendes pr e-post. Tilbudet sendes pr post til: Postadresse: Att: Christian Frederik Henden Forsvarets logistikkorganisasjon/ikt-kapasiteter Kontraktsavdelingen Postboks 11 1306 Bærum Postterminal Tilbudet kan også leveres direkte til følgende adresse, kun etter avtale: Att: Christian Frederik Henden Forsvarets logistikkorganisasjon/ikt-kapasiteter Kontraktsavdelingen Kolsås Leir / Resepsjonen Rødskiferveien 20 1352 Kolsås 10. FJERNING AV SENSITIVE OPPLYSNINGER Det følger av offentlighetsloven 23 tredje ledd at det ikke lenger gjelder noe generelt unntak for innsyn i tilbud og protokoller etter at valg av leverandør er gjort. På bakgrunn av dette gjør Forsvaret oppmerksom på at det ved innsynsbegjæring kan bli bedt om at det leveres inn et identisk tilbud, hvor det er sladdet for opplysninger som tilbyder mener skal unntas offentligheten. Det tenkes her særlig på forretningssensitiv og annen taushetsbelagt informasjon. Forsvaret gjør i denne forbindelse oppmerksom på at ved mottak av eventuell innsynsbegjæring, er det Forsvaret som tar stilling til hvilke opplysninger som faktisk kan unntas offentlighet. Tilbyders sladding vil imidlertid bli brukt som et utgangspunkt i denne vurderingen. 11. BEHANDLING AV TILBUD 11.1 ÅPNING AV TILBUDENE Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. Åpningen vil bli foretatt av minst to representanter fra Forsvaret. Åpningsprotokoll vil bli utarbeidet. 11.2 AVVISNING AV TILBUDENE 11.2.1 Forsinkede tilbud
Tilbud som ikke er Forsvaret i hende innen tilbudsfristen angitt i artikkel Tilbudsfrist over, vil bli avvist fra konkurransen, jfr. FOA 20-13 (1) bokstav a. 11.2.2 Vesentlige avvik Tilbud som inneholder vesentlige avvik fra konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsvilkårene eller kravspesifikasjonene vil bli avvist, jfr. FOA 20-12, 20-13. 11.2.3 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på alternative utførelser innenfor Forsvaret behov. 11.2.4 Parallelle tilbud Det er ikke adgang til å levere parallelle tilbud. 11.2.5 Tilbud på deler av leveringsomfanget Det er ikke adgang til å gi tilbud på bare deler av leveringsomfanget. 11.3 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE Forsvaret forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn. Forsvaret forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 11.4 RETUR AV TILBUD Forsvaret vil ikke returnere tilbudet til de tilbydere som ikke blir valgt. ****
Sikkerhetsprosesser innen etablering og forvaltning av Forsvarets IKT-løsninger Del 1 Vedlegg A - Svarbrev
Sikkerhetsprosesser innen etablering og forvaltning av Forsvarets IKT-løsninger
Sikkerhetsprosesser innen etablering og forvaltning av Forsvarets IKT-løsninger Att: Hilde Christian Frederik Henden Forsvarets logistikkorganisasjon/ikt Selskap: Postboks 11 1306 Bærum Postterminal Forespørsel FLO-IKT/2009/028 - Parallelle rammeavtaler Støtte til sikkerhetsprosesser innen etablering og forvaltning av Forsvarets IKTløsninger Vi viser til forespørsel nr. FSP-FLO-IKT/2014/002 og oversender herved tilbud i henhold til konkurransegrunnlaget. Vi bekrefter at besvarelsen er i overensstemmelse med forespørselen og at alle forhold, krav og vilkår er besvart. Vår kontaktperson for henvendelser vedrørende vår deltakelse i anbudskonkurransen er: Navn: Telefon: / e-post: Vi vedstår vårt tilbud frem til 15. desember 2014 kl. 24.00. Tilbudet kan aksepteres av Forsvaret når som helst fram til vedståelsesfristen. Signert av bemyndiget representant for leverandør som også er bemyndiget til å underskrive kontrakt. Signatur: Datert, 2014 Tittel:
Sikkerhetsprosesser innen etablering og forvaltning av Forsvarets IKT-løsninger Vedleggsrekkefølge for besvarelsen: Del 3 Vedlegg A Kvalifikasjonskrav Vedlegg A1 - Skatteattest Vedlegg A2 - MVA attest Vedlegg A3 - HMS egenerklæring Vedlegg A4 - Firmaattest Vedlegg A5 - Komplett årsregnskap Vedlegg A6 - Beskrivelse kvalitetssystem Vedlegg A7 - Referanser Del 3 Kvalitet Vedlegg B1-B10 Tilbudte CVer Vedlegg B11 - Kopi av godkjenningsskriv fra SERTIT Del 3 Pris Del 3 Eventuelle forbehold, reservasjoner eller avvik ****
Sikkerhetsprosesser innen etablering og forvaltning av Forsvarets IKT-løsninger Del 1 Vedlegg B - Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS)
Sikkerhetsprosesser innen etablering og forvaltning av Forsvarets IKT-løsninger
Sikkerhetsprosesser innen etablering og forvaltning av Forsvarets IKT-løsninger Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma................................... Adresse................................. Postnr./-sted.............................. Land*................................... Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljøog sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. av 6. desember 1996 i medhold av lov av 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder (sign.) Dato:
Sikkerhetsprosesser innen etablering og forvaltning av Forsvarets IKT-løsninger Del 1 Vedlegg C - Varsomhet, taushetsplikt og habilitet
Sikkerhetsprosesser innen etablering og forvaltning av Forsvarets IKT-løsninger 1.
Sikkerhetsprosesser innen etablering og forvaltning av Forsvarets IKT-løsninger 2. Formål Forsvarsdepartementet og forsvarssektoren 1 skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre en høy forretningsetisk standard i sin saksbehandling i alle faser i anskaffelsesprosessen. Likeledes forventes det at enhver leverandør opptrer lojalt iht tilsvarende forretningsetiske standard, og utviser åpenhet i forhold til sin virksomhet knyttet til aktuelle prosjekter som har betydning for samarbeidet med forsvarssektoren. Det skal rapporteres om hvilke lobbyister som evt. benyttes. Dersom forventet lojal og åpen atferd ikke etterleves, vil det ha betydning for tillitsforholdet mellom leverandør og forsvarssektoren, og påvirke det endelige valg av leverandør. 3. Varsomhet I anskaffelsesprosessen skal ikke leverandøren involvere tidligere ansatte i Forsvars-departementet eller forsvarssektoren, slik at tidligere ansatte i Forsvarsdepartementet eller forsvarssektoren settes i en posisjon der de kan komme i konflikt med avgitt taushetserklæring eller slik at habilitetskonflikter kan oppstå. Personell som har vært ansatt i Forsvarsdepartementet eller i forsvarssektoren de siste to år, skal ikke benyttes i kontakt med forsvarssektoren. Unntak kan gjøres av FD hvis forbudet mot slik kontakt framstår som helt urimelig. Leverandøren bes informere oppdragsgiver om hvorvidt slik konflikt kan oppstå. Forsvarsdepartementet og forsvarssektoren betinger seg retten til å be om endring i leverandørens personell som har kontakt med oppdragsgiver. 4. Taushetsplikt Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter, samt drifts- og forretningsforhold, som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår, jf. forvaltningsloven (10. februar 1967) 13 første ledd og forskrift om offentlige anskaffelser (07. april 2006 nr. 402) 3-6. Enhver som får tilgang til sikkerhetsgradert informasjon som ledd i arbeid, oppdrag eller verv for en virksomhet, plikter å hindre at uvedkommende får kjennskap til informasjonen, jf. sikkerhetsloven (20. mars 1998 nr. 10) 12. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten, arbeidet, oppdraget eller vervet, jf. forvaltningsloven 13 tredje ledd og sikkerhetsloven 12. 5. Habilitet En offentlig tjenestemann er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak blant annet når han selv er part, i slektskap med en part, eller har en ledende stilling i, eller er medlem av styret for, et selskap som er part, jf. forvaltningsloven 6 første ledd. En offentlig tjenestemann er videre inhabil når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet. Blant annet skal det legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til, jf. forvaltningsloven 6 andre ledd. 1 Med forsvarssektoren menes Forsvarsdepartementet med underliggende etater (Forsvaret, Forsvarets logistikkorganisasjon, Nasjonal sikkerhetsmyndighet, Forsvarets forskningsinstitutt, E- tjenesten og Forsvarsbygg.
Sikkerhetsprosesser innen etablering og forvaltning av Forsvarets IKT-løsninger Ved behandling av saker som omfattes av forskrift om offentlige anskaffelser og Anskaffelsesregelverket for forsvarssektoren gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10. Der forvaltningsloven ikke direkte kommer til anvendelse, gjelder reglene i forvaltningsloven 6 til 10 tilsvarende, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-4. ****