Miljø- og klimaprosjektet Delprosjekt innkjøp

Miljø- og klimaprosjektet Vedlegg 2 Innkjøp 07 06 2010.docx Side 1 av 20

Innholdsfortegnelse 1 MANDAT DELPROSJEKT INNKJØP... 3 1.1 Innledning... 3 1.2 Mål for delprosjektet... 4 1.3 Sammensetning av delprosjektet... 5 1.4 Tidsplan og tidsbruk... 5 1.5 Rapportering... 5 2 VURDERING OG OVERSIKT OVER FELLES MILJØKRAV... 5 2.1 Bruk av miljøkrav... 5 2.2 Miljøkrav knyttet til ulike vare- og tjenestekategorier... 6 2.3 Miljømerking... 7 2.4 Effektiv gjennomføring av miljøkrav... 8 3 ØKONOMISKE SIDER VED Å STILLE MILJØKRAV... 9 3.1 Livssykluskostnader... 9 3.2 Økonomiske konsekvenser... 9 4 ETISKE KRAV... 10 4.1 Bakgrunn... 10 4.2 Definisjoner... 11 4.3 Statlige føringer... 11 4.4 Omdømme... 12 4.5 Helse Sør-Øst stiller etiske krav... 12 4.6 Drøfting... 12 5 INNOVASJON... 14 6 ORGANISERING AV INNKJØPSARBEIDET OG HINAS SIN ROLLE... 15 6.1 Generelt... 15 6.2 Miljøarbeid i HINAS... 15 6.3 Etablering av ny kompetanseenhet i tilknytning til HINAS... 15 6.4 Ressurser, kompetanse og samarbeid med HF/RHF... 18 7 PROSJEKTGRUPPENS ANBEFALINGER... 19 Vedlegg 2 Innkjøp 07 06 2010.docx Side 2 av 20

7.1 Miljøvennlige innkjøp:... 19 7.2 Etisk handel:... 19 7.3 Ny nasjonal kompetanseenhet tilknyttet HINAS:... 19 1 Mandat delprosjekt innkjøp 1.1 Innledning I foretaksprotokollene til de regionale helseforetakene for 2009 er oppdraget til Miljø- og klimaprosjektet beskrevet. Det uttales her bl.a. at RHF-ene skal følge opp anbefalingene i miljørapporten fra 2008 1 når det gjelder utvikling av miljøkrav relatert til innkjøp. Videre uttales det at RHF-ene i samarbeid skal vurdere strategier for å nå regjeringen sin målsetting på miljø- og klimaområdet ved bruk av felles innkjøpsmakt. Definere felles miljøkrav. Med dette som bakgrunn blir det en oppgave for delprosjektet å vurdere og definere hvilke felles miljøkrav som skal legges til grunn for anskaffelsene som gjøres innenfor spesialisthelsetjenesten. At helseforetakene opptrer med samordnede og entydige miljøkrav i forhold til leverandørbransjen, innebærer at man får utnyttet det potensialet som ligger i den samlede innkjøpsmakten som helseforetakene utgjør. Dette samsvarer med Helse og omsorgsdepartementets styringssignal til helseforetakene gjennom foretaksprotokollene for 2009. HINAS sin rolle. I miljørapporten som arbeidsutvalget leverte til Helse- og omsorgsdepartementet i 2008 og som det vises til i foretaksprotokollene til de regionale helseforetakene for 2009, er det anbefalt at HINAS gis en sentral rolle i innkjøp i spesialisthelsetjenesten. I rapporten uttales blant annet følgende: HINAS har som felles innkjøpssentral for helseforetakene en sentral rolle med hensyn til å utvikle felles krav og standarder på forespørsler som gjøres i markedet. Arbeidsgruppen anbefaler at HINASs, i kraft av den eierstyring som virksomheten er underlagt fra sitt styre og sin generalforsamling, får i særskilt oppdrag å utvikle felles miljøkrav både for de felles anskaffelsene som HINAS forestår på vegne av alle helseforetakene, og for de anskaffelsene som helseforetakene gjør på egne vegne. Denne utvidete rollen for HINAS vil kreve en styrking av både kompetanse og ressurser. Arbeidsgruppen anbefaler at RHF-direktørene som generalforsamling i HINAS spiller denne utfordringen inn for styret i selskapet. Derfor blir det også en sentral oppgave for delprosjektet å gi en tilråding på hvordan HINAS kan rustes opp organisatorisk, kompetansemessig og ressursmessig til å håndtere denne nye og utvidete rollen. Dessuten må delprosjektet vurdere og eventuelt komme med tilråding på tiltak som helseforetakene selv iverksetter utover tiltak som følger av HINAS sin utvidete rolle. Miljøbegrepet omfatter også etisk handel I Regjeringen sin handlingsplan 2007-2010 om Miljø- og samfunnsansvar 2 i offentlige anskaffelser er det under punktet om mål og prioriteringer uttalt følgende: 1 http://www.helse-vest.no/sw35082.asp 2 http://www.regjeringen.no/upload/md/vedlegg/planer/t-1467.pdf Vedlegg 2 Innkjøp 07 06 2010.docx Side 3 av 20

Regjeringen legger vekt på at offentlig sektor gjennom sine innkjøp skal ta samfunnsansvar ved å bidra til etisk forsvarlig produksjon, handel og forbruk. Dette inkluderer det som også gjerne omtales som rettferdig handel. Sentralt i dette vil være å bidra til åpenhet/sporbarhet i verdikjeden slik at man kan få dokumentert at produktene er produsert på en etisk forsvarlig måte. I handlingsplanen prioriterer regjeringen viktige miljøutfordringer og hvordan det offentlige gjennom å stille miljøkrav i anskaffelsesprosesser kan ivareta disse utfordringer. Planen gjelder fra 2007-2010. Hovedpunktene i planen er også omtalt i St. meld. nr 26 (2007-2008). Regjeringens miljøpolitikk og rikets miljøtilstand og i St. meld. nr 34 (2006-2007) Norsk Klimapolitikk. Overordnede prinsipper i handlingsplanen er å anskaffe varer og tjenester som energieffektive, har lavt innhold av helse- og miljøfarlige kjemikalier og som gir lave forurensende utslipp. I tillegg skal kravene i miljømerkeordninger så langt som mulig legges til grunn og leverandører med rutiner og kompetanse som sikrer lav miljøbelastning skal prioriteres. 1.2 Mål for delprosjektet 1. Gi en vurdering av og oversikt over hvilke felles miljøkrav som bør legges til grunn for anskaffelsene som gjøres innenfor spesialisthelsetjenesten. Dessuten skal gruppen gi en tilråding på hvordan disse felles miljøkravene mest effektivt kan gjennomføres innenfor sektoren. Herunder skal det blant annet vurderes miljøaspekter som a. Miljø-energivirkninger i produkter og tjenester i forhold til materialforbruk, energiforbruk og graden av forurensning. b. Returordninger for ubenyttede produkter for eksempel beredskapsprodukter med holdbarhetsdato. c. Returordning for brukte produkter og graden av gjenbruk for produkter fremstilt av gjenvinnbare materialer d. Omfanget av emballasje, type emballasje og returordninger for dette. e. Miljøkonsekvenser ved transport av produkter og ved utføring av tjenester 2. Gi en vurdering av og oversikt over hvilke felles etiske krav til leverandørkjeden som bør legges til grunn for anskaffelsene som gjøres innen spesialisthelsetjenesten og hvordan disse kravene følges opp. 3. Gi en faglig oversikt og beskrivelse av de muligheter HINAS har som sentralt, nasjonalt innkjøpsorgan til å påvirke at innkjøp innenfor spesialisthelsetjenesten skjer med høye miljøkrav. Beskrivelsen og oversikten bør deles inn i innkjøp som HINAS forestår på vegne av helseforetakene og innkjøp som helseforetakene selv forestår. De muligheter HINAS har som nasjonalt kompetanseorgan og samordnende rolle i forhold til helseforetakenes selvstendige innkjøp, bør spesielt omtales. 4. Gi en vurdering av økonomiske sider av å stille ulike miljøkrav til fremstilling og bruk av produkter og tjenester 5. Gi en vurdering og tilråding på hvordan HINAS som sentralt innkjøpsorgan innenfor spesialisthelsetjenesten og RHF-ene kan påvirke til innovasjon i leverandørbransjen i retning mer miljøvennlige varer og tjenester. 6. Dersom delprosjektet tilrår å gi HINAS og RHF-ene en utvidet nasjonal rolle i forhold til miljøriktige anskaffelser, må følgende punkter belyses: a. Gi en vurdering og tilråding på hvordan den utvidete rollen til HINAS i forhold til miljøriktige anskaffelser bør uttrykkes og innarbeides i selskapet sine styrende dokumenter. b. Gi en vurdering og anbefaling på hvordan HINAS bør rustes opp kompetansemessig, organisatorisk og ressursmessig i forhold til den utvidete rollen. Vedlegg 2 Innkjøp 07 06 2010.docx Side 4 av 20

c. Gi en vurdering og tilråding på hvilke justeringer i resultatkravene som HINAS er underlagt som det er aktuelt å gjøre som følge av den utvidete rollen og hvordan disse resultatkravene kan tilpasses rapporteringsrutinene i et fremtidig miljøstyringssystem for spesialisthelsetjenesten. 1.3 Sammensetning av delprosjektet Deltagerne i delprosjektgruppen er plukket ut etter et prinsipp om å inneha kompetanse innen innkjøp, miljø og tverrfaglighet, samt regional tilhørighet og deltagelse fra vernetjeneste og fagorganisasjoner. Delprosjektet for innkjøp har hatt følgende sammensetning: Navn Stilling Arbeidssted Grete Solli, leder Spesialrådgiver miljø- og Helse Sør-Øst RHF samfunnsansvar Åsmund Norheim Seniorrådgiver Helse Vest RHF Kolbjørn Hetland Innkjøpssjef Helse Stavanger HF Jonny Jensen Prosjektleder innkjøp Helse Nord RHF John Olav Berdal Hovedverneombud Helse Midt-Norge RHF Ole Stokke Konserntillitsvalgt Helse Sunnmøre HF Bård Skage Seksjonssjef innkjøp og Helse Midt-Norge RHF logistikk Mette Westlie Rådgiver innkjøp HINAS Linda Karen Eide, prosjektsekretær Miljøleder Helse Bergen HF 1.4 Tidsplan og tidsbruk Oppstart medio oktober 2009, avsluttes med rapport juni 2010 Delprosjektet har samlet hatt tre telefonmøter og to fysiske møter. Utover det har det vært telefon- og e-postkorrespondanse 1.5 Rapportering Delprosjektet er en del av det nasjonale miljø- og klimaprosjektet for spesialisthelsetjenesten iverksatt i 2009 etter føringer fra Helse- og omsorgsdepartementet. Delprosjektet rapporterer til hovedprosjektet som igjen rapporterer til sin styringsgruppe som er det nasjonale RHF-ADmøtet. Denne rapporten vil være en delrapport til hovedprosjektets endelige rapport som overleveres styringsgruppa i november 2010. Mål for delprosjektet er beskrevet i mandatet pkt. 1.1. 2 Vurdering og oversikt over felles miljøkrav 2.1 Bruk av miljøkrav Det grunnleggende kravet om forholdsmessighet som fremgår av forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-1 femte ledd, innebærer at etiske krav og miljøkrav som stilles skal stå i forhold til kontrakten som skal inngås. Etter de grunnleggende kravene må kravene være relevante for den konkrete kontrakten, og dokumentasjonskravene som stilles skal også stå i forhold til kontrakten. Dette betyr at miljøkravene og -kriteriene som foreslås brukt i maler, må tilpasses den konkrete anskaffelsen. Dette innbærer også at dokumentasjonskrav og -mengde må tilpasses størrelse og type kontrakt. Det vil si at det må vurderes helt konkret om foreslåtte krav og kriterier passer inn i den anskaffelsen som planlegges. Felles miljøkrav vil derfor ikke være tilstrekkelig for å sikre at innkjøp skjer med tilstrekkelig fokus på miljø. Enhver innkjøper må være klar over, og ha kunnskap om de vurderinger som må foretas i hver enkelt anskaffelse Vedlegg 2 Innkjøp 07 06 2010.docx Side 5 av 20

vedrørende hvilke krav det vil være fornuftig og riktig å stille. For å lykkes er det derfor viktig med god kompetanse på dette området, til de som er involvert i anskaffelsesprosessen. 2.2 Miljøkrav knyttet til ulike vare- og tjenestekategorier Miljø kan settes både som kvalifikasjonskrav og som et kriterium for valg av tilbud (tildelingskriterie). Som kvalifikasjonskrav må kravet relatere seg til forhold ved selve tilbyderen. Som et tildelingskriterie må miljøegenskapene være relevant for anskaffelsens gjenstand/tjeneste. Det betyr at man i den enkelte anskaffelse må gjøre en kvalifisert gjennomgang av relevansen for kravene for den aktuelle anskaffelse og nøye vurdere type krav og formulering. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har allerede startet et godt arbeid med å utarbeide miljøkriteriesett for ulike typer anskaffelser. Delprosjektgruppen finner liten grunn til å forsøke å utarbeide separate miljøkriteriesett for områder der dette allerede er gjennomført av Difi. Det finnes imidlertid en del områder som er spesielle for spesialisthelsetjenesten som Difi naturligvis hittil ikke har utarbeidet miljøkriteriesett for. Til hjelp i dette arbeidet finner prosjektgruppen det fornuftig å ta utgangspunkt i det arbeidet som er igangsatt spesielt i Helse Sør-Øst og Helse Vest mht regional kategoristyring. NNI 3 har allerede vedtatt at man med utgangspunkt i de definerte kategoriene i Sør-Øst og Vest har til hensikt å utarbeide enhetlige kategorier som både Helse Midt-Norge, Helse Nord og HINAS vil organisere sine anskaffelser etter. Miljøkriterisett ut fra kategorier Prosjektgruppen har i tabellen på neste side oppsummert de vedtatte kategoriene i Helse Sør- Øst og Helse Vest og forsøkt å se hvordan disse relaterer seg til hverandre. Videre har prosjektgruppen foretatt en grov evaluering av hvilke av de ulike miljøkriteriesettene utarbeidet av hhv Difi 4, EU 5 og Helse Bergen HF 6 som bør kunne være relevante for anskaffelser innen de respektive kategorier. Helse Vest kategori Helse Sør-Øst kategori Relevante miljøkriteriesett Medisinsk grunnutstyr Medisinsk grunnutstyr Kilde for miljøkriteriesett Anestesi, intensiv og akutt Prehospitale tjenester Diagnostikk Medisinske forbruksvarer Helse Bergen HF Operasjon og kirurgiske fag Medisinske forbruksvarer og basalartikler Anestesi/intensiv Ortopedi Øre, nese, hals Radiologi Nevrologi Kardiologi Øye Operasjon/kirurgi Medisinsk forbruksmateriell 3 Nasjonalt nettverk for innkjøp i helseforetakene (NNI) er et nettverk som skal ivareta samarbeid mellom de regionale helseforetakene og HINAS, se også kapittel 6. 4 http://www.anskaffelser.no/tema/2009/06/miljokriterier 5 http://ec.europa.eu/environment/gpp/toolkit_en.htm 6 Se vedlegg 1 Vedlegg 2 Innkjøp 07 06 2010.docx Side 6 av 20

Pediatri Dialyse Laboratoriefag Laboratorium Kjemikalier Laboratoriemateriell Legemidler Medikamenter Helsetjenester Helsetjenester Storhusholdning Storhusholding/kantine Mat og catering EU Tekstiler Renhold og tekstiler Klær og tekstiler Vaskeritjenester Difi Difi Energi Forvaltning, drift, vedlikehold, Energi EU Bygningsdrift/-tjenester utvikling (FDVU) Bygg og anlegg Planleggings- og prosjekteringstjenester Park og hage Teknisk utstyr (HB) Håndverkertjenester Risikoavfall EU Difi IKT IKT IKT-utstyr Difi Administrasjon og kontor Administrasjon og kontor Kontormøbler Møbler Hotelltjenester Kopipapir Difi EU Difi EU Transport Transport Transport EU Tjenester Støttetjenester Renholdstjenester Difi Personal/HR Helse Bergen HF Helse Bergen HF EU Helse Bergen HF Andre miljørelaterte utfordringer I tillegg til miljøkriteriesettene i tabellen over, mener delprosjektgruppen at det i arbeidet med miljøfokus i innkjøp og anskaffelser også må settes fokus på følgende miljørelaterte utfordringer: 1. Vurdering av miljøkonsekvenser når spesialisthelsetjenesten står overfor valg av prosedyrer basert på engangs- eller flergangsutstyr. Engangsutstyr gir mindre bruk av kjemikalier til vask, autoklavering og sterilisering, men kanskje mer forbruk av ressurser totalt, inkl emballering og transport. 2. Miljømessig vurdering av fordeler og ulemper med økt hjemmebehandling. Hjemmebehandling betyr totalt sett økt utstyrsmengde, men på den annen side mindre pasienttransport. 3. Utfordringer knyttet til forbruk. Redusert forbruk av varer kan føre til store miljøgevinster. I dette ligger det å være grundig på behovsanalysen i forkant av anskaffelser for å unngå å kjøpe feil produkter som ikke vil bli brukt eller anskaffe produkter man ikke trenger, sjekke om produkter kan lånes i stedet for å kjøpes og lignende 4. Logistikkoptimalisering. Vurderinger av miljøutfordringer knyttet til transport av varer og lagerhold kan gi miljøgevinster. 5. Emballasje. Det er flere utfordringer knyttet til emballasje som bør vurderes som krav i anskaffelser. Det er også verdt å merke seg at Helse Sør-Øst og Helse Midt Norge har inngått kontrollmedlemskap i Grønt Punkt Norge noe som skal ivareta resirkulering av importert emballasje. 2.3 Miljømerking Selv om det i offentlige anskaffelser over nasjonal terskelverdi i hovedsak ikke er åpnet for å kreve et bestemt miljømerke som Svanen eller EU-blomsten, kan innkjøpere ha god bruk for å Vedlegg 2 Innkjøp 07 06 2010.docx Side 7 av 20

kjenne til hvilke produkter som er miljømerket 7 og gjøre bruk av de underliggende kriteriene for miljømerkingen. Krav til dokumentasjon vil da for eksempel være miljømerket Svanen eller lignende. De mest aktuelle miljømerkingene Svanemerket er det offisielle nordiske miljømerket. Det ble innført av Nordisk Ministerråd i 1989 som en felles, offisiell miljømerking i Norden. Symbolet Svanen er basert på logoen til Nordisk Råd, og ordningen omfatter Norge, Sverige, Finland, Island og Danmark. Nordisk Miljømerking har som mål å redusere den totale miljøbelastningen, og Svanen kontrollerer at produkter og tjenester oppfyller definerte miljøkrav blant annet gjennom tester fra uavhengige laboratorier og gjennom kontrollbesøk. EU blomsten er det offisielle europeiske miljømerket, opprettet av EU-kommisjonen. Målet med Blomsten er å gjøre det lettere for forbrukere å velge de mest miljøvennlige produktene. Norge er med på Blomsten som en del av EØS-avtalen. Stiftelsen Miljømerking har ansvar for både Svanen og Blomsten i Norge, på oppdrag fra Barne- og likestillingsdepartementet. Unntak - åpning for å kreve Svanen i papir og trykk Direktoratet for IKT og forvaltning (Difi) ga i februar 2010 ut en veiledning kalt: "Tilrådde miljøkjennetegn for trykksaker og trykkeritenester". 8 Veilederen sier at om virksomheten har som mål å stå fram som en miljøvennlig virksomhet, har man rett til å kreve at trykksaken man henter inn anbud på skal være miljømerket. Dette gjelder uavhengig av terskelverdier. 2.4 Effektiv gjennomføring av miljøkrav Miljøkrav kan stilles på flere måter: 1. Kvalifikasjonskrav for deltakelse i en konkurranse. Kan kun omhandle tilbyder og tilbyders evne til å gjennomføre kontrakten. 2. Skal-krav knyttet til gjenstand eller tjeneste som skal anskaffes (absolutte krav). Kan kun omhandle gjenstand eller form på utførelse av tjenesten som ønskes kjøpt. Absolutte krav betyr at dersom kravet ikke tilfredstilles, så forkastes tilbudet for videre evaluering. 3. Bør-krav (Krav knyttet til tildelingskriteriene). Kan kun omhandle gjenstand eller form på utførelse av tjenesten som ønskes kjøpt. Disse kravene knyttes opp til de angitte tildelingskriterier. Prosjektgruppen mener her at slike krav gjerne kan inngå i tildelingskriterier som kvalitet, funksjonalitet eller lignende, og at man ikke nødvendigvis må ha et eget tildelingskriterium for miljøegenskaper i hver anskaffelse. 4. Kontraktskrav. Krav som ikke trenger være oppfylt ved tilbudsfrist eller kontraktssignering, men som skal oppnås innen en avtalt tidsperiode. Kan gi mulighet for å strekke seg etter noe, uten risiko for å måtte investere med usikkerhet mht utfall av konkurransen. Miljøkrav vil i de fleste anskaffelser i offentlig sektor bli vektet vesentlig lavere enn hhv totalkostnad og kvalitet/brukervennlighet/funksjonalitet. For at miljøperspektivet likevel skal bli hensyntatt i størst mulig grad og på en best mulig effektiv måte er det derfor prosjektgruppens anbefaling at innkjøpsansvarlige i større grad blir bevisste på å bruke krav av type 1, 2 og kanskje særlig type 4. 7 http://www.ecolabel.no/svanemerkede-produkter/ 8 http://www.anskaffelser.no/dokumenter/anbefalte-miljokriterier-for-trykksaker-og-trykkeritjenester Vedlegg 2 Innkjøp 07 06 2010.docx Side 8 av 20

3 Økonomiske sider ved å stille miljøkrav 3.1 Livssykluskostnader Lov om offentlige anskaffelser ( 6) stiller krav om at virksomheten allerede på planleggingsstadiet tar hensyn til livssykluskostnader. Livssykluskostnader omfatter alle kostnader i løpet av en anskaffelses levetid. Dette innebærer at oppdragsgiver plikter å kartlegge og vurdere miljømessige konsekvenser av anskaffelser og om behovet kan dekkes på måter som gir mindre skadelige miljømessige konsekvenser. Lovens krav innebærer at det skal vurderes om det skal gjøres en analyse med beregninger og vurderinger av den totale kostnaden ved anskaffelsen inkludert forvaltning, drift og vedlikehold og utvikling ikke bare innkjøpskostnad. Dette gjøres gjennom livssykluskostnadsberegninger. Livssykluskostnader ivaretas forskjellig etter anskaffelsens art og det arbeides derfor fra sentralt hold med konkret veiledning for både varer, tjenester, bygg og anlegg og IKT. Oppdragsgiver skal så langt det er mulig, stille konkrete miljøkrav til produktets ytelse eller funksjon, jf forskrift om offentlige anskaffelser 8-3 (1) og 17-3 (1). 3.2 Økonomiske konsekvenser Det er grunn til å stille seg spørsmål om hvorvidt det vil komme ekstra kostnader ved å stille miljøkrav. EU kommisjonen ba Pricewaterhouse Coopers utrede dette spørsmålet gjennom en analyse av offentlige anskaffelser i syv av de grønneste" EU-landene (Sverige, Finland, Danmark, Storbritannia, Tyskland, Østerrike og Nederland). Rapporten ble utarbeidet i 2009 og foreligger nå på engelsk. 9. Se figur 1 10 FIG1 9 www.anskaffelser.no 10 www.anskaffelser.no/nyheter/2009 Vedlegg 2 Innkjøp 07 06 2010.docx Side 9 av 20

Rapporten viser at landene som deltok i undersøkelsen sparer penger på å ta miljøhensyn i sine offentlige anskaffelser. I gjennomsnitt sparte man 1 % på disse anskaffelsene. Årsaken er at man tar hensyn til livsløpskostnadene ved anskaffelsen (LCC). Dette viser at selv om investeringskostnaden ofte var høyere, ga lave drifts- og vedlikeholdskostnader en lavere totalkostnad for miljøvennlige anskaffelser. Besparelsene vises i grafen oventil. Rapporten viser at de områdene der man har mest potensial for å spare, er innenfor bygg, anlegg og eiendom og transport.rapporten sier videre at anskaffelser med miljøhensyn utgjør 45% av anskaffelsene målt i verdien av anskaffelsen, og 55% målt i antallet anskaffelser. Regjeringen ønsker at forbruk og produksjon skal være mest mulig bærekraftig.og i handlingsplanen Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser fra 2007 11 står det at offentlig sektor må gå foran å vise vei ved å legge vekt på miljømessige konsekvenser ved anskaffelsen og livssykluskostnader. I noen tilfeller må man regne med at dette også kan føre til økte kostnader i enkeltanskaffelser. Det å ta hensyn til miljømessige konsekvenser av en planlagt anskaffelse og også legge vekt på livssykluskostnader - vil ofte være to sider av samme sak. Noen ganger vil en miljøvennlig løsning kunne være dyrere ved selve anskaffelsen, men kunne ha lavere driftskostnader, noe som vil kunne medføre at livssykluskostnadene er lavere totalt sett. Oppdragsgiver skal spesifisere ytelsen så åpent som mulig slik at det åpnes for størst mulig konkurranse ved at flere mulige løsningsalternativer kan bli tilbudt. Dette gjøres ved å beskrive anskaffelsen ved en behovsspesifikasjon eller ved angivelse av funksjonskrav. På denne måten oppnår man at leverandører med mer miljøvennlige løsninger kan tilby sine ytelser. Kravspesifikasjonen kan inneholde nødvendige minimumskrav eller tekniske spesifikasjoner til produktet eller løsningen, men de må beskrives objektivt og på en slik måte at det ikke begrenser konkurransen unødvendig. 4 Etiske krav 4.1 Bakgrunn I følge Lov om offentlige anskaffelser ( 1) skal offentlige anskaffelser gjennomføres med mest mulig effektiv ressursbruk og på en samfunnstjenlig måte. Offentlig sektor er i større og større grad blitt en del av den globale handelen med varer og tjenester. Mange av de varene som kjøpes inn, for eksempel sykehustekstiler og medisinsk utstyr, er produsert i lavkostland, og er i risikosonen for å ha vært produsert under kritikkverdige forhold. Det er dermed ikke nødvendigvis mest samfunnstjenelig å bare bruke pris og kvalitet som kriterier for en anskaffelse, men å tenke samfunnsansvar gjennom å sette krav både for miljø, klima og sosiale forhold. Etisk handel i offentlig sektor er forholdsvis upløyd mark. I tillegg til mandatet til dette prosjektet er de regionale helseforetakene også i foretaksprotokollen for 2010 12 blitt bedt om å se på dette temaet, med denne formuleringen (hentet fra Helse Sør-Øst og tilsvarende for de andre regionale helseforetakene): - Foretaksmøtet ba Helse Sør-Øst RHF sammen med de øvrige regionale helseforetakene vurdere hensiktsmessig oppfølging av veilederen Etiske krav i offentlige anskaffelser, 11 Miljø- og handlingsplan I offentlige anskaffelser. Handlingsplan 2007-2010 12 http://www.regjeringen.no/nb/dep/hod/tema/sykehus/styringsdokumenter/protokoller-forforetakene/foretaksmoter/foretaksmote-i-helse-sor-ost-26012010.html?id=592358 Vedlegg 2 Innkjøp 07 06 2010.docx Side 10 av 20

herunder eventuell utarbeidelse av egne handlingsplaner. Foretaksmøtet ba om at en særlig vurderer oppfølging av etisk handel med medisinsk utstyr. 4.2 Definisjoner Etisk handel Med etisk handel menes at offentlig og privat næringsvirksomhet tar samfunnsansvar i vid forstand og ivaretar menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, utvikling og miljø i forbindelse med sine innkjøp. Med dette mener man ikke å utestenge leverandører som ikke kan bevise en etisk leverandørkjede og på den måten boikotte eller bidra til redusert import fra lavinntektsland, men være med å bidra til å bedre arbeidsforhold i disse landene. Det er de private bedriftene som har gått foran og satt krav til etiske leverandørkjeder, først i 2007 begynte en del offentlige virksomheter å sette krav til sine leverandører. Leverandørkjeder En leverandørkjede utgjøres av de aktørene som er involvert i fremstillingen av en vare, fra råvare til ferdig produkt. Leverandørkjedene til produkter spesialisthelsetjenesten benytter seg av, kan ofte være lange og kompliserte. Det er derfor viktig å merke seg at man i noen grad må presisere antall ledd ned i leverandørkjeden man ser for seg at man skal stille krav tilog følge opp. En undersøkelse 13 gjort av Bærum kommune i 2009 viste at kun 38% av leverandører til offentlig sektor kjenner hele verdikjeden/leverandørkjeden sin. ILOs kjernekonvensjoner 14 International Labour Organization (ILO) er FNs internasjonale særorganisasjon for arbeidslivet. ILO er en sammenslutning av representanter for verdens regjeringer, arbeidstakerorganisasjoner og arbeidsgiverorganisasjoner. ILO har nedfelt mange konvensjoner. De viktigste og mest sentrale konvensjonene omtales som ILOs kjernekonvensjoner. Kjernekonvensjonene, til sammen åtte, definerer minimumsstandarder for utvalgte områder innen arbeidslivet. Disse omhandler blant annet forbud mot barnearbeid, retten til fri og uavhengig organisering og retten til kollektive forhandlinger, forbud mot diskriminering og forbud mot tvangsarbeid. I Norge er det vedtatt en egen forskrift om lønns- og arbeidsvilkår 15 i offentlige kontrakter for å hindre såkalt sosial dumping. 4.3 Statlige føringer I Regjeringens Handlingsplan for miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser 2007-2010. Her heter det at... offentlige virksomheter bør gå foran og være ansvarlige forbrukere som etterspør miljøvennlige varer og varer som er tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder. I 2009 ga Barne- og likestillingsdepartementet og Fornyingsdepartementet ut en veileder for etiske krav i offentlige anskaffelser. Denne ble sendt ut til alle offentlige innkjøpere med innstilling om å ta den i bruk. Veilederen er anbefalt tatt i bruk i Foretaksprotokollen for de regionale foretakene i 2010. 13 Bærum kommune 2009 14 www.ilo.org 15 http://www.lovdata.no/for/sf/fa/xa-20080208-0112.html Vedlegg 2 Innkjøp 07 06 2010.docx Side 11 av 20

4.4 Omdømme Offentlig sektor er en del av den globale handelen med varer og tjenester. Mange av de varene som offentlige virksomheter kjøper inn, for eksempel arbeidsuniformer, sykehustekstiler, belegningsstein, utstyr til barnehager, vann- og avløpsutstyr, er produsert i lavkostland, og kan være produsert under kritikkverdige forhold. I 2006 opplevde Sverige sin første, store skandale. Saken dreide seg om import av kinesisk gatestein til Gøteborg kommune. I en radiodokumentar ble det fremsatt påstander om barnearbeid. Året etter ble landet rystet av en ny skandale. I rapporten og filmen Vita rockar och vassa saxar 16 ble det dokumentert grove brudd på arbeidstakerrettigheter og barns rettigheter i produksjonen av utstyr til svenske sykehus. I Norge i 2007 ble Stavanger kommune hengt ut som etikk-versting i Erling Borgens dokumentarfilm, De fattiges plass 17, en film om hvor stein til Stavangers stolthet, Tusenårsstedet, et nytt torg brolagt med hvit stein stein som det viste seg kom fra steinbrudd i India med utstrakt bruk av barnearbeid. Deretter kom det en rapport fra Framtiden i våre hender i 2008 som viste at statlige virksomheter, i dette tilfelle Helse Sør- Øst, Politiet og Forsvaret, ikke stilte etiske krav i innkjøp. De anskaffelsene som ble vist som eksempler, var tekstiler og uniformer. 18 4.5 Helse Sør-Øst stiller etiske krav Helse Sør-Øst har stilt etiske krav i regionale anskaffelser siden 1.januar 2010. I de reviderte etiske retningslinjene for foretaksgruppen står følgende: Helse Sør-Øst skal være en pådriver for etisk handel og plikter å stille krav til en etisk leverandørkjede der hvor dette er en aktuell problemstilling. Helse Sør-Øst er som medlem av organisasjonen Initiativ for etisk handel (IEH) forpliktet til å følge IEHs Code of Conduct og jobbe for en forbedring av arbeids- og menneskerettigheter og miljø i produksjonen av varer og tjenester til Helse Sør-Øst. Det skal i alle regionale anskaffelser og andre fellesanskaffelser settes etiske krav hvis en risikovurdering av produkt og leverandørkjeder tilsier det. Helse Sør-Øst vil etablere et eget system for oppfølging av leverandørene. Helse Sør-Øst meldte seg våren 2009 inn i organisasjonen Initiativ for etisk handel og har hatt stor nytte av medlemskapet ved å kunne benytte seg av kurs, rådgivningstjenester og ulike typer verktøy. 4.6 Drøfting I foretaksprotokollen for de regionale helseforetakene fra Helse- og Omsorgsdepartementet 2010 er det, som tidligere nevnt, anbefalt å sette etiske krav i anskaffelser av medisinsk utstyr. Det står i protokollen at man anbefaler å ta i bruk den statlige veilederen om etiske krav i offentlige anskaffelser som ble utgitt i fjor av organisasjonen Initiativ for etisk handel på oppdrag fra Barne- og likestillingsdepartementet. I veilederen anbefales det at man tar en riskovurdering ved alle store innkjøp for å se om det er grunn til å sette etiske krav. Man bør ikke sette etiske krav i alle innkjøp. Det er flere 16 http://www.norwatch.no/20070328115/underleverandorer/annet/pinsetter-og-sakser-uten-etikk.html 17 http://www.aftenbladet.no/lokalt/article470908.ece 18 http://www.norwatch.no/20080709870/underleverandorer/tekstil/innkjop-uten-etikk.html Vedlegg 2 Innkjøp 07 06 2010.docx Side 12 av 20

grunner til dette, det ene er at man etter loven er pliktig til å følge opp de krav man setter, og dette vil bli vanskelig ved å sette krav i alle anskaffelser, det andre er bevisstgjøring i anskaffelsen ved å gjøre en vurdering og den hjelpen dette kan gi når disse kravene senere skal følges opp hos leverandør. De kravene man så stiller, bør legges inn i kontrakten med leverandør og det naturlige er å bruke krav om oppfyllelse av ILO s kjernekonvensjoner. Dette er også anbefalt i veilederen. Juridiske forhold Det nasjonale og internasjonale regelverket for offentlige anskaffelser er ikke til hinder for å sette etiske krav. Det er lov å stille etiske krav, men de må følges opp. I 2007 undersøkte jurister i Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) muligheten for å stille etiske krav i offentlige anskaffelser 19. På bakgrunn av korrespondanse med EU-kommisjonen, har SKL konkludert med at offentlige oppdragsgivere kan stille slike krav. Disse er: FNs barnekonvensjon. artikkel 32, ILOs åtte kjernekonvensjoner, og arbeidslovgivningen i produsentlandet. SKL anbefaler å ha kravene med som kontraktsvilkår. Videre understrekes det at oppdragsgiveren er forpliktet til å påse at kravene følges opp. I februar 2008 forelå en norsk juridisk utredning 20 om etiske og sosiale krav ved offentlige anskaffelser. Denne konkluderer med at det er et betydelig handlingsrom for å stille etiske krav i alle faser i anskaffelsesprosessen, og særlig i kontraktsgjennomføringen da denne fasen er mindre regulert enn de andre fasene. I utredningen legges det vekt på at kravene ikke må formuleres på en måte som gjør at de kommer i konflikt med kravene til konkurranse, ikkediskriminering/likebehandling, proporsjonalitet, transparens og etterprøvbarhet. Utredningen understreker videre at kravene må følges opp. Oppfølging og ressurser Alle erfaringer fra bedrifter som har begynt å stille etiske krav i innkjøp viser at det er en lang og møysommelig prosess og det er urealistisk å tro at man kan forsikre seg helt mot uetiske ledd i leverandørkjeden. Arbeidet med etisk handel forutsetter internasjonalt samarbeid og felles tilnærmingsmåter. Varige forbedringer i globale leverandørkjeder krever oppmerksomhet og engasjement fra mange samfunnsaktører. Som en stor offentlig innkjøper er det riktig og viktig at Helse-Norge er en pådriver for å ta tak i denne problematikken. Det å sette krav til en etisk leverandørkjede er ikke uproblematisk. I det øyeblikket man setter kravet, så må man altså etter regelverket også følge opp kravet. Dette krever både kunnskaper og riktig verktøy fra innkjøpsorganisasjonen. Det er viktig å se på at dette både vil ta tid og kreve en del ekstra ressurser. Vi må være klare over at dette er et nytt krav også for mange av leverandørene og bare det å kunne dokumentere sin egen leverandørkjede vil for mange leverandører være et tidkrevende arbeid. Helse Sør-Øst har vedtatt å lage en egen policy for etisk handel og allerede i 2010 igangsette minimum ti revisjoner innen dette området. Her vil man benytte seg av den fordelen man har ved å være medlem i organisasjonen Initiativ for etisk handel og benytte seg av deres nettverk ute i verden. Ved siden av vil det prøves ut å benytte seg av revisjonsfirmaer som Det Norske Veritas, Sedex eller andre. De andre regionale helseforetakene vil kunne dra nytte av Helse Sør-Østs erfaringer i sitt oppfølgingsarbeid. I stor grad kan man også se for seg samarbeid om å følge opp leverandører da det i svært mange tilfeller gjelder de samme leverandørene. Innkjøpere og avtaleforvaltere vil måtte tilegne seg en del kunnskaper om det å sette- og følge opp etiske krav. Helse Sør-Øst RHF har ansatt en person i det regionale foretaket for å jobbe 19 www.etiskhandel.no/artikler/2478.html 20 Barne- og likestillingsdepartementet 2008 Vedlegg 2 Innkjøp 07 06 2010.docx Side 13 av 20

med miljø- og samfunnsansvar i innkjøpsvirksomheten for å kunne samordne kurs, opplæring, erfaringsutveksling og rapportering. Ved innføring av etiske krav i anskaffelsene i de andre regionale foretakene bør det vurderes å avsette en del ressurser i innkjøpsorganisasjonen. Det bør også etableres et nasjonalt nettverk for erfaringsutveksling og ressursutnyttelse. 5 Innovasjon I Stortingsmelding nr 7 (2008-2009) Et nyskapende og bærekraftig Norge 21 står det at staten ønsker å fremme innovasjon gjennom offentlige anskaffelser. Offentlig kjøpekraft kan fremme og stimulere bedriftene til å utvikle nye eller forbedrede varer, prosesser og tjenester. Det blir presisert at ved å gå foran som en krevende kunde kan derfor offentlig sektor gi insentiver til nytenkning og innovasjon. For at norske helseforetak skal bli innovative i sitt miljøarbeid innen anskaffelser vil det være nødvendig å signalisere dette tydelig i de ulike foretaks anskaffelsesstrategier. Direktoratet for ikt og forvaltning anbefaler 22 en del aktiviteter som kan fremme innovasjon, dette er blant annet:: - Å kommunisere og konsultere med leverandører for å teste gjennomførbarhet og undersøke kostnadsbilde til fremtidige anskaffelser - Å kommunisere tidlig langsiktige planer med leverandører - Ta i bruk konkurransepreget dialog - Bruke kravspesifikasjon som beskriver funksjonen eller behovet til anskaffelsen i stedet for tradisjonelle tekniske spesifikasjonskrav - Være mottakelig for anskaffelse av varer og tjenester som ikke er ferdig utviklet - Gjennomføre risiko og sårbarhetsanalyser - Inngå forsknings- og utviklingskontrakter - Gjennomføre leverandørutviklingstiltak Delprosjektgruppen slutter seg til direktoratets anbefalinger, men påpeker også at det gjenstår mye arbeid i spesialisthelsetjenesten med å stille relevante miljøkrav og være bevisste miljøvennlige innkjøpere. Det er grunn til å tro at opplæring av innkjøpere og et mer bevisst forhold til miljøkrav i alle anskaffelser vil være et stort skritt i riktig retninger og være et tydelig incitament til leverandører om å være innovative ved å kunne tilby flere miljøvennlige produkter. I tillegg vil det være hensiktsmessig å se innkjøp og miljø relatert til innovasjon i lys av andre sentrale satsinger, herunder det nasjonale leverandørutviklingsprogrammet for perioden 2010-2014 23 og det nasjonale nettverket for behovsdrevet innovasjon i helsesektoren (Innomed) 24, som nylig har utgitt en tiltaksplan. 21 Nærings- og handelsdepartementet 2008 22 http://www.anskaffelser.no/tema/innovasjon 23 http://www.ks.no/pagefiles/8776/nho.pdf 24 http://www.helsedirektoratet.no/portal/page?_pageid=134,67665&_dad=portal&_schema=portal&_piref134 _76551_134_67665_67665.artSectionId=7026&navigation1_parentItemId=996&_piref134_76551_134_67665_ 67665.articleId=57940 Vedlegg 2 Innkjøp 07 06 2010.docx Side 14 av 20

6 Organisering av innkjøpsarbeidet og HINAS sin rolle 6.1 Generelt Innkjøpsarbeidet i spesialisthelsetjenesten i Norge er noe ulikt organisert i de fire regionene, hvor anskaffelsene i hovedsak gjennomføres lokalt/regionalt pr helseforetak via ulike former for regionale innkjøpssamarbeid, eller nasjonalt samordnet via HINAS. I hver enkelt region er det etablert et innkjøpsnettverk på tvers av Helseforetakene, hvor regional samordning av anskaffelser vedtas og innkjøpsfaglige tema og problemstillinger diskuteres. På nasjonalt nivå er det også etablert en nettverksgruppe Nasjonalt nettverk for innkjøp i helseforetakene (NNI). Hver helseregion har en representant i NNI og representerer den respektive administrerende direktør i den operative dialogen med HINAS. NNI utgjør styringsgruppe i alle nasjonale anskaffelser og skal derigjennom godkjenne prosjektplan for den enkelte anskaffelse, godkjenne konkurransegrunnlag og beslutte tildeling. Helseforetakenes Innkjøpsservice AS, HINAS, ble stiftet i 2003 og eies av de fire regionale Helseforetakene. HINAS skal bidra til verdiskapning i helseforetakene gjennom å samordne innkjøp mellom helseforetakene på nasjonal basis. 6.2 Miljøarbeid i HINAS På lik linje med innkjøpsfunksjonene i det enkelte RHF og HF, arbeider HINAS for å oppfylle krav og målsetninger spesifisert i handlingsplan Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser. HINAS tar hensyn til miljøkonsekvenser ved planleggingen av den enkelte anskaffelse som gjennomføres. Så langt det er mulig stilles konkrete miljøkrav til ytelsen eller funksjonen til produktet. Fastsettelse av riktige miljøkrav i anskaffelser, er krevende og et forholdsvis nytt område for innkjøpere. Det er derfor behov for styrket kompetanse og klare retningslinjer for innkjøpere på dette området, på alle nivå HF/RHF/HINAS. Det er videre hensiktsmessig at spesialisthelsetjenesten opptrer samlet i forhold til miljøkrav i anskaffelser. Ut over de nasjonale anskaffelsene som HINAS selv gjennomfører, har selskapet i dag ingen rolle som miljøpådriver i øvrige innkjøp i helsesektoren. 6.3 Etablering av ny kompetanseenhet i tilknytning til HINAS De regionale helseforetakene ble i foretaksmøte 2009 gitt i oppdrag å utrede og vurdere etablering av en nasjonal kompetanseenhet for offentlige innkjøp, med utgangspunkt i HINAS. Arbeidsgruppen, bestående av representanter fra alle RHF og HINAS, leverte sin utredning i desember 2009. På bakgrunn av denne utredningen ble de fire RHF i foretaksmøte i januar 2010 gitt følgende oppdrag: Føretaksmøtet la til grunn at det vert satt i gang tiltak for å møte dei utfordringane som rapporten beskriv. Føretaksmøtet bad RHFène bidra til å etablere ei felles kompetanseeining knytt til Helseforetakenes Innkjøpsservice AS. Kompetanseeininga skal m.a. ivareta følgjande oppgåver: - Utarbeide opplegg for og forvalte standardisert opplæring - Utarbeide rutinar, standardar og hjelpemiddel for gjennomføring av prosessar for innkjøp - Gi rådgiving i arbeidet med innkjøpsstrategi for den enkelte verksemda - Yte uavhengig kvalifisert juridisk og innkjøpsfaglig rådgiving og kvalitetssikring retta mot alle trinn i prosessane med å kjøpe inn og følgje opp kontraktar. Vedlegg 2 Innkjøp 07 06 2010.docx Side 15 av 20

Utredningen i juli 2009 fra arbeidsgruppen omtaler både aktuelle oppgaver for kompetanseenheten, egenskaper denne skal ha og organisatorisk tilknytning. I forhold til aktuelle arbeidsoppgaver for kompetanseenheten legger utredningen vekt på både etiske forhold og miljø- og samfunnsansvarsforhold i anskaffelsesprosesser som viktige oppgaver som nasjonal kompetanseenhet skal ivareta. Oppdraget til RHF-ene i foretaksprotokollene for 2010 om å videreføre arbeidet fra 2009 og etablere ny kompetanseenhet tilknyttet HINAS, ble først kjent for dette delprosjektet etter at mandatet var gitt og arbeidet startet opp. Delprosjektet har likevel valgt å legge til grunn at arbeidet med etablering av kompetanseenheten blir videreført og at miljø, etikk og samfunnsansvar i.f.m. innkjøp blir sentrale forhold som enheten skal ivareta. Delprosjektet vil understreke betydningen av at oppbyggingen og utviklingen av kompetansen som skal ivareta miljø og samfunnsansvar skjer i tett samarbeid med ressurspersoner i helseforetakene og de regionale helseforetakene. Dette er en viktig suksessfaktor som vil bli omtalt i den videre drøftingen. På bakgrunn av oppdraget til RHFene om å etablere en ny nasjonal kompetanseenhet tilknyttet HINAS, mener delprosjektet det er naturlig å vurdere hvorvidt denne enheten kan påvirke at innkjøpene innenfor spesialisthelsetjenesten utføres med likeartede krav. Derfor har delprosjektet valgt å ikke dele beskrivelsen inn i innkjøp som HINAS forestår og innkjøp som helseforetakene selv forestår, ref. mandatet for delprosjektet. Kompetanseenheten bør være en nasjonal enhet som bistår innkjøperne både i helseforetakene, RHF-ene og HINAS. Kompetanseenhetens arbeidsoppgaver I utredningen av januar 2010, foreslås følgende vedrørende nasjonal kompetanseenhet sine oppgaver: Arbeidsgruppa ser for seg at følgjande oppgåver kan vere aktuelle å leggje til ei nasjonal eining: Utarbeide og forvalte standardisert opplæring - Utvikle og etablere aktuelle e-læringsløysingar for innkjøparar - Utvikle og etablere aktuelle e-læringssystem for linjeleiarar og andre medarbeidarar med bestillingsfullmakt - Utarbeide og forvalte ei sertifiseringsordning for innkjøparar Basert på beste praksis, utarbeide rutinar, standardar og hjelpemiddel for gjennomføring av anskaffingsprosessane, som oppdragsgjevar(ane) er einige om med fokus på: - Innkjøpsfaglige forhold - Juridiske forhold - Etiske forhold - Miljø- og samfunnsansvarforhold Yte rådgiving i arbeidet med å utvikle anskaffingsstrategi på verksemdsnivå Yte uavhengig kvalifisert juridisk og innkjøpsfagleg rådgiving og kvalitetssikring retta mot alle steg i ein anskaffingsprosess og ved kontraktsoppfølging gjennom: - Dokumentgjennomgang - Utgreiing av særskilde spørsmål/problemstillingar - Servicetelefon Med utgangspunkt i disse overordnede oppgavene mener delprosjektgruppen det er hensiktsmessig å definere spesifikke oppgaver kompetanseenheten bør ha, for å bidra til miljøvennlig og etiske innkjøp i spesialisthelsetjenesten. Vedlegg 2 Innkjøp 07 06 2010.docx Side 16 av 20

Utarbeidelse av felles miljøkrav til bruk i anskaffelser Kompetanseenheten bør ha et ansvar for å utarbeide standarder og hjelpemiddel i form av felles miljøkrav som settes til ulike produkter/tjenester i anskaffelser. Dette skal være et viktig verktøy for innkjøpere både i HF, RHF og HINAS for å sikre at anskaffelser på alle nivå skjer med relevante miljøkrav. Som tidligere vist i rapporten er det spesielle hovedgrupper det vil være særdeles viktig å utvikle slike felles miljøkrav på. I dag pågår det et omfattende arbeid i direktoratet for ikt og forvaltning, Difi for å utarbeide miljøkrav innenfor ulike produkt- og tjenestegrupper. Difi har gjennom portalen www.anskaffelser.no lansert miljøkrav på 17 produkt- og tjenesteområder. Delprosjektgruppen ser på det arbeidet som Difi nå gjør som viktig, og mener at verktøyet som presenteres gjennom www.anskaffelser.no er en metode kompetanseenheten kan bygge videre på. Det bør derfor inngås et samarbeid mellom Difi og kompetanseenheten for å utarbeide felles miljøkrav på anskaffelsesområder som er særlig sentral for spesialisthelsetjenesten, som for eksempel medisinsk utstyr. Opplæring om miljøkrav i anskaffelser På opplæringssiden tilbyr Difi i dag temakurs som omhandler miljø, samfunnsansvar og etikk i offentlige anskaffelser. Kurset fokuserer på hvordan miljøhensyn kan vektlegges og integreres i anskaffelsesprosessen, hvordan kravene i gjeldende regelverk kan ivaretas, samt hvordan etisk handel kan gjennomføres i praksis i tråd med veileder for etiske krav i offentlige anskaffelser. Målgruppen for kurset er ledere, mellomledere og innkjøpere. Delprosjektgruppen ser for seg at et opplæringstilbud må være tett på sektoren på en måte som Difi i dag ikke kan tilby. Vi kan derfor tenke oss at kompetanseenheten får et ansvar for å utvikle et opplæringstilbud tilpasset ledere og innkjøpere i spesialisthelsetjenesten. Et slikt opplæringstilbud kan gjerne utvikles i et samarbeid mellom kompetanseenheten og Difi. Difi har også kommunisert at de er interessert i et samarbeid samt medvirke til kompetansehevingstiltak innenfor spesialisthelsetjenesten. Det er verdt på merke seg at det ligger gode muligheter i å benytte seg av e-læring som et verktøy. Dette er en kurs-type som er blitt mer og mer vanlig i sektoren og som gir gode muligheter til effektiv ressursutnyttelse. Kommunikasjon En sentral oppgave for kompetanseenheten vil være å informere om verktøy og opplæringstilbud til ledere og innkjøpere i spesialisthelsetjenesten. Det er selvsagt en forutsetning for å nå mål om relevante miljøkrav i anskaffelser, at disse har kompetanse på og tar i bruk det verktøy som utarbeides. Kompetanseenheten bør derfor etablere en portal hvor all informasjon og verktøy er lett tilgjengelig for målgruppen. Videre bør kompetanseenheten fungere som en veileder/rådgiver for innkjøpere i deres arbeid med anskaffelser, og være behjelpelig i løsning av konkrete problemstillinger og spørsmål. Standardisert veileder for hvordan innkjøpere gjennom anskaffelser skal bidra til at spesialisthelsetjenesten tar miljø- og samfunnsansvar bør utarbeides av kompetanseenheten. En portal bør også inneholde et lukket område hvor målgruppen kan finne eksempler på kravspesifikasjoner og kontrakter hvor det er stilt riktige miljøkrav både til ytelse/produkt, og leverandør. Kompetanseenheten bør også bidra til å sette miljøkrav på dagsorden og bidra til økt bevissthet rundt disse problemstillingene blant målgruppen. Elektroniske nyhetsbrev og temakonferanser er metoder som bør benyttes for hele tiden å øke kunnskapen om området. Vedlegg 2 Innkjøp 07 06 2010.docx Side 17 av 20

Det vil også være et ansvar for de regionale helseforetakene å implementere bruk av det verktøy og den opplæringen som utvikles og tilbys. Det er viktig at RHF og HF har et ansvar for at dette blir implementert og fulgt opp i egne organisasjoner. 6.4 Ressurser, kompetanse og samarbeid med HF/RHF En forutsetning for at en kompetanseenhet skal kunne ivareta oppgaver og ansvar som definert over, er at enheten har høy kompetanse og et tydelig mandat, slik at kompetansenheten representerer en faglig autoritet som leverer høy kvalitet på sine tjenester. Det er en opplagt forutsetning for at tjenestene skal bli benyttet og at enheten blir lyttet til i forbindelse med ivaretakelse av miljø- og ansvarsforhold i anskaffelser. Delprosjektgruppen slutter seg til beskrivelsen av enhetens egenskaper som er beskrevet i rapporten Å sikre betre kvalitet i anskaffingsprosessane i helsesektoren : - Enheten bør være nasjonal - Enheten må ha god juridisk kompetanse retta mot innkjøp og oppfølging av kontrakter - Enheten må ha innkjøpsfaglig kompetanse - Enheten må ha kompetanse innenfor miljø- og samfunnsansvar (etiske, sosiale og miljømessige standarder) - Enheten må ha god bransjekunnskap og forretningsmessig forståelse - Enheten må ha definerte fullmakter med mandat og beskrivelse av oppgaver den skal ha - Enheten må både ha tillit og representere en autoritet for anskaffelsesvirksomheten i spesialisthelsetjenesten. Samarbeid med de regionale foretakene Med tanke på omfang av anskaffelser som gjennomføres på alle nivå i spesialisthelsetjenesten, samt omfang av personer som er involvert i disse prosessene, er kompetanseenheten helt avhengig av et tett samarbeid med det regionale nivå for å lykkes. Videre vil kompetanseenheten være helt avhengig av den kompetanse ressurspersoner ute i foretakene besitter for få god kvalitet på det utviklingsarbeidet (verktøy, veiledning og opplæring) kompetanseenheten skal gjøre. For å bidra til at anskaffelser skjer med både etiske krav og krav til miljø vil det derfor være helt avgjørende å holde fokus på og styrke arbeidet som foregår på det regionale nivå. Faglig nettverksgruppe Delprosjektgruppen mener det bør opprettes et ansvarlig nettverk bestående av ressurspersoner på fagområdet fra de regionale helseforetakene. Nettverket bør bestå av ansatte fra de ulike regionale foretakene som får/har tildelt et ansvar for oppfølging av regionens miljø- og samfunnsansvar i anskaffelser. Dette nettverket vil både ha som oppgave og bistå kompetanseenheten i utviklingsarbeidet, samt bidra med informasjon og implementeringsaktiviteter i egen region. Samtidig vil dette nettverket være et faglig nettverk hvor generelle problemstillinger og utfordringer kan drøftes og tiltak iverksettes. Kompetanseenheten er ansvarlig for å koordinere arbeidet i dette nettverket. Det bør videre vurderes om NNI bør være nettverkets styringsgruppe. I vedtak av kompetanseenhetens rolle og mandat, må det fremkomme klart de oppgaver og ansvar enheten har for å bidra til at innkjøp i spesialisthelsetjenesten styrker sektorens samfunnsansvar ved krav til etiske leverandørkjeder og til miljøvennlige anskaffelser. Vedlegg 2 Innkjøp 07 06 2010.docx Side 18 av 20