Saksfremlegg Dato Saksbehandler Direkte telefon Vår referanse Arkivkode 10.12.12 Karin Ask-Henriksen Evaluering av hovedferieavvikling 2012 - Overordnede prinsipper for hovedferieavviklingen 2013 Saksnr. Styret ved Vestre Viken HF 083/2012 20.12.12 Møtedato Trykte vedlegg: 1. Overordnede prinsipper for Hovedferieavviklingen i Vestre Viken HF for 2012. Ingress Vestre Viken HF hadde i 2012 overordende prinsipper for hvordan hovedferieavviklingen i foretaket skulle gjennomføres. Prinsippene ble drøftet med foretakstillitsvalgte og besluttet av foretaksledelsen i februar. Høsten 2012 ble det gjennomført en omfattende evaluering av hovedferieavviklingen i hver enkelt klinikk. Resultatet av evalueringen er behandlet i klinikkenes egne AMU. I tillegg er klinikkenes evalueringer fremlagt i HAMU sitt møte 26. november, sak 27/ 2012. Foretaksledelsen har med bakgrunn i evalueringen fra 2012 fremmet forslag om overordnede prinsipper for Hovedferieavviklingen for 2013. Disse skal drøftes med den 17. desember d.å. Forslag til vedtak Styret for Vestre Viken HF tar den fremlagte sak til orientering. Drammen, 12.desember 2012 Nils Fr. Wisløff Administrerende direktør
Bakgrunn Det er ferielovens bestemmelser som legges til grunn for gjennomføring av ferien. I Vestre Viken HF ble det i 2010, 2011og 2012 i tillegg besluttet overordnede prinsipper for hvordan hovedferieavviklingen i foretaket skulle gjennomføres. Prinsippene ble drøftet med foretakstillitsvalgte og besluttet av foretaksledelsen. De overordene prinsippene skulle bidra til følgende: Sikre en forsvarlig drift av Vestre Viken HF Sikre nok kvalifisert personell gjennom ferieperioden Forhindre brudd på arbeidstidsbestemmelsene Gjennomføre ferieavviklingen til en lavest mulig kostnad for Vestre Viken HF Sikre en forutsigbar og god ferieavvikling for de ansatte Høsten 2012 ble det gjennomført en omfattende evaluering av sommerferieavviklingen for 2012 i hver enkelt klinikk. Resultatet av evalueringen ble behandlet i klinikkenes egne AMU er. I tillegg ble alle klinikkenes evalueringer presentert i HAMU sitt møte 26. november, sak 27/ 2012. HAMU fattet følgende vedtak: HAMU tar den fremlagte evalueringen og tilhørende vurderinger til etterretning. Det anmodes om at dette hensyntas i den videre planlegging for sommerferieavvikling for 2013. Foretaksledelsen har med bakgrunn i evalueringen fra 2012 forslått overordnede prinsipper for Hovedferieavviklingen for 2013. Forslag til overordnede prinsipper skal drøftes med foretakstillitsvalgte den 17.desember Vurdering Evalueringen som er gjennomført viser klinikkenes erfaring med de Overordende prinsippene for Hovedferieavviklingen i Vestre Viken HF for 2012, som ble vedtatt av foretaksledelsen 7. februar 2012. Evalueringen viser at det er mange sammenfallende men også en del ulike erfaringer. Vedr. Hovedferieperiode over 12 uker Her viser klinikkene til ulik praksis både klinikkene imellom men også internt i den enkelte klinikk. Klinikk Kongsberg sykehus og Klinikk Ringerike sykehus har i all hovedsak avviklet ferien over 8 uker mens Klinikk Drammen sykehus og Klinikk Bærum Sykehus samt Psykiatrisk klinikk har benyttet avvikling over 12 uker i mye større grad, men også her med variasjoner internt i klinikken mellom 9 og 12 uker.
Hovedbegrunnelsen som oppgis for ikke å avvikle over 12 uker er at de ansatte ønsker fri i skoleferien, opplevelsen av at det er best tilgang på vikarer i skoleferieperioden og at det er viktig med kort periode med lavaktivitet for å få driften raskt opp igjen. Hovedbegrunnelsen for at 12 uker ble valgt som et hovedprisnipp er at det i mange år har vist seg svært vanskelig å skaffe nok vikarer gjennom sommeren. Ved å avvikle hovedferien over lengre tid enn 8 uker vil behovet for vikarer på samme tidspunkt bli mindre, da færre ansatte er ute i ferie samtidig. Det at flere av våre egne ansatte er tilstede vil også sikre en bedre robusthet mht at det er tilstrekkelig med riktig kompetanse og kjente medarbeidere i avdelingene. Vedr. Planlegging og forberedelse av ferien ( organisering, bemanningsplaner og arbeidsplaner) Alle klinikkene oppgir i evalueringen at det er viktig å starte planleggingen tidlig og i samarbeid med de ansatte selv. At de ansatte selv er med i planleggingen og kan påvirke når ferien legges, gjør at de også er motivert til å gjøre en ekstra innsats for at feriekabalen skal gå opp. Det oppgis også i evalueringen at det er viktig å samhandle på tvers av seksjoner samt lage robuste bemanningsplaner som kan ta høyde for noe fravær. Utfordringene som nevnes fra planleggingsfasen er stort sett sammenfallende: Vikarsituasjonen: Det er vanskelig å skaffe nok vikarer. En del enheter får ofte sent beskjed både om vikar kan påregnes og navn på vikaren. Dette gjelder spesielt der en må bestille vikar fra eksterne vikarbyrå. En rekke vikarer ønsker å jobbe lange og sammenhengende perioder og velger andre steder å jobbe dersom dette ikke kan tilbys. Det oppgis også at tillitsvalgte ikke vil godkjenne turnus med huller, dvs at navn på vikar ikke er oppgitt. Vikarbehovet ved ferieavviklingen har vært dekket av: Sommervikarer (studenter etc) som søker på foretakets annonsering etter ferievikarer Sommervikarer som er rekruttert etter headhunting i Sverige og Danmark og på høgskoler. Foretakets egne deltidsansatte som ønsker å jobbe ekstra Vikarer som har et ansettelsesforhold i foretakets vikarpool Vikarer innleid fra eksterne byrå Det må vurderes om man skal satse mer offensivt på å rekruttere ferievikarer selv gjennom annonsering, headhunting samt å utvide egen vikarpool, enn å benytte vikarer fra eksterne
vikarbyrå. Sistnevnte er de dyreste vikarene og de som alle helseforetak i Norge konkurrerer om. Hybelsituasjonen: En stor utfordring ved egen rekruttering av sommerferievikarer, er problemet med å skaffe hybler til vikarene. Sommeren 2012 var dette en kritisk faktor og bidro til at mange vikarer som i utgangspunktet hadde søkt sommerjobb takket nei til oppdrag. Det anbefales at det på et tidlig tidspunkt innledes et samarbeid med KIS for hvordan denne utfordringen kan løses sommeren 2013. Arbeidsplaner for leger Det er i evalueringen, fra enkelte, påpekt at det ble unødig støy mellom partene i forhold til å lage nye arbeidsplaner for legene i ferieperioden slik det gjøres for de fleste andre yrkesgrupper som jobber dag/kveld og natt. Støyen gikk i hovedsak ut på uenighet i om dette var lovlig ihht overenskomsten mellom Spekter og Dnlf. Saken har vært en landsomfattende problemstilling og Arbeidsretten skal i løpet av mars 2013 ta stilling til uenigheten mellom Spekter og Dnlf. Resultatet her vil være viktig med tanke på hvilke muligheter som ligger med hensyn til å organisere legenes ferie med utarbeidelse av ny arbeidsplan. Stimuleringstiltak, ekstraordinær kompensasjon Foretaksledelsen besluttet ved 2 anledninger i forbindelse med fjorårets ferieplanlegging at det ikke skulle gis ekstraordinære kompensasjon eller etableres økonomiske insentivordninger til ansatte under ferieavviklingen. I evalueringen er det påpekt at det var svært uheldig at andre nærliggende helseforetak gjorde dette til tross for at det var enighet i den regionale foretaksgruppen om at dette ikke skulle skje. Bakgrunnen for at man ikke ønsker å gi ekstra lønn utover tarifflønn er p.g.a uheldig og uønsket lønnsspiraleffekt. Vi konkurrerer om de samme ressursene og det er mangel på vikarer. Det er i tillegg uheldig at enkelte arbeidstakerorganisasjoner oppfordrer sine medlemmer til ikke å bidra ekstra i forbindelse med ferieavviklingen, hvis ikke de får ekstra betalt utover tarifflønn. Vedr. Gjennomføring av hovedferieperioden Alle klinikkene oppgir at gjennomføringen av ferien stort sett fungerte bra. De største utfordringene var knyttet til. Sykdom Ved akutt sykdom var det vanskelig å skaffe vikarer på kort varsel. Dette gjaldt både vikarer fra egen vikarpool og vikarer fra eksterne vikarbyrå. Brudd på arbeidstidsbestemmelsene Til tross for høyt fokus på arbeidstidsbestemmelsen og ukentlig oppfølging i ledermøter melder alle klinikkene at de har hatt brudd. Bruddene er i hovedsak oppstått som følge av at det er arbeidet for mange timer pr dag og pr. uke og at det er arbeidet for mange helger på rad i forhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser om dette. Som årsak til bruddene oppgis akutt sykdom blant personale, behov for å ha spesiell kompetanse tilstede og ledige stillinger
som ikke var besatt før ferien. En del klinikker oppgir også at mange brudd har oppstått som følge av privat bytte av vakter mellom ansatte. Det er leder som skal godkjenne privat bytte av vakter. Det bør diskuteres prinsipielt om privat bytte av vakter som generer brudd på arbeidstidsbestemmelsene skal godkjennes. Vedr. bestillingsrutiner for vikarer Problemstillingen har ikke vært aktuell i alle klinikker. Øvrige klinikker oppgir at bestillingsrutinene har fungert greit, men at HINAS avtalens frister skaper store problemer mht til forutsigbarhet. Det er vikarsentralene i Vestre Viken som har ansvaret for å administrere bestillingene fra klinikkene. Dette for å sikre at bestillingsrutinene blir fulgt i henhold til avtalen og at nødvendig dokumentasjon foreligger. Utfordringene har vært at de eksterne vikarbyråene ikke har klart å levere nok vikarer og at vi ikke har hatt nok tilgjengelige vikarer i egen vikarpool. Alle helseforetak i Norge konkurrerer om de samme vikarene fra de eksterne byråene. Dette gjelder både behovet for sykepleiere og spesielt spesialutdannede sykepleiere. Foretaksledelsens anbefaling av overordnede prinsipper for 2013: Evalueringen som er gjennomført viser at klinikkene har funnet sin måte å gjennomføre hovedferieavviklingen på og at hovedprinsippene i all hovedsak er lagt til grunn men med litt individuell praktisering. Det er klinikkdirektørene som er ansvarlig for å gjennomføre en forsvarlig ferieavvikling for sin klinikk. Med bakgrunn i evalueringen ikke grunnlag for å gjøre de store endringene fra tidligere år med hensyn til hovedprinsipper for 2013. Det anbefales følgende justeringer mht til: Hovedferieperiode For enheter som har inneliggende pasienter og/ eller døgnkontinuerlig drift anbefales det at ferien avvikles over 12 uke. Fra og med uke 24, mandag 10. juni, til og med uke 35,søndag 1. september. Klinikkdirektørene må gjøre en individuell vurdering av hva som er mest hensiktmessig for den enkelte klinikk. Lokale forhold kan tilsi at anbefalingen om 12 uker fravikes. Organisering og gjennomføring av hovedferien skal uavhengig av hvor mange uker den avvikles over Sikre nok kvalifisert personell gjennom ferieperioden Forhindre brudd på arbeidstidsbestemmelsene Gjennomføre ferieavviklingen til en lavest mulig kostnad for Vestre Viken HF Sikre en forutsigbar og god ferieavvikling for de ansatte Organisering av hovedferieperioden Ferieplanleggingen skal starte så tidlig som mulig. Klinikkdirektørene legger frem i ledermøte 12. mars 2013 hvordan klinikken planlegger å organisere driften sommeren 2013. Dette presenteres på samme måte etter en felles mal.
Det forutsettes tett dialog med andre klinikker som berøres av den enkelte klinikks ferieavvikling. Bemanningsplaner/ arbeidsplaner Det skal utarbeides bemanningsplaner og arbeidsplaner for ferieperioden. Mht til endrede arbeidsplaner for leger i ferieperioden vurderes dette nærmere når Arbeidsrettens avgjørelse foreligger. Hybler Det innledes umiddelbart et samarbeid med KIS for å øke tilgangen på hybler til vikarer sommeren 2013. Annonsering Forslag til fellesannonsering/er etter ferievikarer legges frem for klinikkene medio januar. Stimuleringstiltak/ økonomiske insentivordninger Det skal ikke etableres ekstraordinære stimuleringstiltak/ økonomiske insentivordninger i forbindelse med sommerferieavviklingen, verken i form av avtale eller administrative ordninger. Det gjøres en rekke avklaringer mot OUS mht til om deres ekstraordinære betalinger er en del av de lokale overenskomstene Brudd på arbeidstidsbestemmelsene Klinikkene skal ha et forsterket fokus på at arbeidstidsbestemmelsene overholdes slik at antall brudd reduseres vesentlig og blir så få som mulig. Det er ikke anledning til å planlegge driften med brudd. Som tidligere år skal det rapporteres ukentlig på antall brudd gjennom hele ferieperioden. Felles rutiner og mal for dette arbeidet utarbeides. Evaluering Hovedferieavviklingen for 2013 evalueres innen utgangen av oktober 2013. Det utarbeides felles evalueringsmal. Konklusjon Administrerende direktør forslår på denne bakgrunn at styret tar saken til orientering.