MØTEINNKALLING Dato: NB! Mandag 20.06.2016 kl. 17.00 Sted: Store sal, Ås kulturhus Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på rådmannskontoret, servicetorget, bibliotekene, og www.as.kommune.no. Referatsak Saker til behandling Saksliste 41/16 Kommunereformen - s avgjørelse 2016-3 Fremtidig kommunestruktur i Ås 42/16 Ad hoc utvalg for vurdering av miljøutvalg - Sluttrapport med 14 anbefaling 43/16 Organisering av kulturområdet 24 44/16 Follo barne- og ungdomsskole utbygging 37 45/16 Overordnede målsettinger og strategi for vedlikehold av kommunale 43 bygg Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport 11/13 46/16 Reduserte behovsprøvede betalingssatser i kulturskolen 50 47/16 Tiltaksplan for trafikksikkerhet 54 48/16 Tiltaksplan for idrett, nærmiljø og friluftsliv 2017-2020 59 49/16 R-285 Detaljreguleringsplan for hestesenter - Trosterud Nordre 64 50/16 1. tertialrapport 2016 69 16/00321
51/16 Budsjettreguleringer 1.tertial 2016 72 52/16 Valg av lagrettemedlemmer og meddommere ved Borgarting 83 lagmannsrett for perioden 1. januar 2017-31. desember 2020 53/16 Valg av meddommere til Follo tingrett for perioden 1. januar 2017 86 til 31.desember 2020 54/16 Valg av meddommere til særskilt utvalg for jordskiftesaker 89 for perioden 01.01.2017 til 31.12.2020 55/16 Valg av forliksrådsmedlemmer for perioden 1. januar 2017 til 93 31. desember 2020 56/16 Valg av faste møtefullmektiger ved forliksrådet for perioden 1. januar 98 2017 til 31. desember 2020 57/16 Forslag på kandidater til skjønnsutvalg for Akershus 102 perioden 1. januar 2017 til 31. desember 2020 58/16 Sak fra Kontrollutvalget 14.06.2016 - Rådmannens oppfølging av rapporten om vedlikehold av kommunale bygg 59/16 Sak fra Kontrollutvalget 14.06.2016 - Rådmannens oppfølging av rapporten om hjemmetjenester Ettersendes Ettersendes Ås, 14.06.2016 Ola Nordal Ordfører Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf. 64 96 20 03 eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no v/rita Stensrud. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Referatsak Kontrollutvalget 14.06.2016 - Sakspapirer 20.06.2016 Side 2 av 105
Saker til behandling K-41/16 Kommunereformen - s avgjørelse 2016 - Fremtidig kommunestruktur i Ås Til sakslisten Saksbehandler: Trine Christensen Saksnr.: 14/03151-52 Saksgang Møtedato 1 Formannskap 49/16 15.06.2016 2 41/16 20.06.2016 Formannskapets innstilling 15.06.2016: Foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Saksfremlegg Rådmannens innstilling: 1. Ås kommune vil delta i etableringen av en større kommune i Follo. Forutsetningen er at det er kommuner Ås har grense til eller får grense til gjennom andre deltakende kommuner. Den nye kommunen bør omfatte flest mulig av kommunene i Follo. 2. Felles plattform for ny kommune i Follo vedtas og legges til grunn for etableringen av ny kommune. 3. Dersom bare noen av de fem kommunene ønsker en sammenslutning, gis ordfører fullmakt til å fremforhandle endringer i plattformen for å tilpasse denne til de deltakende kommunene. En reforhandlet avtale søkes fremlagt for kommunestyret i september. 4. Eventuelle grensejusteringer vurderes etter at kommunene i Follo har truffet vedtak om kommunestruktur i juni 2016. Ås, 10.06.2016 Trine Christensen Rådmann 20.06.2016 Side 3 av 105
Vedlegg: 1. Felles plattform.pdf 2. Follorapport endelig 3. Ås kommune på egenhånd 4. Beslutningsgrunnlag Frogn Ås Nesodden 5. Kommunereform i Folloregionen Sluttrapport Agenda Kaupang 6. NIVI-rapport 2015-9 Innbyggerundersøkelse Ås 7. Oppsummering av scenarieprosess i Follo SAKSUTREDNING: Sammendrag: Ås kommune har utredet alternativer for framtidig kommunestruktur. skal vedta om Ås skal fortsette som egen kommune eller bli del av en ny kommune i Follo. s vedtak skal sammen med utredningene sendes Fylkesmannen i Oslo og Akershus for videre behandling. Kommunen vil særlig kunne løse oppgavene som samfunnsutvikler og tjenesteyter bedre i en større kommune. Det anbefales å vedta Felles plattform for ny kommune i Follo og legge denne til grunn for byggingen av ny kommune. Bakgrunn for saken: Grunnlaget for kommunereformen ble lagt i Sundvoldenerklæringen med følgende ordlyd: «Det gjennomføres en kommunereform, hvor det sørges for at nødvendige vedtak blir fattet i perioden». Kommunestyrene fatter vedtak om fremtidig kommunestruktur innen utgangen av juni 2016. Målene for kommunereformen er gode og likeverdige tjenester til innbyggerne, en helhetlig og samordnet samfunnsutvikling, bærekraftige og økonomisk robuste kommuner og et styrket lokaldemokrati. Reformen skal ta utgangspunkt i de fire funksjonene kommunene skal ivareta som tjenesteyter, myndighetsutøver, samfunnsutvikler og demokratisk arena. Regjeringens nedsatte ekspertutvalg har kommet fram til et sett kriterier som er anbefalt lagt til grunn for å vurdere kommunenes oppgaveløsing i dag og for å vurdere en framtidig kommunestruktur. Ås kommune har utredet tre alternativer for framtidig kommunestruktur: Ås fortsetter som egen kommune Ås kommune som del av en ny og større kommune i Follo med bakgrunn i Follorapporten - sammen med Enebakk, Frogn, Oppegård og Ski. Ås sammen med Frogn og Nesodden 20.06.2016 Side 4 av 105
Følgende utredninger er gjennomført: Follorapporten - en utredning av muligheter og ulemper ved å bygge en større kommune med utgangspunkt i Enebakk, Oppegård, Ski og Ås, hvor eventuelt også Frogn og Nesodden inkluderes (vedlegg 2) Ås kommune på egenhånd (vedlegg 3) Kommunereform Mulig fremtid for Frogn, Nesodden og Ås ( vedlegg 4) Kommunereform i Folloregionen utarbeidet av Agenda Kaupang på bestilling fra Follorådet (vedlegg 5) Oppsummering av innbyggerundersøkelse våren 2015 NIVI Analyse ( vedlegg 5) Oppsummering av scenarieprosess i Follo, ved prosessleder Jan Dietz, Dietz Foresight AS I vedlagte rapporter er konsekvenser ved ulike løsninger drøftet og vurdert og det vises til vedleggene i sin helhet. Kommunene er i brev fra Fylkesmannen spesielt bedt om å se på kommunens rolle som samfunnsutvikler i de ulike utredningsalternativene. vedtok i k-sak 15/16 å arbeide videre med Folloalternativet og Ås som egen kommune. Med utgangspunkt i «Follorapporten» (vedlegg 2) er det fremforhandlet en Felles plattform for ny kommune i Follo som ble signert av ordførerne i Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski og Ås kommune 3.5.16 (vedlegg1). I kommunestyret k-sak 28/16 ble plattformen vedtatt tatt til orientering og lagt til grunn for innbyggerdialog og videre prosess for arbeid med kommunereformen. skal med bakgrunn i utredninger og innbyggermedvirkning vedta om Ås skal bli del av en ny kommune i Follo eller fortsette som egen kommune. s vedtak skal sammen med utredningene sendes Fylkesmannen i Oslo og Akershus for videre behandling. De fem kommunene bak plattformen skal treffe vedtak om kommunestruktur 20.6.16. På grunn av fristene for utsendelse av sakskart, er rådmannens innstilling skrevet før resultatene av folkeavstemningene i alle kommunene foreligger. Rådmannen vil ettersende protokoll fra valgstyret om gjennomføring og resultat av folkeavstemningen 12.6.16. Rådmannen vil også ettersende en oppsummering av resultatene av folkeavstemningene. Plattform for ny kommune i Follo Plattformen beskriver mål for etablering av en ny kommune i Follo og hva partene har til hensikt å gjennomføre i utviklingen av en felles ny kommune. Den vil gradvis konkretiseres ut fra om alle eller bare noen av partene deltar videre. Den nye kommunen skal hete Follo kommune. Politisk og administrativ ledelse skal lokaliseres i Ski. Det skal legges til rette for et levende lokaldemokrati basert på innbyggermedvirkning og deltakelse. Kommunen skal ha en aktiv og tydelig rolle som samfunnsutvikler ved å samle kommunens ressurser til det beste for innbyggerne og næringslivet i regionen. 20.06.2016 Side 5 av 105
Kommunen skal levere gode, likeverdige, brukervennlige og fremtidsrettede tjenester. Tjenester innbyggerne har behov for i hverdagen skal leveres i nærmiljøet. Det skal vurderes å samle enkelte tjenester for å sikre sterke fagmiljøer, kunnskapsutvikling, innovasjon og et bedre tilbud. Det er et mål å redusere antall selskapsorganiserte interkommunale samarbeid. Follo kommune skal ha en økonomiforvaltning som sikrer en økonomi i balanse som forblir solid i et langsiktig perspektiv. Økonomien skal innrettes slik at kommunen har evne til større investeringer. Kommunen skal være en attraktiv og inkluderende arbeidsgiver som gir utviklingsmuligheter for den enkelte ansatte og for organisasjonen samlet. Det skal oppnevnes en politisk fellesnemnd med fem representanter fra hver av dagens kommuner som skal forberede og gjennomføre arbeidet med å etablere og bygge den nye kommunen fram til den trer i kraft 1.1.2020. Det skal også opprettes et partssammensatt utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Dersom det blir vedtatt å opprette Follo kommune, er det enighet om å etablere en foreløpig fellesnemnd etter kommunestyrenes vedtak i juni 2016 som skal sikre politisk koordinering i kommunene fram til fellesnemnda trer i kraft. Medvirkning og innbyggerdialog Våren 2015 gjennomførte Ås kommune en innbyggerundersøkelse med bistand fra NIVI Analyse. Det var 600 respondenter fra alle valgkretser. Undersøkelsen viste at innbyggerne er tydelig delt i sin tilhørighet. Den er sterk til sitt bostedsområde for alle og relativt sterk tilhørighet til Ås kommune for de som bor sør i kommunen Ås sentrum og Rustad, Kroer, Brønnerud. I Solberg, Sjøskogen, Nordby området kan det synes som en har et sterkere forhold til Follo og bruker Ski som sentrum. Undersøkelsen viste da at 38% var mot en kommunesammenslutning, 41 % var for sammenslutning, 21 % var usikre. Den gav samtidig signaler om at Ås kommune orienterer seg mot Ski (59%), Frogn (25%) og Vestby (22%) om Ås skal bli en del av en ny og større kommune. Vestby er imidlertid den eneste av follokommunene som har meldt seg helt ut av fellesarbeidet med kommunereformen. besluttet å ikke ha en ny undersøkelse i 2016, men en folkeavstemning. Her er valgalternativene at Ås fortsetter som egen kommune, at Ås blir en del av en større Follokommune eller en kan stemme blankt. Resultatet av folkeavstemningen er ikke kjent når saken sendes ut, men ut fra aktivitet både digitalt og til stemmelokalene p.t. viser saken å ha stor interesse. Det har vært avholdt et folkemøte i forbindelse med innbyggerundersøkelsen og Follorapporten. Partiene hadde kafèmøter med innbyggerne i forbindelse med valget 2015 der temaet var til debatt. Ordfører og rådmann har vært ut og møtt to elever fra hver klasse på begge ungdomskolene i en workshop. Ungdomsrådet har drøftet saken. 20.06.2016 Side 6 av 105
Den politiske kommunereformgruppen har hatt to kafè-/folkemøter våren 2016 et på Vinterbro og et i Ås. Det vil være debatt under Ås Mart n. Det har ligget informasjon på kommunens hjemmesider. Utover dette har innbyggerne blitt oppfordret til å sende inn synspunkter om reformen til kommunen. Det har vært liten respons på det siste tiltaket. Innspill fra organisasjonen Kommunereform har vært tema på flere enhetslederforum der rådmannen har hentet innspill til ulike saker. Det har vært jevnlig informasjon i ATO (samarbeidsorgan mellom hovedtillitsvalgte og arbeidsgiver). Rådmannen har etablert en liten administrativ arbeidsgruppe der en hovedtillitsvalgt har deltatt. Gruppen har forberedt saker til den politiske arbeidsgruppen, tilrettelagt for innbyggerundersøkelse, koordinert ulike innspill og vært representert i det interkommunale samarbeidet opp mot alle tre rapportene. Det legges vekt på viktigheten av å beholde det gode samspill mellom politikk og administrasjon og mellom arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonen uavhengig av kommunestruktur. Korte beslutningsveier med sterkt lokaldemokrati, lite byråkrati, godt omdømme, gode tjenester og god økonomistyring er noen av argumentene som blir trukket fram som fordeler ved å fortsette som egen kommune. Helhetlig samfunnsutvikling og en felles næringsstrategi, større påvirkningskraft, bedre tjenestetilbud og større fagmiljøer er noen av argumentene som blir trukket fram til fordel for en større kommune. Arbeidstakerorganisasjonene er opptatt av at medarbeiderne skal ivaretas på en god måte og at det skapes trygghet rundt endringsprosesser i forbindelse med kommunereformen. De tillitsvalgte bør involveres helt fra starten ved bygging av en eventuell ny kommune. Dette er også felt ned i felles plattform for ny kommune. Hjemmelsgrunnlag Inndelingsloven regulerer gjennomføring av kommunesammenslutninger. Disse reglene kommer først til anvendelse etter at Stortinget har truffet sine vedtak om fremtidig kommunestruktur våren 2017. Fylkesmannen i Oslo og Akershus anbefaler likevel kommunene å gå inn i de konkrete problemstillingene rundt å bygge en ny kommune etter et eventuelt vedtak om ny kommunestruktur i juni 2016. Konsekvenser Økonomiske og administrative konsekvenser: Det er vanskelig å si noe om de økonomiske konsekvensene en ny kommune vil ha i et langsiktig perspektiv. Det nye inntektssystemet vil gi noe reduserte økonomiske overføringer, men ikke mer enn at det er uten betydning i denne sammenheng. Det er ingen direkte sammenheng mellom kommunestørrelse og økonomisk soliditet, men en større kommune gir større økonomisk handlingsrom og kan bidra til en mer robust økonomi. En større kommune vil ha evne til større investeringer og tåle variasjon i inntekter og utgifter bedre. En av oppgavene for en Fellesnemnd ved en ny kommune er å utrede harmonisering av økonomi, skatter, avgifter, investeringer og egenbetaling for tjenester. 20.06.2016 Side 7 av 105
Bygging av en ny kommune vil kreve mye administrative ressurser og evne til omstilling og endring. Det er en mulighet til å forbedre og effektivisere rutiner og prosesser og hente det beste fra de deltakende kommunene. Det gis engangsstøtte og reformstøtte til å dekke merkostnader i etableringsfasen. En ny kommune er sikret samme økonomiske rammebetingelser som i dag de første 15 årene. Konsekvenser for arealplaner. Det er små avstander mellom tettstedene i Follokommunene i et mer overordnet perspektiv. Likevel utarbeides det sju kommuneplaner som i hovedsak holder seg innenfor egne grenser. Helhetlig arealutnyttelse for å kunne verne arealverdier i en framtid med sterk befolkningsvekst er et av områdene som er påpekt i Felles plattform. Konsekvenser for miljø: En viktig begrunnelse for å etablere Follo kommune er å sikre mangfold og bærekraft. Det er lagt stor vekt på ivaretakelse av miljø i den felles plattformen for ny kommune i Follo. Konsekvenser for barn og unge: Barn og unge ivaretas ved at de også i den nye kommunen i hovedsak vil motta sine tjenester der de bor. Samtidig gir en ny kommune mulighet for et bredere og mer spesialisert tilbud for de som trenger det. Det er et mål i etableringen av Follo kommune å tilrettelegge for gode møteplasser for barn og unge og gi dem reell medbestemmelse. Konsekvenser for folkehelse: Det er viktig at Ås kommunes satsing på folkehelseperspektivet videreføres inn i ny kommune. Dette er ivaretatt i «Felles plattform for ny kommune i Follo» (vedlegg1), hvor ett av målene er å styrke folkehelsearbeidet og forebygge sykdom blant innbyggerne. Vurderinger Alternativene for framtidig kommunestruktur må vurderes i et langsiktig perspektiv fram mot 2040 og videre. Det er dagens barn og unge som skal sikres en bærekraftig samfunnsutvikling og gode tjenester i framtiden. I årene som kommer vil Ås få nye utfordringer og oppgaver, blant annet innen helse og omsorg. Forventningene til kommunens tjenester og kravene til spesialiserte tjenester vil trolig øke slik man har sett de siste årene. Antall personer i yrkesaktiv alder vil bli kraftig redusert samtidig som antall eldre med behov for bistand vokser. Endringene i klimaet gjør at det må tenkes nytt, og kommunen må bidra til å skape nye arbeidsplasser og næringer. Kommunen må tenke mye nytt og annerledes dersom den skal kunne tilby gode tjenester i et langsiktig perspektiv. 20.06.2016 Side 8 av 105
Økt kvalitet på tjenestene er sammen med en bærekraftig samfunnsutvikling de viktigste argumentene for å bli del av en større kommune. Rådmannen har lagt stor vekt på dette i sine vurderinger. Dersom dagens kommunestruktur opprettholdes nasjonalt og det ikke blir store negative endringer i inntektssystemet kan Ås klare seg tilfredsstillende som egen kommune også i flere år framover. Men Osloregionens press på kompetanse og vekst, gjør at kommunestrukturen rundt hovedstaden er utfordrende. Samfunnsutvikling Et viktig argumentet for en ny kommune er muligheten til å sikre en god samfunnsutvikling og et mer helhetlig perspektiv på areal-, nærings- og transportutvikling i regionen. Follo er en region med et integrert bo-, service- og arbeidsmarked der kommunegrensene i stadig mindre grad samsvarer med folks funksjonelle bo- og arbeidsområder. Dette kan bidra til at innbyggerne får mindre muligheter til å påvirke sine nærområder gjennom politiske valg. Ås kommune er avhengig av godt samarbeid med kommunene rundt for å videreutvikle en helhetlig arealforvaltning som ivaretar arealverdiene, et aktivt næringsliv og miljøforvaltning. Arealutviklingen i sju kommuner har mange utfordringer og kan bli utviklet mer helhetlig i en større kommune. Ulemper ved en større kommune vil være fare for svekket lokalkunnskap og ivaretakelse av lokale interesser. Felles grøntstruktur for å sikre biologisk mangfold og gode rekreasjonsområder og kulturlandskapet ønskes ivaretatt i felles plattform. Rådmannen opplever at andre deler av Akershusregionen tidvis har større påvirkningskraft hos overordnede myndigheter enn Follo. Romerike, med Jessheim, Gardermoen, Lillestrøm og Kjeller, Bærum i vest og en mulig ny kommune med Asker, Hurum og Røyken er alle tunge aktører. En Follo kommune vil bli en sterkere stemme i samarbeidet med regionale og statlige myndigheter. Dette kan øke Follo kommunes innflytelse. Dersom det etableres flere større kommuner i hovedstadsområdet og i Østfold, kan dette bidra til å forskyve tyngdepunktet i regionen. Dette kan svekke Ås sin mulighet til å påvirke statlige og regionale prosesser dersom kommunen står alene. Tjenesteyting Ås kommune leverer i hovedsak tjenester med god kvalitet. For basistjenester som barnehage, skole og pleie og omsorg kan Ås opprettholde gode tjenester også i et langsiktig perspektiv. I årene som kommer vil kommunen få nye utfordringer og flere oppgaver. Allerede i dag er kommunen avhengig av en rekke interkommunale samarbeid og kjøp av tjenester fra andre kommuner for å levere nødvendige tjenester, særlig innenfor helse, sosial og pleie- og omsorg. Forventningene til bredde og omfang av spesialiserte tjenester øker. Dersom Ås fortsetter som egen kommune må dette løses gjennom flere interkommunale løsninger. Kvaliteten på de interkommunale tjenestene er god, men samarbeidet er tidkrevende. Særlig gjelder dette når det er behov for å investere, gjøre endringer og finne nye løsninger. Ut fra et demokratihensyn er en kommunalt organiserte tjeneste underlagt bedre politisk styring. Rådmannen mener dessuten at ressursene kan sees i et mer likeverdig perspektiv hvis tjenestene leveres i egen 20.06.2016 Side 9 av 105
regi. Det gir mulighet for et helhetlig tilbud og tettere samarbeid mellom tjenestene. De administrative ressursene kan også utnyttes bedre. Ås kommune har mange dyktige og arbeidsomme medarbeidere som leverer gode tjenester til innbyggerne hver dag. Innen flere fagområder er kommunen likevel sårbar fordi fagmiljøene er små, slik at hver medarbeider ofte må ha spesialkunnskap innenfor mange områder. Dette gjelder for eksempel innen tekniske tjenester, barnevern, pedagogisk-psykologisk tjeneste, helse, sosial, pleie- og omsorg og administrasjon. En større kommune gir mulighet for noe mer spesialisering og bredere fagmiljø. Dette kan øke kvaliteten på tjenestene. Mange av kommunens tjenester er i dag svært utsatt ved fravær og turnover fordi det er få personer å spille på. Kapasiteten til å drive forbedrings- og utviklingsarbeid er begrenset. Evne til fornyelse og nytenkning vil bli viktigere jo raskere utviklingen går. Nye løsninger utvikles i samspill med andre fagpersoner på arbeidsplassen. En ny kommune kan legge til rette for bredere fagmiljøer hvor flere fagpersoner kan drive utvikling sammen. Kommunen merker økt pågang fra nye miljøer om deltakelse i innovasjonsprosjekter og utprøving av ny forskning. Dagens kapasitet gjør at det må prioriteres hardt selv om viljen er tilstede. Blir det som følge av kommunereformen flere storkommuner i Akershus og Østfold kan konkurransen om arbeidskraften bli tøffere enn i dag. Med større og gode fagmiljøer samt bred kompetanse vil en Follokommune være en attraktiv arbeidsgiver. Det vil ikke lenger være konkurranse om arbeidskraften internt i Follo. Myndighetsutøver Rådmannen hevder at som myndighetsutøver har Ås kommune i dag en kommunestørrelse som skal ivareta denne rollen på en god måte. Innbyggerne har kunnskap og er mer og mer rettighetsorientert og klagebehandlingssakene øker. Kapasitet innen myndighetsutøvelse er begrenset, men kan styrkes med større fagmiljøer og bredere kompetanse i en ny kommune. Lokaldemokrati Rådmannen mener Ås har et godt lokaldemokrati med engasjerte innbyggere og mange dyktige folkevalgte. Follo kommune må prioritere gode systemer for innbyggermedvirkning for å sikre et fortsatt godt lokaldemokrati. Dette er det lagt stor vekt på i «Felles plattform for ny kommune i Follo» (vedlegg 1). For Ås er det ikke avgjørende med en større kommune i Follo for å ivareta rollene som demokratisk arena på en tilfredsstillende måte. Rådmannen mener de mulighetene en ny kommune i Follo gir for samfunnsutviklingen og tjenestetilbudet bør være avgjørende for valg av kommunestruktur. En ny kommune i Follo kan best sikre barn og unge fremtidens innbyggere - det gode livet i kommunen på lang sikt. Bygging av en ny kommune i Follo er et stort organisasjonsutviklingsprosjekt. Det er behov for å samordne og harmonisere ulike kulturer, arbeidsmåter, rutiner og retningslinjer. Trygge medarbeider med sikre arbeidsplasser og gode, forutsigbare endringsprosesser er nøkkelfaktorer i arbeidet med å bygge en ny kommune. Ås kommune har et godt samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene. Dette er ingen selvfølge, men en forutsetning for å lykkes med å bygge en ny organisasjon. Det 20.06.2016 Side 10 av 105
gode samarbeidet må ivaretas og videreføres både under etablering og drift av en ny kommune. Plattform for ny kommune i Follo Plattformen beskriver mål for etablering av en ny kommune i Follo og hva partene har til hensikt å gjennomføre i utviklingen av en felles ny kommune. Den vil gradvis konkretiseres ut fra om alle eller bare noen av partene deltar videre. Den nye kommunen skal hete Follo kommune. Politisk og administrativ ledelse skal lokaliseres i Ski. Det skal legges til rette for et levende lokaldemokrati basert på innbyggermedvirkning og deltakelse. Kommunen skal ha en aktiv og tydelig rolle som samfunnsutvikler ved å samle kommunens ressurser til det beste for innbyggerne og næringslivet i regionen. Kommunen skal levere gode, likeverdige, brukervennlige og fremtidsrettede tjenester. Tjenester innbyggerne har behov for i hverdagen skal leveres i nærmiljøet. Det skal vurderes å samle enkelte tjenester for å sikre sterke fagmiljøer, kunnskapsutvikling, innovasjon og et bedre tilbud. Det er et mål å redusere antall selskapsorganiserte interkommunale samarbeid. Follo kommune skal ha en økonomiforvaltning som sikrer en økonomi i balanse som forblir solid i et langsiktig perspektiv. Økonomien skal innrettes slik at kommunen har evne til større investeringer. Kommune skal være en attraktiv og inkluderende arbeidsgiver som gir utviklingsmuligheter for den enkelte ansatte og for organisasjonen samlet. Det skal oppnevnes en politisk fellesnemnd med fem representanter fra hver av dagens kommuner som skal forberede og gjennomføre arbeidet med å etablere og bygge den nye kommunen fram til den trer i kraft 1.1.2020. Det skal også opprettes et partssammensatt utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Dersom det blir vedtatt å opprette Follo kommune, er det enighet om å etablere en foreløpig fellesnemnd etter kommunestyrenes vedtak i juni 2016 som skal sikre politisk koordinering i kommunene fram til fellesnemnda trer i kraft. Ulike alternativer for en ny kommune i Follo De største gevinstene ved å bygge en ny kommune oppnås om alle de seks kommunene Enebakk, Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski og Ås slutter seg til den nye kommunen. De fleste fordelene for samfunnsutvikling og tjenesteyting kan også realiseres med færre enn seks kommuner. I Agenda Kaupangs rapport (vedlegg 5) vises det til at Oppegård, Ski og Ås med sin lokalisering langs jernbanelinjen vil ha størst effekt av en større kommune både i forhold til rollen som samfunnsutvikler og rollen som tjenesteyter. Rådmannen støtter dette. Men en sammenslutning Oppegård, Ski, Ås og /eller Enebakk og Frogn evt. Frogn, Oppegård og Ås - er også gode alternativer for en ny kommune. Alle disse tre 20.06.2016 Side 11 av 105
alternativene vil gi en stor kommune både i areal og innbyggertall, med de fordeler dette gir for samfunnsutvikling og tjenesteyting. Dersom bare noen av de seks kommunene Enebakk, Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski og Ås vedtar å slutte seg til Follo kommune, må plattformen gjennomgås og nødvendige tilpasninger gjøres. Det anbefales at ordfører gis fullmakt til å forhandle om slike tilpasninger og at plattformen søkes fremlagt for kommunestyret til behandling i september 2016. Rådmannen mener det er en forutsetning for å gå videre med en kommunesammenslutning at deltakerkommunene har eller får felles grenser. Det har fra politisk hold vært signalisert at det bør være minst tre kommuner sammen for å gå inn i noe nytt. Ved færre enn fem kommuner må Felles plattform reforhandles. En kommune er bestående av minst tre kommuner er stor nok til å hente ut fordelene både for samfunnsutvikling og tjenesteyting. Med bredere kompetansemiljøer og mer spesialistkompetanse kan en slik kommune løse flere oppgaver enn kommunene gjør hver for seg i dag. Uansett skal felles plattform konkretiseres og videreutvikles om det blir vedtatt en ny kommune. Veien videre Fylkesmannen skal vurdere om kommunens vedtak er i tråd med reformens formål. Fylkesmannen har fått i oppdrag å vurdere helheten i regionen og gi sin anbefaling om framtidig kommunestruktur i fylket til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Kommunene skal innen 1. juli 2016 sende fylkesmannen all dokumentasjon som legges til grunn i saksframlegget for endelig vedtak. Fylkesmannen gir sin anbefaling til departementet i oktober 2016. Våren 2017 vedtar Stortinget ny kommunestruktur. Follo kommune trer eventuelt i kraft 1.1.2020. Avhengig av hvilke kommuner som vedtar å bli del av Follo kommune kan det være ønskelig og hensiktsmessig for Ås å samarbeide med nabokommunene om grensejusteringer. I «Felles plattform for ny kommune i Follo» (vedlegg 1) er Fellesnemnda gitt i oppgave å utrede behovet for grensejusteringer i Follo kommune. Rådmannen anbefaler derfor at vurdering av behovet for grensejusteringer gjøres etter at kommunestyrene har truffet sine vedtak i juni. Alternativer: 1. En ny Follokommune med tre eller flere kommuner. 2. To kommuner med felles grenser går sammen. 3. Ås fortsetter som egen kommune videre. Konklusjon: Ut fra en faglig vurdering anbefaler rådmannen at Ås slutter seg til en større kommune i Follo. Primært ønsker rådmannen en ny kommune med utgangspunkt i Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski og Ås, gjerne med tilslutning fra Nesodden og Vestby. 20.06.2016 Side 12 av 105
Forutsatt at kommunene grenser til hverandre, anbefaler rådmannen å bygge en ny kommune også sammen med fire eller tre kommuner i Follo. Dette vil gi Ås en fordel knyttet til samfunnsutvikling og tjenesteyting i et langsiktig perspektiv. Rådmannen anbefaler kommunestyret å vedta «Felles plattform for ny kommune i Follo» og legge denne til grunn for etableringen av en ny kommune. 20.06.2016 Side 13 av 105
K-42/16 Ad hoc utvalg for vurdering av miljøutvalg - Sluttrapport med anbefaling Til sakslisten Saksbehandler: James Michael Greatorex Saksnr.: 15/03996-10 Saksgang Møtedato 1 Hovedutvalg for helse og sosial 16/16 08.06.2016 1 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 30/16 08.06.2016 1 Hovedutvalg for teknikk og miljø 33/16 09.06.2016 2 Formannskap 53/16 15.06.2016 3 42/16 20.06.2016 Formannskapets innstilling 15.06.2016: Foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Hovedutvalg for oppvekst og kulturs behandling 08.06.2016: Forslag fra Ivar Ekanger(Ap): 1. HOK støtter opprettelse av et utvalg i tråd med ad-hoc-utvalgets alternativ 2. 2. Avgrensning særlig i forhold til HTM og Formannskap må skje med utgangspunkt i merknadene fra disse. 3. Etter gjennomgang i hovedutvalgene og Formannskapet må reglementskomiteen legge fram forslag til endelig løsning for Formannskapet og. Forslag fra SV: Ad Hoc-utvalgets innstilling alternativ 1. Votering: Ap s forslag ble tiltrådt ved alternativ votering til SV s forslag 6-1(SV). Hovedutvalg for oppvekst og kulturs innstilling 08.06.2016: 1. HOK støtter opprettelse av et utvalg i tråd med ad-hoc-utvalgets alternativ 2. 2. Avgrensning særlig i forhold til HTM og Formannskap må skje med utgangspunkt i merknadene fra disse. 3. Etter gjennomgang i hovedutvalgene og Formannskapet må reglementskomiteen legge fram forslag til endelig løsning for Formannskapet og. Hovedutvalg for helse og sosials behandling 08.06.2016: Wenche Berg (Ap) fremmet følgende forslag: 20.06.2016 Side 14 av 105
1. HHS støtter opprettelse av et utvalg i tråd med alternativ 2 i rapporten fra Ad hoc utvalget. 2. Avgrensningene i forhold til HTM og Formannskap må skje med utgangspunkt i merknadene fra disse. 3. Etter gjennomgang i hovedutvalgene og Formannskapet må reglementskomiteen legge fram forslag til endelig løsning for Formannskapet og. Votering Arbeiderpartiets forslag ble tiltrådt ved alternativ votering til rådmannens innstilling 5-4 (2H, 1FrP, 1 Sp) Hovedutvalg for helse og sosials innstilling 08.06.2016: 1. HHS støtter opprettelse av et utvalg i tråd med alternativ 2 i rapporten fra Ad hoc utvalget. 2. Avgrensningene i forhold til HTM og Formannskap må skje med utgangspunkt i merknadene fra disse. 3. Etter gjennomgang i hovedutvalgene og Formannskapet må reglementskomiteen legge fram forslag til endelig løsning for Formannskapet og. Hovedutvalg for teknikk og miljøs behandling 09.06.2016: Live Holck Johannessen (Ap) fremmet følgende forslag: Tilsvarer HTM s uttalelse etter innledningen. HTM drøftet seg frem til følgende innledning til Ap s forslag: HTM forutsetter at Formannskapet oversender saken direkte til for vedtak. Under forutsetning av at det vedtas at det opprettes et miljøutvalg avgir HTM følgende høringsuttalelse som utgangspunkt for en videre bearbeiding: Votering: Rådmannens innstilling ble nedstemt 5-4 (2H, FrP, Sp). Ap s forslag med omforent innledning ble tiltrådt 7-2 (H). HTM var enige om at saken bør legges frem for. Hovedutvalg for teknikk og miljøs uttalelse 09.06.2016: HTM forutsetter at Formannskapet oversender saken direkte til for vedtak. Under forutsetning av at det vedtas at det opprettes et miljøutvalg avgir HTM følgende høringsuttalelse som utgangspunkt for en videre bearbeiding: HTM er positive til opprettelse av et nytt utvalg i Ås kommune, som skal bidra til å gjøre Ås til en foregangskommune innen miljø. Likevel er det slik at dersom det 20.06.2016 Side 15 av 105
opprettes et nytt utvalg må dette ha et helt klart mandat, som avgrenses mot øvrige utvalg, og HTM især, da HTM per i dag er kommunens hovedutvalg for miljøsaker. Et tydelig mandat sikrer både god saksbehandling og politisk forankring av saker som berører miljøaktuelle tema. HTM ønsker å tydeliggjøre hva HTM skal fortsette å ha ansvaret for etter opprettelse av et nytt utvalg. Samtidig har HTM også noen synspunkter på de positive aspektene ved opprettelse av et nytt utvalg, som det kan være aktuelt å tildele både beslutnings- og innstillingsmyndighet, og som et rådgivende organ. HTM har allerede miljø i navnet, bl.a. derfor foreslås det å kalle det nye utvalget Natur- og Forurensningutvalget (heretter benevnt NFU). Hovedutvalg for Teknikk og Miljø HTM behandler alle saker relatert til plan- og bygningsloven (pbl). HTM har det politiske ansvar for følgende områder: Reguleringssaker Byggesaker Vann-, avløp- og renovasjonssaker Kommunale veger Trafikksikkerhet Forvaltning av kommunale bygg og anlegg Idrettssaker HTM bør ha den politiske behandlingen av følgende kommunedelplaner og tiltaksplaner (foreløpig plan, dette relatert til dagens planstrategi): Vedlikeholdsplan for kommunale bygg (Revideres årlig) Hovedplan for vann, avløp og vannmiljø (se kommentar) Veg- og gateplaner Gang- og sykkelveiplaner Tiltaksplan for trafikksikkerhet (Revideres årlig) Forvaltningsplan for statlige sikrede friluftsområder (Revideres årlig) (?) Tiltaksplan for idrett, nærmiljø og friluftsliv (Revideres årlig) Øvrige planer relatert til utvalgets ansvarsområder nevnt over. HTM skal orienteres om resultatet av følgende kartlegginger: Friluftsområdene i Ås (kartlegging og verdivurdering) Barnetråkk (Kartlegging av viktige tråkk som barn bruker) Øvrige kartlegginger av hvordan barn og unge påvirkes i hht pbl Øvrige orienteringer som bestilles av HTM Det bør vurderes å dele opp hovedplan for vann-, avløp og vannmiljø til to ulike hovedplaner, en for vann- avløp og overvannshåndtering, og en for vannmiljø. Hovedplan for vannmiljø legges til NFU. 20.06.2016 Side 16 av 105
Natur og forurensningsutvalget (NFU) NFU behandler alle saker relatert til forurensningsloven. NFU har det politiske ansvar for følgende områder: Klimasaker Luftforurensningssaker Kulturminnesaker Vannmiljøsaker Landbrukssaker Friluftsliv Jordvernsaker NFU bør ha beslutnings- og innstillingsmyndighet til formannskapet for følgende kommunedelplaner: Klima og energiplan Kulturlandskapsplan Forurensningssaker Hovedplan for vannmiljø (Vanndirektivet, Morsa, Pura) Plan for miljøsertifisering av kommunale virksomheter Plan for Friluftsliv Kulturminneanalyse for deler av kommunen hvor det er et stort utbyggingspress Plan for biologisk mangfold Øvrige planer relatert til utvalgets ansvarsområder nevnt over. NFU får informasjon om oppstart av reguleringssaker, med mulighet for å uttale seg om disse på et tidlig tidspunkt. Det bør vurderes om NFU skal ha uttalelsesrett til miljøaspekter i reguleringssaker før disse behandles av HTM, dersom dette ikke forsinker den politiske prosessen. Det bør vurderes om NFU skal ha uttalelsesrett til miljøaspekter i saker som behandles av HHS og HOK, dersom dette ikke forsinker den politiske prosessen. Det bør avsettes en årlig sum som NFU disponerer til målrettede miljøtiltak. Denne summen kan søkes til for frivillige organisasjoner eller privatpersoner i Ås som ønsker å bidra til et bedre lokalt miljø. Dette for å engasjere og involvere befolkningen mer i miljøsaker. Miljøvernrådgiveren i Ås kommune skal arbeide med kommunalt miljøvern og strategisk miljøarbeid, og være en pådriver for miljøsatsingen i Ås kommune. Det forutsettes at dagens miljøvernrådgiver jobber 100 % med miljøsaker. Dersom planavdelingen anser det som nødvendig av denne grunn å øke staben med en stilling, fremmes dette politisk innen september 2016. Det nye utvalget evalueres ett år før kommunevalget 2019. Dette for å kunne vurdere om utvalget skal videreføres til valget. 20.06.2016 Side 17 av 105
Saksfremlegg Rådmannens innstilling: Den eksisterende politiske styringsstrukturen videreføres uten opprettelse av et nytt fast organ for miljøsaker. Ås, 25.05.2016 Trine Christensen Rådmann Ellen Grepperud leder for plan og utvikling Ad hoc utvalgets innstilling: Ad hoc utvalget har vurdert ulike alternative løsninger for et mulig miljøutvalg. Et flertall av utvalgets medlemmer fremmer følgende innstilling: 1. Det er behov for å styrke kommunens arbeid med miljø, klima, kommuneplan, landbruk og samferdsel. 2. Det opprettes et nytt hovedutvalg. Utvalget har det politiske ansvaret for følgende områder: Miljø, klima, kommuneplan, relevante kommunedelplaner og fagplaner, landbruk og jordvern, kulturminner, friluftsliv, samferdsel, blå-grønne strukturer, samt vann- og luftforurensningssaker. Utvalget innstiller til kommunestyret innenfor sine ansvarsområder. Utvalget innstiller til Formannskapet i kommuneplansaker eller saker som får direkte økonomiske konsekvenser. Utvalget kan bidra med råd til øvrige utvalg. HTM vil fremdeles ha ansvaret for saker som inngår som en del av reguleringsplaner. Konsekvenser for øvrige utvalg av å opprette et miljøutvalg vil først og fremst være for formannskapet som vil miste hovedansvar for landbruk/jordvern og store temaplaner innenfor klima- og energi, naturmangfold og kulturlandskap. Den reduserte saksmengden vil gi formannskapet bedre anledning til å styrke satsingen på gjenværende saksområder, og de får innstilling fra utvalget i kommuneplansaker. Ansvar for friluftsliv overføres til det nye utvalget fra HTM. Temaet utgjør per i dag ikke en betydelig andel av saksmengden til HTM. 3. For å sikre bred politisk deltakelse vurderes et utvalg/råd med 9 medlemmer til å være hensiktsmessig. 4. Møtegodtgjørelse og matbestilling for et utvalg med 9 medlemmer utgjør ca. 150 000 per år. I tillegg kommer utgifter for arbeidstid i administrasjonen til saksbehandling og deltakelse på møtene, samt ev. innkjøp av flere nettbrett, trykking og porto. Kostnadene vil reduseres hvis møter skjer etter behov framfor 20.06.2016 Side 18 av 105
på fast møteplan. Det bør budsjetteres en miljøtilskuddspott som disponeres av utvalget /rådet. 5. Utvalgets mandat, funksjon og arbeidsform evalueres etter ett år. Behandlingsrekkefølge: 1. Hovedutvalg for helse og sosial 1. Hovedutvalg for oppvekst og kultur 1. Hovedutvalg for teknikk og miljø 2. Formannskapet Formannskapet bes vurdere om denne saken skal videre til. Formannskapets/eventuelt s vedtak videresendes ad hoc utvalg for Ås kommunes reglementer for utredning av konsekvenser for alle utvalg. Endelig vedtak fattes deretter av i reglementssaken etter høring i utvalgene. Vedlegg: Rapport med anbefaling fra ad hoc utvalg for vurdering av nytt miljøutvalg_endelig.docx Utskrift av saken sendes til: Ad hoc utvalg for revidering av Ås kommunes reglementer SAKSUTREDNING: Bakgrunn for saken vedtok i møte 9.12.2015 å opprette et politisk ad hoc utvalg for å vurdere etableringen av et eget utvalg for miljøsaker, jf. K-sak 23/15, Handlingsprogram 2016-2019 med budsjett 2016 og økonomiplan 2017-2019: 10. Ås kommune skal bli en foregangskommune for miljøvennlige løsninger. Miljøpolitikken skal styrkes gjennom konkrete tiltak og forpliktende mål bl.a. gjennom å etablere et eget utvalg for miljøsaker. Det opprettes derfor et politisk ad hoc-utvalg som skal utrede dette innen sommeren 2016, i tråd med Ås kommunes politiske organisering. 11. Miljøvernrådgiveren i Ås kommune blir i dag i stor grad satt til andre arbeidsoppgaver enn de oppgaver som bør ligge til miljøvernrådgiverstillingen. Miljøvernrådgiverstillingen i kommunen skal fremover arbeide med kommunalt miljøvern og strategisk miljøarbeid og være en pådriver for miljøsatsingen i Ås kommune. Det forutsettes at miljøvernrådgiveren er sekretariat for ad-hoc-utvalg jf. vedtakspunkt 10. 20.06.2016 Side 19 av 105
Ad hoc utvalgets mandat ble forankret i formannskapets vedtak 5/16 i møte 20.01.2016: 1. Ad hoc utvalg for utredning av miljøutvalg opprettes. 2. Ad hoc utvalget skal gi en anbefaling om følgende: Hvilken type utvalg skal miljøutvalget være hovedutvalg, utvalg eller råd? Hvilken myndighet skal miljøutvalget ha og hvilke organ skal det innstille/ gi råd til? Hvilke konsekvenser får det for øvrige utvalg som HTM og Formannskap at det opprettes et miljøutvalg? Hvor mange medlemmer skal miljøutvalget ha? Hva er kostnadene ved å etablere et miljøutvalg? 3. Ad hoc utvalget leverer sin utredning til Rådmannen innen 4. april 2016. Rådmannen legger frem sak med ad hoc utvalgets innstilling til Formannskapet. Det er gjennomført tre møter i ad hoc utvalget. Under det første møtet 1.03.2016, ble det bestemt at fristen for å levere ad hoc utvalgets utredning til Rådmannen skulle utsettes; dette for å sikre en forsvarlig prosess. Ad hoc utvalget leverte sin innstilling med utredning til Rådmannen i etterkant av siste møte i utvalget, 25. april (se vedlegg 1). Ad hoc utvalgets innstilling med Rådmannens kommentarer legges fram for hovedutvalgene i møtene 8./9. juni. Hovedutvalgenes vedtak går videre til Formannskapet 15. juni. Mandatet for et eventuelt nytt utvalg innarbeides i kommunens reviderte reglementer, som skal ferdigstilles innen utgangen av september 2016. Ad hoc utvalgets innstilling Ad hoc utvalget har vurdert ulike alternative løsninger for et mulig miljøutvalg. Et flertall av utvalgets medlemmer fremmer følgende innstilling: 1. Det er behov for å styrke kommunens arbeid med miljø, klima, kommuneplan, landbruk og samferdsel. 2. Det opprettes et nytt hovedutvalg. Utvalget har det politiske ansvaret for følgende områder: Miljø, klima, kommuneplan, relevante kommunedelplaner og fagplaner, landbruk og jordvern, kulturminner, friluftsliv, samferdsel, blå-grønne strukturer, samt vann- og luftforurensningssaker. Utvalget innstiller til kommunestyret innenfor sine ansvarsområder. Utvalget innstiller til Formannskapet i kommuneplansaker eller saker som får direkte økonomiske konsekvenser. Utvalget kan bidra med råd til øvrige utvalg. HTM vil fremdeles ha ansvaret for saker som inngår som en del av reguleringsplaner. Konsekvenser for øvrige utvalg av å opprette et miljøutvalg vil først og fremst være for formannskapet som vil miste hovedansvar for landbruk/jordvern og store 20.06.2016 Side 20 av 105
temaplaner innenfor klima- og energi, naturmangfold og kulturlandskap. Den reduserte saksmengden vil gi formannskapet bedre anledning til å styrke satsingen på gjenværende saksområder, og de får innstilling fra utvalget i kommuneplansaker. Ansvar for friluftsliv overføres til det nye utvalget fra HTM. Temaet utgjør per i dag ikke en betydelig andel av saksmengden til HTM. 3. For å sikre bred politisk deltakelse vurderes et utvalg/råd med 9 medlemmer til å være hensiktsmessig. 4. Møtegodtgjørelse og matbestilling for et utvalg med 9 medlemmer utgjør ca. 150 000 per år. I tillegg kommer utgifter for arbeidstid i administrasjonen til saksbehandling og deltakelse på møtene, samt ev. innkjøp av flere nettbrett, trykking og porto. Kostnadene vil reduseres hvis møter skjer etter behov framfor på fast møteplan. Det bør budsjetteres en miljøtilskuddspott som disponeres av utvalget /rådet. 5. Utvalgets mandat, funksjon og arbeidsform evalueres etter ett år. Vurdering Rådmannens vurdering av de ulike alternativene i den vedlagte rapporten er følgende: Alternativ 0 Dagens løsning Rådmannen mener at det er langt flere fordeler enn ulemper med å videreføre den etablerte utvalgsstrukturen i kommunen. Med dagens organisering forberedes overordnete miljøsaker, som relevante temaplaner samt kommuneplan, i formannskapet mens underordnete miljøsaker, som reguleringsplaner og forurensningssaker, forberedes i HTM. Den største fordelen med denne organiseringen er at den ivaretar helheten i miljøpolitikken. Formannskapet og HTM har en bred saksportefølje som gjør at de har mulighet og evne til å se sammenhengen mellom miljøtemaet og andre områder, som for eksempel klima og transport, friluftsliv, arealplanlegging, energiøkonomisering og eiendomsforvaltning. Opprettelsen av ytterligere ett utvalg innenfor fagområdet kan svekke denne helheten og i tillegg skaper uklare grenser og ansvarsforhold mellom de ulike organene. Ulempene med dagens løsning, som fremheves i rapporten, kan løses ved å opprette ad hoc utvalg i forbindelse med større planoppgaver som rullering av kommuneplanen og utarbeidelse av temaplaner for klima, friluftsliv osv. Slik bruk av midlertidige ad hoc utvalg, som opprettes ved behov, vil være en mer effektiv og mindre ressurskrevende måte å sikre politisk deltakelse på enn det som foreslås av alternative løsninger. Rådmannen mener det er nødvendig å legge opp til en bedre prosess i arbeidet med kommuneplanen og at kommuneplanen behandles i separate møter der ingen andre saker er på sakskartet. Det å sette av tid til kun kommuneplanarbeid i politiske møter, vil styrke det politiske engasjementet i kommuneplanprosessen. Alternativ 1 Utvalg med beslutningsmyndighet Under dette alternativet er det skissert to alternative fordelinger av ansvarsområder til et nytt utvalg som innstiller til kommunestyret: én der det inngår ansvar for 20.06.2016 Side 21 av 105
kommuneplanarbeid med innstilling til formannskapet, og én med kun en rådgivende funksjon for kommuneplansaker. Kommuneplanen er et sentralt dokument i kommunens styringssystem. Rådmannen vil dermed fraråde at formannskapets rolle som kommuneplanutvalg reduseres til å bli et godkjenningsorgan for et annet utvalg. Det er viktig at kommunens politisk lederskap, som også består av erfarne politikere, er nært og aktivt involvert i rulleringen av kommuneplanen. Hvis det likevel vurderes behov for et utvalg med en rådgivende funksjon for kommuneplansaker, er det fullt mulig å løse dette innenfor dagens organisering med ad hoc utvalg framfor å opprette et nytt fast utvalg. Det samme gjelder også i forhold til arbeidet med andre miljørettede temaplaner. Slikt arbeid er kun aktuelt i korte perioder med flere års mellomrom. Politisk involvering kan sikres på en mer effektiv måte ved å bruke ad hoc utvalg framfor opprettelsen av et nytt fast utvalg. Alternativ 2 Miljøråd uten beslutningsmyndighet I likhet med vurderingen under alternativ 1 mener rådmannen at en mer effektiv og mindre ressurskrevende måte å sikre politisk deltakelse på vil være å benytte muligheten som ligger i dagens organisering til å opprette ad hoc utvalg når behovet melder seg. Økonomiske konsekvenser Opprettelsen av et nytt fast organ, enten det er snakk om et utvalg eller råd, vil utløse følgende behov: Møtegodtgjørelse og servering: Dette utgjør per tiden kr 1054 per medlem og kr 2108 for leder for hvert møte. For enkelte utvalg gis leder fast ledergodtgjørelse i stedet for dobbel møtegodtgjørelse. Kostnadene for møtegodtgjørelse og matbestilling for ett utvalg med 9 medlemmer er til sammen på ca. 150 000 per år. Utgifter for arbeidstid i administrasjonen til saksbehandling og deltakelse på møtene, samt evt. innkjøp av flere nettbrett (kr 5 321 per stk), trykking og porto. Miljøtilskuddspott som disponeres av utvalget til ulike tiltak: Ved eventuelt opprettelse av et utvalg eller råd må det tas høyde for de økonomiske konsekvensene av dette. Dette forutsetter at utvalget har faste møter. Alternativt kan utvalget møtes kun etter behov. I så fall vil kostnadene reduseres. Konklusjon Rådmannen mener omfanget av tilleggsarbeid innenfor miljøtemaet ikke er tilstrekkelig stort til å rettferdiggjøre opprettelsen av et eget politisk organ for saksområdene som omtales i rapporten fra ad hoc utvalget. Videre mener rådmannen at det eksisterende politiske styringssystemet allerede er godt nok rustet til å ivareta og se helheten i miljøtemaet og tilgrensende fagområde som transport, arealplanlegging, m.m. Opprettelsen av ytterligere ett utvalg innenfor fagområdet kan 20.06.2016 Side 22 av 105
svekke denne helheten og i tillegg skaper uklare grenser og ansvarsforhold mellom de ulike organene. I perioder kan det være behov for å sikre mer politisk involvering i miljørelaterte prosesser. Dagens system gir mulighet for det ved at det kan opprettes midlertidige ad hoc utvalg med fokus på aktuelle temaer. Rådmannen mener derfor at det ikke bør opprettes et nytt fast organ for miljøsaker. 20.06.2016 Side 23 av 105
K-43/16 Organisering av kulturområdet Til sakslisten Saksbehandler: Ellen Benestad Saksnr.: 15/01632-7 Saksgang Møtedato 1 Ungdomsrådet 9/16 03.05.2016 2 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 20/16 09.05.2016 3 Administrasjonsutvalget 7/16 11.05.2016 3 Formannskap 35/16 11.05.2016 4 Arbeidsmiljøutvalget 3/16 07.06.2016 7 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 25/16 08.06.2016 8 Administrasjonsutvalget 10/16 15.06.2016 9 Formannskap 52/16 15.06.2016 9 43/16 20.06.2016 Administrasjonsutvalgets og formannskapets innstilling 15.06.2016: Foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Formannskapets behandling 11.05.2016: Administrasjonsutvalgets behandling og innstilling 11.05.2016 ble lagt frem i møtet. Formannskapet drøftet seg frem til følgende utsettelsesvedtak: Tilsvarer formannskapets vedtak. Votering: Fellesforslaget ble enstemmig tiltrådt. Formannskapets utsettelsesvedtak 11.05.2016: Saken utsettes. Rådmannen bes utrede nærmere hvordan modell 3 kan implementeres til Formannskapets møte 15.06.2016. Administrasjonsutvalgets behandling 11.05.2016: Innstillinger fra Ungdomsrådet og Hovedutvalg for oppvekst og kultur ble sendt ut før/delt ut i møtet. Eli Stokkebø (FF) fremmet forslag om Hovedutvalg for oppvekst og kulturs innstilling. Laila P. Nordsveen (Ap) fremmet følgende utsettelsesforslag: Saken utsettes til etter folkeavstemningen 12.06.2016. Votering: Utsettelsesforslaget ble tiltrådt 7-2 (FF og UDF). Administrasjonsutvalgets innstilling 11.05.2016: Saken utsettes til etter folkeavstemningen 12.06.2016 20.06.2016 Side 24 av 105
Hovedutvalg for oppvekst og kulturs behandling 08.06.2016: HOK kom til at saken var tilstrekkelig behandlet i HOK-sak 20/16 av 09.05.2016, og valgte derfor ikke å behandle saken på nytt. HOK viser til deres innstilling av 09.05.2016.: 1. Det utlyses en 100 % stilling som kulturhusleder 2. Tidligere kulturenhet endrer navn til «Kulturhuset» 3. Kulturdelen av arbeidet med kulturminner og navnesaker legges til lokalhistorisk arkiv/biblioteket. Lokalhistorisk arkiv tilføres 10% stilling til oppgaven 4. Ansvaret for ungdomshusene ligger i en overgangsfase direkte til oppvekst- og kultursjefen 5. Gjeninnføring av midlene til lysansvarlig vurderes i forbindelse med budsjett 2017. Votering: Enstemmig. Hovedutvalg for oppvekst og kulturs innstilling 08.06.2016: Jf. HOKs innstilling av 09.05.2016. Hovedutvalg for oppvekst og kulturs behandling 09.05.2016: Saken ble behandlet for lukkede dører jf. kommuneloven 31 nr.3 og 31 a. Sverre Teigen (H) fremmet følgende alternative forslag til rådmannens innstilling: Det legges frem en ny sak om organisering av kulturområdet i HOK-møtet 9. juni 2016, som er i tråd med prosjektgruppens innstilling. HOK diskuterte seg frem til følgende fellesforslag (Ap, Sp, MDG, SV, V): 1. Rådmannens pkt. 1 2. Rådmannens pkt. 2 3. Rådmannens pkt.3 + 10 % 4. Ansvaret for ungdomshusene ligger i en overgangsfase direkte til oppvekstog kultursjefen. 5. Som rådmannens pkt. 5 Votering: Fellesforslaget ble tiltrådt 6-3(H) ved alternativ votering mot Høyres forslag. Hovedutvalg for oppvekst og kulturs innstilling 09.05.2016: 1. Det utlyses en 100 % stilling som kulturhusleder 2. Tidligere kulturenhet endrer navn til «Kulturhuset» 3. Kulturdelen av arbeidet med kulturminner og navnesaker legges til lokalhistorisk arkiv/biblioteket. Lokalhistorisk arkiv tilføres 10% stilling til oppgaven 4. Ansvaret for ungdomshusene ligger i en overgangsfase direkte til oppvekstog kultursjefen 5. Gjeninnføring av midlene til lysansvarlig vurderes i forbindelse med budsjett 2017 20.06.2016 Side 25 av 105
Ungdomsrådets behandling 03.05.2016: Ungdomsrådet diskuterte seg frem til følgende uttalelse: Ungdomsrådet mener modell 3 er den beste løsningen. Ungdomshusene bør ikke ligge under kulturskolen. Votering: Uttalelsen ble enstemmig vedtatt Ungdomsrådets vedtak 03.05.2016: Ungdomsrådet mener modell 3 er den beste løsningen. Ungdomshusene bør ikke ligge under kulturskolen. Saksfremlegg Rådmannens innstilling: 1. Det utlyses en 100% stilling som kulturhusleder 2. Tidligere kulturenhet endrer navn til «Kulturhuset» 3. Kulturdelen av arbeidet med kulturminner og navnesaker legges til lokalhistorisk arkiv/biblioteket. 4. Ungdomshusene legges organisatorisk til kulturskolen. 5. Gjeninnføring av midlene til lysansvarlig vurderes i forbindelse med budsjett 2017 Ås, 22.04.2016 Trine Christensen Rådmann Ellen M. Benestad Etatsjef oppvekst og kultur Avgjørelsesmyndighet: Behandlingsrekkefølge: Ungdomsrådet Hovedutvalg for oppvekst og kultur Administrasjonsutvalg Formannskap Vedlegg: 1. Utkast modell organisering kultur 2. Rapportering kulturhuset 2015 3. Organisering rådmannens anbefaling 4. Notat fra rådmannen om implementering av modell 3, jf. F-sak 35/16, 11.05.2016. 20.06.2016 Side 26 av 105
Vedtak i saken sendes til: Rektor kulturskolen Biblioteksjef Etatssjef oppvekst- og kultursjef SAKSUTREDNING: Sammendrag: Det er et omforent ønske om å skape en sterkere og mer samlet kulturenhet i kommunen. Rådmannen ser ikke behovet for en egen etat, men en styrking av kulturen i Ås ved å lage en organisering som i større grad vektlegger kulturhuset som samlingspunkt for kulturen i Ås. Det foreslås at det utlyses en 100% stilling som kulturhusleder når nåværende kulturleder slutter 1.7.2016. Kulturhusleder bør i tillegg til ansvaret for kulturhuset, ha et koordineringsansvar for å få til et sterkere samarbeid mellom kulturhuset, biblioteket, kulturskolen og andre virksomheter i Ås og ivareta enkelte av tidligere kulturleders oppgaver. Kulturhuslederen skal også utvide samarbeidet med det profesjonelle- og frivillige kulturlivet i Ås. Kulturdelen av arbeidet med kulturminner og navnesaker legges til lokalhistorisk arkiv. Ungdomshusene legges under kulturskolen. Fakta i saken Tidligere politisk behandling: Denne gjennomgangen av kulturområdet har bakgrunn i kommunestyresak 14/04335-1, og i handlingsprogrammet for 2015 som ble vedtatt i kommunestyret 10.12.2014. «Bestillingen» for arbeidet ble formulert slik Gjennomgang av hele kulturområdet når det gjelder organisering og innhold. Hva er det ønskelig at kulturområdet skal være i Ås? Hvilke kulturaktiviteter kan utføres av frivillige? Evaluere kulturhuset når det gjelder organisering, bruken, innholdet og det tekniske. Det opprettes en prosjektgruppe som består av 3 fra administrasjonen, 1 tillitsvalgt og 2 politikere. Prosjektet kom i gang i januar 2015 og var klart for behandling i 2015. Den 20.5.2015 ble det fremmet 2 saker for hovedutvalget for oppvekst- og kultur; Evaluering av kulturområdet sak 17/15 Evaluering av kulturhuset sak 18/15. I hovedutvalget for oppvekst- og kultur 20.05.2015 ble det følgende innstilling: Sakene utsettes inntil ny sak med følgende fremmes: 20.06.2016 Side 27 av 105
1. Vurdering av ulike organisasjonsformer knyttet til kulturområdet. 2. De økonomiske konsekvensene av de foreslåtte organisasjonsformene belyses. 3. Kulturområdet og aktivitetene diskuteres i eget møte i hovedutvalg for oppvekst og kultur før pkt. 1 og 2 ferdigstilles. Formannskapets vedtok følgende utsettelsesvedtak 27.05.2015: Saken utsettes inntil hovedutvalg for oppvekst og kultur har ferdigbehandlet saken. Saken ble diskutert i hovedutvalget for oppvekst- og kultur den 17.2.2016. Kulturområdet i Ås kommune Kulturområdet er i dag organisert under oppvekst og kultursjefen med «Hovedutvalg for oppvekst og kultur» som politisk utvalg. Her er kultur oppdelt i 3 virksomhetsområder: Kulturskolen Biblioteket / lokalhistorisk arkiv Allmenkultur - lag og foreninger, tilskudd mm,/ kulturhuset og ungdomshusene Nåværende organisering for kulturområdet i oppvekst- og kulturetaten Rådmann Oppvekst og kultursjef Fagrådgivere Leder pedagogisk psykologisk leder Kulturleder Kulturskolerektor Biblioteksleder 9 rektorer, 6 barnehagestyrere Ungdomshusene Kultur skolen Lokalhistori sk arkiv 7 barneskoler Kulturhuset 2 biblioteksfilialer 2 ungdomsskoler inkl VO 7 barnehager Illustrasjon 1 20.06.2016 Side 28 av 105
Kulturhusets organisering i dag Kulturleder Rudolf Lyd 50% - ledighet i stilling Kino 50% 100% Ungdomshusene Kulturhuskoordinator Kulturhuskonsulent Ansvar for utleie - 100% Lys 50% - - ikke inne i budsjettet for 2016 Midgard Illustrasjon 2 Kulturleder går av med pensjon fra 1.7.2016. Det vil si at det blir ledig 100% stilling. Lydansvarlig, 50% stilling, som har vært i permisjon fra høsten 2015, har sagt opp sin stilling. Lysansvarlig, 50% stilling, har sluttet. Midlene til denne stillingen ble trukket inn i forbindelse med budsjettbehandlingen for 2016. Leder for ungdomshusene, kino, kulturhuskoordinator og kulturhuskonsulent opprettholdes. Vurderinger Alternative organiseringsformer Ut fra prosjektgruppens anbefalinger og rådmannens ønske om en sterkere kulturenhet, tilbakemeldinger fra HOK-møtet 17.2.2016 samt samtaler med lederne innenfor kulturfeltet og tillitsvalgte er det utarbeidet 3 alternativer til organisering av kulturfeltet. 1. Modell 1 Rådmannens forslag Det er ønske om å skape en sterkere kulturenhet i kommunen. Rådmannen ser ikke behovet for en egen etat, men en styrking av kulturen i Ås ved å lage en organisering som styrker kulturfeltet og spesielt innholdet i kulturhuset og andre kulturarenaer. Det er ønskelig med en leder som har kunnskap om drift og innhold i et kulturhus og kapasitet til å utvikle, lede, koordinere og organisere kulturhuset. Nåværende kulturlederstillingen får navnet kulturhusleder. Enheten får navnet Kulturhuset. Stillingen lyses ut. Se vedlagte organisasjonskart. I forbindelse med nytilsetting så bør stillingens arbeidsoppgaver vurderes. Kulturhuslederen bør i tillegg til ansvaret for kulturhuset ha et koordineringsansvar for å få til et sterkere samarbeid mellom forskjellige virksomheter i Ås som driver med kulturarbeid, for en større synergieffekt. Behovet for å styrke kommunens samarbeid 20.06.2016 Side 29 av 105
med det profesjonelle kulturlivet og fritidskulturlivet kan utvikles ved at kulturhusleder finner naturlige samarbeidspunkter med disse. Kulturhuslederens hovedarbeidsoppgaver vil være: ansvar for utviklingen av kulturhuset som kultur- og samfunnshus pådriver for utvikling av innholdet i kulturhuset ansvar for samordning med andre kulturarenaer i Ås samarbeide med interne og eksterne aktører planlegge, organisere og gjennomføre planer innenfor kulturfeltet søke kulturmidler diverse andre mindre oppgaver som i dag ivaretas av kulturleder. Oppvekst- og kultursjefen vil fortsatt ha det overordnede strategiske ansvaret for hele kulturområdet. Andre stillinger Det foreslås at kulturdelen av kulturminner og navnesaker overføres til lokalhistorisk arkiv og at arkivaren øker stillingen fra 50% til 60%. Arkivaren har god kunnskap om kulturminner og navnesaker og vil kunne ivareta dette feltet. Lokalhistorisk arkiv er en avdeling under biblioteket. Midlene til denne økningen tas i inneværende år innenfor kulturbudsjettet. Ungdomshusene foreslås lagt under kulturskolen som er den virksomheten innen kulturområdet som spesifikt arbeider med barn og unge. På den måten tydeliggjør man at kulturhuslederen skal konsentrere sin virksomhet om utvikling og drift av kulturhuset og tilsvarende arbeidsoppgaver. Stillingene som kinoansvarlig, kulturhuskoordinator og kulturhuskonsulent med ansvar for utleie, beholdes som i dag. 50% lydstilling har sagt opp stillingen sin. 50% lysstilling de økonomiske midlene - ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for 2016. Det foreslås at lydstillingen ikke besettes, men at midlene til lydstillingen beholdes og at midlene til lys tilbakeføres i forbindelse med budsjett 2017. Det gjøres en avtale (etter en anbudsprosess) med et firma/person som kan ta ansvar for vedlikehold av det tekniske utstyret og som etter avtale kan brukes til lyd og lys på arrangementer. Tilsvarende modell har f.eks. Askim kommune for sitt kulturhus. 2. Modell 2 leder av kulturskolen som leder av kulturområdet I denne modellen foreslås det at leder for kulturskolen blir kultursjef og har i samarbeid med biblioteksleder ansvar for hele kulturområdet. Kulturlederen går av med pensjon 1.7.2016. Han har ansvar for kulturhuset og allmennkulturlivet. Stillingen er 100%. I stedet for å lyse ut stillingen foreslås det at rektor for kulturskolen også får ansvaret for kulturhuset og ungdomshusene i en 2-års prøveperiode. Han blir virksomhetsleder for kultur, fritid og kulturskole, i det daglige kalt kultursjef. 20.06.2016 Side 30 av 105
Virksomheten får navnet Kultur og fritid. I denne enheten ligger kulturskolen med ressurssenter, ungdomshusene og allment kulturliv Biblioteksjef vil være en viktig samarbeidspartner. Etatsjef, kultursjef og biblioteksjef vil ha et felles ansvar for strategisk utvikling av kulturområdet i Ås gjennom jevnlige koordinerings- og planleggingsmøter. Biblioteksleder Lokalhistorisk arkiv 2 biblioteksfilialer Kulturskolen Rådmann Oppvekst- og kultursjef Fagrådgivere Pedagogisk psykologisk tjeneste Kultursjef/ Kulturskolerektor Kulturhuset Ungdomshusene 9 rektorer 2 ungdomsskoler + VO 7 barneskoler 6 barnehagestyrere 7 barnehager Illustrasjon 3 Se også vedlagte organisasjonskart som viser hvordan virksomheten er tenkt sammensatt og som beskriver bredden i kommunens tjenesteytelse innenfor kulturområdet. Den nåværende kulturleders stillingsressurs foreslås ved denne modellen fordelt på følgende måte: 10% av kulturlederstillingen brukes til å øke stillingen til arkivaren i lokalhistorisk arkiv for å ivareta kulturminner og navnesaker (fra 50% til 60% stilling). Lokalhistorisk arkiv er en avdeling under biblioteket. 50% av kulturlederstilling brukes til å øke inspektørstillingen (fra 50% til 100%) i kulturskolen. Vedkommende skal ivareta fag- og personalansvaret i kulturskolen når rektor i kulturskolen også får ansvaret for kulturhuset. Som inspektør er det er i dag ansatt en i 50% engasjement. 40% av kulturlederstillingen brukes til å øke administrativ hjelp på kulturområdet for å ivareta den økte mengden med administrative oppgaver samt koordineringen av fritidskulturlivet som bør være et satsningsområde. 20.06.2016 Side 31 av 105
Andre stillinger Stillingene som leder for ungdomshusene, kulturhuskoordinator og kulturhuskonsulent med ansvar for utleie beholdes som i dag. 50% lydstilling besettes ikke. I stedet gjøres avtale med et firma/person som kan ta ansvar for vedlikehold av det tekniske utstyret og som brukes til lyd og lys på arrangementer etter avtale. 50% lysstilling som ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for 2016 bør tilføres kultur og fritid fra 2017. 3. Modell 3 - Prosjektgruppens anbefaling: Prosjektgruppen som ble nedsatt etter kommunestyrevedtak i desember 2014, bestod av Ellen Benestad, oppvekst og kultursjef, Alexander Krohg Plur, kulturskolerektor, Emil Schmidt, økonomisjef, Sverre Strand Teigen, HOK, Laila P. Nordsveen, HOK, Linda Rasten, tillitsvalgt. Arbeidet ble ledet av innleid prosjektkonsulent Nils Gunnerud. Gruppen arbeidet våren 2015 med spørsmålet om framtidig organisering av kulturområdet i Ås kommune. De gjennomførte en samlet vurdering av kommunens utfordringer på kulturområdet, økonomien samt ønsket om å bruke kultur som et verktøy for vellykket samfunnsutvikling. På denne bakgrunn er det prosjektgruppens anbefaling å samle kulturområdet i en kulturenhet ledet av kultursjef. Denne enheten mener gruppen bør få navnet Kultur, frivillighet og fritid. Hensikten med organiseringen Hensikten med den nye organiseringen er å etablere en robust og synlig kulturvirksomhet uten friske midler inn. Denne enheten skal videreføre arbeidet med dagens oppgaver. I tillegg skal de arbeide med strategiske oppgaver i henhold til kommuneplanens mål. Det er et ønske om å legge flere enheter inn i kulturenheten for å skape en enhet som kan levere de kommunale tjenestene på en måte som er lett tilgjengelig for innbyggerne og som på en rasjonell måte kan løse de utfordringer som kommer på kulturområdet og gjør kommunen best mulig forberedt Organisasjonskartet I en situasjon der en ikke kan forvente vesentlig vekst i budsjettrammene er det viktig å bruke midlene på beste og mest effektive måte. Av den grunn vil prosjektgruppen anbefale å etablere en kulturvirksomhet under en felles overbygning: 20.06.2016 Side 32 av 105
Kultursjef Kulturskole Idrett Bibliotek Anlegg Kulturhus, kino, samfunnshus Frivillig arbeid Lag og foreninger Frivillighet, Fritid, Nærmiljø Barn og unge integrering Illustrasjon 4 Områder som i dag ikke er organisert i denne enheten, er idrett, anlegg, frivilligsentral, forebyggende arbeid, integrering m fl. Dette er tjenester som i mange kommuner hører inn under kulturområdet, men som Ås kommune har organisert i andre enheter. Personell i en slik «felles paraply» vil ha mellom 37 og 50 årsverk, avhengig av hva som legges til enheten. Mange av stillingene/oppgavene som er ønsket inn i en kulturenhet er brøker av stillinger i andre enheter og etater. Det er en årsak til deres plassering der. Disse personene har også andre arbeidsoppgaver de skal ivareta. En samling av personer i kulturenheten, vil skape mindre fleksibilitet i tjenestetilbudet et annet sted. En slik flytting vil også fordre en bredere høring i organisasjonen. Det er ikke gjort økonomiske beregninger i forhold til denne modellen. Rådmannens vurdering: Modell 1 Organiseringen beholdes i store trekk som i dag, men tydeliggjør kulturhusets viktige rolle som samfunns- og kulturarena, ved at man ansetter en leder for kulturhuset. I tillegg legges ungdomsklubbene under kulturskolen for å samle kulturtilbud for barn og unge under en enhet. Navnesaker og kulturdelen av kulturminner foreslås lagt til lokalhistorisk arkiv. Rådmannen ser ikke behovet for en egen etat, men en styrking av kulturfeltet i Ås ved å lage en organisering som tydeliggjør kulturhuset som et samlingspunkt for kulturen i Ås. Kulturskolen og biblioteket har i dag mange arrangementer og oppgaver som det ville være naturlig å samarbeide med leder for kulturhuset om. Med denne modellen vil kommunen ha en kulturhusleder som kan konsentrere seg helt om virksomheten og ikke dele tiden sin på flere virksomheter. Denne modellen gir også biblioteket og kulturskolen tid og kapasitet til å fortsette sin gode utvikling uten å måtte konsentrere seg om flere felt. 20.06.2016 Side 33 av 105
Kulturhuslederen skal i tillegg til å lede og utvikle kulturhuset ivareta noen av tidligere kulturleders oppgaver. Det bør ansettes en kulturhusleder som har kunnskap om drift og innhold i et kulturhus og kapasitet til å utvikle, lede, koordinere og organisere kulturhuset. Kulturhuslederen bør i tillegg til ansvaret for kulturhuset ha et koordineringsansvar for å få til et sterkere samarbeid mellom forskjellige virksomheter i Ås som driver med kulturarbeid samt styrke kommunens samarbeid med det profesjonelle kulturlivet og fritidskulturlivet. Det er i dag avsatt lite midler til å igangsette arrangementer i kulturhuset. For å få til en god utvikling må man trekke på lokale krefter. Kulturhuslederen må aktivt jobbe mot både det lokale og profesjonelle kulturlivet. Modell 2 Det er viktig med en samordning av kulturfeltet for å få ut synergieffektene og samtidig ha et godt driv framover. Både biblioteket og kulturskolen er velfungerende institusjoner som ligger langt framme i utviklingen innen sine områder. Lederne i begge disse enhetene har arbeidet mange år i Ås kommune, har god lokalkunnskap og kjenner brukernes behov. Mange av kulturtilbudene springer ut fra deres virksomheter. Rådmannen ser at denne modellen har både fordeler og ulemper. Fordelen er at lokalkunnskapen ivaretas. Ulempen er at organisasjonen ikke tilføres noe nytt og at modellen kan være krevende å drive. Rektor på kulturskolen blir også kultursjef og skal ivareta både hele kulturområdet og kulturskolen. Det er stort, variert og sprikende område å være daglig leder for. Modell 3 Rådmannen støtter mange av prosjektgruppens vurderinger, men deler ikke samme oppfatning av at alt skal samles i samme enhet. Mange av stillingene/oppgavene som er ønsket inn i en kulturenhet er brøker av stillinger i andre enheter og etater. Det er en årsak til deres plassering der. Disse personene har også andre arbeidsoppgaver de skal ivareta. En samling av personer i kulturenheten, vil skape mindre fleksibilitet i tjenestetilbudet et annet sted. Ellers ligner modellen mye på modell 1. Økonomiske konsekvenser: Det er i denne saken ikke lagt fram noen endrede økonomiske forutsetninger. Det er heller ikke tatt høyde for innsparinger. Det er i dag god aktivitet i kulturhuset. Se vedlagte årsrapport for 2015. 20.06.2016 Side 34 av 105
Det er i inneværende budsjett avsatt lite midler til lyd og lys i forbindelse med arrangementer. Midlene på kr 260.000 til lys ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for 2016. Lydmannen er i permisjon, men har nå sagt opp stillingen sin i Ås kommune. Fritidskulturlivet drives av enkeltpersoner, både profesjonelle og amatører, og organisasjoner uten særlige økonomiske midler. Hvis de skal betale både for leie av lokaler og lyd og lys, er det mange som ikke vil kunne bruke kulturhuset. Ønsker kommunen et aktivt kulturhus så må det være mulig å bruke huset uten altfor store kostnader for brukerne. I forbindelse med budsjettet for 2017 foreslås det at lønnsmidlene på kr 260.000 til lys tilbakeføres (slik budsjettet for 2015 var) og at midlene til lyd opprettholdes. I tillegg forslås det å sette av midler til underskuddsgaranti i forbindelse med store arrangementer med nasjonalt kjente artister. Det vil medføre at det vil være litt lettere å booke inn dyre artister. Tillitsvalgtes uttalelser Saken er lagt fram for MFO, Musikernes fellesorganisasjon, UDF, Utdanningsforbundet og Fagforbundet. De ønsker en egen leder for kulturområdet, og MFO ønsker i utgangspunktet at både kulturskolen og biblioteket ligger under en kultursjef som ivaretar hele feltet. Modell 2 mener fagforeningene vil tilføre rektor på kulturskolen for mange nye oppgaver. Det kan føre til at han blir perifer som leder av kulturskolen og føre til at det kan bli mangel på faglig ledelse og utvikling av kulturskolen og for liten tid til ivaretakelse av de ansatte både på kulturskolen og kulturhuset. De er av den oppfatning at det blir for mange arbeidsoppgaver på en person med en slik modell. De mener at modell 1 vil best ivareta de ansatte.. Konklusjon med begrunnelse: Det har vært mange runder for å komme fram til et forslag om organisering av kulturområdet. Ås kommune har særlig to områder innen kulturfeltet som gjennom flere år har pekt seg ut i positiv retning innen sitt felt; kulturskolen og biblioteket. Når kulturlederen i Ås nå går av med pensjon, så åpner det seg muligheter for å gjøre endringer innen kulturfeltet. Det foreslås i saken at oppvekst- og kulturetaten opprettholdes som i dag og at det ansettes en kulturhusleder som har ansvar for kulturhuset. Kulturhuslederens hovedarbeidsoppgaver vil være å ha ansvar for utviklingen av kulturhuset som kultur- og samfunnshus, pådriver for utvikling av innholdet i kulturhuset og ansvar for samordning med andre kulturarenaer i Ås. Det foreslås imidlertid at kulturdelen av kulturminner og navnesaker overføres til lokalhistorisk arkiv og at arkivaren øker stillingen fra 50% til 60%. Dette ivaretas innenfor budsjettet i 2016. 20.06.2016 Side 35 av 105
For å sikre at kulturhuset har tilstrekkelige ressurser til ivaretagelse av teknisk utstyr, må budsjettet tilføres kr 280.000 for lys. Disse midlene ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for 2016. I tillegg må midlene til lyd, kr 280.000, opprettholdes. Det foreslås at man gjennom anbud gjør en avtale med et firma som kan påta seg oppdrag med ivaretagelse av teknisk utstyr i kulturhuset og ivareta lyd og lys. Kan vedtaket påklages: Nei Ikrafttredelse av vedtaket: 15.5.2016 20.06.2016 Side 36 av 105
K-44/16 Follo barne- og ungdomsskole utbygging Til sakslisten Saksbehandler: Helen Ohnstad Saksnr.: 16/01616-1 Saksgang Møtedato 1 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 28/16 08.06.2016 2 Formannskap 57/16 15.06.2016 3 44/16 20.06.2016 Formannskapets innstilling 15.06.2016: Foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Hovedutvalg for oppvekst og kulturs behandling 08.06.2016: Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig tiltrådt. Hovedutvalg for oppvekst og kulturs innstilling 08.06.2016: 1. Follo barne- og ungdomsskole rehabiliteres og bygges om i henhold til vedlagte prosjektskisse. Totale prosjektkostnader beløper seg til 85 millioner kr. eks. moms. 2. Fordelingen av kostnadene mellom eierkommunene blir slik som det framgår i saksutredningen. Ås kommunes andel blir kr. 11.147.540 Saksfremlegg Rådmannens innstilling: 1. Follo barne- og ungdomsskole rehabiliteres og bygges om i henhold til vedlagte prosjektskisse. Totale prosjektkostnader beløper seg til 85 millioner kr. eks. moms. 2. Fordelingen av kostnadene mellom eierkommunene blir slik som det framgår i saksutredningen. Ås kommunes andel blir kr. 11.147.540. Ås, 25.05. 2016 Trine Christensen Rådmann Ellen Benestad Oppvekst- og kultursjef 20.06.2016 Side 37 av 105
Avgjørelsesmyndighet: Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for oppvekst og kultur Formannskapet Vedlegg: A) Skisser av mulige framtidige løsninger Øvrige dokumenter som ligger i saken: Vedtak 09.12.2015, sak 15/15 Vedtak i saken sendes til: Ås kommune v/oppvekst og kultursjef Ski kommune v/kommunalsjef Jane Short Aurlien SAKSUTREDNING: Sammendrag: Det vises til tidligere sak om rehabilitering/påbygg/ombygging av Follo barne- og ungdomsskole, fremmet i alle de syv eierkommunene før jul 2015. I denne saken ble det presentert to ulike alternativer: Alternativ 1 hadde en estimert kostnadsramme på 39,6 millioner kroner og ble valgt av to kommuner. Alternativ 2 hadde en estimert kostnadsramme på 104,5 millioner kroner og ble valgt av fire kommuner. En kommune valgte ikke å behandle saken. Med bakgrunn i dette ble rådmannen i Ski bedt av ordførerne i eierkommunene om å finne et tredje mulig alternativ. Virksomhet Eiendom i Ski ba tre «ferdighusleverandører» om å lage mulighetsstudier for å finne ut om byggekostnadene kunne reduseres ved bruk av prefabrikkerte løsninger, samt løse arealbehovene i en bygning, men i to etasjer. Etter rådmannens vurdering gir det nye alternativet en god løsning for skolens elever og ansatte. Flere kommuner velger nå prefabrikkerte skolebygg (eks. Sandnes, Oslo m.fl.). Skolen har hatt mulighetsstudiet til gjennomsyn. Skolen vurderer dette som et godt alternativ. Fakta i saken: Nærmere om de ulike alternativene til en prefabrikkert løsning: Dette er en byggemetode der skolen i stedet for å bygges tradisjonelt på stedet, fabrikkeres i ferdige seksjoner som transporteres til tomta og monteres raskt på 20.06.2016 Side 38 av 105
grunnmur/fundament. Fordelen er rasjonell bygging uavhengig av værforhold, og også kortere byggetid. De tre leverandører har stipulert kvadratmeterprisen til mellom 16 000 og 18 000 kroner og lagt til grunn arealer fra 3000 til 3800 kvm. Skolens romprogram ble lagt til grunn for beregningen. Entreprisekostnader for en helt ny skole (administrasjon, skolebygg og gymsal) varierer mellom 54 og 60 millioner kroner i de tre forslagene. Leverandørene hadde ikke tatt med kostnader til rivning, fundamentering, ansvarlig søker, annen tekniske installasjoner og varmekilde i sine forslag. Dette utgjør ca. 8,3 millioner kr i tillegg til bygningskostnadene. I tillegg kommer nødvendige kostnader til opparbeiding av uteområder, inventar og nødvendige reserver. Anbefaling: Basert på prisene som er oppgitt av leverandørene og opplysninger om at arealene kan utnyttes på en enda bedre måte, anbefales at: Arealet planlegges til omkring 3 200 m2. Skolens romprogram legges til grunn. Utomhusarealene planlegges tilrettelagt slik at de fungerer bedre for brukergruppen enn nå. Det legges til rette for en eventuell utvidelse av skolen ved å avsette areal til et senere byggetrinn. Det rives 2 615 m2, som er dagens skolebygg. Rådmannen anbefaler en fremdrift med åtte måneder til anskaffelser og forprosjekt, og en byggetid på inntil ett år. Det vil være svært viktig for brukergruppen at dagens bygningsmasse driftes ut ett skoleår, og at nytt skolebygg står klart til bruk 13 måneder senere. Rivning av eksisterende bygg gjennomføres i skolenes sommerferie. De midlertidige løsningene for byggeperioden må være etablert og i drift før skolenes sommerferie. 20.06.2016 Side 39 av 105
Totale prosjektkostnader: Vurderinger I dette alternativet blir fordelingen mellom eierkommunene slik: Kommune Eierandel/ skoleplasser Forprosjektmidler 2015 (tidl. bevilgning) Investeringsmidler 2016 (eks moms) Ski kommune 14 243 852 19 508 196 Oppegård kommune 12 209 016 16 721 310 Nesodden kommune 8 139 344 11 147 540 Ås kommune 8 139 344 11 147 540 Frogn kommune 7 121 926 9 754 975 Vestby kommune 7 121 926 9 754 975 Enebakk kommune 5 87 090 6 967 125 Sum 61 1 062 498 1 062 498 * Summen er forutsatt bygging i 2016. Ved senere oppstart påløper prisøkning pr år på ca. 2-3% 20.06.2016 Side 40 av 105