IKT-kontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 07.04.2017 27879/2017 2017/2464 060 Saksnummer Utvalg Møtedato Formannskapet 27.04.2017 Bystyret 11.05.2017 Vertskommunesamarbeid med Røst kommune IKT Rådmannens forslag til innstilling a) Avtalen om vertskommune samarbeid mellom Bodø og Røst kommune om IKT drift og digitalisering godkjennes. b) Rådmannen bemyndiges til å signere avtalen om vertskommune samarbeid mellom Bodø og Røst kommune. c) Vertskommune samarbeidet er bygd på full kostnadsdekning for vertskommunen. Sammendrag Etter forespørsel fra Røst kommune er det etablert en intensjonsavtale som skal munne ut i en endelig avtale om full digital fusjon mellom Bodø og Røst kommune. Det digitale samarbeidet ønskes regulert gjennom en vertskommune avtale. I denne saken redegjøres for bakgrunnen for ønske om digital fusjon samt en redegjørelse av prosessen og sakens fakta fram til nå.
Saksopplysninger Intensjonsavtale digitalt samarbeid (digital fusjon) Røst kommune og Bodø kommune etablerte i april/mai 2015 en intensjonsavtale som blant annet sier at det skal skje en «full digital fusjon mellom de to kommunene, herunder felles digital infrastruktur, innføring av nye fagsystemer, opprustning og modernisering av kommunens hjemmeside og økt satsning på digitale tjenester overfor innbyggerne.» En slik fusjon vil være en forutsetning for å kunne realisere et dyptgående fremtidig samarbeid på andre områder. Det digitale samarbeidet skjer ved at ansvar for drift/support av IKT-tjenester på Røst overføres til Digitaliserings og IKT kontoret Bodø kommune og at alle fagsystemer på Røst konverteres til Bodøs systemer og plattform. IKT-tjenestene på Røst har vært driftet IKTavdelingen i Vågan kommune gjennom IKT-samarbeidet i Lofoten. Målsettingen for den digitale fusjonen mellom Røst og Bodø kommune er: Høyere effektivitet i tjenesteytingen o Større bruk av digital arbeidsflyt o Fjerne oppgaver som gjøres manuelt/unødvendig tungvint i dag o Ressurser til å kvalitetssikre arbeidsprosesser i kommunen slik at disse er samstemt med grensesnittet til leverandørene og «best practice» for øvrig Høyere kvalitet i tjenesteytingen o Lettere tilgang på nye digitale tjenester som også vil være utfyllende for innbyggere/næringsliv, ikke bare effektiviserende o Bedre muligheter for samhandling og kommunikasjon, både mellom innbyggere/næringsliv og kommunen samt mellom enheter internt i kommunen Klargjøre kommunene for et mer dyptgående samarbeid fremover o Bedre mulighet for samhandling også mellom Røst kommune og Bodø kommune o Sikre at nødvendig infrastruktur for felles tjenesteproduksjon er til stede, både på generelle systemer og på spesifikke fagsystemer Stabil og sikker IKT-plattform o Ressurser til å sikre at infrastrukturen er oppdatert og tilpasset det gjeldende behovet for både ansatte og andre interessenter Redusere driftskostnadene gjennom samdrift o Stordriftsfordeler som følge av et større IKT-miljø og større innkjøp o Gjenbruk av eksisterende digitale løsninger o Mer helhetlig og effektiv leverandørstyringsmodell og kontraktsoppfølging Gjøre nye digitale tjenester lettere tilgjengelig o Tilgang til andre fagmiljø enn IKT-avdelingen som også kan se muligheter Avtale om vertskommune samarbeid etter kap. 5 A Lovgrunnlaget for vertskommune ligger i følgende: Kommunelovens 28a nr. 1: En kommune kan overlate utførelsen av lovpålagte oppgaver, herunder delegere myndighet til å treffe vedtak som omtalt i forvaltningslovens 2 første ledd bokstav a (offentlig myndighetsutøvelse) til en vertskommune etter 28b og 28c hvis den aktuelle lov ikke er til hinder for det. Kommunelovens 28b nr. 1: En kommune (samarbeidskommune) kan avtale med en annen kommune (vertskommune) at vertskommunen skal utføre oppgaver og treffe
avgjørelser etter delegert myndighet fra samarbeidskommunen i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Kommunelovens 28b nr. 3: Delegasjon av myndighet som nevnt i nr. 1 skjer ved at kommunestyret ( ) selv gir instruks til egen administrasjonssjef om delegasjon til administrasjonssjefen i vertskommunen. Hovedformålet ved etableringen av vertskommuneloven var å tilby en lovregulert samarbeidsmodell for individrettet kommunal tjenesteyting og offentlig myndighetsutøvelse. Men loven gir ingen rettslig hinder for å organisere administrative støttetjenester som IKT-drift i et vertskommunesamarbeid. For samarbeid om oppgaver som ligger utenfor offentlig myndighetsutøvelse, vil imidlertid regelverket om offentlige anskaffelser kunne legge begrensninger på mulighetene for å etablere vertskommunesamarbeid om dette uten at det oppstår plikt til å sette virksomheten ut på anbud. Dette er behandlet i et eget avsnitt nedenfor. Et administrativt vertskommunesamarbeid har en enkel styringsform som innebærer få kostnader, og som krever lite administrasjon. For et vertskommunesamarbeid skal det foreligge en skriftlig vertskommuneavtale. Kommuneloven 28 1e nr. 2 stiller opp minimumskrav til hva avtalen skal inneholde bestemmelser om. Bestemmelsen lyder: «2. Samarbeidsavtalen skal inneholde bestemmelser om: a) angivelse av deltakerne og hvilken av disse som er vertskommunen, b) hvilke oppgaver og hvilken avgjørelsesmyndighet som skal legges til vertskommunen, c) tidspunkt for overføring av oppgaver og avgjørelsesmyndighet, d) underretning til deltakerne om vedtak som treffes i vertskommunen, e) det økonomiske oppgjøret mellom samarbeidskommunene og vertskommunen, f) nærmere regler for uttreden og avvikling av samarbeidet, g) annet som etter lov krever avtale.» Det er kommunestyret i de enkelte kommuner som selv må vedta avtalen. I dette ligger at det ikke kan delegeres til andre. Endringer i de elementer av avtalen som er omtalt i loven kan heller ikke delegeres til andre. Vertskommune samarbeid og lov om anskaffelses I en innledende fase var det noe usikkerhet knyttet til om en overføring av drift og forvaltningsoppgavene for Røst kommune fra Vågan kommune til Bodø kommune faller inn under lov om offentlig anskaffelse. Røst kommune ba om betenkning fra Kommunerevisjonen i Lofoten. Svaret fra Raymond Birkeland Stenberg/Kommunerevisjonen i Lofoten var at dette var unntatt lov om offentlig anskaffelse. «Samarbeidet mellom Røst kommune og Bodø kommune faller utenfor anskaffelsesregelverket. Her er det snakk om offentlig-offentlig samarbeid. Dette er omtalt i Veileder til reglene om offentlig anskaffelser kap. 3. Samarbeidet mellom Røst og Bodø blir en form for horisontalt offentlig-offentlig samarbeid. Det er redegjort nærmere for dette unntaket i kapittel 3.1.3.»
Bodø kommune ønsket en egen betenking rundt denne problemstillingen og ba derfor om en utredning fra advokat Robert Myhre i Wahl-Larsen. Advokat Robert Myhre har offentlig anskaffelse som arbeidsområde. «Konklusjonen er at kommunen bør kunne legge til grunn at avtalen er unntatt fra anskaffelsesregelverket etter regelen i forskriften 3-3.» Det som i dag regulerer samarbeidet mellom Røst kommune og Bodø kommune er intensjonsavtalen. Arbeidet med å etablere en avtale om vertskommune samarbeid var iverksatt som et administrativt arbeid. Før en endelig signering så er det vurdert at dette må løftes opp på et politisk nivå for en endelig godkjenning før en iverksettelse av en signering. Vurderinger Ansvar for drift/support av IKT-tjenester for Røst kommune er fra 01.01.2017 overført fra Vågan kommune og til Digitaliserings og IKT-kontoret Bodø kommune. Røst kommune har også gjennomført en endring i sin system portefølje slik at denne samsvarer med Bodø kommune sin portefølje. Røst kommune har tatt i bruk samme sak- og arkivsystem og samme elektronisk pasient journal system. Dette var en omfattende oppgave både i arbeid og kostnad. Med en felles systemportefølje er det skapt en felles plattform som vil mulighet for økt samarbeid og felles løsninger. Kostnader til flytting og konvertering av systemer er finansiert av Røst kommune. Kostnader for arbeidet utført av Bodø kommune ble utfakturert mot Røst kommune i desember 2016. Røst kommune vil bli fakturert for driftstjenester som er levert fra Bodø kommune i 2017. Det som i dag regulerer samarbeidet mellom Røst kommune og Bodø kommune er intensjonsavtalen. Et nødvendig neste steg en formell avtale. Å etablere et administrativt vertskommunesamarbeid er noe som gir vertskommunen en enkel styringsform som innebærer få kostnader, og som krever lite administrasjon. Drift og support av Røst kommune er bygd på full kostnadsdekning. Det betyr at vertskommune Bodø skal fullt ut ha dekket sine merkostnader ved dette samarbeidet. Konklusjon og anbefaling Det er ønskelig med et tettere IKT samarbeid med kommuner i regionen. Et slikt samarbeid vil gi bedre kommunale digitale tjenester for alle aktører i regionen. Gjennom et tettere samarbeid vil det også gi lavere drift- og lisenskostnader for alle deltakende kommuner. Røst kommune vil være den første kommunen Bodø kommune etablerer et tettere samarbeid med og vil kunne være et første steg til et regionalt samarbeid innenfor IKT og digitalisering. Anbefaling: a) Avtalen om vertskommune samarbeid mellom Bodø og Røst kommune om IKT drift og digitalisering godkjennes. b) Rådmannen bemyndiges til å signere avtalen om vertskommune samarbeid mellom Bodø og Røst kommune. c) Vertskommune samarbeidet er bygd på full kostnadsdekning for vertskommunen.
Saksbehandler: Bjørn Inge Furunes Rolf Kåre Jensen Rådmann Anna M. Welle Ass. Rådmann Trykte vedlegg: Vedlegg 1 Samarbeidsavtale 28b Røst kommune - Bodø kommune Utrykte vedlegg: <><Vennligst ikke slett noe etter denne linjen>