Revidert administrativt delegeringsreglement

Transkript

1 HR-kontoret Saksframlegg / referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 16/3 Organisasjonsutvalget Bystyret Revidert administrativt delegeringsreglement Sammendrag Dagens reglement for rådmannens delegeringer til underliggende driftsenheter ble sist revidert 24. mai 2012 (sak 12/65), med en mindre korrigering 20. juni 2013 (sak 13/87). I anledning konstituering av nytt bystyre fra 29. oktober 2015 legger rådmannen frem forslag til nye politiske delegeringer i bystyrets møte 15. (16. juni). Nye politiske delegeringer nødvendiggjør en revisjon av rådmannens delegeringer. I denne sak legges rådmannens delegeringer frem til orientering. Innstilling til politiske delegeringer legges samtidig frem for bystyret som politisk sak. Delegeringsreglementet består av en politisk og en administrativ del, med felles innledning. Komplett forslag til delegeringsreglement følger vedlagt. Saken har vært på høring hos hovedsammenslutningene. Komplett delegeringsreglement ble formelt drøftet med hovedsammenslutningene 20. mai Under forutsetning av at bystyret vedtar sine delegeringer slik det fremgår av innstilling til vedtak beslutter rådmannen sine videredelegeringer slik det fremkommer av vedlagte forslag til administrative delegeringer. Metode Formålet med et reglement for delegert myndighet er å avklare ansvar og myndighet mellom de ulike kommunale organer, samt etablere et tydelig skille mellom politikk og administrasjon. Denne revisjonen består i det alt vesentlige av språklige korrigeringer, og komplettering i forhold til endringer i lovverk og intern organisasjonsstruktur etter siste revisjon. Revisjonen betyr videre at reglementet nå gjenspeiler dagens praksis slik den har utviklet seg etter forrige revisjon. Forslag til materielle endringer er begrenset og er for det meste en retting av forhold som antas å ha vært utilsiktet ved forrige revisjon. Med materielle endringer menes endringer i rettigheter og plikter. Etter forrige revisjon har administrasjonen gjort klar en web-basert plattform for digitalisering av reglementet. Digitaliseringen vil gjøre reglementet lettere tilgjengelig, det vil forenkle den løpende oppdateringen og det vil bidra til at reglementet blir mer brukervennlig og oversiktlig slik at det skal være enkelt å finne informasjon om kommunens fullmaktstruktur. Når reglementets politiske del er vedtatt av bystyret i juni vil hele reglementet bli gjort tilgjengelig på kommunens nettsider. Noe myndighet kan ikke delegeres. Slike delegeringsforbud kan følge direkte av lov, eller kan besluttes av delegerende myndighet selv. Delegeringsforbud fremkommer av reglementet. Rådmannen bestemmer selv sine delegeringer. 1

2 Nærmere om revisjonen Gjeldende delegeringsreglement for Bodø kommune ble sist behandlet i Ved dagens revisjon er det avdekket feil og mangler i gjeldende reglement. Dette gjelder hovedsakelig endringer i lovverket siden siste revisjon, saksområder som ikke er nevnt og for de tilfeller der noe myndighet er endret etter at siste reglement ble vedtatt. I tillegg har det vært nødvendig å korrigere reglementet slik at det korresponderer med dagens fullmaktstruktur og organisering. Kommuneloven 23 angir rådmannens oppgaver og myndighet slik: «1. Administrasjonssjefen er den øverste leder for den samlede kommunale eller fylkeskommunale administrasjon, med de unntak som følger av lov, og innenfor de rammer kommunestyret eller fylkestinget fastsetter. 2. Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. 3. Administrasjonssjefen har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede, i alle kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer med unntak av kontrollutvalget. 4. Kommunalt og fylkeskommunalt folkevalgt organ kan gi administrasjonssjefen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet.» All myndighetsutøvelse i kommunen krever hjemmel i lov. Lovene deles inn i to hovedkategorier; generelle lover og spesielle lover (særlovgivningen). Eksempler på generelle lover er forvaltningsloven, offentleglova og arbeidsmiljøloven. Eksempler på særlover er opplæringslova, plan- og bygningsloven og helse- og omsorgstjenesteloven. Rådmannens delegering av myndighet forutsetter at rådmannen selv er tildelt tilsvarende myndighet fra bystyret, og kan bare gjøres innenfor rammene av den myndighet som er gitt av bystyret. Kommunens organisering besluttes av rådmannen som gjennom bystyrets delegeringsvedtak er gitt slik myndighet. Rådmannen plikter å optimalisere den administrative organiseringen som et verktøy for å nå de mål bystyret har vedtatt. Rådmannens delegering følger kommunens organisasjonsstruktur, som gjenspeiler myndighets- og beslutningsstrukturen slik den fremkommer av Hovedtariffavtalen (HTA). Se nærmere om dette i reglementet. Kommuneadministrasjonen er delt inn i driftsenheter som hver er styrt av en leder i stilling tilhørende HTA kap 3. De stillinger som er lagt til HTA kap 3 innehar det overordnede ansvaret for all fagutøvelse, økonomistyring og personell i sin driftsenhet. 2

3 Kommunens organisering Endringer i rådmannens administrasjon Etter sist delegerte myndighet fra rådmannen (2012) og ned i kommuneadministrasjonen er det gjort følgende organisatoriske endringer: Økonomikontoret er omdannet til avdeling; Økonomi- og finansavdelingen. Kemnerkontoret, regnskapskontoret, innkjøpskontoret og det nyopprettede analysekontoret er lagt til avdelingen. Administrasjonsavdelingen er opprettet med følgende virksomheter: HR-kontoret, kommuneadvokatkontoret, IKT-kontoret, kommunikasjonsenheten og prosjektkontoret. Stillingen assisterende rådmann er opprettet. Assisterende rådmann er samtidig leder for den nye administrasjonsavdelingen. Virksomhetene barnevern, PPT, helsesøstertjenesten, fysio- og ergoterapeuttjenestene, familiesentrene og psykologtjenesten er slått sammen til en ny enhet med navnet Barne- og familieenheten. Fagteamet er opprettet som egen virksomhet. Krisesenteret i Salten er overtatt av Bodø kommune som egen virksomhet. Hele eller deler av virksomhetene Kongens gate 14/Miljøtjenesten sentrum, 3

4 Avlastning og dagtilbud, Mørkved hjemmetjeneste, Vollsletta/Lillevollen/Vollveien og Sølvsuper er slått sammen til en ny virksomhet med navnet Miljøtjenesten. Virksomhetene arkiv, servicetorg og turistinformasjon er slått sammen til en virksomhet og lagt inn under kommunikasjonsenheten. Virksomhetene landbrukskontoret, Team Bodø og samfunnskontoret er sammen med enkelte andre funksjoner slått sammen og lagt til den nyopprettede Nærings- og utviklingsavdelingen. Biblioteket er etablert som egen virksomhet under Kulturkontoret. Eiendomskontoret er omdannet til kommunalt foretak (Bodø kommunale eiendomsforetak). Bodø Byggservice er i dag en seksjon i Bodø kommunale eiendomsforetak. Kommunalteknisk kontor og Bodø Bydrift er slått sammen til Byteknikk. Ovennevnte organisatoriske endringer påvirker ikke rådmannens generelle delegeringer, bortsett fra opprettelsen av stillingen assisterende rådmann. Assisterende rådmann trer inn i rådmannens fullmakter ved rådmannens fravær og ad hoc etter avtale. Nyopprettede organisatoriske nivåer trer inn i allerede delegert myndighet. Nivåer som er forskjøvet ned eller sidelengs i organisasjonen beholder sin opprinnelige myndighet. Organisasjonsendringene har bare påvirket rapporteringslinjene. Rådmannen har som følge av ovennevnte omorganisering ikke innskrenket, utvidet eller flyttet myndighet i henhold til gjeldende delegeringsreglement. Endringer i særlovgivningen fremkommer av rådmannens beslutningsgrunnlag (vedlagt Exceldokument). Reglementet består av to hoveddeler; den første delen utgjør bystyrets delegeringer til øvrig politisk nivå og rådmann. Den andre delen utgjør rådmannens delegeringer til de respektive virksomhets- og driftsansvarlige i kommuneadministrasjonen. Det er bare rådmannen som står direkte ansvarlig overfor bystyret, følgelig kan ikke bystyret delegere til nivåer under rådmann. Denne saken omhandler bare rådmannens delegeringer. Bystyrets delegeringer legges samtidig frem som politisk sak. Lovgiver har i noen tilfeller lagt myndighet direkte til et nivå under rådmannen. Et eksempel på dette er den myndighet som ved lov om barnevern er lagt direkte til barneverntjenesten. Slik direktedelegering fra lovgivers side betyr at bystyre eller rådmann ikke kan instruere eller overprøve beslutninger i medhold av slik særlov. Høringen Saken har vært på høring hos følgende: Alle kommunale ledere Hovedsammenslutningene (Unio/LO/YS/Akademikerne) Gruppelederne Eldrerådet Ruspolitisk råd Råd for funksjonshemmede 4

5 Etter at høringsfristen var gått ut hadde disse uttalt seg: Utdanningsforbundet Bodø kommunale eiendomsforetak Teknisk avdeling Finans- og økonomiavdelingen Høringsuttalelsene følger vedlagt. Uttalelsene fra Teknisk avdeling og Finans- og økonomiavdelingen er hovedsaklig av lovteknisk karakter innenfor rådmannens ansvarsområde og kommenteres utover at rådmannen har tatt hensyn til innspillene. Uttalelsene fra Utdanningsforbundet og Bodø kommunale eiendomsforetak er todelte, i den forstand at uttalelsene delvis berører rådmannens ansvarsområde, og delvis bystyrets myndighetsområde. Rådmannen har tatt hensyn til Eiendomsforetakets uttalelse vedrørende eierseksjonsloven. Eiendomsforetakets kommentarer til naboloven og skjønnsprosessloven medfører ingen realitetsendringer i forslaget. Utdanningsforbundets uttalelse vedrørende rådmannens ansvarsområde er drøftet med hovedsammenslutningene. Det er enighet om at saken i utgangspunktet ikke hører til delegeringssaken, men at den kan tas som en egen sak under revisjon av den rutine administrasjonsutvalget vedtok i 2009 om fullmakts- og myndighetsstrukturen i forhold til omplassering av ansatte på av helsemessige grunner. Eiendomsforetakets og Utdanningsforbundets uttalelser vedrørende bystyrets delegeringer kommenteres ikke her. Arbeidstakersiden ble første gang orientert om bystyrets delegeringer 5. april 2016, i forbindelse med formannskapets behandling av saken 14. april Komplett delegeringsreglement ble formelt drøftet med hovedsammenslutningene 20. mai Konklusjon Under forutsetning av at bystyret vedtar sine delegeringer slik det fremgår av innstilling til vedtak beslutter rådmannen sine videredelegeringer slik det fremkommer av vedlagte administrative delegeringer. Rolf Kåre Jensen Rådmann Anna Welle Assisterende rådmann Saksbehandler: Marianne Bjørklund Rune Braseth 5

6 Trykte vedlegg: 1 Rådmannens delegeringer 2 Referat fra drøftingsmøte 20. mai Høringsuttalelse Utdanningsforbundet 4 Høringsuttalelse Eiendomsforetaket 5 Høringsuttalelse teknisk avdeling Utrykte vedlegg: Gjeldende delegeringsreglement <Vennligst ikke slett noe etter denne linjen> 6