HANDLINGSPLAN FOR ETISK HANDEL STAVANGER KOMMUNE 2016-2019
Del 1 Bakgrunn, målsettinger og ansvar Bakgrunn Etisk handel er handel som ivaretar og fremmer arbeidstakerrettigheter, menneskerettigheter og miljø i leverandørkjeden. Etiske krav beskriver minstestandarder for disse områdene 1. Stavanger formannskap vedtok våren 2007 2 at Stavanger kommune skulle søke om medlemskap i Initiativ for etisk handel (IEH), og ga gjennom dette sin tilslutning til IEHs vedtekter og prinsipperklæring. IEH er et ressurssenter og en pådriver for etisk handel. Medlemskapet medfører at Stavanger kommune er forpliktet til å: Bruke sin innflytelse til å styrke oppslutningen om og forståelsen for etisk handel Utvikle egne etiske retningslinjer og formidle disse overfor sine handelsforbindelser i leverandørkjeden. IEHs etiske retningslinjer angir minimumsstandard Arbeide aktivt for at arbeids- og miljøstandarder forbedres i leverandørkjeden Avgi en årlig rapport om arbeidet med etisk handel. Årsrapporten er offentlig tilgjengelig Stavanger kommune vil i sitt arbeid støtte seg til IEH og den kunnskapen organisasjonen har om etisk handel og leverandørkjedeutfordringer. Hvorfor etisk handel? Etisk handel er viktig for Stavanger kommune fordi: Som leverandør av noen av samfunnets mest sentrale tjenester og som en av regionens største arbeidsgivere, har Stavanger kommune et spesielt samfunnsansvar. I tillegg til å skulle sikre en rasjonell anvendelse av fellesskapets økonomiske midler i frambringelsen av bærekraftige tjenester til befolkningen (jf. kommunelovens 1), har kommunen også et moralsk og rettslig ansvar for å støtte opp om å fremme grunnleggende menneske- og arbeidstakerrettigheter gjennom sin virksomhet. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 1-1, 2. setning sier at: «Regelverket skal [...] bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Stavanger kommune har gjennom sitt medlemskap i Initiativ for etisk handel forpliktet seg til å stille etiske krav ved sine innkjøp. Stavanger kommune har i sin anskaffelsesstrategi forpliktet seg til å ta aktivt samfunnsansvar gjennom å etterspørre og forbruke varer og tjenester som er produsert etter høye miljømessige, sosiale og etiske standarder. Etiske krav i anskaffelser vil bidra til å styrke prinsippet om likebehandling og ikkediskriminering og derigjennom bidra til rettferdig konkurranse mellom likeverdige aktører. Etiske krav vil motvirke at useriøse aktører tildeles kontrakter. 1 Sosiale hensyn/ansvar er også et begrep som brukes. Dette er imidlertid et langt videre begrep enn etiske krav, og omfatter ansettelsesmuligheter, anstendige arbeidsforhold, overholdelse av sosiale rettigheter, sosial integrasjon, etisk handel, m.m. Dette er en handlingsplan for etisk handel og begrepet etiske krav er derfor brukt. 2 Sak 3129/07 2
Etisk handel kan bidra til å styrke tilliten mellom Stavanger kommune og de ansatte, skattebetalere/ innbyggere, leverandører, kunder og andre interessenter. Om handlingsplanen Denne handlingsplanen inngår i Stavanger kommunes anskaffelsesstrategi, og skal bidra til økt kvalitet på innkjøpene og til at innkjøp skjer på en bærekraftig, ressurseffektiv og ikkediskriminerende måte. Planen gjelder for perioden 2015-2018. Den ble første gang utarbeidet i 2009. Handlingsplanen er et styringsverktøy. Den angir målsettinger for arbeidet med etisk handel, roller og ansvar, hvilke krav som skal stilles, i hvilke anskaffelser det skal stilles etiske krav og hvordan kravene skal følges opp. Handlingsplanen beskriver også behovet for kompetanse og ressurser, samt betydningen av kommunikasjon, dialog og samarbeid med leverandører, fagmiljøer og andre interessenter. Målsettinger og tiltak for planperioden Stavanger kommunes overordnede mål for planperioden 2015-2018 er: Overordnet mål Stavanger kommune skal være blant de ledende offentlige virksomheter på etisk handel i Norge, og en sentral bidragsyter til utviklingen på området. For å få til dette, skal kommunen oppnå følgende målsettinger innen utløpet av planperioden: Delmål Tiltak Forankring 1. Styrke forankring av arbeidet med etisk handel internt i kommunen Implementering 2. Heve nivået på arbeidet med etisk handel hos flere sentrale leverandører til Stavanger kommune Årsrapport opp som orienteringssak formannskapet Revidere handlingsplan for etisk handel. Orienteringssak formannskapet i løpet av 2015 Informere om revidert handlingsplan internt i kommunen (intranett mv.) Stille etiske kvalifikasjonskrav i alle vareanskaffelser der vi skal stille etiske krav, minimum tre (3) per år. Benytte leverandørkonferanser i denne prosessen. Rammeavtaler skal prioriteres, da kommunen kan forvente å oppnå bedre effekt her enn i enkeltanskaffelser. Følge opp at våre leverandører etterlever de etiske kravene Heve kompetansen på etisk handel hos 3
Delmål Tiltak 3. Styrke arbeidet med etisk handel innen bygg- og anleggsrelaterte enkeltanskaffelser/-prosjekter som gjennomføres uten direkte støtte fra sentral innkjøpsenhet sentral innkjøpsenhet, gjennom deltakelse i eksterne fagnettverk, kurs og andre tilbud gjennom bl.a. IEH og intern erfaringsutveksling innad i kommunens innkjøpsorganisasjon Forbedre verktøy og metodikk for å stille og følge opp etiske krav, blant annet gjennom bruk av kontraktsoppfølgingsverktøy Gi opplæring i etisk handel til ansvarlige for denne typen anskaffelser, i samarbeid med IEH Bidra til å utvikle rutiner for å kartlegge etisk risiko, og for å stille og følge opp etiske krav innenfor disse anskaffelsene 4. Etablere verktøy for bedre å kunne måle og styre arbeidet med etisk handel Pådriverrolle 5. Øke bevisstheten, kunnskapen og oppslutningen om etisk handel internt og eksternt 6. Bidra til forenkling og forbedring av arbeidet med etisk handel på nasjonalt nivå, eventuelt også internasjonalt. Utvikle et sett nøkkeltallsindikatorer (KPIer) for arbeidet med etisk handel Rapportere årlig på KPIer i årsrapport til IEH. Informere om årsrapporten internt i kommunen Informere om vårt arbeid internt (intranett mv.) og eksternt (foredrag, nettverksmøter mv.) Involvere flere personer internt i organisasjonen i arbeidet med etisk handel, primært fra sentral innkjøpsfunksjon og ansvarlige innen bygg- og anleggsrelaterte anskaffelser nevnt i punkt 3 Informere våre sentrale (vare)leverandører om kommunens arbeid med og ambisjoner for etisk handel Bidra til etablering av «nettverk for spydspisser» (p.t. primært andre offentlige IEH-medlemmer som vil være aktuelle her), i regi av IEH. Publisere årsrapporten til IEH på kommunens intra- og internettsider, i samarbeid med Kommunikasjonsavdelingen Utrede muligheten for nasjonal (elektronisk) løsning for enklere kvalifisering og oppfølging av norske leverandører på etisk handel, i samarbeid med IEH og andre offentlige IEH- 4
Delmål Tiltak medlemmer, og eventuelt andre aktører. Alternativt se på andre løsninger for å oppnå dette. Ansvar og roller i gjennomføringen av handlingsplanen Hovedansvaret for etisk handel ligger hos den sentrale innkjøpsfunksjonen (Økonomi-Innkjøp), med inntil en halv stilling satt av til dette arbeidet. I tillegg har Bymiljø og utbygging (BMU) satt av 10 % av en stilling til dette arbeidet. Den enkelte leder har i utgangspunktet selv ansvaret for å vurdere etisk risiko og for gjennomføringen av handlingsplanen ved vareanskaffelser i sin virksomhet. Da dette arbeidet krever spesiell kompetanse om etisk handel og en oppdatert oversikt over gjeldende maler og verktøy, bør dette skje i samråd med og under veiledning av sentral innkjøpsfunksjon, som også er kontaktpunktet mot IEH. Den sentrale innkjøpsfunksjonen har ansvar for å informere og å gi støtte til organisasjonen i forbindelse med gjennomføringen av tiltakene i handlingsplanen. Se en nærmere beskrivelse nedenfor av hvordan dette arbeidet skal gjøres. Kostnader knyttet til gjennomføring av planen (stedlige kontroller mv.) belastes den virksomhet/avdeling som har ansvaret for anskaffelsen dette gjelder. For kommuneovergripende avtaler som berører flere enheter, dekkes disse kostnadene i utgangspunktet av sentral innkjøpsfunksjon. 5
Del 2 Etiske krav, oppfølging og ressurser I hvilke anskaffelser skal det stilles etiske krav? Kravene til etisk handel gjelder i hovedsak vareanskaffelser, og Stavanger kommune vil derfor primært stille etiske krav i denne typen anskaffelser. I entrepriseanskaffelser som inkluderer høyrisikoprodukter, vil etiske krav også vurderes, jf. punkt 3 i tiltaksplanen ovenfor. Lønns- og arbeidsforhold i tjenestekontrakter skal følges opp gjennom egne rutiner både sentralt og i den enkelte virksomhet. Hvorvidt det skal stilles etiske krav i en anskaffelse, besluttes på grunnlag av en risikovurdering. Sentral innkjøpsfunksjon foretar en årlig, samlet vurdering av etisk risiko for de vareanskaffelser som skal gjennomføres kommende år, og velger ut minimum tre anskaffelser, primært rammeavtaler, der det skal stilles etiske krav. Dersom en virksomhet ønsker bistand fra sentral innkjøpsfunksjon til å stille og følge opp etiske krav i noen av sine vareanskaffelser med vesentlig etisk risiko, må virksomhetsleder innen utgangen av oktober inneværende år, melde inn disse til fagansvarlig for etisk handel. Forhold ved anskaffelser som er vurdert å gi økt risiko: Anskaffelser som medfører arbeidsintensiv produksjon i lavkostland Stor kontraktsverdi Stor symbolverdi - gir større risiko på grunn av signaleffekt Anskaffelser innen bransjer der andre offentlige virksomheter har hatt lite fokus En rekke rapporter og studier har identifisert flere vare-/produktgrupper der det er større risiko enn i andre grupper for at tilvirkningen skjer på en måte som bryter med grunnleggende krav til arbeidstakerrettigheter. Stavanger kommune vil særlig vurdere å stille etiske krav ved anskaffelse av: Tekstiler og klær (for eksempel uniformer og fottøy) Steinprodukter Vann- og avløpsutstyr Medisinsk-teknisk utstyr Vareleveranser knyttet til bygg- og anleggskontrakter Møbler og inventar Leker Lekeplassutstyr Idrettsutstyr Verktøy Profileringsartikler Elektronikk Datamaskiner og -utstyr Listen er ikke uttømmende og hvilke produktgrupper som inngår vil endre seg over tid. IEH bekrefter at det er risiko knyttet til produksjon av vare-/produktgruppene over. Som medlem i IEH, har kommunen tilgang til rapporter og ressurser på IEHs nettsider som identifiserer risiko på land-, bransje- og produktnivå. 6
Hvor i anskaffelsesprosessen skal kravene stilles? I de vareanskaffelser der Stavanger kommune skal stille etiske krav, skal disse både stilles som kvalifikasjonskrav og som kontraktsvilkår. Etiske kontraktsvilkår som benyttes i Stavanger kommune i dag, følger vedlagt. Innkjøpsavdelingen vil for øvrig løpende revidere disse i tråd med anbefalinger fra blant andre IEH og andre sentrale aktører på området, eller dersom dette av andre grunner er hensiktsmessig for Stavanger kommune. Nærmere informasjon om hvordan dette skal gjøres og hvilke maler og verktøy som skal benyttes, kan fås ved henvendelse til fagansvarlig for etisk handel. En veileder om hvordan en bedrift kan jobbe systematisk med etisk handel ligger på IEH sine nettsider på www.etiskhandel.no/veileder/. Hvor langt bakover i leverandørkjeden skal kravene gjelde? I utgangspunktet gjelder de etiske kravene for alle ledd i produksjonen. Imidlertid vil det å ha full oversikt over og kontroll med hele leverandørkjeden være vanskelig i praksis. Det er derfor fornuftig å ta for seg et eller flere ledd, avhengig av hvordan leverandørkjeden er organisert. I anskaffelser i Stavanger kommune skal de etiske kravene, som et minimum, gjelde for produsentleddet. I noen tilfeller vil hovedprodusent sette bort deler av produksjonen til andre og mindre produsenter. De etiske kravene omfatter også disse. På sikt vil kravene gjøres gjeldende lenger bak i leverandørkjeden. Dette vil være en gradvis prosess og vil løpende bli vurdert i den enkelte anskaffelse. Oppfølging av kravene etter kontraktsinngåelse Stavanger kommune vil i dialog med IEH vurdere hvilke metoder og verktøy som til enhver tid kan benyttes for oppfølging av de etiske kravene etter kontraktsinngåelse. Etter at etiske kvalifikasjonskrav ble tatt i bruk, er tilgjengelige verktøy blitt vesentlig mer effektive enn de som ble benyttet i forrige planperiode. Fagansvarlig for etisk handel har mer informasjon om oppfølging, som gjennomføres ut fra en risikovurdering. Dersom en risikovurdering tilsier at det er behov for det, skal man vurdere å gjennomføre stedlig kontroll knyttet til etterlevelse av de etiske kravene. Kontrollen kan være uannonsert, semiannonsert eller annonsert. Kontrollen skal avstedkomme en rapport som gir en beskrivelse av arbeidsforhold og miljøforhold på produksjonssted(ene). Ved avvik vil Stavanger kommune be om utbedring. Leverandør og dennes underleverandør(er), og eventuelt en uavhengig part, setter opp en forbedringsplan. Planen skal vise hva som skal utbedres i prioritert rekkefølge (fare for liv og helse gis første prioritet), tidsfrister for når utbedringene skal igangsettes/være gjennomført, og krav til dokumentasjon. Planen skal godkjennes av oppdragsgiver. Utbedring av mangler vil være en gradvis prosess. Ved gjentatte brudd eller manglende vilje til utbedring kan oppdragsgiver heve kontrakten. Kompetanse og ressurser Effektivt arbeid med etisk handel stiller krav til kunnskap. De som skal stille kravene må vite hva de ulike kravene innebærer, og de må kjenne til metoder og verktøy for oppfølging og kunne anvende 7
disse på en hensiktsmessig måte. For å sikre nødvendig kompetanse, er etisk handel innarbeidet i den sentrale innkjøpsfunksjonens kompetanseplan. Som et ledd i kompetansehevingen er det et løpende behov for å samarbeide med eksterne fagmiljøer. Stavanger kommune er i dag i jevnlig kontakt med IEH og fagnettverk. Difi vil også kunne bistå med kompetanse på dette området. Rapportering Stavanger kommune rapporter årlig til IEH om status og fremdrift. Rådmannen rapporterer til formannskapet om kommunens arbeid og mål knyttet til etisk handel. Revisjon av handlingsplanen Handlingsplanen revideres seinest i løpet av 2019. Justeringer i planen kan skje i hele planperioden, dersom det er behov for dette. Økonomi-Innkjøp har ansvaret for revisjon av planen. Vedlegg: Etiske kontraktsvilkår Stavanger kommune 8