Referat fra møte i innkjøpsutvalget onsdag 2. november 2016 Tilstede: Innkjøpssjef Lisbeth Gussiås, NTNU (leder) Innkjøpssjef Merethe Berger Håkonsen, UiT Innkjøpssjef Kjetil Skog, UiB Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen, HiL (fra sak 30/16) Seniorrådgiver Kjærstin Åstveit, UHRs sekretariat (sekretær) Meldte forfall: Innkjøpssjef Ivar Paulsen, UiA Inviterte gjester under enkeltsaker: Kristin G Ødegården deltar i sak 29/16 Saksliste: 27/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 28/16 Orientering om møte vedr. Statens innkjøpssenter 29/16 Hotellavtalen 30/16 Forlengelse av utvalgets funksjonsperiode 31/16 Forslag til møtedatoer våren 2017 32/16 Minimumsinformasjon som bør finnes på virksomhetenes hjemmesider 33/16 Orienteringssaker 34/16 Eventuelt 27/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Vedtak: Innkalling og sakliste godkjennes 28/16 Orientering fra møte med Statens innkjøpssenter Det har vært avholdt møte mellom KD, Difi og representanter fra UH-sektoren vedr. Statens innkjøpssenter. Kjetil Skog deltok på møtet, og orienterte resten av utvalget. Det ble på møtet foreslått at Innkjøpssentret skal forholde seg til innkjøpsutvalget på samme måte som UNINETT gjør. Det vil blant annet si at konkurransestrategi skal sendes innkjøpsutvalget på høring først. Innkjøpsutvalget var særlig opptatt av at regler og muligheter for aktivt fravalg må gjøres før kunngjøring. Innkjøpssentret har invitert til møte fredag 4. november. To av innkjøpsutvalgets medlemmer deltar der, og vil blant annet stille spørsmål om aktivt fravalg og hvordan kommunikasjonslinjen er tenkt organisert. 1
Vedtak: Innkjøpsutvalget takker for orienteringen 29/16 Hotellavtalen Ny leder for arbeidsgruppen som jobber med hotellavtalen på vegne av sektoren, Kristin Ødegården, informerte fra oppfølgingsmøter som har vært gjort med alle hotellkjedene i løpet av oktober. Det har også vist seg å være en del uklarheter knyttet til bruken av avtalene, som bør diskuteres. Det samme gjelder rollen til det nyetablerte statlige innkjøpssenteret, i arbeidet med UH-sektorens hotellavtale. Foilene som ble brukt i informasjonen vedlegges som egen fil. Vedtak: Innkjøpsutvalget takker for orienteringen og følger denne saken videre. 30/16 Forlengelse av utvalgets funksjonsperiode Innkjøpsutvalget er oppnevnt frem til 31.12.2016. Det pågår et arbeid i UHR knyttet til organisering og funksjon. Dette er blant annet knyttet til UHRs formelle status og strukturendringer i UH-sektoren. De to utvalgene under administrasjonsutvalget som er oppnevnt ut 2016, vil bli bedt om å forlenge funksjonstiden sin til 30.06.2017. Vedtak: Innkjøpsutvalget godtar forlengelse frem til 30.06.2017, og vil også forsterke utvalget med en person, etter at et medlem trakk seg tidligere i år. Den nye personen bør komme fra en høgskole for å sikre bredderepresentasjon i utvalget. 31/16 Forslag til møtedatoer våren 2017 Det foreslås to møter, et skypemøte og et møte i Oslo i løpet av våren 2017. Skypemøte i løpet av uke 8, siste halvdel av februar Møte i Oslo i løpet av uke 17, siste uke i april Vedtak: Innkjøpsutvalget godkjenner følgende møteplan våren 2017: 32/16 Minimumsinformasjon som bør finnes på virksomhetenes hjemmesider Det avventes tilbakemelding fra Cecilie Wold. Dette ettersendes i forkant av møtet. Vedtaksforslag: Utformes i møtet 2
33/16 Orienteringssaker Til tross for purring, har vi ikke mottatt tilbakemelding fra Kunnskapsdepartementet vedr oppfølging av Inventura-rapporten idet sakspapirene sendes ut. Saken orienteres eventuelt om muntlig i møtet. Samhandlingsplanen for samarbeid mellom Uninett og UHRs innkjøpsutvalg følger vedlagt. Dersom de siste korrigeringene (markert med rødt) kan godkjennes av innkjøpsutvalget, sendes denne planen til Uninett, som en godkjent plan fra utvalgets side. Roadmap for anskaffelser har blitt etterlyst fra Uninett. Ettersendes eventuelt til innkjøpsutvalget. Vedtaksforslag: Orienteringssakene tas til etterretning 34/16 Eventuelt 3
SAMHANDLINGSPLA N UNINETT Universitets- og høgskolerådets (UHRs) innkjøpsutvalg Dette dokumentet er utarbeidet i samarbeid mellom UHRs innkjøpsutvalg og UNINETT AS. Hensikten med dokumentet er å fremme gjensidig god kommunikasjon, god samhandling og kvalitativt gode innkjøpsprosesser innen IKT-området for hele universitets- og høgskolesektoren. Anskaffelsesstrategi fra UNINETT I tillegg til dagens styrende dokumenter, skal UNINETT utarbeide en egen anskaffelsesstrategi som skisserer virksomhetens overordnede veivalg og satsinger innenfor anskaffelsesområdet. I tråd med økonomiregelverket tar denne strategien også opp i seg systemer og rutiner som sikrer at anskaffelsene skjer på en effektiv og forsvarlig måte. Anskaffelsesstrategien baseres på DIFIs maler, utarbeides som en del av UNINETTs ordinære plan- og strategiprosess, og gjøres åpent tilgjengelig når den er internt vedtatt i UNINETT. UHRs innkjøpsutvalg stiller seg om ønskelig til disposisjon for faglige avklaringer rundt dette dokumentet. Fase 1 - forprosjekt/behovskartlegging I forkant av alle nye anskaffelser som gjøres i regi av UNINETT, gjennomføres en behovskartlegging der nøkkelpersoner fra universitets- og høgskolesektoren deltar for å identifisere ønsker og behov knyttet til den forestående anskaffelsen. Alle universiteter og høgskoler inviteres til å komme med innspill til nøkkelpersoner som skal bidra i arbeidet. Basert på tilbakemeldinger, oppnevner Uninett en passende gruppe. Ved kartlegging/sondering av behov som eventuelt skal resultere i reelle prosjekter, skal tilbakemeldinger om deltakelse i forprosjekt gis av personer med myndighet til å forplikte institusjonene. For å sikre ytterligere kvalitetssikring og tilførsel av relevant kapasitet og kompetanse, skal UHR sitt innkjøpsutvalg inviteres med i denne prosessen og få en gjennomgang av konkurransestrategiene før disse går ut til virksomhetene. (DIFIs maler for dette skal fortrinnsvis benyttes, - se http://www.anskaffelser.no/verktoy/mal-konkurransestrategi). Forespørsler fra UNINETT til UHRs innkjøpsutvalg skal gjøres via UHRs sekretariat og UHRs innkjøpsutvalg skal minimum gis en frist på fem virkedager for å gi sine tilbakemeldinger rundt den foreslåtte konkurransestrategien. Dette kan avvikes etter avtale mellom UNINETT og UHRs innkjøpsutvalg i det enkelte tilfellet avhengig av kompleksitet. 4
Fase 2 - konkurransegjennomføring Dokumentasjon for forpliktende deltakelse i konkurranser Den enkelte virksomhet skal få tilsendt ovennevnte konkurransestrategi som en del av beslutningsgrunnlaget når man skal ta stilling til deltakelse i en konkurranse som er fasilitert av UNINETT. Deltakelse vil normalt utløse en rett, men ikke en plikt til å benytte inngått avtale. Kostnader til deltakelse i et forprosjekter vil kunne tilkomme etter nærmere avtale. Det er viktig at den som forplikter virksomheten faktisk har myndighet til dette i egen organisasjon, - dette må komme klart frem i oversendelser fra UNINETT. Beslutningsgrunnlaget skal også inneholde krav til frister for tilbakemeldinger og estimater på eventuelle kostnader for deltakelse. All formell kommunikasjon fra UNINETT til den enkelte virksomhet skal sendes til virksomhetens offisielle postmottak, i tillegg til de involverte fagmiljøer ved institusjonene. Fase 3 - implementering UNINETT benytter Amesto som konkurransegjennomføringssystem og vil sette opp denne løsningen til å dele informasjon med sektoren om gjeldende avtaler, deres løpetid og annen relevant informasjon, bak en egnet påloggingsløsning. Evaluering av konkurransegjennomføringene Gjennomgang av løpende avtaler (i Amesto) o erfaringer med disse avtalene o utløpsdatoer for disse avtalene o planlegging av neste konkurransegjennomføring Roadmap for anskaffelser UNINETT vil utarbeide et veikart for innkjøp som uforpliktende dokumenterer planlagte anskaffelser for den kommende perioden. Ved å sammenstille informasjonen fra Amesto og nevnte veikart kan den enkelte virksomhet til enhver tid gjøre seg kjent med hvilke avtaler som krever aksjoner lokalt, og hvilke muligheter som finnes nasjonalt via UNINETT. Dette gir også den enkelte institusjon mulighet til å overordnet forberede disse kommende anskaffelsene ift. sine lokale budsjettprosesser. Om praktisk mulig skal dette veikartet sendes til virksomhetene som en del av UNINETTs ordinære forvarsel som sendes alle statlige universiteter og høgskoler i tredje kvartal hvert år. 5
Statusmøter UHRs innkjøpsutvalg og UNINETT skal ha minimum to fysiske møter i året for å diskutere gjeldende rutiner, pågående og planlagte anskaffelser for å ha god tid til å gjensidig forankre og forberede underlag til kommende anskaffelser og budsjettprosesser. 6